Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần đông tây land an cư miền bắc

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa TNHH Trách nhiệm hữu hạn TT-BNV Thông tư- Bộ Nội vụ LĐTBXH-GP Lao động Thương binh Xã hội- Giấy phép DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH, SƠ ĐỒ Bảng 2.1 Một số tiêu kinh tế Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc 25 Hình 2.4 Biểu đồ thể mức quan trọng công tác văn thư 32 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH, SƠ ĐỒ CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG TÂY LAND AN CƯ MIỀN BẮC 1.1 Khái quát cơng tác văn phịng 1.1.1 Khái niệm công tác văn phòng .6 1.1.2 Vai trị cơng tác văn phịng .7 1.2 Khái niệm, vai trị, nội dung cơng tác văn thư 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu công tác văn thư .7 1.2.3 Nội dung công tác văn thư 10 1.2.3.1 Xây dựng, ban hành văn 10 1.2.3.2 Quản lý, giải văn (đến, đi) .11 1.2.3.3 Quản lý, sử dụng dấu 13 1.2.3.4 Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 13 1.3 Khái niệm, vai trị, nội dung cơng tác lưu trữ 14 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư lưu trữ .18 1.5 Mối quan hệ văn thư lưu trữ 18 1.6 Kinh nghiệm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp 19 1.7 Sự cần thiết phải hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ công ty Cổ phần Đông Tây An cư miền Bắc .20 2.1 Tổng quan chung công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc .21 2.2 Thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc 27 2.2.2.1 Tổ chức xử lý quản lý văn công văn, tài liệu 28 2.2.2.2 Tổ chức xử lý quản lý văn công văn tài liệu đến 29 2.2.2.3 Tổ chức xử lý quản lý văn mật 31 2.2.2.4 Tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ .32 2.2.2.5 Tổ chức công tác quản lý sử dụng dấu 33 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc 34 2.3.1.1 Lưu trữ thủ công 34 2.3.1.2 Lưu trữ đại 34 2.3.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 35 2.3.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 36 2.3.2.3 Thống kê tài liệu lưu trữ 36 2.3.2.4 Tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ 37 2.3.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 39 LỜI NÓI ĐẦU Từ lâu, ngành Hành – Văn phịng xuất quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng phận khơng thể thiếu đóng vai trị quan trọng để quan, tổ chức, doanh nghiệp phát triển lên vững mạnh Ngành Quản Trị Văn Phòng- ngành học sâu vào kiến thức trọng tâm cần thiết liên quan đến lĩnh vực Văn phịng, giúp em có kiến thức kĩ làm việc với tư cách nhân viên văn phòng Thực tập phương pháp giúp sinh viên nắm bắt kiến thức tốt có hội áp dụng kiến thức vào thực tế Với vai trị nhà trường tổ chức cho sinh viên năm thực tập quan, doanh nghiệp Được trí cơng ty em xin thực tập Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Trong thời gian thực tập cơng ty, em có hội tìm hiểu, quan sát, học tập nhiều hoạt động văn phòng Em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ anh, chị phòng nhân quan nói chung Em xin chân thành cảm ơn đến thầy, cô anh chị nhân viên công ty tận tình dạy cho em Sau trình thực tập, em thu thập đầy đủ thông tin cần thiết số liệu để hoàn thành báo cáo hoàn chỉnh Kết cấu phụ lục, phần mở đầu, kết luận báo cáo gồm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Chương Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Chương Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Trong trình làm báo cáo khơng thể tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong thầy thơng cảm đóng góp ý kiến để em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG TÂY LAND AN CƯ MIỀN BẮC 1.1 Khái qt cơng tác văn phịng 1.1.1 Khái niệm cơng tác văn phịng Sau số quan niệm tác giả, nhà khoa học định nghĩa văn phòng: Theo Từ điển tiếng Việt năm 1992, định nghĩa văn phòng sau: “Văn phịng phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành quan đơn vị.”