(SKKN 2022) Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ tại trường THPT Hậu Lộc 4

MỤC LỤC Stt Nội dung 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 2.3.2.2 Phần mở đầu Lý chọn đề tài……………………………………………… Mục đích nghiên cứu………………………………………… Đối tượng nghiên cứu ………………………………………… Phương pháp nghiên cứu …………………………………… Những điểm sáng kiến kinh nghiệm Nội dung Cơ sở lí luận ………………………………………………… Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm Thuận lợi …………………………………………………… Khó khăn …………………………………………………… Các giải pháp giải vấn đề …………………………… Giải pháp 1: Xây dựng kế hoạch năm học…………………… Giải pháp 2: Giải pháp dự kiến lập danh mục hồ sơ ………… Giải pháp 3: Công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ ……………… Hiệu sáng kiến kinh nghiệm………… Kết luận kiến nghị Kết luận Những kiến nghị đề xuất Trang 1 3 3 7 12 16 17 19 1 Mở đầu 1.1 Lí chọn đề tài Cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan trọng lĩnh vực giáo dục Hàng năm nhà trường phải tiếp nhận xử lí nhiều loại văn khác từ Sở GD & ĐT, sở, ban, ngành, tập thể cá nhân có liên quan Với khối lượng công việc lớn vậy, để tránh tải cho công tác văn thư lưu trữ cần nhân viên văn thư có kinh nghiệm xử lí, tiếp nhận thông tin để tránh thời gian cho bên đảm bảo tính an tồn, bí mật, hiệu Các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ lưu trữ văn phòng nhà trường sở pháp lí nhà trường để giải tất vụ việc có liên quan đặc biệt vấn đề giáo viên học sinh Chính vậy, khẳng định rằng: Cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường tốt có vai trị thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản lí nhà trường, đưa hoạt động thực tiễn vào nề nếp để từ nâng cao chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị nhà trường mắt bậc phụ huynh học sinh nhà quản lí giáo dục Nhà trường thành lập từ năm 2006 đến 15 năm Là nhân viên Văn Thư tự hỏi: Làm để quản lý để xếp cơng việc, lưu trữ loại hồ sơ cách khoa học, hợp lý, dễ tìm, dễ lấy” Đó điều mà tơi ln trăn trở Trong năm học tơi lại có thêm cho ý tưởng tơi học hỏi đồng nghiệp tìm tịi học hỏi thêm qua sách, báo, qua mạng internet để quản lí, xếp cách hợp lí, khoa học loại hồ sơ Vì tơi mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải pháp để thực tốt công tác Văn thư, lưu trữ Trường THPT Hậu Lộc 4” 1.2 Mục đích nghiên cứu Mọi sở giáo dục có loại văn giấy tờ, thủ tục hồ sơ theo quy chuẩn chung Bộ GD&ĐT quy mô nhà trường ngày lớn, số lượng học sinh ngày nhiều, số lượng giáo viên cán công nhân viên tăng lên theo mức tỉ lệ thuận, quan hệ xã hội nhà trường ngày mở rộng điều đồng nghĩa với việc khối lượng cơng việc văn phòng tăng lên đáng kể Rất nhiều người làm cơng tác văn phịng nhà trường bị tải công việc, phần thân xếp chưa thật hợp lí nắm bắt loại công văn, giấy tờ chưa thực nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ nhà trường gây áp lực cho thân Thực tế làm việc cho thấy công tác văn thư lưu trữ trường học diễn tiết kiệm nhiều thời gian công sức khối lượng cơng việc có nhiều Với thực tế gắn bó với cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường THPT Hậu Lộc 15 năm, nhận thấy công tác văn thư lưu trữ nhà trường nơi thực nhiều cơng tác liên quan đến thủ tục hành Đó vừa nơi giao dịch cơng việc, vừa nơi lưu trữ loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ nhà trường, vừa nơi báo cáo, thống kê, thông báo chủ trương đường lối, kế hoạch công tác, hoạt động nhà trường mặt Trong trình trực tiếp làm việc, tơi tích lũy số kinh nghiệm công tác văn thư cho thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao vừa tránh nhiều thời gian cho bên liên quan có Văn thư nhà trường giống trạm thông tin với đủ loại số liệu nhiều năm ngày ta phải đối mặt với nhiều vấn đề liên quan đến số tài liệu hàng ngày tiếp nhận xử lý cơng văn đi, đến văn phần mềm xử lý cơng việc Sở GD - ĐT Thanh Hóa qua email cấp gửi để thực hiện, học sinh trường từ lâu cần đến tốt nghiệp, học bạ, phụ huynh học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học năm cho em mình, thủ tục, cơng văn liên quan đến năm học hành, định kì hàng tuần, hàng tháng Muốn thực tốt chức thơng tin đó, nhân viên văn thư phải có khả xử lý thông tin, phân bổ xếp hợp lí hồ sơ, thời gian ghi nhớ tốt giúp cho việc giải công việc hàng ngày thuận lợi nhanh chóng kịp thời thân khơng ngập giấy tờ áp lực cơng việc Từ tình hình thực tiễn xin chia sẻ số kinh nghiệm quản lý, xếp lưu trữ hồ sơ trường học công tác - Một ngơi trường có 1330 học sinh 84 cán giáo viên công nhân viên với mong muốn bạn đồng nghiệp thực nhiệm vụ phân cơng cách nhanh chóng hiệu 1.3 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư lưu trữ trường học quan trọng Trong sáng kiến kinh nghiệm lần này, hướng đến chia sẻ kinh nghiệm thiết thực tích lũy trình làm việc lĩnh vực: quản lý, xếp lưu trữ loại hồ sơ nhà trường cho hợp lí, tiện ích với khả tìm kiếm nhanh, tránh nhiều thời gian cơng sức mà đảm bảo độ an tồn tính bí mật Những kinh nghiệm tơi đúc rút q trình 15 năm cơng tác Thơng qua đề tài “Một số giải pháp để thực tốt công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Hậu Lộc 4”, mong muốn chia sẻ công việc giúp ích phần cho bạn đồng nghiệp để nâng cao hiệu quả, hoàn thành tốt trách nhiệm giao, phần tránh áp lực khơng đáng có hi vọng u nghề mà chọn lựa Tơi mong nhận góp ý chia sẻ bạn đồng nghiệp công tác 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát thực tế, phương pháp thực hành, thực nghiệm sư phạm, thu thập xử lí thơng tin - Lập quy trình thu thập, phân loại - Phương pháp thống kê, phân tích, đánh giá, tổng hợp - Thời gian thực năm học 2021 – 2022 1.5 Những điểm SKKN Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp để thực tốt công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Hậu Lộc 4” thể rõ hưởng ứng theo chủ trương Đảng Nhà nước đưa việc đổi quản lí cải cách hành nước ta, loại bỏ thao tác thừa không cần thiết thủ tục hồ sơ, giấy tờ, tránh thời gian công sức cho bên tham gia, không làm ảnh hưởng đến cơng tác chung “nặng bệnh giấy tờ” Những chia sẻ sáng kiến kinh nghiệm có thực tiễn cao, thân người viết có thời gian 15 năm gắn bó với cơng việc Văn thư – Lưu trữ nhà trường Trong trình làm việc, tơi rút học cần thiết cho thân thực có hiệu lần làm việc sau Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh phương pháp quản lý, xếp lưu trữ loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống cần trọng đến việc vận dụng công nghệ thông tin, phần mềm máy tính phục vụ cho cơng tác với thao tác đơn giản, dễ dàng thực Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm Nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phịng với nội dung chủ yếu : tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải thông tin nội bên Trợ giúp lãnh đạo thực tốt hoạt động điều hành quan, đơn vị, phận chuyên môn đảm nhiệm hoạt động nói gọi văn phịng Cơng tác văn phòng, văn thư – lưu trữ nhà trường hoạt động liên quan đến thủ tục hành gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ : quản lý hồ sơ, thu nhập, xử lý, xếp, báo cáo, thơng tin…Hành văn phịng nhà trường xác chức quan trọng để tạo thuận lợi đảm bảo cho phận khác nhà trường hoạt động trôi chảy Cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường thực cách nghiêm túc theo chủ trương, đường lối Đảng theo Nghị số 294 NQ/TW Ban chấp hành Trung Ương ngày 04/11/2013 đổi bản, toàn diện giáo dục đào tạo, đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa điều kiện kinh tế thị trường định hướng XHCN hội nhập quốc tế hội nghị Trung Ương (khóa XI) thơng qua Khơng thế, cơng tác văn phịng, văn thư thực tốt theo thông tư hướng dẫn bộ, đảm bảo cách tốt để đáp ứng với chương trình giáo dục phổ thơng 2018 2.2.Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm Chức văn phịng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng điều hành hoạt động lĩnh vực nhà trường Từ thực tế làm việc gắn bó với nghề, rút chức năng, nhiệm vụ chủ yếu phận văn phịng nhà trường sau: Trong thời buổi công nghệ thông tin hiên đại, tất trường học có phần mềm xử lý cơng việc email riêng văn phịng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra hộp thư đến để chuyển văn cho Hiệu trưởng Công tác tiến hành đặn, hàng ngày tuyệt đối giữ bí mật mật thư điện tử nhà trường để đảm bảo tính an tồn thơng tin Hiện loại văn đến chuyển phầm mềm công việc cá nhân Hiệu trưởng sau Hiệu trưởng tự chuyển văn mơi trường mạng cho cấp phó phận có liên quan để xử lý văn thuận lợi in văn Nhà trường thành lập nhóm Zalo cơng vụ để đưa văn vào nhóm để triển khai tất CBGV - NV nhà trường cách nhanh chóng, đầy đủ, xác Đánh máy loại văn hành trường báo cáo, định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, phân cơng ban giám hiệu, vào sổ đủ, qui định, gửi nhanh, kịp thời, địa Tham gia hỗ trợ đắc lực cho công tác liên quan đến học sinh như: tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi tốt nghiệp hàng năm, Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập học sinh nhà trường thông qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với giấy tờ theo quy định kèm theo đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận sở giáo dục Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác hiệu trưởng yêu cầu Ghi cụ thể số giấy giới thiệu vào sổ, phát người ban giám hiệu phân cơng Quản lí loại dấu nhà trường, không mang dấu ngồi nhà trường, khơng để người tùy tiện sử dụng dấu, đóng vào văn có chữ ký thủ trưởng đơn vị (khơng đóng dấu khống) Quản lý lưu trữ loại hồ sơ học sinh như: học bạ, giấy chứng nhận tốt nghiệp, tốt nghiệp THPT phát cho học sinh quy trình tới hạn Quản lý bảo quản giữ gìn loại hồ sơ liên quan đến công tác giảng dạy quản lí học sinh năm học như: sổ điểm lớp, học bạ theo lớp, sổ ghi đầu … Qua trình bày trên, người dễ dàng nhận thấy, cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường không đơn giản nhẹ nhàng mà phức tạp phong phú Nếu khơng khéo léo có kinh nghiệm xử lí chắn ln ngập hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó dứt chí có nhiều trường hợp hao tốn nhiều thời gian mà kết đạt không mong muốn Trong năm trước đây, có thời gian cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường bị xem nhẹ chưa thật trọng công tác coi hoạt động không quan trọng, số nhân viên làm cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực công tác nên chưa đầu tư thời gian sức lực để thực cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ sơ, xử lí hồ sơ đặc biệt lưu giữ, bảo quản hồ sơ khơng quy củ chí nhiều nơi cịn lộn xộn, thiếu ngăn nắp Điều có ảnh hưởng lớn đến trình làm việc đặc biệt gây thời gian để tra cứu tài liệu cần thiết Một số hình ảnh trước áp dụng đề tài Trong năm gần công tác văn thư, văn phòng nhà trường quan tâm nhiều trước, đặc biệt có nhiều văn hướng dẫn đạo Nhờ đạo hướng dẫn sát từ cấp trên, quán triệt Hiệu trưởng nhà trường nên hoạt động công tác văn phịng, văn thư nhà trường có tác phong chun nghiệp Trong q trình cơng tác nhà trường, tơi nhận thấy cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường có thuận lợi khó khăn sau: 2.2.1 Thuận lợi Công tác văn thư lưu trữ nhà trường nói riêng, cơng tác thủ tục hành nói chung Đảng Nhà nước quan tâm nên có nhiều văn đạo, hướng dẫn cách thức thực Văn phòng nhà trường quan cấp tổ chức buổi tập huấn để củng cố nâng cao trình độ nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Đội ngũ cán giáo viên, cơng nhân viên nhà trường đồn kết, có tinh thần trách nhiệm cao cơng tác, thực nghiêm túc có hiệu nhiệm vụ giao Cơ sở vật chất kĩ thuật nhà trường ngày trang bị toàn diện đại Phòng Văn thư trọng đầu tư trước sở vật chất, có địa điểm làm việc riêng với đầy đủ máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máy photocopy hệ thống tủ hồ sơ xếp ngăn nắp Một số hình ảnh nhà trường, phịng văn thư 2.2.2 Khó khăn Số lượng nghìn học sinh 84 cán giáo viên công nhân viên nên khối lượng công việc tương đối nhiều Đặc biệt thời gian cao điểm năm học cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn bị hồ sơ thi tốt nghiệp THPT nên đôi lúc không tránh khỏi tượng tải Có nhiều loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc trật trội Sau năm số lượng loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm nhiều, tủ hồ sơ đến mức tải nên cần có phịng riêng biệt lưu giữ hồ sơ cho an toàn tránh ẩm ướt, mối mọt Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhân viên Văn thư mức lương qua thấp so với nhu cầu sống phần ảnh hưởng đến chất lượng công việc 2.3 