Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ

Mục đích của đề tài Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm tổ chức bộ máy; biên chế c

- - -  - - -

HOÀNG TÙNG PHONG

XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

HÀ NỘI - 2011

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH

PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ

15

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 15

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội

vụ

28

1.2.1 Thành phần và nội dung tài liệu 28 1.2.2 Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội

BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN

TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ

38

2.1 Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng

thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu

38

2.1.2 Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ,

tài liệu

38

2.2 Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ 44

2.2.2 Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của Sở Nội vụ

45

2.3 Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sở, tài liệu hình thành

phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ

59

2.3.2 Danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành

phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ

61

CHƯƠNG 3 HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG

VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN

77

3.1 Hướng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt

động của Sở Nội vụ

77

3.2 Hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt

động của Sở Nội vụ

82

3.3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng Danh mục hồ

sơ và hiệu quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn

107

3.3.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức về công tác văn thư

nói chung và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán

bộ, chuyên viên Sở Nội vụ

107

3.3.2 Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định,

hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu

trữ

110

3.3.3 Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp

vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực

hiện các hình thức thi đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ,

chuyên viên của sở

112

1 Quyết định số 58/2008/QD-UBND ngày 26/9/2008 của Ủy

ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn, Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Nghệ An

122

2 Quyết định số 30/2008/QD-UBND ngày 09/9/2008 của Ủy

ban nhân dân tỉnh hà Tĩnh ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Hà Tĩnh

131

3 Quyết định số 14/2008/QD-UBND ngày 04/11/2008 của Ủy

ban nhân dân tỉnh Quảng Bình ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn, Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Quảng Bình

139

4 Quyết định số 242/QĐ-SNV ngày 20/3/2009 của Sở Nội vụ

Quảng Bình Quy định chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức thuộc

khối văn phòng Sở Nội vụ

149

5 Quyết định số 31/QĐ-SNV ngày 08/10/2008 của Sở Nội vụ

Hà Tĩnh ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ Hà Tĩnh

150

MỞ ĐẦU

1 Mục đích của đề tài

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư- lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội dung rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động nội vụ của tỉnh Việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư Việc lập hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Nhà nước

và của Sở Việc xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ

sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ không chỉ là thực hiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ mà còn là một ví dụ điển hình để các sở, ban, ngành, huyện, thành phố, thị xã trong và ngoài tỉnh học tập - vì Sở Nội vụ là cơ quan đầu ngành thực hiện quản lý, hướng dẫn, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và một số tỉnh khác (thực hiện kiểm tra chéo các tỉnh)

Trên thực tế, công tác lập, quản lý hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu ở Sở Nội vụ vẫn còn nhiều hạn chế Theo quy định, trong quá trình giải quyết công việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, chuyên viên phải lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ Thực tế cho thấy vẫn còn nhiều bất cập cần phải được điều chỉnh Thông thường, đến cuối năm các đơn vị cũng như cán bộ, chuyên viên không thể lập được hồ sơ hiện hành do nhiều lý do khách quan và chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu

lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng yêu cầu… từ đó dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, hồ sơ tài liệu bó gói, chất đống… trong quá trình giải quyết công việc cần tra tìm sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc, quản lý văn bản không chặt chẽ, gây khó khăn cho công tác lưu trữ

Bên cạnh đó, việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp vào lưu trữ hiện hành

và lưu trữ lịch sử cũng đang còn nhiều bất cập Trong quá trình lập hồ sơ hiện hành, cán bộ, chuyên viên đã lúng túng thì đến việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp lưu lại lúng túng hơn Không có hướng dẫn cụ thể và các căn cứ chuẩn mực để thực hiện Mặt khác, do chưa có bảng qui định thời hạn bảo quản của từng loại hồ sơ nên việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan gặp rất nhiều khó khăn

Khi cơ quan ban hành được danh mục hồ sơ và có bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thì các phòng ban chuyên môn, các chuyên viên dễ dàng thực hiện việc lập hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ đó Từ đó, việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lập danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sẽ chính xác, khoa học và thuận lợi hơn

Mặt khác, sau khi Sở Nội vụ thực hiện được việc xây dựng danh mục

và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của

Sở thì các phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã hoặc các phòng Tổ chức, phòng Hành chính, Văn phòng… các sở, ban, ngành cũng dựa vào đó

để hướng dẫn và xây dựng danh mục của cơ quan mình

Vì vậy, tôi chọn đề tài “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo

quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội” làm luận văn thạc sĩ của

mình Mục đích của Luận văn là nghiên cứu khối hồ sơ, tài liệu hình thành ở các Sở Nội vụ (trước mắt là các tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung bộ) để xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành

phổ biến ở Sở Nội vụ và hướng dẫn áp dụng giúp cho lãnh đạo các phòng ban cũng như toàn thể cán bộ, chuyên viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, chất lượng và hiệu quả, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ trong việc thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trước mắt, kết quả của Luận văn sẽ được áp dụng tại Sở Nội vụ Hà Tĩnh, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các sở, ban, ngành và các địa phương khác

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện với hai mục tiêu chính sau:

- Xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ;

- Hướng dẫn áp dụng Danh mục và Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ Hà Tĩnh;

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

- Thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động ở một số Sở Nội vụ Do điều kiện thời gian và công việc của tác giả luận văn, việc nghiên cứu, khảo sát trước hết được tiến hành tại 3 tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung bộ là Hà Tĩnh, Nghệ An và Quảng Bình

- Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất lượng hồ sơ được lập ở Sở Nội

vụ của các địa phương được khảo sát;

- Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử tại các địa phương đó;

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của các Sở Nội vụ;

- Các văn bản quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản ở các Sở Nội vụ;

- Nhận thức, ý kiến đề xuất và thực tế kết quả thực hiện của cán bộ, chuyên viên quản lý công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Quản lý văn thư lưu trữ; các chuyên viên thực hiện xử lý công việc ở các phòng ban và các cán

bộ trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ ở Sở Nội vụ của các địa phương được khảo sát

* Phạm vi nghiên cứu :

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

+ Về phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các Sở Nội vụ từ khi Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được thưc hiện;

+ Về phạm vi không gian: Đề tài thực hiện khảo sát khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh thuộc vùng Bắc Trung bộ, gồm Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình

+ Phạm vi nghiên cứu về tài liệu:

- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng, ban, các đơn vị thuộc Sở Nội vụ

- Các văn bản hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ

Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài nói trên sẽ giúp cho tác giả có thể bảo đảm điều kiện về thời gian, tiến độ nghiên cứu thực hiện đề tài, phương tiện đi lại, tài liệu tham khảo

Việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài đồng thời cũng tạo điều kiện cho tác giả nắm bắt được những tồn tại, hạn chế cơ bản, làm căn cứ đề xuất các giải pháp cần phải thực hiện

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội

vụ qua các văn bản quy định của nhà nước;

- Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ;

- Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến;

- Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động trong việc lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của các chuyên viên Sở Nội vụ;

- Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc của các chuyên viên;

- Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí

hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ;

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản

lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ;

- Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ

sơ cơ quan;

- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện

5 Lịch sử nghiên cứu

Ở Việt Nam, việc lập hồ sơ đã được quy định từ năm 1963 trong Điều

lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ Đây chính là một

trong những tiền đề quan trọng của lịch sử nghiên cứu lý luận và thực tiễn đối với công tác này

Vấn đề lập hồ sơ hiện hành trên thực tế đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học về hành chính, văn thư - lưu trữ, học viên cao học và sinh viên Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo khác đề cập đến và đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực tiễn như: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng trên các báo, tạp chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học viên cao học…

Các giáo trình, bài giảng về công tác văn thư - lưu trữ đang được sử dụng làm tài liệu học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ (trước đây là Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương I) hay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập

hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả

Vương Đình Quyền xuất bản năm 2005 Cuốn sách đã giành toàn bộ Chương

XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư,

Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001…

Trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 và nay là Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả

như: Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công

tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Vũ Dương Hoan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số

4-2000, Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý

hành chính Nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số

6-2000, Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra

Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002…

Vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn là đề tài làm luận văn của các học viên cao học và sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại

học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội như: Vấn đề lập

hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng

và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập

hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006…

Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra được những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng như: Khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, tài liệu cũng như mục đích, ý nghĩa và yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành Các bài viết trên các báo, tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề như mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ ở một số cơ quan Tuy nhiên trong thời gian gần đây, các bài viết ít được đăng trên các báo, tạp chí cho thấy vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn chưa được quan tâm đúng mức Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu về vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng), và các cơ quan Nhà nước (các bộ) và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với công tác này Song, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên cứu chung về công tác văn thư hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng, cập bộ mà chưa có công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp nhằm làm cho công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động đối với một cơ quan cụ thể được triệt để và sâu rộng tới từng đơn vị, từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan

Qua các bài viết này cho chúng ta thấy một tình hình chung là việc lập

hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ vẫn còn ở

tình trạng chưa được phân loại sơ bộ mà chỉ bó gói, chất đống… Thực trạng này cũng do nhiều nguyên nhân như: nhận thức về vấn đề giá trị của tài liệu lưu trữ còn hạn chế và ý thức trách nhiệm của cán bộ chưa được đề cao Bên cạnh đó, các giáo trình, bài giảng chuyên đề về văn thư - lưu trữ cũng chỉ đi sâu về lý luận mà chưa có sự vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế ở các cơ quan…

Về các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của học viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội:

Các luận văn thạc sỹ có những công trình như: Nghiên cứu xây dựng

danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, HN 2008; Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy, Nguyễn Ngọc Quý, HN 2008 Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện, Nguyễn Nghĩa

Văn, HN 2001 Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu

hình thành trong hoạt động của tỉnh uỷ và các ban tham mưu, giúp việc tỉnh

uỷ, Nguyễn Thị Hồng Phượng; Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Nguyễn Thị

Lan Anh, Hà Nội 2006

Các khoá luận tốt nghiệp có những công trình như: Nghiên cứu xây

dựng danh mục hồ sơ và xác Định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ

sơ hiện hành tại Văn phòng Tập Đoàn Bưu chính Viễn thông VN, Trần Thị

Hằng, Hà Nội 2007; Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành

phần hồ sơ nhân sự của Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dương Thị Bích

Thuỷ, HN 2009; Những cơ sở khoa học quy định thời hạn bảo quản các loại

tài liệu chủ yếu của Vụ TCCB (Bộ NN - PTNT), Lê Quang Toán, HN 2001; Tìm hiểu các bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan lưu trữ cấp Bộ và

CQ TW, Nguyễn Thị Dịu, HN 2002; Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Công nghiệp, Trần Ngọc Lan, HN 2003

Các đề tài mới tiếp cận hoặc đã đi sâu nghiên cứu về lập danh mục hồ

sơ hoặc xác định thời hạn bảo quản nhưng đều chung chung Một số đề tài thực hiện nghiên cứu về xác định thời hạn bảo quản hồ sơ ở một cơ quan cấp

bộ hoặc một đơn vị hoặc xây dựng bảng thời hạn chung chung cho hồ sơ thuộc phông UBND tỉnh, thành phố trung ương mà chưa có đề tài nào nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và xác định giá trị hồ sơ tài liệu hình thành

ở Sở Nội vụ Vì vậy, việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ở một dạng cơ quan (cụ thể là ở Sở Nội vụ) cần sớm được thực hiện mới đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng

6 Nguồn tƣ liệu tham khảo

Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm :

- Các văn bản của cơ quan Đảng và Nhà nước có thẩm quyền quy định

về công tác lập hồ sơ hiện hành như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

- Các văn bản hướng dẫn lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản như Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành Quy trình ”chỉnh

lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Các văn bản quy định về về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Sở Nội vụ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng như:

Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định

tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện;

Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21/8/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Khoản 2, Mục 3, Phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV;

Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp

Quyết định số 30/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ

Quyết định số 31/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành quy chế tổ chức và hoạt động Sở Nội vụ

Quyết định số 58/2008/QĐ-UBND ngày 26/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Nghệ An

Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 04/11/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình V/v ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình

- Các sách nghiên cứu về lý luận và phương pháp lập hồ sơ hiện hành

như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học Lưu

trữ và nghiệp vụ văn phòng I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) xuất bản năm

2001; Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ (dùng cho các lớp bồi dưỡng

nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan Đảng) của Cục Lưu trữ thuộc VP Trung ương Đảng, năm 2008…

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin Sử dụng phương pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin gắn với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học

- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

- Phân tích hệ thống và thống kê, nhằm đánh giá thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ để từ đó đưa ra phương pháp và cách thức xây dựng danh mục hồ sơ đối với tài liệu trong giai đoạn hiện hành của Sở Nội vụ nói chung và các đơn vị trực thuộc nói riêng

- Phương pháp khảo sát thực tế, được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình lập hồ sơ ở văn thư cơ quan nói chung và từng đơn

vị nói riêng để nắm được tình hình lập hồ sơ hiện hành được lập ra sao, hồ sơ

có đẩy đủ hay không, chất lượng thế nào, có đúng với quy định không!…

- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và các chuyên viên ở đơn vị có chức năng nghiên cứu Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình lập hồ sơ hiện hành, vì đây là một công việc phức tạp, tỉ mỉ, liên quan đến nhiều đối tượng cán bộ khác nhau

Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh…

8 Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu cụ thể là bản danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ Là cơ sở khoa học để cán bộ lưu trữ ở các Sở Nội vụ, các cơ quan tham khảo, xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị mình

Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm ứng dụng hiệu quả vào thực tiễn công tác lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ

Kết quả nghiên cứu của Đề tài này sẽ làm cơ sở để ban hành quy định

về lập và quản lý hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ (sau này có thể mở rộng phạm

vi áp dụng đến các sở ban ngành và địa phương) Là phương tiện cũng như công cụ để quản lý, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Sở thực hiện nhiệm

vụ về cải cách hành chính mà cụ thể là thực hiện Quy trình hệ thống chất lượng ISO 9001:2008 về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc

Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư - lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế

- Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;

- Tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình;

- Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ

Chương 2 Xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động ở Sở Nội vụ

Nội dung gồm:

- Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu;

- Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng cho Sở Nội vụ;

- Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ

Chương 3 Hướng dẫn áp dụng Danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ

Nội dung gồm:

- Hướng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ cho các cơ quan, đơn vị;

- Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả khi áp dụng Danh mục

hồ sơ vào thực tiễn

Làm thế nào để công tác lập và giao nộp hồ sơ ở Sở Nội vụ ngày càng

có chất lượng cao hơn đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, nhất là trong bối cảnh

cơ quan vừa hợp nhất, thêm nhiều đơn vị tổ chức mới là một nhiệm vụ cấp thiết đặt ra cho công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan Qua việc khảo sát, nghiên cứu đưa ra các giải pháp này, tác giả mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư - lưu trữ đang làm nhiệm vụ có liên quan và các bạn đọc

Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô giáo ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn

Hà Nội và đặc biệt là Cô giáo TS Nguyễn Liên Hương, Phó chủ nhiệm khoa - Người hướng dẫn khoa học - cùng các đồng nghiệp là cán bộ, công chức, viên chức ở Sở Nội vụ ba tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình đã giúp đỡ tôi hoàn

thành luận văn này

Ngày tháng năm 2011

Học viên

Hoàng Tùng Phong

CHƯƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH

PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ

1.1.1 Chức năng của Sở Nội vụ

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh)

có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức

xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Bộ Nội vụ.[34, tr.01]

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ

1 Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh

2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý nhà nước được giao

3 Về tổ chức bộ máy:

a) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện

b) Thẩm định và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các chi cục thuộc

cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo quy định;

c) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định của pháp luật;

d) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định theo thẩm quyền

đ) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật

4 Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

a) Xây dựng và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kế hoạch biên chế của địa phương để trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định tổng biên chế

sự nghiệp ở địa phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa phương trước khi trình cấp có thẩm quyền quyết định;

b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nước;

c) Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn

vị sự nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật

cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp;

c) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt kết quả bầu cử Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Ủy ban nhân dân cấp huyện Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Ủy ban thường vụ Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

d) Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong công tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Ủy ban nhân dân các cấp để tổng hợp, báo cáo theo quy định

6 Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính: a) Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ tục liên quan tới việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính, nâng cấp đô thị trong địa bàn tỉnh để trình cấp có thẩm

quyền xem xét, quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết định phê chuẩn của cơ quan có thẩm quyền Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện, hướng dẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của pháp luật;

b) Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính của cấp tỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ;

c) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ

7 Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Quy chế dân chủ tại xã, phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

8 Về cán bộ, công chức, viên chức:

a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán

bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã

b) Tham mưu trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn bản về tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cấp

xã theo quy định của pháp luật;

c) Thống nhất quản lý và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức ở trong và ngoài nước sau khi được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng và việc thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh;

d) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hoặc quyết định theo thẩm quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với

cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý;

đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh và cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tuyển dụng, quản lý

và sử dụng công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã thuộc tỉnh theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ; việc phân cấp quản lý hồ

sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật

9 Về cải cách hành chính:

a) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

b) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định các chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì, phối hợp các cơ quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển khai cải cách hành chính;

c) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai công tác cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh đã được phê duyệt; việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

d) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế đối với

cơ quan nhà nước và quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm

vụ, tổ chức bộ máy, biên chế đối với các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật;

đ) Xây dựng báo cáo công tác cải cách hành chính trình phiên họp hàng tháng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng báo cáo với Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác cải cách hành chính theo quy định

10 Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:

a) Thẩm định và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ của hội, tổ chức phi chính phủ trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phi chính phủ trong tỉnh Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xử lý theo thẩm quyền đối với các hội, tổ chức phi Chính phủ vi phạm các quy định của pháp luật, Điều lệ hội;

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hỗ trợ định xuất và các chế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật

về văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn và Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

c) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt

“Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”; thẩm tra “Danh hiệu tài liệu giá trị” của Trung tâm Lưu trữ tỉnh

và của các cơ quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện

12 Về công tác tôn giáo:

a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn tỉnh;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm

vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

c) Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác tôn giáo;

d) Làm đầu mối liên hệ giữa chính quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn tỉnh

13 Về công tác thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo, thống nhất quản lý nhà nước công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hóa chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước

về thi đua, khen thưởng phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp tỉnh;

b) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Hội đồng thi đua - khen thưởng cấp tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; sơ kết, tổng kết thi đua; phối hợp với các cơ quan liên quan tuyên truyền, phổ biến, nhân rộng các điển hình tiên tiến, tổ chức thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,

khen thưởng trên địa bàn tỉnh; thực hiện việc tổ chức và trao tặng các hình thức khen thưởng theo quy định của pháp luật;

c) Xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật; quản lý, cấp phát, thu hồi, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp và theo quy định của pháp luật

d) Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng

14 Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

15 Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao theo quy định của pháp luật

16 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh

17 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng; chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vực khác được giao

18 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp vụ được giao

19 Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở

20 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và

Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định

21 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định

22 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

23 Xây dựng Quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức

bộ máy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chức thuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hoặc quyết định theo thẩm quyền

24 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.[34, tr.01]

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị nói chung được thể hiện bằng quyết định của cơ quan có thẩm quyền ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức Để thống nhất chung cho các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong cả nước, Bộ Nội vụ đã hướng dẫn cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ

để các tỉnh, thành phố căn cứ thực hiện để thành lập, kiện toàn lại Sở Nội vụ

khi thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ bao gồm Lãnh đạo sở; các đơn vị của sở Đơn vị của sở là các phòng ban chuyên môn và các đơn

vị trực thuộc như Trung tâm Lưu trữ, các Ban Tôn giáo; Thi đua khen thưởng (do sáp nhập) Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện hướng dẫn về cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ như sau:

1 Lãnh đạo Sở:

a) Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc Sở;

b) Giám đốc là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;

c) Phó giám đốc Sở là người giúp Giám đốc sở chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm

vụ được phân công Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở;

d) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc bổ nhiệm Giám đốc, Phó Giám đốc Sở theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Nội vụ ban hành, theo các quy định của Đảng, Nhà nước về công tác cán bộ và theo quy định của pháp luật;

đ) Việc miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo quy định của pháp luật

2 Cơ cấu tổ chức thuộc Sở không quá 09 đơn vị, gồm có:

a) Văn phòng

b) Thanh tra

c) Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ

d) Ban Thi đua – Khen thưởng

đ) Căn cứ tính chất, đặc điểm, yêu cầu nhiệm vụ của từng địa phương, UBND cấp tỉnh quyết định thành lập Ban Tôn giáo hoặc Phòng Tôn giáo

Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo (nếu có) là tổ chức tương đương chi cục trực thuộc Sở, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng

1.1.4 Tổ chức bộ máy của một số Sở Nội vụ

1.1.4.1 Tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ Nghệ An

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ Nghệ An quy định tại Quyết định số 58/2008/QĐ-UBND ngày 26/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ

An như sau:

a) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc sở:

- Văn phòng;

- Thanh tra;

- Phòng Quản lý Văn thư lưu trữ;

- Phòng Xây dựng chính quyền;

- Phòng Tổ chức bộ máy;

- Phòng Công chức, viên chức;

- Phòng Cải cách hành chính;

- Ban Tôn giáo

- Ban Thi đua - Khen thưởng;

- Đơn vị sự nghiệp thuộc sở: Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1.1.4.2 Tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ Hà Tĩnh

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ Hà Tĩnh quy định tại Quyết định

số 30/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh như sau:

a) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc sở:

b) Các ban trực thuộc sở (tương đương chi cục):

- Ban Thi đua - Khen thưởng;

- Ban Tôn giáo

c) Đơn vị sự nghiệp thuộc sở:

- Trung tâm Lưu trữ

1.1.4.3 Tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ Quảng Bình

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ Quảng Bình quy định tại Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 04/11/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình như sau:

a) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc sở:

- Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ

b) Các ban trực thuộc sở (tương đương chi cục):

- Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh;

- Ban Tôn giáo tỉnh

c) Đơn vị sự nghiệp thuộc sở:

- Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1.1.4.4 Nhận xét về mô hình tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ các tỉnh

+ Điểm giống nhau về mô hình tổ chức bộ máy

Thứ nhất : Về cơ bản các tỉnh, thành phố đều thực hiện Nghị định của

Chính phủ, thông tư của Bộ Nội vụ quy định, hướng dẫn tổ chức cơ cấu tổ

chức của Sở Nội vụ Các tỉnh, thành phố đều thực hiện tổ chức thành từng phòng, ban, đơn vị để thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình

Thứ hai : Các tỉnh, thành phố đều bố trí ít nhất là 8 đơn vị, bao gồm

Văn phòng sở, Thanh tra sở, Ban Tôn giáo, Ban thi đua khen thưởng, Trung tâm Lưu trữ và các phòng chuyên môn về tổ chức bộ máy, biên chế, công chức viên chức, xây dựng chính quyền

Thứ ba: Các đơn vị Văn phòng sở, Thanh tra sở, Ban Tôn giáo, Ban thi

đua khen thưởng, Trung tâm Lưu trữ đều được bố trí độc lập giống nhau về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Thứ tư: Ban Tôn giáo, Ban thi đua khen thưởng, Trung tâm Lưu trữ là

những đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

+ Điểm khác biệt về mô hình tổ chức bộ máy

Thứ nhất : Tuỳ theo đặc điểm của mỗi tỉnh, thành phố mà thành lập số

các phòng, ban chuyên môn khác nhau Ví dụ: Tỉnh Hà Tĩnh có 9 đơn vị; Tỉnh Quảng Bình có 10 đơn vị; Thành phố Hải Phòng có 8 đơn vị

Thứ hai: Tên gọi của các phòng chuyên môn khác nhau: Nguyên nhân

của tên gọi của các phòng khác nhau đó là sự phân chia chức năng, nhiệm vụ cho từng phòng khác nhau của mỗi tỉnh, thành phố nên tên gọi khác nhau Ví dụ: Tỉnh Hà Tĩnh có Phòng Cải cách hành chính và Quản lý Văn thư, Lưu trữ

là phòng kết hợp 2 nhiệm vụ quản lý về công tác cải cách hành chính và công tác quản lý văn thư, lưu trữ Nhưng ở Tỉnh Quảng Bình thì tách thành 2 phòng độc lập Đối với Thành phố Hải phòng thì công tác Cải cách hành chính lại do phòng Tổ chức bộ máy quản lý, thực hiện

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ

1.2.1 Thành phần và nội dung tài liệu

1.2.1.1 Thành phần:

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ,

do vậy thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở gồm tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn và tài liệu khoa học kỹ thuật

- Khối tài liệu hành chính: Khối tài liệu này được hình thành từ các phòng thuộc sở với khối lượng tương đối lớn bao gồm các loại như:

+ Tài liệu của Bộ Nội vụ, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh gửi đến như thông tư, quyết định, chỉ thị, thông báo

+ Tài liệu của Sở, ban, ngành trong tỉnh gửi đến chủ yếu là văn bản hành chính

+ Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Sở: Đây là nhóm tài liệu chiếm số lượng nhiều nhất bao gồm các loại văn bản như Quyết định, thông báo, báo cáo, chương trình, kế hoạch, tờ trình, biên bản

+ Tài liệu của các cơ quan, doanh nghiệp, các huyện, thành phố, thị xã gửi đến chủ yếu là báo cáo, tờ trình, công văn

- Khối tài liệu chuyên môn: Sở Nội vụ và đơn vị phụ trách về công tác

tổ chức cán bộ nên tài liệu chuyên môn của sở chủ yếu là sơ yếu lý lịch cán

bộ nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng các bộ của các cơ quan và đơn

vậy, nội dung tài liệu chủ yếu mang thông tin về tổ chức bộ máy; biên chế các

cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, tổ chức bộ máy; địa giới hành chính; cán bộ, công chức viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã phường, thị trấn, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư lưu trữ nhà nước, thi đua khen thưởng, tôn giáo

+ Về tổ chức chính quyền: Gồm những tài liệu có nội dung hướng dẫn

tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương các cấp trên địa bàn Hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu hội đồng nhân dân các cấp, tổng hợp kết quả bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp Phê duyệt kết quả bầu cử Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên khác của UBND cấp huyện

Công tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu hội đồng nhân dân các cấp, thông

kê số lượng, chất lượng đại biểu hội đồng nhân dân các các thành viên UBND các cấp

+ Về công tác tổ chức bộ máy: Nội dung tài liệu nhóm này chủ yếu là

phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh, UBND huyện, thành phố thị xã

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các chi cục thuộc cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh

Quyết định việc thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định của pháp luật Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện

Quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện

Hướng dẫn theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật

+ Về công tác biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước:

Gồm những tài liệu như kế hoạch biên chế của địa phương, quyết định giao chỉ tiêu biến chế hành chính sự nghiệp nhà nước

Hướng dẫn quản lý sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện và các đơn vị sự nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật

+ Về công tác Cải cách hành chính: Gồm những tài liệu về quyết định

phân công các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của Cải cách hành chính Theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc triển khai thực hiện

Quyết định các chủ trương, biện pháp đẩy mạnh Cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh

Xây dựng, tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch, chương trình dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về cải cách hành chính 10 năm, 5 năm, hàng năm, hàng quý và theo dõi kết quả thực hiện Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND cấp huyện, UBND cấp

xã triển khai công tác Cải cách hành chính trình phiên họp hàng tháng của UBND tỉnh

+ Về cán bộ, công chức, viên chức: Tài liệu nhóm này bao gồm các văn

bản về tuyển dụng, quản lý, sử dụng đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ công chức cấp xã

Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức ở trong và ngoài nước Hướng dẫn kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng và thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh

Quyết định việc tuyển dụng, đánh giá điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc UBND tỉnh quản lý

+ Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ: Bao gồm những tài

liệu có nội dung sau: Quyết định cho phép thành lập, giải thể, phê duyệt điều

lệ của hội, tổ chức phi chính phủ trên địa bàn theo quy định của Pháp luật

Xử lý theo thẩm quyền đối với các hội, tổ chức phi chính phủ vi phạm các quy định của pháp luật, điều lệ Hội Quyết định hỗ trợ định xuất và các chế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật

+ Về công tác văn thư lưu trữ: Bao gồm những tài liệu có nội dung

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thống kê, thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn và Lưu trữ lịch sử tỉnh

Thẩm định, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Danh mục nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm tra danh mục tài liệu hết giá trị của lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, lưu trữ huyện

+ Về công tác Tôn giáo: Bao gồm những tài liệu về chỉ đạo, hướng

dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn tỉnh Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác tôn giáo Quản lý chức sắc,

+ Về công tác Thi đua - Khen thưởng gồm những tài liệu về các phong

trào thi đua; sơ kết, tổng kết thi đua; hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua khen thưởng trên địa bàn tỉnh Xây dựng quỹ thi đua khen thưởng Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng

1.2.2 Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ

Trong quá trình hình thành và phát triển, Sở Nội vụ (bây giờ) đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi Trong mỗi một lần thay đổi, tên gọi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng thay đổi Cụ thể Từ khi hình thành là Phòng Tổ chức cán bộ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; sau đó đổi tên thành Ban Tổ chức chính quyền, Đến tháng 11 năm 2003 Thủ tướng Chính phủ quyết định đổi tên thành Sở Nội vụ

Tuy mỗi tỉnh, thành phố có cơ cấu tổ chức khác nhau, nhưng đều giống nhau về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn về công tác nội vụ (bao gồm tổ chức bộ máy, biên chế, công chức viên chức, xây dựng chính quyền), thi đua khen thưởng, tôn giáo, văn thư lưu trữ

Để có thể xây dựng được danh mục hồ sơ, tài liệu chúng ta cần khảo sát khối lượng tài liệu hình thành ở các phòng, ban, đơn vị thuộc sở để có cơ

sở cho những giải pháp sau này

Qua khảo sát ở một số tỉnh, tôi nhận thấy số lượng hồ sơ, tài liệu ở mỗi tỉnh, thành phố tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động của tỉnh, thành phố đó Cụ thể, Thành phố, tỉnh lớn (có diện tích rộng và dân số đông) thì công việc nhiều, hồ sơ hình thành tại Sở Nội vụ của Thành phố, tỉnh này cũng nhiều Và ngược lại, tỉnh, thành phố có diện tích nhỏ, dân số ít thì công việc ít và hồ sơ, tài liệu hình thành ở các đơn vị này cũng ít Tuy nhiên, trung bình hồ sơ, tài liệu hình thành ở một số tỉnh trung bộ qua khảo sát của tôi như sau: Số liệu được tính trung bình tương đối trên một năm:

+ Về công tác tổ chức chính quyền: 0.5m

+ Về công tác tổ chức bộ máy: 0.5m

+ Về công tác biên chế: 0.2m

+ Về công tác Cải cách hành chính: 1m

+ Về công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức: 1m

+ Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ: 1m

+ Về công tác văn thư lưu trữ: 0.5m

+ Về công tác Tôn giáo: 0.5m

+ Về công tác Thi đua - Khen thưởng: 2m

1.2.3 Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc phông Lưu trữ Sở Nội vụ

Giá trị của tài liệu thể hiện ở tác dụng của nó đối với các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội hay nói cách khác giá trị của tài liệu lưu trữ thể hiện ở mục đích khai thác sử dụng chúng Toàn bộ hoạt động của Sở Nội vụ

đã được phản ánh sinh động và trung thực trong khối tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ Khối tài liệu này có giá trị rất lớn ở nhiều mặt như chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học

Căn cứ vào thành phần và nội dung của tài liệu và nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của người khai thác nhận thấy tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử đơn

vị, phục vụ việc tham mưu, chỉ đạo điều hành công việc

Về mặt nghiên cứu lịch sử, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu tin cậy khi nghiên cứu về lịch sử hình thành và phát triển của sở bởi nói được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Tài liệu lưu trữ không chỉ gắn liền với những mốc lịch sử quan trọng của cơ quan sản sinh tài liệu mà còn là minh chứng cho quá trình xây dựng và phát triển của cơ quan sản sinh ra tài liệu trong suốt thời gian dài

Ví dụ: Đối với công tác tổ chức bộ máy và cán bộ: Tài liệu lưu trữ phản ánh được cơ cấu tổ chức về bộ máy nhà nước, những biến động, thay đổi về tổ chức bộ máy ở địa phương qua các thời kỳ lịch sử

Đối với công tác xây dựng chính quyền: Tài liệu lưu trữ phản ánh được quy trình xây dựng và hoàn thiện chính quyền địa phương qua các thời kỳ lịch

sử khác nhau như về tổ chức hội đồng nhân dân, UBND các cấp

Đặc biệt quan trọng là tài liệu lưu trữ của Sở phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Vai trò của việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở đây gắn liền với nhiệm vụ bảo đảm thông tin cho lãnh đạo và quản lý, giúp cho lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý kịp thời, chính xác Chúng ta đều biết, các thông tin được cung cấp càng chính xác, đầy đủ và nhanh chóng bao nhiêu thì năng suất lao động của cán bộ lãnh đạo và quản lý trong cơ quan càng được nâng cao Trong khi tổ chức hệ thống thông tin cho lãnh đạo không thể sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó tài liệu lưu trữ là một công cụ giúp lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý của mình Đặc biệt những thông tin trong tài liệu lưu trữ chứa đựng những chủ trương của đảng, nhà nước về mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội cùng với những kinh nghiệm về hoạt động quản lý của

cơ quan là những căn cứ quan trọng để lãnh đạo đúc rút kinh nghiệm để đưa

ra những căn cứ quan trọng, kịp thời, chính xác.Tài liệu lưu trữ cung cấp những thông tin, những kinh nghiệm công tác, vạch ra đường lối chính sách

và chiến lược phát triển cho các cơ quan Ngoài ra, căn cứ vào tài liệu lưu trữ giúp cho người xây dựng kế hoạch thấy được những việc đã làm được và chưa làm được khi thực hiện kế hoạch trước đó để rút kinh nghiệm lần sau xây dựng kế hoạch tốt hơn

Ví dụ: báo cáo quý, năm của Sở: Khi nghiên cứu, người lãnh đạo sẽ nắm được các mặt cần phát huy, mặt yếu kém và nguyên nhân dẫn đến sự yếu kém của từng khâu, mấu chốt ở chỗ nào Dựa trên những tài liệu đó lãnh đạo

cơ quan sẽ có kế hoạch và đề ra các chủ trương, chính sách phù hợp trong những năm tiếp theo để có thể phát huy được tối đa những ưu điểm và hạn chế đến mức thấp nhất những yếu kém, tồn tại