BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mã học phần Giảng viên giảng dạy Hoàng Văn Trung ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯ[.]
BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING - BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Mã học phần: Giảng viên giảng dạy: Hồng Văn Trung ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY - CIH HỌ VÀ TÊN MSSV LỚP Trần Vĩnh Tâm 2162206003 CDK17QT2 Khoa quản trị kinh doanh ĐIỂM Ngành quản trị kinh doanh tổng hợp TP Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 10 năm 2022 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN i g HỌ VÀ TÊN MSSV Trần Vĩnh Tâm 2162206003 29 trang Nhận xét Giảng viên Điểm Bằng số CB chấm thi Bằng chữ (Ký, ghi rõ họ tên) TP Hồ Chí Minh, ngày … Tháng … Năm 2022 Giảng viên hướng dẫn MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư 1.1.4 Quản văn đến 1.1.5 Quản lý văn 1.1.6 Quản lý sử dụng dấu 1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.2.1 Công tác Lưu trữ 1.2.2 Tổ chức tài liệu lưu trữ 1.2.3 Công tác lưu trữ 1.2.4 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 12 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 12 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 18 2.2.1 Xây dựng ban hành văn 18 2.2.2 Về quản lý văn đến 19 2.2.3 Giải văn 20 2.2.4 Quản lý dấu 20 2.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 21 2.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 21 2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 21 2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho ( phòng ) lưu trữ 22 2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 23 2.3.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ 23 2.4 ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 24 2.4.1 City Những ưu điểm công tác văn thư - lưu trữ Bệnh viện Quốc Tế 24 2.4.2 Những hạn chế công tác văn thư - lưu trữ Bệnh viện Quốc Tế City 24 PHẦN : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 26 3.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 26 3.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 26 KẾT LUẬN 29 LỜI MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến vươn tới hồn thiện Hịa vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư - lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư - lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin hình văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác văn thư - lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác suất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật cho Cơng ty Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia công tác văn thư - lưu trữ tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác văn thư - lưu trữ địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Bệnh viện Quốc Tế City năm qua, với phát triển kinh tế thị trường, Bệnh viện đạt thành tựu định lĩnh vực y tế Bên cạnh thành tựu đạt được, Bệnh viện xác định công tác tổ chức máy nhân công tác văn thư - lưu trữ yếu tố góp phần tạo nên thành cơng kinh doanh Song, q trình thực hiện, cơng tác văn thư - lưu trữ quan không tránh khỏi thiếu sót định Là nhân viên thuộc Phịng Hành Chính Bệnh viện tơi chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư ưu trữ ệnh viện Quốc Tế City” để nghiên cứu nhằm tiếp tục phát triển ưu điểm khắc phục khuyết điểm tồn để công tác văn thư - lưu trữ Bệnh viện thời gian đến hiệu hơn, xứng với vai trị Do vậy, đề tài cần thiết để nghiên cứu CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn quan, đơn vị, doanh nghiệp 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng - Chính xác - Bảo mật - Đúng pháp luật 1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư - Giải công việc quan chế độ, ngun tắc - Góp phần tiết kiệm cơng sức, tiền - Góp phần giữ bí mật - Giữ gìn tài liệu, thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn 1.1.4 Quản văn đến a Khái niệ văn đến Tất văn từ quan ngồi gửi đến hình đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị đường bưu điện… gọi chung văn đến b Nguyên tắc quản ý văn đến - Các văn đến phải qua văn thư đăng ký - Trước văn giao giải phải qua Thủ trưởng quan chánh văn phòng xem xét - Người nhận văn đến phải ký vào sổ - Văn đến phải tổ chức, giải kịp thời c Quy trình quản văn đến Bước : Nhận, sơ phân loại, bóc bì văn Bước : Đóng dấu đến Bước : Đăng ký vào sổ công văn đến Bước : Trình cơng văn đến Bước : Giao trách nhiệm giải Bước : Chuyển đến đơn vị giải Bước : Tìm phương án giải Bước : Theo dõi giải 1.1.5 Quản lý văn a Khái niệ văn Tất loại văn quan làm để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn - Thứ nhóm văn quy phạm luật : Nghị định, Nghị phủ ; Chỉ thị, định, Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ ; Chỉ thị, Quyết định Ủy Ban Nhân Dân… - Thứ hai nhóm văn thơng thường : Đề án, kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn… b Nguyên tắc quản ý văn Số ký Ngày Trích yếu Nơi nhận Đơn vị Ghi hiệu CV tháng CV nội dung CV người CV nhận VC c Quy trình quản ý văn Bước : Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn Bước : Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật ( có ) Bước : Đăng ký văn Bước : Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Bước : Lưu văn d Trường hợp gửi văn qua bưu điện Gửi văn qua bưu điện, trách nhiệm bạn phải kiểm tra kỹ công văn, theo tiến trình bước : - Bước : Kiểm tra, trước bỏ văn thư vào phong bì phải kiểm tra kỹ điểm : Văn thư đề ngày tháng chưa ? Địa điểm có xác khơng ? Địa bên có phù hợp với địa bên ngồi khơng ? Văn thư ký tên chưa ? Phần đính kèm có bỏ vào bao thư chưa ? - Bước : Gấp bỏ vào bao thư - Bước : Cân dán tem - Bước : Vào sổ công văn e Quản ý văn nội Văn nội tổ chức, giải văn văn đến f Quản ý văn ật Các văn mật quản lý theo quy định Nhà nước Cụ thể : - Xác định đắn mức độ “ Mật “, “ Tối mật “, “ Tuyệt Mật “, văn - Thực quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật - Thực quy định báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật - Chọn nhân viên, cán quản lý tài liệu mật theo quy định Nhà nước g Văn thư điện tử Văn thư điện tử phương tiện truyền thơng hình điện tử loại văn bản, kiện, hình ảnh, tiếng nói… Thư điện tử hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ máy computer sang máy computer khác 1.1.6 Quản lý sử dụng dấu a Các oại dấu - Dấu quan gồm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu gọn - Dấu văn phịng, dấu cơng văn đến - Các dấu độ mật, độ khẩn - Khoa Phụ Sản - Khoa Nhi - Khoa Chuyên khoa hệ Ngoại (Mắt, Răng Hàm Mặt, Tai Mũi Họng) - Khoa Ung bướu - Khoa Chẩn đốn hình ảnh - Khoa Hồi sức - Cấp cứu - Khoa Huyết học - Truyền máu - Khoa Giải phẫu bệnh - Khoa Dược - Vật tư * Cán làm việc bệnh viện Số cán tham gia làm việc Bệnh viện Quốc tế City sau: Tổng số 136 người Bao gồm: - Giáo sư Phó Giáo sư - Tiến sĩ BSCK II : người - Tiến sĩ BS : người - Bác sĩ CK II: người - Thạc sĩ BS : người - Bác sĩ: 20 người - Khác: 100 người Chức năng, nhiệm vụ phòng, ban nghiệp vụ Bệnh viện đơn vị trực thuộc quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Quy chế làm việc Bệnh viện, cụ thể sau : a Các phòng, ban Cơng ty Phịng Kế hoạch tổng hợp : Là phịng chun mơn nghiệp vụ có chức tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Bệnh viện lĩnh vực : Quy hoạch, kế hoạch kinh doanh, thi công xây lắp, an tồn lao động, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch dài hạn kế hoạch năm trình Giám đốc Bệnh viện phê duyệt Tổ chức cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật ; nội ; thủ tục liên quan đến hoạt động liên doanh cơng ty có vốn góp Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy hoạch cán lãnh đạo, quản lý đơn vị trực thuộc văn phòng Bệnh viện ; tổng hợp, báo cáo Giám đốc Bệnh viện định quy hoạch cán lãnh đạo, quản lý 16 ... LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 24 2.4.1 City Những ưu điểm công tác văn thư - lưu trữ Bệnh viện Quốc Tế 24 2.4.2 Những hạn chế công tác văn thư - lưu trữ Bệnh viện Quốc Tế City. .. vụ lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 12 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 12 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH... NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY 26 3.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY