- Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.
- Hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
- Hệ thống thông tin kế toán là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Kế toán và hệ thống thông tin. thống thông tin.
Sơ đồ 3.1: Mô tả cách thức nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý thông tin theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng (Sơ đồ 3.1). Để hiểu rõ thuật ngữ này cần xem xét trên khái niệm về hệ thống thông tin và kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán. Sự giao thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thông tin kế toán, đây là xu thế tất yếu của thời đại toàn cầu hóa.
Dữ liệu kế toán (chứng từ, số liệu) Các thủ tục Cơ sở dữ liệu Thông tin kế toán (Báo cáo KTTC, Báo cáo KTQT) Con ngườ i Phần cứng MVT Phần mềm KT Xử lý dữ liệu
Mô hình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán được chia làm 3 công đoạn:
Thứ nhất, Nhập dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu;
Thứ hai, Xử lý: Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn một để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê ở công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán trên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản;
Thứ ba, Kết xuất dữ liệu đầu ra:
- Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v. Từ kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v. Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất khẩu dữ liệu…để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Sơ đồ 3.2: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán.
3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nghệ thông tin
Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo định Chứng từ kế toán:
Phiếu thu, chi Phiếu nhập, xuất Hóa đơn mua, bán
hàng,
Hóa đơn GTGT, v.v
Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu
Cơ sở dữ liệu
Nhật ký
Sổ Cái
Cân đối thử
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
Kết xuất dữ liệu đầu ra
hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế toán doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế về kế toán và phù hợp với Luật Kế toán.
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao thì việc .thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.
3.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp thông tin tại các doanh nghiệp
Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam từ năm 2001 đến nay đã được đổi mới căn bản, bước đầu đã tạo hành lang pháp lý về kế toán cho các doanh nghiệp theo hướng tin học hóa, hiện đại hóa công tác kế toán. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải tôn trọng những nguyên tắc nhất định:
Một là, Khi tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam.
Hai là, Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin phải tạo cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin kế toán trong hệ thống ngành như các Bộ, ngành chủ quản……
Ba là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị.
Bốn là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp
với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Năm là, Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.
3.1.4 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin thông tin
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào tổ chức công tác kế toán thực chất là việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán. Phần mềm kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo. Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau:
Thứ nhất, Phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán.
Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán bộ kết toán có thể kiêm nhiệm một số phần hành.
Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu.
Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ.