CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ
3.2.2. Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tà
lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị quan trọng, có giá trị vĩnh viễn, phản ánh quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp, cá nhân, có sự tác động đến các lĩnh vực của xã hội. Việc triển khai số hoá TLLT hướng đến muc đích kéo dài tuôi thọ tài liệu gốc, thay thế tài liệu bản cứng bằng tài liệu điện tử để phuc vu rộng rãi cũng như xây dựng cơ sở dữ liệu đáp ứng nhu cầu của độc giả.
Hiện nay, thực tế tại Công ty cô phần EcoIT tài liệu quy định về số hoá TLLT còn khá hạn chế, chủ yếu là các văn bản quy định về lưu trữ, hướng dẫn thực hiện các phần mềm ứng dung của Công ty. Để có được sự thực hiện số hoá TLLT thực hiện đúng với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước ban hành thì Công ty nên có các văn bản quy định rõ ràng các yêu cầu, quy trình nghiệp vu về số hoá TLLT tại Công ty.
- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tiêu chuẩn lựa chọn các tài liệu có giá trị nhằm đưa vào quy trình số hoá.
- Dựa trên cơ sở thực tế, xây dựng văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về phương pháp bảo quản tài liệu sau khi thực hiện xong quy trình số hoá TLLT.
- Xây dựng và ban hành các chuẩn thông tin và công nghệ để thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định theo yêu cầu của khách hàng. Công ty cô phần EcoIT là doanh nghiệp tư nhân hoạt động về một số lĩnh vực công nghệ trong đó có lĩnh vực số hoá và chuyển đôi số nhưng có thể căn cứ, tham khảo, nghiên cứu một số văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành về quy trình số hoá TLLT để có hệ thống văn bản quy định riêng vừa đáp ứng được yêu cầu của khách hàng vừa thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thẩm quyền.