- Mức độ phức tạp và khối lượng của các nghiệp vụ kinh tế tài chính.
a) Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện tổ chức công tác kế toán tập trung (xem lại chương 2 ) (xem lại chương 2 )
b) Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán (xem lại chương 2 ) (xem lại chương 2 )
c. Tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán (xem lại chương 2 ) trung vừa phân tán (xem lại chương 2 )
3.3.2 Cơ cấu bộ máy kế toán
Công việc tiếp theo là bố trí nhân sự trong bộ phận kế toán vào từng phần hành kế toán theo đúng các chức năng đã được xác định. Tuỳ theo số lượng nhân viên dự kiến mà mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hay nhiều phần hành kế toán. Mỗi chức năng hay cá nhân cần có một bảng mô tả công việc, điều này giúp cho nhân viên kế toán có thể hoàn thành tốt vai trò của mình.
Ví dụ: Bảng mô tả công việc của nhân viên kế toán phải thu như sau: Trách nhiệm và công việc:
1. Các công việc thường xuyên:
1.1 Nhận và kiểm tra các hoá đơn bán chịu do Phòng Kinh doanh/ Bộ phận bán hàng chuyển về; hàng chuyển về;
1.2 Đối chiếu Hóa đơn và các chứng từ liên quan (Lệnh bán hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng, Bảng kê chi tiết đóng gói,...) nhằm đảm bảo tính có thực, tính chính xác, việc xét giao hàng, Bảng kê chi tiết đóng gói,...) nhằm đảm bảo tính có thực, tính chính xác, việc xét duyệt bán chịu, ... trước khi ghi sổ/ nhập liệu nghiệp vụ bán chịu;
1.3 Nhận chứng từ thanh toán (Giấy báo Có, Phiếu thu, ...), đối chiếu với các chứng từ liên quan (hoá đơn và các chứng từ khác) nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lý của từ liên quan (hoá đơn và các chứng từ khác) nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lý của nghiệp vụ thanh toán trước khi ghi sổ/ nhập liệu;
1.4 Ghi chép các nghiệp vụ bán chịu trên sổ Nhật ký bán hàng/ nhập liệu nghiệp vụ bán chịu. Theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng; bán chịu. Theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng;
1.5 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu của khách hàng theo từng chứng từ nhận nợ và thanh toán; và thanh toán;
1.6 Kiểm tra, theo dõi và ghi chép các khoản giảm nợ phải thu bao gồm chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại; thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại;
1.7 Đối chiếu số liệu với Kế toán thanh toán, với bộ phận bán hàng, ...
1.8 Kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan trong quá trình xử lý các nghiệp vụ tính lương, thưởng cho nhân viên hay chiết khấu cho khách trình xử lý các nghiệp vụ tính lương, thưởng cho nhân viên hay chiết khấu cho khách hàng;
1.9 Lưu trữ chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty.2. Công việc định kỳ 2. Công việc định kỳ
được ghi chép đầy đủ và chính xác;
2.2 Lập/in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp; toán tổng hợp;
2.3 Tổng hợp tình hình doanh số bán chịu cho khách hàng, các khoản giảm trừ đã chấp thuận cho khách hàng để đối chiếu với các phần hành khác có liên quan; chấp thuận cho khách hàng để đối chiếu với các phần hành khác có liên quan;
2.4 Gửi thư đối chiếu nợ phải thu;
2.5 Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính;3. Báo cáo 3. Báo cáo
3.1 Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu;3.2 Báo cáo Nợ phải thu theo tuổi nợ; 3.2 Báo cáo Nợ phải thu theo tuổi nợ;
3.3 Báo cáo các khoản nợ phải thu khó đòi cần xử lý xoá sổ hay cần lập dự phòng; ... phòng; ...
3.4 ...
4. Quan hệ cộng đồng
4.1 Quan hệ tốt với đồng nghiệp;
4.2 Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới; dẫn nhân viên mới;
4.3 Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng;
5. Tiêu chuẩn thực hiện: Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác- xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp . Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm những nội dung sau đây:
- Trên cơ sở xác định rõ bản chất chức năng, vai trò của kế toán, hệ thống thông tin kế toán để lựa chọn áp dụng của phần mêm kế toán phù hợp;