[6] Theo tác giả: Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, giáo trình Quản trị Văn phịng, Nhà xuất Kinh tế quốc dân, 2012, văn phòng định nghĩa sau: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị.”[1] Theo tác giả Phạm Mỹ Hạnh Quản trị văn phòng, 2008 định nghĩa: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức.”[2] Trong giáo trình Quản trị Văn phịng, Nhà xuất Lao động- Xã hội, 2005, có định nghĩa sau: “ Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị Ngồi văn phịng cịn hiểu phịng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng,…”[11] 1.1.2 Vai trị cơng tác văn phịng Văn phịng phận thiếu tất quan Nhà nước tổ chức sản xuất kinh doanh - Cửa ngõ quan văn phịng ln có mối quan hệ đối nối, đối ngoại thơng qua hệ thống văn đến, văn văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần văn phịng có liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban đơn vị khác quan - Văn phòng coi quan đầu não hoạt động, bao quát, điều hành tất việc công tác thơng tin, xây dựng chương trình làm việc, cơng tác văn thư lưu trữ, tổ chức hội họp, hội nghị - Trung tâm xử lý ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất phận tổ chức kinh doanh tất giao dịch kinh doanh thực văn giấy tờ kết thúc văn bản, hành văn phịng trở thành trung tâm thần kinh não cho doanh nghiệp 1.2 Khái niệm, vai trò, nội dung công tác văn thư 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu công tác văn thư * Khái niệm Để hiểu rõ cơng tác văn thư ta tìm hiểu số định nghĩa công tác văn thư số cá nhân, tổ chức sau: Theo thông tư 04/2013/TT-BNV, 16/04/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức quy định sau: “Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức); lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư.”[7] Trong Nghiệp vụ công tác văn thư, Nhà xuất Văn hóa- Thơng tin, năm 2004 định nghĩa: “Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị- Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân.”[12] Theo giảng viên Nguyễn Lệ Nhung: “Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn (đối với công văn đi) từ tiếp nhận (đối với công văn đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan.”[3] Tác giả Vương Đình Quyền định nghĩa cơng tác văn thư: “Cơng tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức.”[4] Theo Dự thảo “Thuật ngữ Văn thư, Lưu trữ” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 2017 cơng tác văn thư giải thích sau: “Hoạt động quan, tổ chức nhằm tổ chức thực việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý sử dụng dấu.”[8] Đặc điểm: Công tác văn thư gắn liền với công việc quản lý văn bản, soạn thảo văn thư, tiếp nhận lập hồ sơ, duyệt ký ban hành văn Công tác văn thư cần thực cách nhanh chóng xây dựng văn bản, giải văn đến nhanh hay kịp thời giúp góp phần giải nhanh chóng cơng việc u cầu cơng tác văn thư xác mặt nội dung: nội dung văn ban hành phải tuân thủ không trái với văn quy phạm pháp luật văn quan cấp trên( nghĩa đảm bảo tính pháp lý cách tuyệt đối) dẫn chứng nêu phải xác, số liệu đầy đủ, luận cách rõ ràng Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng: Xây dựng văn bản, giải văn đến nhanh, kịp thời góp phần vào giải nhanh chóng cơng việc quan - Chính xác: nội dung văn bản hành khơng trái với văn pháp luật quan cấp trên; soạn thảo thể thức hình thức theo quy định pháp luật; quy trình nghiệp vụ thực quy định pháp luật - Bí mật: Bảo mật phận văn thư bí mật nội dung văn đến, giải văn bản, hay từ ban hành văn việc lưu văn -Hiện đại: Hiện đại hóa khâu công tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng máy móc thiết bị văn phịng đại 1.2.2 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư Vai trị cơng tác văn thư - Cơng tác văn thư đóng góp vai trị vơ quan trọng cơng tác tổ chức, công ty doanh nghiệp Cụ thể, vai trị cơng tác văn thư thể qua khía cạnh sau: Thứ nhất, hoạt động hiệu văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến suất lao động hiệu tổ chức Thứ hai, cơng tác văn thư trì nhằm đảm bảo thông tin, hoạt động tổ chức đồng thời truyền đạt phổ biến thông tin văn Thứ ba, công tác văn thư đảm bảo cung cấp đồng thời thông tin, nhằm phục vụ cho công việc quản lý điều hành Thứ tư, góp phần giải cơng việc số tổ chức cách xác, nhanh chóng, đảm bảo suất chất lượng, sách, hạn chế quan liêu giấy tờ bảo vệ bảo mật quốc gia an toàn hiệu Cuối cùng, đảm bảo nề nếp việc giữ gìn cách đầy đủ hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ, bên cạnh cơng tác văn thư bổ sung tài liệu vô phong phú dùng để lưu trữ giai đoạn văn thư Ý nghĩa công tác văn thư Hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quản lý tổ chức - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành - Công tác văn thư vừa có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động tổ chức vừa có chức truyền đạt, phổ biến thông tin văn - Công tác văn thư thực tốt góp phần giải cơng việc tổ chức cách nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận q trình giải cơng việc phản ánh xác, chân thực hoạt động tổ chức - Cơng tác văn thư có nề nếp đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư 1.2.3 Nội dung công tác văn thư 10 tra lại hủy dư thừa in, sao, chụp hỏng;  Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, sao, chụp tài liệu.         - Bì gửi văn mật: Văn mật phải làm bì riêng (giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được), văn độ "Tuyệt mật" phải gửi hai bì.         - Lưu giữ, bảo quản, sử dụng văn mật: Mọi văn bản, tài liệu mật phải lưu giữ, bảo quản chặt chẽ sử dụng mục đích, sau xử lý xong phải phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hịm két sắt, khơng tự động mang khỏi quan Tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, phải lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an tồn.  2.2.2.4 Tổ chức cơng tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ * Lập hồ sơ: Tại công ty TNHH cung ứng nhân lực Nhân Kiệt- Chi nhánh Hà Nội chưa tiến hành công tác lập hồ sơ Các văn tài liệu không xếp cịn để lẫn lộn nội dung, khơng tiến hành loại văn trùng thừa nhiều văn cịn thiếu mà khơng bổ sung kịp thời * Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Việc giao nộp văn chưa thực hiệu quả, giao nộp chưa lập hồ sơ, nộp hồ sơ theo chồng mà không theo hồ sơ Thậm chí nhiều phận khơng chịu giao nộp tài liệu nhiều năm dù giải xong 39 Theo đánh giá nhân viên phụ trách lưu trữ công ty cho biết: Thực trạng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ công ty kém, gây khó khăn việc lưu trữ tài liệu quan, chí nhiều năm khơng có tài liệu để lưu trữ phận khơng chịu giao nộp công ty chưa trọng vào công tác văn thư- lưu trữ Để hiểu rõ vai trò quan trọng cần thiết công tác văn thư em tiến hành khảo sát 50 nhân viên cơng ty vai trị cơng tác văn thư Kết cho 45 phiếu hợp lệ Cuộc khảo sát cho kết sau: 84% nhân viên tham gia khảo sát cảm thấy công tác văn thư quan trọng (38/45 phiếu) lại 16% nhân viên tham gia cảm thấy không quan trọng Không quan trọng 28% Quan trọng 72% Hình 2.4 Biểu đồ thể mức quan trọng công tác văn thư Dựa vào kết khảo sát nhân viên cho thấy cơng tác văn thư quan trọng Đặc biệt quan trọng việc truyền tải cung cấp thông tin cho lãnh đạo phịng ban cơng ty 40 2.2.2.5 Tổ chức công tác quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Trưởng phòng Hành chính- Nhân đảm nhận Theo quan sát em q trình làm việc cơng ty việc quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, cụ thể sau: Con dấu cất hộp gỗ có nắp khóa Trong làm việc, dấu để hộp văn phòng Khi cần sử dụng mở hộp lấy dấu sử dụng xong dấu cất vào hộp đóng hộp lại Con dấu để gọn gàng không để bừa bộn bàn làm việc Khi hết dấu cất vào két sắt khóa lại Người giữ chìa khóa gồm trưởng phịng Giám đốc cơng ty Việc thực đóng dấu thực theo trình tự mà cơng ty quy định, đóng dấu quy cách, khơng có tình trạng vi phạm đóng dấu, khơng đóng dấu khống Tất văn cần đóng dấu cơng ty Trưởng phịng trực tiếp đóng dấu đóng dấu có chữ ký lãnh đạo cấp Khi dấu đưa ngồi quan để thực cơng việc có văn cam kết việc sử dụng bảo quản dấu theo quy định 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc 2.3.1 Cách thức lưu trữ 2.3.1.1 Lưu trữ thủ công Tài liệu lưu trữ cơng ty có tài liệu quan trọng cần phải lưu trữ cất giữ, tất công văn đến cơng văn giấy Vì công văn đến phân loại xếp theo danh mục liên quan 41 Đặc biệt số lượng tài liệu công ty phát sinh thường xuyên với số lượng lớn cần liên tục giải phóng lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu có giá trị quản lý tài liệu, hồ sơ hiệu 2.3.1.2 Lưu trữ đại Hệ thống lưu trữ điện tử là một giải pháp toàn diện cho vấn đề đề cập. Việc tổ chức thiết lập hệ thống lưu trữ điện tử hợp lý nhiệm vụ dễ dàng Hệ thống bao gồm yếu tố cấu thành không bắt buộc, cần có.  Hệ thống cần phải đảm bảo: - Lưu trữ thông tin; - Ghi nhận thông tin; - Trình bày thơng tin; - Cho phép sử dụng thơng tin (khơng để "nhìn" mà cịn chỉnh sửa tạo sở thông tin có, đồng thời khơng gây thiệt hại cho thông tin lưu trữ trước đây); - Quản lý thơng tin Các phân hệ kho lưu trữ điện tử Kho lưu trữ điện tử cần có tối thiểu phân hệ sau: - Phân hệ nhập tài liệu quét ảnh, bao gồm phương tiện chuyển tài liệu thành dạng điện tử, công cụ xử lý hình ảnh, cơng cụ nhập thơng tin vào kho lưu trữ điện tử; - Phân hệ nhập tài liệu mà tạo trực tiếp dạng điện tử; - Phân hệ lưu tạm thời dài hạn; - Phân hệ ứng dụng điều khiển phần cứng; - Phân hệ xử lý hình ảnh 42 Bên cạnh đó, tính kho lưu trữ văn bao gồm phân hệ sau: - Đăng ký nhập tài liệu; - Làm việc với tài liệu; - Quản lý kiểm sốt quy trình nghiệp vụ; - Tìm kiếm phân tích thơng tin; - Bảo mật thơng tin; - Hỗ trợ quản lý văn giấy; - Các công cụ quản trị tùy chỉnh tiêu chuẩn 2.3.2 Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu 2.3.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ công ty thường phân loại theo đặc trưng như: theo thứ tự tài liệu vào kho lưu trữ, phạm vi tài liệu vào đặc trưng: vật liệu làm tài liệu, nội dung chun mơn, phận phịng ban chứa đựng tài liệu -Căn vào nội dung tài liệu phận công ty để phân nhóm xếp tài liệu kho lưu trữ -Trong kho lưu trữ xếp góc để tài liệu phận kiểm tra thường xun để đảm bảo tài liệu khơng bị thiếu sót hay đánh Cách phân loại giúp cho công ty lưu trữ tài liệu cách khoa học, cẩn thận khâu sử dụng tài liệu cách nhanh chóng, hiệu 2.3.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích qui định thời hạn bảo quản tài liệu, lọai để hủy bỏ tài liệu hết gía trị, đảm bảo giữ gìn 43 tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện để sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Như vậy, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ là: • Qui định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, lọai tài liệu lưu trữ hết giá trị • Xác định giá trị tài liệu bảo quản tài liệu quí, đồng thời hủy bỏ tài liệu thực nghĩa nhằm gỉam bớt chi phí khơng cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu • Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần đảm bảo yêu cầu xác thận trọng 2.3.2.3 Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ việc áp dụng phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý: sở thực tiễn, quan phát tồn tại, vấn đề nảy sinh, vấn đề sai lệch sở, khó khăn vướng mắc để xây dựng, ban hành văn nhằm hướng dẫn nghiệp vụ, giúp việc quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ chặt chẽ Bên cạnh đó, cơng tác thống kê tài liệu phải cụ thể, phù hợp với thực tế, xác( phản ánh số lượng, chất lượng thực tế) 2.3.2.4 Tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ Việc tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc lưu trữ hình thức mang tính truyền thống áp dụng rộng rãi Để hình thức đạt hiệu cao cần tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học: mục lục, thẻ; biên sọan sách hướng dẫn… 44 Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ (hay mục lục thống kê hồ sơ) lưu trữ lọai công cụ tra cứu khoa học phổ biến, tiện lợi truyền thống Đó kê biên có hệ thống tên gọi hồ sơ lưu trữ thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu định phông, phận phông (các hồ sơ năm, đơn vị tổ chức…), sưu tập lưu trữ Mục lục hồ sơ thường có hai phần sau: • Phần thống kê tiêu đề hồ sơ bao gồm: thông tin hồ sơ cụ thể (đơn vị bảo quản), tức thông tin thành phần nội dung hồ sơ • Phần tra tìm bổ trợ bao gồm: tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt tờ mục lục Các thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ: Bộ thẻ thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, thơng tin tài liệu phân nhóm theo đặc trưng chuyên đề, ngành họat động hay tác giả… xếp theo khung phân lọai thông tin tài liệu định Các thẻ bao gồm thẻ chuyên đề, thẻ vật chuyên đề, thẻ hệ thống Sách dẫn tài liệu lưu trữ: Sách dẫn tài liệu lưu trữ biên sọan để thông báo hướng dẫn nội dung tài liệu bảo quản kho tài liệu lưu trữ Đó sách dẫn thành phần nội dung tài liệu phông lưu trữ bảo quản kho lưu trữ, sách dẫn phông lưu trữ cụ thể nhằm giới thiệu rõ thành phần nội dung tài liệu phông để người đọc biết yếu tố thuộc phông lưu trữ như: thời gian bắt đầu, kết thúc phông; nhóm tài liệu chủ yếu; nội dung nhóm tài liệu đó; số hiệu tra tìm…, sách dẫn tóm tắt phơng sưu tập với nội dung tên phông số tra tìm phơng lưu trữ 45 Sử dụng máy vi tính để tra tìm tài liệu lưu trữ Ứng dụng thành tựu công nghệ tin học vào công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tất yếu khách quan, ngày quan tâm phát triển nhanh chóng Tuy nhiên, khơng quan niệm máy tính thay cho thân tài liệu lưu trữ • Triển lãm tài liệu lưu trữ Đây hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền Đề tài triển lãm đa dạng phong phú Việc tổ chức thường xuyên không thường xuyên, cố định lưu động • Cung cấp chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ Giấy chứng nhận lưu trữ lọai văn có giá trị pháp lý, cho bíêt nội dung có tài liệu kho lưu trữ ghi rõ dẫn liệu tra tìm chúng Bản lục lưu trữ tịan văn tài liệu lưu trữ, có chứng thực quan lưu trữ 2.3.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu cất giữ khâu quan trọng Đơng Tây Land giữ thơng tin tài liệu cơng ty có nhiều cách để bảo quản Tài liệu lưu trữ bảo quản giá tủ tài liệu nơi khô ráo, giấy tờ công văn kẹp hồ sơ 2.4 Nhận xét chung công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc 2.4.1 Hiệu công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Tuy cơng ty chưa có nhân viên chuyên trách thực công tác văn thư công tác văn thư công ty đạt hiệu quả, cụ thể sau: 46 - Có phân cơng nhân viên văn phịng thực nghiệp vụ công