Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm

Lời mở đầu Ngày nay, cùng với sự bùng nổ của CNTT đã và đang có ảnh hưởng sâu, rộng đến nhiều lĩnh vực trong đời sống xã hội con người. Trong lĩnh vực thương mại, CNTT giúp cho hoạt động thương mại trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Trong lĩnh vực y khoa, CNTT đã giúp cứu sống và nâng cao chất lượng sống của nhiều người. Còn trong lĩnh vực kế toán, CNTT đã giúp cho các hoạt động kế toán trở nên nhanh, gọn, kịp thời, chính xác, hữu ích và tiết kiệm các nguồn lực vật chất và con người cho xã hội . Nhưng không phải bất cứ các dự án ứng dụng CNTT vào các hoạt động nào cũng phù hợp và mang lại hiệu quả thực sự sau khi đưa vào hoạt động. Đặc biệt, trong lĩnh vực kế toán, khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán có rất nhiều nhân tố chi phối đến sự thành công và thậm chí, nếu doanh nghiệp không nhận biết được các nhân tố này từ đó có biện pháp tương ứng thì việc ứng dụng CNTT có thể không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Vì thế việc nghiên cứu các nhân tố dẫn đến sự thành công trong triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động kinh tế là một vấn đề cần thiết và khả thi. Trong phạm vi tiểu luận này xin được tìm hiểu: “ Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm”. 1 CHƯƠNG 1 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM 1.1. Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm 1.1.1. Khái niệm Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. 1.1.2. Mục tiêu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện SDPM Tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa cần phải đạt được các mục tiêu sau: - Xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin. - Công tác kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Công tác kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tận dụng hữu hiệu và hiệu quả các tính năng, khả năng của phần mềm. - Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp. 1.1.3. Quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm Quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm được chia thành 4 giai đoạn, cụ thể như sau: - Phân tích hệ thống: quá trình khảo sát hệ thống hiện hành và môi trường nhằm đưa ra các giải pháp và yêu cầu thông tin cho hệ thống mới. - Thiết kế hệ thống nhằm phác thảo cụ thể mô hình hệ thống trong giai đoạn phân tích hệ thống. 2 - Thực hiện hệ thống nhằm tạo ra các chi tiết đã thiết kế và đưa hệ thống vào hoạt động. - Vận hành hệ thống: xem xét, đánh giá sau chuyển đổi và đưa hệ thống vào sử dụng. 1.1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm Nội dung Quá trình Xác định yêu cầu thông tin, quản lý Phân tích Tổ chức, thu thập dữ liệu đầu vào Thiết kế Tổ chức xử lý các nghiệp vụ Thiết kế Tổ chức hệ thống báo cáo Thiết kế Tổ chức kiểm tra – kiểm soát Thiết kế Tổ chức trang bị phần cứng, phần mềm Thiết kế Tổ chức chuyển đổi – sử dụng phần mềm Thực hiện a. Xác định yêu cầu thông tin quản lý Xác định yêu cầu thông tin • Một hệ thống kế toán tốt phải đáp ứng nhu cầu thông tin cho người sử dụng. Các thông tin kế toán cần cung cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao hơn về chất lượng cũng như sự kịp thời. Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp. • Đối với các đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định. Những thông tin này được thể hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán. • Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phải phân cấp quản lý. Mỗi cấp quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện, và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Thông tin quản trị xuất phát từ quá trình điều hành, quản lý các hoạt động của quá trình sản xuất, kinh doanh của 3 các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp, được trình bày từ tổng hợp đến chi tiết, gồm: - Thông tin tổng hợp đánh giá - Thông tin thường xuyên để xét duyệt, thực hiện các hoạt động thông tin tác nghiệp Nhận dạng yêu cầu thông tin Để nhận dạng và xác định những thông tin quản lý, chúng ta sẽ tiếp cận từ từng chu trình kinh doanh và cho từng hoạt động và chia thành hai loại: - Thông tin tác nghiệp vận hành: thông tin để thực hiện hoạt động. Một hoạt động muốn thực hiện cần phải có các nguồn lực, trên cơ sở các đối tượng, khoản mục hợp lệ (cho phép liên quan). Do đó, thông tin để thực hiện hoạt động chính là thông tin về các đối tượng, nguồn lực, khoản mục liên quan đến hoạt động. Thông tin này sẽ bao gồm: o Thông tin mô tả đối tượng, nguồn lực, khoản mục: thông thường mỗi đối tượng, nguồn lực, khoản mục sẽ có thông tin mô tả là tên và mã, ngoài ra có các thông tin mô tả khác tùy theo đặc điểm của đối tượng, nguồn lực. o Thông tin quản lý về đối tượng, nguồn lực, khoản mục: nội dung thông tin thể hiện yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với các đối tượng, nguồn lực, khoản mục. - Thông tin đánh giá hoạt động: thông tin cung cấp nội dung các hoạt động xử lý đã thực hiện trong quá trình thực hiện trao đổi nguồn lực và đánh giá việc thực hiện các hoạt động theo các đối tượng, nguồn lực liên quan. Nhóm thông tin này bao gồm: o Thông tin tổng hợp (liệt kê) các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực hiện trong quá trình trao đổi nguồn lực o Thông tin phân tích các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực hiện theo đối tượng, nguồn lực, và các nội dung quản lý của đối tượng, nguồn lực liên quan. 4 b. Tổ chức, thu thập dữ liệu đầu vào Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm 3 nhóm nội dung sau: • Nhóm các nội dung gắn liền với từng loại hoạt động (Sự kiện – Event): tên hoạt động, thời gian phát sinh và các nội dung theo yêu cầu của hoạt động đó. • Nhóm các nội dung liên quan đến các đối tượng cần quản lý chi tiết để phản ánh cho nhiều hoạt động (Đối tượng lien quan – Agent): các cá nhân, bộ phận, khách hang, nhà cung cấp, đối tượng tập hợp chi phí… • Nhóm các nội dung phản ánh các đối tượng kế toán (Nguồn lực – Resource): các khoản mục tương ứng các tài khoản cần theo dõi trong kế toán. Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập ba nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán. Thành phần thu thập dữ liệu gồm có chứng từ, tài khoản và đối tượng chi tiết. (1) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều hoạt động, thông thường là các hoạt động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin. Do đó cần phải theo dõi riêng các đối tượng này. Các bước sau cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết: i. Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh. ii. Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết. Các đối tượng chi tiết thông thường cần theo dõi theo từng chu trình. iii. Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình. iv. Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp. 5 Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó. Các nội dung cần thu thập bao gồm nội dung mô tả và nội dung quản lý: - Mã đối tượng (mô tả) - Tên đối tượng (mô tả) - Các nội dung mô tả khác cho đối tượng như địa chỉ, mã số thuế . - Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra như quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng… v. Mã hóa các đối tượng chi tiết: một mã số của một đối tượng quản lý chi tiết được xem là một cách thức biểu diễn ngắn gọn theo quy ước về những thuộc tính và các cách thức quản lý của đối tượng được mã hóa. Trình bày danh mục đối tượng quản lý chi tiết theo mẫu Đối tượng ND mô tả ND quản lý Mã hóa Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH-A-001 (2) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các tài khoản Mỗi một loại tài khoản là một đối tượng kế toán để theo dõi quá trình vận động nguồn lực. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần phân tích kỹ đặc điểm đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để có được một hệ thống tài khoản đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công tác kế toán. Mỗi đối tượng kế toán có thể cần theo dõi theo một hay nhiều đối tượng quản lý chi tiết, hay cũng có thể không theo dõi chi tiết. Trong trường hợp đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết nhiều đối tượng quản lý chi tiết, cần phân cấp đối tượng kế toán đó và mở các tài khoản cấp tương ứng cho từng đối tượng kế toán. Quy trình tổ chức tài khoản: • Xác định loại tài khoản theo từng quá trình vận động nguồn lực • Xác định các nội dung quản lý của tài khoản • Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết 6 • Các nội dung quản lý còn lại (không theo dõi bằng đối tượng chi tiết) có thể theo dõi trên tài khoản • Mỗi nội dung quản lý trên tài khoản là một cấp tài khoản của loại tài khoản đó. Dựa vào đó ta xác định kết cấu tài khoản. Xây dựng hệ thống tài khoản theo mẫu sau Tài khoản Nội dung quản lý của TK Nội dung theo dõi theo ĐTCT Nội dung theo dõi trên TK Kết cấu TK Doanh thu A, B, C, D A, B, D C Cấp 1: 511 Cấp 2: 5111-> C (3) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các chứng từ Để theo dõi, ghi chép, hạch toán kịp thời các biến động của đối tượng kế toán, cần xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với các đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau, cho nên cần phải có quy trình lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Khi xây dựng quy trình lập và lưu chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lắp, bỏ sót, hoặc luân chuyển long vòng… Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh doanh, việc phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, sẽ giúp xác định các chứng từ cần được lập và xây dựng danh mục chứng từ kế toán. Quy trình tổ chức gồm các bước: - Xác định các chứng từ cho mỗi hoạt động theo từng quá trình. - Xác định nội dung của chứng từ (Số chứng từ, ngày, đối tượng, nguồn lực liên quan…) 7 - Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ - Mã hóa các chứng từ (ký hiệu) Danh mục chứng từ trình bày theo mẫu Hoạt động Tên ctừ Nội dung ctừ BP lập Đối tượng sử dụng Kí hiệu Mẫu Thu tiền Phiếu thu Ngày, số ctừ, số tiền Kế toán KH, Thủ quỹ… PT-0001 Mẫu 1 Khi thiết kế chứng từ cho từng hoạt động cần có các nội dung sau: + Tên gọi chứng từ + Số chứng từ + Ngày chứng từ + Đối tượng liên quan + Nguồn lực liên quan + Nội dung chi tiết + Người lập + Người xét duyệt + Người có nhu cầu sử dụng Sau khi xác định danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không có trong hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phương pháp lập chứng từ. c. Tổ chức xử lý các nghiệp vụ Trước tiên là tổ chức lập và luân chuyển chứng từ, gồm các bước sau: • Tổ chức theo từng quá trình trong mỗi chu trình kinh doanh • Xác định các hoạt động và xây dựng dòng dữ liệu đi vào, đi ra của từng hoạt động trong mỗi quá trình của chu trình. Sau đó mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu của từng quá trình. • Xác định phương thức xử lý các hoạt động (thủ công hay bằng máy) 8 • Xác định phương thức mang dòng dữ liệu (các chứng từ sử dụng hoặc truy cập các tập tin) • Phân công việc thực hiện giữa các phòng ban, bộ phân liên quan cho từng hoạt động trong từng quá trình của chu trình • Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các quá trình trong từng chu trình d. Tổ chức hệ thống báo cáo Mục đích của việc lập báo cáo kế toán là cung cấp thông tinh cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu khác nhau của đối tượng sử dụng thông tin kế toán, báo cáo kế toán chia làm hai hệ thống: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản lý. Hệ thống báo cáo tài chính gồm: • Bảng cân đối kế toán • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ • Thuyết minh báo cáo tài chính Hệ thông báo cáo quản lý xuất phát từ quá trình quản lý, điều hành các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp. Do đó, để nhận dạng và xác định những báo cáo quản lý, chúng ta sẽ tiếp cận từ từng hoạt động, và được chia làm hai nhóm báo cáo: (1) Báo cáo đánh giá các hoạt động: cung cấp các thông tin tổng hợp về các hoạt động (báo cáo hoạt động) hoặc đánh giá, phân tích quá trình thực hiện hoạt động theo các nội dung quản lý của hoạt động đó trong một thời gian thực hiện nhất định (báo cáo phân tích hoạt động). • Báo cáo hoạt động: bảng kê các nghiệp vụ xuất kho, bảng kê các nghiệp vụ bán hang, bảng kê doanh thu, bảng kê hóa đơn, bảng kê nhập kho, bảng kê mua hang… 9 • Báo cáo phân tích hoạt động: báo cáo phân tích hoạt động xuất bán hàng theo từng mặt hàng (nguồn lực), báo cáo bán hàng phân tích theo khách hàng, nhân viên bán hàng (đối tượng)… (2) Báo cáo theo các đối tượng nguồn lực: cung cấp thông tin về các đối tượng, nguồn lực liên quan đến việc thực hiện các hoạt động, bao gồm: • Bảng kê/ danh mục các đối tượng/ nguồn lực: cung cấp các thông tin về các đối tượng nguồn lực làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động. Ví dụ: danh mục các nguồn lực như hàng hóa, dịch vụ, loại tiền… hoặc các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên… • Báo cáo tình trạng của các đối tượng, nguồn lực: cung cấp thông tin về tình trạng, khả năng của các đối tượng/ nguồn lực được sử dụng, tham gia vào quá trình hoạt động. Ví dụ: báo cáo tồn kho từng mặt hàng, báo cáo tồn quỹ, báo cáo tình trạng nợ của khách hàng, nhà cung cấp… Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là quá trình xác định các báo cáo do hệ thống kế toán cung cấp được xử lý từ quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nội dung dữ liệu trên cơ sở đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kiểm soát của hệ thống. Quá trình gồm các nội dung: • Phân loại và xác định các báo cáo cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng • Xác định nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo: mô tả chi tiết các nội dung trên báo cáo • Xác định thời gian và đối tượng thực hiện cung cấp báo cáo • Xác định đối tượng sử dụng thông tin của báo cáo • Xác định phương thức cung cấp thông tin của báo cáo: in ra văn bản hay xem trực tiếp trong phần mêm. • Phác thảo, minh họa các mẫu báo cáo cung cấp • Xác định phương pháp xử lý, phương pháp lập báo cáo e. Tổ chức kiểm tra - kiểm soát 10 . 1.1.3. Quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm Quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm được chia thành. CỦA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM 1.1. Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm 1.1.1.