Giáo trình Tổ chức công tác kế toán: Phần 1 - PGS. TS. Đoàn Vân Anh, PGS. TS. Phạm Đức Hiếu (Chủ biên)

Giáo trình Tổ chức công tác kế toán được biên soạn nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu tài liệu giảng dạy, học tập giúp sinh viên hệ thống hóa các kiến thức khoa học về tổ chức công tác kế toán phù hợp với phát triển của nghề nghiệp và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật trong kế toán. Giáo trình gồm có 6 chương và được chia thành 2 phần, phần 1 gồm các chương: Chương 1: tổng quan về tổ chức công tác kế toán; chương 2 tổ chức bộ máy, lựa chọn chính sách kế toán và kiểm tra kế toán; chương 3: tổ chức thu nhận thông tin kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo!

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI THUONGMAI UNIVERSITY Chủ biên: PGS TS Đoàn Vân Anh PGS TS Phạm Đức Hiếu TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẬP THỂ TÁC GIẢ Chủ biên: PGS.TS Đoàn Vân Anh PGS.TS Phạm Đức Hiếu Biên soạn Chương 1: TS Nguyễn Viết Tiến Ths Cao Hồng Loan Biên soạn Chương 2: PGS.TS Phạm Đức Hiếu Ths Nguyễn Thị Hà Biên soạn Chương 3: Ths Lưu Thị Duyên TS Vũ Thị Thu Huyền Biên soạn Chương 4: PGS.TS Đoàn Vân Anh PGS.TS Nguyễn Thị Thanh Phương Biên soạn Chương 5: PGS.TS Hà Thị Thúy Vân TS Phạm Thanh Hương Biên soạn Chương 6: TS Nguyễn Thị Hồng Lam TS Trần Nguyễn Bích Hiền LỜI NĨI ĐẦU Tổ chức cơng tác kế tốn cơng việc quan trọng, liên quan đến tất khâu trình xử lý thơng tin kế tốn đơn vị từ lựa chọn mơ hình tổ chức máy kế tốn, lựa chọn sách kế tốn, đến tổ chức thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng Vì thế, tổ chức cơng tác kế tốn khoa học, hợp lý có ảnh hưởng định đến chất lượng cơng tác kế tốn chất lượng thơng tin kế tốn đơn vị Với đặc thù học phần tập trung giải vấn đề thuộc tổ chức cơng tác kế tốn, việc tổ chức thiết kế, lựa chọn mơ hình, phương pháp, kỹ thuật… phù hợp với đặc điểm đơn vị kế toán vấn đề xuyên suốt tất nội dung tổ chức công tác kế tốn, sở làm bật yếu tố người vấn đề tổ chức Người làm kế tốn khơng thực cơng việc ghi chép, tính tốn lập báo cáo mà cịn bước tham gia vào cơng tác phân tích, thiết kế đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị Ở góc độ chun mơn, người làm cơng tác kế tốn khơng giới hạn vai trị thực nghiệp vụ mà cịn có vai trò người tư vấn quản lý tài chính, kế tốn đơn vị Việc tổ chức khoa học cơng tác kế tốn lại trở nên đặc biệt quan trọng mà thay đổi ứng dụng công nghệ thông tin từ kết cách mạng cơng nghiệp 4.0 có tác động mạnh mẽ đến nội dung tổ chức công tác kế toán, làm thay đổi cách thức tổ chức máy, quy trình thu thập, xử lý, cung cấp lưu trữ thơng tin kế tốn Với nhận thức đó, “Giáo trình Tổ chức cơng tác kế tốn” biên soạn cho học phần “Tổ chức cơng tác kế tốn” chương trình đào tạo ngành Kế toán, chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp Kế tốn cơng Hiệu trưởng Trường Đại học Thương mại phê duyệt Giáo trình biên soạn nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu tài liệu giảng dạy, học tập Trường Đại học Thương mại, giúp sinh viên ngành Kế tốn hệ thống hóa kiến thức khoa học tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với phát triển nghề nghiệp ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật kế tốn Trong q trình biên soạn giáo trình, tập thể tác giả bám sát đề cương quỹ thời gian học phần, có cách tiếp cận khoa học từ góc độ tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị kế tốn nói chung, có tính đến đặc thù đơn vị kế toán doanh nghiệp đơn vị kế toán thuộc khu vực cơng Với cách tiếp cận đó, tập thể tác giả hy vọng Giáo trình khơng sử dụng cho đào tạo Trường Đại học Thương mại, mà cịn tài liệu tham khảo chun mơn hữu ích cho giảng viên sinh viên trường đại học có đào tạo kế tốn, cho nhà quản lý, cán kế toán đạo thực tiễn Chúng chân thành cảm ơn nhà khoa học trường, chuyên gia kế tốn có ý kiến q báu giúp chúng tơi hồn chỉnh Giáo trình Tập thể tác giả mong tiếp tục nhận ý kiến đóng góp quý báu bạn đọc TẬP THỂ TÁC GIẢ MỤC LỤC Lời nói đầu Danh mục bảng biểu 10 Danh mục sơ đồ, hình vẽ 11 Danh mục từ viết tắt 13 Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 15 1.1 KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN 15 1.1.1 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn 15 1.1.2 Ý nghĩa tổ chức cơng tác kế toán 19 1.2 CĂN CỨ VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 20 1.2.1 Căn tổ chức cơng tác kế tốn 20 1.2.2 Nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn 21 1.3 NGUYÊN TẮC VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN 23 1.3.1 Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn 23 1.3.2 Nội dung tổ chức cơng tác kế toán 25 Chƣơng TỔ CHỨC BỘ MÁY, LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH KẾ TỐN VÀ KIỂM TRA KẾ TỐN 37 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 37 2.1.1 Cơ sở tổ chức máy kế toán 37 2.1.2 Các quy định pháp luật kế toán tổ chức máy kế toán 41 2.1.3 Yêu cầu tổ chức máy kế toán 42 2.1.4 Các mơ hình tổ chức máy kế tốn 43 2.1.5 Công tác nhân phân công lao động kế tốn 57 2.2 NGƯỜI LÀM KẾ TỐN 65 2.2.1 Tiêu chuẩn, quyền trách nhiệm người làm kế toán 65 2.2.2 Tiêu chuẩn, quyền trách nhiệm người làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán 66 2.2.3 Những người khơng làm kế tốn 71 2.2.4 Thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế tốn trưởng 72 2.3 TỔ CHỨC LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN 73 2.3.1 Tổ chức lựa chọn sở kế toán 73 2.3.2 Tổ chức lựa chọn chuẩn mực, chế độ, nguyên tắc phương pháp kế toán 76 2.4 TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN 78 2.4.1 Tổ chức phận kiểm tra kế toán 78 2.4.2 Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán 80 Chƣơng 3: TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN 87 3.1 THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ U CẦU CỦA TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN 87 3.1.1 Thơng tin kế toán 87 3.1.2 Yêu cầu tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn 93 3.2 TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN PHỤC VỤ KẾ TỐN TÀI CHÍNH 3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục thiết kế mẫu chứng từ kế toán 97 98 3.2.2 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán 101 3.2.3 Tổ chức kiểm tra hồn chỉnh chứng từ kế tốn 105 3.2.4 Tổ chức chuyển giao sử dụng chứng từ kế toán 107 3.2.5 Tổ chức lưu trữ hủy bỏ chứng từ kế toán 110 3.3 TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN PHỤC VỤ KẾ TỐN QUẢN TRỊ 113 3.3.1 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch 117 3.3.2 Tổ chức thu nhận thơng tin q trình thực 123 3.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát 125 3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác định 127 Chƣơng TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HĨA THƠNG TIN KẾ TOÁN 135 4.1 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HĨA THƠNG TIN KẾ TOÁN 135 4.1.1 Yêu cầu tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin kế tốn 135 4.1.2 Ngun tắc tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin kế tốn 137 4.2 TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HĨA THƠNG TIN KẾ TỐN TÀI CHÍNH 139 4.2.1 Tổ chức vận dụng phương pháp tính giá 140 4.2.2 Tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản kế toán 147 4.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 153 4.3 TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HĨA THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ 160 4.3.1 Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin phục vụ cơng tác lập kế hoạch/hoạch định 161 4.3.2 Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin q trình thực 177 4.3.3 Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin phục vụ cơng tác kiểm tra/kiểm sốt, đánh giá 183 4.3.4 Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin phục vụ công tác định 187 Chƣơng TỔ CHỨC CUNG CẤP VÀ PHÂN TÍCH THƠNG TIN KẾ TỐN 199 5.1 ĐỐI TƯỢNG, YÊU CẦU VÀ MỤC ĐÍCH CỦA TỔ CHỨC CUNG CẤP THƠNG TIN KẾ TỐN 199 5.1.1 Đối tượng cung cấp thơng tin kế tốn 199 5.1.2 Yêu cầu tổ chức cung cấp thông tin 203 5.1.3 Mục đích tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn 205 5.2 TỔ CHỨC CUNG CẤP THƠNG TIN KẾ TỐN 207 5.2.1 Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn qua hệ thống báo cáo tài 207 5.2.2 Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn qua hệ thống báo cáo quản trị 233 5.3 TỔ CHỨC PHÂN TÍCH THƠNG TIN KẾ TỐN 245 5.3.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức phân tích thơng tin kế tốn 245 5.3.2 Nội dung tổ chức phân tích thơng tin kế tốn 247 Chƣơng TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN 261 6.1 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 261 6.1.1 Yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 261 6.1.2 Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 263 6.2 CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 266 6.2.1 Các yếu tố bên 267 6.2.2 Các yếu tố bên ngồi 270 6.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN 271 6.3.1 Tổ chức máy kế toán 271 6.3.2 Tổ chức trang thiết bị phần cứng lựa chọn phần mềm kế toán 275 6.3.3 Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn 282 6.3.4 Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thơng tin kế tốn 292 6.3.5 Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn 298 6.3.6 Tổ chức quản trị người dùng, bảo mật lưu trữ thông tin 300 PHỤ LỤC 309 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 360 đỡ nhân viên kế tốn Đây tài liệu xác lập bước thực mục tiêu đơn vị Để phục vụ cho việc lập kế hoạch, liệu thông tin cần cung cấp cho công tác KTQT bao gồm: thông tin khứ thông tin tương lai Để thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ cho cơng tác lập kế hoạch, nhân viên KTQT phối hợp với nhân viên phận khác thu thập thông tin cần thiết từ nhiều nguồn khác bên bên ngồi đơn vị Nếu thơng tin ban đầu khơng xác đầy đủ làm cho kết phân tích thiếu độ tin cậy Thơng tin q khứ (thông tin thực hiện) thông tin tượng kiện xảy ra, phát sinh Thông tin khứ cho thấy tình hình hoạt động đơn vị thời kỳ qua Điều giúp nhà quản trị đánh giá hiệu việc thực định, đánh giá mức độ kiểm sốt hoạt động đơn vị, nhà quản trị, làm sở tiền đề để hoạch định sách thời kỳ Tất kiện kinh tế phát sinh nội đơn vị hay phát sinh mối liên hệ với bên ngồi phân tích ảnh hưởng tới hoạt động đơn vị Sau đó, tổ chức hạch toán ghi nhận biến động tượng Cuối tùy theo yêu cầu nhà quản trị mà cung cấp thông tin dạng phù hợp với nhà quản trị cấp cho việc lập kế hoạch Thông tin tương lai thông tin tượng kiện chưa xảy Để định nhà quản trị cần nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời thu thập theo nhiều cách khác Để thu thập thông tin ban đầu phục vụ cho công tác KTQT, thông tin tương lai, thơng tin mang tính dự báo có ý nghĩa vô quan trọng công tác xây dựng dự tốn, cơng tác kế hoạch điều hành hoạt động đơn vị Thông tin tương lai quan trọng mà cung cấp KTQT thông tin định mức tiêu định mức chi phí, chi phí trích trước… nhằm so sánh với thơng tin thực để phát sai 120 lệch Từ đó, phân tích đề xuất giải pháp giúp nhà quản trị định điều chỉnh phù hợp Việc thu nhận thơng tin kế tốn phần lớn thực thông qua hệ thống chứng từ kế toán KTQT sử dụng chứng từ quy định Nhà nước KTTC đồng thời kết hợp thiết kế số chứng từ cần thiết để phản ánh nội dung thơng tin thích hợp u cầu mục đích quản trị nội chứng từ trung gian để tổng hợp định mức Do vậy, cần đồng hệ thống chứng từ kế toán, để KTQT KTTC áp dụng hệ thống chứng từ kế toán thuận lợi, tiết kiệm cho việc thu nhập thơng tin kế tốn, tức cần thu nhận lần từ ban đầu Do vậy, hệ thống chứng từ cần thêm vào nội dung chi tiết để phục vụ hạch toán chi tiết theo yêu cầu KTQT Bên cạnh đó, tuỳ theo nhu cầu thơng tin thực tiễn thực đơn vị thiết kế thêm số chứng từ riêng cho KTQT Các nguyên tắc thiết kế hệ thống chứng từ hệ thống KTQT bao gồm: tính tin cậy liệu; tính dễ truy cập tính so sánh Nội dung chứng từ KTQT phải có nội dung như: “lĩnh vực hoạt động”, “loại chi phí”, trung tâm trách nhiệm”… Đơn vị cần thiết lập định mức cho khoản mục nhằm hoàn thiện sở liệu ban đầu cho hệ thống, tạo tiền đề cho việc thu nhận thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch Các đơn vị xây dựng định mức cho khoản mục thực theo ba phương pháp sau: phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp kinh tế kỹ thuật, phương pháp thử nghiệm trực tiếp Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể đơn vị để lựa chọn áp dụng phương pháp cho phù hợp nhằm xây dựng định mức cho khoản mục khoa học hợp lý Thiết lập đối tượng cần thu thập thông tin mã hóa đối tượng có liên quan trực tiếp đến việc lựa chọn, thiết kế phần 121 mềm kế toán, phần mềm quản lý đơn vị Do vậy, đơn vị cần có hiệu chỉnh thiết kế hệ thống chứng từ kế toán trước cài đặt sử dụng phần mềm Kết hợp với việc cài đặt định mức khoản mục vào phần mềm quản lý, đơn vị hồn thiện thơng tin sở hệ thống thơng tin KTQT Từ đảm bảo cho q trình khai báo thông tin nhập liệu vào hệ thống thông tin KTQT đơn vị thông qua phương tiện hỗ trợ xác đầy đủ Ví dụ thơng tin kế tốn cần cung cấp để KTQT chi phí lập kế hoạch chi phí sản xuất Định mức chi phí khoản chi phí định trước cách lập tiêu chuẩn gắn với trường hợp hay điều kiện làm việc cụ thể Định mức chi phí khơng khoản chi dự kiến mà xác định trường hợp Tuy nhiên, thực tế chi phí ln thay đổi, mức cần phải xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý chúng Xây dựng hệ thống mức chi phí phù hợp, khoa học khơng thuộc trách nhiệm nhân viên KTQT chi phí mà kết nhiều phận với phương pháp chuyên môn khoa học: nghiên cứu phương pháp làm việc, xây dựng tiêu đánh giá công việc cụ thể, khảo sát thực tế, thống kê kinh nghiệm Để cơng tác định mức chi phí tốt cần nhiều kênh thông tin khác Cụ thể: + Tiêu chuẩn kỹ thuật (bộ phận kỹ thuật cung cấp định mức lượng); + Chi phí thực tế nhiều kỳ (bộ phận KTTC cung cấp định mức giá); + Dự tốn chi phí kì (kế tốn cung cấp); + Qua khảo sát, quan sát trực tiếp, thống kê điều kiện thực tế + Tiêu chuẩn lao động (bộ phận nhân cung cấp) 122 Đơn vị cần định mức đơn giá lẫn lượng biến đổi hai yếu tố tác động đến thay đổi chi phí Sau đó, phận KTQT lập dự tốn kế hoạch theo yêu cầu cụ thể 3.3.2 Tổ chức thu nhận thơng tin q trình thực Đối với chức thực hiện, KTQT cần cung cấp thông tin tài phi tài tiêu hoạt động Để có thơng tin này, phần lớn chứng từ phục vụ cho KTQT có nguồn gốc với KTTC, mục đích cung cấp thông tin khác nên mức độ xử lý chứng từ có khác Ngồi ra, cần thiết thu thập số liệu từ nguồn khác như: số liệu thống kê thị phần mặt hàng thị trường, số liệu lao động, thị trường lao động… Tổ chức thu nhận thơng tin q trình thực KTQT tổ chức thiết lập hệ thống chứng từ kế toán để ghi vào sổ kế toán lập báo cáo phục vụ mục đích quản trị Tùy thuộc vào mục đích quản trị mà tổ chức thu nhận thông tin thực tương ứng để đáp ứng yêu cầu Với chức thu thập thơng tin phục vụ q trình thực hiện, nhà quản trị cần nắm rõ thông tin kế tốn, thơng tin KTQT Nhờ có thơng tin KTQT cung cấp mà nhà quản trị đề định đắn trình lãnh đạo, phù hợp với mục tiêu chung Thông tin phục vụ trình thực xử lý phận kế toán phận liên quan phận kinh doanh, dự án, nhân Trong trường hợp đơn vị áp dụng phần mềm quản trị tồn đơn vị, cịn có tham gia phận khác theo nội dung liên quan Để xác định thơng tin phục vụ q trình thực bao gồm nội dung sau: 123 - Tổ chức phản ánh giao dịch kinh tế phát sinh vào chứng từ kế tốn theo mục đích quản trị cung cấp cho đối tượng có nhu cầu - Thu thập cung cấp thông tin phi tài loại định mức kinh tế kỹ thuật Các thông tin dạng chủ yếu là: + Tiêu chuẩn chất lượng, thông số kỹ thuật, yêu cầu bản, lực thực hiện, trình độ tổ chức, hạ tầng công nghệ; + Quy định pháp luật hành chế độ làm việc người lao động; + Điều kiện thực tế hoạt động đơn vị nghiệp nguồn nhân lực, sở vật chất trang thiết bị, nguồn lực tài chính; + Số liệu thống kê hàng năm tài liệu có liên quan Tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật, quy trình xác định định mức kinh tế kỹ thuật chuyên ngành quy định ban hành để xác định mức tiêu hao công việc, sở tính tốn, xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật Dựa yêu cầu thông tin phục vụ cho chức thực KTQT, việc thu thập thông tin tiến hành sau: Thứ nhất, tổ chức phản ánh giao dịch kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán theo mục đích quản trị cung cấp cho đối tượng có nhu cầu Để tổ chức phản ánh giao dịch kinh tế phát sinh vào chứng từ kế tốn theo mục đích quản trị, KTQT thường dựa vào hệ thống chứng từ KTTC để thu thập thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị sở bổ sung thêm tiêu, thơng tin chi tiết cho mục đích quản trị chi tiết theo loại hoạt động, nhóm sản phẩm, sản phẩm, quy cách hay chi tiết theo phận, theo người chịu trách nhiệm… cần thiết thiết lập hệ thống chứng từ kế tốn riêng phục vụ cho thơng tin quản 124 trị mà chưa thể hệ thống chứng từ KTTC liên quan đến thông tin tương lai kế hoạch, định mức, dự báo Các chứng từ sử dụng KTQT cần thiết kế linh hoạt, theo yêu cầu quản lý Thứ hai, thu thập cung cấp thông tin phi tài loại định mức kinh tế kỹ thuật Để thu thập cung cấp thông tin phi tài phục vụ chức thực KTQT phận phối hợp có liên quan tiến hành thu thập cung cấp thông tin dựa cứ: Căn số liệu thống kê hàng năm kỳ báo cáo (số liệu thống kê phải đảm bảo độ tin cậy, pháp lý thời gian ba năm liên tục trước thời điểm xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật) dựa vào kinh nghiệm thực tế thông số so sánh để xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật Căn vào tiêu chuẩn, quy định nhà nước thời gian lao động, chế độ nghỉ ngơi để xây dựng định mức lao động cho công việc Trên sở triển khai khảo sát, thực nghiệm theo quy trình, nội dung cơng việc để phân tích, tính tốn yếu tố cấu thành định mức (lựa chọn công việc không xác định qua hai phương pháp xác định chưa xác mà cần phải kiểm nghiệm thực tế) 3.3.3 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ cơng tác kiểm tra, kiểm sốt KTQT cần cung cấp thông tin theo mục tiêu quản lý đặt cho cấp quản trị Các thông tin hình thành sở tổ chức hạch tốn chi tiết, phương pháp kế toán phương pháp phân tích đồ thị biểu diễn thơng tin kế toán phận khác cung cấp 125 Chức kiểm tra/kiểm sốt nhằm đảm bảo nguồn thơng tin sử dụng để lập kế hoạch để thực có phù hợp, đáng tin cậy Từ đó, đánh giá nhằm xác định trách nhiệm phận kết thực Việc thực cơng tác kiểm tra, kiểm sốt đánh giá thực cấp quản trị Nhìn chung, việc kiểm tra/ kiểm soát cấp thực giai đoạn lập kế hoạch thực Vì giai đoạn cần kiểm tra lại thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch thơng tin thực điều chỉnh kịp thời định mức, điều chỉnh công tác lập kế hoạch điều chỉnh cơng tác triển khai tình hình thực dự tốn… Thơng tin dự tốn kế hoạch sở để đơn vị triển khai hoạt động thực tế Căn vào thông tin thực tế thu thập được, kế toán tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực kế hoạch, thực dự tốn Thơng qua đó, xác định nhân tố ảnh hưởng trách nhiệm đối tượng, phận liên quan,… Từ đó, nhà quản trị đưa giải pháp khắc phục tồn tại, khai thác khả tiềm tàng để sử dụng nguồn lực đơn vị có hiệu Chi phí phát sinh thực tế cao thấp so với dự kiến (định mức, dự toán ban đầu), điều tạo nên biến động chi phí Nhà quản trị sau thu nhận thông tin để lập kế hoạch đầy đủ, hợp lý tổ chức thực kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra, đánh giá thơng tin Phương pháp thường dùng so sánh đối chiếu số liệu, thông tin kế hoạch dự tốn với số liệu, thơng tin thực cấp quản trị; để từ nhận diện xác định thơng tin sai lệch thông tin thực với thông tin kế hoạch Để làm điều này, nhà quản trị cần cung cấp thêm thông tin thực kỳ, có tác dụng bước phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện vấn đề cần phải điều chỉnh Ngồi ra, đơn vị cịn thực kiểm tra/kiểm sốt thơng qua phương pháp thống kê, phương pháp phân tích Dựa kết 126 thống kê, phân tích, phận KTQT có thơng tin để lập báo cáo liên quan đến phần chênh lệch dự toán thực tế thực Từ đó, phục vụ cho việc điều chỉnh định mức thông qua tiêu chuẩn kỹ thuật định mức bị lỗi thời; điều chỉnh công tác lập kế hoạch trường hợp dự báo khơng sát với tình hình thực tế điều chỉnh cơng tác triển khai tình hình thực dự tốn khâu thực chưa làm tốt chức Thơng qua đó, nhà quản trị biết nguyên nhân làm tăng (giảm) yếu tố từ có biện pháp điều chỉnh nhằm gia tăng tiết giảm khoản mục, nhằm đạt mục tiêu quản trị thời kỳ Từ vấn đề nêu trên, việc tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác kiểm tra/kiểm sốt cách: phân tích so sánh đối chiếu thông tin kế hoạch, thông tin thực cấp quản trị, xác định chênh lệch, tìm nguyên nhân điều chỉnh kịp thời 3.3.4 Tổ chức thu nhận thông tin phục vụ công tác định Phần lớn thông tin KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức định Thông tin phục vụ chức định mà KTQT cung cấp không giúp nhà quản trị định cách cung cấp thơng tin thích hợp mà cịn vận dụng kỹ thuật phân tích vào tình khác nhau, để từ lựa chọn, định phù hợp Để có định đắn, nhà quản trị đơn vị dựa vào nhiều thông tin phận cung cấp Trong đó, thơng tin kế tốn đóng vai trị quan trọng Thông tin để định đơn vị chủ yếu dựa số liệu dự toán, định mức Do vậy, yêu cầu đặt cho cơng tác kế tốn phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, trung thực cho nhà quản trị nhằm hồn thành tốt việc định Thơng tin kế toán chi tiết, tỷ mỉ hữu 127 hiệu cho nhà quản trị việc hoạch định kiểm soát tiêu kinh tế, kỹ thuật đơn vị Trong đơn vị, việc lập dự toán thực hai phận: phận kinh tế, kỹ thuật phận kế toán Bộ phận kinh tế, kỹ thuật lập dự toán vào thiết kế, thông số kỹ thuật, vào quy định chi phí đầu tư xây dựng đơn giá áp dụng… Để lập dự toán cho khoản mục, phận kinh tế, kỹ thuật cần vào sở cho việc lập dự toán định mức Tại phận kế toán, dự toán lập dựa bảng tổng hợp giá trị dự toán phận kinh tế, kỹ thuật lập Đối với thông tin phục vụ nhu cầu định, thông tin nhà quản trị tồn thơng tin phục vụ cho chức họ trình điều hành hoạt động Do đơn vị có cấu tổ chức khác nên việc phân cấp quản trị khơng giống Từ đó, nhu cầu thơng tin kế tốn cấp quản trị khác Nhà quản trị cấp cao: thường đưa định chiến lược Quyết định chiến lược định cán quản lý cấp cao đưa để xác định mục tiêu dài hạn đơn vị hình thành kế hoạch chung để đạt chúng Nhà quản trị cấp trung gian: thường đưa định chiến thuật Quyết định chiến thuật định nhằm giải vấn đề lớn, bao quát lĩnh vực hoạt động Đây loại định đa dạng thường xuyên như: định đầu tư trang thiết bị, định giá bán sản phẩm, định sản xuất, định mua vật tư, định tín dụng cho khách hàng… Nhà quản trị cấp sở: thường đưa định tác nghiệp, chịu trách nhiệm triển khai thực hoạt động cụ thể mà nhà quản trị cấp đưa 128 Thông tin sở cốt lõi để nhà quản trị đưa định, thu thập thông tin giai đoạn quan trọng Các loại thơng tin kế tốn, nguồn thu thập thông tin phục vụ chức loại định nhà quản trị cấp tổng hợp qua bảng sau: Bảng 3.1 Thơng tin kế tốn phục vụ chức định nhà quản trị Loại thông tin Loại định Cấp quản trị Nguồn Thời gian thơng tin Mục đích sử dụng Thơng QĐ tin chiến chiến lược lược Nhà quản trị cấp cao Bên bên Tương lai Lập kế hoạch chiến lược thực chiến lược Thông QĐ tin chiến chiến thuật thuật Nhà quản trị cấp trung Chủ yếu bên Tương lai, Lập kế hoạch hoạt động điều hành hoạt động Nhà quản trị cấp sở Bên đơn vị Hiện Thông tin tác nghiệp QĐ tác nghiệp Thực kế hoạch hoạt động Tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cấp quản trị nhu cầu việc thu nhận thông tin phục vụ công tác định cấp quản trị khác nên việc tổ chức thu nhận thông tin cho việc định bao gồm nội dung sau: Đối với nhà quản trị cấp cao: nhà quản trị cấp cao tiến hành việc lập kế hoạch chiến lược đạo thực kế hoạch nên cần thông tin kế toán chiến lược giúp nhà quản trị xác định chiến lược, vị chiến lược đơn vị Thơng tin kế tốn chiến lược thơng tin sử dụng cho sách dài hạn tổ chức, chủ 129 yếu phục vụ cho nhà quản lý cao cấp dự đốn tương lai Loại thơng tin địi hỏi tính khái qt, tổng hợp cao Do đó, thông tin cần thiết cho việc loại định khơng có yếu tố bên đơn vị mà phải xem xét đến yếu tố bên ngồi như: mơi trường kinh doanh, đối thủ cạnh tranh… Bên cạnh đó, thơng tin cần cung cấp phải giúp nhà quản trị cấp cao xác định rủi ro để có phương án giảm thiểu phương án hành động khác, cho phép tổ chức theo dõi tiến trình thực chiến lược Thơng tin phải bao gồm liệu tài phi tài Đối với nhà quản trị thơng tin tài phi tài vơ quan trọng, loại thông tin khái quát dạng thông tin khác cho nhà quản trị Tuy nhiên, để định đắn, phù hợp thơng tin tài cần lượng hóa chuẩn xác, thơng tin phi tài phải đáng tin cậy tổng hợp, đánh giá Các thơng tin tài bao gồm: thơng tin chi phí chi phí chất lượng, chi phí mục tiêu, chi phí hoạt động…; thông tin định quản trị chiến lược chi phí chiến lược, chiến lược giá, giá trị thương hiệu ; thơng tin kế tốn đối thủ cạnh tranh giá thành sản phẩm, giá bán hàng hóa,… đối thủ cạnh tranh Các thơng tin phi tài bao gồm: thơng tin chiến lược vòng đời sản phẩm, chất lượng, mục tiêu, thuộc tính chi phí, xác định vị trí cạnh tranh, nhận định thương hiệu đối thủ cạnh tranh, phân tích lợi ích khách hàng Nguồn thơng tin thu thập cần có liên kết từ khứ, tương lai, nghĩa thơng tin có tính liên tục giúp nhà quản trị có nhìn xun suốt hoạt động đơn vị từ trước, để nhận biết dấu hiệu cảnh báo sớm, kịp thời đưa giải pháp khắc phục 130 Đối với nhà quản trị cấp trung gian: nhà quản trị cấp trung gian thực việc lập kế hoạch hoạt động điều hành hoạt động để đưa định chiến thuật Vì vậy, thơng tin cần cung cấp cho việc loại định thông tin sử dụng cho sách ngắn hạn, linh hoạt với điều kiện cụ thể Loại thông tin cần mang tính tổng hợp địi hỏi phải có mức độ chi tiết định dạng thống kê Đây loại thông tin cần cung cấp định kỳ Các thông tin chủ yếu cần thu thập bao gồm: i) Các thông tin quản lý sản xuất kinh doanh: thông tin quản lý nguyên vật liệu sản xuất, thông tin lập kế hoạch ngun vật liệu, thơng tin kiểm sốt q trình sản xuất, thơng tin q trình mua hàng, nhận hàng… ii) Các thơng tin kế tốn như: thơng tin kế tốn nghiệp vụ, phần hành, thơng tin liệu, thông tin lập dự báo, phân tích tiêu… iii) Các thơng tin tài như: thông tin ngân sách đơn vị, thông tin vốn, thông tin nguồn thu - chi, thơng tin dự báo tình hình tài đơn vị… Đối với nhà quản trị cấp sở: nhà quản trị cấp sở thực kế hoạch hoạt động để đưa định tác nghiệp Quyết định tác nghiệp nhà quản trị cấp sở thực để giải vấn đề mang tính chun mơn nghiệp vụ phận Thông tin tác nghiệp sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp đơn vị Đây loại thông tin cần cung cấp thường xun Vì vậy, thơng tin cung cấp cho việc loại định thông tin cần chi tiết, rút từ trình xử lý liệu đơn vị Các thông tin chủ yếu bao gồm: 131 i) Các thông tin sản xuất, định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng mới, định mua vật tư, định đặt hàng gia công hay tự sản xuất sản phẩm ii) Các thông tin phục vụ xây dựng định mức chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân cơng trực tiếp, định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng chi phí quản lý; loại định mức kinh tế kỹ thuật Việc xây dựng định mức thường thực xây dựng từ đầu năm vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật, đặc điểm sản xuất kinh doanh đơn vị tình hình thực định mức năm trước Ra định cơng việc phức tạp, khó khăn quan trọng nhà quản trị Để định đắn nhà quản trị cần nhiều thông tin Thông tin trình thu nhận thơng tin cho việc định nhà quản trị phức tạp, phong phú đa dạng Các thông tin cần thu thập từ nguồn bên bên đơn vị Các thông tin thu thập từ nguồn bên giúp nhà quản trị hiểu rõ nội đơn vị, xác định vị cạnh tranh Các thơng tin thu thập từ nguồn bên ngồi giúp đơn vị xác định hội, rủi ro kinh doanh Từ có sở, tiền đề cần thiết để định định hướng phát triển 132 Tóm tắt chương Chương trình bày nội dung liên quan tới: (i) Thơng tin kế tốn, bao gồm: khái niệm, yêu cầu thông tin kế tốn, phân loại thơng tin kế tốn; (ii) Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn đơn vị kế toán, bao gồm: yêu cầu tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ kế tốn tài kế tốn quản trị Trong đó, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ kế tốn tài gắn với khâu: tổ chức xây dựng danh mục thiết kế mẫu chứng từ kế toán, tổ chức lập tiếp nhận chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra hồn thiện chứng từ kế tốn, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán, tổ chức lưu trữ hủy bỏ chứng từ kế toán; tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ kế tốn quản trị gắn với chức quản trị bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra/kiểm soát, đánh giá định 133 CÂU HỎI ÔN TẬP, BÀI TẬP VÀ NHIỆM VỤ TỰ HỌC Câu hỏi ôn tập 3.1 Thơng tin kế tốn gì? Phân loại thơng tin kế toán? 3.2 Yêu cầu tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ KTTC? 3.3 u cầu tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ KTQT? 3.4 Trình bày nội dung tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ KTTC? 3.5 Trình bày nội dung tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTQT? Bài tập vận dụng Bài 3.1: Tìm hiểu vận dụng việc xây dựng danh mục, thiết kế mẫu chứng từ kế tốn cho quy trình mua hàng - toán doanh nghiệp thực tế? Bài 3.2: Tìm hiểu vận dụng việc xây dựng danh mục, thiết kế mẫu chứng từ kế toán cho quy trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp thực tế? Bài 3.3: Tìm hiểu vận dụng việc xây dựng danh mục, thiết kế mẫu chứng từ kế toán cho tiêu lao động tiền lương đơn vị hành nghiệp thực tế? Bài 3.4: Tìm hiểu quy trình xử lý, luân chuyển chứng từ kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp thực tế đưa giải pháp hoàn thiện (nếu có) Bài 3.5: Tổ chức thu nhận thơng tin cho chức quản trị (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra định) đơn vị cụ thể có tổ chức cơng tác KTQT? Nhiệm vụ tự học Làm tập vận dụng, nghiên cứu tìm hiểu việc tổ chức thu nhận thông tin phục vụ KTTC KTQT đơn vị khác (thương mại, sản xuất, xây dựng, hành nghiệp) 134 ... CƠNG TÁC KẾ TỐN 15 1. 1 .1 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn 15 1. 1.2 Ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn 19 1. 2 CĂN CỨ VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN 20 1. 2 .1 Căn tổ chức cơng tác kế tốn 20 1. 2.2... Nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế toán 21 1.3 NGUYÊN TẮC VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 23 1. 3 .1 Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn 23 1. 3.2 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn 25 Chƣơng TỔ CHỨC BỘ... niệm khác tổ chức công tác kế tốn 15 Theo giáo trình Tổ chức cơng tác kế toán doanh nghiệp Học viện Tài (2 011 ): ? ?Tổ chức cơng tác kế tốn việc tổ chức vận dụng phương pháp kế toán để liên kết yếu