CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ
3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tà
3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệulưu trữ lưu trữ
3.2.1.1. Đối với Ban Giám đốc
Số hoá là một trong những lĩnh vực hoạt động chính của CTCP EcoIT. Lĩnh vực số hoá của Công ty đã được tin tưởng và có phản hồi đánh giá tích cực từ các khách hàng, đối tác. Chính vì vậy Ban Giám đốc cần có những biện pháp, chính sách phu hợp nhằm nâng cao chất lượng số hoá để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và yêu cầu của từng loại tài liệu riêng biệt. Ngoài ra, Ban Giám đốc còn phải có những văn bản quy định của Công ty để quy định chặt chẽ hơn về công tác số hoá nhằm cho các nhân viên thực hiện theo quy định để chỉ đạo về các phòng, kho trong quá trình thực hiện nghiệp vu.
Nắm được vấn đề về cơ sở vật chất, trang thiết bị là cốt yếu của công tác số hoá TLLT đặt ra cho Ban Giám đốc về vấn đề kinh phí. Ban Giám đốc cần có đánh giá chính xác về tình trạng của các trang thiết bị phuc vu cho công tác số hoá TLLT để đưa ra các kế hoạch phu hợp. Vì vậy, Ban Giám đốc cần chú trọng quan tâm đầu tư kinh phí, mua các trang thiết bị, đặc biệt là máy tính, máy in, máy scan nhằm phuc vu số hoá một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn, đẩy nhanh quá trình công việc hoàn thành sớm.
Để có sự khách quan và cách nhìn cu thể trong các khâu nghiệp vu số hoá TLLT thì Ban Giám đốc có kế hoạch tô chức các buôi kiểm tra định kỳ và đột xuất xuống các phòng, kho số hoá. Thông qua đó có thể có cu thể về cơ sở đánh giá, tiến độ công việc, có biện pháp khắc phuc tình trạng chưa thực hiện được theo quy trình đề ra hoặc xử lý, kỷ luật cá nhân, tập thể có sai phạm khi thực hiện các bước nghiệp vu hay có tình trạng để lộ thông tin dữ liệu của TLLT trong quá trình thực hiện nghiệp vu này.
Chủ động xây dựng kế hoạch thống nhất giữa công tác Văn thư với công tác lưu trữ để có tạo nên điều kiện thực hiện tốt công tác số hoá. Công ty cần có được sự cân bằng giữa công tác quản lý và hoạt động nghiệp vu để khai thác và sử dung tài liệu lưu trữ đã số hoá đúng quy định của pháp luật.
Thường xuyên tô chức các cuộc họp giữa Ban Giám dốc với bộ phận Kho, bộ phận thực hiện công tác số hoá TLLT để nhằm đưa ra những mặt tích cực và hạn chế trong quá trình thực hiện. Qua đó, có thể tiếp tuc phát huy những thế mạnh và có cách khắc phuc điểm yếu cũng như đánh giá kết quả thực hiện công tác số hoá.
Để thực hiện tốt các quy định trong nghiệp vu số hoá TLLT cũng như các quy định do Công ty ban hành thì việc phô biến văn bản quy định đến các nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng. Nhân viên được tiếp xúc với các yêu cầu, nguyên tắc trong nghiệp vu sẽ giúp Công ty triển khai kế hoạch một cách mạch lạc, rõ ràng. Qua đó cũng nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong việc khảo sát, lựa chọn tài liệu cho số hoá, thực hiện các công đoạn kê khai thông tin đầy đủ, kết quả số hoá tài liệu lưu trữ.
Đối với các cộng tác viên làm việc bán thời gian, đa phần là những sinh viên không phải chuyên ngành, không được đào tạo cu thể về chuyên môn nghiệp vu số
hoá thì Ban Giám đốc cần có những quy định hướng dẫn phu hợp, chỉ dẫn cu thể để thực hiện công tác số hoá đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Tiến hành rà soát và xử lý nghiêm minh những trường hợp cố tình thực hiện các thao tác nghiệp vu một cách hời hợt, bỏ qua quy trình, thực hiện trái với quy định của Công ty.
3.2.1.2. Đối với bộ phận Kho
Số hoá TLLT là lĩnh vực thế mạnh của Công ty nên bộ phận Kho có trách nhiệm quan trọng trong công tác phân loại, sắp xếp, số hoá và bảo quản TLLT nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Để công tác số hoá TLLT được tốt thì công tác quản lý nhân sự của cán bộ kho phải được chú trọng nâng cao chất lượng. Ngoài tuyển chọn những nhân viên được đào tạo chuyên môn về công tác số hoá TLLT, tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ thì số lượng cộng tác viên làm thêm cũng nên có sự sàng lọc cần thiết nhằm có lực lượng đáp ứng yêu cầu số hoá.
Cán bộ kho cũng phải có trách nhiệm theo dõi các quy trình trong khâu nghiệp vu số hoá TLLT để có biện pháp xử lý khắc phuc các tình huống sự cố ngoài ý muốn có thể xảy ra, các tài liệu scan không đáp ứng yêu cầu tài liệu số hoá. Cán bộ kho có khảo sát số lượng tài liệu được số hoá để đánh giá tiến trình thực hiện công việc để đưa ra kế hoạch thúc đẩy công việc phu hợp với thời gian yêu cầu của khách hàng.
Quan sát, thực hiện các nghiệp vu số hoá để đưa ra các ưu điểm, hạn chế trong quy trình số hoá để từ đó báo cáo lên Ban Giám đốc có những phương án, cách xử lý, quy định về các trường hợp của những tài liệu đang xuống cấp, hư hỏng, tình hình hiện trạng của cơ sở vật chất. Qua đó, phuc hồi lại tình trạng vật lý của tài liệu nhằm đáp ứng thông tin dữ liệu.
Tiến hành thực hiện theo sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về số hoá TLLT của Ban Giám đốc, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các nhân sự trong quá trình thực hiện số hoá nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của Công ty.
Xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc về việc thực hiện các thao tác nghiệp vu này.
Nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và hướng dẫn sát sao của cả Ban Giám đốc và quản lý kho sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng số hoá TLLT của Công ty hiện nay.