Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, nhu cầu cần thông tin và khai thác nhanh thông tin đã trở thành vấn đề bức bách đối với tất cả mọi người. Để giải quyết yêu cầu khai thác nhanh thông tin, Lưu trữ lịch sử tỉnh cần đẩy mạnh bổ sung, hoàn thiện thông tin trong các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xây dựng; tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin; sớm bổ sung ban hành quy chế về quản lý, khai thác, tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất nhất là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và sử dụng có hiệu quả trong thời gian đến.
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được qua công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại trung tâm thì còn những điểm cần quan tâm, bổ sung để có thể thực hiện tốt hơn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ và phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ về mọi mặt trong đời sống xã hội.
Phát huy những thành tựu đã đạt được về số hóa tài liệu lưu trữ, sử dụng những bản số hóa trong phục vụ công tác hàng ngày. Để thấy được sự hữu ích của việc số hóa. Nhằm tiếp tục đề xuất thực hiện dự án số hóa với những tài liệu chưa được số hóa trong kho lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng thường xuyên, liên tục của cơ quan.
Cần đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại hơn nữa; xây dựng công cụ tra cứu hiện đại, đầu tư cho hệ thống máy chủ, hệ thống bảo mật, phục vụ lưu trữ dữ liệu, bảo quản an toàn cho tài liệu và cả thông tin trong tài liệu lưu trữ.
Cử viên chức đi học tập, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn và công nghệ thông tin, để nâng cao trình độ và kỹ năng nghề nghiệp mới có thể thực hiện được tốt các nhiệm vụ. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần ngày càng hội nhập với thời đại công nghệ thông tin hiện nay. Đất nước ta đang trên đường phát triển, các thiết bị thông minh rất gần với mỗi người. Công tác lưu trữ từ trước luôn được nghĩ là một công việc trầm lặng, nhưng với thời đại công thông tin phát triển, hướng tới chính phủ điện tử, các văn bản điện tử đang ngày càng được sử dụng nhiều. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải luôn trau dồi, học tập những kiến thức, cập nhập những phương pháp mới, văn bản liên quan đến chuyên ngành, kỹ năng về công nghệ thông tin để phục vụ công việc hàng ngày của mình.
Tiểu kết chương 3
Ở chương 3, tôi đã đưa ra những đánh giá về ưu điểm và hạn chế của công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La. Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế của trung tâm.
KẾT LUẬN
Thời đại công nghệ thông tin đang dần đi vào công việc chuyên môn ở mỗi cơ quan, tổ chức, đời sống của mỗi người dân. Việc ứng dụng các kỹ thuật khoa học công nghệ không mấy xa lạ với mỗi chúng ta, nhưng để thực hiện được một cách hiệu quả cũng cần phải được đào tạo, thời gian làm quen, quan trọng hơn là những quy định liên quan đến công tác chuyên môn và những trang thiết bị hỗ trợ phù hợp. Đối với công tác lưu trữ cũng đang dần được thực hiện, ứng dụng số hóa tài liệu lưu trữ; nhằm bảo quản tốt cho tài liệu lưu trữ và phục vụ tốt cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đặc thù là lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng đang từng bước được thực hiện để bắt kịp với xu hướng công nghệ thông tin. Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La được tổ chức khai thác sử dụng trên máy tính, dựa trên hệ thống phầm mềm quản lý, cơ sở dữ liệu là các tài liệu trên nền giấy được scan (quét). Nó giúp người làm công tác lưu trữ giảm bớt được thời gian, tra tìm được nhanh chóng, hiện đại hóa tạo môi trường làm việc, từ đó tăng thêm tinh thần hăng say lao động, sáng tạo trong công việc vì được tiếp xúc với những thành tựu về ứng dụng công nghệ thông tin. Và cũng bảo quản an toàn được số lượng tài liệu có nguy cơ bị hỏng.
Dù vẫn còn những hạn chế nêu trên nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La hiện nay đã góp phần không nhỏ trong việc đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của viên chức, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung và phục vụ độc giả ngày càng tốt hơn.
Trên đây là bài tiểu luận “Thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La”. Do trình độ nghiên cứu của bản
thân có hạn, thời gian nghiên cứu không có nhiều nên bài tiểu luận của tôi không tránh khỏi sai sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy, cô, các bạn sinh viên để tôi chỉnh sửa lại để bài tiểu luận đạt chất lượng cao nhất.
Xin chân thành cảm ơn.