Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung, đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước và tổ chức chính trị xã hội nói riêng. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh văn bản, tài liệu và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Đối với đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân, phản ánh kết quả quản lý xã hội đến đời sống vật chất, tinh thần của người dân. Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nói chung và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) nói riêng chưa được nhận thức đúng về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; chưa được sự quan tâm, chỉ đạo thực hiện nên kết quả còn nhiều hạn chế. Từ việc người đứng đầu cơ quan không chỉ đạo quản lý tài liệu, người được giao xử lý, giải quyết công việc chưa lập hồ sơ, không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, dẫn đến tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu; hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống, phân tán, manh mún không quản lý tập trung, thống nhất; mất nhiều thời gian, công sức để chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tồn đọng, tích đống. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ, công tác văn thư, lưu trữ dần dần chuyển từ văn thư, lưu trữ truyền thống sang hiện đại. Để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển của xã hội, công tác văn thư, lưu trữ cần được đầu tư, trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất để bảo quản, giữ gìn và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đầu tư các trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu tiến bộ của xã hội; người làm công tác văn thư, lưu trữ phải thật sự chuyên nghiệp, tận tụy, tổ chức lưu trữ thật sự là nơi nghiên cứu, học tập về giá trị văn hóa, lịch sử của dân tộc, thu hút nhiều đối tượng độc giả. Trong thời gian qua được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, hoạt động văn thư, lưu trữ tại xã đạt được một số kết quả bước đầu như: Đã ban hành các văn bản quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; cán bộ văn thư, lưu trữ được bồi dưỡng, tập huấn thường xuyên,... Tuy nhiên, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại xã còn nhiều hạn chế từ việc nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhất là giá trị tài liệu lưu trữ; việc chỉ đạo đầu tư xây dựng, bố trí phòng, kho quản lý tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện tốt. Đa số tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động tại xã chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học; nhiều tài liệu bị hư hỏng, có nguy cơ không tổ chức sử dụng được. Tỉnh An Giang có 156 xã thuộc 11 huyện, thị xã, thành phố. Xã là cấp chính quyền cơ sở được các cấp chính quyền tỉnh, cấp huyện quan tâm đầu tư về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cho công tác quản lý nhà nước và phục vụ đời sống xã hội của nhân dân. Xã giải quyết các vấn đề quan trọng của đời sống xã hội, góp phần rất lớn vào sự phát triển chung của tỉnh về các mặt kinh tế, văn hóa xã hội, quốc phòng an ninh. Quá trình hoạt động của 156 xã có số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lớn hình thành cần được bảo quản và tổ chức phục vụ cho công tác nghiên cứu, quản lý và đời sống xã hội của địa phương. Từ đó cho thấy, yêu cầu cấp bách là cần phải nâng cao và tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ tại xã nhất là nghiệp vụ quản lý, công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG DỰ THẢO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐỀ ÁN “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028” (Kèm theo Quyết định số… /QĐ-UBND ngày …tháng năm 2023 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang) I SỰ CẦN THIẾT Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội nói chung, hoạt động quan, tổ chức Đảng, Nhà nước tổ chức trị - xã hội nói riêng Vì vậy, Đảng Nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao vai trị, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh văn bản, tài liệu văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Đối với đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ phục vụ nhu cầu đáng cơng dân, phản ánh kết quản lý xã hội đến đời sống vật chất, tinh thần người dân Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức nói chung Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung xã) nói riêng chưa nhận thức vị trí, vai trị tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; chưa quan tâm, đạo thực nên kết nhiều hạn chế Từ việc người đứng đầu quan không đạo quản lý tài liệu, người giao xử lý, giải công việc chưa lập hồ sơ, không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, dẫn đến tình trạng mát, hư hỏng tài liệu; hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống, phân tán, manh mún không quản lý tập trung, thống nhất; nhiều thời gian, công sức để chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tồn đọng, tích đống Ngày nay, với phát triển khoa học, công nghệ, công tác văn thư, lưu trữ chuyển từ văn thư, lưu trữ truyền thống sang đại Để đáp ứng yêu cầu phát triển xã hội, công tác văn thư, lưu trữ cần đầu tư, trang bị đầy đủ sở vật chất để bảo quản, giữ gìn tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị đáp ứng nhu cầu tiến xã hội; người làm công tác văn thư, lưu trữ phải thật chuyên nghiệp, tận tụy, tổ chức lưu trữ thật nơi nghiên cứu, học tập giá trị văn hóa, lịch sử dân tộc, thu hút nhiều đối tượng độc giả Trong thời gian qua quan tâm lãnh đạo, đạo, hướng dẫn kịp thời Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, hoạt động văn thư, lưu trữ xã đạt số kết bước đầu như: Đã ban hành văn quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ, cơng chức phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ; cán văn thư, lưu trữ bồi dưỡng, tập huấn thường xuyên, Tuy nhiên, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ xã cịn nhiều hạn chế từ việc nhận thức vai trò, vị trí tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; việc đạo đầu tư xây dựng, bố trí phòng, kho quản lý tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ chưa quan tâm thực tốt Đa số tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động xã chưa chỉnh lý, xếp khoa học; nhiều tài liệu bị hư hỏng, có nguy khơng tổ chức sử dụng Tỉnh An Giang có 156 xã thuộc 11 huyện, thị xã, thành phố Xã cấp quyền sở cấp quyền tỉnh, cấp huyện quan tâm đầu tư sở hạ tầng, trang thiết bị cho công tác quản lý nhà nước phục vụ đời sống xã hội nhân dân Xã giải vấn đề quan trọng đời sống xã hội, góp phần lớn vào phát triển chung tỉnh mặt kinh tế, văn hóa xã hội, quốc phịng an ninh Q trình hoạt động 156 xã có số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lớn hình thành cần bảo quản tổ chức phục vụ cho công tác nghiên cứu, quản lý đời sống xã hội địa phương Từ cho thấy, yêu cầu cấp bách cần phải nâng cao tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ xã nghiệp vụ quản lý, công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ II CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chính phủ ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ ngày 05 tháng năm 2020 cơng tác văn thư Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng năm 2020 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" 3 Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Thông tư số 09/2007/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Chỉ thị số 117/CT-UBND Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang ngày 10 tháng 01 năm 2017 việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh An Giang III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN Công tác đạo, quản lý Ủy ban nhân dân xã có quan tâm ban hành văn đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Tỷ lệ ban hành năm 2022, cụ thể sau: - Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, có 152/156 xã, đạt tỷ lệ 97,4%; - Xây dựng Chương trình, kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ, có 156/156 xã, đạt tỷ lệ 100%; - Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, có 63/156 xã, đạt tỷ lệ 40,4%; - Ban hành Danh mục hồ sơ quan, có 142/156 xã, đạt tỷ lệ 91,03% Kết hoạt động văn thư, lưu trữ - Về bố trí nhân làm công tác văn thư, lưu trữ: Ủy ban nhân dân xã bố trí 01 người làm cơng tác văn thư, lưu trữ, đa số người làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác; - Về giới tính: Ủy ban nhân dân xã bố trí người làm cơng tác văn thư, lưu trữ: Nữ 132/156 người, đạt tỷ lệ 84,6% nam 24/156 người, đạt tỷ lệ 15,4%; - Về trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ: Đại học người; cao đẳng người; trung cấp 13 người; tập huấn ngắn hạn 139 người; - Về độ tuổi: Từ 40 trở xuống 140 người, đạt 89,7%; 41- 50 10 người, chiếm 6,4%; 51 - 55 06 người, chiếm 3,9%; - Công tác lập hồ sơ công việc xã: có 16/156 thực hiện, đạt tỷ lệ 10,3%; có 140/156 chưa thực hiện, đạt tỷ lệ 89,7%; - Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: có 23/156 xã thực đạt tỷ lệ 14,7%; có 133/156 xã chưa thực hiện, đạt tỷ lệ 85,3%; - Một số xã chưa quan tâm bố trí Kho Lưu trữ bố trí nơi lưu trữ khơng đảm bảo diện tích, thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu quy định: + Chưa bố trí kho lưu trữ: có 51/156 xã, đạt tỷ lệ 33,3%; + Bố trí kho lưu trữ 20 m2: có 59/156 xã, đạt tỷ lệ 37,2%, chủ yếu sử dụng phòng làm việc, cải tạo không gian trống,… làm kho tạm; + Bố trí kho lưu trữ từ 20 m2 trở lên: có 46/156 xã, đạt tỷ lệ 29,5%, có 11/156 xã bố trí kho lưu trữ đảm bảo bảo quản an toàn tài liệu từ 20 m trở lên Đa số kho lưu trữ lại chủ yếu sử dụng phịng làm việc, cải tạo khơng gian trống, kho che chắn tôn, vật liệu tạm bợ,…không đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ (chi tiết Phụ lục I) Qua khảo sát, có 143 xã cần xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp kho lưu trữ - Về trang bị bìa, hộp, kệ bảo quản hồ sơ: + Chưa bố trí: có 69/156 xã, chiếm tỷ lệ 39,7%; + Bố trí chưa đầy đủ: có 87/156 xã, chiếm tỷ lệ 58,3%; + Bố trí tương đối đầy đủ: có 03/156 xã, chiếm tỷ lệ 1,9% Tuy nhiên, đa số giá kệ xã kệ tạm, kệ không tiêu chuẩn lưu trữ,…dẫn đến việc chiếm diện tích kho lưu trữ, khơng đảm bảo cho cơng tác bảo quản an tồn hồ sơ, tài liệu (chi tiết Phụ lục I) - Công tác thu thập tài liệu: Đa số xã chưa thu thập đầy đủ tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định (154/156 xã chưa thực chiếm tỷ lệ 98,7%); 2/156 xã thu thập đầy đủ, chiếm tỷ lệ 1,3%; - Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói 156 xã tính đến năm 2022 11.754,4 mét; có 127,6 mét chỉnh lý hồn chỉnh, đạt tỷ lệ 1,07%; 12 mét chỉnh lý, xếp sơ bộ, đạt tỷ lệ 0,1%; 11.754,4 mét cần chỉnh lý, xếp khoa học (chi tiết Phụ lục I); - Về ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ: Hiện Ủy ban nhân dân xã địa bàn tỉnh An Giang sử dụng Hệ thống quản lý điều hành văn (gọi tắt VNPT - IOFFICE 4.0) dùng chung công tác văn thư nên công tác quản lý văn đi, văn đến đáp ứng phục vụ đạo điều hành quan, đơn vị Tuy nhiên, Hệ thống hoàn thiện để đáp ứng đầy đủ chức lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan,… - Về tài liệu hư hỏng: Qua khảo sát, thống kê 128,4 mét tài liệu hư hỏng 23/156 xã số lượng lớn tài liệu hư hỏng hồn tồn khơng thống kê bị mối mọt xâm hại, biến dạng, mục nát, phân hủy…đang lưu trữ xã Nguyên nhân hư hỏng biện pháp bảo quản kém, di dời trụ sở, ẩm mốc, mối mọt (chi tiết Phụ lục I) IV NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Thuận lợi - Ủy ban nhân dân xã có phân công nhân làm công tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ tăng cường chuyên môn, nghiệp vụ bước đầu đáp ứng yêu cầu công việc; - Công tác văn thư, lưu trữ xã lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố quan tâm đạo thực hiện; công tác kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tăng cường tạo chuyển biến nhận thức đội ngũ cán bộ, cơng chức vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ; - Nhiều cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ xã có tinh thần trách nhiệm cao thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ địa phương Khó khăn, hạn chế - Lãnh đạo số xã chưa nhận thức đầy đủ vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ; - Đa số xã chưa ban hành đầy đủ văn đạo, quản lý thực công tác văn thư, lưu trữ; - Đa phần Ủy ban nhân dân xã chưa bố trí Kho Lưu trữ tài liệu có bố trí chưa đảm bảo yêu cầu Kho Lưu trữ, chưa đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu, chưa tổ chức thực tốt nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ chưa thu thập đầy đủ quản lý tốt, dẫn đến tài liệu số xã bị hư hỏng, mát; - Phần lớn cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ xã kiêm nhiệm, không ổn định, thường xuyên biến động; chưa có nhiều kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ; đa số cán bộ, công chức chưa thực công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; công tác chỉnh lý, bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu trữ chưa thực theo quy định; - Điều kiện làm việc, vị trí việc làm, chế độ, sách, thu nhập chưa phù hợp; đời sống cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều khó khăn nên đa số chưa an tâm công tác; - Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ xã đào tạo chuyên ngành chiếm tỷ lệ thấp, đa số có nghiệp vụ chuyên môn khác qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn Trong đó, yêu cầu cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ Trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên để đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định V NHU CẦU VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Cơng tác xây dựng, ban hành văn hướng dẫn, quản lý văn thư, lưu trữ - Hoàn thiện văn đạo để quản lý công tác văn thư, lưu trữ; văn hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn thực chế độ phụ cấp cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện bảo quản kho lưu trữ; công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị Công tác bảo quản tài liệu, trang thiết bị - Kho lưu trữ: + Cải tạo, nâng cấp 30 kho lưu trữ với tổng diện tích 1.014 m2 (chi tiết Phụ lục II); + Xây 115 kho lưu trữ với tổng diện tích 4.381 m2 (chi tiết Phụ lục II); + Xử lý mối mọt cho 156 kho lưu trữ 156 xã với 5.723,4 m2 (chi tiết Phụ lục II) - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá kệ: 15.600 mét; bình chữa cháy tự động bình chữa cháy xách tay 936 bình (04 bình tự động; 02 bình xách tay); máy điều hòa cho 156 cái, (chi tiết Phụ lục II) Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 156 xã địa bàn tỉnh, với tổng số 11.754,4 mét tài liệu (chi tiết Phụ lục II) VI NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM Hoàn thiện văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ: Ban hành Quy chế, Quy định, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục hồ sơ quan đạo thực công tác văn thư, lưu trữ xã Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho tồn thể cán bộ, cơng chức xã: Về quản lý, xử lý văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ,… Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ: Bố trí nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ; thực chế độ sách ưu đãi cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Hồn thiện sở, vật chất cho cơng tác văn thư, lưu trữ: Trang bị thiết bị phục vụ tốt cho công tác văn thư, lưu trữ; bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây dựng phịng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động xã (phịng, kho có diện tích tối thiểu 20m2), trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ,… Tổ chức chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống: Xây dựng kế hoạch thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: Chỉ đạo, hướng dẫn thực quy định ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ; báo cáo kịp thời bất cập thực Hệ thống quản lý điều hành văn bản; đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ hiệu công tác văn thư, lưu trữ VII NHIỆM VỤ CỤ THỂ THEO PHÂN KỲ THỰC HIỆN Năm 2024 Thực 30 xã thành phố Long Xuyên huyện Thoại Sơn a) Nội dung công việc thực hiện: Nhiệm vụ giai đoạn thực nội dung sau: - Xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản; lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan (văn giấy văn điện tử); thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; hướng dẫn thao tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Hệ thống quản lý điều hành văn - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 08 kho; xây 20 kho (chi tiết Phụ lục III); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, máy điều hòa cho 30 xã (chi tiết Phụ lục IV); - Thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 30 xã (chi tiết Phụ lục V); - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng tỉnh quy định b) Phân công thực - Giao Sở Nội vụ phối hợp với Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên huyện Thoại Sơn (Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án; - Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên huyện Thoại Sơn (Phòng Nội vụ) đạo xã phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức thực tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ Đồng thời, tổ chức xếp kho lưu trữ quan khoa học; bố trí nhân có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao Năm 2025 Thực 29 xã thị xã Tịnh Biên huyện Tri Tôn a) Nội dung công việc thực hiện: - Kịp thời triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trung ương, tỉnh đến quan, đơn vị địa phương; - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 03 kho; xây 26 kho (chi tiết Phụ lục III); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa cháy, máy điều hòa cho 29 xã huyện, thị xã, thành phố (chi tiết Phụ lục IV); - Thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 29 xã (chi tiết Phụ lục V); - Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (đối với chuyên ngành khác); - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng Tỉnh quy định b) Phân công thực - Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND thị xã Tịnh Biên huyện Tri Tơn (Phịng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án; - Ủy ban nhân dân thị xã Tịnh Biên huyện Tri Tôn (Phòng Nội vụ) đạo xã phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức thực tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ Đồng thời, tổ chức xếp kho lưu trữ quan khoa học; bố trí nhân có trình độ chun mơn, nghiệp vụ phù hợp cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao Năm 2026 Thực 32 xã thị xã Tân Châu huyện Phú Tân a) Nội dung công việc - Kịp thời triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trung ương, tỉnh đến quan, đơn vị địa phương; - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 27 xã: Cải tạo 05 kho; xây 22 kho (chi tiết Phụ lục III); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa cháy, máy điều hòa cho 32 xã huyện, thị xã, thành phố (chi tiết Phụ lục IV); - Thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 32 Ủy ban nhân dân cấp xã (chi tiết Phụ lục V); - Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (đối với chuyên ngành khác); - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng Tỉnh quy định 9 b) Phân công thực - Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND thị xã Tân Châu huyện Phú Tân (Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án; - UBND thị xã Tân Châu huyện Phú Tân (Phòng Nội vụ) đạo xã phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức thực tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ Đồng thời, tổ chức xếp kho lưu trữ quan khoa học; bố trí nhân có trình độ chun mơn, nghiệp vụ phù hợp cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao Năm 2027 Thực 33 xã thành phố Châu Đốc, huyện Châu Thành huyện Châu Phú a) Nội dung công việc - Kịp thời triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trung ương, tỉnh đến quan, đơn vị địa phương; - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 31 xã: Cải tạo 09 kho; xây 23 kho (chi tiết Phụ lục III); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa cháy, máy điều hòa cho 33 xã huyện, thị xã, thành phố (chi tiết Phụ lục IV); - Thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 33 xã (chi tiết Phụ lục V); - Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chun môn văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (đối với chuyên ngành khác); - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng Tỉnh quy định b) Phân công thực - Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND thành phố Châu Đốc, huyện Châu Thành UBND Châu Phú (Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án; - UBND thành phố Châu Đốc, huyện Châu Thành UBND huyện Châu Phú (Phòng Nội vụ) đạo xã phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức thực tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị liên quan hoàn thành tốt 10 nhiệm vụ Đồng thời, tổ chức xếp kho lưu trữ quan khoa học; bố trí nhân có trình độ chun mơn, nghiệp vụ phù hợp cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao Năm 2028 Thực 32 xã huyện An Phú huyện Chợ Mới a) Nội dung công việc - Kịp thời triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trung ương, tỉnh đến quan, đơn vị địa phương; - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 29 xã: Cải tạo 05 kho; xây 24 kho (chi tiết Phụ lục III); - Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa cháy, máy điều hòa cho 32 xã huyện, thị xã, thành phố (chi tiết Phụ lục IV); - Thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 32 xã (chi tiết Phụ lục V); - Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn văn thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (đối với chuyên ngành khác); - Vận hành Hệ thống quản lý điều hành văn môi trường mạng Tỉnh quy định b) Phân công thực - Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND huyện An Phú huyện Chợ Mới (Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực nội dung Đề án; - UBND huyện An Phú huyện Chợ Mới (Phòng Nội vụ) đạo xã phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức thực tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ Đồng thời, tổ chức xếp kho lưu trữ quan khoa học; bố trí nhân có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp cử đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao VIII MỤC TIÊU ĐẾN NĂM 2028 Mục tiêu chung a) Quản lý thống nghiệp vụ văn thư, lưu trữ xã địa bàn tỉnh; định hướng phát triển hoạt động văn thư, lưu trữ xã năm b) Tạo chuyển biến tích cực nhận thức cấp lãnh đạo đội ngũ cán bộ, cơng chức vai trị, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu 11 trữ giá trị tài liệu lưu trữ Từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ xã vào nề nếp, ổn định phát triển c) Tổ chức quản lý sử dụng tốt nguồn tài liệu hình thành trình hoạt động xã nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ d) Thực giải pháp tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ xã đ) Xây dựng giải pháp tối ưu để bảo vệ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu phục vụ công tác nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước xã Chỉ tiêu cụ thể a) Hoàn thiện công tác cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ có tiêu chuẩn trình độ chun mơn nghiệp vụ, 100% cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn có trình độ Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên đảm bảo chứng bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sở đào tạo cấp theo quy định (đối với chuyên ngành khác) b) Hoàn thiện hệ thống sở vật chất - 100% xã bố trí kho lưu trữ có diện tích tối thiểu 20m để bảo quản tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; - 100% xã trang bị thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết đảm bảo thực công tác văn thư bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ c) Hồn thiện cơng tác văn thư - 100% xã thực việc quản lý văn đi, văn đến đảm bảo quy định (cả văn giấy văn điện tử); - 100% cán bộ, công chức lập đầy đủ hồ sơ công việc q trình giải cơng việc (hồ sơ giấy văn giấy hồ sơ điện tử văn điện tử) giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - 100% xã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư d) Hồn thiện cơng tác lưu trữ - 100% Ủy ban nhân dân xã thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan (hằng năm); - 100% Ủy ban nhân dân xã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tồn đọng, tích đống; xác định giá trị tài liệu; có cơng cụ thống thống kê, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định; - 100% Ủy ban nhân dân xã thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 12 IX GIẢI PHÁP Đổi nâng cao nhận thức vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ Tun truyền, phổ biến vai trị, vị trí công tác văn thư, lưu trữ phát triển kinh tế, xã hội đến tầng lớp nhân dân cấp lãnh đạo thấy rõ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức Tuyên truyền với nhiều hình thức như: phát động thi đua cơng tác văn thư, lưu trữ; sử dụng kênh thông tin truyền thơng; thực mơ hình đơn vị điển hình, tiên tiến, Đổi công tác quản lý nhà nước - Ban hành hệ thống văn đạo, cụ thể hóa hướng dẫn thực quy định pháp luật văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế địa phương; - Kiện toàn tổ chức, nhân làm công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, tạo động lực làm việc ổn định, lâu dài; - Công tác tuyển dụng đầu vào đảm bảo có chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Từ năm 2024 trở đi, nhân tuyển dụng làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ chun môn trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên đảm bảo chứng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sở đào tạo cấp theo quy định (đối với chuyên ngành khác); - Tăng cường phối hợp ngành, cấp thực công tác văn thư, lưu trữ Công tác tổ chức cán Tiến hành rà soát, thống kê, đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ xã để kịp thời bồi dưỡng đáp ứng theo yêu cầu vị trí việc làm Chế độ sách Kịp thời hướng dẫn thực quy định chế độ sách, ưu đãi cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhằm động viên, khuyến khích tạo động lực cơng tác Đảm bảo kinh phí, sở, vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ - Trên sở quy định pháp luật văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ phối hợp quan, đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh đạo, hướng dẫn tạo điều kiện sở vật chất cho xã phục vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với nhu cầu thực tế đảm bảo phát triển; - Đảm bảo kinh phí hoạt động thường xun cơng tác văn thư, lưu trữ xã; 13 - Sở Tài cân đối nguồn ngân sách tỉnh để phân bổ, bố trí kinh phí năm để thực Đề án Ứng dụng công nghệ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ theo hướng đại, phù hợp với điều kiện địa phương X KINH PHÍ THỰC HIỆN Tổng kinh phí đầu tư Đề án Kinh phí thực Đề án từ nguồn chi đầu tư ngân sách tỉnh bố trí dự tốn ngân sách nhà nước theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ Tổng kinh phí đầu tư thực Đề án là: 152.326.339.000 đồng, bao gồm: a) Kinh phí đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản: 60.571.995.000 đồng - Bảng chi tiết: TT I DIỄN GIẢI Chi phí xây dựng Giá trị xây lắp trước thuế Thuế giá trị gia tăng CÁCH TÍNH (Định mức chi phí QLDA, Chi KÝ THÀNH TIỀN phí TVĐT theo Thơng tư HIỆU (đồng) 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 Gxdcpt GXD 38.740.047.000 Bảng tính G 35.218.224.125 10,00% x G GTGT 3.521.822.413 GTB 6.520.800.000 II Chi phí thiết bị Thiết bị giá/kệ Thiết bị máy điều hòa Thiết bị bình chữa cháy (bình cầu chữa cháy tự động) Thiết bị bình chữa cháy (bình chữa cháy xách tay, 02 bình) III Chi phí quản lý dự án IV Chi phí tư vấn đầu tư Chi phí lập báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư Chi phí thẩm định báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư Chi phí lập báo cáo nghiên cứu khả thi Chi phí thiết kế BVTC, dự toán 15.600 m x 200.000đ (Tham khảo giá nhà cung cấp) 156 x 18.000.000đ (Tham khảo giá nhà cung cấp) 3.120.000.000 2.808.000.000 624 bình x 650.000đ (Tham khảo giá nhà cung cấp) 405.600.000 156 x 1.200.000đ (Tham khảo giá nhà cung cấp) 187.200.000 2,680% x (G +Gtb/1,1) x 1,1 GQLDA 1.212.991.000 Gtv1 + Gtv2 + … 0,4040% x G+Gtb/1,1 x 1,1 x 30% GTV 5.205.228.000 54.856.146 0,0500% x G+Gtb/1,1 x 1,1 22.630.423 0,7870% x G+Gtb/1,1 x 1,1 356.202.862 2,7000% x G x 1,1 1.045.981.257 14 TT 10 11 12 13 14 15 DIỄN GIẢI Chi phí thẩm tra thiết kế xây dựng Chi phí thẩm tra dự tốn Chi phí thẩm tra dự tốn chuẩn bị đầu tư Chi phí lập HSMT, đánh giá HSDT tư vấn Chi phí lập HSMT, đánh giá HSDT thi cơng xây dựng Chi phí lập HSMT, đánh giá HSDT thiết bị Chi phí thẩm định HSMT, KQ LCNT nhà thầu thi cơng xây dựng Chi phí thẩm định HSMT, KQ LCNT CCLĐ thiết bị Chi phí giám sát TC xây dựng Chi phí giám sát lắp đặt TB Chi phí thí nghiệm đối chứng 16 Phí thẩm định dự án 17 Chi phí thẩm định giá thiết bị 18 Chi phí khảo sát địa hình 19 20 V Chi phí giám sát cơng tác khảo sát xây dựng Chi phí thẩm tra nhiệm vụ khảo sát địa hình Chi phí khác Chi phí bảo hiểm cơng trình Phí thẩm định thiết kế Phí thẩm định dự tốn Chi phí kiểm tra cơng tác nghiệm thu hồn thành Chi phí thẩm tra phê duyệt tốn Chi phí kiểm tốn CÁCH TÍNH (Định mức chi phí QLDA, Chi KÝ THÀNH TIỀN phí TVĐT theo Thơng tư HIỆU (đồng) 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 0,2000% x G x 1,1 77.480.093 0,1900% x G x 1,1 73.606.088 0,0500% x G x 1,1 19.370.023 0,2061% x G x 1,1 79.843.236 0,2640% x G x 1,1 102.273.723 0,3670% x Gtb/1,1 x 1,1 23.931.336 0,0500% x G x 1,1 19.370.023 0,0500% x Gtb/1,1 x 1,1 3.260.400 2,6270% x G x 1,1 1.017.701.023 0,8440% x Gtb/1,1 x 1,1 55.035.552 1,0000% x G x 1,1 387.400.465 0,1450% x G+Gtb/1,1 x 1,1 x 80% 52.502.582 0,4900% x Gtb/1,1 x 1,1 31.951.920 (Tạm tính: 114 điểm xây x 15.000.000đ) 1.710.000.000 4,0720% x (Gksđh + Gksđc) 69.631.200 ( Tạm tính: = 2.200.000) 2.200.000 Gk1 + Gk2 +… GK 992.234.000 0,2100% x G x 1,1 81.354.098 0,0395% x G 13.911.199 0,0380% x G 13.382.925 20,0000% x Gtvgs 203.540.205 0,5040% x Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+1+… 0,8040% x Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+1+… 262.035.922 418.009.686 15 CÁCH TÍNH (Định mức chi phí QLDA, Chi KÝ THÀNH TIỀN TT DIỄN GIẢI phí TVĐT theo Thông tư HIỆU (đồng) 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 VI Chi phí dự phịng Gdp1 + Gdp2 GDP 7.900.695.000 Chi phí dự phịng (Cơng 10,00% x 5.267.130.000 việc phát