Sáng kiến giải pháp nâng cao tính hiệu quả quản lý tài liệu mật trong công tác văn thư lưu trữ

Mẫu 02/ĐN-XDSK CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -Cà Mau, ngày 18 tháng năm 2014 BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN Tên sáng kiến: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ - Tên cá nhân: NGUYỄN THỊ ÁNH MINH - Đơn vị công tác: Phòng HC-TC Văn phòng UBND tỉnh - Thời gian triển khai thực từ năm 2010 đến Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến: Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị văn hóa xã hội Làm tốt công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Tình hình lộ bí mật nhà nước diễn phổ biến, có trường hợp quan trọng, ảnh hưởng xấu đến an ninh quốc gia phát triển kinh tế đất nước Nguyên nhân tình trạng phận cán công chức, viên chức nhà nước chưa nhận thức đầy đủ bảo vệ bí mật tài liệu nhà nước, chủ quan, cảnh giác trao đổi cung cấp thông tin, tài liệu bên Chính công tác văn thư lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác bảo vệ bí mật tài liệu nhà nước phạm vi triển khai thực hiện: - Áp dụng công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước tỉnh Cà Mau Mô tả sáng kiến: Thực Chỉ thị số 13/2008/CT-TTg ngày 11 tháng năm 2008 Thủ tướng Chính phủ "tăng cường công tác bảo vệ bí mật nhà nước tình hình mới" Quyết định số 16/2010/QĐ-UBND ngày 14/9/2010 Chủ tịch UBND "Ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước địa bàn tỉnh Cà Mau" Trong thời gian qua việc chấp hành quy định công tác quản lý văn mật quan chưa chặt chẽ: soạn thảo văn sử dụng chung với máy tính soạn thảo văn thông thường; sổ ghi số ký hiệu lưu trữ chung với loại văn khác; phong bì phát hành chưa thực quy định chế độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” Từ gặp khó khăn công tác lưu trữ, quản lý bảo vệ bí mật tài liệu Nhận thức tầm quan trọng công tác bảo vệ bí mật tài liệu nhà nước nội dung quan trọng công tác bảo vệ an ninh quốc gia, giữ gìn trật tự an toàn xã hội, người cán đảng viên, Phó phòng Hành chánh - Tổ chức phụ trách công tác văn thư lưu trữ, trực tiếp phát hành lưu trữ văn bản, tài liệu UBND tỉnh, Ban Cán Đảng, Văn phòng UBND tỉnh, năm qua thân nghiên cứu quy định Trung ương địa phương công tác bảo vệ bí mật tài liệu nhà nước, vận dụng đưa giải pháp: Quản lý tài liệu mật công tác văn thư lưu trữ quan * Tiếp nhận văn Mật đến: Văn Mật đến đăng ký vào sổ riêng chuyển đến thủ trưởng quan, văn thư không bóc bì; trường hợp tài liệu Mật gửi đến văn thư nhận, phát có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, văn thư phải báo với thủ trưởng quan để có biện pháp xử lý kịp thời * Soạn thảo, nhân tài liệu Mật: Sử dụng máy tính soạn thảo văn riêng, chuyên viên phân công soạn thảo phải đề xuất với thủ trưởng trực tiếp mức độ mật tài liệu, người ký duyệt tài liệu có trách nhiệm định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) Mẫu dấu độ mật: MẬT - Mẫu dấu “Mật”: Hình chữ nhật, kích thước 20 mm x mm, có đường viền xung quanh, bên chữ “MẬT” in hoa nét đậm, cách đường viền 2mm TỐI MẬT - Mẫu dấu “Tối mật”: Hình chữ nhật, kích thước 30 mm x mm, có đường viền xung quanh, bên chữ “TỐI MẬT” in hoa nét đậm, cách đường viền 2mm TUYỆT MẬT - Mẫu dấu “Tuyệt mật”: Hình chữ nhật, kích thước 40 mm x mm, có đường viền xung quanh, bên chữ “TUYỆT MẬT” in hoa nét đậm, cách đường viền 2mm Văn thư photo tài liệu Mật phải số lượng văn thủ trưởng phê duyệt, sau in, chụp xong phải hủy dư thừa, in, chụp hỏng * Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm: Trước gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ “Tài liệu đi” để theo dõi Sổ “Tài liệu đi” phải ghi đầy đủ mục: Số thứ tự (đồng thời số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” cột trích yếu nội dung ghi người có thẩm quyền đồng ý Tài liệu gửi phải cho vào bao bì dán kín chuyển đến văn thư đề làm bì gửi * Phát hành tài liệu Mật: Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng lại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính khó bóc Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước “Mật” bì đóng dấu chữa “C” in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5cm Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước “Tối Mật” bì đóng dấu chữa “B” in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5cm Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước “Tuyệt mật” gửi hai bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” + Bì ngoài: ghi gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ “A” in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5cm Tài liệu Mật tuyệt đối không phát hành mạng: Internet, mạng liên thông * Lưu trữ, bảo quản, sử dụng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước: Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau xử lý xong phải phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ riêng, bảo quản chặt chẽ sử dụng mục đích, không tự động mang khỏi quan Trường hợp cần thiết phải đồng ý thủ trưởng quan Mọi trường hợp phát tài liệu bị mất, tráo đổi, hư hỏng, bị lộ phải báo với thủ trưởng quan đơn vị để có biện pháp giải kịp thời Kết quả, hiệu đạt được: Từ năm 2010 đến với giải pháp nêu trên, quản lý tài liệu mật công tác văn thư lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh: quản lý chặt chẽ, tính bảo mật an toàn cao, người trách nhiệm không tiếp xúc với tài liệu, từ không xảy tình trạng lộ, lọt thông tin tài liệu bí mật bên Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến: Công tác văn thư lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn công việc: soạn thảo; ban hành văn bản; tổ chức, quản lý văn bản; giải văn hình thành hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang Chính giải pháp nêu áp dụng cho cán công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo việc giữ gìn bí mật tài liệu quan nhà nước Kiến nghị, đề xuất: Đề nghị Hội đồng sáng kiến xem xét, chấp thuận./ Ý kiến xác nhận Người đăng ký Thủ trưởng đơn vị PHÓ VĂN PHÒNG (đã ký) (đã ký) Phan Thái Dũng Nguyễn Thị Ánh Minh