Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ Hoàng Tùng Phong Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Luận văn ThS ngành: Lưu trữ;
Trang 1Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở
Nội vụ Hoàng Tùng Phong
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Luận văn ThS ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: TS Nguyễn Liên Hương
Năm bảo vệ: 2011
Abstract Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ qua
các văn bản quy định của nhà nước Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động trong việc lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của các chuyên viên Sở Nội vụ Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc của các chuyên viên Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí hồ
sơ hiện hành ở Sở Nội vụ Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ
sơ cơ quan Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện
Keywords Lưu trữ; Sở Nội vụ; Bảo quản; Hồ sơ; Tài liệu
Content
Trang 25 Lịch sử nghiên cứu 6
CHƯƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH
PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ
15
1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 15
1.1.1 Chức năng của Sở Nội vụ 15 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ 15 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 23 1.1.4 Tổ chức bộ máy của một số Sở Nội vụ 25
1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ 28
1.2.1 Thành phần và nội dung tài liệu 28 1.2.2 Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 33 1.2.3 Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 34
CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN
BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN
TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ
38
Trang 32.1 Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ tài liệu
38
2.1.1 Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ 38 2.1.2 Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 38
2.2 Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ 44
2.2.1 Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ 44 2.2.2 Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở
Nội vụ
45
2.3 Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sở, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của Sở Nội vụ
59
2.3.1 Cơ sở thực tiễn của việc Xác định thời hạn bảo quản 59 2.3.2 Danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của Sở Nội vụ
61
CHƯƠNG 3 HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG
VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN
77
3.1 Hướng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Sở Nội vụ
77
3.1.1 Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản 78 3.1.2 Kết cấu của Danh mục hồ sơ mẫu 79
3.2 Hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của
Sở Nội vụ
82
3.3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng Danh mục hồ sơ và hiệu
quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn
107
3.3.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức về công tác văn thư nói chung
và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Sở
Nội vụ
107
Trang 43.3.2 Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định, hướng dẫn
về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
110
3.3.3 Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm
tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực hiện các hình thức thi
đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ, chuyên viên của sở
112
1 Quyết định số 58/2008/QD-UBND ngày 26/9/2008 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Nghệ An ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ Nghệ An
122
2 Quyết định số 30/2008/QD-UBND ngày 09/9/2008 của Ủy ban nhân
dân tỉnh hà Tĩnh ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ Hà Tĩnh
131
3 Quyết định số 14/2008/QD-UBND ngày 04/11/2008 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Bình ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức
của Sở Nội vụ Quảng Bình
139
4 Quyết định số 242/QĐ-SNV ngày 20/3/2009 của Sở Nội vụ Quảng
Bình Quy định chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức thuộc khối văn phòng Sở
Nội vụ
149
5 Quyết định số 31/QĐ-SNV ngày 08/10/2008 của Sở Nội vụ Hà Tĩnh
ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ Hà Tĩnh
150
References
1 Các công trình nghiên cứu: Luận văn thạc sỹ, Khoá luận tốt nghiệp,
1 Nguyễn Thị Lan Anh (2006), Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu
tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Luận văn thạc sỹ,
Hà Nội
Trang 52 Nguyễn Trọng Biên (2002), Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị
của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ, Luận văn thạc sỹ - LV 15, Hà Nội
3 Nguyễn Thị Kim Chi (2006), Xác định thành phần và nội dung tài liệu hình
thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III,
Luận văn thạc sỹ, Hà Nội
4 Nguyễn Thị Dịu (2002), Tìm hiểu các bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ
quan lưu trữ cấp Bộ và CQ TW, Khoá luận tốt nghiệp, Hà Nội
5 Trần Thị Hằng (2007), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác Định thành
phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập Đoàn Bưu chính Viễn thông VN, Khoá luận tốt nghiệp, Hà Nội 2007
6 Lã Thị Hồng (2004), Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt
động của các công ty 100% vốn Nhà nước, Luận văn thạc sỹ Hà Nội 2004
7 VanSy Song Kham (2005), Xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ chính phủ
nước Cộng hoà Dân chủ nhân dân Lào - lý luận và thực tiễn, Luận văn thạc sỹ,
Hà Nội
8 Trần Ngọc Lan (2003), Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành trong hoạt động
của Bộ Công nghiệp, (có kèm theo bảng thời hạn bảo quản), Khoá luận tốt
nghiệp, Hà Nội
9 Trần Thị Loan (2004), Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của
các Trường Trung học chuyên nghiệp, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội
10 Tạ Văn Ngữ (2003), Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Hà
Nội
11 Nguyễn Thị Trang Nhung (2008), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác
định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam,
Luận văn thạc sỹ, Hà Nội
12 Nguyễn Thị Hồng Phượng (2002), Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo
Trang 6quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của tỉnh uỷ và các ban tham mưu, giúp việc tỉnh uỷ, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội
13 Nguyễn Ngọc Quý (2008), Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ
quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy, Luận văn thạc sỹ, Hà
Nội
14 Dương Thị Bích Thuỷ (2009), Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác
Định thành phần hồ sơ nhân sự của Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Khoá
luận tốt nghiệp, Hà Nội
15 Trần Thị Thu Thuỷ (2009), Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài
liệu hình thành trong hoạt Động của cơ quan TW Hội Nông dân Việt Nam, Khoá
luận tốt nghiệp, Hà Nội
16 Lê Quang Toán (2001), Những cơ sở khoa học quy định thời hạn bảo quản các
loại tài liệu chủ yếu của Vụ TCCB (Bộ NN - PTNT), Khoá luận tốt nghiệp, Hà
Nội
17 Đặng Thị Thu Trang (2004), Xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Bộ Công
nghiệp, Khoá luận tốt nghiệp, Hà Nội
18 Nguyễn Nghĩa Văn (2001), Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản
quản lý nhà nước ở cấp huyện, Luận văn thạc sỹ - LV 06, Hà Nội
19 Nguyễn Văn Xuyên (1998), Xác định giá trị và thu thập tài liệu lưu trữ phim
điện ảnh để nhà nước bảo quản, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội
2 Các sách, báo, bài viết
20 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2008), Tập bài giảng công tác văn thư - lưu
trữ (dùng cho các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan Đảng), Hà
Nội
21 Cục Lưu trữ (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội
Trang 722 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm
(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội
23 Vũ Dương Hoan (2000), Bác Hồ với công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam, số 4-2000
24 Kiều Thị Ngọc Mai (2000), Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở
cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6-2000
25 Tô Duy Nghĩa (2002), Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban
Kiểm tra Trung ương của , Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002
26 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản Dùng trong
các trường trung học chuyên nghiệp, Nxb Hà Nội, Hà Nội
27 Nguyễn Thị Thuỷ (1999), Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999
3 Các văn bản pháp quy
28 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;
29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư
30 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư
31 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
32 Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Trang 833 Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
34 Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện
35 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Nộ Nội vụ về hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp
36 Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà
nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức
37 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức
38 Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước Ban hành Quy trình ”chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO
9001:2000
39 Quyết định số 30/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh Hà Tĩnh ban
hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ
40 Quyết định số 58/2008/QĐ-UBND ngày 26/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Nghệ An ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
Sở Nội vụ Nghệ An
41 Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 04/11/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Quảng Bình V/v ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình