Trong môi trường xử lý bằng máy, ngoài các gian lận thường xẩy ra như trong môi trường xử lý kế toán thủ công, người ta còn sử dụng máy tính và các kỹ thuật đặc thù của nó để thực hiện các gian lận.
Các kiểu gian lận thường xẩy ra: Cố tính nhập sai dữ liệu; phá hủy các máy tính chứa dữ liệu và chương trình quan trọng; ăn cắp thông tin qua việc truy cập bất hợp pháp máy tính hoặc mạng máy tính; sử dụng máy tính như một công cụ để tạo ra một hệ thống
sổ sách song song khác cho mục đích gian lận tài chính; và sử dụng máy tính để lừa dối ví dụ như tạo một trung tâm dữ liệu giả.
c) Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Một phần mềm kế toán ứng dụng thường được thực hiện thông qua 3 giai đoạn: Nhập liệu, xử lý và kết xuất. Do đó, kiểm tra ứng dụng cũng bao gồm 3 nhóm thủ tục kiểm tra sau:
Một là, Kiểm soát nhập liệu
Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất nhập liệu vào hệ thống. Đây là công tác kiểm tra có tầm quan trọng bậc nhất đối với công tác kiểm tra kế toán, bao gồm các nội dung:
Kiểm soát nguồn dữ liệu: Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào hợp lệ, không bị trùng lặp khi nhập liệu.
Kiểm tra quá trình nhập liệu
Các đoạn mã chương trình kiểm tra trình tự nhập liệu cần được viết và tích hợp trong phần mềm kế toán nhằm đảm bảo cho việc nhập liệu chính xác và đầy đủ. Các thủ tục kiểm tra quá trình nhập liệu bao gồm: Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu (> 0 hay < 0); kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu; kiểm tra dung lượng vùng nhập liệu; số tổng kiểm soát; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động…
Hai là, Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
Kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý và đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu. Hệ thống xử lý yêu cầu các mẫu tin trong tệp tin dữ liệu nằm theo trình tự. Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin nào không nằm đúng thứ tự. Các mẫu tin trong hai tệp tin này phải được sắp xếp theo cùng một trình tự. Nếu các mẫu tin này có trình tự sắp xếp khác nhau thì chương trình cập nhật sẽ báo lỗi và không chuyển thông tin đến tệp tin chính. Trong quá trình thiết kế hệ thống, người lập trình sẽ lập trình các thủ tục kiểm soát xử lý do kế toán cung cấp để hệ thống có thể tự động kiểm tra các hoạt động xử lý.
Ba là, kiểm soát thông tin đầu ra
bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu. Việc kiểm soát có thể thực hiện thông qua các thủ tục sau: