Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ ph- 123docz.net

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

3.1. Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

3.1.1. Ưu điểm

CTCP EcoIT đã chú trọng quy trình số hoá TLLT dành cho các danh muc tài liệu khác nhau nên đã xây dựng quy định số hoá tài liệu khác nhau để phu hợp với từng loại tài liệu đặc thu. Từ đó, nhằm hạn chế tác động đến tình trạng vật lý của tài liệu và đáp ứng các yêu cầu khác nhau của đối tác, khách hàng.

Việc bảo quản TLLT bản gốc trong tình trạng vật lý bị tác động, hư hỏng được khắc phuc thông qua số hoá tài liệu. Hơn nữa, số hoá tài liệu bản gốc giúp tránh được tình trạng sử dung trực tiếp tài liệu thường xuyên hơn mà thay vì đó sẽ sử dung tài liệu điện tử qua phần mềm hệ thống.

Công ty đã áp dung công nghệ phầm mềm EcoOCR của công ty vào công tác quản lý tài liệu sau khi số hoá nhằm phuc vu muc đích tra cứu, sử dung các tài liệu điện tử.

Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng. Vừa tạo cách sắp xếp tài liệu một cách khoa học vừa tạo tiện ích cho công việc quản lý, bảo quản, khai thác và sử dung TLLT với ngân hàng dữ liệu số liên quan.

Có thể đáp ứng tài liệu dưới nhiều dạng khác nhau, có thể nhanh chóng chuyển đôi file dữ liệu này sang dữ liệu khác. Ví du như file trong dạng PDF có thể chuyển sang dạng Word nhờ một ứng dung để chuyển đôi trạng thái. Có thể đó là một chương trình độc lập, một kỹ thuật đã được gắn vào tích hợp vào PDF hay là ứng dung trực tuyến khác. Thông tin dữ liệu sau khi chuyển đôi được sử dung linh hoạt hơn tuỳ vào muc đích sử dung của người dung.

Giảm chi phí cho việc quản lý TLLT. Thông qua việc số hoá TLLT giúp Công ty trong việc mua sắm trang thiết bị bảo quản, xây dựng kho bãi, thiết bị phòng chống cháy nô.

Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dung thông tin dữ liệu của TLLT. Thông qua việc này có thể chỉnh sửa vật mang tin, chất lượng vật mang tin nhằm duy trì thông tin rõ ràng, mạch lạc để đáp ứng nhu cầu sử dung của người dung.

3.1.2. Hạn chế

Tài liệu sau khi tiếp nhận của Ngân hàng Thương mại Quân đội MB thì được bảo quản trong thung giấy để dưới sàn, bui bặm bám vào tài liệu ảnh hưởng đến tình trạng vật lý của tài liệu số hoá.

Nhân sự trong công đoạn bóc ghim tài liệu vẫn còn làm rách tài liệu, không làm phẳng tài liệu sau khi bóc ghim, tiếp xúc trực tiếp vật lý vào tài liệu.

Nhân sự làm số hoá TLLT đa phần chủ yếu là các bạn sinh viên đi làm thêm, những người lao động tự do chưa được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vu công tác lưu trữ nói chung và số hoá tài liệu nói riêng. Chỉ thông qua những bước hướng dẫn cơ bản của nhân viên Công ty không thể giúp nhân sự nắm được các nguyên tắc cũng như tiêu chí trong việc công tác số hoá để nhằm đảm bảo TLLT được số hoá đúng quy định.

Với quy mô nhân sự nhiều mà quản lý ở kho lại ít nên việc công tác viên có sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc là điều không thể tránh khỏi.

Kho không được thiết kế chuyên dung dung để bảo quản tài liệu, chưa bô sung trang thiết bị cần thiết như máy hút ấm, máy hút bui, việc phòng chống mối xông, côn trung còn chưa được chú trọng để phòng chống.

Trang thiết bị dung cho số hoá TLLT ở trạng thái tương đối tốt, một số thiết bị như máy tính, máy in, máy quét ảnh,… chưa được đầu tư, nâng cấp nhằm đáp ứng nhu cầu tiến độ của công việc được giao, gây ra khó khăn trong số hoá tài liệu, ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu số hoá.

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại CTCP EcoIT

3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệulưu trữ lưu trữ

3.2.1.1. Đối với Ban Giám đốc

Số hoá là một trong những lĩnh vực hoạt động chính của CTCP EcoIT. Lĩnh vực số hoá của Công ty đã được tin tưởng và có phản hồi đánh giá tích cực từ các khách hàng, đối tác. Chính vì vậy Ban Giám đốc cần có những biện pháp, chính sách phu hợp nhằm nâng cao chất lượng số hoá để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và yêu cầu của từng loại tài liệu riêng biệt. Ngoài ra, Ban Giám đốc còn phải có những văn bản quy định của Công ty để quy định chặt chẽ hơn về công tác số hoá nhằm cho các nhân viên thực hiện theo quy định để chỉ đạo về các phòng, kho trong quá trình thực hiện nghiệp vu.

Nắm được vấn đề về cơ sở vật chất, trang thiết bị là cốt yếu của công tác số hoá TLLT đặt ra cho Ban Giám đốc về vấn đề kinh phí. Ban Giám đốc cần có đánh giá chính xác về tình trạng của các trang thiết bị phuc vu cho công tác số hoá TLLT để đưa ra các kế hoạch phu hợp. Vì vậy, Ban Giám đốc cần chú trọng quan tâm đầu tư kinh phí, mua các trang thiết bị, đặc biệt là máy tính, máy in, máy scan nhằm phuc vu số hoá một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn, đẩy nhanh quá trình công việc hoàn thành sớm.

Để có sự khách quan và cách nhìn cu thể trong các khâu nghiệp vu số hoá TLLT thì Ban Giám đốc có kế hoạch tô chức các buôi kiểm tra định kỳ và đột xuất xuống các phòng, kho số hoá. Thông qua đó có thể có cu thể về cơ sở đánh giá, tiến độ công việc, có biện pháp khắc phuc tình trạng chưa thực hiện được theo quy trình đề ra hoặc xử lý, kỷ luật cá nhân, tập thể có sai phạm khi thực hiện các bước nghiệp vu hay có tình trạng để lộ thông tin dữ liệu của TLLT trong quá trình thực hiện nghiệp vu này.

Chủ động xây dựng kế hoạch thống nhất giữa công tác Văn thư với công tác lưu trữ để có tạo nên điều kiện thực hiện tốt công tác số hoá. Công ty cần có được sự cân bằng giữa công tác quản lý và hoạt động nghiệp vu để khai thác và sử dung tài liệu lưu trữ đã số hoá đúng quy định của pháp luật.

Thường xuyên tô chức các cuộc họp giữa Ban Giám dốc với bộ phận Kho, bộ phận thực hiện công tác số hoá TLLT để nhằm đưa ra những mặt tích cực và hạn chế trong quá trình thực hiện. Qua đó, có thể tiếp tuc phát huy những thế mạnh và có cách khắc phuc điểm yếu cũng như đánh giá kết quả thực hiện công tác số hoá.

Để thực hiện tốt các quy định trong nghiệp vu số hoá TLLT cũng như các quy định do Công ty ban hành thì việc phô biến văn bản quy định đến các nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng. Nhân viên được tiếp xúc với các yêu cầu, nguyên tắc trong nghiệp vu sẽ giúp Công ty triển khai kế hoạch một cách mạch lạc, rõ ràng. Qua đó cũng nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong việc khảo sát, lựa chọn tài liệu cho số hoá, thực hiện các công đoạn kê khai thông tin đầy đủ, kết quả số hoá tài liệu lưu trữ.

Đối với các cộng tác viên làm việc bán thời gian, đa phần là những sinh viên không phải chuyên ngành, không được đào tạo cu thể về chuyên môn nghiệp vu số

hoá thì Ban Giám đốc cần có những quy định hướng dẫn phu hợp, chỉ dẫn cu thể để thực hiện công tác số hoá đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Tiến hành rà soát và xử lý nghiêm minh những trường hợp cố tình thực hiện các thao tác nghiệp vu một cách hời hợt, bỏ qua quy trình, thực hiện trái với quy định của Công ty.

3.2.1.2. Đối với bộ phận Kho

Số hoá TLLT là lĩnh vực thế mạnh của Công ty nên bộ phận Kho có trách nhiệm quan trọng trong công tác phân loại, sắp xếp, số hoá và bảo quản TLLT nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Để công tác số hoá TLLT được tốt thì công tác quản lý nhân sự của cán bộ kho phải được chú trọng nâng cao chất lượng. Ngoài tuyển chọn những nhân viên được đào tạo chuyên môn về công tác số hoá TLLT, tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ thì số lượng cộng tác viên làm thêm cũng nên có sự sàng lọc cần thiết nhằm có lực lượng đáp ứng yêu cầu số hoá.

Cán bộ kho cũng phải có trách nhiệm theo dõi các quy trình trong khâu nghiệp vu số hoá TLLT để có biện pháp xử lý khắc phuc các tình huống sự cố ngoài ý muốn có thể xảy ra, các tài liệu scan không đáp ứng yêu cầu tài liệu số hoá. Cán bộ kho có khảo sát số lượng tài liệu được số hoá để đánh giá tiến trình thực hiện công việc để đưa ra kế hoạch thúc đẩy công việc phu hợp với thời gian yêu cầu của khách hàng.

Quan sát, thực hiện các nghiệp vu số hoá để đưa ra các ưu điểm, hạn chế trong quy trình số hoá để từ đó báo cáo lên Ban Giám đốc có những phương án, cách xử lý, quy định về các trường hợp của những tài liệu đang xuống cấp, hư hỏng, tình hình hiện trạng của cơ sở vật chất. Qua đó, phuc hồi lại tình trạng vật lý của tài liệu nhằm đáp ứng thông tin dữ liệu.

Tiến hành thực hiện theo sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về số hoá TLLT của Ban Giám đốc, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các nhân sự trong quá trình thực hiện số hoá nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của Công ty.

Xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc về việc thực hiện các thao tác nghiệp vu này.

Nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và hướng dẫn sát sao của cả Ban Giám đốc và quản lý kho sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng số hoá TLLT của Công ty hiện nay.

3.2.2. Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệulưu trữ lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị quan trọng, có giá trị vĩnh viễn, phản ánh quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp, cá nhân, có sự tác động đến các lĩnh vực của xã hội. Việc triển khai số hoá TLLT hướng đến muc đích kéo dài tuôi thọ tài liệu gốc, thay thế tài liệu bản cứng bằng tài liệu điện tử để phuc vu rộng rãi cũng như xây dựng cơ sở dữ liệu đáp ứng nhu cầu của độc giả.

Hiện nay, thực tế tại Công ty cô phần EcoIT tài liệu quy định về số hoá TLLT còn khá hạn chế, chủ yếu là các văn bản quy định về lưu trữ, hướng dẫn thực hiện các phần mềm ứng dung của Công ty. Để có được sự thực hiện số hoá TLLT thực hiện đúng với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước ban hành thì Công ty nên có các văn bản quy định rõ ràng các yêu cầu, quy trình nghiệp vu về số hoá TLLT tại Công ty.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tiêu chuẩn lựa chọn các tài liệu có giá trị nhằm đưa vào quy trình số hoá.

- Dựa trên cơ sở thực tế, xây dựng văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về phương pháp bảo quản tài liệu sau khi thực hiện xong quy trình số hoá TLLT.

- Xây dựng và ban hành các chuẩn thông tin và công nghệ để thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định theo yêu cầu của khách hàng. Công ty cô phần EcoIT là doanh nghiệp tư nhân hoạt động về một số lĩnh vực công nghệ trong đó có lĩnh vực số hoá và chuyển đôi số nhưng có thể căn cứ, tham khảo, nghiên cứu một số văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành về quy trình số hoá TLLT để có hệ thống văn bản quy định riêng vừa đáp ứng được yêu cầu của khách hàng vừa thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thẩm quyền.

3.2.3. Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn

Số hoá tài liệu là một nghiệp vu mang tính chính xác cao, đòi hỏi nguồn nhân sự có kiến thức, kỹ năng để đáp ứng các yêu cầu trong các khâu nghiệp vu cũng như trách nhiệm trong các quy trình của số hoá. Hiện tại, số nhân viên phuc vu tại kho của Công ty là 3 nhân viên, trong đó 2 người là trình độ Đại học, tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học. Tuy nhiên về năng lực công nghệ thông tin còn chưa đáp ứng với các nghiệp vu yêu cầu và chưa xử lý được một số trường hợp xảy ra trong quá trình thực hiện số hoá.

Chính vì vậy, đây là vấn đề cấp thiết đặt ra cho Công ty về bố trí nhân sự và đào tạo nguồn nhân sự phu hợp với yêu cầu công việc cũng như nghiệp vu chuyên môn rõ ràng. Để có được quy trình số hoá thực hiện theo đúng các văn bản quy định do Công ty quy định thì số lượng nhân viên cho số hoá tài liệu cần được đào tạo chuyên môn nghiệp vu về số hoá để có trình độ, kiến thức lý luận trong quy trình nghiệp vu số hoá. Khi nhân viên có kiến thức chuyên môn sâu về nghiệp vu thì dễ dàng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện cũng như nâng cao môi trường phát triển nghiệp vu.

Để thực hiện được yêu cầu này, Công ty cần phải có kế hoạch tuyển dung nhân sự chuyên nghiệp, lựa chọn những người có chuyên môn, kiến thức, được đào tạo bài bản về cơ sở lý luận, nắm được cơ sở pháp lý cũng như quy trình nghiệp vu thực hiện công tác số hoá TLLT, giúp nâng cao chất lượng chuyên môn đồng thời thúc đẩy nghiệp vu số hoá phát triển trong Công ty.

Ngoài chất lượng nhân sự tuyển chọn thì Công ty cũng cần có sự cần liên kết với các trường Đại học, Cao đẳng có chuyên ngành đào tạo về Lưu trữ để cung phối hợp về việc mở lớp đào tạo, tập huấn cho nhân viên, cộng tác viên của Công ty nhằm cung cấp kiến thức về chuyên môn nghiệp vu số hoá TLLT cho nhân sự, cải thiện kỹ năng, nâng cao kiến thức tông quát về số hoá cho nhân sự của Công ty mình.

3.2.4. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị

Quy trình nghiệp vu số hoá TLLT là hoạt động chuyển đôi thông tin trên các vật mang tin khác nhau thành tài liệu tồn tại dưới dạng số và được bảo quản trong môi trường điện tử nên yêu cầu về cơ sở trang thiết bị được cho là cần thiết phuc vu quá trình chuyển đôi thông tin.

Để nghiệp vu số hoá thuận tiện, đạt hiệu quả cao thì yêu cầu được đặt ra cho Công ty là cần phải có hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu số hoá TLLT. Vì vậy, không chỉ những yêu cầu về nhân sự thì trang thiết bị cũng cần được Ban Giám đốc và quản lý kho quan tâm, thực hiện các buôi kiểm tra, đánh giá mức độ sử dung nhằm đưa ra biện pháp sửa chữa, nâng cấp, bô sung cần thiết phuc vu quá trình số hoá theo đúng tiến độ công việc. Cần loại bỏ các máy tính, máy in, máy scan bị hư hỏng nặng không còn khả năng sử dung cho nghiệp vu số hoá, khắc phuc những hư hỏng để các thiết bị phuc vu tốt nhất cho số hoá TLLT.

Công ty đã chú trọng phát triển hệ thống phần mềm quản lý thông tin riêng dành cho tài liệu sau khi số hoá. Các trường thông tin trong hệ thống phần mềm

giúp quản lý và nhân viên trong Công ty có thể tìm kiếm, tra cứu, sử dung thông tin

Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

Tạo siêu dữ liệu kết nối

Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc