Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Tổ chức công tác kế toán thể hiện những nội dung cơ bản giúp học viên nắm được phương pháp, nội dung tổ chức công tác kế toán, và kiến thức nền tảng để học tập các môn chuyên ngành kế toán khác, vận dụng vào thực tiễn sinh động. Giáo trình được biên soạn với 5 chương, trong đó phần 1 giáo trình sau đây gồm có 3 chương như sau: Chương I những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán, chương II tổ chức bộ máy kế toán, chương III tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu. Mời các bạn cùng tham khảo.
B ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN Đ Ạ I H Ọ C M ỏ HÀ N Ộ I T Ổ C H Ứ C CƠNG TÁC KỂ TỐN PGS-TS Đoàn Xuân Tiên (chủ biên) NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI Hà Nội, 2010 L Ờ I NÓI ĐẦU A ỉ h ằ m đáp ứng nhu cầu nghiên cứu học tập đông đảo học viên Ì V loại hình Đào tạo từ xa, Viện Đại học Mở Hà Nội tố chức biên soạn giáo trình Tổ chức cơng tác kế tốn Giáo trình biên soạn theo chuẩn khu vực cho chuyên ngành Kế tốn Từng chương cùa giáo trình biên soạn theo trình tự: mục tiêu chung, mục tiều cụ thể, nội dung bàn; cuối chương mục đểu có phần tóm lược nhấn mạnh nội dung bản, câu hỏi ôn tập, tập hệ thống tài liệu tham khảo Giáo trình thể nội dung bàn giúp học viên nắm phương pháp, nội dung tổ chức cơng tác kế tốn, kiến thức tàng đế học tập môn chuyên ngành kế toán khác, vận dụng vào thực tiễn sinh động Giáo trình tác giả giàu kinh nghiệm giảng dạy, nghiên cứu lĩnh vực kế toán, kiểm toán biên soạn Nhóm tác giả gồm: - PGS TS Đồn Xn Tiên (chù biên) - TS Nghiêm Thị Thà - ThS Nguyễn Thị Hồng Vân - NCS Đoàn Ngọc Lim Mục đích trước tiên Viện Đại học Mở Hà Nội biên soạn nhằm phục vụ công tác giáng dạy học tập loại hình Đào tạo từ xa Dĩ nhiên bơ học liệu bổ ích sinh viên quy hệ đào tạo tập trung khác Đe giúp người học đạt hiệu quà cao, giáo trình Tổ chức cơng tác kế tốn phát hành kèm theo đĩa Cũ hỗ trợ qua chương trình sóng Đài Tiếng nói Việt Nam trang web: www.hou.edu.vn Trong trình biên soạn, cố gắng cẩn trọng, chắn không tránh khỏi hạn chế khiếm khuyết, mong nhận ý kiến đóng góp cùa đỏng nghiệp, độc giả, học viền, đế bố sung chình lý cho lần tai hồn thiện NHĨM TÁC GIẢ Chương ì NHỮNG VÂN ĐỂ CHUNG VÊ TỔ CHÚC CƠNG TÁC KÊ TỐN Xin chào anh/chị học viên! Rất hân hạnh gặp anh/chị chương ì mơn học Tổ chức cơng tác kế tốn Sự thành cơng hay kết q công việc phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức Tổ chức công việc cách khoa học phù hợp với pháp luật quy định, đặc điểm cụ thể hoạt động chất lượng hiệu cơng việc cao; ngược lại, khơng thành cơng kết thấp Ke tốn cơng cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quảừong hoạt động kinh tế tài chính, cung cấp thơng tin đầy đù, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch đom vị Công việc cụ thể kế toán ghi chép thu thập, xử lý cung cấp thơng tin kinh tế, tài đơn vị cho đối tượng sử dụng; công việc liên quan đến máy kế tốn, phương pháp kế tốn quy định có tính pháp quy chun mơn kế tốn Điều khẳng định phải có tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn nội dung quan trọng không thê thiêu cùa công tác kế tốn Đây chương mở đầu cùa mơn học "Tổ chúc cơng tác kế tốn", có ý nghĩa quan trọng cần thiết giúp anh/chị nắm vấn đề chung tổ chức công tác kế tốn sở nghiên cứu, tìm hiểu tiếp thu nội dung cụ thể sâu chương sau môn học Chương ì gồm nội dung: ì Nội dung công việc kế toán đơn vị li Ý nghĩa mục đích cùa tổ chức cơng tác kế tốn đan vi HI Yêu cầu nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn IV Nội dung tổ chức cơng tác kế tốnở đơn vị Mục tiêu chung: Sau học xong chương này, anh/chị nám vấn đề chung tổ chức cơng tác kê tốnờ đơn vị, bao gồm: Nội dung cơng việc ke tốn; ý nghĩa, mục đích tổ chức cơng tác kế tốn; u cầu, nhiệm vụ tồ chức cơng tác kế tốn; nội dung tổ chức cơng tác kế tốn Đồng thời hiểu cần thiết cùa việc học tập môn học Mục tiêu cụ thể: Sau học xong chương anh/chị sẽ: - Nắm vững cơng việc kế tốnờ đom vị bao gồm nội dung cơng việc - Hiểu ý nghĩa mục đích tổ chức cơng tác kế tốn- Nắm u cầu nhiệm vụ cùa tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị; - Nắm khái quát nội dung tổ chức cơng tác kế tốn đem vị - Hiểu cần thiết phải học tập mơn học Tổ chức cơng tác kế tốn L NỘI DUNG CƠNG VIỆC KẾ TỐN Ờ CÁC ĐƠN VỊ GIỚI THIỆU: Trong phần này, nghiên cứu số khái niệm kế tốn- nội dung cơng việc kế tốn đơn vị bao gồm cơng việc u cầu thơng tin kế tốn Sau học xong mục ì, anh/chị có thể: - Hiếu sâu khái niệm kế toán xét góc độ nội dung cơng việc kế tốn tổ chức cơng tác kế tốn; khái niệm đơn vị kế tốn - Biết nội dung cơng việc kế tốnờ đơn vị bao gồm cơng việc gì? Từ anh/chị hỉnh dung cơng việc mà phận/phịng kế tốn nhân viên kế toán đơn vị cần phải tổ chức thực - Hiểu yêu cầu cùa thơng tin kế tốn, từ hiểu u cầu chi phối đến tổ chúc cơng tác kế toán NỘI DUNG: Một số khái niệm a) Khái niệm kế tốn Xét góc độ nội dung công việc tổ chức công tác kế tốn có số khái niệm kế tốn sau: - Xuất phát từ nội dung cơng việc kế toán cụ thể nhiệm vụ cần thực kế toán, Điều lệ tổ chức kế tốn Nhà nước (năm 1989) có ghi: "Ke tốn cơng việc ghi chép, tính tốn số hình thức giá trị, vật thời gian lao động, chủ yếu hình thức giá trị để phảnảnh kiêm tra tình hình vận động loại tài sàn kết hoạt động SXKD sử dụng vốn kinh phí Nhà nước tổ chức, xí nghiệp" - Theo Luật Kế tốn Việt Nam (Lệnh cơng bố số 12/2003/L-CTN ngày 26/6/2003): "Kê tốn việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động" -Ở góc độ chức kế tốn cung cấp thơng tin, theo sách Kế tốn qc tê (Robert N.Anthony - dịch giả Trần Hồi Nam Trng Đức Chính - xuất năm 1992): "Kế tốn ngơn ngữ, mục đích moi ngơn ngữ cung cấp thơng tin, thơng tin kế tốn báo cáo báo cáo tài chính" - Liên đồn Kế toán quốc tế: "Kê toán nghệ thuật ghi chép phân loại, tổng hợp theo cách riêng có khoản tiền, nghiệp vu kiện mà chúng có phần tính chất tài trìnhi bày'kết cùa nó" - Uy ban Thuật ngữ Viện kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AIA) năm 1941 khái niệm: "Kế toán nghệ thuật ghi chép, phân loại hệ thống hoa phạm trù tiền tệ, nghiệp vụ kiện diễn theo cách thức có ý nghĩa mang đặc trưng tài cho đời thơng tin từ kết quà đó" - Theo Kermit D.Larson (Kế tốn tài theo hệ thống kế tốn Mỹ dịch giả Đặng Kim Cương - NXB Thống kê - năm 1994): "Kế toán hoạt động dịch vụ Chức kế tốn cung cấp thơng tin số lượng tổ chức, thơng tin trước hết có bàn chất tài có mục đích sử dung trình định kinh tế" - Theo Ronald IThacker (Nguyên lý kế toán Mỹ - NXB Thống kê - năm 1994): "Kế toán phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quán lý có hiệu đánh giá hoạt động tổ chức" (khái niệm nhấn mạnh góc độ sử dụng thơng tin kê tốn); hoặc: "Trong kế toán, kết hoạt động kinh tế cùa doanh nghiệp thu thập, phân tích, đo lường, xếp ghi chép, tóm tắt phản ánh dạng thơng tin" (khái niệm nhấn mạnh góc độ hoạt động kế tốn, tức cơng việc ngi làm kế tốn) Như vậy, có nhiều quan điểm nhận thức kế toán, đưa khái niệm kế tốn khác nhau, song, khái niệm kế tốn có điểm chung là: - Cơng việc người làm kế tốn là: Ghi chép, thu thập phân loại, tính tốn, phân tích, tổng hợp cung cấp thông tin kinh tế, tai cùa đơn vị cho đối tượng sử dụng - Là công cụ phục vụ cho quản lý, kiểm tra, kiểm soát, đánh giá hoạt động định vê quản lý kinh doanh đổi với đơn vị b) Khái niệm "Đơn vị kế tốn " (Accountìng Entìty) Đơn vị kế tốn nơi diễn hoạt động kiểm soát tiến hành cơng việc, nghiệp vụ kinh tế tài chính, cần thiết phải thực việc ghi chép, thu nhận, xử lý cung cấp thông tin, tổng hợp thông tin, lập báo cáo tài Đơn vị kế tốn chủ thể hoạt động, có quyền sở hữu tài sản sử dụng tài sàn q trình hoạt động Đơn vị kế tốn doanh nghiệp tổ chức phi kinh doanh (cơ quan hành chính, đơn vị nghiệp, tổ chức xã hội ) Kế toán đơn vị kế toán nhăm thu nhận, xử lý cung cấp Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn '"hông tin tài sản, vận động tài sàn nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài đơn vị (khơng phàn ánh tài sản thuộc sở hữu riêng người chù sở hữu, người điều hành, quàn lý người lao động lơn vị) Như vậy, khái niệm "Đom vị kế toán " chi phạm vi giới hạn đổi tượng /tài sản, nguồn vốn, chì phí, doanh thu, kết quả) mà kế toán thu nhận, xử lý 'ộp báo cáo kế toán Anh hưởng khái niệm đơn vị kế tốn (Ì) Các tài khoản kế tốn mở ghi chép hoạt động kinh tế tài chính, giao dịch kinh tế cho đơn vị kế toán, mờ ghi chép cho chủ nhân cho người (với tư cách cá nhân) liên quan đến đơn vị Điều có nghĩa tài sản, hoạt động, giao dịch kinh tế tài cá nhân chủ sờ hữu, cán cơng nhân viên ngồi đơn vị kế tốn đơn vị khơng phải phản ánh (và khơng phản ánh) -tài khoản, sổ kế toán cùa đơn vị kế toán (2) Khái niệm đom vị kế tốn địi hỏi hệ thống chứng từ, tài khoản kế tốn sổ kế tốn, báo cáo tài nội dung quy định cùa hệ thống kế toán tổ chức, vận dụng đề ghi chép báo cáo tình hình tài tình hình hoạt động cùa đơn vị khơng phải tổ chức riêng cho cá nhân đơn vị (3) Các loại đơn vị kế toán: - Đơn vị kế toán cấp sở; - Đơn vị kế toán phụ thuộc; - Đơn vị kế toán cấp sờ Đom vị kế toán cấp sờ doanh nghiệp đơn vị tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, đù tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng có tổ chức kế tốn riêng, lập báo cáo kế toán đầy đủ Đơn vị kế toán phụ thuộc nhũng đơn vị khơng hạch tốn kinh tế độc lập mà hạch toán kinh tế nội (không đù tư cách pháp nhân), phân cáp Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn quàn lý kinh tế, tài nội có tổ chức ghi chép kế tốn riêng theo phàn công phân cấp nội đơn vị kế toán cấp sở Đơn vị kế toán ừèn sở đom vị cấp Tồng cơng ty, Cục, Tồng cục Tập đồn, đơn vị dự tốn cấp Bộ (cấp Ì) lập báo cáo kế toát tổng hợp báo cáo hợp Nội dung cơng việc kế tốnờ đơn vị Nội dung cơng việc kế tốn đom vị thu nhận, hệ thống hoa xừậ\ cung cấp thông tin tồn hoạt động kinh tế tài đơn vị qua kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài đom vị cung cấp thônị! tin phục vụ cho công tác quản lý định kinh tế đơn vị ví cấp quàn lý khác - Thu nhận thông tin hoạt động kinh tế, tài đơn vị: ỳ cơng việc kế tốn lập chứng từ kế toán nghiệp vụ, giao dịch kinh tế ứ phát sinh hồn thành theo nội dung kinh tế, số liệu, thời gianđịa điềm phát sinh vào chứng từ phù hợp Người ta gọi cơng viẻf lập chứng từ kê tốn Thu nhận thơng tin kế tốn cơng việc khởi đầu cử" tồn quy trình kê tốn, có ý nghĩa định tính trung thực, khách quai cùa số liệu, tài liệu kế toán để kiểm tra hoạt đơng kinh te tì cùa đơn vị kế toán - Hệ thống hoa, xử lý thơng tin : cơng việc kế toán ghi chép (phái ánh) nghiệp vại kinh tế tài (đã phàn ánh chứng tư hợp pháp, họp lệ) vào sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết liên quan thông qu phương pháp tài khoản kế tốn trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn phù hợp (theo chế độ kế tốn hướng dẫn) Ngồi ra, kế tốn cịn sử dụng ữf phương pháp tính giá, kỹ thuật tính tốn, phân bổ để tính tốnr chi tiêu cần thiết phục vụ cho việc ghi sổ kế tốn Người ta gọi đây!* cơng việc ghi sổ kế tốn a a - Cung cắp thơng tin: giai đoạn lập báo cáo kế toán (bá cáo tài chính, báo cáo kế tốn qn trị) cung cấp cho đối tương li? quan theo quy định quàn lý quy định pháp luật liên quan Cơng việc ^ tốnờ giai đoạn dựa sờ sổ liệu, thông tin phản ảnh $ 10 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn NỘI DUNG: Mục đích tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Tồ chức hệ thống chứng từ kể toán hạch toán ban đầu khâu cơng việc quan trọng tồn quy trình kế tốn bời cung cấp "nguyên liệu" đầu vào - thông tin ban đầu đối tượng kế tốn Mục đích tồ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu nhằm đảm bào tính hợp pháp thơng tin kế tốn, cung cấp sờ số liệu cho khâu cùa quy trình kế tốn, trì tính khoa học, hợp lý hiệu cơng tác kế tốn u cầu tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu Các yêu cầu đặt tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu là: - Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị phải tổ chức cách chặt chẽ, đàm bảo tuân thủ hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc thuộc chế độ kế toán mà đơn vị áp dụng - Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị phải tổ chức cách hiệu quà, đàm bảo vận dụng linh hoạt chứng từ kế toán hướng dẫn chủ động thiết lập chứng từ kế toán mà đom vị cần sử dụng hệ thống chứng từ kế toán thống khơng quy định - Tổ chức hạch tốn ban đầu (bao gồm lập, kiểm tra, phân loại, tổng hợp chứng từ kế toán), tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán phải đàm bảo yêu cầu khoa học, hợp lý, hiệu q TĨM LẠI: - Mục đích cùa tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu nhằm đàm bảo tính hợp pháp thơng tin kế tốn, trì tính khoa học, hợp lý hiệu q cùa cơng tác kế tốn - Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng tù kế tốn hạch tốn ban đầu là: tơ chức chặt chẽ, hiệu quả, khoa học, hợp lý BO Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn BÀI TẬP: Câu 3: Khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu cân phải đảm bảo yêu cầu gì? ỉ IU NỘI DUNG Tổ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KÉ TOÁN VÀ HẠCH TOÁN BAN ĐÀU GIỚI THIỆU: Trong phần này, sâu tìm hiểu cơng việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch tốn ban đầu; nội dung cụ thể cơng việc Sau học xong mục này, anh/chị có thể: - Biết cơng việc cần phải làm tồ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu - Hiểu nội dung cụ thể cơng việc q trình tổ chức hệ thống chứng từ hạch toán ban đầu NỘI DUNG: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu tổ chức nhũng nội dung cơng việc như: xây dựng danh mục chứng từ kế toán cần sử dụng đơn vị; tổ chức hạch toán ban đầu tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Xây dựng danh mục chứng từ kế toánờ dơn vị Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng đơn vị khâu công việc nhàm phục vụ cho việc thu nhận thông tin nghiệp vụ kinh tế tài Thực chất tố chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn Bộ Tài ban hành cách phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý cụ thể cùa đơn vị Để xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụngớ đơn vị cần dựa sau đây: - Danh mục chứng từ kế toán bắt buộc hướng dẫn Bộ Tài quy định thuộc chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng - Đặc điểm yêu cầu quản lý đơn vị 83 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn Nội dung cụ thể công việc là: a) Thứ nhất: Tổ chức tuân thủ vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Nhà nước ban hành thống cho doanh nghiệp: Kế toán trưởng đơn vị vào danh mục chứng từ kế toán thống thuộc chế độ kế toán mà đơn vị áp dụng vào đặc điểm, yêu cầu quản lý cùa đơn vị để lựa chọn quy định việc sử dụng mẫu chứng từ kế tốn thích hợp; đồng thời quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chứng từ kế toán Danh mục chứng tị kế tốn hành áp dụng cho doanh nghiệp Bộ Tài quy định Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 văn pháp lý khác liên quan bao gồm loại tương úng với loại chi tiêu kinh tế - tài chính, số chứng từ kế tốn mang tính bắt buộc, cịn lại chứng từ kế tốn mang tính hướng dẫn - Đối với chứng từ kế tốn bắt buộc, biểu mẫu Bộ Tài đơn vị Bộ Tài uỳ quyền in phát hành Đơn vị không sửa đổi biểu mẫu, nội dung phương pháp ghi chép chứng từ kế toán bắt buộc - Đối với chứng từ kế toán hướng dẫn, thuộc vào đặc điểm yêu cầu quàn lý đơn vị, kế toán trưởng thiết lập cụ thể việc sử dụng mẫu biểu, nội dung phương pháp ghi chép Mầu biểu chứng từ kế tốn hướng dẫn mua sẵn, đơn vị tự thiết kế mẫu tự in phải đám bào đủ nội dung chủ yếu chứng từ kế toán theo quy định DANH MỤC CHỨNG TỪ KÉ TOÁN (Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ Tài chinh) TT Tên chứng từ Số hiệu A CHỨNG Từ KÉ TOÁN BAN HÀNH THEO QĐ15 I Lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm Bàng toán tiền lương 01a-LĐTL 01b-LĐTL 02-LĐTL Tính chắt BB HO X X X 84 Sớ hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn Tí Số hiệu Tính chất Bảng tốn tiền thưởng Giấy đường Phiếu xác nhận sàn phẩm công việc hồn thành Bảng tốn tiền làm thêm Bảng tốn tiền th ngồi Hợp đồng giao khoản Biên lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán Bảng kê trích nộp khoản theo lương Bảng phân bỗ tiền lương bảo hiểm xã hội 03-LĐTL 04-LĐTL 05-LĐTL 06-LĐTL 07-LĐTL 08-LĐTL 09-LĐTL 010-LĐTL 011-LĐTL X li Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoa Phiếu báo vật tư lại Biên bàn kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoa Bảng kẽ mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 01-VT 02-VT 03-VT 04-VT 05-VT 06-VT 07-VT X X X X X X X 01-BH 02-BH X X Tên chứng từ HI Bán hàng Bảng toán hàng đại lý, ký gửi Thè quầy hàng IV Tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị toán Biên lai thu tiền Bảng kê vàng, bạc, kim khí quỷ, đả quỷ 01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 05-TT 06-TT 07-TT X X X X X X X X X X X X X X X 85 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn TT Số hiệu Tên chứng từ Tính chất Bàng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT Bảng kiềm kẽ quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí 08b-TT quý, đá quý) Bảng kê chi tiền 09-TT X X X V Tài sản cố định Biên bàn giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ X Biên lý TSCĐ 02-TSCĐ X Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ X Biên đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ X Biên kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ X Báng phân bổ tính khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ X B CHỨNG Từ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BÀN PHÁP LUẬT KHÁC Giấy chứng nhận nghỉốm hường BHXH X Danh sách người nghỉ hường trợ cấpốm đau, thai sản X Hoa đơn giá trị gia tăng 01GTGT-3LL X Hoa đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL X Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội 03PXK-3LL X Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04HDL-3LL X Hoa đơn dịch vụ cho thuê tài 05TTC-LL X Bảng kê hàng hoa mua vào khơng có hoa đơn 04/GTGT X Ghi chú: (*) BB: Mầu bắt buộc (*) HD: Mầu hướng dẫn b) Thứ hai: Tồ chức thiết lập chứng từ kế toán mà đơn vị cần sử đụng không ban hành hệ thống chứng từ kế toán: Ke toán trưởng vào đặc điềm yêu cầu quàn lý cùa đơn vị để thiết lập chứng từ kế tốn khơng quy định hệ thống chứng từ kế 86 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn toán chúng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ phân bổ chi phí sản xuât chung cố định (đối với doanh nghiệp sản xuất thực Chuẩn mực sơ 02"Hàng tồn kho"); phân bổ chi phí lãi vay; phân bổ phụ trội chiết khấu trái phiếu; phân bổ chi phí bán hàng; phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp; phân bổ doanh thu nhằm xác định kết quà chi tiết theo yêu cầu quản lý Với chứng từ kế toán đơn vị phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung phương pháp ghi chép có nhu cầu sử dụng nhung phải đảm bảo thống kỳ hạch toán Kế tốn trưởng đơn vị chịu trách nhiệm phân cơng phận, kế toán viên thực hiện; quy định mẫu biểu, nội dung phương pháp ghi chép thích hợp cho loại chứng từ tự thiết kế; kiểm tra, duyệt giám sát chặt chẽ trước chúng sử dụng để ghi sổ Tổ chức hạch toán ban đầu á) Tồ chức lập chứng từ kế toán Lập chứng từ kế tốn cơng việc quan trọng có ảnh hường định đến chất lượng thơng tin tồn quy trình kế tốn, phải tổ chức cách chặt chẽ đảm bảo đầy đủ nguyên tắc quy định pháp luật Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài phát sinh liên quan đến hoạt động đơn vị phải lập chúng từ kế toán để phản ánh Chứng tị kế tốn chi lập Ì lần cho nghiệp vụ kinh tế - tài phải có đủ yếu tố theo luật định Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định loại chứng từ Chứng từ kế toán lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung thống bàng cách đặt giấy than viết lần lập máy tính, viết tay nhiều lần phải đảm bào đầy đủ tính pháp lý thống cho liên chứng từ Đối với chứng từ kế tốn ghi bàng tiếng nước ngồi sử dụng để ghi sổở Việt Nam phải dịch tiếng Việt theo quy định Tổ chức lập chứng từ kế toán thuộc phạm vi chức cùa kế tốn đơn vị, bao gồm cơng việc sau đây: 87 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn a.l Tố chức hướng dẫn kiểm tra việc lập chứng từ không thuộc trách nhiệm lập kế toán mà lập bời phận chức khác cùa đơn vị Tất chứng từ kế tốn chuyển phịng kế toán đê làm càn ghi sổ Do vậy, loại chứng từ kế toán trách nhiệm kế toán phải hướng dẫn phận liên quan việc ghi chép, tính tốn chi tiêu, đàm bảo yếu tố chứng từ, lập chứng từ nhiều liên Đồng thời phải kiểm tra chặt chẽ việc lập chuyển chứng từ kế toán phịng kế tốn Kế tốn trưởng đơn vị vào cấu máy kế toán để phân công quv định trách nhiệm cho phận, nhân viên kế toán việc kiêm ưa, đối chiếu, hoàn chinh chứng tù sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán liên quan: - Đối với chứng từ kế toán phản ánh chi tiêu lao động tiền lương: Các chứng từ lao động tiền lương lập phận, cá nhân khác gồm có: Bảng chấm cơng, Bàng chấm cơng làm thêm giờ, Giấy đường, Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hồn thành, Bàng tốn tiền th ngồi, Hợp đồng giao khoán, Biên lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán Bộ phận kế toán tiền lương đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chứng từ thực công việc quy đổi ngày cơng để tính lương bào hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn; hồn tất việc ghi chép nội dung chứng từ; làm thủ tục toán; sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán tiền lương - Đối với chứng từ kế tốn phản ánh chì tiêu hàng tồn kho: Các chứng tà hàng tồn kho lập bời phận, cá nhân khác gồm có: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoa, Phiếu báo vật tư lại cuối kỳ, Biên kiểm kê vật tư, công cụ, sàn phẩm, hàng hoa, Bàng kê mua hàng Bộ phận kế toán hàng tồn kho chịu ưách nhiệm kiềm tra, đối chiếu chứng từ thực công việc quy đổi vật thành giá trị, hoàn tất việc ghi chép nội dung chứng từ (đơn giá, thành tiền); sử dụng chứng tị để ghi sổ kế tốn hàng tồn kho - Đối với chứng từ kế toán phản ánh chi tiêu bán hàng: Các chứng tò bán hàng lập phận, cá nhân khác (Bảng toán hàng đại lý, ký gửi; Thẻ quầy hàng; Hoa đơn bán hàng thông thường- Hná ^ 88 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn gia tăng ) Bộ phận kế toán tiêu thụ chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chứng từ này; làm thủ tục toán; sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán tiêu thụ xác định kết - Đoi với chứng từ kể toán phản ánh chi tiêu tiền tệ : Các chứng từ tiền tệ lập phận, cá nhân khác gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị toán, Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, Bảng kiểm kê quỹ, Bảng kê chi tiền Bộ phận kế toán quỹ toán chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chứng từ này; hoàn tất việc ghi chép nội dung chứng từ (nếu có); sử dụng chứng từ để ghi sổ kế tốn - Đơi với chứng từ kế tốn phản ánh chi tiêu tài sán cố định: Các chứng từ tài sàn cổ định lập bời phận, cá nhân khác gồm: Biên bàn giao nhận TSCĐ, Biên lý TSCĐ, Biên bán bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bàn đánh giá lại TSCĐ, Biên kiểm kê TSCĐ Bộ phận kế toán TSCĐ chịu trách nhiệm kiềm tra, đối chiếu chứng từ này; hoàn tất nội dung ghi chép chứng từ (nếu có); sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán TSCĐ a.2 Tổ chức lập chứng từ thuộc trách nhiệm lập kể toán Với loại chứng từ này, kế toán trường chịu trách nhiệm tổ chức vận dụng hệ thống chứng tù Bộ Tài ban hành, quy định mẫu biểu nội dung, phương pháp lập chứng từ không ban hành hệ thống chứng từ; phân công trách nhiệm lập cho phận, cá nhân tổ chức giám sát kiểm ưa việc thực Cụ thể là: Đối với chứng từ kế toán ban hành hệ thống chứng từ- Các chứng từ lao động tiền lương: Bộ phận kế toán tiền lương chịu trách nhiệm lập chứng từ, như: Bảng toán tiền lương, Bảng toán tiền thưởng, Bảng tốn tiền làm thêm giờ, Bàng kê trích nộp khoản theo lương, Bàng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội theo quy định hướng dẫn hệ thống chứng tò - Các chứng từ hàng tồn kho: Bộ phận kế toán hàng tồn kho chịu trách nhiệm lập Bàng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ theo quy đinh hướng dẫn hệ thống chứng từ 89 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn - Các chứng từ tiền tệ: Bộ phận kế toán quỹ toán chịu trách nhiệm lập Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy toán tạm ứng theo quy định hướng dẫn hệ thống chứng từ - Các chứng từ tài sản cố định: Bộ phận kế toán TSCĐ chịu trách nhiệm lập Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ theo quy định hướng dẫn hệ thống chứng từ Đối với chứng từ kể tốn khơng ban hành hệ thống chứng từ: - Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ nội sinh phục vụ phân bổ, kết chuyển chi phí, thu nhập: Bộ phận kế tốn chi phí sản xuất giá thành, phận kế toán tiêu thụ chịu trách nhiệm lập chứng từ phân bổ kết chuyền chi phí, thu nhập theo phân công hướng dẫn kế tốn trưởng, nhu: Bảng phân bổ chi phí sàn xuất chung cố định; Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung; Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Bảng phân bổ chi phí nhân cơng trực tiếp; Bảng phân bổ chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp - Chứng từ kế toán tổng hợp: bao gồm bảng tổng hợp chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Bàng tổng hợp chứng từ gốc sử dụng tất hình thức kế tốn, cịn chứng từ ghi sổ chi sử dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Căn lập bàng tổng hợp chứng từ gốc chứng từ gốc loại (cùng nội dung kinh tế) phát sinh nhiều lần kỳ Căn lập chứng từ ghi sơ chứng tị gốc loại (cùng nội dung kinh tế) bàng tông họp chứng từ gốc loại (cùng nội dung kinh tế) Các chứng từ tông hợp lập định kỳ (3, 5, lo, ngày) thuộc vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh Kỳ lập chứng từ tổng hợp kế toán trường quy định hướng dân Trách nhiệm lập chứng từ tổng hợp thuộc phận kế toán sử dụng chứng từ tổng hợp để ghi sổ b) Tổ chức kiểm tra, phân loại, tông hợp chứng từ lập định khoản kế toán - Kiêm tra chứng từ kể toán Chứng từ kế toán sở số liệu để ghi sổ kế tốn, thơng tin chứng từ kế tốn cóảnh hưởng định đến chất lượng thơng tin báo cáo kế tốn 90 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn Do vậy, trước sử dụng để ghi sổ, chứng từ kế toán cần phải kiểm tra nhàm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp họp lý Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán Đối với đơn vị có phận kiểm tra kế tốn riêng phịng kế tốn, cơng việc kiểm tra chứng từ kế tốn phận thực Đối với đơn vị khơng có phận kiểm tra kế tốn riêng, cơng việc kiểm tra chứng từ kế toán thực trực tiếp phận kế toán sử dụng chứng từ kế toán để ghi sổ Trong trường hợp, việc kiểm tra chứng từ kế toán phải quy định rõ ràng, chặt chẽ nội dung, trách nhiệm cách thức kiểm ưa Nội dung công việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra biếu mẫu chứng từ kế toán yếu tố chứng từ kế toán Đối với chứng từ kế tốn bắt buộc phải tn thủ biểu mẫu Bộ Tài quy định Trên chứng từ kế toán thiếu yếu tố chứng từ đuợc đánh giá không hợp lệ không đủ pháp lý để ghi sổ kế toán; - Kiểm tra tính hợp lý, tính trung thực, xác, khách quan nội dung nghiệp vụ kinh tế - tài phàn ánh chứng từ, chi tiêu số lượng giá trị thông qua đối chiếu với kế hoạch, dụ toán, định mức, hợp đồng, kỷ luật tốn, kỷ luật tín dụng, giá cà thị trường Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phán ánh chứng từ kế toán phải phản ánh đầy đủ sụ ảnh hưởng đến đối tượng kế toán liên quan đế đảm bào cho việc ghi kép tài khoản kế toán; đồng thời phải phù hợp với kế hoạch, dự toán, hợp đồng, kỷ luật toán tín dụng, giá thị trường; việc tính tốn (nếu có) chứng từ phải đảm bảo xác; - Kiểm tra tính họp pháp cùa nghiệp vụ kinh tế - tài phản ánh chứng từ kế tốn thơng qua đối chiếu với chế độ, sách kinh tế - tài cùa Nhà nước Nội dung nghiệp vụ kinh tế - tài phản ánh chứng từ kế tốn đảm bảo khơng vi phạm chế độ, sách kinh tế - tài hành Nhà nuớc 91 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn - Để chuẩn bị tét cho việc ghi sổ, chứng từ kế toán sau kiêm tra phái hoàn chinh, phân loại, tổng hợp số liệu lập định khoản Đây công việc thiếu trước sử dụng chứng từ kế toán để ghi sổ Sau kiềm tra, phát chứng từ kế tốn chưa đủ tính hợp lý hợp pháp, nguôi kiểm tra chửng từ có trách nhiệm thơng báo với kế tốn trưởng thủ trưởng đom vị để kịp thời xử lý hồn chinh Ke tốn chi bồ sung số yếu tố phạm vi quyền hạn chức ghi bổ sung đơn vị đo lường cần thiết chứng từ Công việc chứng từ kế toán phân loại theo nội dung kinh tế để luân chuyển đến phận kế toán cần sử dụng chứng từ để ghi số thuộc phạm vi họ phụ trách Với chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ đuợc kể toán tồng hợp số liệu lập định khoán tức xác định tài khoán ghi Nợ tài khoản ghi Có nghiệp vụ phàn ánh trone chứng từ ghi vào phần định khoản chứng tù Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Tất cà chứng từ kế toán (ngoại sinh nội sinh) phải gùi phòng kế toán cùa đơn vị để luân chuyền ghi sổ kế toán Tồ chức luân chuyên chứng tù kế toán thực chất thiết lập đường cho chứng từ kế tốn đến phận có liên quan để phục vụ việc ghi sổ kế toán quản lý chứng từ Yêu cầu tổ chức luân chuyển chứng từ kể tốn phải đảm bảo sụ ơn định, khoa học hợp lý cho quy trình kế tốn; tiết kiệm thời gian, chi phí; tránh trùng lặp bị sót nghiệp vụ kinh tế - tài phát sinh kỳ hạch tốn Kê tốn trưởng đơn vị người trực tiếp quy định chương trình luân chuyên loại chứng từ kế toán Nội dung công việc bao gồm: + Thứ nhất: Lập kế hoạch luân chuyền cho loại chứng từ kế toán Căn để lập kế hoạch luân chuyền chứng từ kế toán là: a Đặc điểm tổ chức máy kế toán máy quàn lý đơn vị; b Yêu cầu tô chức hệ thống thông tui kinh tế - tài đơn vị; 92 Sớ hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn c Yêu cầu quản lý đơn vị; d Đặc thù loại chứng từ kế toán Nội dung kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểu đường lựa chọn cho loại chứng từ kế toán (liên tiếp; song song; vừa liên tiếp vừa song song) - Trình tự luân chuyển, thời gian lưu giữ chứng từ kế toán phận kế toán trách nhiệm chuyển chứng từ kế toán cho phận khác - Trách nhiệm phận có liên quan + Thứ hai: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán theo kế hoạch lập Ví dụ ỉ: Thiết lập đường kiểu liên tiếp Phiếu xuất kho nguyên vật liệu (dùng cho sản xuất sản phẩm) Doanh nghiệp khơng có phận kiểm tra kế tốn riêng ^Bộ phận Cơng việc —-^^^ Lập Phiếu xuất kho Nghiệp vụ Kế toán hàng tồn kho Kê toán chi phi, giá thành Bảo quản, lưu trữ ị Kiểm tra Phiếu xuất kho, ghi sổ kế toán NVL Ghi sổ kế tốn chi phí "i n Bảo qn, lưu trữ Trường hợp phịng kế tốn chi sử dụng OI liên Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Bộ phận kế toán hàng tồn kho sau kiểm tra ghi sổ chuyển Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho phận kế tốn chi phí, giá thành Ví dụ 2: Thiết lập đường kiểu song song Phiếu xuất kho nguyên vật liệu (dùng cho sản xuất sản phẩm) Doanh nghiệp có phận kiểm tra kế tốn riêng 93 Sớ hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn Bộ phận Nghiệp vụ Kiểm tra kế tốn Cơng việc Lập Phiếu xuất kho Kiểm tra Phiếu xuất kho Ghi sổ kế toán NVL Kế toán chi phi, giá thành Kế toán hàng tồn kho Bảo quản, lưu trữ ì Ghi sổ kế tốn chi phí ĩ ì Bảo quản, lưu trữ Trường hợp phịng kế tốn sử dụng 02 liên Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Bộ phận kiểm tra kế toán sau kiểm tra chuyến đồng thời cho phận kể toán hàng tồn kho phận kế tốn chi phí, giá thành, phận OI liên + Thứ ba: Tổ chức lưu trữ, bào quản chứng từ kể toán Các chứng từ kế toán sau sử dụng để ghi sổ cần phái lưu trữ bào quản theo quy định cùa luật pháp lưu trữ, bào quản tài liệu kế tốn nói chung chứng từ kế tốn nói riêng Chứng từ kế tốn lưu trữ phải đàm bảo tính khoa học để dễ tra cứu cần thiết Thời gian lưu trữ theo quy định hành Luật Kế toán tối thiểu năm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ lập báo cáo tài chính, tối thiếu lo năm chứng từ kế toán sử dụng trục tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài TĨM LẠI: Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu bao gồm: + Xây dựng danh mục chứng từ kế toán đơn vị Nội dung cụ thể công việc là: Tồ chức tuân thủ vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Nhà nước ban hành thống nhất; tổ chức thiết lập 94 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn chứng từ kế tốn mà đơn vị cần sử dụng khơng ban hành hệ thống chứng từ kế toán + Tơ chức hạch tốn ban đầu, bao gồm: - Tơ chức lập chứng từ kế tốn - Tổ chức lập chứng từ thuộc trách nhiệm lập cùa kế toán - Tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp chứng từ lập định khoản kế toán - Tổ chức ln chuyển chứng tị kế tốn - Tổ chức lưu trữ, bào quản chứng từ kế toán BÀI TẬP: Câu 4: Những cơng việc cần phái tiến hành tồ chức hệ thống chứng từ hạch toán ban đầu? Câu 5: Những cơng việc cần thực tồ chức hạch toán ban đầu? PHÀN KÉT Chúc mừng anh/chị hoàn thành chương HI Qua nghiên cựu chương này, anh/chị cần nắm kiến thức chứng từ kế toán- hệ thống chứng từ kế tốn cơng tác hạch tốn ban đầu Cụ thể như: tiêu thức nội dung phân loại chứng tù kế tốn; mục đích, u cầu tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu; đặc biệt, học xong chương anh/chị hiểu nội dung tồ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu, nội dung cụ thể công việc tổ chức hệ thống chứng từ hạch toán ban đầu biết vận dụng chúng vào tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Chúc anh/chị thành công! 95 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn TÀI ẹ u THAM KHẢO Ì Giáo trình Tổ chức cơng tác kế toán - Viện Đại học Mở Hà Nội - NXB Thống kê 2006 (chủ biên: PGS.TS Đoàn Xuân Tiên) Các Giáo trình: Lý thuyết hạch tốn kế tốn, Kế tốn đại cương Tồ chức cơng tác kế tốn trường đại học (Học viện Tài chính, Đại học KTQD Hà Nội, Đại học Kinh tế TP HCM) Hệ thống kế toán doanh nghiệp (Hệ thống chứng từ kế tốn) - Bộ Tài - NXB Tài năm 2006 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.lrc-tnu.edu.vn ... cùa tổ chức cơng tác kế tốn - Biết nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán phân túi để tồ chức cơng tác kế tốn đom vị NỘI DUNG: Yêu cầu tổ chức công tác kế tốn Để tổ chức cơng tác kế tốn... gồm - Tổ chức lựa chọn hình thức tồ chức, mơ hình máy kế tốn - Tổ chức nhân - Tổ chức phần hành kế toán - Tổ chức kiểm tra kế tốn - Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp - Tổ chức. .. hình tổ chức máy kế tốn đơn vị; mơ hình tổ chức máy kế toánở đom vị Sau học xong mục ì, anh/chị cần: - Biết tổ chức máy kế tốn tổ chức cơng việc - Biết quy định chung tổ chức máy kế toán - Biết