Đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh thái bình, giai đoạn 2016 2020

ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THÁI BÌNH, GIAI ĐOẠN 2016 2020 Phần 1 MỞ ĐẦU 1 1 Lý do lựa chon đề án Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những p[.]

ĐẨY MẠNH CƠNG TÁC SỐ HĨA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THÁI BÌNH, GIAI ĐOẠN 2016-2020 Phần MỞ ĐẦU 1.1 Lý lựa chon đề án Ngay từ thời nguyên thuỷ, người biết sử dụng phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin cách thô sơ như: ghi ký hiệu vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người phát triển, người chế tạo phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin tiện lợi Một phương tiện tài liệu giấy Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất công tác quản lý đất nước đòi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác cho hệ sau để ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả ghi tin truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ thông tin thời gian dài Trong việc ghi tin trao đổi thơng tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể khác nhau, văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Ngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý nhà nước Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, sở để điều hành quản lý xã hội Vì vậy, ngày người nhận thức vai trị tài liệu nói chung văn nói riêng Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá Trong xu phát triển chung nhân loại, việc áp dụng công nghệ thông tin truyền thông nhằm đại hóa hành nhà nước tất yếu khách quan Nghị 30C Chính phủ xác định: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông hoạt động quan hành nhà nước để đến năm 2020: 90% văn bản, tài liệu thức trao đổi quan hành nhà nước thực dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử công việc; bảo đảm liệu điện tử phục vụ hầu hết hoạt động quan; hầu hết giao dịch quan hành nhà nước thực môi trường điện tử, lúc, nơi, dựa ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết dịch vụ công cung cấp trực tuyến Mạng thông tin điện tử hành Chính phủ mức độ 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân doanh nghiệp lúc, nơi, dựa nhiều phương tiện khác nhau” Nhằm thực thắng lợi mục tiêu “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” đề Báo cáo trị Ban Chấp hành Trung ương Đại hội X Đảng Trước thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử truyền thống Kho Lưu trữ lich sử tỉnh Thái Bình yêu cầu giải pháp hệ thống công nghệ thông tin nhằm quản lý khoa học, đại, thân thiện với người sử dụng, có khả quản lý cách tổng thể, đa chiều, quy mơ lớn hồ sơ, tài liệu, có khả cung cấp nhanh chóng thơng tin cho cấp, ngành, người dân, nâng cao chất lượng phục vụ đảm bảo giảm thời gian lại, hỗ trợ định cho cấp lãnh đạo công tác quản lý, đạo thực trở nên cấp thiết Chính vậy, tơi lựa chọn đề tài “Đẩy mạnh cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình, giai đoạn 20162020” làm đề án bảo vệ tốt nghiệp chương trình Cao cấp lý luận trị Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh 1.2 Mục tiêu đề án a) Mục tiêu chung - Nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc: Đây giải pháp quy trình bảo quản bảo hiểm tài liệu lưu trữ - Đồng loại hình tài liệu: Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, phải bảo quản tài liệu với vật mang tin loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm , chế độ bảo quản tài liệu chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu khác Nhưng với liệu số, loại trừ hầu hết khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng - Quản lý, khai thác tập trung: Với tối ưu phân tích trên, đương nhiên, tồn liệu số hóa, khơng phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, quản lý sở liệu, tạo tối ưu cho người sử dụng Thơng qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, khơng phải gắn vào khơng gian định phòng đọc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Từ đó, quan lưu trữ tạo cho độc giả tăng khả tiếp cận, sử dụng tài liệu nhanh chóng, xác tiện lợi b) Mục tiêu cụ thể - Tài liệu lưu trữ số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu sử dụng; đảm bảo có lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc hỗ trợ việc tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu - Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ dạng giấy sang khai thác dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ - Nâng cao việc tiếp cận chia sẻ nhiều thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Giảm thiểu xuống cấp mặt vật lý hóa học tài liệu gốc phải lưu thơng thường xun q trình khai thác, sử dụng - Phục vụ nhanh chóng yêu cầu quan, tổ chức cá nhân có nhu cầu cung cấp thơng tin hồ sơ gốc lưu giữ kho lưu trữ lịch sử tỉnh - Xây dựng phát triển hệ thống liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ có hiệu 1.3 Nhiệm vụ đề án - Tiến hành khảo sát toàn khối hồ sơ, tài liệu cần thiết phải tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình - Đánh giá thực trạng tài liệu lưu trữ bảo quản Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình năm qua - Những nhiệm vụ giải pháp cần thiết việc số hóa tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020 1.4 Giới hạn đề án - Phạm vi đối tượng: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác số hóa tài liệu phơng lưu trữ bao gồm: Phông hồ sơ, tài liệu UBND tỉnh giai đoạn 2000 đến 2007; phông hồ sơ, tài liệu Thi đua khen thưởng chống Pháp chống Mỹ; Phông Ban Tổ chức Chính quyền (Sở Nội vụ) - Về không gian: Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Về thời gian: Giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020 tiến hành số hóa 30% tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ lịch sử Phần NỘI DUNG 2.1 Căn xây dựng đề án 2.1.1 Căn khoa học, lý luận 2.1.1.1 Một số khái niệm - Tài liệu: Có nhiều cách hiểu khác tài liệu, song từ phân tích phát triển khái niệm “tài liệu” khẳng định tính khơng tách rời vật mang tin thơng tin ghi Nhưng định nghĩa sớm lại nhấn mạnh ý vào đối tượng vật chất - vật mang thơng tin, cịn định nghĩa muộn lại dành ý nhiều tới thành tố thông tin tài liệu Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư công tác lưu trữ Các thuật ngữ định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” định nghĩa “phương tiện để giữ lại tin tức việc, kiện, tượng thực tiễn khách quan hoạt động tư người” Ngày nay, khái niệm “tài liệu” định nghĩa sau: “Tài liệu - thông tin gắn vật mang tin với tiêu chí cho phép nhận dạng nó” Đối với cơng tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng nhận dạng thơng tin chứa đựng tài liệu, cho tài liệu trình bày theo trật tự thiết lập với tiêu chí định (các yếu tố trình bày tài liệu) Có thể nói, tài liệu cịn có hai đặc điểm phân biệt Thứ nhất, thông tin chứa đựng tài liệu nhờ tham gia sáng tạo người, tài liệu phản ánh trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không đơn giản tập hợp liệu mà kết sản phẩm kiện Thứ hai, thành phần mang tính pháp lý tài liệu - khả dùng làm chứng đóng vai trị khơng phần quan trọng hoạt động quản lý hoạt động cá nhân Chính vậy, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu” hiểu thông tin tạo lập, tiếp nhận lưu giữ tổ chức cá nhân chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý Nghĩa là, khác biệt với thông tin liệu, trước tiên tài liệu chứng hoạt động tổ chức cá nhân xã hội Tương đương với thuật ngữ sử dụng, “tài liệu” thuật ngữ tiếng Anh “record” mà định nghĩa văn học nước ngồi khác với định nghĩa thuật ngữ chung “document” Và tài liệu ghi, khơng phải ghi tài liệu Thuật ngữ “tài liệu” (thuật ngữ tiếng Anh tương tự với chấp nhận “document”) định nghĩa thơng tin (dữ liệu có giá trị) vật mang tin tương ứng giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang Dạng chung tài liệu ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) – tài liệu chứa đựng kết đạt xác nhận hoạt động hoàn thành.  Việc sử dụng thuật ngữ “tài liệu” “bản ghi” coi có sai sót Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa thơng tin (hay đối tượng) đã  ghi coi đơn vị riêng (đơn vị nguyên vẹn) Đặc điểm ghi tính linh hoạt Các ghi tạo dựng nhiều người, tồn vài phiên qua giai đoạn hình thành suốt chu trình thời gian khác Đặc điểm then chốt tài liệu tính bất biến Kinh nghiệm giới tài liệu khác biệt với ghi chứng hoạt động tổ chức cá nhân xã hội, có sức mạnh pháp lý.  Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có cụm từ đồng nghĩa: “thơng tin tài liệu hố”, “tài liệu cơng vụ”, “tài liệu cơng việc”, “tài liệu quản lý” Tài liệu hay vài ghi, thành phần văn kiện (tiếng Anh: documentation) Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu là vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác” - Tài liệu lưu trữ: Đó tài liệu cần lưu giữ cho công dân, xã hội quốc gia theo mức độ giá trị vật mang tin thông tin Các quan, tổ chức nhà nước công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc giữ gìn tài liệu lưu trữ (khơng phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo mức độ thời hạn bảo quản quy định Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ có nhiều loại văn dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm tài liệu lưu trữ ngày có biến đổi định phù hợp với phát triển xã hội người Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…của toàn xã hội Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Tài liệu lưu trữ đời song song với trình hoạt động quan, tổ chức Do tính chất đặc thù tài liệu lưu trữ nên trình hoạt động quan, tổ chức cần phải bảo quản tổ chức khai thác sử dụng có hiệu đảm bảo an tồn cho hồ sơ, tài liệu Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, có độ tin cậy xác cao, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức giai đoạn lịch sử Tài liệu lưu trữ có thơng tin cấp một, Nhà nước thống quản lý, nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật Từ hình thành tài liệu lưu trữ, cơng tác lưu trữ ln coi mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy quản lý nhà nước, đồng thời mặt hoạt động cơng tác quản lý nhà nước nói chung Cùng với nghiệp phát triển bảo vệ đất nước, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ ngày có vị trí, vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin q khứ, có độ tin cậy xác cao, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân giai đoạn lịch sử Tài liệu lưu trữ có thông tin cấp một, Nhà nước thống quản lý, nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp” Điều 13 Luật Lưu trữ Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định quản lý tài liệu lưu trữ điện tử - Tài liệu điện tử: Thuật ngữ “tài liệu điện tử” xuất vào đầu năm 1990, công tác quản lý tài liệu Nga, vào cuối năm 1990 bắt đầu sử dụng tích cực Tới thời điểm đó, sách nước nước ngồi có thuật ngữ chấp nhận chung “tài liệu đọc máy”, “tài liệu vật mang máy tính (từ tính)”, “tài liệu máy tính dẫn hướng” “đồ họa máy tính” Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu vật mang tin máy tính” có tiêu chuẩn hành GOST R 51141-98: “đó tài liệu tạo lập sử dụng vật mang phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin máy tính điện tử” Cần tài liệu điện tử tài liệu đọc máy, song tài liệu đọc máy lại tài liệu điện tử Sự phát triển cơng nghệ máy tính vào năm 1990 làm cho thuật ngữ “tài liệu đọc máy” đặc điểm - tiện lợi cho máy đọc trở thành khơng cịn khả tồn tại: điều kiện đương đại, thông tin từ tài liệu giấy đọc máy (quét hình) Xuất nhu cầu khái niệm liên quan tới tài liệu tất giai đoạn vịng đời - từ tạo lập tới hủy - dạng điện tử “Tài liệu điện tử” trở thành khái niệm Nhiều định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử” có nhấn mạnh giống khái niệm “tài liệu” “tài liệu điện tử” Ở điểm nhấn dành cho thành tố thông tin khái niệm Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần xuất Luật liên bang “Chữ ký điện tử số”: “tài liệu điện tử - tài liệu mà thơng tin thể dạng điện tử - số” Định nghĩa không ràng buộc khái niệm “tài liệu điện tử” với vật mang tin đặc biệt (ví dụ máy tính) lẫn phương tiện bảo mật thơng tin chứng nhận tác giả (ví dụ chữ ký điện tử số), cịn tạo nhấn mạnh vào phương pháp diễn đạt thông tin Thuật ngữ trao đổi thơng tin điện tử có khẳng định pháp lý tiêu chuẩn GOST R 52292-2004 “Trao đổi thông tin điện tử Các thuật ngữ định nghĩa” thuộc tập tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin” Bộ Công nghệ thông tin liên lạc Liên bang Nga soạn thảo Trong văn pháp lý nước ngoài, định nghĩa “tài liệu điện tử” khác biệt nhau, đa phần chúng khẳng định tính bất biến tồn loại tài liệu dạng điện tử, công nhận tài liệu điện tử dạng đặc biệt tài liệu Đặc điểm tài liệu điện tử chỗ, thông tin trình bày dạng “điện tử - số” kết cảm nhận nhờ trợ giúp phương tiện kỹ thuật chương trình tương thích Mặc dù vậy, tài liệu điện tử thực chức có giá trị đích thực tài liệu truyền thống Chính vậy, luật lưu trữ số nước phát triển, định nghĩa khái niệm “tài liệu” ”tài liệu điện tử” điểm nhấn khơng dành cho hình thức tài liệu mà cho chức chúng Theo định nghĩa Lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử, tài liệu chứa đựng thơng tin số, đồ thị văn ghi vật mang máy tính (nghĩa chứa thơng tin ghi hình thức thích hợp cho xử lý nhờ hỗ trợ máy tính) tương thích với định nghĩa “tài liệu”: “tất tư liệu sách, giấy, đồ bản, ảnh chụp mà máy đọc viết khác không phụ thuộc vào hình thức tính chất vật lý chúng, xây dựng tiếp nhận quan liên bang Mỹ theo pháp luật liên bang để thực hoạt động nhà nước lưu giữ quan đơn vị có quyền thừa kế chúng để làm chứng hoạt động (về tổ chức, chức năng, quy định, giải pháp, thủ tục, hành động hay thứ khác) quyền liên bang giá trị thơng tin liệu” Ở đây, không nằm khái niệm “tài liệu” tư liệu thư viện, bảo tàng xây dựng hay tiếp nhận lưu giữ mục đích tra cứu triển lãm, bổ sung tài liệu bảo quản để thuận lợi cho tra cứu tuyển tập ấn phẩm phát hành sưu tập tư liệu viết lựa chọn Song, khác với tài liệu truyền thống, đặc trưng tài liệu điện tử khơng phải tính ngun vẹn vật lý mà tính nguyên vẹn logic Chính dấu hiệu nguyên vẹn logic phải ý nhận dạng tài liệu điện tử trường hợp với sở liệu, với tài liệu kiểu siêu văn bản, bảng biểu, đa phương tiện Ưu điểm việc sử dụng tài liệu điện tử là: a) vào thời gian nào, nhân viên chức tiếp cận thơng tin; b) dễ dàng thực kiểm tra tiếp cận đưa vào sửa đổi; c) phân phát thông tin thực tức thì, dễ dàng kiểm tra in tài liệu giấy; mang tin tồn vĩnh viễn khơng có chế độ bảo quản khoa học Thứ hai, điều kiện tự nhiên: Nước ta nước nằm khu vực nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, khí hậu thường xun thay đổi, mùa nóng có nơi lên đến 40oc, độ ẩm đạt 90% Hàng năm thường xuyên phải chịu nhiều bão thiên tai bất thường gây tài liệu lưu trữ Mặt khác nhân tố khác làm hư hỏng tài liệu ánh sáng mặt trời, nhiệt độ, độ ẩm nhân tố tác động làm tài liệu lưu trữ nhanh chóng xuống cấp không bảo quản quy định Ánh sáng gây phản ứng quang hóa giấy làm cho giấy nhanh bị ố vàng, mực bị phai màu, nhiệt độ cao làm cho giấy bị khô giịn, làm cho ảnh bị kết dính, tài liệu để độ ẩm cao làm cho mục nát Độ ẩm cao, nhiệt độ thích hợp cịn dung mơi cho hóa chất gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho nấm, mốc, côn trùng phát triển phá hoại tài liệu lưu trữ Nếu tài liệu bảo quản kho lưu trữ không đảm bảo tiêu chuẩn độ ẩm, nhiệt độ theo quy định tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng, khơng cịn giá trị sử dụng Ba là, xâm hại loài sinh vật vi sinh vật: Nếu tài liệu lưu trữ không bảo quản cẩn thận tạo điều kiện tốt để lồi sinh vật phát triển nhanh chóng có nguy làm hỏng tài liệu như: mối, mọt, loài gặm nhấm, lồi trùng gây hại khác ngồi loại vi sinh vật khác phát triển nhanh gặp điều kiện môi trường thuận lợi nấm, mốc Bốn là, chế độ bảo quản sử dụng tài liệu: Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh tính đến có bốn lần phải di chuyển địa điểm để phục vụ mục đích khác Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu không khoa học nguyên nhân gây làm cho tài liệu bị hư hỏng, chí thất lạc, mát Thực tế nay, công tác bảo quản tài liệu chưa quan tâm đầu tư mức, kho lưu trữ cịn bố trí tạm thời chưa đảm bảo theo quy định Để khắc phục nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ, khắc phục hạn chế việc phải thường xuyên phải vào kho để khai thác hồ sơ, tài liệu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu, đặc biệt tài liệu quan trọng, tài liệu phải thường xuyên đưa khai thác sử dụng cần phải có chế độ bảo quản thích hợp, việc số hóa tài liệu lưu trữ nhằm tăng cường bảo quản tài liệu lưu trữ, đồng thời nhằm lưu trữ văn dạng số hóa cần thiết cấp bách giai đoạn b) Thực trạng kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đầu tư số trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ ban đầu như: Giá, hộp đựng tài liệu; mặt khác sở vật chất, trang thiết bị chưa phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 21/11/2007 Bộ Nội vụ Kho lưu trữ chuyên dụng Như vậy, sở vật chất kỹ thuật chưa đáp ứng yêu cầu kho lưu trữ chuyên dụng nên việc bảo quản, bảo hiểm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế c) Thực trạng nhân sự, máy móc, thiết bị, sở vật chất Chi cục Văn thư – Lưu trữ có 20 người, có 12 cơng chức, viên chức Kho lưu trữ viên chức Kế toán, hợp đồng 68 Cơ sở vật chất chật chội, máy móc, thiết bị tin học cịn ít, có 10 máy tính phục vụ cho công việc chuyên môn trang bị lâu lạc hậu máy in đa chức Hiện Chi cục Văn thư - Lưu trữ có phòng khoảng 17m (trước dùng để đặt trạm biến áp Sở Thông tin Truyền thông), dự kiến cải tạo cho phù hợp để đặt hệ thống máy chủ quản lý tài liệu số hóa d) Thực trạng khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ - Những kết đạt Trong năm qua, việc khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ quan, tổ chức, công dân Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực theo quy định, số lượng tổ chức, công dân đến khai thác hồ sơ, tài liệu ngày tăng lên nhu cầu công việc, nghiên cứu khoa học, lịch sử giải công việc đáng khác Những hồ sơ, tài liệu đưa khai thác, sử dụng định UBND tỉnh cho thuê đất, thành lập, sáp nhập, giải thể quan, giấy chứng nhận đầu tư, hồ sơ thi đua khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ, định bổ nhiệm cán Có tài liệu đưa khai thác sử dụng thường xuyên để phục vụ độc hồ sơ cho thuê đất, hồ sơ cấp giấy chứng nhận đầu tư, hồ sơ thi đua khen thưởng chống Pháp chống Mỹ, thường xuyên đưa phục vụ độc giả ảnh hưởng không nhỏ đến tuổi thọ tài liệu - Những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân * Về tồn tại, hạn chế: + Việc khai thác sử dụng liệu lưu trữ chưa chủ động nhiều lĩnh vực như: Công bố, trưng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn, xuất sách dẫn phông lưu trữ kho Lưu trữ lịch sử tỉnh + Công cụ quản lý khai thác hồ sơ tài liệu cịn thủ cơng như: Mục lục hồ sơ, sổ đăng ký độc giả việc khai thác trực tiếp gốc, tài liệu nên nhiều hạn chế ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ tài liệu * Nguyên nhân tồn tại, hạn chế: Bên cạnh nguyên nhân khách quan (như: Cơ sở vật chất, kĩ thuật kém, khối lượng hồ sơ tài liệu nhiều, tài liệu đa phần tài liệu giấy, tình trạng tài liệu mờ, khó đọc ), cịn có ngun nhân chủ quan như: Tình trạng quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu phương pháp thủ công truyền thống, chưa đáp ứng yêu cầu chung theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ, chưa đạt yêu cầu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội địa phương 2.2.2 Nội dung cụ thể đề án cần thực a) Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin - Đầu tư, mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ khai thác liệu đạt hiệu - Đầu tư thiết bị bảo mật thông tin hoàn thiện hệ thống mạng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ b) Đầu tư hệ thống phần mềm - Xây dựng phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép lưu trữ khai thác loại tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại mơ tả tài liệu theo u cầu, đảm bảo tính bảo mật cao, chia sẻ tài liệu dễ dàng nhanh chóng mơi trường Internet mạng nội - Nâng cấp trang thông tin điện tử Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ tỉnh, tuyên truyền tin tức hoạt động ngành văn thư, lưu trữ, đồng thời tích hợp phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép quan, tổ chức theo dõi, khai thác tài liệu lưu trữ quan, đơn vị c) Nguồn nhân lực Đào tạo, bồi dưỡng chuyển giao công nghệ; tập huấn cho công chức, viên chức thực số hóa tài liệu 2.2.3 Các giải pháp, biện pháp để giải vấn đề mà đề án đặt a) Đầu tư hạ tầng phần cứng, phần mềm - Tận dụng hạ tầng thiết bị Công nghệ thơng tin, hạ tầng mạng sẵn có Chi cục Văn thư - Lưu trữ bao gồm hạ tầng mạng LAN, mạng Internet, hệ thống máy tính - Đầu tư mua sắm trang thiết bị Công nghệ thông tin phục vụ cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ gồm: Máy tính, máy chủ, máy quét văn thiết bị cần thiết khác nhằm đảm bảo việc lưu trữ khai thác liệu đạt hiệu - Đầu tư thiết bị bảo mật thông tin, lưu trữ thơng tin hồn thiện hệ thống mạng Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Đầu tư phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép lưu trữ khai thác loại tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, đảm bảo tính bảo mật cao, khai thác tài liệu dễ dàng nhanh chóng mơi trường Internet mạng nội - Nâng cấp trang thông tin điện tử nhằm cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, tích hợp phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép quan, tổ chức theo dõi, khai thác tài liệu lưu trữ thuận lợi b) Giải pháp đảm bảo công tác bảo mật, an tồn thơng tin, tài liệu lưu trữ - An toàn, bảo mật mức hệ thống  Chống sét cho nguồn điện, đường tín hiệu  Dùng UPS để tránh điện đột ngột  Đầu tư hệ thống lưu trữ dự phòng liệu;  Sao lưu thường xuyên: Thực việc lưu liệu hàng ngày, hạn chế mát hệ thống gặp cố  Thiết bị dự phịng: bao gồm cơng nghệ RAID, clustering cho hệ thống máy tính, hệ thống lưu trữ liệu Ngồi cịn cần dự phịng cho thiết bị mạng, UPS hay chí đường truyền;  Cài đặt Firewall (gồm thiết bị bảo mật Firewall phần mềm kèm theo), bao gồm lọc gói (packet Filter) dịch vụ đại diện (proxy services) điểm kết nối;  Sử dụng giao thức bảo mật (HTTPS, SSL) truyền liệu quan trọng mạng công cộng;  Hệ thống phát truy nhập trái phép (Intrusion Detection System): phân tích tất gói tin có khả phát thao tác bị nghi nguy hiểm hệ thống;  Hệ thống đánh giá an tồn (Vulnerability Assessment System): thực việc dị tìm lỗ hổng bảo mật hệ điều hành phần mềm sử dụng Đưa ... khối hồ sơ, tài liệu cần thiết phải tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình - Đánh giá thực trạng tài liệu lưu trữ bảo quản Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình... cho cấp lãnh đạo công tác quản lý, đạo thực trở nên cấp thiết Chính vậy, lựa chọn đề tài ? ?Đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình, giai đoạn 20162020” làm... không gian: Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Về thời gian: Giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020 tiến hành số hóa 30% tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ lịch sử Phần