cho cán bộ, công chức.
3.3.2. Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
Ở phần trên đã phân tích và đưa ra giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ cũng như công tác lập hồ sơ hiện hành tại các cơ quan, đơn vị đó là cụ thể hoá trách nhiệm lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị.
Chúng ta hãy đứng ở một góc và nhìn nhận về khía cạnh của việc thực thi một nhiệm vụ nào đó. Nếu chúng ta là những nhà khoa học, việc nghiên cứu của chúng ta là vô tận. Kết quả của các nhà khoa học đó là những công trình khoa học. Công trình đó là những điểm mới mà trước đó chưa có nhà
111
khoa học nào nghiên cứu, phát hiện. Trong quá trình nghiên cứu, các nhà khoa học vận dụng những kết quả của các nhà nghiên cứu đi trước, đã nghiên cứu để so sánh, đối chiếu và vận dụng vào công trình của mình. Những nhà khoa học đi sau thừa hưởng những kết quả của các nhà khoa học đi trước. Và điều bắt buộc là họ phải tìm ra, phát hiện và xây dựng nên học thuyết mới, những sản phẩm mới và những công trình nghiên cứu khoa học mới. Họ có thể không tuân thủ theo những kết quả, những sản phẩm, những công trình đã được nghiên cứu. Đôi khi họ còn phản biện lại, tìm ra những khiếm khuyết, hoặc phản bác những sản phẩm, những công trình trước đó.
Còn đối với cán bộ, chuyên viên làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước, quá trình làm việc của những cán bộ, chuyên viên này lại khác hoàn toàn. Đối với nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, đối với Luật pháp Việt Nam thì một người công chức nhà nước thì phải thực hiện nhiệm vụ được giao theo pháp luật của nhà nước. Có nghĩa là khi xử lý bất kỳ công việc nào, họ đều phải có căn cứ. Những căn cứ đó là văn bản quy phạm pháp luật, đó là Luật, là Pháp lệnh, là nghị định, là thông tư, quyết định, hay văn bản dưới luật khác.
Khi chúng ta nhìn vào một báo cáo khoa học, chúng ta không bao giờ thấy được những dòng như “Căn cứ Luật...”, “Căn cứ Nghị định...” hoặc “thực hiện Công văn số...” mà những dòng này chỉ xuất hiện trong các văn bản quản lý của nhà nước. Những văn bản này là do những công chức nhà nước soạn thảo khi họ thực hiện hay xử lý một công việc nào đó.
Một công chức, viên chức nhà nước chỉ thực hiện khi họ nhận được một công văn hay một quyết định hay một văn bản khác giao nhiệm vụ cho họ. Do đó, để công chức, viên chức hay nói cách khác là cán bộ chuyên viên thực hiện việc lập hồ sơ công việc trong quá trình xử lý công việc của mình thì chúng ta cần thiết phải giao việc lập hồ sơ cho cán bộ, chuyên viên bằng văn bản.
112
Trước hết, chúng ta là những cán bộ, công chức đảm nhận công việc văn thư, lưu trữ cơ quan, chúng ta cần nghiên cứu cụ thể các văn bản quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; những văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành, về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình. Tiếp đó tiến hành dự thảo, tham mưu cho Lãnh đạo Sở ban hành các văn bản mang tính pháp lý cao như quyết định, quy định, quy chế để Lãnh đạo Sở thấu hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và ký ban hành các văn bản đó.
Đối với Lãnh đạo Sở cũng cần quan tâm thường xuyên tới công tác này để trong các buổi giao ban có nhắc nhở, động viên cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện tốt công tác lập hồ sơ cũng như thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
Có thực hiện được như vậy thì chúng ta mới có thể phát huy được danh mục hồ sơ vào thực tế; mới đưa Danh mục hồ sơ trở thành cây gậy, bờ tường chắc chắn để cán bộ, chuyên viên bám vào khi lập hồ sơ công việc của mình. Và điều mà chúng ta - những người làm công tác văn thư, lưu trữ nhận được đó là hồ sơ, tài liệu đã được các cán bộ, chuyên viên lập ngay trong quá trình xử lý công việc của họ. Và có như vậy, giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ mới được đánh giá, phát huy cao.
3.3.3. Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực hiện các vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực hiện các hình thức thi đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ, chuyên viên của sở.
Ở giải pháp thứ nhất, chúng ta tìm biện pháp để nâng cao nhận thức về công tác văn thư nói chung và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Sở Nội vụ thì ở đây chúng ta phải có những biện pháp để tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức.
Như chúng ta đã biết, lập hồ sơ công việc là một trong những nội dung của hoạt động quản lý Nhà nước. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần
113
nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, đơn vị và của bản thân cán bộ, công chức lập hồ sơ, mặt khác tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, qua quá trình kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện các quy định của Nhà nước về lập hồ sơ công việc ở phần lớn các cơ quan, đơn vị chưa tốt, chưa đạt yêu cầu. Nguyên nhân của hạn chế này như sau: