lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Sau khi xác định yêu cầu thông tin trong doanh nghiệp, có thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau:
Bảng 3.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán
TT Người sử dụng Mục tiêu Nội dung Bộ phận cung cấp Phạm vi sử dụng Trong DN Ngoài DN
Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phòng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thông tin của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán.
3.2.2. Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
a) Yêu cầu xây dựng
Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:
Một là, Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết
Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng A phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh.
Hai là, Xác định các đối tượng quản lý có liên quan
Ví dụ: đối tượng kế toán là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh.
xây dựng danh mục đối tượng kế toán, chúng ta cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
Bốn là, Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là việc xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán.
b) Nội dung dữ liệu cần thu thập
Để mô tả nội dung về 1 nghiệp vụ phát sinh, chúng ta sẽ phải trả lời 6 câu hỏi sau:
Câu hỏi 1, Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh? Dựa vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý mà xác định xem hoạt động nào cần phải phản ánh lại nội dung đã xảy ra.
Câu hỏi 2, Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó chính là tên gọi mô tả khái quát cho nội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh.
Câu hỏi 3, Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung này được thể hiện thông qua số trình tự thực hiện nghiệp vụ và thời gian phát sinh nghiệp vụ.
Câu hỏi 4, Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là những cá nhân liên quan đến xét duyệt để nghiệp vụ xảy ra và những người trực tiếp thực hiện hoạt động (các nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp…). Những cá nhân hoặc các đối tượng liên quan đến hoạt động có thể là bên trong doanh nghiệp hoặc bên ngoài doanh nghiệp (như khách hàng, nhà cung cấp…).
Câu hỏi 5, Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Xác định nơi chốn, địa điểm phát sinh nghiệp vụ. Ví dụ xuất kho tại kho hàng nào, bán hàng tại đâu…
Câu hỏi 6, Những nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được sử dụng và đã sử dụng bao nhiêu? Nguồn lực được thể hiện 2 mặt, hình thái tồn tại của nguồn lực (gọi là tài sản) và nguồn gốc hình thành của nó (gọi là nguồn vốn). Dưới góc độ các nghiệp vụ kế toán nguồn lực chính là các đối tượng của kế toán (các loại tài sản, các nguồn hình thành (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu), lợi nhuận (doanh thu, thu nhập, chi phí) mà được thể hiện thông qua các tài khoản kế toán.
Như vậy nếu 1 nghiệp vụ cần phải phản ánh nội dung (câu hỏi 1 được trả lời) thì sẽ có 5 nội dung từ câu hỏi (2) đến (5) cần phải thu thập. Tuy nhiên, không phải lúc nào 5 nội dung trên cũng được phản ánh đầy đủ khi mô tả nội dung của 1 hoạt động. Phụ thuộc vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đối với từng hoạt động, từng chu trình kinh doanh sẽ tổ chức thu thập dữ liệu cho các nội dung liên quan đến các yêu cầu đó
3.2.3. Thu thập dữ liệu đầu vào
Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập 3 nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán. Đó là xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Các bước thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết: Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh: Phân loại các hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất kinh của doanh nghiệp theo các chu trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất.
Đối với mỗi hoạt động căn cứ vào thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết. Các đối tượng chi tiết thông thường cần theo dõi theo từng chu trình: