Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về công tác nội vụ (gồm tổ chức bộ máy, xây dựng chính quyền, địa giới hành chính; công chức viên chức…), tôn giáo, thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ. Đây là cơ quan đang hoạt động do đó trước khi xây dựng danh mục hồ sơ, chúng ta cần phải xác định phương án phân loại cho tài liệu của Sở Nội vụ. Đối với tài liệu của Sở Nội vụ, thời gian qua đã có nhiều sự biến động về cơ cấu tổ chức như đổi tên, tách, nhập... bên cạnh đó, mỗi tỉnh thành lại có cơ cấu tổ chức riêng, khi áp dụng Danh mục hồ sơ, các đơn vị thường áp dụng đầu năm để đến cuối mỗi năm, căn cứ theo Danh mục hồ sơ để thu tài liệu nên phương án tối ưu nhất được áp dụng trong đề tài này là Phương án Thời gian - Mặt hoạt động. (Chúng ta cần lưu ý phương án phân loại hồ sơ, tài liệu hiện hành khác với phương án phân loại tài liệu lưu trữ trong Lưu trữ lịch sử vì không phải tất cả hồ sơ, tài liệu đều có giá trị lịch sử và chỉ dưa vào Lưu trữ lịch sử những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài. Do đó, khi lựa chọn phương án phân loại hồ sơ, tài liệu hiện hành chỉ thực hiện được trong từng năm một và chỉ xem phương án phân loại trên là cơ sở khoa học để tham khảo).
Nghĩa là trong từng năm làm việc tiến hành phân chia tài liệu theo mặt hoạt động cho từng cơ cấu tổ chức của đơn vị. Ví dụ: Đối với tỉnh A, có thể phòng X có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về mặt hoạt động là Tổ chức Bộ máy thì tỉnh B có thể là phòng Y cũng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về mặt hoạt động là Tổ chức Bộ máy nhưng có thêm nhiệm vụ, quyền hạn về Địa giới hành chính.
Ví dụ cụ thể: Sở Nội vụ tỉnh Hà Tĩnh có phòng Cải cách hành chính và Quản lý văn thư lưu trữ thì Sở Nội vụ Hải Phòng có phòng Tổ chức bộ máy và Văn thư lưu trữ. Như vậy ở 2 tỉnh khác nhau về cơ cấu tổ chức nhưng lĩnh vực hoạt động đều như nhau (đều có công tác quản lý văn thư lưu trữ).
45
Do vậy, phương án tối ưu để chúng ta lựa chọn khi thực hiện lập Danh mục hồ sơ đó là Thời gian - Mặt hoạt động.
Phương án phân loại này sẽ được tác giả sử dụng trong luận văn này và dùng phương án này để xây dựng Danh mục mẫu cũng như Danh mục Hồ sơ