ĐỀ CƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chương 1 Câu 1 Nêu khái niệm và phân tích khái niệm công tác văn thư ? Theo nghị định 302020NĐ – CP; Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành VB, quản lý VB, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ CQ, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư Trong mỗi CQ, TC VB là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trục tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan Công tác văn thư.
ĐỀ CƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chương Câu Nêu khái niệm phân tích khái niệm công tác văn thư ? − Theo nghị định 30/2020/NĐ – CP; Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành VB, quản lý VB, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ CQ, quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư + Trong CQ, TC VB phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trục tiếp đến chất lượng, hiệu công tác quan + Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin VB cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc CQ, TC + Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành VB, tổ chức quản lý, giải VB, lập hồ sơ đảm bảo thông tin VB cho hoạt động quản lý CQ, TC + … Câu Nội dung công tác văn thư ? Là công tác đảm bảo thông tin VB cho hoạt động quản lý, công tác văn thư bao gồm nội dung; − Soạn thảo, ký ban hành VB − Quản lý VB − Lập HS nộp lưu HS, tài liệu vào lưu trữ quan − Quản lý sử dụng dấu Câu u cầu cơng tác văn thư ? ví dụ ? Công tác văn thư công việc quan trọng, cần thiết CQ, TC hải đảm bảo u cầu sau; − Nhanh chóng Cơng tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Q trình giải cơng việc CQ phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý thông tin, soạn thảo VB, quản lý giải quyêt VB, giải công việc chậm anhe hưởng đến hiệu cơng việc chí gây ảnh hưởng tiêu cực đến quan, TC − Chính xác Về nội dung; phải thẩm quyền ban hành, tuân thủ theo hiến pháp, pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan ban hành Về thể thức; phải trình bày theo quy định nhà nước, Về kỹ thuật nghiệp vụ; việc đánh máy, in ấn VB phải xác, đăng ký,chuyển giao khơng nhầm lẫn tuân thủ quy định nhà nước quy chế CQ − Bí mật Có VB thuộc phạm vi bí mật CQ, nhà nước bước tiến hành phải tuân thủ theo quy định hành − Tập chung …… Câu Nêu trách nhiệm thực công tác văn thư thủ trưởng quan CBCM ? − Thủ trưởng quan Thủ trưởng CQ có trách nhiệm quản lý, tổ chức quản lý công tác văn thư CQ Chỉ đạo giải kịp thời xác VB đến CQ, giao cấp giải VB phạm vi trách nhiệm trực tiếp ký VB giao cho cấp ký thay VB theo quy định Ngoài thủ trưởng CQ thực công việc sau; cho ý kiến việc giải VB đến CQ, soạn thảo VB, duyệt VB, kiểm tra việc thực công tác văn thư theo quy định CQ đơn vị trực thuộc − CBCM Giải kịp thời VB đến theo yêu cầu thủ trưởng Soạn thảo VB thuộc phạm vi trách nhiệm Lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ nộp HS vào lưu trữ theo quy định Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn tài liệu Thực nghiêm túc quy định cụ thể chế độ công tác văn thư CQ Chương Câu Khái niệm VB đi, đến ? quy trình quản lý VB đi, đến ( sơ đồ hóa theo NĐ 30) trình bayd việc ghi số, ngày tháng VB đi? Liên hệ thực tiễn trường ĐHNV(văn đi) ? Theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP khái niệm VB đi, đến là; − “Văn đi” tất loại văn quan, tổ ch ức ban hành − Văn đến” tất loại văn quan, tổ ch ức nhận đ ược từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến ∗ Quy trình quản lý VB đi, đến − Đối với VB đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến − Quản lý VB Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đ ối v ới văn b ản gi ấy); ký s ố c c quan, t ổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn lưu VB ∗ Ghi số, ngày tháng VB Số thời gian ban hành văn lấy theo th ứ tự trình t ự th ời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đ ầu liên tiếp t s ố 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) − Liên hệ ……… Câu trách nhiệm giải VB đến ? − Thủ trưởng CQ đạo giải VB kịp thời thời gian quy định − Trưởng đơn vị đạo giải đơn vị − CBCM giải VB đến theo chức trách nhiệm vụ giao − Văn thư CQ theo dõi, đôn đốc việc giải VB đến Câu Phân tích khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, loại hồ sơ hình thành trình hoạt động CQ, TC ? ∗ Khái niệm Luật lưu trữ 2011 quy định khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ sau: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, m ột s ự vi ệc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi ch ức năng, nhi ệm v ụ c quan, tổ chức, cá nhân Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nh ững nguyên tắc phương pháp định ∗ Các loại hồ sơ Hồ sơ công việc; tập hợp VB, tài liệu liên quan v ới v ề m ột v ấn đ ề việc có đặc trưng hình thành q trình giải quy ết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ CQ Hồ sơ nguyên tắc:tập hợp VBQPPL, văn hướng dẫn t ừng mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải quy ết công vi ệc CQ, TC, cá nhân Hồ sơ nhân sự: tập hợp tập VB, tài liệu có liên quan cán bộ, cơng nhân viên CQ Câu Quy trình lập hồ sơ công việc theo quy định NĐ 30 ? − Yêu cầu Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ ch ức Các văn b ản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan ch ặt chẽ v ới ph ản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải quy ết cơng việc − Mở hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở h sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác Trường họp h s khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm v ụ gi ải quy ết công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu h s ơ, th ời h ạn b ảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu − Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nh ật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải quy ết công vi ệc vào h sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm s ự tồn v ẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc − Kết thúc hồ sơ Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài li ệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời h ạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thi ện, k ết thúc hs Đối với hồ sơ giấy đánh số tờ cho hồ sơ có thời gian bảo qu ản năm tr lên Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin thiếu Việc biên mục văn h s đ ược thực chức Hệ thống Câu Nộp lưu HS, tài liệu vào lưu trữ CQ ∗ Thời gian nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ CQ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong th ời h ạn 03 tháng k ể t ngày công trình tốn Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm k ể t ngày công vi ệc k ết thúc Đối với hồ sơ phải giữ lại đơn vị để phục vụ cơng việc phải th ủ trưởng quan đồng ý thời gian giữ lại không qua năm kể t đ ến hạn nộp lưu ∗ Thành phần nộp lưu hồ sơ tài liệu vào LTCQ Các loại hồ sơ có giá trị, giải xong có thời gian bảo quản từ năm trở lên nộp lưu vào lưu trữ quan + Các loại hồ sơ không nộp vào lưu trữ Hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc Hồ sơ phối hợp giải cơng việc Các VB gửi đến mang tính thông báo tham khảo Các hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải xong chưa nộp lưu Chương Tài liệu lưu trữ − Khái niệm; theo luật lưu trữ 2011: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn đ ể l ưu tr ữ − TLLT bao gồm gốc, chính, hợp pháp th ảo có n ội dung quan trọng lựa chọn để lưu trữ Phông lưu trữ − Khái niệm; tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình ho ạt động CQ lựa chọn bảo quản kho lưu trữ ∗ Điều kiện thành lập phông lưu trữ Được thành lập VB pháp quy CQ có th ẩm quy ền quy đ ịnh rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức CQ Có tiêu biên chế cấp phê duyệt Có tài khoản riêng ( có ngân sách, độc lập giao d ịch ) Có văn thư dấu quan, tổ chức Chương ( ôn hết chương ) Thu thập tài liệu vào lưu trữ CQ ∗ Khái niệm: thu thập tài liệu, lựa chọn, giao nhận, tài liệu có giá tr ị đ ể chuyển vào lưu trữ CQ, lưu trữ lịch sử ∗ Mục đích, ý nghĩa Bổ sung vào kho tài liệu có giá trị lịch sử, th ực ti ễn đ ể b ảo qu ản ph ục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu Là nhiệm vụ thường xuyên lưu trữ CQ lưu trữ lịch sử ∗ Nguồn TL thu thập + Là TL sản sinh trình hoạt động theo ch ức năng, nhiệm v ụ, quyền hạn CQ Những đơn vị thực chức quan nguồn tài liệu bổ sung vào LTCQ + TL cũ để lại đơn vị, cá nhân CQ thuộc ngu ồn n ộp l ưu vào LTCQ, cần tiến hành thu thập bổ sung tránh mất, thất lạc ∗ Thành phần tài liệu thu thập − Tồn HS, TL có giá trị bảo quản từ năm trở lên hình thành trình hoạt động đơn vị, phận giải xong công việc l ập thành h sơ − TL gốc, hợp pháp, TL th ể vật liệu; tài liệu giấy, phim, hình ảnh, ghi âm KN, mục đích phân loại tài liệu phơng lưu trữ − KN; phân loại LT phông LT CQ dựa vào đặc trưng chung c TL phông LT để phân chia thành phần nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm v ừa, đ ơn v ị phân loại nhỏ hồ sơ, đơn vị bảo quản − Mục đích; bảo quản khai thác sử dụng TL thuận lợi, hiệu Những công việc chủ yếu để phân loại phông LTCQ ∗ Chọn xây dựng phương hướng phân loại Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ ch ức ( phơng đóng hay hoạt động, ổn định hay thay đổi ) để ch ọn xây d ựng ph ương án phân loại TL theo đặc điểm + Đặc trưng cấu tổ chức; toàn TL phơng phân chia thành nhóm lớn theo đơn vị tổ chức CQ, đơn vị hình thành + Đặc trưng mặt hoạt động; toàn TL phông phân chia theo lĩnh vực hoạt động CQ, đơn vị hình thành phơng + Đặc trung thời gian; tài liệu phơng nhóm theo th ời gian s ản sinh tài liệu ∗ Phương án phân loại TL − Phương án cấu tổ chức – thời gian; áp dụng cho nh ững quan có c cấu tổ chức rõ ràng, ổn định, CQ ngừng hoạt động − Phương án thời gian – cấu tổ chức; áp dụng cho CQ có c c ấu t ổ ch ức rõ ràng, không ổn định, CQ hoạt động thực tiễn − Phương án mặt mặt hoạt động – thời gian; áp dụng cho nh ững CQ có c cấu tổ chức hay thay đổi, CQ ngừng hoạt đôngj − Phương án thời gian – mặt hoạt động; áp dụng cho CQ có c c ấu t ổ ch ức không rõ ràng, thay đổi, CQ hoạt động ∗ …… Xác định giá trị TLLT ∗ Khái niệm: theo luật lưu trữ 2011: Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị + Bảo quản vĩnh viễn; lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch s đ ến theo quy định pháp luật + Bảo quản có thời hạn hồ sơ thuộc mức bảo quản LTCQ đến hết thời hạn thống kê trình hội đồng xác đ ịnh giá tr ị tài liệu CQ xem xét để định giữ lại bảo quản ∗ Mực đích, ý nghĩa − Quản lý tài liệu chặt chẽ − Bổ xung TL có GT vào phơng LT, tối ưu hóa phơng LTQGVN, nâng cao hiệu khai thác, sử dụng TLLT − Tiết kiệm diện tích, kho tàng phương tiện bảo quản TL( khắc ph ục tình − ∗ + + + + + + + + − trạng tài liệu tích dống CQ) Xác định GTTL tốt khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu b ừa bãi Các tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT Các tiêu chuẩn xác định GTTL Ý nghĩa, nội dung ( quan trọng ) Tác giả tài liệu Ý nghĩa quan hình thành phơng Sự trùng lặp thơng tin Thời gian, địa điểm Mức độ hoàn chỉnh chất lượng phông lưu trữ Hiệu lực pháp lý TL Ngôn nghữ, kĩ thuật chế tác tài liệu Giai đoạn xác định GTTL Giai đoạn văn thư Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử Tổ chức khai thác ∗ Khái niệm − Tổ chức khai thác SDTLLT trình tổ chức khai thác, s d ụng thông tin TLLT phục vụ yêu cầu lịch sử yêu câu giải nhiệm v ụ hành CQ, TC, cá nhân ∗ Mục đích − Tổ chức SDTLLT mục tiêu cuối công tác LT nh ằm đ ưa TLLT ph ục vụ hoại động quan tổ chức nhu cầu đáng cơng dân − Tổ chức SDTLLT nhằm biến thông tin khứ TLLT thành thơng tin bổ ích phục vụ u cầu nghiên cứu, xây dựng kinh tế phát tri ển VH, KHKT nghiên cứu lịch sử ∗ Ý nghĩa − Là cầu nối LT với XH, với nhân dân tăng cường vai trò XH c LT − Phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, xã hội, NCKH mang lại l ợi ích thiết thực cho người sử dụng − Là hệ trình thực quy trình nghiệp vụ l ưu tr ữ − Là động lực thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu tr ữ phát tri ển − Mang lại lợi ích cho LT, tạo nguồn động viên cho cán LT v ề v ật ch ất ∗ − − − − − lẫn tinh thần Các hình thức tổ chức KTSDTLLT Tổ chức sử dụng TLLT phòng đọc ( phục vụ chỗ ) Cho mượn TLLT Cung cấp thông tin TLLT qua mạng nội Triển lãm, tring bày TLLT Cấp sao, chúng thực TLLT HẾT ... quan trọng lựa chọn để lưu trữ Phông lưu trữ − Khái niệm; toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình ho ạt động CQ lựa chọn bảo quản kho lưu trữ ∗ Điều kiện thành lập phông lưu trữ Được thành lập VB... thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn h s đ ược thực chức Hệ thống Câu Nộp lưu HS, tài liệu vào lưu trữ CQ ∗ Thời gian nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ CQ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng... bảo quản từ năm trở lên nộp lưu vào lưu trữ quan + Các loại hồ sơ không nộp vào lưu trữ Hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc Hồ sơ phối hợp giải công việc Các VB gửi đến mang