sinh) Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk Chi phí dự phịng (Yếu tố 5,00% x 2.633.565.000 trượt giá) Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk Giá trị dự toán hạng mục (làm Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk+Gdp GXDC 60.571.995.000 tròn) T - Nội dung thực hiện: + Xây dựng mới, cải tạo kho lưu trữ cho 143 xã, kho có diện tích từ 20m trở lên, cụ thể: cải tạo, nâng cấp 30 kho với tổng diện tích 1.014 m 2; xây 115 kho với tổng diện tích 4.381 m2 • Cải tạo: 1.014 m2 x 4.000.000 đ = 4.055.600.000 đồng; • Xây mới: 4.381 m2 x 6.301.000 đ = 27.604.681.000 đồng; • Phịng chống mối mọt: 5.779,4 m2 x 615.625 đồng/m2 = 3.557.943.000 đồng + Mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu: 6.520.800.000 đồng: • Giá, kệ (kệ cố định): Trang bị giá kệ cho 156 xã, xã 100 mét giá, định mức 200.000 đồng/mét giá: 156x,p,tt x 100m x 200.000đ = 3.120.000.000 đồng; • Trang bị cho 156 kho lưu trữ 156 xã, xã 04 bình chữa cháy tự động, định mức 650.000 đồng/bình 01 (bộ 02 bình) bình chữa cháy xách tay định mức 1.200.000/bộ: (650.000 đồng x x 156 + 1.200.000 đồng x 156 = 592.800.000 đồng); • Máy điều hòa nhiệt độ: Trang bị cho 156 xã, xã 01 máy, định mức 18.000.000 đồng/máy (18.000.000đ x 156x,p,tt = 2.808.000.000 đồng) b) Kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống: 91.754.344.466 đồng - Bảng chi tiết: TT DIỄN GIẢI Chi phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chi phí chỉnh lý hồn chỉnh 1,754,4 mét giá tài liệu CÁCH TÍNH Thơng tư số 03/2010/TT- BNV ngày 29 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010) KÝ THÀNH TIỀN HIỆU (đồng) Gcl 11.754,40 x 7.769.632 đồng 91.754.344.466 91.327.362.380 16 CÁCH TÍNH Thơng tư số 03/2010/TT- BNV ngày 29 tháng năm 2010 KÝ THÀNH TIỀN TT DIỄN GIẢI Bộ Nội vụ; Thông tư số HIỆU (đồng) 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010) 150.000.000 đồng (Luật giá năm 2012; Nghị định Chi phí thẩm định giá 150.000.000 89/2013/NĐ-CP ngày 06/8/2013 Thơng tư liên quan) Chi phí đăng báo đấu thầu 3.000.000 đồng 3.000.000 Chi phí tư vấn lập hồ sơ 0,2%x 91.327.362.380 đồng mời thầu, đánh giá hồ sơ dự (Nghị định số 63/2014/NĐ-CP 182.654.724 thầu ngày 26 tháng năm 2014) Chi phí thẩm định hồ sơ 0,1%91.327.362.380 đồng mời thầu, thẩm định kết (Nghị định số 63/2014/NĐ-CP 91.327.362 lựa chọn nhà thầu ngày 26 tháng năm 2014) Giá trị dự toán hạng mục (làm Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk+G Gcl 91.754.344.000 tròn) dp+Gcl - Nội dung thực hiện: Chỉnh lý 11.754,4 mét giá tài liệu lưu trữ rời lẻ tồn đọng, tích đống 156 xã: 11.754,4 m x 7.769.632đ = 91.327.362.380 đồng; + Đơn giá: Thực theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng năm 2021 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Công văn số 363/VTLTNNKHTC ngày 19 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hệ số phức tạp tài liệu, cụ thể: • Phí nhân cơng: 7.694.358 x 0,9 = 6.924.922 đồng/1mét; • Đơn giá vật tư, văn phịng phẩm: 844.710 đồng/1 mét Tổng giá thành/1 mét giá tài liệu rời lẻ: 6.924.922 + 844.710 = 7.769.632 đồng/1 mét giá + Tổng giá thành/1 mét giá tài liệu lập sơ bộ: 6.144.640 + 844.710 = 6.989.350 đồng/1 mét giá Phân kỳ giai đoạn a) Năm 2024 Thực 30 xã thành phố Long Xuyên huyện Thoại Sơn với tổng kinh phí: 30.399.816.957 đồng, bao gồm: - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 08 kho; xây 20 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 30 Ủy ban nhân dân cấp xã), chi tiết Mục I, Phụ lục III; - Trang thiết bị: 17 + Trang bị bình chữa cháy cho 30 xã, xã 06 bình (bình báo cháy tự động, chữa cháy xách tay), chi phí chi tiết Mục I, Phụ lục IV; + Trang bị máy điều hòa cho 30 xã, xã 01 máy, chi tiết Mục I, Phụ lục IV; + Trang bị giá, kệ (cố định) cho 30 xã, xã 100 mét, chi tiết Mục I, Phụ lục IV; - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 30 xã với tổng số 2.954,6 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý, chi tiết Mục I, Phụ lục V b) Năm 2025 Thực 29 xã thị xã Tịnh Biên huyện Tri Tơn, với tổng kinh phí: 23.732.199.593 đồng, cụ thể: - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 03 kho; xây 26 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 29 xã), chi tiết Mục II, Phụ lục III; - Trang thiết bị: + Trang bị bình chữa cháy cho 29 xã, xã 06 bình (bình báo cháy tự động, chữa cháy xách tay), chi tiết Mục II, Phụ lục IV; + Trang bị máy điều hòa cho 29 xã, xã 01 máy, chi tiết Mục II, Phụ lục IV; + Trang bị giá, kệ cho 29 xã, xã 100 mét giá, kệ - Thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 29 xã với tổng số 1.934,7 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý, chi tiết Mục II, Phụ lục V c) Năm 2026 Thực 32 xã thị xã Tân Châu huyện Phú Tân, với tổng kinh phí: 25.681.142.703 đồng, bao gồm: - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 27 xã: Cải tạo 05 kho; xây 22 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 32 xã), chi tiết Mục III, Phụ lục III; - Trang thiết bị: + Trang bị bình chữa cháy cho 32 xã, xã 06 bình (bình báo cháy tự động, chữa cháy xách tay), chi tiết Mục III, Phụ lục IV; + Trang bị máy điều hòa cho 32 xã, xã 01 máy, chi tiết Mục III, Phụ lục IV; + Trang bị giá, kệ cho 32 xã, xã 100 mét giá, kệ, chi tiết Mục III, Phụ lục IV - Chỉnh lý tài liệu cho 32 xã với tổng số mét giá tài liệu lưu trữ 2.259.3 mét giá chưa chỉnh lý, chi tiết Mục III, Phụ lục V d) Năm 2027 18 Thực 33 xã thành phố Châu Đốc, huyện Châu Thành huyện Châu Phú, với tổng kinh phí: 27.572.884.922 đồng, bao gồm: - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 31 xã: Cải tạo 09 kho; xây 23 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 33 Ủy ban nhân dân cấp xã), chi tiết Mục IV, Phụ lục III; - Trang thiết bị: + Trang bị bình chữa cháy cho 33 xã, xã 06 bình (bình báo cháy tự động, chữa cháy xách tay), chi tiết Mục IV, Phụ lục IV; + Trang bị máy điều hòa cho 33 xã, xã 01 máy, chi tiết Mục IV, Phụ lục IV + Trang bị giá, kệ cho xã, xã 100 mét giá, kệ, chi tiết Mục IV, Phụ lục IV - Chỉnh lý tài liệu cho 33 xã với tổng số mét giá tài liệu lưu trữ 2.408,5 mét giá chưa chỉnh lý, chi tiết Mục IV, Phụ lục V đ) Năm 2028 Thực 32 xã, với tổng kinh phí: 25.680.342.332 đồng, bao gồm: - Cải tạo xây dựng kho lưu trữ cho 29 xã: Cải tạo 05 kho; xây 24 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 32 xã), chi tiết Mục V, Phụ lục III; - Trang thiết bị: + Trang bị bình chữa cháy cho 32 xã, xã 06 bình (bình báo cháy tự động, chữa cháy xách tay), chi tiết Mục V, Phụ lục IV; + Trang bị máy điều hòa cho 32 xã, xã 01 máy, chi tiết Mục V, Phụ lục IV; + Trang bị giá, kệ cho 32 xã, xã 100 mét giá, kệ, chi tiết Mục V, Phụ lục IV - Chỉnh lý tài liệu cho 32 xã với tổng số mét giá tài liệu lưu trữ 2.197,3 mét giá chưa chỉnh lý, chi tiết Mục V, Phụ lục V XI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Sở Nội vụ Giao Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức, triển khai Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028”; Phối hợp với quan, tổ chức đơn vị có liên quan tổ chức thực Đề án theo quy định đầu tư, sử dụng nguồn vốn thuộc ngân sách Nhà nước trực tiếp thực nhiệm vụ sau: a) Thành lập Tổ Quản lý Đề án b) Xây dựng Kế hoạch tổ chức thực giai đoạn Đề án trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt 19 c)Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tiến độ nhiệm vụ, tiêu Đề án cho Ủy ban nhân dân Tỉnh; tổ chức sơ kết, tổng kết giai đoạn đề xuất khen thưởng cá nhân, đơn vị thực tốt Đề án d) Phối hợp với Sở Tài cơng tác phân bổ kinh phí cho giai đoạn Đề án đ) Phối hợp, hỗ trợ Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố việc bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn e) Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan, huyện, thị xã, thành phố nghiên cứu kiện tồn nhân sự; thực chế độ sách đãi ngộ cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn Sở Tài a) Phối hợp Sở Kế hoạch Đầu tư tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cân đối ngân sách, bố trí kinh phí thực Đề án “Nâng cao cơng tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028” trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định kinh phí thực giai đoạn Đề án b) Hướng dẫn kinh phí hoạt động Tổ quản lý Đề án Sở Kế hoạch Đầu tư Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cân đối bố trí nguồn kinh phí chi đầu tư phát triển tỉnh thực Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028” hướng dẫn thực nội dung thuộc thẩm quyền giải Sở Kế hoạch Đầu tư trình triển khai thực Đề án Sở Xây dựng Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ đơn vị có liên quan khảo sát, thẩm định, hướng dẫn triển khai việc xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ cấp xã đạt tiêu chuẩn quy định Sở Thơng tin Truyền thơng a) Rà sốt, cập nhật tính năng, đảm bảo đầy đủ trường thơng tin Hệ thống phần mềm Quản lý văn đạo điều hành, đáp ứng quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử b) Đảm bảo an tồn thơng tin Hệ thống quản lý điều hành văn Ủy ban nhân dân cấp xã sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử 20 c) Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát, đánh giá hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, công nghệ, đảm bảo kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Ủy ban nhân dân cấp xã với quan, tổ chức cấp huyện cấp tỉnh UBND huyện, thị xã, thành phố a) Kiện tồn nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ xã; đạo tuyển dụng nhân có trình độ chun mơn, nghiệp vụ phù hợp làm cơng tác văn thư, lưu trữ xã địa bàn b) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã chuẩn bị quỹ đất, lựa chọn phịng, kho, vị trí phù hợp để xây dựng, cải tạo thành Kho lưu trữ c) Chỉ đạo Phòng Nội vụ phối hợp với quan, tổ chức có liên quan thực nhiệm vụ Đề án Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn a) Xác định quỹ đất lựa chọn phịng, kho, vị trí phù hợp để xây dựng, cải tạo thành Kho lưu tr b) Phối hợp với quan, tổ chức có liên quan thực nhiệm vụ Đề án c) Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên có chứng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sở đào tạo cấp theo quy định Trên Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028”./