Giáo trình tổ chức công tác kế toán

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGÀNH/ NGHỀ: KẾ TỐN KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 609 /QĐ- CĐCNNĐ ngày 01 tháng năm 2018 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định Nam Định, năm 2018 BỘ CÔNG THƢƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGÀNH/ NGHỀ: KẾ TOÁN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP (Lưu hành nội bộ) CHỦ BIÊN: BÙI THỊ TÌNH Nam Định, năm 2018 LỜI GIỚI THIỆU Môn học Tổ chức công tác kế toán cung cấp kiến thức nghiệp vụ kế tốn, tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp, môn học đƣợc cung kỹ nghề kế tốn doanh nghiệp Thơng qua kiến thức chuyên môn thực tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, ngƣời học thực đƣợc nội dung nghiệp vụ kế tốn Mơn học có vai trị tích cực việc quản lý điều hành kiểm sốt quy trình, trình tự ngƣời làm kế tốn Mơn học trang bị cho sinh viên kiến thức về: cách lập chứng từ, sổ kế toán chi tiết đến sổ kế toán tổng hợp lập đƣợc báo cáo tài hồn chỉnh Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên Khoa Kinh tế - Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Nam Định tất sinh viên chuyên ngành kế toán doanh nghiệp đƣợc học thực hành mơn học tổ chức cơng tác kế tốn, nhóm biên soạn khoa kinh tế biên soạn giáo trình “Tổ chức cơng tác kế tốn” Nội dung trình bày giáo trình gồm bài, cụ thể nhƣ sau: Bài Những vấn đề tổ chức cơng tác kế tốn Bài Tổ chức chứng từ kế toán Bài Tổ chức hệ thống số kế toán Bài Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Bài Tổ chức kiểm tra kế toán Bài Tổ chức máy kế toán Bố cục đƣợc trình bày theo nội dung chính: Mục tiêu Nội dung Câu hỏi ôn tập, tập ứng dụng Trong trình biên soạn, tập thể tác giả cố gắng tập hợp đầy đủ nội dung môn học Tuy nhiên, mơn học có phạm vi rộng phức tạp nên tránh khỏi khiếm khuyết Rất mong đƣợc đóng góp ý kiến thầy cô! Nam Định, năm 2018 Tập thể tác giả MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC BÀI 1: KHÁI QT VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Nội dung, ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn 1.1.1 Sự cần thiết cơng tác kế tốn 1.1.2 Một số khái niệm tổ chức kế toán 1.1.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn: Bao gồm 1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu việc tổ chức kế toán khoa học hợp lý: 1.2 Đối tƣợng nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn 1.2.1 Đối tƣợng tổ chức công tác kế toán 1.2.2 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán 1.3 Những nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 1.3.1 Nguyên tắc thống 1.3.2 Nguyên tắc phù hợp 1.3.3 Nguyên tắc hiệu quả: 1.4 Cơ sở để thực nội dung công tác kế toán 1.4.1 Lý luận khoa học tổ chức 1.4.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh phân cấp quản lý doanh nghiệp 1.4.3 Đặc điểm đối tƣợng kế toán phƣơng pháp kế toán đơn vị 1.4.4 Chuẩn mực kế toán nƣớc quốc tế 10 1.5 Khoa học tổ chức kế tốn với mơn khoa học khác 10 Bài TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN 11 2.1 Ý nghĩa tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn 11 2.1.1 Các khái niệm 11 2.1.2 Ý nghĩa tổ chức chứng từ kế toán 11 2.2 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 11 2.2.1 Những vấn đề chứng từ 11 2.2.2 Phân loại chứng từ kế toán 12 2.2.3 Tổ chức trình lập chứng từ 13 2.2.4 Tổ chức trình kiểm tra chứng từ 14 2.2.5 Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán 15 2.2.6 Tổ chức bảo quản, lƣu trữ chứng từ 16 2.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán 16 2.3.1 Những vấn đề luân chuyển chứng từ 16 2.3.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt 17 2.3.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất: 19 2.3.4 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng (hóa đơn) 21 2.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm TSCĐ 22 BÀI 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG HĨA, XỬ LÝ THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 28 3.1 Khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán 28 3.1.1 Khái niệm 28 3.1.2 Ý nghĩa 28 3.1.3 Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán 28 3.2 Phân loại hệ thống sổ kế toán 28 3.2.1 Phân loại theo phƣơng pháp ghi (còn gọi phƣơng pháp khái quát) 29 3.2.2 Phân loại theo kết cấu bên sổ: 29 3.2.3 Phân loại theo công dụng sổ: 29 3.3 Các hình thức tổ chức sổ kế tốn 29 3.3.1 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Sổ cái: 30 3.3.2 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung 32 3.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ 34 3.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Chứng từ: 37 3.3.5 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy 40 BÀI 4: TỔ CHỨC CUNG CẤP THÔNG TIN KẾ TOÁN 47 4.1 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 47 4.1.1 Bản chất hệ thống báo cáo kế toán 47 4.1.2 Mục đích báo cáo kế toán 47 4.1.3 Phân loại báo cáo kế toán 48 4.2 Tổ chức hệ thống báo cáo nội 49 4.2.1 Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu 49 4.2.2 Các loại báo cáo kế toán nội 49 4.3 Tổ chức hệ thống báo cáo tài 51 4.3.1 Nội dung, đặc điểm hệ thống báo cáo tài 51 4.3.2 Hệ thống báo cáo tài hành 51 BÀI 5: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 55 5.1 Lựa chọn hình thức tổ chức máy kế toán 56 5.1.1 Tổ chức công tác kế toán tập trung 56 5.1.2 Tổ chức cơng tác kế tốn phân tán 57 5.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn nửa tập trung, nửa phân tán 58 5.2 Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tài kế toán quản trị doanh nghiệp 59 5.2.1 Tổ chức thực kế toán quản trị kết hợp với kế tốn tài 59 5.2.2 Tổ chức thực kế toán quản trị tách biệt với kế tốn tài 59 5.3 Tổ chức nhân cho máy kế toán 60 5.3.1 Nhân kế toán 60 5.3.2 Phân loại nhân kế toán 60 5.3.3 Phƣơng hƣớng tổ chức khoa học lao động kế toán 61 5.3.4 Hiệu kinh tế tổ chức lao động kế toán 61 5.4 Tổ chức kiểm tra kế toán 61 5.4.1 Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu công tác tự kiểm tra 61 5.4.2 Các hình thức tự kiểm tra 62 5.4.3 Quy trình tự kiểm tra 63 5.4.4 Tổ chức tự kiểm tra số nội dung chủ yếu 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 BÀI 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP Mục tiêu: - Trình bày vai trị, nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp - Các khái niệm nguyên tắc kế toán - Nội dung chủ yếu tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp 1.1 Nội dung, ý nghĩa tổ chức công tác kế tốn 1.1.1 Sự cần thiết cơng tác kế toán Kế toán đời phát triển với kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, yêu cầu quản lý chủ sở hữu ngày phát triển hình thành hình thức kế tốn nhƣ ngày Ngày đổi sâu sắc chế quản lý kinh tế địi hỏi tài quốc gia phải đƣợc đổi cách toàn diện nhằm tạo ổn định môi trƣờng kinh tế, hệ thống pháp luật tài kế tốn, lành mạnh hóa quan hệ hoạt động tài Hạch toán kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trị tích cực việc quản lý điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế Với tƣ cách công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế tốn lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài đảm nhiệm vai trị cung cấp thơng tin có ích cho định kinh tế  Vì kế tốn có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động tài nhà nƣớc cần thiết quan trọng hoạt động tài doanh nghiệp 1.1.2 Một số khái niệm tổ chức kế toán  Đơn vị kế toán: Một thực thể kinh doanh phải có tƣ cách pháp nhân cần có đơn vị kế tốn nhƣng tùy thuộc vào qui mơ doanh nghiệp (tập đồn, tổng cơng ty, cơng ty, cơng ty mẹ - công ty con… tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý) Tất đơn vị nói chung doanh nghiệp nói riêng phải tổ chức thực cơng tác kế tốn, đơn vị đƣợc gọi đơn vị kế toán Có thể nói đâu có quản lý độc lập hay có phân cấp quản lý phải hình thành đơn vị kế tốn Các đơn vị lĩnh vực kinh doanh đƣợc phân chia thành cấp: + Đơn vị kế toán cấp chủ quản + Đơn vị kế toán cấp sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập) + Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ)  Tổ chức cơng tác kế tốn: Tổ chức cơng tác kế tốn đƣợc hiểu hệ thống phƣơng pháp cách thức phối hợp sử dụng phƣơng tiện kỹ thuật nhƣ nguồn lực máy kế toán thể chức nhiệm vụ kế tốn là: Phản ánh, đo lƣờng, giám sát thông tin số liệu cách trung thực, xác, kịp thời đối tƣợng kế tốn mối liên hệ mật thiết với lĩnh vực quản lý khác Tổ chức cơng tác kế tốn việc thiết lập mối liên hệ đối tƣợng phƣơng pháp kế toán để thực chế độ kế toán thực tế đơn vị kế toán sở Tổ chức cơng tác kế tốn (TCCTKT) việc xây dựng hệ thống tiêu thông tin thông qua việc ghi chép kế toán chứng từ, sổ sách kế toán báo cáo kế toán cho mục đích quản lý Tổ chức hạch tốn kế tốn tổ chức khối lƣợng cơng tác kế tốn máy nhân kế toán sở vận dụng chế độ kế toán điều kiện cụ thể đơn vị (Yêu cầu phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích cho quản lý) 1.1.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn: Bao gồm - Xác định mơ hình tổ chức kế tốn: Dựa vào đặc điểm đơn vị để xác định mơ hình tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…) - Tổ chức khối lƣợng công tác kế toán: Theo giai đoạn hạch toán kế tốn tổ chức cơng tác kế tốn phải thực nội dung sau: + Tổ chức chứng từ kế tốn: Hệ thống chứng từ kế tốn, cơng tác hạch toán ban đầu, cách luân chuyển sử lý chứng từ cách khoa học hợp lý + Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán xác, đầy đủ, kịp thời Ngồi việc tổ chức khối lƣợng cơng tác kế tốn phải phù hợp với phần hành kế toán máy kế toán đơn vị - Tổ chức trang bị, phƣơng tiện, thiết bị tính tốn, thơng tin, bảo quản số liệu, tài liệu chỗ làm việc kế toán cách khoa học hiệu - Tổ chức máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm đơn vị KT, đảm bảo phát huy vai trò kế tốn trƣởng TK: Nội dung cơng tác kế toán DN bao gồm việc thu nhận, sử lý, hệ thống hóa cung cấp thơng tin tồn tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, trình lƣu chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát tồn hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô vi mô Các nội dung kinh tế đƣợc chi tiết hóa thành cơng việc kế toán cụ thể cần đƣợc thực cách khoa học Cơng việc kế tốn doanh nghiệp đƣợc phân theo nhiều tiêu thức khác nhau: * Theo yêu cầu phạm vi sử dụng thông tin KT công việc kế toán phân chia thành kế toán tài kế tốn quản trị + Kế tốn tài hệ thống hóa cung cấp thơng tin kế tốn theo tiêu kinh tế, tài tổng hợp đƣợc qui định báo cáo tài nhằm phục vụ cơng tác quản lý kế tốn, tài vĩ mô vi mô, phục vụ cho công tác thống kê thơng tin kinh tế Kế tốn tài có pháp lý cao chịu kiểm tra, kiểm soát quan quản lý kinh tế tài nhà nƣớc + Kế tốn quản trị khơng có tính chất pháp lý cao, thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cho quản trị kinh doanh nội doanh nghiệp * Theo mức độ chi tiết tiêu kinh tế tài cần hệ thống hóa: Cơng tác kế tốn chia thành kế toán tổng hợp kế toán chi tiết: + Kế toán tổng hợp sử dụng hệ thống tài khoản cấp sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hóa thơng tin theo tiêu kinh tế tài tổng hợp bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết kinh doanh báo cáo định kỳ khác + Kế toán chi tiết hệ thống hóa thơng tin cụ thể hơn, chi tiết hơn, mức độ hệ thống hóa thơng tin kế tốn chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài doanh nghiệp điều kiện cụ thể nhƣ tính phức tạp, chi phí hạch tốn chấp nhận đƣợc 1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu việc tổ chức kế toán khoa học hợp lý: * Ý nghĩa: - Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thơng tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài (vĩ mơ vi mơ) - Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn doanh nghiệp - Mọi tồn thiếu sót cơng tác tổ chức kế tốn dẫn đến trì trệ cơng tác hạch tốn kế tốn cung cấp thơng tin kinh tế khơng đầy đủ, khơng xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí Vì tổ chức cách khoa học hợp lý cơng tác kế tốn vấn đề có tầm quan trọng đặc biệt để thực tốt công tác quản lý kinh tế doanh nghiệp * Yêu cầu: - Đảm bảo thu nhận hệ thống hóa thơng tin tồn hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế tài nhà nƣớc quản trị kinh doanh danh nghiệp - Phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Phù hợp với trình độ khả đội ngũ cán kinh tế, trình độ trang bị phƣơng tiện, kỹ thuật tính tốn, ghi chép doanh nghiệp - Phù hợp với chế độ kế toán hành 1.2 Đối tượng nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn 1.2.1 Đối tượng tổ chức cơng tác kế tốn * Đối tượng kế tốn: (theo luật kế toán năm 2003) tùy theo lĩnh vực - Đối tƣợng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: + Tài sản cố định, tài sản lƣu động + Nợ phải trả vốn chủ sở hữu + Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác thu nhập khác + Thuế khoản nộp ngân sách + Kết phân chia kết hoạt động kinh doanh + Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế * Đối tượng nghiên cứu hạch tốn kế tốn: Đó hoạt động kinh tế tài chính, biến động tài sản, nguồn vốn, chu chuyển tiền, tuần hoàn vốn kinh doanh * Đối tượng tổ chức cơng tác kế tốn: - Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp liên quan đến khối lƣợng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận - Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài doanh nghiệp - Sử dụng hình thức kế tốn, phƣơng pháp kế tốn đƣợc xác định - Trình độ, khả cán kế toán trang thiết bị kỹ thuật sử dụng 1.2.2 Nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp trách nhiệm lãnh đạo đơn vị kế toán trƣởng Nhiệm vụ chủ yếu tổ chức cơng tác kế tốn: - Tổ chức hợp lý máy kế tốn để thực tồn cơng tác kế tốn tài đơn vị sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ quản lý cho phận, phần hành kế toán viên máy - Tổ chức thực nguyên tắc, phƣơng pháp kế toán, hình thức kế tốn, trang thiết bị phƣơng tiện, kỹ thuật tính tốn ghi chép thực chế độ kế tốn tài liên quan nhằm đảo bảo khối lƣợng, chất lƣợng hiệu thông tin kinh tế - Tổ chức hƣớng dẫn ngƣời quán triệt tuân thủ chế độ quản lý kinh tế tài nói chung chế độ kế tốn nói riêng - Tổ chức cung cấp thơng tin đối tƣợng, yêu cầu, có chất lƣợng nhằm phục vụ kịp thời cơng tác quản lý kế tốn tài doanh nghiệp - Xác định rõ mối quan hệ máy kế toán với phận chức khác đơn vị công việc liên quan đến cơng tác kế tốn - Tổ chức thực chế độ lƣu trữ bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán 1.3 Những nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức cơng tác kế toán phải tuân thủ nguyên tắc kế tốn chung đƣợc thừa nhận (GAAP), ngồi cịn phải tuân thủ nguyên tắc cụ thể công tác tổ chức kế toán 1.3.1 Nguyên tắc thống - Cơ cấu tổ chức kế toán phải phận thống mặt quản lý doanh nghiệp có mối quan hệ mật thiết với phận khác - Triển khai nội dung tổ chức kế toán phải thống với chế độ kế toán hành - Các tiêu kế toán phải thống với tiêu kế hoạch để đảm bảo so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh - Bảo đảm tính thống nghiệp vụ sử dụng kế toán (phƣơng pháp kế tốn hành tồn kho, phƣơng pháp kế tốn tính giá thành, phƣơng pháp hạch toán ngoại tệ) 1.3.2 Nguyên tắc phù hợp - Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh đơn vị - Phù hợp với quy định hành nhà nƣớc, bộ, ngành - Phù hợp với khả năng, trình độ kế toán viên - Phù hợp với thông lệ quốc tế Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 4.410.000 (đ/cái) Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 06 ĐG: 9.390.000 (đ/cái) Ngày 15/04/N, PXK số 04, xuất bán trực tiếp 10 Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít, Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít với giá bán thể hóa đơn bán hàng số BHĐ03 (chƣa thu tiền) ký hiệu BH0003 cho Công ty Cổ phần Hoa Nam Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 10 ĐG: 4.300.000 (đ/cái) Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 09 ĐG: 7.500.000 (đ/cái) Ngày 16/04/N, công ty TNHH Trà Anh trả lại hàng theo PNK 04 Điện thoại NOKIA N6 SL: 02 Ngày 16/04/N, PXK số 05, xuất bán trực tiếp 10 Điện thoại NOKIA N6, 25 Điện thoại SAMSUNG E8 với giá bán thể hóa đơn bán hàng số BHĐ04 (chƣa thu tiền) ký hiệu BH0003 cho Công ty TNHH Tân hòa: Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 4.800.000 (đ/cái) Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 25 ĐG: 4.410.000 (đ/cái) 10 Ngày 17/04/N phiếu chi PC 01 nộp tiền thuế GTGT tháng 03 Số tiền: 12.834.091 (đ) 11 Ngày 18/04/N: GBN số 11 toán tiền mua hàng cho Cơng ty TNHH Hồng Hà theo hóa đơn ngày 03/04/N sau trừ số hàng trả lại Số tiền: 102.872.000 (đ) 12 Ngày 19/04/N GBN số 12 tốn tiền mua hàng cho Cơng ty TNHH Tân Văn theo hóa đơn ngày 05/04/N Số tiền: 273.009.000 (đ) 13 Ngày 24/04/N phiếu chi PC02 thánh toán tiền điện tháng 03/N Số tiền: 1.560.000 (đ) (chƣa thuế GTGT: 10%) 14 Ngày 25/04/N GBC 01 thu tiền bán hàng Cơng ty TNHH Tiến Đạt theo hóa đơn bán hàng ngày 06/04/N Số tiền: 129.800.000 (đ) 15 Ngày 27/04/N GBC 02 tiền bán hàng Công ty TNHH Trà Anh theo hóa đơn bán hàng ngày 10/04/N sau trừ số tiền hàng bán bị trả lại 16 Ngày 28/04/N Giấy báo Có số BC03 Ngân hàng Nơng nghiệp, Cơng ty Cổ phần Hoa Nam tốn tiền hàng theo hóa đơn bán hàng ngày 15/04/N 17 Ngày 29/4/N mua ô tô với giá mua chƣa thuế 500.000.000, thuế GTGT 10%, phí đăng ký tơ 5.000.000, toán TGNH Bàn giao cho phận bán hàng Biết thời gian khấu hao năm 18 Tính lƣơng phận bán hàng: 15.000.000, BP QLDN 20.000.000, trích khoản theo lƣơng theo tỷ lệ quy định III Y U CẦU: Lập phiếu chứng từ nghiệp vụ số 1, Lập sổ chi tiết vật tƣ hàng hoá 3.Ghi sổ nhật ký chung Vào sổ tài khoản Lập Bảng cân đối số phát sinh Lập Bảng cân đối kế toán Lập Báo cáo kết kinh doanh 54 (Biết cơng ty tính giá hàng hố xuất kho theo phƣơng pháp bình quân kỳ dự trữ, hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, sử dụng hệ thống tài khoản theo TT200/BTC2014.) Tài liệu bổ sung: Công ty Tân Phát: địa chỉ: 21A Minh Khai Hà Nội, MST: 002346 Công ty Hồng Hà: địa chỉ: 45 Mai Dịch Hà Nội, MST: 0924526 Công tyT Anh: địa chỉ: 27 Phương Mai Hà Nội, MST: 0042856 55 BÀI 5: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Mục tiêu: - Lựa chọn đƣợc hình thức tổ chức máy kế tốn - Lựa chọn mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn - Tổ chức đội ngũ nhân cho máy kế toán - Tổ chức kiểm tra kế tốn 5.1 Lựa chọn hình thức tổ chức máy kế tốn - Hình thức tổ chức máy kế toán việc lựa chọn, xắp xếp máy làm việc theo dạng cho phù hợp với quy mô doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ chức sản xuất tổ chức quản lý doanh nghiệp - Các để lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn hợp lý: + Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh + Qui mô, địa bàn hoạt động doanh nghiệp (khơng gian bố trí đơn vị) + Đặc điểm tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế tốn tài + Biên chế lực trình độ đội ngũ kế tốn đơn vị + Trình độ, trang thiết bị phƣơng tiện kỹ thuật + Điều kiện thị trƣờng chiến lƣợc phát triển doanh nghiệp Các nhân tố điều kiện chi phối tác động lẫn phải phối hợp nhân tố điều kiện thực tế cụ thể để xác định đƣợc hình thức tổ chức máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý Hiện có hình thức tổ chức: Tổ chức cơng tác kế tốn tập trung, tổ chức cơng tác kế tốn phân tán, tổ chức cơng tác kế tốn nửa tập trung nửa phân tán 5.1.1 Tổ chức công tác kế tốn tập trung - Hình thức thƣờng đƣợc áp dụng cho doanh nghiệp có khơng có đơn vị trực thuộc, có quy mơ vừa nhỏ, cơng việc hạch tốn khơng nhiều, doanh nghiệp có quy mơ lớn nhƣng địa bàn tập trung, phƣơng tiện thông tin liên lạc dễ dàng - Theo hình thức tồn doanh nghiệp (cơng ty, tổng cơng ty) có phịng kế tốn trung tâm làm đơn vị kế tốn sở, cịn đơn vị trực thuộc khơng có tổ chức kế tốn riêng Trong trƣờng hợp đơn vị trực thuộc chƣa đƣợc phân cấp quản lý kế tốn tài nội mức độ chƣa cao - Phịng kế tốn chịu trách nhiệm thực tồn cơng tác kế tốn thống kê tài tồn doanh nghiệp Tại đơn vị trực thuộc có nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ để hàng ngày định kỳ chuyển phịng kế tốn kiểm tra, ln chuyển ghi sổ kế tốn - Tổ chức theo hình thức máy kế tốn doanh nghiệp chủ yếu chia làm nhiều phận nhƣ sau: + Bộ phận tài kế tốn vốn tiền, vay toán: Làm nhiệm vụ giúp kế toán trƣởng xây dựng quản lý kế hoạch tài doanh nghiệp, theo dõi tình hình biến động vốn tiền, khoản nợ phải thu phải trả, lập báo cáo lƣu chuyển tiền tệ báo cáo nội khác 56 + Bộ phận kế toán tài sản cố định hàng tồn kho + Bộ phận kế tốn chi phí nhân cơng bảo hiểm xã hội + Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành + Bộ phận kế tốn tiêu thụ xác định kết kinh doanh + Bộ phận kế toán tổng hợp kiểm tra - Ƣu điểm hình thức này: Chỉ đạo kịp thời cơng tác kế tốn, giúp cho cơng tác quản lý đƣợc chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin đại hố cơng tác kế tốn - Nhƣợc điểm: Cơng tác kế tốn khơng gắn liền với sản xuất kinh doanh sở, không nâng cao hiệu lực quản lý cấp sở Sơ đồ tổ chức máy kế tốn: 5.1.2 Tổ chức cơng tác kế tốn phân tán - Hình thức thƣờng đƣợc áp dụng cho doanh nghiệp có quy mơ lớn, có đơn vị trực thuộc mà đơn vị trực thuộc đƣợc hạch tốn tƣơng đối hồn chỉnh, địa bàn phân tán Theo hình thức tồn doanh nghiệp vừa có phịng kế tốn trung tâm làm đơn vị kế tốn sở (ở đơn vị chính: Công ty , tổng công ty ), vừa tổ chức phịng kế tốn đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trƣờng hợp đƣợc phân cấp quản lý kế tốn tài nội mức độ cao nhƣ đƣợc giao vốn, hạch toán kết kinh doanh - Trong trƣờng hợp toàn cơng việc kế tốn tài doanh nghiệp đƣợc phân cơng nhƣ sau: + Phịng kế tốn trung tâm: Thực phần cơng việc kế tốn phát sinh đơn vị báo cáo kế tốn phần công việc thực Xây dựng quản lý kế hoạch tài chính, hƣớng dẫn thực cơng tác kế tốn thống kê, hƣớng dẫn kiểm tra cơng tác kế toán đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán đơn vị trực thuộc để tổng hợp lập báo cáo kế toán tồn doanh nghiệp + Phịng kế tốn đơn vị trực thuộc: Xây dựng quản lý kế hoạch tài đơn vị, tổ chức thực tồn kế toán đơn vị để định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi phịng kế tốn trung tâm, tổ chức thống kê tiêu kinh tế phạm vi đơn vị để phục vụ yêu cầu quản lý đơn vị trực thuộc - Ƣu điểm hình thức này: Cơng tác kế tốn gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho công tác quản lý sở đƣợc chặt chẽ 57 - Nhƣợc điểm: Cung cấp thơng tin kế tốn tồn doanh nghiệp khơng đƣợc kịp thời, khó nắm tình hình sở đạo sản xuất tồn doanh nghiệp không đƣợc kịp thời Sơ đồ tổ chức máy kế tốn: 5.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn nửa tập trung, nửa phân tán - Hình thức thƣờng đƣợc áp dụng cho doanh nghiệp có quy mơ lớn địa bàn hoạt động rộng, có đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế tốn tài khác - Theo hình thức tồn doanh nghiệp tổ chức phịng kế tốn trung tâm làm đơn vị kế tốn sở nhƣng đơn vị trực thuộc tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà tổ chức kế tốn riêng khơng tổ chức phân định số phần hành đơn vị trung tâm đơn vị trực thuộc Đây hình thức kết hợp hai hình thức trên, đơn vị trực thuộc đƣợc phân cấp quản lý kế toán tài mức độ cao tổ chức cơng tác kế tốn riêng, cịn lại đơn vị chƣa đƣợc phân cấp quản lý kế tốn tài khơng tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế tốn tài đơn vị phịng kế tốn trung tâm đảm nhận - Cơng tác kế tốn theo hình thức đƣợc phân cơng nhƣ sau: + Phịng kế tốn trung tâm: Xây dựng quản lý kế hoạch tài doanh nghiệp, thực phần hành cơng việc kế tốn phát sinh đơn vị đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng, hƣớng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán đơn vị trực thuộc để lập báo cáo kế tốn tồn doanh nghiệp + Phịng kế tốn đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Xây dựng quản lý kế hoạch tài đơn vị, thực tồn cơng tác kế toán, thống kê, định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi phịng kế tốn trung tâm + Ở đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng: Bố trí nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hạch tốn ban đầu, thực phần hành cơng việc kế tốn cụ thể phịng kế tốn trung tâm phân công, định kỳ lập gửi báo cáo đơn giảm phần hành phịng kế tốn trung tâm - Ƣu điểm: Kết hợp đƣợc ƣu điểm hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ thể đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý - Nhƣợc điểm: Bộ máy cịn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thơng tin kế tốn cịn phải thời gian 58 5.2 Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tài kế toán quản trị doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý phạm vi sử dụng thơng tin kế tốn doanh nghiệp mà cơng việc kế tốn doanh nghiệp đƣợc chia làm phận: Kế tốn tài kế toán quản trị, nhiên phận máy kế toán doanh nghiệp thực theo đạo kế toán trƣởng doanh nghiệp Có phƣơng án tổ chức kế tốn tài kế tốn quản trị: phƣơng án tổ chức riêng phƣơng án tổ chức kết hợp 5.2.1 Tổ chức thực kế toán quản trị kết hợp với kế tốn tài - Theo phƣơng án kế toán doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống dùng cho doanh nghiệp hệ thống sổ thống để ghi chép nhằm phản ánh, hệ thống hố sử lý thơng tin kế tốn đáp ứng u cầu thơng tin cho quản lý - Tổ chức kế tốn tài hỗn hợp với kế toán quản trị tránh đƣợc trùng lắp hạch toán chi tiết với kế toán quản trị (mặc dù ranh giới rõ ràng) Bộ máy kế toán doanh nghiệp đƣợc tổ chức thống bao gồm phận kế tốn theo phần hành cơng việc, phận kế toán thực phần kế tốn tài kế tốn quản trị theo phần hành kế tốn đƣợc phân cơng - Để tổ chức theo mơ hình đơn vị phải giải số vấn đề sau: + Xác định rõ yêu cầu thông tin cụ thể cần hệ thống hoá cung cấp phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp Xác định mức độ cụ thể hoá đến đâu tiêu cần chi tiết từ xây dựng kế hoạch, lập dự tốn (ví dụ: mức độ cụ thể hoá khoản mục chi phí sản xuất…) + Xác định hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cần sử dụng Giới hạn việc mở hệ thống tài khoản chi tiết chi phí hạch tốn chấp nhận khả kế tốn thực đƣợc (khơng thể, hay khơng cần thiết tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành đến sản phẩm cụ thể mở chi tiết cho khoản mục chi phí chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) Trƣờng hợp mở chi tiết theo yêu cầu kế tốn quản trị phải dùng phƣơng pháp khác để thu nhận cung cấp thông tin nhằm đáp ứng yêu cấu quản trị kinh doanh doanh nghiệp (Phƣơng pháp thống kê, ƣớc tính tỷ lệ chi phí biến đổi chi phí cố định…) + Xây dựng mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh thông tin cụ thể, bảng tính tốn phân bổ, sổ hạch tốn nghiệp vụ để hệ thống hố cung cấp thơng tin phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh + Xác định hệ thống tiêu dùng để phân bổ chi phí kế tốn quản trị có nhiều khoản chi phí cần phải phân bổ cho đối tƣợng tính tốn, đối tƣợng chịu chi phí (kế tốn tài khơng cần phân bổ) 5.2.2 Tổ chức thực kế toán quản trị tách biệt với kế tốn tài - Theo mơ hình mặt tổ chức máy kế toán doanh nghiệp có phận: kế tốn tài kế toán quản trị - Bộ phận kế toán quản trị sử dụng thông tin phận kế tốn tài cung cấp để hệ thống hố sử lý thông tin theo tiêu cụ thể nhằm phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh đặt 59 - Kế tốn quản trị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống dùng cho doanh nghiệp cách mở tài khoản chi tiết cấp phƣơng pháp khác để thu nhận sử lý thông tin Trong trƣờng hợp cần phân định rõ ranh giới để tránh trùng lắp - Kế tốn quản trị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng phù hợp với cách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh yếu tố chi phí cấu thành giá, cách tập hợp chi phí để tính giá thành đối tƣợng kế tốn phục vụ u cầu quản trị chi phí, giá thành kết kinh doanh - Đối với doanh nghiệp nhà nƣớc tổ chức kế tốn tài kế tốn quản trị có quan hệ chặt chẽ với nhau, số liệu kế tốn tài số liệu kế toán quản trị phải phù hợp với thơng tin kế tốn doanh nghiệp đƣợc thu nhận hệ thống hoá sử lý dựa chung chứng từ kế tốn Vì tổ chức phƣơng án kế toán quản trị kết hợp với kế tốn tài thƣờng đƣợc coi phƣơng án tốt thực đƣợc 5.3 Tổ chức nhân cho máy kế toán 5.3.1 Nhân kế toán * Người làm kế toán phải có tiêu chuẩn sau đây: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật Có trình độ chun mơn nghiệp vụ kế toán, đƣợc đào tạo chuyên nghành kế toán 5.3.2 Phân loại nhân kế toán Căn vào tính chất, nội dung cơng việc chun mơn nghiệp vụ, lao động kế tốn đƣợc chia thành: Nhân viên hạch toán: Là nhân viên kế toán làm việc đơn vị kế toán sở, thực cơng việc kế tốn cụ thể, độ phức tạp thấp (hạch tốn ban đầu), trình độ đào tạo thấp Kế tốn viên: Là nhân viên có nghiệp vụ kế toán, làm việc đơn vị kế toán Kế tốn viên phải có trình độ chun mơn nghề nghiệp, đƣợc đào tạo chuyên ngành kế toán Chuyên viên kế tốn: Là nhân viên chun mơn nghiệp vụ kế toán hệ thống quản lý nhà nƣớc, thực công việc nghiên cứu, soạn thảo chế độ kế tốn , vào tính chất nội dung cơng việc chun viên kế tốn đƣợc chia thành nhiều cấp bậc chuyên viên khác nhau, có chuyên viên chuyên viên cao cấp Trong doanh nghiệp kế tốn viên có chức danh sau Kế toán phần hành: Là kế toán viên đƣợc chuyên mơn hố sâu theo phần hành kiêm nghiệm số phần hành có trách nhiệm phản ánh thơng tin kế tốn, thực kiểm tra thơng qua việc ghi chép đối tƣợng kế tốn phụ trách từ khâu hạch toán ban đầu đến việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra cuối lập báo cáo phần hành đƣợc giao Kế toán phần hành cịn có trách nhiệm liên hệ với kế tốn tổng hợp để hoàn thành việc ghi sổ tổng hợp lập báo cáo kế tốn chung khác ngồi báo cáo kế tốn phần hành 60 Kế tốn tổng hợp: Có chức nhiệm vụ tổng hợp phần hành kế toán đơn vị kế toán, lập bảng báo cáo kế toán tổng hợp Kế toán trưởng: Tổ chức đạo phần hành kế toán, kiểm tra, giám đốc tồn mặt hoạt động tài đơn vị, tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị để đƣa định hợp lý 5.3.3 Phương hướng tổ chức khoa học lao động kế toán - Lao động kế toán nhƣ lao động kỹ thuật khác ngày địi hỏi có chun mơn nghiệp vụ, có kỹ năng, kỹ sảo cơng việc thuộc phạm vi chức nhiệm vụ Qua nhiều thời gian đúc rút kinh nghiệm thử nghiệm nhiều đơn vị khác Bộ tài ban hành nhiều chuẩn mực kế toán để ngƣời làm kế toán thực nguyên tắc phƣơng pháp kế toán theo chuẩn mực kế toán ban hành - Hành nghề kế toán: Theo luật kế toán năm 2003 tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật có quyền hành nghề kế tốn, tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán phải thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật Ngƣời quản lý kinh doanh dịch vụ kế tốn phải có chứng hành nghề kế toán đƣợc quan nhà nƣớc có thẩm quyền cấp - Tiến khoa học kỹ thuật ngày cao việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác kế tốn, cán kế tốn phải hiểu biết sử dụng thành thạo máy vi tính để phục vụ cơng tác kế tốn đƣợc giao - Chun mơn hố cơng tác kế tốn để tăng cƣờng chất lƣợng cơng tác kế tốn, phân tích, đề suất nhiều ý kiến vào công tác quản lý kinh tế tài doanh nghiệp 5.3.4 Hiệu kinh tế tổ chức lao động kế toán - Kế toán phản ánh xác kịp thời tình hình tài sản, vốn, nguồn vốn, kết hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp định kinh tế kịp thời xác từ làm tăng hiệu sản xuất kinh doanh - Kế toán giúp nhà quản lý kiểm sốt tình hình kinh tế tài doanh nghiệp, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, tiền vốn, góp phần ngăn chặn hành vi tham ô, gian lận, vi phạm chế độ sách quản lý kế tốn tài doanh nghiệp từ tăng hiệu sản xuất kinh doanh - Thơng qua cơng tác tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế kế toán tham gia đề suất nghiên cứu cải tiến tiết kiệm sản xuất kinh doanh nhằm khai thác tiềm đơn vị nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh 5.4 Tổ chức kiểm tra kế tốn 5.4.1 Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu công tác tự kiểm tra - Mục đích: + Tự kiểm tra cơng việc thƣờng xun doanh nghiệp, doanh nghiệp tự tổ chức thực nhằm đảm bảo độ tin cậy số liệu kế tốn thơng tin báo cáo tài doanh nghiệp + Đánh giá tình hình chấp hành kỷ luật, pháp luật kế toán đơn vị + Đánh giá chất lƣợng hoạt động, tình hình quản lý sử dụng loại tài sản, tiền vốn, thực nghĩa vụ với nhà nƣớc, nắm đƣợc kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 61 + Phát chấn chỉnh kịp thời sai phạm việc điều hành quản lý, chấp hành kỷ luật tài chính, qua tìm phƣơng hƣớng biện pháp để kinh doanh có hiệu - Nhiệm vụ: + Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính hiệu lực, hiệu hoạt động tài kế toán đơn vị + Kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng độ tin cậy thông tin kinh tế tài đơn vị qua báo cáo tài + Kiểm tra tuân thủ qui định, qui chế đơn vị, nhà nƣớc, đánh giá kết hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị + Kiểm tra việc khắc phục thiếu sót, kiến nghị cơng tác kiểm tra nội trƣớc - Nội dung kiểm tra kế tốn: Q trình tự kiểm tra tài kế tốn phải tự kiểm tra việc thực chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, quy định pháp luật hành kế toán nhƣ: + Kiểm tra việc lập, thu thập, sử lý chứng từ kế toán + Kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán + Kiểm tra việc áp dụng ghi chép tài khoản kế toán + Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp sử dụng báo cáo tài + Kiểm tra việc kiểm kê tài sản, lƣu trữ tài liệu kế toán + Đối với đơn vị phải kiểm tốn việc chấp hành kiểm tốn báo cáo tài nhƣ nào, việc sử lý kiến nghị quan kiểm tốn - u cầu: + Cơng tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn đơn vị phải đảm bảo thực trình thực thi nhiệm vụ quản lý cán viên chức phải đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực khách quan Tự kiểm tra thƣờng xuyên phải xây dựng kế hoạch, thông báo công khai cho đối tƣợng liên quan biết trƣớc tiến hành kiểm tra, trình tự kiểm tra phải theo quy định chế độ sách, phải rõ ràng, minh bạch (đúng nói đúng, sai nói sai), sai phạm phải làm rõ, tìm nguyên nhân, quy trách nhiệm cụ thể (tổ chức, cá nhân nào) phải thực khách quan + Công tác tự kiểm tra phải đảm bảo tính liên tục, thƣờng xuyên, khơng tạo gị ép, căng thẳng cán viên chức đơn vị + Những kết luận việc tự kiểm tra phải đƣợc nêu rõ ràng, xác chặt chẽ, điểm kết luận phải có tài liệu chứng minh + Trong đợt kiểm tra phải lập biên kiểm tra sau đợt kiểm tra phải lập báo cáo kiểm tra Trong báo cáo phải nêu tồn kiến nghị sửa chữa, khắc phục 5.4.2 Các hình thức tự kiểm tra * Hình thức tự kiểm tra theo thời gian thực hiện: có loại kiểm tra thường xuyên kiểm tra đột xuất 62 - Tự kiểm tra thƣờng xun: Hình thức khơng thiết phải tổ chức công kiểm tra mà đơn vị cần có biện pháp kiểm tra chéo phận làm cơng tác tài kế tốn, kiểm tra khâu hoạt động kinh tế tài đơn vị Hình thức kiểm tra để tăng cƣờng tính tự giác cán viên chức việc thực nhiệm vụ mình, kịp thời phát sai sót, sai phạm, cá nhân, khâu tổ chức công việc - Tự kiểm tra đột xuất: đƣợc thực theo mục đích ý chí chủ quan ngƣời định kiểm tra việc kiểm tra không đƣợc lập kế hoạch nội dung từ trƣớc mà tuỳ theo hồn cảnh cụ thể mục đích kiểm tra mà ngƣời định kiểm tra đƣa nội dung cần thiết phù hợp với yêu cầu quản lý * Hình thức tự kiểm tra theo phạm vi cơng việc: có loại - Tự kiểm tra toàn diện: Là việc kiểm tra toàn hoạt động tài kế tốn đơn vị với mục đích xem xét xác, hợp pháp số liệu kế tốn tài đơn vị - Tự kiểm tra đặc biệt: Là việc kiểm tra nội dung hoạt động tài kế tốn đơn vị với mục đích xem xét xác, hợp pháp số số liệu tài đơn vị 5.4.3 Quy trình tự kiểm tra * Đối với hình thức tự kiểm tra thường xuyên: Hình thức tự kiểm tra thƣờng xun khơng địi hỏi phải thành lập phận, tổ công tác để kiểm tra Việc tự kiểm tra đƣợc thực khâu công việc ngƣời phận liên quan Việc tự thực theo trình tự thủ tục sau đây: - Mỗi cá nhân tham gia sử lý công việc liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài có trách nhiệm xem xét đến phân công việc thực trƣớc cơng việc - Khi phát sai phạm, vƣớng mắc cần phải báo cáo ngƣời phụ trách trực tiếp để có biện pháp sử lý * Đối với tự kiểm tra theo kế hoạch: - Lập kế hoạch lựa chọn phương án kiểm tra: Đơn vị phải xác định phạm vi, mục tiêu phận kế toán kế toán định kỳ, đồng thời xác định quy mô, phƣơng pháp, cách thức tiến hành kiểm tra, biện pháp thực hiện, tổ chức lực lƣợng kiểm tra - Chuẩn bị kiểm tra: Chẩn bị tài liệu, sách chế độ, định mức kinh tế kỹ thuật liên quan đến nội dung kiểm tra liên quan đến tình cần kiểm tra Xem xét nghiên cứu tài liệu, tình hình phân xƣởng, kết luận đợt kiểm tra trƣớc, việc tƣơng tự - Thực kiểm tra: Thực theo kế hoạch nội dung đƣợc xác định, phân cơng theo dõi tổng hợp sử lý tình phát sinh trình kiểm tra - Trình tự phương pháp tự kiểm tra: 63 + Thu thập sử lý tài liệu có liên quan đến kiểm tra nhƣ: Chế độ sách, định mức kinh tế kỹ thuật, giá thời điểm, quy chế nội + Kiểm tra, phát hiện, ghi chép số liệu, tổng hợp số liệu liên quan đến kiểm tra + Đối chiếu hành vi phát đƣợc trình kiểm tra với chế độ sách hành nhà nƣớc, quy định đơn vị, đối chiếu với dự toán, định mức, phƣơng pháp kế tốn cơng việc đƣợc giao Tiến hành kiểm tra xác minh trƣờng hợp có ghi vấn + Đánh giá mức độ sai phạm, nghiên cứu đề giải pháp khắc phục, sử lý kết kiểm tra theo thẩm quyền + Lập gửi báo cáo kết kiểm tra, kiến nghị giải công khai kết kiểm tra - Xử lý kết tự kiểm tra: + Căn vào kết tự kiểm tra phận cá nhân có thành tích hoạt động tài kế tốn đƣợc xem xét để khen thƣởng đột xuất định kỳ + Các trƣờng hợp vi phạm nguyên tắc quản lý tài kế tốn tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm đơn vị phải thông báo cho phận cá nhân đƣợc biết Tuỳ theo mức độ vi phạm có định xử lý trách nhiệm hành chính, cơng vụ theo quy định + Định kỳ cuối năm vào thời điểm cơng khai tài đơn vị phải thông báo công khai kết tự kiểm tra kết luận xử lý tự kiểm tra * Người giao nhiệm vụ kiểm tra: Ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ thực công việc tự kiểm tra phải ngƣời trung thực, khách quan có tình thần trách nhiệm, chƣa vi phạm kỷ luật lần nào, có trình độ chuyên môn phù hợp với nội dung kiểm tra Ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ thực công việc tự kiểm tra thủ trƣởng đơn vị định phải chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng đơn vị chất lƣợng, tính trung thực, hợp lý kết luận tự kiểm tra 5.4.4 Tổ chức tự kiểm tra số nội dung chủ yếu a Kiểm tra việc quản lý sử dụng khoản vốn tiền: - Kiểm tra tiền mặt quỹ gồm: Kiểm tra số lƣợng tiền mặt thực có quỹ (tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, trái phiếu ), đối chiếu với số liệu sổ kế toán - Kiểm tra khoản thu chi tiền mặt có với quy định hành bảo đảm tính kịp thời đầy đủ hay không - Kiểm tra số dƣ tiền gửi đơn vị ngân hàng, tiền chuyển, đối chiếu thực tế với số liệu sổ kế tốn có khớp hay khơng, kiểm tra việc mở sử dụng tài khoản có quy định hành hay không - Kiểm tra khoản đầu tƣ tài mà đơn vị nắm giữ, tính hợp pháp thời gian lại khoản đầu tƣ - Kiểm tra quan hệ toán nội đơn vị, đơn vị bên nhƣ tạm ứng, khoản phải thu, phải trả 64 - Kiểm tra việc chấp hành quy định kế toán khoản vốn tiền đơn vị b Kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản cố định - Kiểm tra việc mua sắm tài sản cố định gồm: Mục đích sử dụng, chất lƣợng tài sản, giá - Kiểm tra việc ghi chép, phân loại tài sản cố định nhƣ: Thẻ sổ đăng ký tài sản cố định, tình hình tăng, giảm, lý tài sản cố định - Kiểm tra tình hình huy động sử dụng tài sản cố định, tài sản cố định thuê tài chính, tài sản cố định tham gia góp vốn liên doanh - Kiểm tra việc tính hao mịn khấu hao tài sản cố định có quy định hành hay không, kiểm tra việc phân bổ khấu hao TSCĐ cho đối tƣợng sử dụng có quy định hợp lý hay khơng - Kiểm tra việc sửa chữa lớn tài sản cố định, kiểm tra tài sản cố định lý, chờ lý, chi phí thu nhập lý TSCĐ đơn vị - Kiểm tra việc tính tốn, ghi chép lƣu trữ tài liệu kế toán TSCĐ có đầy đủ kịp thời hay khơng c Kiểm tra kế tốn chi phí sản xuất kinh doanh - Kiểm tra việc mua sắm, sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất có hợp lý khơng, có định mức kinh tế kỹ thuật khơng, có phù hợp với quy chế, quy định đơn vị khơng - Kiểm tra việc tính tốn, tốn chi phí nhân cơng trực tiếp có với quy định khơng, tốn tiền lƣơng theo hình thức nào, có phù hợp với quy chế đơn vị khơng - Kiểm tra loại chi phí quản lý sản xuất chung nhƣ chi phí quản lý phân xƣởng, có hợp lý tiết kiệm khơng, tình hình sử dụng cơng cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ có quy định hành hay không, kiểm tra loại chi phí tiền khác có hợp lý hay không - Kiểm tra việc phân bổ chi phí cho giá thành sản phẩm, tiêu thức cách phân bổ có xác hợp lý khơng - Kiểm tra chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm nhƣ bào bì, quảng cáo, khuyến mại có quy chế đơn vị khơng - Kiểm tra việc chấp hành quy định kế toán khoản chi phí sản xuất kinh doanh đơn vị d Kiểm tra kế toán doanh thu - Kiểm tra việc thu tiền bán hàng hoá sản phẩm đƣợc xác định bán kỳ kế toán (bao gồm số thu số phải thu), đối chiếu việc thực tế bán hàng với sổ sách kế tốn có xác hay khơng - Kiểm tra việc thu tiền bán sản phẩm dịch vụ, doanh thu hoạt động tài (nếu có) có với quy định phân chia quyền đƣợc hƣởng hay khơng - Kiểm tra việc tính tốn thuế suất phải nộp, kiểm tra chiết khấu thƣơng mại có qui định nhà nƣớc, quy định đơn vị hay không - Kiểm tra việc xác định tỷ giá (đối với ngoại tệ) bán hàng thu tiền ngoại tệ có quy định không 65 - Kiểm tra việc chấp hành quy định kế toán doanh thu đơn vị Kiểm tra kế tốn Đây hình thức quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền, đơn vị kế toán cấp kiểm tra kế toán đơn vị Nhiệm vụ kiểm tra kế toán - Khái niệm: Kiểm tra kế toán xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật kinh tế, trung thực, xác thơng tin, số liệu kế tốn - Đơn vị kế toán chịu kiểm tra quan có thẩm quyền khơng q lần kiểm tra nội dung năm Việc kiểm tra kế tốn đƣợc thực có định quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật - Công tác tra kiểm tra việc chấp hành pháp luật nhà nƣớc sở sản xuất kinh doanh nhằm mục đích giúp đơn vị sở thực hoạt động pháp luật, có hiệu quả, góp phần hồn thiện chế quản lý, bảo vệ lợi ích ngƣời lao động, lợi ích nhà nƣớc quyền lợi hợp pháp sở sản xuất kinh doanh - Doanh nghiệp có trách nhiệm thƣờng xuyên tự kiểm tra việc thực sách, pháp luật hoạt động sản xuất kinh doanh mình, nghiêm cấm hành vi cản trở hoạt động tra, kiểm tra mua chuộc cán làm nhiệm vụ tra kiểm tra Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm - Kiểm tra việc thực nội dung cơng tác kế tốn - Kiểm tra tổ chức máy kế toán ngƣời làm kế toán - Kiểm tra việc tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kế toán - Kiểm tra việc chấp hành quy định khác pháp luật kế toán - Nội dung kiểm tra kế toán phải đƣợc xác định định kiểm tra Thủ tục kiểm tra - Việc tiến hành tra, kiểm tra phải vào chƣơng trình kế hoạch đƣợc phê duyệt phải đƣợc thông báo cho doanh nghiệp trƣớc công bố định kiểm tra Quyết định kiểm tra phải ghi rõ pháp lý để kiểm tra thực yêu cầu, nội dung, phạm vi kiểm tra, thời hạn kiểm tra, thành viên đoàn, quyền nghĩa vụ doanh nghiệp đƣợc kiểm tra - Nghiêm cấm việc tra, kiểm tra khơng có định quan có thẩm quyền, tự ý mở rộng phạm vi, đối tƣợng kiểm tra, sử dụng giấy tờ khống vi phạm quy định khác thủ tục tra kiểm tra - Trong trình tra kiểm tra việc áp dụng biện pháp kê biên tài sản, niêm phong tài liệu phải thực quy trình, thủ tục pháp luật quy định Quyền trách nhiệm đồn kiểm tra kế tốn - Khi kiểm tra kế tốn đồn kiểm tra kế tốn phải xuất trình định kiểm tra kế tốn Đồn kiểm tra có quyền yêu cầu đơn vị kinh tế đƣợc kiểm tra cung cấp tài liệu có liên quan đến nội dung kiểm tra kế tốn giải trình cần thiết - Khi kết thúc kiểm tra kế tốn đồn kiểm tra phải lập biên kiểm tra kế toán giao cho đơn vị đƣợc kiểm tra kế tốn Nếu phát có vi phạm pháp luật kế tốn sử lý theo thẩm quyền để sử lý theo quy định pháp luật - Trƣởng đồn kiểm tra kế tốn phải chịu trách nhiệm kết luận kiểm tra 66 Quyền nghĩa vụ doanh nghiệp - Doanh nghiệp đƣợc tra kiểm tra có quyền: + Từ chối tra kiểm tra khơng có định quan có thẩm quyền + Kiến nghị, giải trình nội dung tra, kiểm tra + Đƣợc nhận định tra, kiểm tra + Khiếu lại, tố cáo theo quy định pháp luật việc làm trái pháp luật trình tra, kiểm tra, yêu cầu đền bù thiệt hại biện pháp xử lý trái pháp luật cán tra, kiểm tra gây - Doanh nghiệp đƣợc tra, kiểm tra có nghĩa vụ: + Cử ngƣời có thẩm quyền làm việc với đoàn cán tra, kiểm tra + Cung cấp tài liệu kế tốn có liên quan đến nội dung kiểm tra, giải trình nội dung theo yêu cầu đơn vị kiểm tra + Thực yêu cầu, kiến nghị, kết luận đoàn kiểm tra 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 ... công tác kế toán Bài Tổ chức chứng từ kế toán Bài Tổ chức hệ thống số kế toán Bài Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Bài Tổ chức kiểm tra kế toán Bài Tổ chức máy kế toán Bố cục đƣợc trình bày theo... học tổ chức cơng tác kế tốn, nhóm biên soạn khoa kinh tế biên soạn giáo trình ? ?Tổ chức cơng tác kế tốn” Nội dung trình bày giáo trình gồm bài, cụ thể nhƣ sau: Bài Những vấn đề tổ chức công tác kế. .. tƣợng nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn 1.2.1 Đối tƣợng tổ chức công tác kế toán 1.2.2 Nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn 1.3 Những nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn 1.3.1