Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ

3.2.4. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị

Quy trình nghiệp vu số hoá TLLT là hoạt động chuyển đôi thông tin trên các vật mang tin khác nhau thành tài liệu tồn tại dưới dạng số và được bảo quản trong môi trường điện tử nên yêu cầu về cơ sở trang thiết bị được cho là cần thiết phuc vu quá trình chuyển đôi thông tin.

Để nghiệp vu số hoá thuận tiện, đạt hiệu quả cao thì yêu cầu được đặt ra cho Công ty là cần phải có hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu số hoá TLLT. Vì vậy, không chỉ những yêu cầu về nhân sự thì trang thiết bị cũng cần được Ban Giám đốc và quản lý kho quan tâm, thực hiện các buôi kiểm tra, đánh giá mức độ sử dung nhằm đưa ra biện pháp sửa chữa, nâng cấp, bô sung cần thiết phuc vu quá trình số hoá theo đúng tiến độ công việc. Cần loại bỏ các máy tính, máy in, máy scan bị hư hỏng nặng không còn khả năng sử dung cho nghiệp vu số hoá, khắc phuc những hư hỏng để các thiết bị phuc vu tốt nhất cho số hoá TLLT.

Công ty đã chú trọng phát triển hệ thống phần mềm quản lý thông tin riêng dành cho tài liệu sau khi số hoá. Các trường thông tin trong hệ thống phần mềm

giúp quản lý và nhân viên trong Công ty có thể tìm kiếm, tra cứu, sử dung thông tin một cách nhanh chóng, tiện ích, phu hợp với nhu cầu của mình. Hệ thống phần mềm số hoá cũng cần được chú ý nâng cấp, bô sung các chức năng để bắt kịp các xu hướng thay đôi của công nghệ thông tin nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Việc thiết lập hệ thống mạng máy tính riêng dành cho các máy tính trong Công ty hay hệ thống bảo vệ chống tin tặc, virus cần được cài đặt nhằm bảo vệ các tác động xấu tấn công vào hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin sau khi số hoá.

Thực trạng tài liệu sau khi được thực hiện số hoá TLLT trong kho bảo quản của Công ty chưa được thật sự đánh giá cao. Kho bảo quản của Công ty chỉ bao gồm hệ thống chữa cháy với số lượng ít không thể đáp ứng chữa cháy nếu trong trường hợp xấu xảy ra, hệ thống giá sắt đáp ứng được chứa đựng số lượng tài liệu sau khi số hoá. Vì vậy, việc Công ty chú trọng những cơ sở xây dựng kho chuyên dung cho lưu trữ tài liệu là yêu cầu cấp thiết. Công ty nên tăng cường hệ thống hút bui, máy hút ấm, hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy một cách chuyên nghiệp, trang bị các hệ thống bảo vệ, hệ thống thông gió nhằm đảm bảo các yêu cầu về tình trạng vật lý của tài liệu.

3.2.5. Nâng cao chất lượng văn hố cơng sở

Do bộ phận kho lưu trữ của Công ty nằm tách riêng biệt với cơ sở chính của Công ty nên việc quản lý, cách làm việc của kho phu thuộc vào cán bộ, nhân viên quản lý kho. Để tạo điều kiện phát triển, môi trường làm việc thân thiện giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cán bộ thì cần có các quy định trong văn hoá công sở. Khi Ban Giám đốc ban hành quy định về văn hoá công sở yêu cầu các cán bộ, nhân viên trong Công ty thực hiện nên từ đó tạo ra sự phát triển về văn hoá công sở tạo tiền đề phát triển công việc. Từ những hoạt động nhỏ đến lời nói, cử chỉ sẽ giúp sự đồng thuận trong công việc tăng cao, hiệu quả từ đó cũng được phát triển.

3.2.6. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

Có thể nói là tiêu chuẩn công việc là đầu vào của hoạt động đánh giá, là thước đo để tiến hành xét thành tích làm việc của nhân sự Công ty. Có thể bô sung các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc thành hai nhóm như sau:

Nhóm chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI): Thời gian hoàn thành công việc;

Giải quyết vấn đề phát sinh, xử lý công việc: Khả năng tự giải quyết vấn đề phát sinh liên quan đến quy trình công tác;

Nhận thêm công việc sau khi làm xong nhiệm vu của mình. Nhóm tiêu chuẩn đánh giá năng lực thực hiện công việc:

Thái độ, ý thức làm việc như đi làm đầy đủ, đúng giờ, tinh thần kỷ luật tốt;

Tinh thần hợp tác, hỗ trợ người khac, tinh thần làm việc nhóm; Thực hiện công việc chuyên cần;

Đóng góp ý tưởng sáng tạo giúp cải thiện năng suất lao động.

Tiểu kết chương 3

Số hoá TLLT tại CTCP EcoIT đã thực hiện tương đối tốt nhưng trong quá trình thực hiện vẫn còn xuất hiện những mặt chưa hạn chế và cần được cải thiện để khắc phuc những nhược điểm đó. Nếu khắc phuc các tình trạng còn tồn đọng trên thì số hoá TLLT tại Công ty sẽ đạt hiệu quả cũng như tiến độ công việc được nhanh hơn.

Để khắc phuc các nhược điểm đã nêu, qua chương 3 tôi có đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn trong số hoá TLLT. Những đề xuất đó sẽ phần nào đóng góp vào việc thúc đẩy, nâng cao chất lượng số hoá TLLT tại cơ quan, tô chức, doanh nghiệp nói chung và CTCP EcoIT nói riêng.

KẾT LUẬN

Cung với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học công nghệ, công nghệ số hoá TLLT đã xuất hiện mang lại cơ hội mới dành cho lĩnh vực lưu trữ, thư viện và các trung tâm lưu trữ để tăng cường khả năng bảo quản tài liệu gốc và tạo thuận tiện cho việc tiếp cận, tìm kiếm, khai thác và sử dung thông tin một cách nhanh chóng, vượt qua các hạn chế về thời gian, không gian.

TLLT đóng góp vai trò quan trọng tới các lĩnh vực khác nhau của xã hội, là nguồn sử liệu chính xác, phản ánh quá trình hình thành, phát triển của các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp. Từ đó, nhìn nhận được tầm quan trọng của TLLT, CTCP EcoIT đã chú trọng phát triển lĩnh vực số hoá nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, nhờ đó tuôi thọ tài liệu được kéo dài, tài liệu gốc được bảo quản đặc biệt trên hai dạng tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử giúp các cơ quan, tô chức, cá nhân tiếp cận một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.

Đề tài đã nêu ra cũng như hệ thống hoá về một số khái niệm lý luận về số hoá TLLT, TLLT và số hoá; làm rõ một số đặc điểm của tài liệu, tài liệu số hoá và còn có những nguyên tắc đối với số hoá TLLT; trình bày hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về số hoá TLLT.

Đề tài nghiên cứu thực trạng số hoá TLLT tại CTCP EcoIT, qua đó nhận được đánh giá về ưu điểm, hạn chế và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số hoá TLLT tại Công ty.

Qua một thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi hy vọng với những kết quả đạt được sẽ đóng góp thiết thực vào cải thiện số hoá TLLT tại CTCP EcoIT, góp phần trong việc kéo dài tuôi thọ TLLT nhằm phát huy giá trị quan trọng của TLLT cho các mặt của xã hội.

Với thời gian và trong khuôn khô giới hạn của đề tài nghiên cứu cũng như giới hạn về trình độ nên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những lời nhận xét, đóng góp ý kiến, đánh giá từ Quý Thầy, Cô để có thể

hoàn thiện hơn về đề tài nghiên cứu của mình. Đề tài của tôi xin dừng lại tại đây nhưng hoàn toàn có thể nghiên cứu mở rộng, nâng cấp trong tương lai. Hi vọng rằng đề tài khoá luận này sẽ giúp ích cho sinh viên trường Đại học Nội vu Hà Nội nói chung và sinh viên của Khoa Văn thư Lưu trữ nói riêng.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội vu (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành

ngày 23 tháng 6 năm 2014 về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu TLLT.

2. Bộ Nội vu (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm

2019 Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử.

3. Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ban hành

ngày 10 tháng 4 năm 2007 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước.

4. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành

ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

5. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chỉnh phủ ban hành

ngày 05 tháng 03 năm 2020 Nghị định về Công tác Văn thư.

6. Cuc Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 168/HD-

VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 10 tháng 03 năm 2010 Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

7. Cuc Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2011), Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định về Quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình chuyển đổi dữ liệu số hố sang phim bảo hiểm.

8. Cuc Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2011), Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Quyết định về quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hố TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.

9. Cuc Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ..

10. Quốc hội khoá XI (2006), Luật số 67/2006/QH11 của Quốc hội ban hành

ngày 29 tháng 6 năm 2006 Luật Công nghệ thông tin.

11. Quốc hội khoá XIII (2011), Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban

hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ.

12. Trường Đại học Nợi vu Hà Nợi (2017), Giáo trình lý luận và phương án

công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội.

13. Tô Lan Hương (2018), Cơng tác số hố tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân

dân Quận Tây Hồ, Trang 37.

14. Website:

PHỤ LỤC

Ảnh 01. Logo của CTCP EcoIT

(Nguồn: Website của Công ty)

Ảnh 02. CTCP EcoIT

Ảnh 03 và 04: Phần mềm chỉnh lý và số hoá dữ liệu EcoOCR

Ảnh 05 và 06: Check thông tin qua phần mềm

Ảnh 07 và 08: Kho lưu trữ tài liệu sau khi thực hiện công tác số hoá

 Yêu cầu riêng từng nghiệp vụ

Nghiệp vụ

Tín dung tại

Trung tâm phê

duyệt tín dung và Khối thẩm định

Tín dung

khối vận hành và

phòng dịch

Chứng từ quỹ và sàn giao

dịch Chứng từ

kế toán Hồ sơ

Thanh toán trong nước Thanh toán q́c tế Treasury và nguồn vớn

Phân loại chi tiết nhóm hồ sơ nghiệp vụ tín dụng

Nhóm hồ sơ Tên loại hồ sơ nhận biết của Khách

Hồ sơ pháp lý dân/hộ chiếu/chứng minh sỹ quan, sô

Hồ sơ tài chính

Hồ sơ phương Ví du:

án (chứng minh 1. Vay mua/sửa chữa nhà đất/chung

muc đích vay cư: hợp đồng mua nhà, hợp đồng thuê

ngân hàng) khoán, phiếu thu tiền đặt cọc,…

2. Vay mua ô tô: hợp đồng mua ô tô, Hồ sơ phê

Thông báo phê duyệt, báo cáo thẩm định, tờ trình đề xuất duyệt

Hồ sơ

Phiếu nhập kho, Giấy chứng nhận quyền sử dung đất, đăng ký xe, hợp đồng Tài sản đảm

mua bán, hóa đơn VAT bảo

Hồ sơ giải ngân Hợp đồng tín dung, khế ước nhận nợ, đề nghị giải ngân, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt

Hồ sơ bảo lãnh

Thư bảo lãnh (dự thầu, thanh toán, thực hiện hợp đồng, …), hợp đồng bảo lãnh, đề nghị phát hành bảo lãnh

Yêu cầu thông tin biên mục hồ sơ theo từng loại nghiệp vụ, cụ thể:

STT Thông tin

biên mục

1 Số thung cũ

2 Số thung mới 3 Đơn vị cấp 1 4 Đơn vị cấp 2 Đơn vị 5 cấp 3 6 Đơn vị cấp 4 7 Code

T24/Giấy tờ pháp lý

Tên 8

Thông tin 9 giao dịch 1 Thơng tin 10 giao dịch 2 Thơng tin 11 hồ sơ

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP (Áp dụng cho giảng viên hướng dẫn)

I. Thông tin chung

- Họ và tên người hướng dẫn: Tạ Thị Liễu - Học hàm, học vị: Thạc sĩ

- Chuyên ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đơn vị công tác: Khoa Văn thư Lưu trữ

- Họ và tên sinh viên làm đồ án/ khóa luận tốt nghiệp: Trần Anh Đạo Diễn - Mã sinh viên: 1805LTHB008 - Ngành đào tạo: Lưu trữ học

- Lớp: 1805LTHB - Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Tên khóa luận tốt nghiệp: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” AI. Nội dung nhận xét

1. Tính cấp thiết của đề tài khóa luận

Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một trong những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia trên thế giới. Thông qua đó, việc chú trọng áp dung công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phô biến trên nhiều nơi khắp thế giới.

Với xu hướng hội nhập quốc tế, nhu cầu số hóa của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân quan tâm nhiều hơn. Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc sử dung các trang thiết bị số để chuyển hóa thông tin tài liệu có ở các vật mang tin khác nhau thành các trường thông tin dữ liệu dưới dạng số và được bảo

quản trong các thiết bị điện tử hiện đại. Dó đó sinh viên lựa chọn đề tài “Số hóa

tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp là phu

hợp với chuyên ngành đào tạo và nhu cầu thực tiễn. 2. Tông quan

Đề tài cơ bản đã hệ thống, khái quát được các công trình nghiên cứu, kế thừa và phát huy những kết quả nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu.

3. Phương pháp nghiên cứu

Sinh viên sử dung phương pháp phu hợp đạt được muc tiêu nghiên cứu. 4. Các kết quả nghiên cứu đạt được

Mặc du trong thời gian thực hiện đề tài do dịch bệnh Covid-19 trên thế giới và tại Việt Nam diễn biến phức tạp, phải thực hiện các biện pháp phòng, chống Covid- 19 đã ảnh hưởng đến việc nghiên cứu, khảo sát, thực hiện đề tài khóa luận của sinh viên. Tuy nhiên, đến nay sinh viên đã hoàn thành đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp.

5. Về kết cấu khóa luận: Phu hợp

Chương 1. Cơ sở khoa học về số hố tài liệu lưu trữ tại Cơng ty cổ phần EcoIT.

Chương 2. Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT. Chương 3. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT.

6. Trình bày và văn phong khoa học

Kỹ thuật trình bày đúng quy định. Văn phong sử dung trong khóa luận cơ bản đã rõ ràng, mạch lạc, khoa học.

7. Trích dẫn tài liệu Có

trích dẫn tài liệu.

Bô sung thêm thành phần tài liệu, quy trình số hóa tài liệu

BI. Đánh giá về tinh thần, thái độ làm việc, nghiên cứu của người học

Sinh viên tích cực chủ động, sáng tạo và có ý tinh thần cầu thị trong quá trình thực hiện đề tài.

Hướng nghiên cứu phu hợp với chuyên ngành được đào tạo.

IV. Kết luận:

- Khóa luận tốt nghiệp đạt/chưa đạt yêu cầu: Đạt yêu cầu - Đề nghị Đồng ý cho bảo vệ: x