thông tin trên hệ thống mạng máy tính.
Kiểm tra kế toán nội bộ đánh giá sự an toàn của dữ liệu trong khi xem xét hoạt động của các bộ phận, các phần hành kế toán trong bộ máy kế toán và đưa ra những đề nghị cho kế toán viên và kế toán trưởng. Việc chỉnh sửa số liệu của chức năng kế toán tổng hợp phải độc lập với việc chỉnh sửa số liệu trên các phân hệ khác, kế toán tổng hợp không được quyền chỉnh sửa số liệu kế toán chi tiết của các phân hệ, điều này nằm đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
d) Các phương pháp kiểm tra qua thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát để xác định nhân viên có thực hiện các chính sách, các bước kiểm soát một cách đúng đắn không. Kế toán cũng gọi đây là kiểm tra chứng minh. Kiểm tra viên nội bộ phải sử dụng những kỹ thuật kiểm tra với sự giúp đỡ của máy vi tính để xem xét. Các phương pháp kiểm tra thường sử dụng:
Kiểm tra dữ liệu: Kiểm tra viên nội bộ tạo ra một tệp tin của những nghiệp vụ mô phỏng và vạch ra những nghiệp vụ này sẽ được xử lý như thế nào trong hệ thống thông tin. Tệp tin này được vận hành với dữ liệu mô phỏng và kế toán viên sẽ xem xét thông tin đầu ra.
Mô phỏng song song: Kiểm tra viên nội bộ sẽ viết hoặc đặt hàng một đơn vị cung cấp phần mềm độc lập với phần mềm kế toán của doanh nghiệp đang ứng dụng một chương trình mô phỏng có thể thực hiện các chức năng chính của các chương trình kế
toán ứng dụng của doanh nghiệp.
Phương tiện kiểm tra tích hợp hệ thống: Kiểm tra viên nội bộ sẽ tạo ra một trung tâm chi phí và các nghiệp vụ giả. Bên cạnh đó họ sẽ lập những bảng tính thủ công bằng tay và so sánh kết quả với kết quả xử lý theo chương trình máy tính. Những nghiệp vụ kiểm tra được xử lý cùng với những nghiệp vụ thật, do đó kiểm tra viên phải ngăn chặn kết chuyển vào tệp tin chính hay phải làm các bút toán điều chỉnh để xóa đi các nghiệp vụ giả.
a) Vận dụng xây dựng danh mục chứng từ kế toán
Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa trên các nguyên tắc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đó chứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán.
Danh mục chứng từ thể hiện ở Bảng 3.3 sau:
Bảng 3.3: Bảng liệt kê chứng từ
STT Tên chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng
1 Lệnh bán hàng Bộ phận xử lý đơn đặt hàng đơn đặt hàng Trưởng bộ Phận BH Cơ sở thực hiện nghiệp vụ bán hàng,
cơ sở lập hoá đơn, phiếu xuất kho
BP tín dụng 2
b) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không có trong hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phương pháp lập chứng từ.
Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ và đính kèm tất cả các mẫu
biểu có liên quan.
Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất cả dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn. Quy trình lập luân chuyển chứng từ cần được xây dựng dựa trên các chức năng của quá trình xử lý, không nên gắn chặt với một bộ phận hay một con người cụ thể nhắm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán.
* Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ
Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo luật định.
Xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính kế toán chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng.
Phòng Kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả phòng kinh doanh không quá 1 ngày kể từ ngày nhận chứng từ.
Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hoá đơn được chuyển về phòng tài chính kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 1 ngày kể từ ngày lập chứng từ.
* Thời hạn hiệu lực
Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký
Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, thay cho việc ghi sổ thủ công là việc nhập liệu vào phần mềm kế toán. Sau khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác định các nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu liên quan. Bảng mô tả dữ liệu nhập và kiểm soát quá trình nhập liệu theo nội dung các chỉ tiêu và mẫu ở Bảng 3.4.
Nghiệp vụ kinh tế; Bộ phận nhập liệu; Cơ sở nhập liệu; Chứng từ tham chiếu; Yêu cầu nhập liệu.
Bảng 3.4: Bảng mô tả dữ liệu nhập và kiểm soát quá trình nhập liệu
Trường hợp doanh nghiệp có tham gia các hoạt động thương mại điện tử, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, cần xác định các chứng từ điện tử cần thiết và quy định các vấn đề có liên quan đến việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế từ những chứng từ này. Các chứng từ điện tử cần được lập theo đúng các quy định về chứng từ điện tử trong Nghị định 129/2004/NĐ-CP. Cơ sở để ghi nhận nghiệp vụ là chứng từ điện tử.
Trong giao dịch thương mại điện tử này, nếu ghi nhận tại thời điểm hoàn tất nghiệp vụ thanh toán thì thông tin kế toán sẽ chính xác và trung thực, nhưng không có chứng từ bằng giấy làm cơ sở. Nếu đợi đến khi nhận được Giấy báo Nợ, sổ phụ hay bảng sao kê của Ngân hàng mới ghi nhận thì không đảm bảo tính trung thực và kịp thời của thông tin kế toán. Việc in sổ phụ hàng ngày cũng có thể được thực hiện nhưng chỉ có ý nghĩa lưu trữ dữ liệu.
3.2.6 Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin
3.2.6.1 Công tác quản trị người dùng
Hoàn thiện công tác quản trị người dùng gồm 3 lĩnh vực: - Phân chia trách nhiệm;