Giáo trình tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán

CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm Đơn vị kế toán đơn vị (bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, chi nhánh ) có thực công việc kế toán lập xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thực quy định khác kế toán theo quy định pháp luật Tổ chức công tác kế toán tổ chức việc thực chuẩn mực chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài kết hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản , lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán nhiệm vụ khác kế toán Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán thiết lập quan hệ qua lại phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu qua hình thức kế toán thích hợp đơn vị cụ thể Nội dung công tác kế toán bao gồm nội dung sau: - Tổ chức vận dụng thực chế độ chứng từ kế toán; - Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán - Tổ chức áp dụng hệ thống sổ kế toán - Tổ chức lựa chọn vận dụng hình thức sổ kế toán phù hợp - Tổ chức lập phân tích báo cáo tài báo cáo kế toán quản trị - Tổ chức kiểm kê tài sản - Tổ chức kiểm tra kế toán - Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán - Tổ chức công việc kế toán trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản 1.1.2 Ý nghĩa việc tổ chức công tác kế toán Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kinh tế tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động Kế toán công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh giám đốc toàn diện mặt hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp Ngoài ra, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát khoản thu, chi tài chính, nộp, toán nợ; kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản nguồn hình thành; phát triển ngăn ngừa hành vi vi phạm luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định pháp luật Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ tình hình tài sản, biến động tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết hoạt động kinh doanh, qua làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí , đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường đánh giá hiệu kinh tế, xác định lợi ích nhà nước, chủ thể nên kinh tế thị trường Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý doanh nghiệp đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài mà giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp 1.2 Nguyên tắc nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán tài phải qui định luật kế toán chuẩn mực kế toán Đối với Nhà nước, kế toán công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, toán nhà nước, điều hành kinh tế quốc dân Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toán phải theo qui định nội dung công tác kế toán, tổ chức đạo công tác kế toán ghi Luật kế toán Chuẩn mực kế toán - Tổ chức công tác kế toán tài phải phù hợp với chế độ, sách, thể lệ văn pháp qui kế toán nhà nước ban hành Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống công tác kế toán toàn kinh tế quốc dân Vì tôt chức công tác kế toán phải dựa sở chế dộ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp , hệ thống báo cáo tài mà nhà nước qui định để vận dụng cách phù hợp với sách, chế độ quản lý kinh tế Nhà nước thời kỳ Có việc tổ chức công tác kế toán không vi phạm nguyên tắc, chế độ qui định chung nhà nước, đảm bảo việc thực chức năng, nhiệm vụ kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế cấp, ngành, góp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài cấp, ngành, thực việc kiểm tra, kiểm soát nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán tài phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý địa bàn hoạt động doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm điều kiện hoạt động kinh doanh khác Vì vậy, có mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất doanh nghiệp nên để tôt chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp việc tổ chức công tác kế toán phải vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô địa bàn hoạt động doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán tài phải phù hợp với yêu cầu trình độ nghiệp vụ chuyên môn đội ngũ cán quản lý, cán kế toán Người thực trực tiếp công tác kế toán tài doanh nghiệp cán kế toán đạo cán quản lý doanh nghiệp Vì để tổ chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng kế toán đới với công tác quản lý doanh nghiệp việc tổ chức công tác kế toán tài phải phù hợp với yêu cầu trình độ nghiệp vụ chuyên môn đội ngũ cán quản lý, cán kế toán - Tổ chức máy kế toán tài phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm hiệu Tiết kiệm, hiệu nguyên tắc công tác tổ chức nói chung tổ chức công tác kế toán nói riêng thực nguyên tắc phải đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực tốt chức năng, nhiệm vụ kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt cẽ, hiệu quả, tính toán đo lường xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh Những nguyên tắc phải thực cách đồng tổ chức thực tốt đầy đủ nội dung tổ chức công tác kê toán tài doanh nghiệp Thực chất việc tổ chức công tác kế toán tài doanh nghiệp việc tổ chức thực ghi chép, phân loại, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung công tác kế toán phương pháp khoa học kế toán, phù hợp với sách chế độ quản lý kinh tế qui định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng kế toán quản lý vĩ mô vi mô kinh tế 1.2.2 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán Để thực tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp cần quan triệt nhiệm vụ sau: - Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán doanh nghiệp - Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý, áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp - Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính toán, thông tin đại vào công tác kế toán doanh nghiệp - Qui định mối quan hệ phòng kế toán với phòng ban, phận khác doanh nghiệp - Tổ chức thực kiểm tra kế toán nội doanh nghiệp 1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1.3.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán Khi tổ chức thực quy định pháp luật chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc lập phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm quy định Luật kế toán Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể: a Tổ chức thực qui định pháp luật chứng từ kế toán * Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán Khi có nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu doanh nghiệp tự lập chứng từ kinh tế phải có đầy đủ nội dung quy định Luật kế toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ kế toán không viết tắt, không tẩy xoá sửa chữa; viết phải dùng bút mực, số chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa giá trị toán ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán phải huỷ bỏ cách gạch chéo vào chứng từ sai Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho nghiệp vụ kinh tế, tài nội dung liên phải giống Chứng từ kế toán doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên doanh nghiệp liên gửi cho bên có dấu doanh nghiệp Người lập, người ký duyệt người khác ký tên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút mực Không ký chứng từ kế toán mực đỏ đóng dấu chữ ký khác sẵn Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống Chữ ký chứng từ kế toán phải người có thẩm quyền uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký Chứng từ kế toán chi tiền phải người có thẩm quyền ký duyệt chi kế toán trưởng người uỷ quyền ký trước thực Chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật * Tổ chức thực chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà doanh nghiệp phải thực biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi tiêu áp dụng thống cho doanh nghiệp doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm mẫu chứng từ kế toán quan nhà nước có thẩm quyền quy định doanh nghiệp sửa chữa, bổ sung thêm tiêu thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị phải đảm bảo đầy đủ nội dung quy định chứng từ kế toán Căn danh mục chứng từ kế toán quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động đơn vị dựa vào mẫu biểu hệ thống chứng từ ban hành Bộ Tài để có bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý đơn vị Những bổ sung, sửa đổi mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng nội dung kinh tế cần phản ánh chứng từ, chữ ký người chịu trách nhiệm phê duyệt người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh * Tổ chức thực chế độ hoá đơn bán hàng Doanh nghiệp bán hàng hoá cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, bán lẻ hàng hoá cung cấp dịch vụ lần có giá trị mức quy định Bộ Tài không bắt buộc phải lập giao hoá đơn theo quy định Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ lần có giá trị mức quy định không bắt buộc phải lập hoá đơn bán hàng, trừ người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn người bán hàng phải lập giao hoá đơn theo quy định Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ lần có giá trị mức quy định không bắt buộc phải lập hoá đơn phải lập bảng kê lẻ hàng hoá, dịch vụ lập hoá đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán, trường hợp lập bảng kê lẻ hàng hoá, dịch vụ cuối ngày phải vào số liệu tổng hợp bảng kê để lập hoá đơn bán hàng ngày theo quy định Doanh nghiệp mua sản phẩm, hàng hoá cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập giao liên hoá đơn bán hàng cho để sử dụng lưu trữ theo quy định Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải Bộ Tài chấp thuận văn trước thực Doanh nghiệp tự in hoá đơn phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn Sau lần in hoá đơn kết thúc hợp đồng in phải thực lý hợp đồng in Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo quy định; không bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn sử dụng hoá đơn tổ chức, cá nhân khác; không sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản lưu giữ hoá đơn theo quy định pháp luật; không để hư hỏng, hoá đơn Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng phải thông báo văn với quan thuế cấp * Tổ chức thực chế độ chứng từ điện tử Chứng từ điện tử phải có đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán phải mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trình xử lý, truyền tin lưu trữ Chứng từ điện tử dùng kế toán chứa vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán, mạng truyển tin Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật bảo toàn liệu, thông tin trình sử dụng lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, chép, đánh cắp sử dụng chứng từ điện tử không quy định Chứng từ điện tử bảo quản, quản lý tài liệu kế toán dạng nguyên quy định tạo ra, gửi nhận phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng cần thiết b.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh chứng từ kế toán Thông tin kế toán thông tin vận động đối tượng kế toán Để thu nhận đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh doanh nghiệp, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng mẫu chứng từ kế toán thích hợp loại nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh tất phận doanh nghiệp, xác định rõ người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh chứng từ kế toán Thông tin, số liệu chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Tính trung thực thông tin phản ánh chứng từ kế toán định tính trung thực số liệu kế toán, tổ chức tốt việc thu nhận thông tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa định chất lượng công tác kế toán doanh nghiệp c Tổ chức kiểm tra xử lý chứng từ kế toán Chứng từ kế toán trước ghi sổ phải kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp hợp lý nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh phản ánh chứng từ, chỉnh lý sai sót (nếu có) chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ yếu tố cần thiết chứng từ tiến hành công việc cần thiết để ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa định chất lượng công tác kế toán, cần phải thực nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước tiến hành ghi sổ kế toán Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính trung thực xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực xác thông tin kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm chế độ sách quản lý kinh tế tài chính; - Kiểm tra tính hợp lý nghiệp vụ kinh tế tài phản ánh chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với tiêu kế hoạch, tiêu dự toán định mức kinh tế, kỹ thuật hành, phù hợp với giá thị trường, với điều kiện hợp đồng ký kết, ; - Kiểm tra tính xác tiêu số lượng giá trị ghi chứng từ yếu tố khác chứng từ Sau kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo yêu cầu nói dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán, d.Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài từ phát sinh đến ghi sổ kế toán bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người phận chức doanh nghiệp liên quan đến nhiều phận kế toán khác phòng kế toán, kế toán trưởng cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho loại nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh để đảm bảo cho phận quản lý, phận kế toán có liên quan thực việc ghi chép hạch toán kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ phận chức doanh nghiệp nhằm giảm bớt thủ tục, chứng từ kế toán không cần thiết tiết kiệm thời gian 1.3.2 Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán doanh nghiệp a Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp phải tuân thủ quy định hệ thống tài khoản kế toán, kể mã số tên gọi, nội dung, kết cấu phương pháp kế toán tài khoản kế toán Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán Bộ tài ban hành, doanh nghiệp vào chức năng, nhiệm vụ tính chất hoạt động doanh nghiệp minh đặc điệm sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị Theo chế độ hành, có hệ thống tài khoản để doanh nghiệp lựa chọn hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 chế độ kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ Ngoài lựa chọn hệ thống tài khoản doanh nghiệp đặt thù theo QĐ 214, QĐ19 b Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán Để đáp ứng nhu cầu quản lý đơn vị, doanh nghiệp phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, nhung phải phù hợp với nội dung, kết cấu phương pháp hạch toán tài khoản cấp tương ứng Doanh nghiệp đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, cấp II tài khoản hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhà nước văn hướng dẫn thực quan quản lý cấp doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin máy vi tính thoả măn nhu cầu thông tin cho đối tượng sử dụng 1.3.3 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp Hình thức kế toán hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu loại sổ, mẫu sổ mối quan hệ loại sổ với trình tự phương pháp ghi sổ định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào sổ kế toán lập báo cáo tài 10 hóa đơn GTGT doanh nghiệp lập máy phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kho… c) Xử lý sai sót Trên thực tế phát sai sót cần phải sửa chữa, kế toán viên thường lọc chứng từ quay chứng từ gốc bị nhập sai máy thực "Sửa/xóa" chứng từ Với cách sửa vậy, sổ báo cáo kế toán sửa chữa in không dấu vết thông tin ghi sai Nguyên lý xử lý số liệu theo chương trình kế toán máy là: Chứng Chứngtừ từ kế kếtoán toán Phân Phânloại loại chứng chứngtừ từ kế kếtoán toán Nhập Nhậpdữ dữliệu liệu đúng Sổ Sổkế kếtoán; toán;báo báo cáo xác cáo xác Nhập Nhậpdữ dữliệu liệusai sai Sổ Sổkế kếtoán toánsai; sai; báo cáo sai báo cáo sai Đối với trường hợp sai sót "thiếu thừa" mối quan hệ tài khoản Trường hợp sai sót "thiếu": Các doanh nghiệp cần thực quy định Luật kế toán cách lập "Chứng từ ghi sổ bổ sung" ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ Trường hợp sai sót "thừa": Theo quy định Luật kế toán điều 28, khoản 1b phải ghi số âm cách ghi lại số sai mực đỏ ghi lại số sai dấu ngoặc đơn, sau ghi lại số phải có chữ ký kế toán trưởng bên cạnh Nếu thực theo quy định kế toán phải nhập liệu lần điều chỉnh xong cho lần chữa sổ Chúng ta không nên nhập liệu "âm" để xóa liệu nhập sai nhập lại chứng từ gốc số liệu ghi chứng từ Trong trường hợp kế toán cần lập "Chứng từ ghi sổ bổ sung chênh lệch âm" Mặt khác chứng từ bổ sung có ý nghĩa ghi nhận nghiệp vụ nhập liệu sai không điều chỉnh đến chứng từ gốc ban đầu Đối với trường hợp sai sót mối quan hệ tài khoản đối ứng Các doanh nghiệp cần hạn chế tối đa trường hợp sai sót cách mã hóa danh mục chứng từ theo mối quan hệ thường xuyên phát sinh nghiệp vụ, giao diện hình nhập liệu mặc định chứng từ Nợ/Có mặc định theo vế phát 69 sinh Nợ hay phát sinh Có tài khoản Đối với trường hợp sai sót chưa in sổ báo cáo Khi kiểm tra nội công tác kế toán phát sai sót mà chưa in sổ kế toán, chưa lập báo cáo kế toán cho phép sửa sai trực tiếp chứng từ ban đầu nhập liệu sai cách lọc chứng từ quay chứng từ gốc bị nhập sai máy thực sửa/xoá chứng từ d) Công tác khử trùng chứng từ kế toán Trong nhiều trường hợp nghiệp vụ kế toán phát sinh có 02 chứng từ ban đầu, sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán dẫn đến trường hợp nhập liệu vào máy Nợ/Có lần trùng Dưới số nghiệp vụ thường gặp: - Nghiệp vụ mua hàng hóa trả tiền mặt: Một chứng từ phiếu chi tiền mặt chứng từ phiếu nhập vật tư, hàng hóa; - Nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt: Một chứng từ hóa đơn bán hàng chứng từ phiếu thu tiền mặt; - Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: Một chứng từ phiếu chi tiền mặt chứng từ giấy báo có ngân hàng; - Nghiệp vụ dùng ngoại tệ để mở thư tín dụng: chứng từ giấy bảo lãnh ngân hàng chứng từ phiếu chi tiền mặt ngoại tệ lệnh chuyển tiền; - Nghiệp vụ rút tiền gửi từ ngân hàng nhập quỹ: Một chứng từ giấy báo nợ ngân hàng chứng từ phiếu thu tiền mặt 3.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán phận cấu thành quan trọng toàn hệ thống kế toán doanh nghiệp Bộ trưởng Bộ Tài ban hành Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009, hệ thống tài khoản bao gồm 88 tài khoản cấp I 06 tài khoản bảng Trong trình tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán máy nói riêng, việc sử dụng tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo nội dung, phương pháp ghi chép quy định chế độ kế toán hành, cần phải vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp, yêu cầu quản lý vật tư, tài sản, công nợ, tài sản cố định, trình độ quản lý doanh nghiệp, để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V… cho đối tượng cần quản lý chi tiết Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích quán triệt yêu cầu sử 70 dụng thông tin phục vụ quản trị nội doanh nghiệp - Thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp: Thông tin cụ thể chi phí kinh doanh, theo khoản mục chi phí, chi tiết thu nhập, chi phí kết hoạt động kinh doanh, ngành hàng, nhóm hàng, mặt hàng kinh doanh… - Thông tin phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, vật tư, khoản công nợ: Quản lý đối tượng TSCĐ theo nơi sử dụng, loại, nhóm TSCĐ cụ thể quản lý chi tiết theo loại, nhóm vật tư, thứ vật tư, theo kho… quản lý chi tiết khách hàng: người bán, người mua, chủ nợ, theo lần toán… - Thông tin phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế nội bộ: Yêu cầu thông tin chi phí, thu nhập, kết theo đơn vị, địa điểm kinh doanh… Cách thức xây dựng hệ thống tài khoản thực thông qua nội dung sau: Một là, Phân loại nghiệp vụ kế toán ghi nhận theo chu trình kinh doanh; Hai là, Đối với nghiệp vụ, xác định đối tượng kế toán liên quan; Ba là, Đối với đối tượng kế toán nghiệp vụ, xác định yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng (tài khoản) đó; Bốn là, Tổng hợp đối tượng kế toán yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan theo cho chu trình 3.2.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán Trong điều kiện DN ứng dụng phần mềm kế toán cách thức, phương pháp kiểm tra kế toán cần có thay đổi cho phù hợp Do đặc thù chương trình, nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng chứng từ gốc nhập liệu lần cho đối tượng kế toán mã hóa theo nguyên tắc "nhập liệu chi tiết nhất" "chống trùng" Vì vậy, trước hết cần xác định rủi ro, gian lận sai sót xảy doanh nghiệp a) Đánh giá rủi ro, sai sót môi trường xử lý máy tính Có nhiều rủi ro co thể xảy môi trường kế toán xử lý máy Để dễ dàng đánh giá xây dựng thủ tục kiểm soát, nên phân rủi ro thành loại sau: * Rủi ro kinh doanh, rủi ro liên quan đến việc thực nghiệp vụ kinh tế hàng bán không giá quy định, bán hàng khả thu tiền… Những rủi ro này, giống môi trường xử lý kế toán thủ công; 71 * Rủi ro xử lý thông tin, rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý liệu, tổng hợp báo cáo - Đầu vào: Nhập liệu sai, không xác, nhập trùng liệu, nhập không đầy đủ không hợp lệ - Xử lý: Dữ liệu xử lý bị sai việc phân loại sai, tính toán sai người lập chương trình xử lý không xác - Kết quả: Thông tin tổng hợp thành báo cáo kế toán không xác định xác, báo cáo chuyển giao không người nhận * Rủi ro liên quan tới hệ thống: Liên quan tới hệ thống bao gồm rủi ro liên quan tới việc xây dựng, bảo dưỡng hệ thống, rủi ro liên quan tới việc sử dụng hệ thống… Các rủi ro bao gồm: - Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống phát triển không quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống); hệ thống không đáp ứng nhu cầu kế toán doanh nghiệp - Rủi ro liên quan tới người; - Rủi ro liên quan tới thiết bị; - Rủi ro liên quan tới liệu hệ thống: Dữ liệu bị phá hủy cố tình phá hoại vô tình sử dụng không kỹ thuật; hệ thống liệu dễ bị thâm nhập, phá hoại để sửa chương trình xử lý phá hủy hay lấy cắp thông tin; - Dữ liệu dễ bị máy hỏng, bị phá hoại ăn cắp thiết bị lưu trữ b) Gian lận môi trường kế toán máy Trong môi trường (kế toán thủ công hay kế toán máy), gian lận gồm ba thành phần: - Biển thủ tài sản; - Chuyển đổi tài sản biển thủ thành tiền; - Che dấu việc biển thủ ghi chép giả mạo sổ kế toán báo cáo Trong môi trường xử lý máy, gian lận thường xẩy môi trường xử lý kế toán thủ công, người ta sử dụng máy tính kỹ thuật đặc thù để thực gian lận Các kiểu gian lận thường xẩy ra: Cố tính nhập sai liệu; phá hủy máy tính chứa liệu chương trình quan trọng; ăn cắp thông tin qua việc truy cập bất hợp pháp máy tính mạng máy tính; sử dụng máy tính công cụ để tạo hệ thống 72 sổ sách song song khác cho mục đích gian lận tài chính; sử dụng máy tính để lừa dối ví dụ tạo trung tâm liệu giả c) Tổ chức công tác kiểm tra kế toán Một phần mềm kế toán ứng dụng thường thực thông qua giai đoạn: Nhập liệu, xử lý kết xuất Do đó, kiểm tra ứng dụng bao gồm nhóm thủ tục kiểm tra sau: Một là, Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nhập liệu thực từ có nguồn liệu hoàn tất nhập liệu vào hệ thống Đây công tác kiểm tra có tầm quan trọng bậc công tác kiểm tra kế toán, bao gồm nội dung: Kiểm soát nguồn liệu: Kiểm soát nguồn liệu nhằm đảm bảo liệu nhập vào hợp lệ, không bị trùng lặp nhập liệu Kiểm tra trình nhập liệu Các đoạn mã chương trình kiểm tra trình tự nhập liệu cần viết tích hợp phần mềm kế toán nhằm đảm bảo cho việc nhập liệu xác đầy đủ Các thủ tục kiểm tra trình nhập liệu bao gồm: Kiểm tra tính nhập liệu; kiểm tra vùng liệu; kiểm tra dấu (> hay < 0); kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra tính có thực nghiệp vụ; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; kiểm tra việc nhập trùng liệu; kiểm tra dung lượng vùng nhập liệu; số tổng kiểm soát; định dạng trước nhập liệu; sử dụng giá trị mặc định tạo số tự động… Hai là, Kiểm soát trình xử lý liệu Kiểm soát xử lý kiểm tra xác thông tin kế toán trình xử lý số liệu, loại trừ yếu tố bất thường trình xử lý số liệu, loại trừ yếu tố bất thường trình xử lý đảm bảo cho hệ thống vận hành thiết kế ban đầu Hệ thống xử lý yêu cầu mẫu tin tệp tin liệu nằm theo trình tự Kiểm soát trình tự phát mẫu tin không nằm thứ tự Các mẫu tin hai tệp tin phải xếp theo trình tự Nếu mẫu tin có trình tự xếp khác chương trình cập nhật báo lỗi không chuyển thông tin đến tệp tin Trong trình thiết kế hệ thống, người lập trình lập trình thủ tục kiểm soát xử lý kế toán cung cấp để hệ thống tự động kiểm tra hoạt động xử lý Ba là, kiểm soát thông tin đầu Kiểm soát thông tin đầu bao gồm sách bước thực nhằm đảm 73 bảo xác việc xử lý số liệu Việc kiểm soát thực thông qua thủ tục sau: - Xem xét kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; - Đối chiếu kết xuất liệu nhập thông qua số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính xác thông tin; - Chuyển giao xác thông tin đến người sử dụng thông tin; - Đảm bảo an toàn cho kết xuất thông tin nhạy cảm doanh nghiệp; - Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính xác, đầy đủ trung thực thông tin sau nhận thông tin, báo cáo; - Quy định hủy liệu, thông tin bí mật sau tạo kết xuất in thử, nháp,… - Tăng cường giải pháp an toàn hệ thống mạng trường hợp chuyển giao thông tin hệ thống mạng máy tính Kiểm tra kế toán nội đánh giá an toàn liệu xem xét hoạt động phận, phần hành kế toán máy kế toán đưa đề nghị cho kế toán viên kế toán trưởng Việc chỉnh sửa số liệu chức kế toán tổng hợp phải độc lập với việc chỉnh sửa số liệu phân hệ khác, kế toán tổng hợp không quyền chỉnh sửa số liệu kế toán chi tiết phân hệ, điều nằm đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu kế toán tổng hợp kế toán chi tiết d) Các phương pháp kiểm tra qua thử nghiệm kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát để xác định nhân viên có thực sách, bước kiểm soát cách đắn không Kế toán gọi kiểm tra chứng minh Kiểm tra viên nội phải sử dụng kỹ thuật kiểm tra với giúp đỡ máy vi tính để xem xét Các phương pháp kiểm tra thường sử dụng: Kiểm tra liệu: Kiểm tra viên nội tạo tệp tin nghiệp vụ mô vạch nghiệp vụ xử lý hệ thống thông tin Tệp tin vận hành với liệu mô kế toán viên xem xét thông tin đầu Mô song song: Kiểm tra viên nội viết đặt hàng đơn vị cung cấp phần mềm độc lập với phần mềm kế toán doanh nghiệp ứng dụng chương trình mô thực chức chương trình kế 74 toán ứng dụng doanh nghiệp Phương tiện kiểm tra tích hợp hệ thống: Kiểm tra viên nội tạo trung tâm chi phí nghiệp vụ giả Bên cạnh họ lập bảng tính thủ công tay so sánh kết với kết xử lý theo chương trình máy tính Những nghiệp vụ kiểm tra xử lý với nghiệp vụ thật, kiểm tra viên phải ngăn chặn kết chuyển vào tệp tin hay phải làm bút toán điều chỉnh để xóa nghiệp vụ giả a) Vận dụng xây dựng danh mục chứng từ kế toán Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa nguyên tắc lập phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm quy định chế độ chứng từ kế toán chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc hệ thống chứng từ hướng dẫn Căn vào hệ thống chứng từ xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp, yếu tố chứng từ phải thể đầy đủ, sau chứng từ phân loại, việc phân loại tốt chứng từ tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán Danh mục chứng từ thể Bảng 3.3 sau: Bảng 3.3: Bảng liệt kê chứng từ STT Tên chứng từ Lệnh bán hàng Nơi lập Bộ phận xử lý Nơi duyệt Trưởng Mục đích sử dụng Cơ sở thực đơn đặt hàng Phận BH nghiệp vụ bán hàng, sở lập hoá đơn, phiếu xuất kho BP tín dụng b) Tổ chức lập luân chuyển chứng từ kế toán Sau xây dựng danh mục chứng từ, cần lưu ý chứng từ hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu hướng dẫn phương pháp lập chứng từ Khi tổ chức lập luân chuyển chứng từ cần đưa quy định văn mô tả quy trình, sau trình bày hình thức lưu đồ chứng từ đính kèm tất mẫu 75 biểu có liên quan Nguyên tắc thiết kế quy trình lập luân chuyển chứng từ đảm bảo tính hữu hiệu hiệu trình xử lý, đáp ứng yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất liệu ghi nhận đầy đủ, xác, kịp thời, tài sản an toàn Quy trình lập luân chuyển chứng từ cần xây dựng dựa chức trình xử lý, không nên gắn chặt với phận hay người cụ thể nhắm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán * Quy định thời gian luân chuyển chứng từ Thời gian luân chuyển chứng từ tính số ngày làm việc, không bao gồm ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo luật định Xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng chuyển lệnh bán hàng phòng tài kế toán chậm ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng Phòng Kế toán xét duyệt lệnh bán hàng chuyển trả phòng kinh doanh không ngày kể từ ngày nhận chứng từ Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng hoá đơn chuyển phòng tài kế toán sau nghiệp vụ thực không ngày kể từ ngày lập chứng từ * Thời hạn hiệu lực Quy trình có hiệu lực sau ngày kể từ ngày ký Khi tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, thay cho việc ghi sổ thủ công việc nhập liệu vào phần mềm kế toán Sau xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác định nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm thủ tục kiểm soát trình nhập liệu liên quan Bảng mô tả liệu nhập kiểm soát trình nhập liệu theo nội dung tiêu mẫu Bảng 3.4 Nghiệp vụ kinh tế; Bộ phận nhập liệu; Cơ sở nhập liệu; Chứng từ tham chiếu; Yêu cầu nhập liệu Bảng 3.4: Bảng mô tả liệu nhập kiểm soát trình nhập liệu STT Tên Kiểm soát trình nhập liệu 76 Trường hợp doanh nghiệp có tham gia hoạt động thương mại điện tử, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, cần xác định chứng từ điện tử cần thiết quy định vấn đề có liên quan đến việc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế từ chứng từ Các chứng từ điện tử cần lập theo quy định chứng từ điện tử Nghị định 129/2004/NĐ-CP Cơ sở để ghi nhận nghiệp vụ chứng từ điện tử Trong giao dịch thương mại điện tử này, ghi nhận thời điểm hoàn tất nghiệp vụ toán thông tin kế toán xác trung thực, chứng từ giấy làm sở Nếu đợi đến nhận Giấy báo Nợ, sổ phụ hay bảng kê Ngân hàng ghi nhận không đảm bảo tính trung thực kịp thời thông tin kế toán Việc in sổ phụ hàng ngày thực có ý nghĩa lưu trữ liệu 3.2.6 Tổ chức công tác quản trị người dùng bảo mật thông tin 3.2.6.1 Công tác quản trị người dùng Hoàn thiện công tác quản trị người dùng gồm lĩnh vực: - Phân chia trách nhiệm; - Truy cập sở liệu; - Xác lập quyền sở hữu liệu Việc phân chia trách nhiệm hợp lý đầy đủ đòi hỏi phải phân chia chức thiết kế, thực vận hành trung tâm liệu kế toán công ty Đặc trưng hệ thống thông tin kế toán môi trường máy tính tính tích hợp cao, thủ tục thường thực cá nhân riêng biệt kết hợp chức cá nhân Điều dẫn đến khả cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình liệu phận khác có hội gian lận lớn Để đảm bảo an toàn liệu, cần phân chia trách nhiệm truy cập, sử dụng cập nhật sở liệu Mỗi kế toán viên nhập liệu, đọc điều chỉnh liệu thuộc phạm vi trách nhiệm chuyên viên phận công nghệ thông tin có chức truy cập điều chỉnh chương trình phần mềm Mỗi người dùng cấp quyền truy cập hệ thống tương ứng với chức nhiệm vụ Các quyền bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xóa tệp tin liệu hay vùng tệp tin liệu Phầm mềm kế toán cần tự động ghi nhận hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, 77 thêm, xóa liệu tệp tin riêng, tệp tin phải bảo mật tối đã, không xem, xoá hay sửa Tệp tin độc lập với hệ thống, kiểm tra kế toán, kế toán trưởng người có quyền cao hệ thống quyền xem in báo cáo từ nội dung liệu tệp tin mà không quyền xóa, sửa Các liệu cần ghi nhận tệp tin bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ truy cập, người truy cập, số chứng từ, liệu gốc, liệu sau chỉnh sửa,… 3.2.6.2 Công tác an toàn thông tin phần mềm kế toán Số liệu đơn vị kế toán có nội dung thông tin số liệu có vai trò quan trọng hoạt động kinh tế đơn vị, vấn đề cần quan tâm hết tính toàn vẹn tính quán liệu Mục tiêu công tác an toàn liệu đảm bảo tính xác, độ tin cậy cao phục hồi trường hợp phát sinh cố kỹ thuật trình tiếp nhận, xử lý truyền tin cấu trúc liệu nội dung liệu Một số biện pháp an toàn liệu chung cho việc xây dựng hệ thống sở liệu kế toán: Thiết lập chế Đối với phòng máy tính đơn vị kế toán, cần xây dựng nội quy chặt chẽ, quy định cụ thể yêu cầu sau: Chế độ quản lý nhà máy chủ: Tất thao tác máy nằm kiểm soát phụ trách thông qua cán kỹ thuật giao nhiệm vụ cụ thể Chế độ quản lý liệu: Mọi thao thác liệu phải tuân thủ quy trình kỹ thuật yêu cầu, cho phép cán giao nhiệm vụ cụ thể giám sát người phụ trách cán quản lý máy chủ Cán kỹ thuật phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ lưu kiểm tra liệu định kỳ quy định trước Kiểm tra, kiểm soát hạn chế mức cao việc đưa thông tin từ bên hệ thống thông qua đĩa mềm để giảm tối thiểu khả lây nhiễm virus lên hệ thống Các đơn vị phải chịu trách nhiệm tình trạng lây nhiễm virus máy tính quản lý Kế toán trưởng phải giao trách nhiệm lưu kiểm tra liệu cục định kỳ cho cán cụ thể Cán hướng dẫn kỹ thuật viên phải tạo quản lý đĩa phục hồi lưu cục bộ, tiến hành công việc theo định kỳ quy định trước 78 Thiết lập nội quy sử dụng chặt chẽ máy có nhiệm vụ nhập xử lý số liệu Phân định chức nhiệm vụ cụ thể cán làm việc với hệ thống Phân nhóm làm việc ứng với CSDL cần thiết cho nhiệm vụ nhóm Thống tuân thủ nghiêm túc cấu trúc liệu quy trình xử lý số liệu quy định chung đơn vị 3.3.6.3 Công tác bảo mật thông tin phần mềm kế toán Xét mức độ bảo mật liệu phần mềm kế toán, chia làm hai loại thông tin có tính chất nội đơn vị thông tin phổ biến công cộng Tuy nhiên công tác bảo mật cần xem xét với yêu cầu tất nội dung thông tin CSDL có khả đảm bảo theo quy định hành nhà nước bảo mật thông tin, cụ thể: - Cần có sở pháp lý như: Những quy định thống cho mức bảo mật số liệu kế toán - Các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý người có liên quan hiểu biết đầy đủ có tinh thần trách nhiệm công tác bảo mật - Có đầy đủ biện pháp công cụ để thực yêu cầu bảo mật hoàn toàn kiểm soát khả truy nhập hệ thống phân phối thông tin theo quy chế khai thác - Hệ thống thiết kế với khả kết hợp nhiều biện pháp bảo mật khác nhau, sử dụng nhiều công cụ khác đặc biệt có khả thay đổi cách linh hoạt kịp thời biện pháp công cụ bảo mật cần thiết 3.2.7 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán Việc vận dụng hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ kế toán phải phù hợp với đặc điểm quản lý doanh nghiệp Khi tiến hành tổ chức kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán kết cuối phần mềm kế toán in ra, cần đáp ứng yêu cầu nội dung hình thức sổ kế toán theo quy định chế độ kế toán SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI 79 - Báo cáo tài - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Sơ đồ 3.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.3.1 Mô hình máy kế toán phù hợp với tổ chức công tác kế toán Bộ máy kế toán đơn vị tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cộng tác để thực toàn công tác kế toán thống kê công tác tài doanh nghiệp Việc tổ chức cấu máy kế toán hợp lý, hoạt động có hiệu điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán cách kịp thời, đầy đủ, xác hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin Để xây dựng mô hình máy kế toán cho phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý doanh nghiệp phải vào: - Đặc điểm quy trình mua/bán hàng hóa; - Quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động đơn vị; - Tính hiệu việc tổ chức mô hình máy kế toán; - Mức độ phân cấp quản lý kinh tế nội bộ; - Trình độ nghiệp vụ nhân viên kế toán; - Trình độ trang bị, phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin; - Mức độ phức tạp khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài a) Tổ chức máy kế toán điều kiện tổ chức công tác kế toán tập trung (xem lại chương ) b) Tổ chức máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán (xem lại chương ) 80 c Tổ chức máy kế toán theo phương thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán (xem lại chương ) 3.3.2 Cơ cấu máy kế toán Công việc bố trí nhân phận kế toán vào phần hành kế toán theo chức xác định Tuỳ theo số lượng nhân viên dự kiến mà nhân viên đảm nhiệm hay nhiều phần hành kế toán Mỗi chức hay cá nhân cần có bảng mô tả công việc, điều giúp cho nhân viên kế toán hoàn thành tốt vai trò Ví dụ: Bảng mô tả công việc nhân viên kế toán phải thu sau: Trách nhiệm công việc: Các công việc thường xuyên: 1.1 Nhận kiểm tra hoá đơn bán chịu Phòng Kinh doanh/ Bộ phận bán hàng chuyển về; 1.2 Đối chiếu Hóa đơn chứng từ liên quan (Lệnh bán hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng, Bảng kê chi tiết đóng gói, ) nhằm đảm bảo tính có thực, tính xác, việc xét duyệt bán chịu, trước ghi sổ/ nhập liệu nghiệp vụ bán chịu; 1.3 Nhận chứng từ toán (Giấy báo Có, Phiếu thu, ), đối chiếu với chứng từ liên quan (hoá đơn chứng từ khác) nhằm đảm bảo tính xác, hợp lý nghiệp vụ toán trước ghi sổ/ nhập liệu; 1.4 Ghi chép nghiệp vụ bán chịu sổ Nhật ký bán hàng/ nhập liệu nghiệp vụ bán chịu Theo dõi trình toán khách hàng; 1.5 Theo dõi chi tiết khoản phải thu khách hàng theo chứng từ nhận nợ toán; 1.6 Kiểm tra, theo dõi ghi chép khoản giảm nợ phải thu bao gồm chiết khấu toán, chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại; 1.7 Đối chiếu số liệu với Kế toán toán, với phận bán hàng, 1.8 Kiểm tra đối chiếu cung cấp thông tin cho phận có liên quan trình xử lý nghiệp vụ tính lương, thưởng cho nhân viên hay chiết khấu cho khách hàng; 1.9 Lưu trữ chứng từ kế toán tài liệu kế toán theo quy định công ty Công việc định kỳ 2.1 Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết khoản phải thu nhằm đảm bảo số liệu 81 ghi chép đầy đủ xác; 2.2 Lập/in bảng tổng hợp chi tiết khoản phải thu đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp; 2.3 Tổng hợp tình hình doanh số bán chịu cho khách hàng, khoản giảm trừ chấp thuận cho khách hàng để đối chiếu với phần hành khác có liên quan; 2.4 Gửi thư đối chiếu nợ phải thu; 2.5 Cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính; Báo cáo 3.1 Bảng tổng hợp chi tiết khoản phải thu; 3.2 Báo cáo Nợ phải thu theo tuổi nợ; 3.3 Báo cáo khoản nợ phải thu khó đòi cần xử lý xoá sổ hay cần lập dự phòng; 3.4 Quan hệ cộng đồng 4.1 Quan hệ tốt với đồng nghiệp; 4.2 Hỗ trợ đồng nghiệp kế toán trưởng công tác kế toán, trợ giúp hướng dẫn nhân viên mới; 4.3 Quan hệ tốt với quan chức năng; Tiêu chuẩn thực hiện: Cá nhân phải xây dựng xác định lịch trình công tác- xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm cho việc đánh giá việc thực vào cuối kỳ kế toán 82 TÓM TẮT CHƯƠNG Tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nội dung thuộc tổ chức quản lý doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán cách thích ứng với điều kiện quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh gắn với yêu cầu quản lý cụ thể doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng to lớn việc nâng cao hiệu quản lý doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin không đơn tổ chức phận quản lý doanh nghiệp, mà bao hàm tính nghệ thuật việc xác lập yếu tố, điều kiện mối liên hệ qua lại tác động trực tiếp gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa chức vốn có Tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm nội dung sau đây: - Trên sở xác định rõ chất chức năng, vai trò kế toán, hệ thống thông tin kế toán để lựa chọn áp dụng phần mêm kế toán phù hợp; - Tổ chức xác định yêu cầu thông tin, danh mục đối tượng kế toán; - Tổ chức thu thập liệu đầu vào, xây dựng hệ thống chứng từ kế toán, áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, mã hóa tài khoản, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, đảm bảo tính khoa học, đầy đủ phục vụ cho công tác điều hành quản trị doanh nghiệp; - Tổ chức máy kế toán, bố trí nhân kế toán phù hợp; - Tổ chức vận dụng sách, chế độ, thể lệ kế toán 83 [...]... vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nước có quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các công ty con 1.3.8 Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia tách, sáp nhập 1.3.7.1 Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiên khoá sổ kế toán, ... vị kế toán mới, đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định của luật kế toán Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán 1.3.8.3 Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán. .. thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức kế toán, nhằm hoàn thành tổ chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức kế toán với chi phí thấp nhất Việc tổ chức, ... thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: - Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp... toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả - Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán 2.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán 2.2.1 Ý nghĩa và căn cứ lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán 36 ... nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính; bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán vào ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán 31 1.3.8.6 Tổ chức công tác kế toán trong trường... bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới Đơn vị kế toán mới thành lập, phải căn cứ vào biên bản bàn giao để mở sổ kế toán vào ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán 1.3.8.5 Tổ chức công tác kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiên khoá sổ kế toán, kiểm kê tài... tắc tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán daonh nghiệp Tổ chức. .. 29 công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy đinh khác của pháp luật về kế toán Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực... công tác kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán Đơn vị bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thành toán của bộ phận bị tách, bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giào, bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa 30 thanh toán cho đơn vị kế ... hình tổ chức máy kế toán theo hình thức tập trung Sơ đồ 2.1 Kế toán trưởng Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán tổng hợp Các nhân viên kế. .. Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toán phải theo qui định nội dung công tác kế toán, tổ chức đạo công tác kế toán ghi Luật kế toán Chuẩn mực kế toán - Tổ chức công tác kế toán tài phải phù... đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán 43 Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng Bộ phận