Các giải pháp để giải vấn đề Như chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ phận văn phòng nhà nhà trường nhiều bao quát hoạt động nhà trường phía học sinh lẫn cán giáo viên, công nhân viên Tuy nhiên sáng kiến kinh nghiệm này, xin chia sẻ với bạn đồng nghiệp số kinh nghiệm đúc rút trình làm việc cho cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường thực trôi chảy, nhẹ nhàng phương diện: quản lý, xếp, bảo quản lưu trữ loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ 2.3.1 Giải pháp 1: Xây dựng kế hoạch năm học Do đặc thù công việc văn thư lưu trữ khối lượng công việc nhiều đa dạng nên công việc quan trọng năm học lập kế hoạch năm học vào để theo dõi tiến trình giải cơng việc kịp thời, phân bổ thời gian hợp lý để thực công việc hiệu TRƯỜNG THPT HẬU LỘC TỔ VĂN PHÒNG -*** KẾ HOẠCH CÁ NHÂN NĂM HỌC: 2021 - 2022 Họ tên: Đinh Thị Hương Chức vụ: Văn thư - Thực kế hoạch, công tác trường THPT Hậu Lộc Tổ Văn phòng - Năm học 2021 - 2022, xây dựng công tác chuyên mơn với nội dung sau: I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH + Được Chi uỷ chi bộ, BGH nhà trường, tổ chức đoàn thể quan tâm tạo điều kiện để thực nhiệm vụ năm học + Luôn cố gắng phấn đấu công tác chuyên môn hoạt động khác, nhiệt tình có tinh thần vượt khó + Trang bị đầy đủ máy vi tính phục vụ cho công tác văn thư + Các loại hồ sơ lưu trữ qua hàng năm cẩn thận; II NỘI DUNG KẾ HOẠCH Nhiệm vụ trọng tâm: - Thường xuyên cập nhật thông tin vào hồ sơ quản lý cán công chức - Quản lý hồ sơ học sinh: Sổ đăng bộ, học bạ, sổ điểm, cấp tốt nghiệp - Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn - đến, hồ sơ chuyển - đến HS - Trực, giải cơng việc văn phịng, sọan thảo văn thể thức, phát hành văn hạn chế tối đa thiếu sót - Quản lý dấu nhà trường Chỉ tiêu: a Thực nề nếp chun mơn: - Hồn thành tốt nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ, soạn thảo văn bản, báo cáo công việc khác BGH giao cho - Hiệu công việc đạt từ tốt trở lên, không để công việc kéo dài hạn quy định báo cáo - Phối hợp chặt chẽ với phòng ban giáo viên nhà trường để thực tốt nhiệm vụ phân công - Làm tốt công tác tham mưu với BGH việc đề giải pháp thực tốt nhiệm vụ văn phòng nhà trường - Sắp xếp lưu trữ hồ sơ khoa học - Báo cáo thống kê xác, kịp thời - Cuối năm đạt danh hiệu Lao động tiên tiến đồn viên cơng đoàn xuất sắc b Việc thực thị 05 - CT/BCT Bộ trị "Tiếp tục học tập làm theo gương đạo đức HCM" : Về nói đơi với làm: Bản thân ln gương mẫu cử tác phong Có ý thức trau dồi giữ gìn đạo đức sáng, sống trung thực, thật thà, giản dị, hịa đồng, có trách nhiệm không che dấu khuyết điểm Biện pháp thực hiện: - Nghiên cứu kĩ quy định thể thức văn theo quy định hướng dẫn thể thức trình bày văn hành - Sắp xếp, cập nhật định kì thường xun cơng văn đến, hồ sơ quản lý cán công chức - Thường xuyên xếp tủ đựng hồ sơ lưu trữ khoa học để tiện cho việc tìm kiếm cần thiết - Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách nghiệp vụ văn thư lưu trữ để đáp ứng tốt yêu cầu công việc - Nghiên cứu đề xuất BGH đề quy định hợp lý chế độ báo cáo, quy trình thực để thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ văn thư - Thực tốt cơng tác phịng chống dịch Covid - 19 theo quy định 5K Bộ Y tế đến trường làm việc III KẾ HOẠCH CỤ THỂ TỪNG THÁNG NGƯỜI THÁNG NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN 09/2021 10/2021 - Phát hồ sơ sổ sách đầu năm học cho CBGV NV - Phát DS đăng ký vé xe, vé xe đạp cho HS lớp - Sắp xếp hồ sơ, học bạ khối lớp - Đánh máy văn có liên quan - Cập nhật văn vào sổ theo dõi công văn đến - Cấp phát tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh - Lên kế hoạch tháng 10 - Viết sổ đăng học sinh khối 10 - Cấp phát tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh - Đánh máy văn có liên quan đ/c Hương đ/c Hương 10 - Giải vấn đề phát sinh - Cập nhật văn đến - Lập danh sách phòng thi HSG cấp trường khối 12 - Chuẩn bị biểu mẫu tổ chức thi nghề phổ thông khối 12 - Tham gia sinh hoạt tổ chức kỷ niệm ngày phụ nữ VN 20/10 - Lên kế hoạch tháng 11 11/2021 12/2021 01/2022 02/2022 03/2022 - Cập nhật văn đến - Đánh máy văn có liên quan - Cấp phát tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh - Tham gia sinh hoạt tổ chức kỷ niệm Nhà giáo đ/c Việt Nam 20/11và lễ kỷ niệm 15 năm ngày thành lập trường Hương - Lập danh sách, chuẩn bị thẻ dự thi nộp liệu thi HSG mơn văn hóa - Hoàn thành hồ sơ thi nghề khối 12 - Lên kế hoạch tháng 12 - Cập nhật văn đến - Chuẩn bị biểu mẫu thi học kì I - Lên danh sách học sinh thi khảo sát khối lần - Đánh máy văn có liên quan - Cấp phát cho học sinh, hồ sơ cho học sinh - Lên kế hoạch tháng 01 đ/c Hương - Cập nhật văn đến - Cấp phát cho học sinh, hồ sơ cho học sinh - Chuẩn bị điều kiện cho học sinh tham dự kỳ thi HSG đ/c cấp tỉnh khối 12 năm học 2021 - 2022 Hương - Thu hồ sơ thi tốt nghiệp học sinh khối 12 - Chuẩn bị giấy mời họp PHHS lần - Lên kế hoạch tháng 02 - Đánh máy văn có liên quan - Cập nhật văn đến - Cấp phát cho học sinh, hồ sơ cho học sinh - Kiểm tra hồ sơ thi tốt nghiệp THPT khối 12 - Lên kế hoạch tháng - Cập nhật văn đến - Cấp phát bằng, hồ sơ cho học sinh - Lập DS thi KS tốt nghiệp THPT cho HS K12 đ/c Hương đ/c Hương 11 - Lập danh sách phòng thi HSG cấp trường khối 10, K11 - Tham gia sinh hoạt chào mừng ngày 8/3, ngày 26/3 - Lên kế hoạch tháng - Đánh máy văn có liên quan - Cập nhật văn đi, đến - Cấp phát tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh - Làm danh sách cho học sinh thi kiểm tra chất lượng dạy đ/c học bồi dưỡng theo KH Sở Hương - Lên danh sách thi học kỳ II - năm học 2021 - 2022 04/2022 - Tập huấn thi tốt nghiệp THPT năm 2022 - Cho học sinh đăng ký thi tốt nghiệp THPT năm 2022 - Lên kế hoạch tháng 05/2022 06/2022 07/2022 - Đánh máy văn có liên quan - Cập nhật văn đến - Cấp phát tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh - Làm danh sách cho học sinh thi kiểm tra chất lượng dạy học bồi dưỡng lần đ/c - Trực quản lý học bạ cho GV vào điểm Hương - Hoàn thành hồ sơ thi tốt nghiệp cho học sinh khối 12 - Nhập liệu thi tốt nghiệp THPT cho học sinh khối 12 vào phầm mềm nộp liệu thi cho Sở - Lên kế hoạch tháng - Cập nhật văn đến - Tập huấn nhập liệu thi vào 10 - Phát tư vấn thu hồ sơ thi vào 10 năm học 2022 - 2023 - Phục vụ thi vào 10, nhập điểm thi vào 10 - Lên kế hoạch tháng đ/c Hương - Cập nhật văn đến - Đánh máy văn có liên quan - Phục vụ thi tốt nghiệp THPT năm 2022 đ/c - Cấp phát tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh Hương - Phát giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho học sinh, hồ sơ học bạ cho học sinh khối 12 - Thu hồ sơ nhập học học sinh đậu vào lớp 10 Hậu Lộc, ngày 15 tháng năm 2021 12 TỔ TRƯỞNG Phạm Phương Dung NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH Đinh Thị Hương Với việc xây dựng kế hoạch năm học giúp cho công tác văn phịng ln chủ động giải cơng việc hàng ngày đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, phân phối thời gian làm việc khoa học, hợp lý không bị dồn việc sót việc cơng việc giải thông suốt hiệu 2.3.2 Giải pháp 2: Dự kiến lập danh mục hồ sơ Trong năm học văn phòng nhà trường nhận nhiều công văn từ nguồn khác văn quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử vậy, cần phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại hồ sơ phòng ban mảng lĩnh vực khác thuận lợi q trình giải cơng việc lưu trữ tài liệu Cán văn phòng nhà trường phải nắm rõ loại hồ sơ thuộc chuyên trách phận mình, phải nắm đặc điểm văn bản, tài liệu để phân vào hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ hồ sơ Quản lý, xếp hồ sơ Sau đây, xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, xếp, bảo quản lưu trữ số loại hồ sơ mang tính đặc thù trường THPT * Quản lý công văn - đến + Đối với công văn Các Công văn gửi cho quan trọng nhà trường phận chuyên môn lãnh đạo nhà trường soạn thảo lãnh đạo nhà trường phê duyệt cho ban hành, nhân trình hiệu trưởng ký ban hành Trước ban hành, giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ thể thức văn bản, tả, ngữ pháp thể thức văn theo nghị định 30/2020/NĐ – CP công tác văn thư Khi văn thức ký ban hành, tơi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số xếp vào kẹp hồ sơ cơng văn Những văn có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí mật theo qui định Khi đóng dấu, tơi đảm bảo theo quy định: đóng dấu có chữ ký thủ trưởng (khơng đóng dấu khống) Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn phải ký nhận vào sổ * Đối với công văn đến: 13 Công văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu công tác quản lý nhà trường phối hợp thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời, xác Khi nhận công văn đến phần mềm quản lý hồ sơ công việc, chuyển cho lãnh đạo trường xử lý Khi hiệu trưởng xử lý xong cần phải theo dõi nhắc nhở phận thực công văn báo cáo theo quy định * Lập hồ sơ công việc: bước lập hồ sơ công việc gốc công văn đến công văn lưu văn phịng tơi chia theo hồ sơ: Ví dụ năm học 2020 - 2021 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tốt nghiệp THPT, Ví dụ: hồ sơ tuyển sinh bao gồm văn tài liệu sau: Tập hợp đầy đủ văn liên quan tới công tác tuyển sinh vào cặp file lưu theo năm học: hồ sơ lưu bao gồm: + Các văn đạo hướng dẫn cấp công tác tuyển sinh + Kế hoạch tuyển sinh + Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh + Biên xét tuyển, biên kiểm tra công tác tuyển sinh + Báo cáo công tác tuyển sinh + Danh sách học sinh trúng tuyển + Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, hộ khẩu, chứng minh nhân dân phụ huynh học sinh Khi lập hồ sơ công việc giúp cán nhân viên nắm thành phần, nội dung, khối lượng văn hình thành q trình giải cơng việc, từ biết phải xây dựng, ban hành văn bước triển khai để giải cơng việc giao; giúp văn hình thành hoạt động qua lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian cơng sức ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu vấn đề trọn vẹn * Quản lý sổ chuyến đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ số học sinh - Đối với hồ sơ chuyển đi: Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho việc tơi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để không nhiều thời gian lại sau tiếp nhận hồ sơ chuyển phải kiểm tra đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm: + Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận Ban giám hiệu 14 trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường + Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải người đứng tên hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh tên Trường hợp người đứng tên hồ sơ đến rút phải có giấy ủy quyền cho người đến rút người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh người ủy quyền Sau văn thư kiểm tra đầy đủ hồ sơ tiến hành nhập thơng tin vào sổ chuyển cho ký xác nhận, sau tập hợp lưu vào hồ sơ chuyển trường năm học - Đối với sổ chuyển đến: Hồ sơ thủ tục chuyển đến bao gồm: + Đối với hồ sơ nộp cần phải có đơn xin học, học bạ, giấy khai sinh, giấy giới thiệu + Người đến làm thủ tục nộp hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh liên quan đến học sinh chuyển đến Sau kiểm tra đầy đủ hồ sơ văn phịng nhận nhập vào sổ chuyển đến nhà trường; cho người đến làm thủ tục nộp hồ sơ ký xác nhận, việc cuối chia học bạ lớp mà Ban giám hiệu phân sau tập hợp hồ sơ lưu vào hồ sơ chuyển đến năm học Các loại sổ theo dõi xếp vào nhóm tài liệu sử dụng thường xuyên nên bố trí loại hồ sơ vào tủ hồ sơ số ngăn để tiện cho trình làm việc Các loại sổ sách cần theo dõi điền đầy đủ thông tin cách cập nhật, kịp thời Khi rà sốt thơng tin, để tránh sai sót cần dành hẳn khung thời gian định, làm việc tập trung, yên tĩnh không để công việc khác xen tránh phân tâm nhầm lẫn khơng đáng có * Sổ theo dõi sĩ số học sinh: - Cuốn sổ nhằm mục đích để theo dõi biến động sĩ số học sinh tháng vào để biết hàng tháng học sinh chuyển đến, học sinh chuyển học sinh nghỉ dài hạn Đây để báo cáo cho Ban giám hiệu nhà trường vào nhà trường có kế hoạch điều chỉnh số liệu để báo cáo lên cấp có yêu cầu * Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ cấp phát văn chứng học sinh - Đối với sổ điểm: Hiện áp dụng phần mềm sổ điểm điện tử nên cuối năm học in sổ điểm để lưu Đối với sổ gọi tên ghi điểm: người làm cơng tác văn phịng phải 15 thường xuyên nhắc nhở giáo viên thực việc điểm danh vào điểm quy định Sở GD & ĐT Thanh Hóa Cuối tháng thực việc kiểm tra nhận xét việc thực quản lí, điểm danh học sinh vào điểm giáo viên giáo viên chủ nhiệm trình với Ban giám hiệu - Quản lý sổ đầu bài: Sổ ghi đầu lưu giữ theo quy định, vào cuối học kì thu tất sổ đầu tất khối lớp bảo quản theo năm học, lớp không nộp sổ đầu văn thư cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí - Quản lý học bạ: - Học bạ hồ sơ vơ quan trọng ngồi sổ điểm để xác minh kết trình học tập trường học lực lẫn hạnh kiểm việc lưu giữ bảo quản phải cẩn thận - Khi cho giáo viên mượn để vào điểm ghi thông tin học sinh phải có ký nhận mượn, trả lại phải kiểm tra đầy đủ học bạ cho ký trả Kiểm tra việc vào điểm, chữ ký giáo viên môn, giáo viên chủ nhiệm Đối với học sinh nghỉ học cần lấy lưu vào tập hồ sơ riêng cuối năm học có kết kiểm tra hồ sơ chéo giáo viên chủ nhiệm, văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem giáo viên chủ nhiệm sửa chữa lỗi sai sót mà người kiểm tra phát hay chưa trước nhận học bạ sau có kết tơi lại u cầu giáo viên vào điểm thi lại Việc cuối kết thúc năm học Ban giám hiệu ký duyệt tiến hành đóng dấu xác nhận, dấu giáp lai vào sổ - Đối với sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ: Ngay sau nhận giấy chứng nhận Sở GD&ĐT cấp văn thư phải vào sổ cấp phát với đầy đủ thơng tin Có lịch trả cụ thể dán cơng khai phịng văn phịng để giáo viên phụ huynh tiện liên hệ công tác Yêu cầu người đến lấy phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh sau ghi số chứng minh nhân dân có ký xác nhận vào sổ cấp đầy đủ cấp Ngoài cuối năm, thống kê số lượng trả tồn lại, với công việc làm vào số liệu thống kê để báo cáo cho cấp có yêu cầu thuận lợi cho việc quản lý văn chứng hiệu 2.3.3 Giải pháp 3: Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ - Bảo quản, lưu trữ loại hồ sơ tài liệu giấy Các loại hồ sơ lưu trữ từ năm trước lưu văn phòng nhà trường 16 bao gồm: Sổ điểm, sổ học bạ, sổ ghi đầu Các loại sổ sách có số lượng lớn theo đầu lớp nên loại, xếp đựng vào cặp hộp có nhãn riêng cho loại sổ theo năm học Mỗi cần tra tìm nhìn vào năm học nên dễ tìm khơng để xảy tình trạng mát, thất lạc - Bảo quản, lưu trữ văn tài liệu máy tính Ngoài việc lưu trữ, bảo quản loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, tài liệu giấy tơi cịn ứng dụng công nghệ thông tin với phần mềm quản lí hồ sơ từ winword, excel, Các văn điện tử gửi đến từ quan cấp lưu thành file hồ sơ vấn đề việc có liên quan đến năm học để tiện tra cứu sử dụng Tôi đặt tên file thành hồ sơ sau: Hồ sơ hồ sơ nhân sự, hồ sơ nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển sinh Ví dụ file hồ sơ công tác viết SKKN năm học 2021-2022 sau: - Hồ sơ công tác viết SKKN năm học 2021-2022 + Văn hướng dẫn + Công văn hướng dẫn Sở GD & ĐT + Văn + Kế hoạch + Quyết định thành lập hội đồng chấm SKKN + Danh sách đăng ký đề tài SKKN + Biên chấm SKKN + Kết chấm SKKN Việc lưu văn đến thành file thành hồ sơ cần sử dụng đến cơng văn hay biểu mẫu lấy dễ dàng nhanh chóng mà khơng cần phải mở mail để tìm kiếm thời gian hàng ngày có nhiều văn đạo từ cấp khác gửi đến muốn tìm kiếm văn từ tuần trước, tháng trước khó khăn việc tìm kiếm nhiều thời gian cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau mở file cần tìm kiếm nhanh chóng, tơi lấy văn cần sử dụng hoàn thành nhiệm vụ giao cách nhanh chóng hiệu 2.4 Hiệu nghiên cứu - Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: + Bộ phận văn thư gặp nhiều khó khăn việc tra cứu, xếp, lưu trữ văn bản, tài liệu hồ sơ, sổ sách 17 + Các loại hồ sơ văn để tập trung bó khơng phân loại theo hồ sơ công việc riêng nên việc tra cứu tài liệu khó khăn nhiều thời gian khó khăn cho cơng tác lưu trữ tài liệu - Sau áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: Sau năm gắn bó với cơng việc văn phịng, quen dần với hồ sơ, giấy tờ, sổ sách trường học tích cực dành thời gian phân loại, xếp hồ sơ từ lúc ban đầu, tơi có nhiều thời gian hơn, khơng cịn bị cơng việc dồn dập Cách phân loại hồ sơ sổ sách trực quan từ bìa giúp tơi đồng nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian Đối với tài liệu xếp máy, viêc tim kiếm, nhanh chóng, thuận lợi Cơng việc làm lúc ban đầu cần thời gian, tập trung làm việc chịu khó xếp cơng viêc tù lúc ban đầu sau thứ nhàn đỡ tốn thời gian nhiều Từ áp dụng kinh nghiêm thân nhận thấy đạt số kết sau: - Công việc năm học lên kế hoạch rõ ràng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng phải hoàn thành cơng việc làm cơng việc vậy, bân thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ công việc, xử lý công viêc trôi chảy nhanh chóng, xác - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày, dễ tìm, đễ lấy, dễ tra cứu Tất văn lập thành hồ sơ công việc thuận lợi cho công tác lưu trữ - Giúp Ban Giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học thời gian quy định - Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 18 Một số hình ảnh cơng tác văn phòng, văn thư trường THPT Hậu Lộc III Kết luận kiến nghị Kêt luận Trong trình hoạt động, quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu, việc cải cách đại hóa cơng tác văn thư có vai trị quan trọng việc thực nhiệm vụ Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị đại cơng tác quản lý hồ sơ tình hình thực tế sở vật chất trường lớp Thực tốt biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ văn phịng góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường nâng cao hiệu suất cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu yêu cầu đổi giáo dục 19 Vì việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách nhà trường, công tác văn thư phải giải loại hồ sơ theo văn phương pháp khoa học sở quy định chug Bộ giáo dục Do việc kế hoạch hóa cơng tác văn thư cần thiết, có kế hoạch cụ thể, khơng bỏ sót cơng việc tránh tình trạng có lúc q bận, lại có lúc q rỗi, loại thơng tin bá cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu nhà trường Qua thực tế công tác văn thư phải thực sát vài khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung hồ sơ cịn thiếu cho hồn tất, cán kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư cách thức ghi chép vào sổ biện pháp quản lý tốt hồ sơ theo quy định Được quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuân lợi Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên môn hướng dẫn cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắc nhở học sinh bổ sung hồ sơ thiếu phận văn phòng có u cầu Nói chung để thực tốt cơng tác văn thư trường THPT Hậu Lộc cơng việc địi hỏi người làm cơng tác văn thư phải tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp có tâm với nghề nghiệp để đảm bảo bí mật quan, tổ chức Đề xuất, kiến nghị: Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị phù hợp với tiến khoa học giai đoạn nhằm đào tạo điề kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ hồ sơ Cần thường xuyên mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phòng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý cán làm công tác văn thư lưu trữ, văn phịng an tâm cơng tác Trên số biện pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường THPT, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn, nhiên số hạn chế, thiếu sót, mong xem xét, bổ sung góp ý hội đồng khoa học Xin chân thành cảm ơn ! 20 XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Hậu Lộc, ngày 10 tháng năm 2022 Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Đinh Thị Hương Tài liệu tham khảo - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 liên Bộ Nội vụ văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghị định 30/2020/NĐ - CP cơng tác văn thư; - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 việc Hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Thông tư số 09/2011/TT - BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm 2012; 21 ... sức khối lượng công việc có nhiều Với thực tế gắn bó với công tác văn thư lưu trữ nhà trường THPT Hậu Lộc 15 năm, nhận thấy công tác văn thư lưu trữ nhà trường nơi thực nhiều công tác liên quan... báo, qua mạng internet để quản lí, xếp cách hợp lí, khoa học loại hồ sơ Vì mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải pháp để thực tốt công tác Văn thư, lưu trữ Trường THPT Hậu Lộc 4? ?? 1.2 Mục đích nghiên... đề tài ? ?Một số giải pháp để thực tốt công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Hậu Lộc 4? ??, mong muốn chia sẻ cơng việc giúp ích phần cho bạn đồng nghiệp để nâng cao hiệu quả, hoàn thành tốt trách nhiệm