Hỏi đáp trong công tác văn thư, lưu trữ

PHẦN I TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Câu hỏi 1: Chúng tôi đã tìm hiểu và được biết hiện nay có nhiều cách định nghĩa về công tác văn thư. Xin cho biết để tổ chức và thực hiện công tác văn thư, các cơ quan, doanh nghiệp nên sử dụng cách định nghĩa nào? Trả lời: Công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ cơ bản của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công tác văn thư nhằm tổ chức và kiểm soát toàn bộ quá trình xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện và quản lý văn bản. Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần đảm bảo nguồn thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức. Mặc dù có tầm quan trọng như vậy, nhưng trong thực tế, một số cơ quan, tổ chức và cán bộ vẫn chưa hiểu đúng về công tác văn thư. Hiện nay, tùy theo cách tiếp cận nên có những cách giải thích khác nhau để làm rõ nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư. Tuy nhiên, để tổ chức và thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định của Nhà nước, các cơ quan, doanh nghiệp cần thống nhất sử dụng cách định nghĩa tại Khoản 2, Điều 1 trong Nghị định về công tác văn thư. Theo Nghị định này công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Câu hỏi 2: Khi được hỏi, rất nhiều người trong cơ quan tôi cho rằng: Công tác văn thư là trách nhiệm của các nhân viên văn thư cơ quan. Vậy xin hỏi, quan niệm như vậy là đúng hay sai? Trả lời: Căn cứ vào quy định tại Nghị định về công tác văn thư thì quan niệm như vậy là đúng nhưng chưa đủ. Theo quy định tại Nghị định trên, công tác văn thư là hoạt động gắn liền với quá trình xây dựng, ban hành, chuyển giao, thực hiện và quản lý văn bản, giấy tờ từ khi hình thành cho đến khi đưa vào kho lưu trữ để bảo quản. Do vậy, trong cơ quan, trách nhiệm đối với công tác văn thư không chỉ là của riêng nhân viên văn thư mà còn là của tất cả mọi người mà công việc của họ liên quan đến văn bản giấy tờ (từ người đứng đầu đến các công chức, viên chức và nhân viên thừa hành).

HỎI, ĐÁP NGHIỆP VỤ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU

TRỮ

PHẦN I

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ

Câu hỏi 1: Chúng tôi đã tìm hiểu và

được biết hiện nay có nhiều cách định

nghĩa về công tác văn thư Xin cho biết

để tổ chức và thực hiện công tác văn

thư, các cơ quan, doanh nghiệp nên sử

dụng cách định nghĩa nào?

Trả lời:

Công tác văn thư là một trong những

nhiệm vụ cơ bản của các cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp Công tác văn thư

nhằm tổ chức và kiểm soát toàn bộ quá

trình xây dựng, ban hành, triển khai thực

hiện và quản lý văn bản Công tác văn

thư làm tốt sẽ góp phần đảm bảo nguồn

thông tin văn bản, phục vụ hoạt động

quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ

chức Mặc dù có tầm quan trọng như vậy,

nhưng trong thực tế, một số cơ quan, tổ

chức và cán bộ vẫn chưa hiểu đúng về

công tác văn thư

Hiện nay, tùy theo cách tiếp cận nên

có những cách giải thích khác nhau đểlàm rõ nội dung và nhiệm vụ của côngtác văn thư Tuy nhiên, để tổ chức vàthực hiện công tác văn thư theo đúng quyđịnh của Nhà nước, các cơ quan, doanhnghiệp cần thống nhất sử dụng cách địnhnghĩa tại Khoản 2, Điều 1 trong Nghịđịnh về công tác văn thư Theo Nghị địnhnày công tác văn thư bao gồm các côngviệc về soạn thảo ban hành văn bản, quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức, quản lý và sử dụng condấu trong công tác văn thư

Câu hỏi 2: Khi được hỏi, rất nhiều người trong cơ quan tôi cho rằng: Công tác văn thư là trách nhiệm của các nhân viên văn thư cơ quan Vậy xin hỏi, quan niệm như vậy là đúng hay sai?

Trả lời:

Căn cứ vào quy định tại Nghị định về

là đúng nhưng chưa đủ Theo quy định

tại Nghị định trên, công tác văn thư là

hoạt động gắn liền với quá trình xây

dựng, ban hành, chuyển giao, thực hiện

và quản lý văn bản, giấy tờ từ khi hình

thành cho đến khi đưa vào kho lưu trữ để

bảo quản Do vậy, trong cơ quan, trách

nhiệm đối với công tác văn thư không chỉ

là của riêng nhân viên văn thư mà còn là

của tất cả mọi người mà công việc của họ

liên quan đến văn bản giấy tờ (từ người

đứng đầu đến các công chức, viên chức

và nhân viên thừa hành)

Câu hỏi 3: Với vị trí là người đứng

đầu cơ quan, xin hỏi tôi có trách nhiệm

gì đối với công tác văn thư?

Trả lời:

Theo quy định trong Luật Lưu trữ

được Quốc hội thông qua khóa XIII, kỳ

họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11

năm 2011 và có hiệu lực từ ngày

01/7/2012 (dưới đây viết tắt là Luật Lưu

trữ 2011); Nghị định về công tác văn thư

thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm:

1 Chỉ đạo công tác văn thư; chỉ đạonghiên cứu ứng dụng khoa học và côngnghệ vào công tác văn thư (Điều 3 Nghịđịnh về công tác văn thư) với các côngviệc cụ thể quy định tại Điều 28 Nghịđịnh về công tác văn thư như sau:

a) Căn cứ quy định của pháp luật,ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế

độ, quy định về công tác văn thư;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế

độ, quy định về công tác văn thư đối vớicác cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản

lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo

và xử lý vi phạm pháp luật về công tácvăn thư theo thẩm quyền;

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu,ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác văn thư;

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trongcông tác văn thư;

đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công

tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh

vực và địa phương

2 Thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố

trí người làm văn thư (Điều 29 Nghị định

về công tác văn thư)

3 Giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn

thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản (Điều

6 Nghị định về công tác văn thư)

4 Ký văn bản của cơ quan, tổ chức

(Điều 10 Nghị định về công tác văn thư)

5 Chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản

đến (Điều 15 Nghị định về công tác văn

thư)

6 Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao

nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm

vi quản lý của mình (Điều 9 Luật Lưu trữ

và Điều 23 Nghị định về công tác văn

thư)

Câu hỏi 4: Tôi vừa được bổ nhiệm giữ chức Phó Chánh Văn phòng cơ quan và được cơ quan phân công phụ trách công tác văn thư Với tư cách là người giúp việc cho Chánh văn phòng, xin hỏi tôi có trách nhiệm gì đối với công tác này?

Trả lời:

Với tư cách là người giúp việc choChánh Văn phòng về công tác văn thư thìPhó Chánh Văn phòng có trách nhiệmthực hiện những công việc được giao choChánh Văn phòng tại Nghị định về côngtác văn thư, cụ thể là:

1 Có thể được giao thực hiện nhữngcông việc như: Xem xét toàn bộ văn bảnđến và báo cáo về những văn bản quantrọng, khẩn cấp; phân văn bản đến chocác đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến(Điều 15 Nghị định về công tác văn thư);

2 Kiểm tra và chịu trách nhiệm vềthể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục banhành văn bản trước người đứng đầu cơ

quan, tổ chức và trước pháp luật (Điều 9

Nghị định về công tác văn thư);

3 Được ký thừa lệnh (TL.) một số

loại văn bản được quy định trong quy chế

hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư

của cơ quan, tổ chức (Điều 10 Nghị định

về công tác văn thư) nếu được Chánh Văn

phòng ủy quyền thì Phó Chánh Văn phòng

phải được ghi thêm là ký thay (KT) Chánh

Văn phòng;

4 Tham mưu cho người đứng đầu cơ

quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm

tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối

với cơ quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức

thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ

quan, tổ chức mình (Điều 23 Nghị định

về công tác văn thư)

Câu hỏi 5: Là một nhân viên mới

tuyển dụng vào làm việc tại cơ quan, tôi

muốn biết tôi phải làm những việc gì

liên quan đến công tác văn thư?

Trả lời:

Theo quy định tại Luật Lưu trữ năm

2011, Nghị định về công tác văn thư thìcác cá nhân có nhiệm vụ sau:

1 Có thể được giao soạn thảo vănbản hoặc chủ trì soạn thảo văn bản (Điều

23 Nghị định về công tác văn thư)

2 Phải lập hồ sơ về công việc đượcgiao theo dõi, giải quyết và giao nộp hồ

sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ

cơ quan theo thời hạn quy định (Điều 9Luật Lưu trữ và Điều 23 Nghị định vềcông tác văn thư)

Câu hỏi 6: Tôi không học chuyên ngành văn thư nhưng nay do yêu cầu của cơ quan, tôi được chuyển sang làm Văn thư cơ quan chuyên trách Tôi muốn biết Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ gì?

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định

về công tác văn thư thì Văn thư cơ quan

có 9 nhiệm vụ cụ thể sau đây:

“1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

2 Trình lãnh đạo và chuyển giao văn

bản đến cho các đơn vị, cá nhân theo ý

kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền

3 Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng

phòng Hành chính hoặc người được giao

trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải

quyết văn bản đến

4 Tiếp nhận các dự thảo văn bản

trình người có thẩm quyền xem xét,

hành, chuyển phát và theo dõi việc

chuyển phát văn bản đi

7 Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc

tra cứu, sử dụng bản lưu

8 Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu

đăng ký, quản lý văn bản làm thủ tục cấp

giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ,

công chức, viên chức

9 Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ

quan, tổ chức và các loại con dấu khác.”

Câu hỏi 7: Xin cho biết trong cơ quan, ai có trách nhiệm hướng dẫn cán

bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ?

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 10 Luật Lưutrữ năm 2011 và Điều 18 Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan: “Người đứng đầu cơ quan,

tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”

Câu hỏi 8: Tôi được giao làm Văn thư và kiêm Lưu trữ cơ quan Xin hỏi tôi có được hưởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm bằng hiện vật như đối với người làm lưu trữ hay không?

Trả lời:

Nếu bạn có thời gian trực tiếp làmlưu trữ trên 50% thì bạn sẽ được hưởngphụ cấp độc hại nguy hiểm với hệ số 0,2

(nếu thực hiện việc tu bổ, khử trùng tài

liệu lưu trữ) tính theo lương tối thiểu và

được trả cùng với kỳ lương hàng tháng

nhưng không dùng để tính đóng BHXH

theo hướng dẫn tại Công văn số

2939/BNV-CCVC ngày 04 tháng 10 năm

2005 của Bộ Nội vụ về chế độ phụ cấp

độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công

chức, viên chức lưu trữ.Ngoài ra, những

ngày bạn làm việc trên 04 giờ sẽ được

hưởng thêm chế độ phụ cấp bằng hiện vật

được tính theo định suất hàng ngày và có

giá trị bằng tiền tương ứng theo các mức

sau: mức 1: 10.000 đồng; mức 2: 15.000

đồng; mức 3: 20.000 đồng; mức 4:

25.000 đồng; việc xác định mức bồi

dưỡng bằng hiện vật cụ thể theo điều

kiện lao động và chỉ tiêu môi trường lao

động được quy định tại Phụ lục 1, Thông

tư 25/2013/TT-BLĐTBXH Chi phí bồi

dưỡng bằng hiện vật được hạch toán vào

chi phí hoạt động thường xuyên, chi phí

sản xuất kinh doanh của cơ sở lao động

và là chi phí hợp lý khi tính thuế, nộpthuế thu nhập doanh nghiệp của cơ sở laođộng theo quy định hiện hành của phápluật về thuế thu nhập doanh nghiệp; riêngđối với các đối tượng là học sinh, sinhviên thực tập, học nghề, tập nghề thuộc

cơ quan nào quản lý thì cơ quan đó cấpkinh phí

PHẦN II NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN

BẢN

Câu hỏi 9: Thế nào là văn bản quy

phạm pháp luật? Văn bản quy phạm

pháp luật gồm có những loại nào và cơ

quan hoặc chức danh nào có thẩm

quyền ban hành các loại văn bản này?

Trả lời

Điều 1 Luật ban hành văn bản quy

phạm pháp luật được Quốc hội thông qua

năm 2008 có quy định: “Văn bản quy

phạm pháp luật là văn bản do cơ quan

nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban

hành theo thẩm quyền, hình thức, trình

tự, thủ tục được quy định trong Luật này

hoặc trong Luật ban hành văn bản quy

phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử

sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung,

được Nhà nước đảm bảo thực hiện đểđiều chỉnh các quan hệ xã hội”.

Các loại văn bản quy phạm pháp luật

và thẩm quyền ban hành văn bản quyphạm pháp luật được quy định tại Điều 2Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật năm 2008 như sau:

“1 Hiến pháp, luật, nghị quyết củaQuốc hội;

2 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy banthường vụ Quốc hội;

3 Lệnh, quyết định của Chủ tịchnước;

7 Thông tư của Viện trưởng ViệnKiểm sát nhân dân tối cao;

8 Thông tư của Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan ngang bộ;

9 Quyết định của Tổng Kiểm toán

Nhà nước;

10 Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban

thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ

với cơ quan trung ương của tổ chức chính

trị - xã hội;

11 Thông tư liên tịch giữa Chánh án

Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng

Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ

trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với

Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện

trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

ngang bộ;

12 Văn bản quy phạm pháp luật của

Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

(Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và

quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân

dân).”

Câu hỏi 10: Ở cấp xã, cơ quan nào

được ban hành văn bản quy phạm pháp

luật?

Trả lời:

Theo quy định của Luật ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật của Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đượcQuốc hội thông qua năm 2004 thì ở cấp

xã (xã, phường, thị trấn), Hội đồng nhândân được ban hành văn bản quy phạmpháp luật là Nghị quyết và Ủy ban nhândân được ban hành văn bản quy phạmpháp luật là Quyết định và Chỉ thị

Câu hỏi 11: Chủ tịch UBND cấp xã

có được ban hành văn bản quy phạm pháp luật hay không?

Trả lời:

Theo quy định của Luật ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật của Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đượcQuốc hội thông qua năm 2004 thì Chủtịch UBND cấp xã không được ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật mà chỉ có

Ủy ban nhân nhân mới được ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật (Quyết định

và Chỉ thị)

Câu hỏi 12: Văn bản hành chính là

gì? Văn bản hành chính bao gồm bao

nhiêu loại và đó là những loại nào?

Trả lời:

Văn bản hành chính là văn bản được

sử dụng để điều hành công việc hành

chính của các cơ quan, tổ chức

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4

Nghị định về công tác văn thư thì văn

bản hành chính bao gồm các loại sau đây:

- Giấy đi đường;

- Giấy biên nhận hồ sơ;

Ví dụ: Chứng từ thu chi; chứng từ xuất nhậpvật tư; hóa đơn; báo cáo tài chính…là những vănbản dùng để giải quyết các vấn đề thuộc chuyênmôn, nghiệp vụ của ngành tài chính.

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định về côngtác văn thư thì các hình thức văn bản chuyên ngành

do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngànhquy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộtrưởng Bộ Nội vụ

Câu 14: “Bản thảo văn bản” có phải là “Bản gốc văn bản” không?

Trả lời:

Điều 2 Nghị định về công tác văn thư giảithích “Bản thảo văn bản” như sau:“Bản thảo văn

bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thànhtrong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan,

tổ chức

Điều 2 Nghị định về công tác văn thư giải thích

“Bản gốc văn bản” như sau: “Bản gốc văn bản” làbản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được

cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp củangười có thẩm quyền

Với tư cách giải thích của hai văn bản quyphạm pháp luật trên cho thấy: “Bản thảo văn bản”không phải là “Bản gốc văn bản”

Câu hỏi 15: “Bản gốc văn bản” và “Bản chính văn bản” giống và khác nhau ở điểm nào?

“Bản chính văn bản” là hoàn chỉnh về nội dungthể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành

Như vậy, “Bản gốc văn bản” và “Bản chínhvăn bản” giống nhau ở chỗ đều là văn bản đã hoàn

chỉnh về nội dung, thể thức được cơ quan tổ chứcban hành Tuy nhiên, “Bản gốc văn bản” khác với

“Bản chính văn bản” ở chỗ “Bản gốc văn bản làbản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Câu hỏi 16: “Bản sao y bản chính” được hiểu như thế nào?

Trả lời:

Theo giải thích từ ngữ tại Điều 2 Nghị định vềcông tác văn thư thì “Bản sao y bản chính” là bảnsao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản vàđược trình bày theo thể thức quy định Bản sao ybản chính phải được thực hiện từ bản chính

Câu hỏi 17: Bản sao từ bản chính do cơ quan khác gửi đến gọi là “Bản sao lục” là đúng hay sai?

Trả lời:

Điều 2 Nghị định về công tác văn thư giải thích:

“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dungcủa văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính

và trình bày theo đúng thể thức quy định (xem quyđịnh cụ thể tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính)

Với cách giải thích trên thì việc gọi bản sao từbản chính do cơ quan khác gửi đến là “Bản sao lục”

là không đúng Bản sao được thực hiện từ bản chínhnhư vậy phải gọi là “Bản sao y bản chính” thì mớiđúng

Câu hỏi 18: Khi thực hiện sao văn bản tôi có được phép chụp cả con dấu và chữ ký không?

Câu hỏi 19: Tôi nhận được bản chụp văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống Vậy bản chụp đó có giá trị để thi hành không?

Trả lời:

Điều 11 Nghị định về công tác văn thư quyđịnh: “Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bảnkhông được thực hiện theo đúng thể thức quy địnhchỉ có giá trị thông tin, tham khảo.”

Như vậy, bản chụp văn bản mà bạn nhận được

do cơ quan cấp trên gửi xuống không có giá trị đểthi hành

Câu hỏi 20: Thể thức bản sao gồm có những thành phần nào?

4 Địa danh và ngày, tháng, năm sao;

5 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký củangười có thẩm quyền;

6 Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản;

7 Nơi nhận”

Câu hỏi 21: Tôi nhận được: “Bản sao y bản chính” do UBND tỉnh gửi xuống và muốn sao tiếp để gửi xuống xã Vậy tôi phải sao như thế nào thì bản sao của tôi bảo đảm giá trị pháp lý?

Trả lời:

Để bản sao của bạn gửi xuống xã có giá trịpháp lý thì bạn phải tiến hành sao lục Việc tiếnhành sao lục được thực hiện như sau:

1 Photocopy (chụp) “Bản sao y bản chính” màbạn nhận được;

2 Sau phần cuối cùng của văn bản đượcphotocopy bạn kẻ một đường kẻ nét liền, kéo dàihết chiều ngang của vùng trình bày văn bản vàtrình bày thể thức của bản sao lục Các yếu tố và vịtrí trình bày được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính bao gồm:

- Cụm từ “SAO LỤC” được trình bày phía bênphải bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữđứng, đậm

- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản được trìnhbày ở phía bên trái;

- Số, ký hiệu bản sao được trình bày dưới tên

cơ quan, tổ chức văn bản Số, ký hiệu bản sao lụcgồm: số thứ tự đăng ký bản sao và chữ viết tắt tênloại bản sao lục (SL) Số được ghi bằng chữ số Ả-Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kếtthúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;

- Địa danh và ngày, tháng, năm sao lục đượctrình bày ở phía bên trái dưới tên loại bản sao;

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký củangười có thẩm quyền sao lục văn bản và dấu của

cơ quan, tổ chức sao lục văn bản được trình bày ởdưới địa danh và ngày, tháng, năm;

- Nơi nhận văn bản được trình bày trên mộtdòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn,chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấuhai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữnghiêng, đậm Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bàybằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tênmỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗinhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản đượctrình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạchđầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy;riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có

dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Vănthư cơ quan), dấu phẩy và số lượng bản lưu (trongtrường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

Câu hỏi 22: Tên cơ quan tôi rất dài mà quy định là chỉ được sử dụng cỡ chữ 12-13 nên khi trình bày phải xuống dòng Việc xuống dòng như vậy có được không?

Trả lời:

Nếu tên cơ quan của bạn quá dài thì bạn có thểxuống dòng Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính thì tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bảnđược trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như

cỡ chữ của Quốc hiệu (12-13), kiểu chữ đứng,đậm, được canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủquản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độdài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặtcân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bàythành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòngđơn.

Câu hỏi 23: Ở cơ quan tôi, văn bản của phòng nào, ban nào do phòng, ban đó cho số Làm như vậy có đúng hay không?

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiệntheo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính, được đăng kýnhư sau:

“+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyếtđịnh (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đượcđăng ký vào một số và một hệ thống số

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng

ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số vàmột hệ thống số riêng.”

Câu hỏi 24: Tôi làm việc tại UBND xã Vừa qua, chủ tịch xã có ban hành Quyết định về việc tiêu hủy gia súc, gia cầm bị dịch bệnh Trong văn bản này, phần số, ký hiệu có ghi năm ban hành văn bản Như vậy là đúng hay sai?Những loại văn bản nào được phép ghi năm ban hành?

