hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty tnhh viên thành

1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của

LỜI CÁM ƠN

Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Lạc Hồng, được là sinh viên, được học tập tại các giảng đường rộng lớn của trường là khoảng thời gian không quá dài nhưng cũng đủ để cho một sinh viên như em tiếp nhận được những kiến thức hữu ích không những trong lĩnh vực chuyên ngành mà còn các vấn đề xã hội khác, về triết lí đạo đức con người Nhìn lại những gì đã trải qua, những gì em đã đạt được trong suốt thời gian theo học tại trường em không có gì hơn ngoài lời cảm

ơn sâu sắc đến tất cả các quý Thầy Cô giáo trong trường đã giúp đỡ và dạy bảo em tận tình

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy Cô giáo trong trường Đại Học Lạc Hồng nói chung và các Thầy Cô trong khoa Kế Toán – Kiểm Toán nói riêng, đã tận tình giúp đỡ em, chỉ dạy, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt những năm tháng theo học dưới mái trường Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Cô Lý Thị Thu Hiền đã giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành tốt đề tài này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các anh chị trongcông ty TNHH Viên Thành, đặc biệt là chị Dương Kim Tuyến đã tận tình chỉ bảo và giúp

đỡ em hoàn thành tốt đề tài này

Xin chân thành cảm ơn!

Biên Hòa, tháng 11 năm 2013 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Anh Uyên

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC VIẾT TẮT v

DANH MỤC SƠ ĐỒ vi

DANH MỤC BIỂU ĐỒ vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU viii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của đề tài 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 4

1.1 Tổng quan về tổ chức công tác kế toán 4

1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán 4

1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 4

1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán 5

1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán 6

1.2 Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp 7

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 9

1.3 Tổ chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán 10

1.3.1 Chứng từ kế toán 10

1.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán 12

1.3.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán 12

1.3.4 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 14

1.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán 15

1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán 16

1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 17

1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng 18

1.4 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 28

1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 28

1.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 29

1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 30

1.4.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp 34

1.4.5 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp 34

Tóm tắt chương 1 37

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 38

2.1 Tình hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Viên Thành 38

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 38

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 39

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý 40

2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 41

2.1.5 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh 46

2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động 48

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 50

2.2.2 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng

công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 62

Tóm tắt chương 2 80

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 81

3.1 Quan điểm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 81

3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 82

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 82

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 83

3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TNHH Viên Thành 84

3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị người dùng và bảo mật hệ thống thông tin 84

3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin kế toán 85

3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán 86

Tóm tắt chương 3 88

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

PHỤ LỤC 92

DANH MỤC VIẾT TẮT

BTC : Bộ tài chính

ERP : Enterprise Resource Planning (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp)

TK : Tài khoản

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

VND : Đơn vị tiền tệ của Việt Nam

GTGT : Giá trị gia tăng

TSCĐ : Tài sản cố định

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung 20

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Sổ Cái 22

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 24

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 26

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán máy 27

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty 40

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 41

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 50

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức hệ thống thông tin công ty TNHH Viên Thành 63

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ trên hệ thống phần mềm công ty 67

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả kinh doanh công ty TNHH Viên Thành 47

i

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Bảng số liệu kết quả kinh doanh 46

Bảng 2.2: Bảng kê hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty Viên Thành 57

Bảng 2.3: Các bộ phận trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin 62

Bảng 2.4: Các báo cáo về bán hàng 69

Bảng 2.5: Các báo cáo về mua hàng 70

Bảng 2.6: Báo cáo tình hình hàng tồn kho 71

Bảng 2.7: Khả năng kiểm soát dữ liệu kế toán 72

Bảng 2.8: Phương pháp kết chuyển dữ liệu 73

Bảng2.9: Khả năng đáp ứng ở tổ chức ứng dụng hệ thống phần mềm 75

Bảng 2.10: Khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán 76

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Toàn cầu hoá là xu thế tất yếu của các quốc gia trong thời đại ngày nay, quá trình toàn cầu hoá khu vực và thế giới đã dẫn đến hội nhập kinh tế trên phạm vi quốc tế Việt Nam đang trong thời kỳ đổi mới và từng bước tiến hành sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước với nhiệm vụ quan trọng là ổn định và không ngừng phát triển nền kinh tế, đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, đưa nước nhà tiến nhanh vào hội nhập được với nền kinh tế thế giới

Trong nền kinh tế thị trường hầu hết các doanh nghiệp đều có một mục tiêu chung đó là đạt được lợi nhuận cao nhất mà họ có thể vì lợi nhuận là thước đo mức

độ hiệu quả và năng suất của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thể hiện trình

độ tổ chức, quản lí của doanh nghiệp Vậy nên, vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp cần chú trọng và quan tâm đó chính là công tác quản lí, và một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác quản lí đó là công tác kế toán

Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp thì công tác kế toán còn có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng

và hiệu quả của công tác quản lí trong doanh nghiệp Chất lượng của thông tin kế toán chính là một trong những công cụ quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại hiệu quả cao cho các quyết định kinh doanh đối với doanh nghiệp cũng như đối với các đối tượng khác

Có thể khẳng định phần lớn các quyết định của các nhà quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào nguồn số liệu của kế toán cung cấp Do vậy, để phát huy vai trò kế toán trong công tác quản lý, để việc cung cấp thông tin giúp nhà quản lý chính xác, kịp thời đầy đủ thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là hết sức cần thiết Vị trí và tầm quan trọng của vấn đề nêu trên là lý do em chọn đề tài

“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành”

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Trình bày khái quát những vấn đề cơ bản về kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành

Từ cơ sở lý luận trên, phân tích ưu nhược điểm tổ chức công tác kế toán tại công

ty, từ đó đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung vào việc phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán và điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý tại công ty TNHH Viên Thành Việc làm trên sẽ giúp xác định được những hạn chế còn tồn tại, từ đó

đề xuất các biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Viên Thành

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp khảo sát: dùng để thu thập thông tin phục vụ cho đề tài

- Phương pháp phân tích: dựa trên những thông tin thu thập được, phân tích những ưu nhược điểm, từ đó đưa ra các đề xuất để hoàn thiện

- Phương pháp so sánh: được sử dụng trong quá trình phân tích nhằm đánh giá hiện trạng của thông tin đã khảo sát được

- Phương pháp thống kê: tổng hợp những thông tin đã được khảo sát, phân tích, từ đó sẽ thấy được vấn đề còn tồn tại cần khắc phục

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu đề tài gồm 3 chương chính như sau CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về tổ chức công tác kế toán [1]

1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán Một thực thể kế toán là bất kì một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế Mỗi

cá nhân có thể là một thực thể kế toán Mỗi đơn vị bất kể được tổ chức như một doanh nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán Các cơ quan của Nhà nước cũng như tất cả các câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân

Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán

Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp:

- Đơn vị kế toán cấp chủ quản

- Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập)

- Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ)

1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát

và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác

Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý

1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán

Nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp bao gồm việc thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô và vi

mô

Những nội dung chính của công tác tổ chức kế toán bao gồm:

- Xác định mô hình tổ chức kế toán: dựa vào đặc điểm của đơn vị để xác định

mô hình tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…)

- Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận: đây là vấn đề quan trọng nhằm xác định chính sách về kế toán trong doanh nghiệp Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các qui định chung trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình như vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin

- Tổ chức khối lượng công tác kế toán: theo các giai đoạn hạch toán kế toán thì tổ chức công tác kế toán phải thực hiện các nội dung sau:

+ Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán

+ Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời, phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác

Ngoài ra việc tổ chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị

- Tổ chức vận dụng các công việc kế toán: để thực hiện được công tác kế toán cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: chứng từ kế toán, đối tượng tài khoản, tính giá và cân đối, tổng hợp cân đối dựa vào điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết

- Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số liệu, tài liệu và chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả

- Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn vị kế toán, đảm bảo phát huy vai trò của kế toán trưởng

1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán

* Ý nghĩa

- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô)

- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành

vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp

- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí

Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp

* Yêu cầu

- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp

- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp

- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành

1.2 Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp [1]

1.2.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán

* Tổ chức công tác kế toán tập trung

Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặc không có đơn vị trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin liên lạc dễ dàng

Theo hình thức này toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ có một phòng

kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng Trong trường hợp này đơn vị trực thuộc chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao

Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài chính trong toàn doanh nghiệp Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán

Ưu điểm của hình thức này: Chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hoá công tác kế toán

Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở

* Tổ chức công tác kế toán phân tán

Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh, địa bàn phân tán

Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: công ty, tổng công ty ), vừa tổ chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả kinh doanh

Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn

Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kịp thời, khó nắm chắc tình hình cơ sở vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không được kịp thời

* Tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán

Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác nhau

Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một

số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận

Ưu điểm: kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý

Nhược điểm: bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng còn phải mất thời gian

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán

Theo chương III của Luật kế toán [2] đã quy định:

Điều 48 Tổ chức bộ máy kế toán: Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán,

bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán

Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kếtoán trưởng Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng (sau đây kế toán trưởng và người phụ trách kế toán gọi chung là kế toán trưởng)

Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo qui định của pháp luật

Điều 49 Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán Tổ

chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện qui định tại Luật này

Quyết định thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng

Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo qui định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra

Điều 50 Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán

Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán

Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các qui định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán

1.3 Tổ chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán [1]

1.3.1 Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp

vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị

Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa

- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị

- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có)

- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả

- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ

- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán

có thể thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

* Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ

- Về mặt quản lý: ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế trở nên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý, kịp thời Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Về kế toán: chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc

mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán

- Về pháp lý: chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn

cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán

Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ Tổ chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được đúng đắn, làm cơ sở cho việc xử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác

1.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán

Chế độ chứng từ kế toán được nhà nước qui định có tính chất chung, liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như các thành phần kinh tế khác nhau Do vậy, cần căn cứ vào qui định của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để chọn lựa, xác định các loại chứng từ cần phải sử dụng trong công tác kế toán Cần lưu ý bên cạnh những từ được qui định trong chế độ, còn có những chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ liên quan đến kĩ thuật và phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu cầu cung cấp và xử lí thông tin

Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp kể cả bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập qui trình luân chuyển chứng từ cho các loại chứng từ khác nhau nhằm bảo đảm chứng từ về phòng kế toán trong thời hạn ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính kịp thời cho việc kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin

1.3.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán

* Lập chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính

Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung:

- Yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm)

- Yếu tố bổ sung: là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt của chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…)

Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)

- Ghi đủ các yếu tố của chứng từ

-Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại

- Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán

- Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo một nội dung quy định cho chứng từ kế toán

* Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng bút mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ

kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký ở các lần trước

đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách

kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám Đốc, Giám Đốc hoặc người ủy nhiệm), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên

Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỷ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng Giám Đốc (và người được ủy quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lí để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký trong mẫu sổ đăng ký

Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ, không được ký chứng

từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám Đốc (Giám Đốc) doanh nghệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

1.3.4 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra)

- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của số liệu kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước

- Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ

- Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị) Kiểm tra căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán

Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán

Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ quản lý kế toán tài chính hiện hành, nắm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá

cả thị trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế

độ, các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lí kịp thời theo pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

1.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứng từ kế toán luôn phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển chứng từ

Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:

- Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài

- Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ)

- Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

- Lưu trữ chứng từ

1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán

* Phát hành chứng từ kế toán

- Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán theoqui định, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

- Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và các giấy tờ có giá phải được bảo quản như tiền

- Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài Chính hoặc đơn vị được Bộ Tài Chính ủy quyền in và phát hành Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng

từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu qui định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các qui định về quản lí ấn chỉ của

Bộ Tài Chính

- Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của từng chứng từ qui định tại Điều 17 Luật Kế toán

* In, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán

- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng

- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp

- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán

- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, và vĩnh viễn tuỳ loại chứng từ (Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11) Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ tính từ khi kết thúc niên độ kế toán

- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ

1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng

từ gốc hợp pháp và hợp lệ Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định

Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được dịch ra tiếng việt

Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập, kiểm tra chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm

thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp, đồng thời lập biên bản ghi rõ lí do, số lượng từng loại chứng từ

kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lí

do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu

1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng

Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau theo một trình tự hạch toán trên

cơ sở của chứng từ gốc

Để thực hiện những yêu cầu và nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán người ta

đã xây dựng được một số phương án tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng cho các đơn vị nói chung và cho các doanh nghiệp nói riêng gọi là hình thức kế toán Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:

- Hình thức kế toán nhật ký chung

- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Còn một hình thức kế toán ghi sổ đơn hiện nay rất ít các doanh nghiệp áp dụng, thường ở các đơn vị không có bộ máy kế toán, cán bộ làm kế toán mang tính kiêm nhiệm ở các đơn vị phụ thuộc của các khối hành chính sự nghiệp, những tổ chức nhỏ không mang tính tìm kiếm lợi nhuận ít tài sản và nợ lần Những ghi chép tài chính được ghi vào một quyển sổ thu – chi nhỏ, khoản thu ở trang bên trái, khoản chi ở trang bên phải, mỗi khoản thu chi đều có ghi ngày tháng và tóm tắt (Theo QĐ

số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp thì không có hình thức kế toán đơn)

1.3.8.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

* Đặc điểm hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong sổ cái

* Các loại sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ cái

+ Sổ nhật ký chung: là sổ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Ngoài ra còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc chứng từ gốc cùng loại kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung

+ Sổ nhật ký đặc biệt: dùng để tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, theo định kỳ ngắn ghi vào sổ nhật ký chung hoặc ghi vào sổ cái Định kỳ lấy số liệu ở nhật ký đặc biệt để định khoản ghi vào sổ cái (không cần ghi qua nhật ký chung)

+ Sổ cái: sổ cái được mở ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký Đây là sổ kế toán tổng hợp có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời nhưng phải đánh số trang và đăng ký theo quy định dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo từng kế toán mở cho mỗi đối tượng kế toán

- Sổ kế toán chi tiết: cũng được mở cho các đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết

* Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán (đặc biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác

Nhược điểm: khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế toán

Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người

1.3.8.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

* Đặc điểm hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ nhật ký sổ cái

- Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ

kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, sổ quỹ, các loại sổ, thẻ chi tiết

- Cuối tháng, cuối quý không cần lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có thể kiểm tra ngay ở dòng cộng cuối tháng, cuối quý

* Các loại sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

- Sổ kế toán tổng hợp: Một sổ KT tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái, sổ này được mở cho từng niên độ KT (tháng, quý, năm) và khoá sổ hàng tháng

- Sổ kế toán chi tiết: được mở chi tiết cho tất cả các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết Số lượng tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Kết cấu sổ rất đa dạng, tên gọi của sổ phù hợp với đối tượng kế toán ghi trong sổ (sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết ngân hàng, chi tiết tiền vay…)

* Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Sổ Cái

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: đơn giản rõ ràng, dễ làm, dễ vận dụng, đảm bảo được yêu cầu của việc đối chiếu, lấy số liệu

Nhược điểm: sử dụng một sổ KT tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kế toán cồng kềnh nên không thuận tiện chi việc ghi sổ và phân công kế toán viên

Phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh

tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít (đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu tập thể)

Bảng tồng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.3.8.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

* Đặc điểm hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Cũng giống như hình thức nhật ký chung nhưng nó được phát triển cao hơn hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành 2 bước công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập

- Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp

* Các loại sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập

và hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo trình

tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khi ghi sổ kế toán, tránh thất lạc, sai sót

+ Sổ cái: được mở riêng cho từng tài khoản sử dụng Cơ sở duy nhất để ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã lập và hoàn thành các yếu tố cấu thành trên kết cấu sổ Sổ cái có thể ghi định kỳ chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi 1 lần vào cuối tháng

- Sổ kế toán chi tiết: được mở theo yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán phản ánh các tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết

* Trình tự ghi sổ

Sơ đồ 1.3 - Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân công đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ

Nhược điểm: ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép, việc ghi chép đối chiếu thường dồn vào cuối tháng, làm cho báo cáo thường bị chậm ảnh hưởng đến năng xuất và hiệu quả của công tác kế toán

Hình thức này phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp

toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

- Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất so với 3 hình thức trên Nó kế thừa ưu điểm của các hình thức trước đó và đảm bảo chuyển môn hoá cao của sổ kế toán

- Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghệp vụ kinh tế tài chính theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung kinh tế (theo tài khoản)

- Các nhật ký chứng từ được mở theo bên Có của các tài khoản cấp I để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của tài khoản cấp I theo trình

tự thời gian đồng thời ghi theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan ngay trên cùng một trang sổ

- Thực chất các nhật ký chứng từ là bảng tổng hợp nhật ký các chứng từ gốc cùng loại để ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có của các tài khoản cấp I Số tổng cộng của các nhật ký chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào sổ cái,

do đó nó vừa mang tính chất như chứng từ ghi sổ

- Hình thức có thể kết hợp một phần hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng 1 quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán)

- Theo hình thức này cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản

vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ

* Các loại sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

- Nhật ký chứng từ

- Bảng kê

- Bảng phân bổ

- Sổ cái

* Trình tự ghi sổ

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: Tránh được việc ghi sổ trùng lắp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế (TK), kết hợp giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, dùng mẫu sổ bàn cờ nên giảm nhẹ công tác đối chiếu, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác

kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hoá cán bộ kế toán

Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, đòi hỏi trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Sổ cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê

1.3.8.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

* Đặc điểm hình thức kế toán máy

- Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức trên

- Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

* Các loại sổ theo hình thức kế toán máy

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế toán đó

* Trình tự ghi sổ

* Ưu, nhược điểm

Ưu điểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dễ dàng, tránh được nhầm lẫn

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Ghi chú

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Nhược điểm: Đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổ sung, bảo đảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho ra các số liệu sai lệch Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế toán.

1.4 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp

1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp

Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó Ta có thể hiểu

hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin

Hệ thống thông tin kế toán phải thực hiện công việc tập hợp thông tin từ các sổ chi tiết và sổ cái từ các nguồn thông tin trong nhiều chu trình khác nhau trong một

hệ thống để xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu

Như vậy hệ thống thông tin kế toán là sự hòa hợp của nhiều nhân tố: kế toán - thông tin - hệ thống, nghĩa là sự hòa hợp có tính hệ thống từ lĩnh vực kế toán với các lĩnh vực khác nhau để thực hiện vai trò cung cấp thông tin

Điều quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán phải kể đến là mô hình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán Thông thường mô hình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán được chia làm 3 công đoạn:

Thứ nhất - Nhập dữ liệu đầu vào: trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu (dữ liệu thô)

Thứ hai - Xử lý: công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn một để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công

đoạn sau Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán trên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản

Thứ ba - Kết xuất dữ liệu đầu ra: Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,… Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất khẩu dữ liệu…để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị

Như vậy hoạt động của hệ thống thông tin cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là

do con người quyết định Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công

1.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp

Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin gồm tri thức, sự kiện, số liệu

âm thanh, hình ảnh Vì vậy, công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa,… của con người

Ứng dụng công nghệ thông tin không những nâng cao hiệu quả của bản thân doanh nghiệp mà còn thúc đẩy các doanh nghiệp liên quan phải có sự đầu tư thích đáng hơn vào công nghệ thông tin để có thể cùng nhau tham gia trao đổi dữ liệu điện tử Từ đó nâng cao mặt bằng chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong

Ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp là một hoạt động rất cần thiết, trở thành phương tiện sản xuất quan trọng, không có nó thì doanh nghiệp hoạt động sẽ kém hiệu quả, thậm chí có thể dẫn đến phá sản

Tuy nhiên, các ứng dụng này mới chỉ dừng ở mức hỗ trợ tác nghiệp thay thế một phần lao động thủ công, chưa giúp tái cơ cấu lại quy trình nghiệp vụ Dù đã có ứng dụng hỗ trợ nhưng hầu hết phần lớn mới chỉ dừng lại ở mức hỗ trợ tính toán, xử lý trực tiếp, các lĩnh vực khác như kiểm tra, đối chiếu, phân tích, thống kê ứng dụng còn thấp

Do việc triển khai các hệ thống công nghệ thông tin phụ thuộc nhiều vào cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi các quy trình nghiệp vụ chưa được chuẩn hoá và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau, do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin phải phân nhỏ theo lĩnh vực nên mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý của ứng dụng chưa cao

Để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin

1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp

* Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán thực chất là việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán Phần mềm kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động,

từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo

Với kế toán máy, các công việc của kế toán khi làm thủ công như ghi sổ, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán đều do máy tính đảm nhiệm, còn công việc của những người làm kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, nhập chứng từ vào máy, kiểm tra tính chính xác của các chứng từ trong việc việc quản lý nghiệp vụ Như vậy, khi áp dụng kế toán máy, công việc của những người làm kế

toán sẽ bị thay đổi, năng suất lao động tăng lên, thông tin do kế toán cung cấp sẽ đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý Căn cứ chức năng nhiệm vụ của kế toán, vào chế độ kế toán hiện hành, vào đặc điểm xử lý thông tin trên máy tính, vào các yêu cầu xử lý thông tin kế toán của các phần mềm kế toán, khi tổ chức lại công tác

kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau: Thứ nhất, việc tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán

Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, nên một số cán bộ kế toán có thể kiêm nhiệm một số phần hành

Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu Vì số liệu trên các sổ kế toán đều được xử lý trực tiếp từ cùng một cơ sở dữ liệu, nếu có sai sót trong cơ sở dữ liệu chung, sẽ kéo theo sai sót của hàng loạt các thông tin kết quả trên các sổ và báo cáo Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ Các sổ kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý

Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết

* Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điệu kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, ngoài việc quán triệt các quan điểm nêu trên, khi thực hiện cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc 1: tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo tính khoa

học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành luật Kế toán, phù hợp yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước, phù hợp chuẩn mực kế toán và các chính sách chế độ tài chính kế toán của Nhà nước

Khi tổ chức kế toán trên máy vi tính yêu cầu phải có sự kết hợp, kiểm tra đối chiếu, kết xuất, sử dụng thông tin giữa các bộ phận trong phòng kế toán với nhau, nếu không tổ chức khoa học và hợp lý thì không thể phát huy hết vị trí, vai trò của từng nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị đồng nghĩa với việc giảm

đi chức năng kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin kế toán Mặt khác, tổ chức công tác kế toán trên máy từ việc lập, luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, cho đến khâu lập báo cáo, lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ theo Luật Kế toán, các Chuẩn mực, các nguyên tắc, chính sách, chế độ và quy chế về kinh tế - tài chính - kế toán

Nguyên tắc 2: tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính ở doanh nghiệp phải

đảm bảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp Khi tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động, quy trình sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý kinh doanh của doanh nghiệp mà kế toán trưởng phải quan tâm đến các vấn đề sau:

- Về trang bị phần cứng: cần có bao nhiêu máy, bao nhiêu thiết bị ngoại vi, nối mạng cục bộ phòng kế toán hay nội bộ toàn công ty

- Về trang bị phần mềm: Thông thường, mỗi nhà cung cấp phần mềm có thế mạnh riêng trong công tác sản xuất phần mềm như: phần mềm chuyên sử dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, phần mềm chuyên dùng cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, phần mềm đạt chuẩn ERP và giá cả của các phần mềm cũng tùy thuộc vào chất lượng và khả năng đáng ứng dịch vụ, chính vì vậy mà doanh nghiệp