Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Chi cục Văn thư Lưu trữ

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ(Ban hành kèm theo Quyết định số QĐCCVTLT ngày tháng 11 năm 2018 của Chi cục Văn thư Lưu trữ)STTTÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆUTHBQA. HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP1. Tài liệu tổng hợp1Các văn bản gửi chung đến cơ quan, đơn vị: Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan cấp trên về công tác tổng hợp (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực Các văn bản của các cơ quan, tổ chức gửi để biết như: Thông báo đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chức danh, chữ ký, giới thiệu, đăng ký mua sách, báo, tạp chí,…5 năm2Hồ sơ xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các chế độ, quy định, hướng dẫn những vấn đề chung của công tác văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn3Hồ sơ về việc tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọngVĩnh viễn4Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư, lưu trữ Tổng kết năm, nhiều năm Sơ kết tháng, quý, 6 tháng Vĩnh viễn10 năm5Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm Của cơ quan cấp trên Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Của đơn vị chức năng 10 nămVĩnh viễn10 năm6Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng Của cơ quan cấp trên Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Của đơn vị chức năng 5 năm20 năm5 năm

Trang 1

An Giang, ngày tháng 01 năm 2019

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN

HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CCVTLT ngày tháng 11 năm 2018

của Chi cục Văn thư - Lưu trữ)

A HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

1 Tài liệu tổng hợp

1 Các văn bản gửi chung đến cơ quan, đơn vị:

- Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan cấp trên

về công tác tổng hợp (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

- Các văn bản của các cơ quan, tổ chức gửi để biết như: Thông

báo đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chức danh, chữ

ký, giới thiệu, đăng ký mua sách, báo, tạp chí,…

5 năm

2 Hồ sơ xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các chế độ, quy định,

hướng dẫn những vấn đề chung của công tác văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

3 Hồ sơ về việc tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng Vĩnh viễn

4 Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư, lưu trữ

- Tổng kết năm, nhiều năm

- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

5 Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

- Của cơ quan cấp trên

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

10 năm Vĩnh viễn

10 năm

6 Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

5 năm

20 năm

Trang 2

- Của đơn vị chức năng 5 năm

7 Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần

- Của đơn vị chức năng

5 năm

10 năm

5 năm

9 Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp

10 Hồ sơ ứng dụng ISO trong công tác văn văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

11 Tài liệu về hoạt động của lãnh đạo Chi cục (báo cáo, bản thuyết

trình, giải trình, bài phát biểu tại các sự kiện lớn,…) Vĩnh viễn

13 Sổ ghi biên bản cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo 10 năm

14 Tập công văn trao đổi về công tác tổng hợp 10 năm

2 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

15 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan, tổ chức về

công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê (hồ sơ nguyên tắc)

16 Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

2.1 Tài liệu quy hoạch

17 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

18 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình

mục tiêu của ngành văn thư, lưu trữ, Chi cục Vĩnh viễn

19 Hồ sơ tham mưu thẩm định, phê duyệt đề án quy hoạch phát triển,

đề án, dự án, chương trình mục tiêu thuộc phạm vi quản lý Nhà

Vĩnh viễn

Trang 3

nước về văn thư, lưu trữ, Chi cục

20 Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án, quy hoạch phát triển, dự án,

chương trình, mục tiêu thuộc phạm vi quản lý nhà nước về văn thư,

lưu trữ

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

10 năm

2.2 Tài liệu kế hoạch

22 Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm

- Chi cục triển khai, tổ chức thực hiện

- Các cơ quan, tổ chức khác gửi để biết

Vĩnh viễn

5 năm

23 Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành

văn thư, lưu trữ, Chi cục

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

24 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

25 Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch 20 năm

26 Kế hoạch, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các đối tượng

thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

- Hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

2.3 Tài liệu thống kê

Trang 4

28 Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ, quy định, hướng dẫn

về báo cáo thống kê của ngành văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

29 Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

30 Báo cáo điều tra cơ bản

- Báo cáo tổng hợp

- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

Vĩnh viễn

10 năm

32 Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra 10 năm

3 Tài liệu tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ

công tác tổ chức, cán bộ (hồ sơ nguyên tắc)

34 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức bộ máy, cán bộ

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

35 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành văn thư, lưu trữ, Chi cục Vĩnh viễn

36 Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Chi cục và các đơn vị trực thuộc Chi cục Vĩnh viễn

37 Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể Chi cục và cácđơn vị trực thuộc Chi cục Vĩnh viễn

38 Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên

39 Hồ sơ về xây dựng và triển khai thực hiện chỉ tiêu biên chế Vĩnh viễn

40 Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ Vĩnh viễn

Trang 5

42 Hồ sơ về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển

43 Hồ sơ kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức 70 năm

44 Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh

45 Hồ sơ (lý lịch) gốc của cán bộ, công chức, viên chức Vĩnh viễn

48 Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ 20 năm

49 Công văn trao đổi về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ 10 năm

4 Tài liệu lao động, tiền lương

50 Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

51 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về lao động, tiền lương gửi

chung đến các cơ quan, tổ chức (hồ sơ nguyên tắc)

52 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành,

53 Hồ sơ các vụ tai nạn lao động

- Nghiêm trọng

- Không nghiêm trọng

Vĩnh viễn

20 năm 54

Hợp đồng lao động vụ việc

5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng

55 Hồ sơ xây dựng, ban hành và báo cáo thực hiện chế độ phụ cấp đối

với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

Trang 6

56 Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức 70 năm

57 Công văn trao đổi về lao động, tiền lương 10 năm

5 Tài liệu tài chính, kế toán

58 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về tài chính, kế toán gửi

59 Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

60 Hồ sơ về dự toán, quyết toán ngân sách Nhà nước Vĩnh viễn

61 Hồ sơ, tài liệu về thanh, quyết toán kinh phí tổ chức các cuộc hội

nghị, hội thảo, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn

thư, lưu trữ hàng năm

20 năm

62 Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

- Hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

63 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định 20 năm

64 Hồ sơ, tài liệu về mua sắm, sửa chữa tài sản cố định 20 năm

65 Hồ sơ, tài liệu về việc thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

- Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

66 Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

67 Hồ sơ, tài liệu về công tác kiểm toán Nhà nước

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

Trang 7

68 Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

- Sổ quỹ tiền mặt

20 năm

10 năm

20 năm

69 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài

70 Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập

71 Tập hóa đơn mua, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, nhập

72 Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán 10 năm

6 Tài liệu xây dựng cơ bản

73 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung của các cơ quan tổ chức về

xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

74 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

75 Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn Theo tuổi thọcông trình

77 Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản 10 năm

7 Tài liệu khoa học - công nghệ

78 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về hoạt động khoa học

-công nghệ gửi chung đến các cơ quan, tổ chức (hồ sơ nguyên tắc)

Trang 8

79 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học về công tác văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

80 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

81 Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan Vĩnh viễn

82 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học trong công tác văn

thư, lưu trữ

- Cấp Nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn Vĩnh viễn

10 năm

83 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải

pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn Vĩnh viễn

10 năm

84 Các báo cáo khoa học chuyên đề công tác văn thư, lưu trữ do cơ

quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học 20 năm

85 Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành văn thư, lưu

86 Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ 10 năm

8 Tài liệu hợp tác quốc tế

87 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức về hợp

tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

88 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế về công tác văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

89 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

Trang 9

- Quý, tháng

20 năm

5 năm

90 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

91 Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức

92 Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế

(hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) Vĩnh viễn

93 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn

94 Hồ sơ đoàn ra

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn

20 năm

95 Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn

20 năm

96 Thư, điện, thiệp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Quan trọng

- Thông thường

Vĩnh viễn

20 năm

97 Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế 10 năm

9 Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan

(hồ sơ nguyên tắc)

99 Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

100 Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

Trang 10

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng 10 năm

101 Hồ sơ thanh tra các vụ việc

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

102 Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

103 Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo 10 năm

10 Tài liệu thi đua, khen thưởng

104 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức về thi

đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

105 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

106 Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương 20 năm

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan 10 năm

107 Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài Vĩnh viễn

108 Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng 10 năm

11 Tài liệu pháp chế

109 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về công tác pháp chế gửi

Trang 11

110 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

111 Hồ sơ tham mưu, lấy ý kiến xây dựng, ban hành văn bản quy phạm

112 Hồ sơ, tài liệu về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật

113 Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật 10 năm

12 Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

12.1 Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

115 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo chung về công tác hành chính, văn

thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

116 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp về công tác văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

117 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành

118 Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Năm, nhiều năm

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

10 năm

120 Hồ sơ về ban hành Danh mục bí mật Nhà nước của ngành, cơ quan Vĩnh viễn

121 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ 20 năm

122 Hồ sơ về giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 20 năm

123 Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Chi cục

(thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng,…) 20 năm

124 Hồ sơ, tài liệu về quản lý và sử dụng con dấu 20 năm

Trang 12

125 Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi:

- Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn

- Văn bản khác

Vĩnh viễn

50 năm

126 Sổ đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến 20 năm

127 Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ 10 năm

12.2 Tài liệu quản trị công sở

công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên

tắc)

129 Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở 10 năm

130 Hồ sơ về công tác dân quân tự vệ cơ quan 10 năm

131 Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai 10 năm

133 Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị Theo tuổi thọ

thiết bị

134 Sổ sách theo dõi, cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm 5 năm

135 Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở 10 năm

B HỒ SƠ, TÀI LIỆU QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

công tác văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên

tắc)

137 Tập văn bản hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp của các cơ quan, tổ chức

138 Hồ sơ tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản quản lý Nhà nước

139 Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết, hội thảo về công tác văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn

140 Kế hoạch, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ

Trang 13

- Hàng năm

- 6 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

141 Kế hoạch, báo cáo của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý Nhà

nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Hàng năm

- 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

142 Hồ sơ, tài liệu về thực hiện chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưutrữ và tài liệu lưu trữ Vĩnh viễn

143 Hồ sơ, tài liệu về quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong

công tác văn thư, lưu trữ

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

144 Hồ sơ tham mưu xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các Đề án,

145 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư,

146 Hồ sơ, tài liệu về tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn kỹ năng chuyên

môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ 20 năm

147 Hồ sơ, tài liệu về việc thẩm tra tiêu hủy tài liệu 20 năm

148 Hồ sơ, tài liệu về việc tham mưu cấp, cấp lại, thu hồi, đăng ký

dịch vụ lưu trữ và chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các tổ

chức, cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật

20 năm

149 Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ

- Vụ việc quan trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

150 Hồ sơ, tài liệu về tập huấn, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ cho

151 Công văn trao đổi về công tác quản lý văn thư, lưu trữ 10 năm

C TÀI LIỆU ĐẢNG VÀ CÁC ĐOÀN THỂ CƠ QUAN

Định dạng
Số trang	15
Dung lượng	224,5 KB