CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.2. Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
2.2.1. Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
*Mục đích:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT cho khách hàng, cu thể là Ngân hàng Thương mại Cô phần Quân đội (MB)
- Tạo điều kiện cho bảo quản TLLT nhằm kéo dài tuôi thọ của TLLT, đặc biệt là bản gốc.
- Tô chức chuyển đôi phương thức khai thác thông tin trên tài liệu giấy sang khai thác thông tin trên tài liệu file điện tử giúp cho việc quản lý, tìm kiếm và sử dung nguồn thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện, kịp thời, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả việc tiếp xúc với TLLT.
*Yêu cầu:
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cho số hoá TLLT tại Công ty EcoIT. - Thực hiện số hoá tài liệu đối với các hồ sơ quan trọng, có giá trị.
- TLLT được số hoá đáp ứng yêu cầu về tình trạng vật lý, hiệu quả sử dung, đảm bảo có các phương án dự phòng về các bản sao nhằm muc đích hỗ trợ cho việc tu bô, bảo quản tài liệu trong trường hợp bản gốc, bản chính bị thiếu sót, mất mát.
*Nội dung:
- Trang thiết bị, cơ sở vật chất: Phần mềm, máy chủ, máy trạm, máy scan và các thiết bị khác nhằm đảm bảo hiệu quả và tính linh hoạt trong công tác số hoá tài liệu cũng như lưu trữ và khai thác sử dung tài liệu.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu và nhập liệu cho tài liệu.
- Số hoá tài liệu nhằm hướng đến giải quyết vấn đề lưu trữ tài liệu bản cứng, bảo quản tài liệu, giúp tiết kiệm không gian kho lưu trữ, thiết bị lưu trữ. Ngoài ra, còn chia sẻ nguồn thông tin không lồ một cách nhanh chóng, tiện ích và cải thiện dịch vu cung cấp thông tin cho khách hàng.
*Nguồn lực thực hiện số hoá:
Hiện nay, tại kho lưu trữ của Công ty EcoIT việc số hoá TLLT và bảo quản TLLT được phu trách bởi các nhân viên, trong đó có 02 người trình độ đại học, tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học, 03 người trình độ đại học, tốt nghiệp chuyên ngành khác. Ngoài ra, số hoá tài liệu còn được thực hiện bởi các cộng tác viên làm việc dưới sự giúp đỡ của các nhân viên.
Sơ đồ các bước số hoá tài liệu lưu trữ: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Lọc các tài liệu loại bỏ theo quy định
từng nghiệp vu
Đánh số tờ các tài liệu
Biên muc thông tin hồ sơ, xác định thời hạn lưu trữ các hồ sơ theo quy định từng nghiệp
vu
Hệ thống hoá hồ sơ đã chỉnh lý theo quy định từng nghiệp vu
Đánh số chính thức vào thung hồ sơ
In thông tin biên muc hồ sơ và dán Qrcode vào thung hồ sơ
Giao nhận thung hồ sơ sau khi chỉnh lý Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vu
Scan tài liệu Giao nhận thung hồ sơ
Kiểm tra, hoàn chỉnh
Quy trình tạo lập:
Cấu hình thông số kỹ thuật chuẩn, tạo thư muc
Giao nhận tài liệu
Phân bô tài liệu
Scan tài liệu
Lưu trữ file
Kiểm tra xác suất 100%
Kiểm tra xác suất 30%
Trả hồ sơ, tông hợp dữ liệu và bàn giao
Bước 1. Giao nhận thung hồ sơ
Nhân sự đầu mối quản lý hồ sơ của ngân hàng Quân đội MB và nhân sự đại diện Công ty EcoIT thi công thực hiện:
Bàn giao thung hồ sơ cho, đảm bảo bàn giao thung hồ sơ còn nguyên trạng, không bị bong, tróc niêm trên thung.
Mở thung hồ sơ và kiểm đếm số lượng tập tài liệu có trong thung.
Lập biên bản giao hồ sơ gồm các thông tin về thời gian bàn giao, đơn vị
nghiệp vu và nghiệp vu bàn giao, số lượng thung bàn giao. Bước 2. Vận chuyển thung hồ sơ về địa điểm thi công
Nhân sự đại diện ngân hàng Quân đội MB vận chuyển thung hồ sơ về địa điểm thi công của nhân sự đại diện Công ty EcoIT để triển khai chỉnh lý.
Bước 3. Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vu Yêu cầu chung
Kiểm tra các tài liệu trong từng thung hồ sơ, thực hiện vệ sinh sơ bộ hồ sơ (nếu cần).
Đối với nghiệp vu có nhiều nhóm hồ sơ khác nhau: thực hiện tách hồ sơ theo các nhóm theo quy định của MB.
Phân loại thành bản gốc, bản photo trong đó:
Bản gốc là các hồ sơ, tài liệu có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng. Giữ nguyên số lượng hồ sơ là bản gốc. Thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là G.
Bản photo là các hồ sơ, tài liệu không có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng; hồ sơ tài liệu chỉ có chữ ký của MB, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là P. Lọc bỏ các hồ sơ, tài liệu trung, thừa, có dấu hiệu là bản nháp (như có lẫn chữ viết tay trên bản đánh máy), palo, áp phích quảng cáo, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là T.
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trật tự (theo yêu cầu riêng cho từng nghiệp vu).
Đánh số tạm hồ sơ giữ lại về mặt vật lý (Kẹp sơ mi và đánh số tạm 01 theo thứ tự hồ sơ đến hết).
Xử lý với hồ sơ ngoại lệ
Đối với các hồ sơ khác biệt với các nguyên tắc nêu trên, nhân sự thi công thực hiện tông hợp các hồ sơ, tài liệu khác biệt theo nhóm nghiệp vu, đơn vị phát sinh vào vị trí chờ xử lý, tuân thủ theo các bước sau:
Lưu đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ: ECOIT ECOIT Nhóm thường trực dự án Đơn vị nghiệp vu Hợi đồng thẩm định ECOIT
Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ
Trong đó:
Nhóm thường trực dự án: Đại diện Ngân hàng MB, Đại diện đối tác, chuyên gia về lưu trữ.
Hội đồng thẩm định: Ban thường trực Dự án, phê duyệt đề xuất của nhóm thường trực Dự án và đơn vị nghiệp vu.
Bước 4. Scan tài liệu
- Nhân viên scan nhận và kiểm tra hồ sơ bản cứng đã được phân loại từ nhân sự chỉnh lý; thực hiện xử lý tài liệu trước khi scan.
Nhận tài liệu từ nhóm Chỉnh lý
Xử lý tài liệu trước khi scan
Tháo quyển
Đối với tài liệu có tình trạng vật lý tốt, đặt tài liệu trong máy quét cuốn (hay máy quét cuộn – Sheet feed scanner) để máy tự động quét.
Đối với tài liệu có kích thước không đồng đều, mỏng, giòn, dễ rách, đặt nằm từng trang tài liệu trong máy quét phẳng (hay máy quét tĩnh – Flatbed scanner) để quét.
Nhân sự scan thực hiện quét tài liệu theo định dạng, chế độ ảnh, độ phân giải và kích cỡ như sau:
Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; Ảnh màu;
Độ phân giải tối thiểu là 200 dpi;
Các định dạng file đầu ra: PDF hai lớp;
Chất lượng ảnh rõ nét, đọc được dễ dàng, trung thực với bản gốc; Kích cỡ: A3, A4 hoặc tỷ lệ 1:1 hoặc để chế độ tự động
- Thực hiện kiểm tra lại chất lượng bản quét (độ phân giải, độ xoay, thứ tự, nội dung…):
- Nếu sai lệch (thiếu mất nét, gấp góc giấy, đen mờ do máy scan bẩn), không đạt chất lượng tiến hành kiểm tra và thực hiện lại.
- Nếu không sai lệch, đạt chất lượng copy ngay dữ liệu đã hoàn thành lên server vào thư muc theo quy định;
- Đối với các tài liệu có chất lượng giấy thấp, tiến hành các biện pháp để đảm bảo chất lượng bản quét và nguyên trạng giấy;
- Đếm số lượng bản quét của từng bộ hồ sơ và ghi vào nhật ký;
- Sau khi quét thực hiện: Đóng ghim tài liệu gốc, cất tài liệu, lấy xác nhận nguồn gốc tài liệu của đơn vị/người cung cấp và Lập báo cáo thu thập dữ liệu, tài liệu.
- Sao chép vào phần mềm thi công: thực hiện theo quy định đặt tên file cho mỗi hồ sơ và Quy tắc tô chức thư muc như sau:
Quy định đặt tên file scan: VNxxx.aaa.bb.cc.dd.ee. thông tin giao dịch 1. Thông tin giao dịch 2 ; trong đó:
Đối với hồ sơ của đơn vị tại Hội sở: + VNxxx: xxx là 3 số cuối của mã đơn vị cấp 1
+ aaa là mã của đơn vị cấp 2 + bb là mã của đơn vị cấp 3, nếu không có thì mặc định là 00
+ cc là mã của đơn vị cấp 4, nếu không có thì mặc định là 00
+ dd là mã của đơn vị cấp 5, nếu không có thì mặc định là 00
+ ee là mã của nghiệp vu tại Hội sở
Chi tiết mã đơn vị cấp 1, 2, 3, 4, 5 theo phu luc 03 – Danh sách các đơn vị tại Hội sở)
Chi tiết mã của nghiệp vu theo Phu luc 04 – Danh sách nghiệp vu tại Hội sở
Quy tắc tô chức thư muc lưu trữ theo thứ tự ưu tiên như sau: Đơn vị phát sinh giao
dịch; Loại nghiệp vu;
Nhóm hồ sơ theo từng loại nghiệp vu; Thời gian phát sinh hồ sơ.
Yêu cầu kiểm tra dữ liệu
- Bộ phận kiểm tra sẽ thực hiện kiểm tra theo 2 vòng: Vòng 1: Kiểm tra xác suất 100% sản phẩm quét.
Nhân sự kiểm tra 1 kiểm tra 100% tông khối lượng đã thực hiện (kiểm tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm), nếu:
Không phát hiện lỗi, lưu trữ dữ liệu đã kiểm tra vào thư muc đã kiểm tra trên server;
Phát hiện lỗi, yêu cầu nhóm thực hiện dãy tài liệu bị sai kiểm tra và sửa lỗi 100% tông số tài liệu hồ sơ đã thực hiện;
Ghi vào nhật ký kiểm tra. Vòng 2: Kiểm tra xác suất 30%
Nhân sự kiểm tra 2 kiểm tra 30% tông khối lượng đã thực hiện và đã qua bước kiểm tra 100% (kiểm tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm), nếu:
Không phát hiện lỗi, lưu trữ dữ liệu đã kiểm tra vào thư muc đã kiểm tra trên server;
Phát hiện lỗi, yêu cầu nhóm thực hiện tài liệu bị sai kiểm tra và sửa lỗi 100% tông số tài liệu hồ sơ đã thực hiện;
Ghi vào nhật ký kiểm tra.
Ví du:
Cây thư muc lưu trữ hồ sơ tín dung
Bước 5. Lọc các tài liệu loại bỏ theo quy định từng nghiệp vu
Tài liệu loại bỏ sẽ được (1) phân loại, kẹp sơ mi và đánh ký hiệu P, (2) đánh số trang và (3) đặt dưới hồ sơ gốc để MB thực hiện lọc và tiêu hủy theo quy trình tiêu hủy của MB.
Bước 6. Đánh số các tờ tài liệu
Nhân sự tham gia số hoá thực hiện đánh số tờ của tài liệu gốc từ 1 đến hết, của tài liệu photo từ 1 đến hết.
Bước 7. Biên muc thông tin hồ sơ, xác định thời hạn lưu trữ các hồ sơ theo quy định từng nghiệp vu
Nhân sự tham gia số hoá thực hiện biên muc thông tin hồ sơ trên phần mềm thi công số hóa, đây là phần mềm dung để lưu trữ các dữ liệu số hóa như: file ảnh, thông tin các trường nhập liệu, thông tin quá trình triển khai thực hiện dự án.
Cán bộ triển khai sẽ dựa vào các file bản mềm đã quét được lưu trữ trên phần mềm để thực hiện nhập các trường thông tin theo quy định vào phần mềm số hóa.
- Các bước thực hiện cu thể như sau:
Đăng nhập phần mềm số hóa theo tài khoản được bàn giao;
Mở file tài liệu đã được scan, đối chiếu thông tin và tiến hành nhập lần lượt các thông tin tài liệu theo yêu cầu;
Các tài liệu chưa đủ thông tin thực hiện > Chuyển sang Xử lý sau. Sau khi có đủ thông tin thì nhập đầy đủ các file còn thiếu;
Đối với các tài liệu kém chất lượng, không đầy đủ thông tin để nhập liệu thì báo lỗi về cho nhân sự scan, nêu rõ lý do;
Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài liệu từng bộ, trước khi chuyển sang xử lý bộ khác thì tiến hành kiểm tra lại các thông tin nhập:
Nếu các trường thông tin nhập đúng như tài liệu gốc thì chuyển sang Tài liệu đã hoàn thành để tập hợp thành các bộ tài liệu và tiến hành bàn giao;
Nếu trường hợp phát hiện lỗi nhập liệu, bộ phận kiểm tra gửi trả lại bộ phận nhập liệu và yêu cầu bô sung thông tin.
Sau khi kiểm tra và xử lý các lỗi, dữ liệu nhập được lưu trên hệ thống lưu trữ của đơn vị thi công và sẽ được bàn giao cho phía Chủ đầu tư theo quy định.
Kiểm tra chất lượng nhập liệu thông tin
- Bộ phận kiểm tra chất lượng của đơn vị thi công sẽ kiểm tra lại toàn bộ sản phẩm số hóa, bao gồm so sánh số lượng, chất lượng bản quét đồng thời kiểm tra sự tương ứng giữa dữ liệu số hóa với hồ sơ bản cứng;
- Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng:
Đảm bảo dữ liệu được tích hợp đã đầy đủ, chính xác, phu hợp với yêu cầu xây dựng CSDL;
Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính khách quan.
- Quy trình kiểm tra thực hiện như sau:
Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng với nhau thì chuyển sang bước tiếp theo.
Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng có sự sai lệch thì tiến hành sửa chữa theo các nội dung sau:
+ Thiếu tài liệu: Tiến hành quét bô sung;
+ Đóng gói nhầm tài liệu dẫn đến thừa file: Xóa file thừa, những file đóng gói nhầm sẽ được phát hiện khi kiểm tra các bộ hồ sơ khác và quét lại sau;
+ Sai thứ tự các trang: Chỉnh sửa để sắp xếp lại thứ tự các trang;
+ Độ phân giải không đạt 200 dpi hoặc không đạt tỷ lệ 100%: quét lại hồ sơ theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã nêu.
Ví du: Thông tin biên muc hồ sơ
Hình 2.4 Biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu
Bước 8. Hệ thống hoá hồ sơ đã chỉnh lý theo quy định từng nghiệp vu
- Toàn bộ hồ sơ đã được chỉnh lý và scan được đánh số thung tạm lưu, nhân sự thi công thực hiện sắp xếp hồ sơ chính thức vào thung hồ sơ. Đối với các hồ sơ vượt vạch kẻ giới hạn lượng hồ sơ trong thung sẽ được chuyển sang thung mới.
- Nhân sự thi công thực hiện điều chỉnh thông tin số thung mới phu hợp với hồ sơ sau khi đã được sắp xếp theo đúng giới hạn quy định của thung hồ sơ.
Bước 9. Đánh số chính thức vào thung hồ sơ
Hình 2.5 Sơ đồ các bước đánh số vào thùng hồ sơ đựng tài liệu
Bước 10. In thông tin biên muc hồ sơ và dán Qrcode vào thung hồ sơ
Nguyên tắc tạo mã Qrcode theo cấu trúc: VNxxx.aaa.mmmmm.yyyy.zzzz ; trong đó:
- VNxxx: xxx là 3 số cuối của mã đơn vị cấp 1 - aaa là mã của đơn vị cấp 2
- mmmmm là số thung mà đối tác đánh sau khi chỉnh lý - yyyy là năm phát sinh giao dịch của hồ sơ trong thung - zzzz là năm kết thúc lưu trữ các hồ sơ trong thung Lưu ý: Thông tin VNxxx.aaa:
- Đối với hồ sơ của đơn vị tại Hội sở: tuân thủ theo phu luc 03 – Danh sách các đơn vị tại Hội sở).
- Đối với hồ sơ của Chi nhánh/Phòng giao dịch: tuân thủ theo phu luc 01-Danh
sách các Chi nhánh/Phòng giao dịch.
Nhân sự tham gia số hoá thực hiện:
In 02 mã Qrcode theo nguyên tắc nêu trên và dán lên bề mặt thung hồ sơ tại vị trí dán Qrcode (như hình minh họa bên dưới).
In thông tin biên muc các hồ sơ được lưu trữ trong thung và dán trên nắp thung hồ sơ.
Bước 11. Giao nhận thung hồ sơ sau khi chỉnh lý
Hình 2.7 Quy trình giao nhận thùng hố sơ sau khi chỉnh