Trả lời:

Trong Quyết định trên mà ghi thêm năm ở mục

số và ký hiệu văn bản là không đúng Theo quyđịnh tại Điều 7 Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật thì chỉ có văn bản quy phạm pháp luậtmới được phép ghi thêm năm ban hành

Câu hỏi 25: Cơ quan tôi là cơ quan trung ương nhưng có trụ sở đóng trên địa bàn một xã thuộc tỉnh Khi soạn thảo văn bản, tôi ghi địa danh là xã có đúng không?

bản của các cơ quan, tổ chức trung ương là têntỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ sởđóng trụ sở.

Theo đó, cơ quan bạn là cơ quan trung ương nhưng

có trụ sở đóng trên địa phận một xã thuộc tỉnh thìkhi soạn thảo văn bản, bạn phải ghi địa danh là têntỉnh chứ không phải ghi địa danh là tên xã

Câu hỏi 26: Tôi làm Văn thư cơ quan và đôi khi có nhận được văn bản gửi đến ở phần cuối của “Nơi nhận” có ghi là “Lưu: VP hoặc HC” như vậy có đúng không?

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 01 tạidòng cuối cùng của mục “Nơi nhận” sau chữ

“Lưu” có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt

“VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữviết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo vănbản và số lượng sử dụng bản lưu (chỉ trong trườnghợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm

Như vậy việc bạn ghi lưu VP (Văn phòng)hoặc HC (Hành chính) là không đúng vì trong Vănphòng hoặc Phòng Hành chính có nhiều bộ phậnnhư tổng hợp, thi đua, kế toán, quản trị, văn thư,

được lưu lại ở bộ phận nào trong Văn phòng Hànhchính.

Câu hỏi 27: Có phải người nào ký văn bản thì phải duyệt văn bản không?

Trả lời:

Điều 7 Nghị định về công tác văn thư có quyđịnh: “Bản thảo văn bản phải do người có thẩmquyền ký văn bản duyệt” Như vậy, người nào kývăn bản thì người đó sẽ phải duyệt văn bản

Câu hỏi 28: Người có trách nhiệm ký văn bản thì phải ký ít nhất mấy bản?

Trả lời:

Pháp luật hiện hành không quy định người cótrách nhiệm ký văn bản thì phải ký mấy bản Dovậy, ký bao nhiêu bản là tùy thuộc người ký quyếtđịnh Tất nhiên, ít nhất cũng phải ký 01 bản

Câu hỏi 29: Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký và chuyển đến Văn thư cơ quan

để nhân bản phát hành Văn thư cơ quan phải nhân bao nhiêu bản là đủ?

Trả lời:

Điều 8 Nghị định về công tác văn thư quy địnhvăn bản phải được nhân đúng với số lượng quy

định để gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân cầngửi và để lưu lại: 01 bản lưu tại văn thư cơ quan và

01 bản lưu tại hồ sơ theo dõi giải quyết côngviệc.Số lượng nhân bản cần căn cứ vào nơi nhận đểxác định Riêng đối với công văn thì nơi nhận cònphải tính thêm cả ở phần “Kính gửi”

Câu hỏi 30: Ai là người có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành?

Trả lời:

Điều 9 Nghị định về công tác văn thư quy địnhtrách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bàyvăn bản trước khi ký ban hành như sau:

“Chánh văn phòng; Trưởng phòng Hành chính ởnhững cơ quan, tổ chức không có Văn phòng;người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu

cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những

cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan,

tổ chức và trước pháp luật”

Câu hỏi 31: Là văn thư cơ quan, tôi có nhiệm vụ phải kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành không?

Trả lời:

Điều 29 Nghị định về công tác văn thư quyđịnh về nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và mộttrong những nhiệm vụ đó là kiểm tra thể thức và kỹthuật trình bày văn bản trước khi phát hành

Do vậy, là Văn thư cơ quan, bạn có nhiệm vụsoát xét lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản trước khi phát hành

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN; LẬP

HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Điều 12 đến Điều 15 Nghị định về công tác vănthư quy định trình tự quản lý văn bản đến gồm cácbước sau đây:

“1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: Văn bản đến

từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại Vănthư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng

ký Những văn bản đến không được đăng ký tại vănthư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải