Nghiên cứu - Trao đổi Số 4/2007
LUẬT GIAO DỊCH ĐIỆN TỪ - NHỮNG VÁN ĐÈ ĐẶT RA ĐĨI VỚI CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
gày 29/11/2005, N Quốc hội đã thơng
qua Luật giao dịch
điện tử số 51/2005/QH11
Đây là một văn bản Luật quy định những vấn đề rất mới, liên quan tới việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan, tổ chức Để cụ thể hố những quy định này, ngày 15/2/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịeh điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số Việc ban hành hai văn bản này đặt ra một số vấn đề liên quan tới cơng tác văn thư; lưu trữ mà ở bài viết này, tơi xin được phân tích nĩ dưới gĩc độ của một người nghiên cứu
I Những tồn tại trong cơng tác văn thư, lưu trữ cĩ liên quan đến Luật giao
dịch điện tử
Mặc dù, khi chưa ban
hành văn bản quy phạm
pháp luật nêu trên, trong lý luận và thực tiễn cơng tác
lưu trữ và quản tý cơng tác
văn thư đã nhận thức được, tài liệu điện từ được coi là một đối tượng cần nghiên cứu, song cho đến nay chưa cĩ những lý giải chính thức thể nào là tài liệu điện tử, cũng như chưa cĩ những quy định của Nhà Nguyễn Hồng Duy Trường Đào tạo, Bồi dưỡng Cán bộ, Cơng chức ngành GTVT nước để bảo đảm giá trị
pháp lý, độ tin cậy cho những loại tài liệu này Với việc ra đời hai văn bản nêu trên đã đặt ra cho cơng tác văn thư, lưu trữ những vấn đề sau:
1 Phương tiện giao
dịch giữa các cơ quan, tơ chức sẽ cĩ nhiều thay đỗi:
Trước đây, phương tiện
giao dịch phố biên của các
cơ quan chủ yếu vẫn là văn bản (trên vật mang tin bằng giấy) Tuy nhiên, với sự phát triển của cơng nghệ
thơng tin thì hoạt động giao -
dịch giữa các cơ quan đã cĩ nhiều thay đổi, gắn liền với việc đưa những ứng
dụng tin học vào thực tiễn
Luật đã quy định “giao dịch điện tử là giao dịch bằng
phương tiện điện tử” và giao
dịch này được thể hiện dưới dạng các thơng điệp đữ liệu "là thơng tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tủ” Như vậy, cĩ
thể thấy pháp luật cũng đã
coi việc giao dịch này tương tự như phương thức phổ biến hiện nay đĩ là bằng
văn bản, song với những
đặc thù của nĩ, quy trình nghiệp vụ để xử lý những thơng tin này sẽ khác rất nhiều so với các loại tài liệu phổ biến hiện nay Chính vì
vậy nếu so sánh với
2phương thức giao dịch bằng
văn bản thì cĩ thể nĩi pháp luật đã thừa nhận giao dịch
điện tử cĩ giá trị tương tự
nếu thộ mãn các yêu cầu được pháp luật quy định Cụ
thể là, Điều 12 của Nghị
định nêu trên ghi rõ “thơng điệp dữ liệu cĩ giá trị như văn bản Trường hợp pháp luật yêu câu thơng tin phải
được thể hiện bằng văn bản
thì thơng điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu câu này nếu thơng tin chứa trong thơng điệp dữ liệu đĩ cĩ thể truy cập và sử dụng ` đề tham chiếu khi cần thiết Từ sự phân tích trên, về mặt hình thức, một thơng điệp
dữ liệu sẽ tương ứng với
một văn bản thơng thường và cĩ đầy đủ giá trị pháp lý bảo đảm, bởi vì, Điều 11 của Nghị định đã quy định “thơng tín trong thơng điệp dữ liệu khơng bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thơng tin đĩ được thể hiện dưới dạng
thơng điệp dữ liệu” Như
vậy, trong cơng tác văn thư,
định nghĩa về văn bản cũng
cần phải cĩ sự bổ sung, mở rộng hơn
2 Thơng điệp dữ liệu -
đối tượng nghiên cứu của
Lưu trữ học
o những đặc thù riêng của nĩ, trong lưu trữ học,
Trang 2_ Nghiên cứu - Trao đổi
cho đến nay chưa đề cập một cách chỉ tiết đối với loại tài liệu điện tử Mặc dù vậy, pháp luật giao dịch điện tử
đã khẳng định cụ thể là
“trường hợp pháp luật yêu câu chứng từ, hỗ sơ hoặc thơng tin phải được luu trữ thì chứng từ, hỗ sơ hoặc thơng tin đĩ cĩ thê được lưu
trữ dưới dạng thơng điệp dữ
liệu " ( Điều 15) Mặt khác,
các thơng điệp dữ liệu này
được pháp luật bảo đảm vệ
độ tin cậy của nĩ Điều 13
cĩ ghi “Thơng điệp dữ liệu cĩ giá trị như bản gốc” hay
trong Điều 14 cũng đã coi
“Thơng điệp cĩ giá trị làm chứng cứ giá trị chứng cứ của thơng điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tín cậy của cách thúc khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thơng điệp dữ liệu; cách
thúc bảo đâm và duy trì tính tồn vẹn của thơng điệp dữ
liệu; cách thúc xác định người khởi tạo và các yếu tĩ phù hợp khác” Như vậy,
thơng điệp điện tử là đối tượng nghiên cứu của Lưu trữ học Vấn đề đặt ra ở đây là cần phải nghiên cứu đề ra những phương pháp nghiệp vụ lưu trữ khác biệt so với các phương pháp nghiệp vụ lưu trữ đối với những loại tàF liệu truyền thống như tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật
3 Chữ ký điện tử - yếu tố quan trọng trong việc xác minh độ tin cậy và
bảo mật thơng tin Một vấn đề cơ bản mà lâu nay chúng ta vẫn bàn tới, đĩ là những khĩ khăn trong việc xác minh yếu tố 12
nào để thé hiện giá trị pháp lý, độ tin cậy và việc bảo mật của tài liệu điện tử Rõ ràng, đối với tài liệu điện tử, quy trình soạn thảo, ban
hành và chuyển giao chúng
là khác biệt Việc kiểm sốt quá trình đĩ cần thiết phải cĩ biện pháp, thủ tục mà trong Luật nêu trên cĩ nhắn mạnh, đĩ chính là chữ ký -
điện tử Chữ ký điện tử cịn
là một khái niệm tương đối mới, bởi thực tế giao dịch giữa các cơ quan bằng máy tính điện tử nhìn chung cịn hạn chế Tuy nhiên, trong một tương lai khơng ì Xa, nêu
chúng ta tiến tới một nên hành chính phát triển, hay mơ hình chính phủ điện tử, thì đây sẽ là một yếu tố mang tính mắu chốt khơng chỉ cho thực tiễn, mà cịn
cho cả lý luận Điều 21 trong
Luật cĩ ghi “Chữ ký điện tử
được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thúc khác bằng phương tiện điện tử, gắn liên hoặc kết hợp một cách logic với thơng điệp dữ liệu, cĩ khả năng xác nhận người ký thơng điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận - của người đĩ đối với nội dung thơng điệp dữ liệu được ký” Như vậy cĩ thể
thấy, chữ ký điện tử chính là dấu hiệu để nhận biết tính
pháp lý của một thơng điệp
dữ liệu, xác nhận trách nhiệm của người ký cũng như của cơ quan ban hành
Căn cứ vào đĩ sẽ đảm bảo tính chính xác của thơng tin và là cơ sở để tiền hành các biện pháp giải quyết khi cĩ những vấn đề xảy ra Ở Số 4/2007 đây, cần bàn thêm về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử Điều 24 cĩ, ghỉ “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần cĩ chữ ký thì yêu cầu đĩ đối với một
thơng điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nêu chữ ký điện tử được sử dụng dé ky thơng điệp dữ liệu ” hay
“Trong trường hợp pháp luật
quy định văn bản cần được đĩng dấu của cơ quan, td chức thì yêu cầu đĩ đối với một thơng điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nêu thơng điệp dữ liệu đĩ được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, lỗ chức đáp ứng các diéu kiện quy định tại khoản 1 điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử cĩ chứng thục” Do vai trị quan trọng như
vậy nên Luật quy định rất
chặt chẽ về những điều én
để đảm bảo an tồn đối với
chữ ký điện tử cũng như
nghĩa vụ của các bên ký và
tiếp nhận nĩ Hơn nữa, để quy định rõ hơn về thẩm quyền quản lý các chữ ký điện tử này, Luật và Nghị định đã thể hiện chỉ tiết trách nhiệm của các dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử Điều 3, Nghị định cĩ ghi: “Dịch vụ chứng thực chữ ký số là một loại hình dịch vụ chứng thục chữ ký điện tủ, đo tỗ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp Dịch vụ chúng thực chữ ký số bao gơm: Tạo cặp khố
bao gơm khố cơng khai và khố bí mật cho thuê bao,
Cấp, gia hạn, tạm dừng,
phục hỗi và thu hồi chứng thư số của thuê bao; Duy trì
Trang 3Thực tiễn - Kinh nghiệm
'†0/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ
tướng Chính phủ về giảm bớt văn bản,
giấy tờ hành chính trong các hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt, phát động phong trào thi dua sang tạo xây dựng mơ hình mới về văn thư, lưu trữ; xây dựng tiêu chuẩn văn hố, chắm điểm thi đua trong cán bộ, cơng chức văn thư, lưu trữ
- Tăng cường đầu tư nguồn lực mọi
mặt cho cơng tác nghiên cứu, ứng dụng cơng nghệ thơng tin, đặc biệt là các phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ cơng việc
cho các đơn vị trực thuộc Bộ; chuyển giao
phần mềm giao lưu trực tuyến, phần mềm
cấp giấy phép các loại cho Sở Tài nguyên
và Mơi trường các tỉnh, thành phố trong
cả nước theo kế hoạch; hướng dẫn và hỗ
trợ cán bộ các đơn vị trong chuyển đổi
văn bản từ phơng chữ ABC sang phơng
chữ Unicode và sử dụng bộ mã tiếng Việt
Unicode để bảo đảm thống nhất và đồng
bộ dữ liệu trong soạn thảo, trao đổi thơng tin quản lý, điều hành, tìm kiếm, khai thác
vấn bản phục vụ cơng tác chuyên mơn nghiệp vụ, cơng tác quản lý điều hành của
Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
- Lập kế hoạch kiểm tra cơng tác văn
thư, lưu trữ của một số đơn vị trực thuộc
Bộ; tập huấn tồn ngành cơng tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ; tăng cường rà sốt, kiểm tra văn bản trước khi ban hành; đẩy mạnh việc thực hiện cơ
chế “một cửa”, cải cách hành chính trong
quản lý văn bản của Bộ theo Quy chế làm việc và Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ; nâng cao trình độ của cán bộ, cơng chức
trong việc quản lý văn bản trên máy tính, khai thác, tìm kiêm và cập nhật văn bản
trên mạng; xây dựng hệ thống tư liệu
ngành Tài nguyên và Mơi trường phục vụ
nhu cầu tìm kiêm, tra cứu của người dân, - của tổ chức với mục tiêu gĩp phần vào việc quản lý, khai thác, sử dụng các nguồn tài nguyên ngày cảng hợp lý và hiệu quả, phát triển bền vững kinh tế - xã hội đi đơi với bảo vệ mơi trường
Số 4/2007
LUẬT GIAO DỊCH
(Tiếp theo trang 12 )
trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số, Những dịch vụ khác cĩ liên quan theo quy định” Như vậy, các dịch vụ này sẽ cĩ trách nhiệm trong việc cấp và xác minh tính chính xác, hiệu lực của chữ ký điện tử thơng qua việc cấp các chứng thư số: “Chứng thư số được tạo ra trong
thời gian chứng thư số cĩ hiệu lực và kiểm tra
được bằng khố gơng khai ghi trên chứng thư sĩ cĩ hiệu lực đĩ” Những quy định trên đây được ban hành để bảo đảm độ an tồn trong việc sử dung chữ ký điện tử khi thực hiện các giao dịch
điện tử
II Đề xuất một số giải pháp:
Từ gĩc độ của một người nghiên cứu, chúng,
tơi thấy rằng, luật giao dịch điện tử đã đặt ra cho
ngành lưu trữ chúng ta những vấn đề mới liên quan nhiều tới lý luận và thực tiễn cần phải tiến
hành trong thời gian tới: :
1- Xây dựng hồn chỉnh những lý luận liên
quan tới khái niệm về tài liệu điện tử, những đặc
điểm và đặc thù riêng của nĩ Đây chính là cơ
sở để chúng ta cĩ thê thực hiện những bước đi
cần thiết trong thực tiễn và để làm được điều này cần cĩ sự nghiên cứu, nghiêm túc từ phía các nhà khoa học và các cơ quan cĩ thẩm
quyền
2- Cần nghiên cứu để xác lập vai trị, trách nhiệm của các cơ quan và cán bộ chuyên mơn trong việc thực hiện những biện pháp liên quan tới xây dựng dữ liệu, chuyển giao, tiếp nhận và xử lý đối với những thơng tin trong các tài liệu
điện tử /
3- Cần xây dựng những tiêu chuẩn để xác
minh độ tin cậy, giá trị của những tài liệu điện tử
khi đưa vào lưu trữ cũng như quy trình liên quan
tới việc tổ chức, bảo vệ an tồn và khai thác sử
dụng những tài liệu đĩ
4- Cần nghiên cứu để đề ra nguyên tắc quản
lý tài liệu điện tử sao cho phù hợp và thực sự cĩ hiệu quả
Với những đề xuất trên, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức là cần giải quyết kịp thời và hiệu quả những vấn đề đặt ra để gĩp phần hồn thiện về mặt lý luận và thực tiễn của cơng tác
lưu trữ nĩi chung cũng như quy trình quản lý tài
liệu điện tử và lưu trữ điện tử nĩi riêng /