MỤC LỤC Phần thứ nhất 3 MỞ ĐẦU 3 I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN 3 II GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN 4 III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4 Phần thứ hai 6 NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN 6 I CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 6 II QUAN ĐIỂM,[.]
MỤC LỤC Phần thứ .3 MỞ ĐẦU I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN II GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phần thứ hai NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN .6 I CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN II QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN III NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA ĐỀ ÁN IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN 12 V DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 17 Phần thứ ba 20 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ .20 I KIẾN NGHỊ 20 II KẾT LUẬN 20 Phụ lục 21 TỔNG HỢP DỰ TOÁN 21 Phụ lục 22 TỔNG HỢP DỰ TỐN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN .22 Phụ lục 23 BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ CHI TIẾT .23 Phụ lục 26 BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ XÂY LẮP 26 Phụ lục 27 BẢNG DỰ TOÁN CÁC HẠNG MỤC XÂY LẮP 27 Phụ lục 28 BẢNG DỰ TOÁN VẬT TƯ, THIẾT BỊ LẮP ĐẶT 28 Phụ lục 31 DỰ TOÁN KINH PHÍ CHUYỂN ĐỔI THƠNG TIN VÀ CẬP NHẬT DỮ LIỆU 31 Phần thứ MỞ ĐẦU I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN Trong xu phát triển chung nhân loại, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin truyền thơng nhằm đại hóa hành nhà nước tất yếu khách quan Trong năm qua, Đảng Nhà nước ta ban hành nhiều chủ trương, sách nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý, điều hành quan hành nhà nước, nhằm bước đơn giản hóa thủ tục hành tạo bước đột phá đạo, điều hành quan, tổ chức, địa phương Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý 254 mét giá tài liệu, với 07 Phông tài liệu lưu trữ, hình thành trình hoạt động quan, tổ chức tỉnh từ năm 1933 đến 2007 Đa phần tài liệu hình thành văn hành chính, có độ xác độ tin cậy cao Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ lưu trữ, bảo quản hình thức truyền thống nên chịu tác động lớn thời tiết, khí hậu dần bị lão hóa theo thời gian, chúng bị hủy hoại thảm họa thiên nhiên tác nhân khác vĩnh viễn bị mất, phục hồi Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ khó kiểm sốt khó tìm kiếm tài liệu khối lượng tài liệu ngày nhiều không tổ chức khoa học Như vậy, xác định số hóa tài liệu lưu trữ để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại tác động lý hóa q trình sử dụng lâu dài tăng cường khả tiếp cận tài liệu công chúng cần thiết Tiêu chí để lựa chọn tài liệu số hóa tài liệu có giá trị lịch sử; tài liệu q, có tình trạng vật lý tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực, thời gian, kinh phí số hóa bảo quản tài liệu số hóa Việc ứng dụng CNTT hoạt động số hóa tài liệu phải thực với nội dung: Xây dựng sử dụng sở hạ tầng thông tin; xây dựng, thu thập trì sở liệu; xây dựng biểu mẫu trao đổi môi trường mạng; cung cấp, chia sẻ thông tin với quan Nhà nước nhân dân tra cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh; thực việc cung cấp dịch vụ công môi trường mạng tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi; xây dựng thực kế hoạch đào tạo, nâng cao nhận thức trình độ ứng dụng CNTT cán bộ, công chức, viên chức cơng tác số hóa tài liệu Để thực nhiệm vụ nêu trên, việc hoàn thiện sở hạ tầng thông tin (bao gồm hệ thống máy chủ, trang thiết bị lưu trữ, bảo mật trang thiết bị mạng); xây dựng (mua sắm) chương trình phần mềm: Quản lý số hóa tài liệu, trang web khai thác tài liệu; triển khai phần mềm chuyển giao cơng nghệ: Quản lý số hóa tài liệu, trang web khai thác tài liệu; thiết bị hạ tầng dùng cho việc số hóa tài liệu: Máy chủ Database II GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN Đối tượng nghiên cứu: Hồ sơ, tài liệu Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Nội dung nghiên cứu: - Cơ sở lý luận, sở pháp lý, sở thực tiễn hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh - Xây dựng mục tiêu, phương hướng, giải pháp bảo quản, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ Không gian nghiên cứu: Tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thời gian nghiên cứu: - Đề án nghiên cứu thực trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 1933-2007; xây dựng phương hướng, giải pháp quản lý, khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ đến năm 2020 - Thời gian thực đề án: Từ tháng 1/2014 đến tháng 12/2018 III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập văn chủ trương, sách Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương địa phương công tác văn thư lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mơ tả, phương pháp phân tích theo phơng hồ sơ tài liệu, phương pháp phân tích tổng hợp để đánh giá trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh, rút kết đạt được, tồn tại, hạn chế nguyên nhân Trên sở xây dựng mục tiêu, phương hướng giải pháp thực việc quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ đạt hiệu Phần thứ hai NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN I CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Cơ sở khoa học Tài liệu lưu trữ đời song song với trình hoạt động quan, tổ chức Do tính chất đặc thù tài liệu lưu trữ nên trình hoạt động quan, tổ chức cần phải bảo quản tổ chức khai thác sử dụng có hiệu đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu tránh làm hư hại, thất lạc Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, có độ tin cậy xác cao, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức giai đoạn lịch sử Tài liệu lưu trữ có thơng tin cấp một, Nhà nước thống quản lý, nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật Cơ sở pháp lý - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; - Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 Quốc hội khoá 11; - Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015; - Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; - Quyết định số 993/QĐ-BTTTT ngày 01 tháng năm 2011 việc Công bố định mức tạm thời chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư ứng dụng cơng nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn nhà nước - Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 Bộ Tài hướng dẫn mức chi tạo lập thơng tin điện tử nhằm trì hoạt động thường xuyên quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; - Quyết định số 2151/QĐ-UBND ngày 07/9/2013 UBND tỉnh Thái Bình việc phê duyệt Kế hoạch phát triển ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước tỉnh Thái Bình năm 2013, giai đoạn 2013-2015; - Quyết định số 2552/QĐ-UBND ngày 28/10/2014 UBND tỉnh việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Cơ sở thực tiễn Với khối lượng tài liệu lớn có giá trị đặc biệt quan trọng bảo quản kho lưu trữ lịch sử tỉnh, như: Nghị định tồn quyền Đơng Dương thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; văn quy phạm pháp luật UBND tỉnh ban hành từ năm 2007 trở trước; đồ địa giới hành thời Pháp; Quyết định UBND tỉnh thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể quan, tổ chức, định cho thuê đất, giao đất, cấp giấy chứng nhận đầu tư… Đa số tài liệu bảo quản Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh tài liệu giấy, tài liệu hành UBKCHC tỉnh từ năm 1946 đến năm 1990, tài liệu có tình trạng vật lý kém, chất lượng giấy thấp, đa phần tài liệu đánh máy chữ ốp - ti -ma, chữ mờ khó đọc Tài liệu từ năm 1991 đến nay, tình trạng vật lý có tốt song điều kiện bảo quản khơng tốt dẫn đến tình trạng tài liệu bị dịn, phai mực, nhiều trang giấy dính lại làm chữ, khó đọc Mặt khác, có nhiều nguyên nhân dẫn đến tài liệu bị hư hỏng như: chất liệu trình chế tác, điều kiện tự nhiên, xâm hại loài sinh vật vi sinh vật chế độ bảo quản sử dụng tài liệu… II QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Quan điểm xây dựng đề án: Trong xu phát triển chung nhân loại, việc áp dụng công nghệ thông tin truyền thơng nhằm đại hóa hành nhà nước tất yếu khách quan Trước thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử truyền thống yêu cầu giải pháp hệ thống CNTT nhằm quản lý khoa học, đại, thân thiện với người sử dụng, có khả quản lý cách tổng thể, đa chiều, quy mô lớn hồ sơ, tài liệu, có khả cung cấp nhanh chóng thơng tin cho cấp, ngành, người dân, nâng cao chất lượng phục vụ đảm bảo giảm thời gian lại, hỗ trợ định cho cấp lãnh đạo công tác quản lý, đạo thực trở nên cấp thiết Mục tiêu đề án 2.1 Mục tiêu chung: - Chuyển phương thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ đại - Lưu trữ điện tử - Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin hệ thống phần mềm phục vụ quản lý điều hành, tác nghiệp cung cấp thông tin phục vụ nhân dân - Cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân cách nhanh chóng, xác đảm bảo chất lượng - Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhà nước địa bàn tỉnh đạt hiệu 2.2 Mục tiêu cụ thể: - Tài liệu lưu trữ số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu sử dụng; đảm bảo có lưu dự phịng tài liệu lưu trữ gốc hỗ trợ việc bảo hiểm, kiểm soát tài liệu - Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ dạng giấy sang khai thác dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thơng tin nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ - Nâng cao việc tiếp cận chia sẻ nhiều thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Giảm thiểu xuống cấp mặt vật lý hóa học tài liệu gốc phải lưu thông thường xuyên trình khai thác, sử dụng - Phục vụ nhanh chóng yêu cầu quan, tổ chức cá nhân có nhu cầu cung cấp thơng tin hồ sơ gốc lưu giữ kho lưu trữ lịch sử tỉnh - Xây dựng phát triển hệ thống liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ có hiệu - Q trình số hố tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý tính trung thực hồ sơ; tuân thủ qui trình kỹ thuật phần mềm cung cấp - Kết xuất loại Báo cáo tự động, nhanh chóng, xác III NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA ĐỀ ÁN Bối cảnh thực đề án 1.1 Thuận lợi: - Đảng, Nhà nước cấp, ngành tỉnh ngày quan tâm đến công tác lưu trữ Coi công tác lưu trữ tách rời hoạt động quản lý nhà nước - Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước ưu tiên nhiều so với thời kỳ trước 1.2 Khó khăn: - Cơ sở vật chất bảo quản hồ sơ, tài liệu cịn hạn chế - Chưa ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành giai đoạn lịch sử dài, hồ sơ, tài liệu hình thành lớn - Hồ sơ tài liệu đa phần tài liệu giấy, chữ mờ, khó đọc Đánh giá thực trạng Kho lưu trữ lịch sử tỉnh 2.1 Thực trạng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh - Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản 07 phông tài liệu, gồm: Phông HĐND UBND tỉnh giai đoạn từ năm 1946 đến năm 2007: 154 mét giá (17625 hồ sơ); Phông Ban Thi đua khen thưởng tỉnh: 80 mét giá (4270 hồ sơ); Phơng Ban Tổ chức quyền (Sở Nội vụ): 12 mét giá (427 hồ sơ); Phông Cục thuế tỉnh: mét giá (1551 hồ sơ); Phông Sở Tài nguyên Môi trường: mét giá; Phông Sở xây dựng: mét giá (15 hồ sơ); Phông Kho bạc Nhà nước tỉnh: mét giá (44 hồ sơ)… 2.2 Thực trạng kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đầu tư số trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ ban đầu như: Giá, hộp đựng tài liệu; mặt khác sở vật chất, trang thiết bị chưa phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 21/11/2007 Bộ Nội vụ Kho lưu trữ chuyên dụng Như vậy, sở vật chất kỹ thuật chưa đáp ứng yêu cầu kho lưu trữ chuyên dụng nên việc bảo quản, bảo hiểm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế 2.3 Thực trạng nhân sự, máy móc, thiết bị, sở vật chất Chi cục Văn thư – Lưu trữ có 20 người, có 12 công chức, viên chức Kho lưu trữ viên chức Kế toán, hợp đồng 68 Cơ sở vật chất chật chội, máy móc, thiết bị tin học cịn ít, có 10 máy tính phục vụ cho công việc chuyên môn trang bị lâu lạc hậu máy in đa chức Hiện Chi cục Văn thư - Lưu trữ có phịng khoảng 17m 10 ... liệu đa phần tài liệu giấy, chữ mờ, khó đọc Đánh giá thực trạng Kho lưu trữ lịch sử tỉnh 2.1 Thực trạng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh - Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản 07 phông tài liệu, gồm:... gốc lưu giữ kho lưu trữ lịch sử tỉnh - Xây dựng phát triển hệ thống liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ có hiệu - Q trình số hố tài liệu lưu trữ. .. trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh - Xây dựng mục tiêu, phương hướng, giải pháp bảo quản, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ Không gian nghiên cứu: Tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thời gian