Bên cạnh đó Văn phòng còn là nơi giải quyết các công việc với các cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân… Để thực hiện được tất cả các chức năng đó, thì không thể kh
Trang 1SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài:
MỘT SỐ KINH NGHIỆM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG
HUYỆN UỶ BẢO THẮNG
Họ và tên: Lê Thị Hải Yến
Chức vụ: Cán bộ Văn thư – Lưu trữ
Đơn vị công tác: Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng- Lào Cai
Bảo Thắng, ngày 18/10/2013
Trang 2ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Bảo Thắng, ngày 18 tháng 10 năm 2013
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Một số kinh nghiệm nâng cao nghiệp vụ công tác văn
thư-lưu trữ ở Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng
I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ BẢO THẮNG.
Trong tất cả các cơ quan, đơn vị thì Văn phòng luôn giữ vai trò quan trọng,
là địa điểm giao tiếp, bộ mặt của cơ quan và là trợ thủ đắc lực, cánh tay giúp việc tích cực của cơ quan, đơn vị, tổ chức Bên cạnh đó Văn phòng còn là nơi giải quyết các công việc với các cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân… Để thực hiện được tất cả các chức năng đó, thì không thể không nhắc đến công tác văn thư- lưu trữ
Công tác văn thư- lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng của mình đều phải sử dụng văn bản tài liệu để phổ biến, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đây còn là một mắt xích không thể thiếu, là sự chuyển tiếp và cũng là khởi nguồn đem đến sự thành công đối với mỗi nhiệm vụ
Số lượng văn bản đi và văn bản đến tại Văn thư khá lớn, theo thống kê rà
soát từ đầu nhiệm kỳ 2010-2015 đến ngày 31/12/2012 Huyện uỷ đã phát hành
07 Nghị quyết, 18 chỉ thỉ, 1356 Quyết định, 07 Kết luận, 11 Hướng dẫn, ;
công văn đến riêng năm 2012 là 2365 văn bản.
Văn bản do các Ban Xây dựng đảng tham mưu đôi khi không chuyển về văn thư lưu trữ, mà lưu luôn tại Ban gây khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu Với số lượng công văn nhiều và không tập trung như vậy thì công
Trang 3tác lưu trữ cũng đặt ra nhiều vấn đề cần quan tâm, nhất là việc cập nhật văn bản vào phần mềm Lotus Notes
Hiện Kho lưu trữ Huyện uỷ có 25 phông tài liệu lưu trữ (Phông lưu trữ tài
liệu Huyện uỷ, tài liệu Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo…), với 433 cặp ,653 đơn vị
bảo quản, được sắp xếp trên giá đựng tài liệu Để công việc được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả đòi hỏi cán bộ phụ trách phải có chuyên môn, có trách nhiệm trong công việc, và hơn hết phải có tinh thần học hỏi, cầu tiến, phấn đấu hết mình đối với nhiệm vụ được phân công
Bản thân tôi là một cán bộ Văn thư – lưu trữ hiện đang công tác tại Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng, tôi luôn trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại công văn, giấy tờ Qua nhiều năm thực hiện tôi mạnh dạn đưa
ra một số kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ cho cơ quan
II NỘI DUNG SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM:
1 Công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư
* Soạn thảo và ban hành văn bản.
- Thể thức văn bản gồm các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định
Thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
+ Soạn thảo văn bản (xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản; chọn thể loại văn bản; thu thập và xử lý thông tin có liên quan; xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo)
+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản
+ Đánh máy, nhân bản văn bản
+Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Trang 4+ Ký văn bản
* Quản lý văn bản
- Quản lý văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi sổ, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
+ Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có)
+ Đăng ký văn bản đi
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Lưu văn bản đi
- Quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Lập hồ sơ:
+ Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ
+ Nội dung việc lập hồ sơ gồm
Mở hồ sơ
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ
Phân định đơn vị bảo quản
Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Xác định các loại hình tài liệu giao nộp và lưu trữ cơ quan
+ Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan
2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong chương trình Lotus Notes.
Trang 5- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công
cụ tin học để soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản
lý, xây dựng văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia Gồm các nội dung:
- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố
- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản đi, đến, nội bộ
- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản
Công tác văn thư của Đảng có các phần mềm ứng dụng như sau:
+ Thư tín điện tử: mỗi cán bộ công chức khối Đảng đều được cung cấp
một địa chỉ hộp thư riêng, tiện lợi cho việc trao đổi các thông tin trên mạng nội bộ
+ Gửi nhận văn bản
- Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến
Thông tin trao đổi hai chiều với Tỉnh ủy trong gửi nhận tài liệu, công văn nhanh chóng, kịp thời, chính xác, giúp lãnh đạo cấp ủy nắm bắt được thông tin
Trang 6về an ninh, chính trị, kinh tế- xã hội để lãnh, chỉ đạo công tác chung của toàn huyện
- Quản lý đơn thư
3 Công tác lưu trữ
Trang 7Tài liệu lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức chính trị
-xã hội là tài liệu có giá trị về chính trị, khoa học và thực tiễn; là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình…
Ngày 01 tháng 7 năm 2012, Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, do vậy tất
cả các loại hình tài liệu lưu trữ: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử sẽ được lưu trữ Những tài liệu này mang ý nghĩa chính trị, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn rất lớn
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập triệt để, bảo đảm an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội
Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản):
* Sắp xếp theo số thứ tự: nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản (nghị quyết hoặc chỉ thị…) thì tài liệu trong hồ sơ được xếp theo thứ tự số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới Cách xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi
* Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản: nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản (Quyết định, hướng dẫn…) của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng năm sớm xếp trước, ngày tháng năm muộn xếp sau Cách xếp này thường vận dụng để sắp xếp các hồ sơ theo đặc trưng tác giả
* Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, tài liệu nào giải quyết sau xếp dưới Cách xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề
* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu vì văn bản quá ít nên khi lập hồ sơ phải ghép nhiều thể loại văn bản của một tác giả trong một hồ sơ thì phải sắp xếp thứ tự tầm quan trọng của thể loại văn bản Trong mỗi loại văn bản sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngoài ra còn có thể sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả, theo vần chữ cái a, b, c…
Trang 84 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu trên chương trình Lotus notes.
Về lưu trữ tài liệu: Tại kho lưu trữ Huyện uỷ Bảo Thắng, việc ứng dụng công nghệ thông tin được thực hiện một cách thường xuyên Các văn bản được
lưu trữ qua mạng nội bộ Lotus Notes Hiện đã có 12.484 bản ghi với 26.420
trang tài liệu lưu thành từng chuyên đề trên máy tính, giúp cho việc tra cứu thông tin được kịp thời, nhanh chóng và rất thuận tiện
Trang 9III TÍNH MỚI CỦA SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM:
- Tiếp nhận công văn đến theo đúng quy trình, công văn tài liệu không bị
thất lạc Chuyển giao xử lý nhanh, gọn, tiện lợi đem lại hiệu quả làm việc cao
- Công văn đi từ khi soạn thảo cho đến lúc chuyển phát đảm bảo đúng thủ
tục, không nhầm lẫn, văn bản gốc được lưu trữ đầy đủ
- Văn bản chuyển qua mạng nội bộ Lotus note sẽ lưu giữ được bản điện tử Các Ban Xây dựng đảng dễ dàng tra cứu thông tin ngay tại phòng làm việc của mình thông qua mạng nội bộ
- Cán bộ văn thư- lưu trữ được đổi mới về phương pháp làm việc
IV TÍNH HỮU ÍCH CỦA SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM:
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư – lưu trữ của Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng, đến nay tôi nhận thấy đã đạt được hiệu quả như sau:
Công tác văn thư, lưu trữ có sự chuyển biến tích cực và từng bước đi vào nề nếp; giá trị tài liệu lưu trữ được phát huy góp phần đảm bảo an toàn bí mật và kịp thời cung cấp thông tin phục vụ tốt cho việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới
Kết quả thực hiện phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư - lưu trữ: Đã
sử dụng trong thư tín điện tử, gửi nhận văn bản trên mạng, xử lý văn bản đến đã
Trang 10tác nghiệp trên phần mềm Lotus notes, các ứng dụng khác đang từng bước thực hiện để đáp ứng được yêu cầu chung đối với Văn phòng cấp huyện Chất lượng của việc ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu văn kiện đảng và cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ của Đảng bộ huyện đã thực hiện tốt
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp,
tỉ mỉ trong công việc, xử lý công việc trôi chảy
Quang cảnh phòng làm việc thoáng đãng, gọn gàng tạo được một môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi để công việc đạt hiệu quả cao
V KHẢ NĂNG PHỔ BIẾN VÀ NHÂN RỘNG:
Sáng kiến: “Một số kinh nghiệm nâng cao nghiệp vụ công tác văn
thư-lưu trữ ở Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng” có thể được triển khai áp dụng ở
các Ban Xây dựng đảng, Đảng uỷ các xã, thị trấn, các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan khối đoàn thể Theo quy định 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 thì tài liệu của các Ban Xây dựng đảng, các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan khối đoàn thể sau khi hết nhiệm kỳ đều phải nộp về kho lưu trữ Huyện uỷ, vậy nếu làm tốt công tác văn thư- lưu trữ ngay từ đầu, theo đúng trình tự thì việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu sẽ dễ dàng, và tránh được tình trạng tài liệu bó gói, thất lạc hay nhàu nát… Tất cả cán bộ trong cơ quan đều sử dụng được máy tính trong soạn thảo văn bản, gửi nhận thư tín điện tử trong nội bộ
Trên đây là một số kinh nghiệm mà bản thân tôi đã tìm tòi, nghiên cứu, suy nghĩ, đúc rút qua nhiều năm làm công tác Văn thư- lưu trữ tại Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng Xin kính trình Hội đồng sáng kiến kinh nghiệm huyện xem xét, công nhận./
Trang 11PHẦN CHẤM SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM
1.Thành viên hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 1:
2.Thành viên hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 2:
3.Thành viên hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 3: