CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.2. Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
2.2.3. Tạo siêu dữ liệu kết nối
“Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mơ tả nội dung của tài liệu số hố mà
người làm về lưu trữ vẫn thường gọi là thông tin cấp II TLLT. Siêu dữ liệu là dạng dữ liệu miêu tả về dữ liệu, cụ thể hơn là dữ liệu mơ tả các thuộc tính của đối tượng thơng tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh, tổ chức.
Siêu dữ liệu có thể cung cấp cho người quản trị thơng tin hiểu rõ bản chất của dữ liệu mà họ đang quản lý. Thông qua siêu dữ liệu, người quản trị hay người dùng thường sẽ được tiếp cận chi tiết: kích thước cơ bản của các cơ sở dữ liệu, các mục về nghiệp vụ của nhiều dữ liệu khác nhau có trong thư mục. Những thông tin
này hướng dẫn người quản trị và người dùng tin tìm đúng loại dữ liệu, giúp người dùng hiểu được ý nghĩa của dữ liệu và tiếp cận đúng phương pháp.
Nhìn chung, Siêu dữ liệu có chứa các loại trường thơng tin cơ bản như sau: thông tin mô tả về bản thân dữ liệu của Siêu dữ liệu; thông tin dữ liệu mà Siêu dữ liệu mô tả và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến Siêu dữ liêu mô tả.
Ý nghĩa quan trọng của số hố TLLT có thể là tìm thơng tin tự động thông qua kỹ thuật gắn thông tin của Siêu dữ liệu vào dữ liệu số hố thơng qua một phần mềm chuyên dụng” [12; tr.37].
Sự liên kết giữa Siêu dữ liệu và thông tin dữ liệu mà tài nguyên thông tin mô tả được thể hiện thông qua các cách sau:
Với công cu tra cứu truyền thống, thành phần của thông tin cấp II được chứa trong một muc, cột, hàng hay biểu ghi hoặc nằm ở công cu tìm kiếm bên ngoài đối với mô tả. Thông tin mô tả để quản lý và tra tìm tài liệu được lưu trữ bên ngoài đối tượng mô tả.
Với cơ sở dữ liệu được số hoá trở thành tài liệu điện tử, các thành phần của Siêu dữ liệu có khả năng gắn vào bên trong tài nguyên nó mô tả để quản lý và tra cứu thông tin, tài liệu dạng tự động hoá. Chính sự tối ưu này tạo ra sự phức tạp trong công tác số hoá nhưng giúp cho người quản trị, người làm lưu trữ thuận tiện trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu, sử dung các trường thông tin cho muc đích của mình.
Tiểu kết chương 2
Những năm gần đây, sự phát triển bung nô công nghệ thông tin đã giúp số hoá TLLT trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vu số hoá tài liệu. Thông qua tầm nhìn và chiến lược của mình, CTCP EcoIT đã tiến hành triển khai dịch vu số hoá TLLT. Trong quy trình số hoá TLLT của mình, Công ty đã xây dựng quy trình riêng dành cho các loại tài liệu riêng biệt, có thể kể đến tài liệu của Ngân hàng
Thương mại Quân đội (MB). Dự án số hoá TLLT tại đây đã thực hiện tương đối tốt, chặt chẽ theo kế hoạch đề ra và tạo ra những sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng khá thành công.
CHƯƠNG 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Một số giải pháp nhằm nâng cao số hố TLLT tại CTCP EcoIT
Từ các nợi dung phân tích thực trạng cũng như ưu và hạn chế, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả số hoá TLLT tại Công ty cô phàn EcoIT như sau: