c. Thiết kế bộ mã hóa thông tin kế toán
Thiết kế bộ mã hóa thông tin kế toán, một trong những công việc tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế khá phức tạp, nó chiếm một vị trí quan trọng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính, đó là công tác mã hóa thông tin trên máy. Mã hóa thông tin kế toán trên máy vi tính một cách khoa học giúp người quản lý truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tránh được sự nhầm lẫn do các đối tượng thông tin được quản lý giống nhau ….Yêu cầu đối với việc mã hóa thông tin kế toán như sau:
Thứ nhất, Không dư thừa: Yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp.
Thứ hai, Gợi nhớ: Mã hóa là một loạt các ký hiệu viết tắt. Điều đó, sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. Muốn vậy, dữ liệu được mã hóa đển đưa vào máy phải theo một lô gích và quy tắc nhất định theo yêu cầu của phần mềm.
Thứ ba, Dễ bổ sung: Khi thiết kế độ rộng của bộ mã, đòi hỏi bộ mã phải có đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Vấn đề này ngăn ngừa tình trạng “no mã”, tức là bộ mã không đủ chứa thông tin khi lượng hàng hóa nhập - xuất hoặc lượng khách hàng tăng lên ngoài sự kiến tăng lên ngoài dự kiến trong tương lai của các doanh nghiệp.
Thứ tư, Khi thiết kế kiểm soát nhập dữ liệu tên khách hàng, hoặc từng loại hàng hóa, tên tài khoản, ….yêu cầu cần được thống nhất một tên gọi, bởi vì một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu.
3.2.3.2 Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán
Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, các doanh nghiệp cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc tổ chức lập các chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;