Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư - lưu trữ cấp phường (Qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ - Hà Nội) : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -* - NGUYỄN THỊ HỒNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG (Qua khảo sát thực tế Phường thuộc Quận Tây Hồ - Hà Nội) LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội, năm 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -* - NGUYỄN THỊ HỒNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG (Qua khảo sát thực tế Phường thuộc Quận Tây Hồ - Hà Nội) Chuyên ngành: lưu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội, năm 2013 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Diễn giải BNV Bộ Nội vụ CBCC Cán công chức CP HĐND NĐ Nghị định QH Quốc hội QPPL Quy phạm pháp luật TCCP Ban Tổ chức - Cán Chính phủ TT Thơng tư 10 TTg Thủ tướng phủ 11 TW Trung ương 12 UBND Ủy ban nhân dân 13 VHXH Văn hóa – Xã hội 14 XHCN Xã hội chủ nghĩa Chính phủ Hội đồng nhân dân MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3 Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài 10 Bố cục Luận văn NỘI DUNG Chương 1: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG 1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức UBND cấp phường 1.1.1 Vị trí UBND cấp phường 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn hoạt động Ủy ban nhân dân cấp phường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân cấp phường 11 1.2 Nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp phường 12 1.2.1 Trong công tác văn thư 12 1.2.2 Trong công tác lưu trữ 15 1.3 Vai trò công tác văn thư, lưu trữ hoạt động UBND cấp phường 17 1.3.1 Vai trò công tác văn thư hoạt động UBND cấp phường 17 1.3.2 Vai trò công tác lưu trữ hoạt động UBND cấp phường 21 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC PHƯỜNG 30 2.1 Nhận thức lãnh đạo UBND phường công tác văn thư, lưu trữ 30 2.2 Bố trí nhân phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ 34 2.3 Công tác xây dựng, ban hành phổ biến văn quy định hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 37 2.4 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ 37 2.5 Thực trạng tổ chức thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 38 2.5.1 Thực trạng tổ chức nghiệp vụ văn thư 38 2.5.2 Thực trạng tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 57 Chương 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở UBND CẤP PHƯỜNG (TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂY HỒ) 69 3.1 Đánh giá chung 69 3.1.1 Ưu điểm 69 3.1.2 Hạn chế 72 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức văn thư, lưu trữ UBND cấp phường thuộc quận Tây Hồ 75 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn đạo, quy định hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường 75 3.2.2 Nâng cao trình độ chun mơn cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ UBND phường 79 3.2.3 Hoàn thiện khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND phường 82 3.2.4 Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức UBND phường công tác văn thư, lưu trữ 88 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 90 3.2.6 Đầu tư kinh phí xây dựng sở vật chất, mua sắm thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 92 3.2.7 Tăng cường công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 94 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 99 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức nói chung hoạt động UBND cấp phường nói riêng Chính vậy, quan, tổ chức thực tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào việc đảm bảo cung cấp thơng tin phục vụ quản lý, điều hành, cải cách hành chính; đồng thời góp phần vào việc giữ gìn, bảo quản, khai thác sử dụng phát huy giá trị to lớn tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Công tác văn thư mặt hoạt động máy quản lý, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc quan Nội dung công tác văn thư gồm: soạn thảo ban hành văn bản; quản lý giải văn bản; công tác quản lý sử dụng dấu; công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời công tác nghiệp vụ khoa học Công tác lưu trữ bao gồm tất vấn đề liên quan tới thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Nội dung công tác lưu trữ gồm: thu thập, bổ sung; phân loại; xác định giá trị; thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm; bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Từ có Pháp lênh Lưu trữ quốc gia năm 1982 gần Luật lưu trữ năm 2011 đến nay, công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp phường có chuyển biến tích cực Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế UBND số phường địa bàn quận Tây Hồ, công tác văn thư UBND cấp phường chưa tổ chức khoa học, vấn đề nghiệp vụ nhiều hạn chế; tổ chức cơng tác văn thư cịn bất cập, chưa thống nhất; trang thiết bị lạc hậu chưa đáp ứng yêu cầu, việc trang bị thiết bị thực khâu nghiệp vụ ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế Việc triển khai thực quy định Nhà nước chậm, thiếu nghiêm túc; công tác xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn chưa đáp ứng yêu cầu, ảnh hưởng đến hiệu công việc; dấu thành phần quan trọng xác nhận tính hợp pháp giá trị pháp lý văn bản, quản lý lỏng lẻo, không quy định Về công tác lưu trữ UBND phường hầu hết chưa có phòng, kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu để bảo quản tài liệu, hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu; dẫn đến hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu bị thất lạc, mát Các khâu nghiệp vụ chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra; quản lý tài liệu quản lý cơng tác lưu trữ cịn nhiều bất cập; trình độ cán hạn chế, quy định bố trí sử dụng cán cịn nhiều bất cập so với yêu cầu thực tế Những hạn chế nêu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động UBND cấp phường, ảnh hưởng đến việc giữ gìn, bảo quản phát huy giá trị tài liệu giai đoạn văn thư tài liệu giai đoạn lưu trữ làm cản trở công cải cách hành địa phương Qua khảo sát thực tế hoạt động phường, nhận thấy, công tác văn thư, lưu trữ chưa thực vào nếp, chưa quan tâm thỏa đáng cấp lãnh đạo, văn hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp chưa quan tâm ban hành nhiều Nguyên nhân dẫn đến hạn chế nêu có nhiều nguyên nhân, song trước hết việc tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ UBND cấp phường chưa hoàn thiện, cịn bất cập Vì vậy, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ UBND phường nhằm tổng kết ưu điểm, hạn chế; tìm nguyên nhân đề giải pháp khắc phục việc làm cần thiết Từ vấn đề nêu trên, lựa chọn “Đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp phường” làm đề tài luận văn 2 Mục tiêu nghiên cứu Khi thực đề tài này, hướng đến ba mục tiêu bản: - Khảo sát đánh giá việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường thông qua việc khảo sát thực tế phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ cấp phường nói chung phường quận Tây Hồ (Hà Nội) nói riêng Đối tượng nghiên cứu Đề tài triển khai với việc tập trung nghiên cứu hai đối tượng bản: - Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ UBND phường (qua khảo sát phường địa bàn quận Tây Hồ) - Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ UBND phường địa bàn quận Tây Hồ Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: tác giả tập trung nghiên cứu biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ từ năm 1996 (từ thành lập quận Tây Hồ) đến - Về không gian: Tác giả khảo sát công tác văn thư, lưu trữ UBND phường thuộc quận Tây Hồ (Hà Nội) Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài triển khai với nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND cấp phường - Làm rõ nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp phường vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động UBND cấp phường - Khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ số UBND phường thuộc quận Tây Hồ - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu tổ chức văn thư, lưu trữ cấp phường nói chung phường thuộc quận Tây Hồ nói riêng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp từ trung ương đến địa phương nói chung dành quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hồn thiện hệ thống quan quản lý phát triển nghiệp vụ công tác Nhiều cơng trình nghiên cứu quy mơ khác góp phần quan trọng lý luận thực tiễn Trong đó, cơng trình liên quan đến luận văn thực bao gồm: Một là, cơng trình nghiên cứu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ như: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ” - Đề tài TS Dương Văn Khảm chủ nhiệm; Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” – luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học Ths Trần Thanh Tùng