tác văn thư Các nghiệp vụ công tác văn thư thực - Có quy trình xây dựng, ban hành văn cụ thể tương đối chặt chẽ Từ tiếp nhận đạo cấp ban hành lưu văn - Công tác quản lý văn đến văn phịng Hành chính- Nhân hồn thành tốt Có quy trình quản lý văn đến văn riêng biệt cụ thể Có mẫu sổ để thực quản lý theo dõi - Công tác quản lý sử dụng dấu công ty thực tốt Dấu cơng ty bảo quản cẩn thận, có quy định trường hợp mang dấu quan có văn cam kết chặt chẽ Việc quản lý sử dụng dấu mục đích, khơng xuất tình trạng vi phạm quản lý sử dụng dấu 2.4.2 Hạn chế công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc * Xây dựng ban hành văn Chất lượng việc soạn thảo văn chưa đảm bảo Nội dung chưa logic, khó hiểu khơng truyền đạt hết đạo lãnh đạo Hình thức cịn lỗi tả, chưa bám sát vào thông tư 01/2001/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành * Quản lý văn Các mẫu sổ quản lý cịn Nội dung sổ quản lý cịn sơ sài, chưa phản ánh hết nội dung cần có * Lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan 47 Chưa có quy định, quy chế lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Chưa xếp lập hồ sơ Kéo dài thời gian nộp vào lưu trữ quan 2.4.3 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế - Công ty chưa trọng vào công tác văn thư lưu trữ Việc công ty chưa trọng vào công tác văn thư lưu trữ khiến cho việc thực cơng tác văn thư trữ cịn qua loa, sơ sài, chưa thực sâu vào việc thực công tác văn thư lưu trữ cách bản, hồn chỉnh - Nguồn tài cơng ty cịn hạn hẹp Do nguồn tài cơng ty hạn hẹp nên công ty trọng vào việc đầu tư cho hoạt động công ty mà đầu tư vào hoạt động cần thiết Vì có số hoạt động công ty đầu tư có phần lơ bao gồm hoạt động thực cơng tác văn thư lưu trữ - Chưa có quy định, quy chế riêng công ty công tác văn thư lưu trữ Việc khiến cho nhân viên thực cơng tác văn thư gặp khó khăn, lúng túng q trình thực cơng việc - Chưa có nhân viên chun trách thực cơng tác văn thư lưu trữ Chuyên viên chuyên trách công tác tập trung vào chuyên môn văn thư lưu trữ nhân viên kiêm nhiệm Nhân viên chuyên trách có trách nhiệm việc tự bổ sung nâng cao trình độ thân, tập trung giải công việc theo chuyên môn dễ dàng Ngồi việc chun trách cơng tác văn thư khiến công việc thực suôn sẻ - Trình độ nhân viên chưa đảm bảo kiêm nhiệm cơng việc khơng theo chun mơn Trình độ yếu tố định trực tiếp đến hiệu 48 công việc Việc kiêm nhiệm thêm công việc khác khơng chun mơn gặp khó khăn việc trọng nâng cao trình độ cơng tác văn thư - Chưa trọng áp dụng công nghệ khoa học thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Cơng nghệ khoa học thơng tin góp phần tăng hiệu suất công việc Việc áp dụng giúp giảm thiểu thời gian, trợ giúp tạo thuận lợi cho nhân viên giải công việc 49 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG TÂY LAND AN CƯ MIỀN BẮC 3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Như thực tế cơng ty công ty chưa thực đầu tư vào công tác văn thư lưu trữ Nên để công tác văn thư lưu trữ cơng ty phát triển cần trọng vào việc đầu tư cho hoạt động công tác văn thư lưu trữ đặc biệt áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu - Cơng ty tự xây dựng phần mềm quản lý văn Có thể tự xây dựng mục lục, sổ đăng ký phần mềm excel để thuận tiện việc tìm kiếm quản lý - Ứng dụng cơng nghệ thông tin, trang thiết bị việc truyền tải, tiếp nhận thông tin nội quan Cung cấp cho nhân viên công ty máy tính để bàn điện thoại nội cơng ty trao đổi thơng tin qua mạng internet, máy điện thoại nội Các phòng ban nên có số trang thiết bị như: máy photo, máy fax để chuyển văn mà không cần nhân viên giao trực tiếp 3.2 Áp dụng mẫu hồ sơ tài liệu theo biếu mẫu quy định Nhà nước( phần em chưa tìm hiểu tài liệu ạ, hướng dẫn em thêm với ạ) 3.3 Cải thiện sở vật chất, trình độ chun mơn cán văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Để nâng cao hiệu làm việc văn phịng, lãnh đạo trường nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng 50 thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế - Cần quan tâm đến mơi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả cơng việc - Hiện đại hố cơng tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư – lưu trữ đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn phòng mứcđộ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan cịn có nhiều trước loại hình tài liệu cơng nghệ khác Ngay với cán có chun mơn trình độ cao ghi nhớ xử lý tất hồ sơ tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thơng tin tổng hợp, xác Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Cán bộ, nhân viên giao soạn thảo văn phải bảo đảm trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn theo quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật thể thức trình bày văn Lãnh đạo cần nắm rõ lực nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với người Việc cử nhân viên đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm tin học để đáp ứng u cầu cơng việc tốt hơn; cần có sách khuyến khích, động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc nhân viên kiêm 51 nhiệm văn thư, lưu trữ Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ tiếp cận thực tế quan lưu trữ 3.4 Bố trí lại văn phịng làm việc cơng ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc Đông Tây Land có nhiều phịng ban khác để thực nhiệm vụ khác mảng lĩnh vự khác việc bố trí nơi làm việc cho cán nhân viên chưa phải hướng cải cách hành chính, phải đại hố nội dung hình thức, trang thiết bị văn phịng Trong tương lai Đông Tây Land cần phải đầu tư mua sắm thêm thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin văn thư - lưu trữ để cung cấp kịp thời, xác nguồn thơng tin phục vụ tốt cho trình quản lý 3.5 Kiểm tra tình hình thực công tác văn thư lưu trữ Đầu tiên việc kiểm tra đánh giá thực trạng, ưu điểm đạt để phát huy, kịp thời tháo gỡ tồn tại, hạn chế trình triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ công ty Quá trình kiểm tra phải đảm bảo khách quan, công khai, dân chủ; không làm ảnh hưởng tới hoạt động công ty thực chế độ thông tin báo cáo *Nội dung kiểm tra Thực quy định tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; thực chế độ phụ cấp cán nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ Đông Tây Land Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ; công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan việc xử lý tài liệu tồn đọng; công tác kiểm tra quan, đơn vị thuộc quyền quản lý 52 Việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư, lưu trữ, việc bố trí kho trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ; thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Phịng Văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham mưu Giám đốc xây dựng đề cương yêu cầu báo cáo nội dung kiểm tra, thống thời gian cụ thể để kiểm tra trực tiếp đồng thời báo cáo Giám đốc kết triển khai thực theo quy định 53 ... NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG TÂY LAND AN CƯ MIỀN BẮC 3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty cổ phần Đông Tây Land An. .. tờ công văn kẹp hồ sơ 2.4 Nhận xét chung công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc 2.4.1 Hiệu công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty Cổ phần Đông Tây Land An cư miền Bắc. .. định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý giai đoạn 25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG TÂY LAND AN CƯ MIỀN BẮC 2.1