Hai là, cơng trình nghiên cứu tổ chức quản lý công tác văn thư công tác lưu trữ cấp như:“Công tác văn thư UBND huyện Thủy Nguyên – Hải Phòng: thực trạng giải pháp” – Đề tài khóa luận Cử nhân, năm 2007 Bùi Thị Vân Anh; “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Thanh Xuân” – Đề tài khóa luận cử nhân Đinh Thị Bích Hạnh “Giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND tỉnh Hà Giang” – Đề tài khóa luận Cử nhân Nguyễn Văn Phong…v v Bên cạnh đó, nghiên cứu quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ cấp xã, phường dừng lại số lượng hạn chế: “Vài nét công tác văn thư, lưu trữ UBND xã, phường nay” (Chuyên đề sở Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ - Cục lưu trữ Nhà nước); “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND phường thành phố Hồ Chí Minh” – Đề tài luận văn chuyên ngành quản lý hành cơng năm 2010 số viết tạp chí chuyên ngành khác… Như vậy, vấn đề tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường chưa có cơng trình nghiên cứu chun sâu Đề tài chúng tơi có kế thừa kết nghiên cứu cơng trình nói trên, không trùng lặp Tài liệu tham khảo Để hoàn thành luận văn này, tác giả sử dụng nguồn tài liệu sau: - Những văn Nhà nước quy định tổ chức hoạt động quan Nhà nước cấp quận, phường - Những quy định hành Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Các cơng trình nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo khoa học, viết tạp chí chuyên ngành công tác văn thư, công tác lưu trữ địa phương - Thông tin liên quan từ website - Các tư liệu, số liệu, văn thu thập thông qua khảo sát thực tế phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp hệ thống, phân tích: Phương pháp chúng tơi sử dụng việc hệ thống quy chế pháp lý công tác văn thư, lưu trữ, phân tích vai trị công tác văn thư, lưu trữ hoạt động UBND cấp phường - Phương pháp điều tra khảo sát trực tiếp: Phương pháp sử dụng để lấy số liệu thực tế liên quan đến đề tài luận văn - Phương pháp vấn, thực hầu hết Phó chủ tịch phường, cơng chức văn phịng - thống kê, hợp đồng văn thư Việc vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể vấn đề trình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Ngồi phương pháp trên, trình nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng kết hợp số phương pháp khác như: mơ tả, so sánh Đóng góp đề tài - Việc hồn thành luận văn giúp chúng tơi hệ thống hóa lý luận thực tiễn công tác văn thư , lưu trữ cấp phường hành thực mạnh mẽ quan Nhà nước nhận thức cán bộ, công chức, viên chức quan nói chung văn phịng UBND phường nói riêng cần phải có nhận thức rõ ràng tầm quan trọng cần thiết công tác văn thư, lưu trữ Thẩm quyền ký phân cấp quyền hạn ký văn bản; Cải tiến tổ chức máy văn phòng uỷ ban nhân dân phường; Tăng cường trang thiết bị ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng, văn thư, lưu trữ Đó vấn đề cấp thiết Chính vậy, việc nâng cao nhận thức đổi nhận thức công tác văn thư, lưu trữ cần thiết Để hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND phường trình bày, theo chúng tơi, vấn đề quan trọng hàng đầu cán lãnh đạo, cán bộ, công chức khác phường phải đổi nhận thức cơng tác Có nhận thức đắn, thấu đáo vấn đề công tác văn thư, lưu trữ có định hướng, phương pháp phù hợp để xây dựng, củng cố công tác ngày hồn thiện làm cho phục vụ ngày tốt cho công tác quản lý Nhà nước quyền phường, phát triển kinh tế - xã hội địa phương Qua khảo sát thực tế, đánh giá phần công tác văn thư thư, lưu trữ UBND phường nhận thấy nhận thức lãnh đạo phường cơng tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều hạn chế Nhiều lãnh đạo chưa nhận thức rõ ảnh hưởng văn bản, hệ thống văn hoạt động quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền phường việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ Nhiều chuẩn mực, khái niệm công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý quyền phường chưa nhận thức tình hình Chúng tơi muốn đặc biệt nhấn mạnh nhận thức yêu cầu đảm bảo thông tin văn bản, từ tài liệu lưu trữ bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành nay, theo chúng tơi quan trọng hoạt động quyền phường 89 Hiện nay, với áp lực mới, yêu cầu quản lý Nhà nước quản lý xã hội, vai trò văn bản, hồ sơ tài liệu công tác văn thư, lưu trữ cần phải xem xét toàn diện sâu sắc hết Đối với cán quan: Thông qua họp toàn quan, cán lưu trữ phát biểu ý kiến nói rõ phân tích cách ngắn gọn ý nghĩa tài liệu lưu trữ để họ hiểu làm tốt công tác lưu trữ tạo thuận lợi cho công việc (Thông tin từ tài liệu lưu trữ dạng thơng tin cấp một, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định); đồng thời phân tích nâng cao vai trị việc sử dụng tài liệu lưu trữ công việc hàng ngày Do việc nắm bắt thông tin, xử lý tốt thông tin phục vụ tốt cho lãnh đạo Xử lý thông tin trở thành chức công việc chủ đạo chi phối tồn hoạt động văn phịng đặc biệt Văn phịng UBND phường Chính việc nâng cao nhận thức cho cán lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức phường công tác văn thư, lưu trữ quan trọng cần thiết thời điểm 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Một giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin Đây yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch Ngoài việc đầu tư sở vật chất người có đủ khả trình độ ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin, thơng qua khắc phục hạn chế thời gian vừa qua thiếu đạo hướng dẫn cách thức thực hiện; thiếu cán chuyên môn lĩnh vực cấp phép chế địi hỏi phải có thay đổi quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại phận tiếp nhận trả kết quả; đòi hỏi tính chun mơn hố trách nhiệm làm việc cao cán Bên cạnh đó, việc phải tiếp nhận xử lý nhiều văn bản, giấy tờ nhiều lĩnh vực hoạt động khác Do đó, trình xây dựng phát triển chế “một cửa” 90 thực cấp phường (xã) đồng nghĩa với việc xây dựng đổi thể chế cơng tác cho phù hợp Việc hồn thiện phần mềm quản lý văn thư, bước thay đổi cách thức tự chuyển giao văn lưu trữ văn bản, thay dần sổ đăng ký công văn giấy, việc đăng ký văn máy tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ tra tìm văn Bên cạnh tượng “bùng nổ thông tin” làm cho nhà quản lý, chủ nhân sản xuất đại chủ doanh nghiệp hiểu rằng: bên cạnh nguồn lực truyền thống nguyên liệu, lượng, tiền vốn, nhân lực cịn có nguồn lực xác định quan trọng nhất, vượt lên nguồn lực khác thông tin Vấn đề đặt thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin cho hiệu nhất? Thông tin văn có vai trị quan trọng hoạt động UBND phường phát triển kinh tế - xã hội địa phương Vì vậy, tiếp nhận, xử lý, bảo quản, sử dụng chúng để phục vụ hiệu hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội UBND cấp phường thời đại ngày nhiệm vụ hàng đầu Để nâng cao hiệu công tác cần thiết phải đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ song song với việc đổi tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn đi, đến quan UBND phường Việc đổi mới tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn đi, đến UBND phường nhằm mục tiêu đặt chủ động cung cấp thông tin cách kịp thời nhanh chóng, đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý UBND hoạt động hàng ngày phịng, ban trực thuộc UBND phường Với thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ UBND phường nay, đổi tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn đi, đến UBND phường cần thực cách nhanh chóng mạnh mẽ Từng bước tin học hố cơng việc quản lý hành phòng, ban đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức bước làm quen với hệ thống thông tin; xây dựng hệ thống sở liệu tất lĩnh vực quản lý hành Nguồn liệu tài sản vơ giá để khai thác sau 91 Đồng thời UBND phường cần nghiên cứu để ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu lưu trữ, trước mắt, việc ứng dụng công nghệ thông tin thể rõ qua mặt sau : - Xây dựng công cụ tra cứu đại - Quản lý công tác lưu trữ - Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đối với lưu trữ phường cần phải xây dựng hệ thống cơng cụ tra cứu hồn chỉnh, khoa học, đại nhằm đảm bảo việc tra tìm nhiều phương diện cách nhanh chóng Và thực tế, vai trị cơng nghệ thơng tin công tác lưu trữ khẳng định: Ngày nay, nhà lưu trữ bị thúc giục, chí bị bắt buộc phải có nỗ lực to lớn để thích nghi Tin học cung cấp cho hộ phương tiện để lập bảng dẫn, bảng niên đại, từ vựng, nhóm chủ đề hàng trăm phương pháp khác để làm cho mục lục, danh mục kinh điển cần thiết trở nên dễ tiếp cận Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ UBND phường vừa đáp ứng yêu cầu cải cách hành nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hố đất nước vừa yêu cầu cấp bách nay, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quản lý nhà nước quyền cấp phường Bởi vậy, UBND phường cần phải quan tâm tâm việc thực công việc đồng thời phải có bước thích hợp để cơng tác tổ chức văn thư, lưu trữ ngày vào nếp khoa học 3.2.6 Đầu tư kinh phí xây dựng sở vật chất, mua sắm thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Ngày nay, xu hướng chung việc đại hoá văn phịng quan, cơng tác văn thư cần phải nhanh chóng đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động UBND phường, muốn cần tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị cho công tác văn thư 92 Kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư để thực công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm đồ dùng khác phục vụ cho cơng tác văn thư Để có nguồn kinh phí cho công tác văn thư, Sở Nội vụ cần phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch - Đầu tư để lập dự tốn, bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hàng năm cho phường; UBND phường tùy điều kiện thực tế cần chủ động tạo nguồn kinh phí để đầu tư thoả đáng cho công tác văn thư Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư cần ý đến vấn đề mua sắm, bố trí tổ chức sử dụng hiệu trang thiết bị văn phòng đại Những thiết bị dùng công tác văn thư bàn ghế, tủ kệ, máy móc cần đảm bảo tính đại quy cách phù hợp hướng đến việc sử dụng, thao tác thuận lợi hiệu Trong cần đặc biệt ý đến thiết bị máy vi tính, máy in, máy photocopy để phục vụ cho công tác văn Máy tính quan phải nối mạng internet, mạng LAN để phục vụ cho việc thu thập thơng tin; soạn thảo, quản lý, tra tìm văn môi trường mạng - yêu cầu đại hố cơng tác văn thư giai đoạn Vấn đề kinh phí cho hoạt động lưu trữ UBND phường chưa có quy định cụ thể, nhiên Thủ tướng Chính phủ nhắc đến Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg: "Bộ Nội vụ chủ trì với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch Đầu tư hướng dẫn cấp, ngành lập dự tốn kinh phí hàng năm theo Luật Ngân sách nhà nước bảo đảm điều kiện cho quan, tổ chức thực tốt quy định công tác lưu trữ" Do vậy, để đảm bảo kinh phí, sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ UBND phường, tình hình thực tế nay, cần thực số vấn đề sau : - Trong phạm vi quyền hạn tình hình ngân sách địa phương, sở Nội vụ phối hợp với quan chức sở Kế hoạch - Đầu tư, sở Tài nghiên cứu đề xuất với UBND thành phố ban hành quy định để đầu 93 tư kinh phí nhằm nâng cấp sở vật chất có trang bị thiết bị cần thiết để hoàn thiện công tác lưu trữ UBND phường thời gian sớm - Kinh phí phục vụ cơng tác lưu trữ UBND phường dùng để đào tạo bồi dưỡng cán bộ; xây dựng, bố từ kho tàng; mua sắm, trang bị thiết bị, phương tiện dùng cơng tác lưu trữ kinh phí để thực hoạt động nghiệp vụ Hiện nay, xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phải thực theo Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng Tuy nhiên, điều kiện nay, kho lưu trữ UBND phường cần đáp ứng yêu cầu tối thiểu sau : - Về kho tàng, phường cần bố trí kho lưu trữ có diện tích thoả đáng để bảo quản tài liệu, xử lý nghiệp vụ Kho lưu trữ phải lựa chọn bố trí nới cao ráo, xa khu vực dễ xảy cháy nổ, ngập úng; kho phải có kết cấu bền vững, an toàn; thiết kế phù hợp để bảo quản tài liệu thực khâu nghiệp - Hệ thống điện, nước phải thiết kế hợp lý; trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện phòng cháy, chữa cháy - Về trang thiết bị bảo quản tài liệu kho gồm giá, tủ, hộp, cặp, bìa để đựng hồ sơ tài liệu Các thiết bị cần đảm bảo yêu cầu bền vững, quy cách, thuận tiện sử dụng Ngoài ra, tuỳ điều kiện kho tàng kinh phí trang bị thêm phương tiện dùng để vận chuyển tài liệu, hệ thống báo động (báo trộm, báo cháy), thiết bị thơng gió, chống ẩm, máy điều hồ nhiệt độ dụng cụ khác - Để đảm bảo đại hố cơng tác lưu trữ, cần trang bị máy vi tính để dần thực việc số hố tài liệu, lập sở liệu để phục vụ việc quản lý tra tìm tài liệu 3.2.7 Tăng cường cơng tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Việc đánh giá, kiểm tra sở để thống nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tồn quan Để chất lượng cơng tác nâng cao vào 94 nếp lãnh đạo UBND phường cần thắt chặt quy chế kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ phịng, ban chun mơn phường Ngồi hình thức kiểm tra thơng qua báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo cần ủy quyền cho cán phụ trách Văn phòng UBND phường để thường xuyên đốn đốc kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ Thực thường xuyên đột xuất chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo quy định - Chú trọng việc kiểm tra, đôn đốc việc thực quy định công tác lưu trữ quan Lãnh đạo UBND phường cần phải quan tâm đến công tác kiểm tra, đôn đốc cán công chức quan thực tốt quy định, kịp thời phát sai sót để chấn chỉnh nhằm đưa cơng tác văn thư, lưu trữ UBND phường dần vào nề nếp - Tổ chức sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực quy định hành công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Thực vấn đề này, UBND phường cần kết hợp việc sơ kết, tổng kết công tác theo định kỳ để sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đối với UBND quận, hàng năm cần có buổi tổng kết công tác lưu trữ (kết hợp với tổng kết công tác văn thư) UBND phường, qua đánh giá ưu điểm, hạn chế để giúp địa phương rút học kinh nghiệm nhằm thực tốt quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Cùng với việc tổng kết, đánh giá, UBND quận cần có biện pháp khen thưởng để kịp thời động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân làm tốt xử lý đơn vị, cá nhân vi phạm để đơn vị, cá nhân có ý thức thực quy định Nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Tóm lại: Để hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động Văn phòng UBND phường đáp ứng yêu cầu cải cách hành nay, cần thực đồng nhiều giải pháp: giải pháp cải cách hành mà Chính phủ, tỉnh (thành phố), quận (huyện), phường thực với giải pháp mà luận văn đưa 95 Trên số kiến nghị chúng tơi nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ UBND phường địa bàn quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội Thực giải pháp hy vọng thời gian tới công tác văn thư, lưu trữ quan có chuyển biến tích cực 96 KẾT LUẬN Qua việc phân tích khái quát sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; sở khảo sát thực tế, đánh giá thực trạng tổ chức tình hình thực cơng tác văn thư, lưu trữ UBND phường thuộc quận Tây Hồ, rút số kết luận sau: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý; công tác thiếu hoạt động UBND phường Nếu làm tốt công tác văn thư, đảm bảo cho UBND phường có đầy đủ, kịp thời thơng tin cần thiết xác phục vụ cho hoạt động mình; góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, hiệu quả; góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước; giữ gìn đầy đủ văn bản, tài liệu quan để sử dụng trước mắt lâu dài sau Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Làm tốt công tác lưu trữ thực việc giữ gìn, bảo quản phát huy giá trị to lớn tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội Cần phải tăng cường quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ để đưa công tác văn thư, lưu trữ UBND phường vào nề nếp nhằm phục vụ cho hoạt động UBND phường, phục vụ cơng cải cách hành phát triển kinh tế xã hội địa phương Để hồn thiện tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ UBND phường thuộc quận Tây Hồ, cần có nhiều giải pháp cụ thể, thiết thực Nhưng trước hết mạnh dạn đưa số ý kiến sau: - Quán triệt đầy đủ, sâu sắc chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 97 - Các quan có thẩm quyền cần ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ UBND phường sát thực hơn, cụ thể - Thực việc phổ biến, triển khai đồng văn công tác văn thư, lưu trữ đến phận, cá nhân quan - Ủy ban nhân dân quận cần tăng cường kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở; tổng kết, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ UBND phường địa bàn quản lý Quận nhằm đánh giá ưu điểm, hạn chế để từ rút học kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ - Kiện toàn tổ chức tăng cường cán cho công tác văn thư, lưu trữ UBND phường - Đầu tư kinh phí, sở vật chất phù hợp với yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ UBND phường đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn Có thể nói vấn đề tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đề cập đề tài nghiên cứu bước đầu Nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân phường thành phố Hà Nội Tuy nhiên thời gian có hạn kinh nghiệm thân nên luận văn khơng tránh khỏi sai sót Chúng tơi mong nhận góp ý, bảo Thầy, Cô đồng nghiệp 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh, Soạn thảo, ban hành quản lí văn quản lí nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2000; Nguyễn Lương Bằng, Hồn thiện quy trình xử lý văn UBND quận/ huyện (từ thực tiễn TP Hồ Chí Minh), Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia, 2003; Nguyễn Trọng Biên, Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước Đề tài nghiên cứu khoa học, Tư liệu thư viện Trung tâm nghiên cứu khoa học Lưu trữ, Hà Nội, 2005; Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Giáo trình lưu trữ (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ), Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội, 2009; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lí luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, 1990; Cục Lưu trữ Nhà nước, Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992; Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Kỷ yếu Hội nghị khoa học: Công tác văn thư cải cách hành Nhà nước, Tư liệu thư viện trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ, 2005; Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Sổ tay văn thư, lưu trữ cấp xã: sách hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Lao động, 2011; Trần Việt Hà, Lại bàn quản lí nhà nước công tác văn thư lưu trữ địa phương, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số tháng 5, 2006; 10 Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa Thơng tin, 2011; 11 Phạm Thu Lan, Một vài suy nghĩ đổi công tác văn thư quan hành nhà nước địa phương giai đoạn nay, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số tháng 1, 1994; 12 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, Nhà xuất trị quốc gia, Hà Nội, 2003; 99 13 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, Nhà xuất trị quốc gia, Hà Nội, 2008; 14 Luật Lưu trữ, Nhà xuất Hồng Đức, Hà Nội, 2012; 15 Phạm Văn Năm, Quản lí nhà nước công tác văn thư lưu trữ UBND Phường thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia, 2010; 16 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; 17 Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã thành phố thuộc tỉnh; 18 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư; 19 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; 20 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ bản, Nxb Hà Nội, 2007; 21 Đào Ngọc Quang, Hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động văn phòng UBND quận (huyện) đáp ứng yêu cầu công cải cách hành (từ thực tiễn TP Hồ Chí Minh), Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia, 2004; 22 Nguyễn Cơng Quyền, Hồn thiện quản lý nhà nước cơng tác văn thư, Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia, 2008; 23 Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Văn Lưu trữ học đại cương, Nxb Giáo dục, Hà Nội, 1996; 24 Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006; 100 25 Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ; 26 Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/2/2005 Bộ Nội hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân; 27 Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; 28 Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 10/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 29 Thơng tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; 30 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; 31 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; 32 Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Bộ công an – Ban tổ chức cán phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ sử dụng dấu; 33 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ- Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 34 Nguyễn Thị Tâm, Đổi cơng tác văn thư cải cách hành nhà nước Đề tài nghiên cứu khoa học, Tư liệu Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ, Hà Nội, 2005; 35 Nguyễn Văn Thâm, Giá trị tài liệu lưu trữ nhìn từ phương diện văn hóa xã hội, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số tháng 3, 1994; 101 36 Nguyễn Tấn Tuân, Nâng cao hiệu quản lí từ cơng tác lưu trữ cơng sở nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số tháng 2, 1997; 37 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Nghiệp vụ văn phịng, Nghiệp vụ cơng tác văn thư, Nxb Lao động – Xã hội, 2001; 102 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT QUYẾT ĐỊNH SỐ 1479/1998/QĐ-UB NGÀY 14/11/1998 CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ CÁC VĂN BẢN VỀ ÁP DỤNG ISO TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THỤY KHUÊ QUYẾT ĐỊNH SỐ 177/2001/QĐ-UBND NGÀY 16/8/2011 CỦA UBND PHƯỜNG TỨ LIÊN VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TỨ LIÊN NHIỆM KỲ 2011-2016 103