Luận văn kinh tế Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH viên thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG  N B T H , tháng 11 ăm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG  GVHD SVTH B T N L T T T H , tháng 11 ăm 2013 H i LỜI CÁM ƠN Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Lạc Hồng, được là sinh viên, được học tập tại các giảng đường rộng lớn của trường là khoảng thời gian không quá dài nhưng cũng đủ để cho một sinh viên như em tiếp nhận được những kiến thức hữu ích không những trong lĩnh vực chuyên ngành mà còn các vấn đề xã hội khác, về triết lí đạo đức con người Nhìn lại những gì đã trải qua, những gì em đã đạt được trong suốt thời gian theo học tại trường em không có gì hơn ngoài lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả các quý Thầy Cô giáo trong trường đã giúp đỡ và dạy bảo em tận tình Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy Cô giáo trong trường Đại Học Lạc Hồng nói chung và các Thầy Cô trong khoa Kế Toán – Kiểm Toán nói riêng, đã tận tình giúp đỡ em, chỉ dạy, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt những năm tháng theo học dưới mái trường Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Cô Lý Thị Thu Hiền đã giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành tốt đề tài này Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các anh chị trongcông ty TNHH Viên Thành, đặc biệt là chị Dương Kim Tuyến đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này Xin chân thành cảm ơn! Biên Hòa, tháng 11 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Anh Uyên ii MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC VIẾT TẮT v DANH MỤC SƠ ĐỒ vi DANH MỤC BIỂU ĐỒ vii DANH MỤC BẢNG BIỂU viii PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4 Phương pháp nghiên cứu 2 5 Kết cấu của đề tài 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 4 1.1 Tổng quan về tổ chức công tác kế toán 4 1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán 4 1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 4 1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán 5 1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán 6 1.2 Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp 7 1.2.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp 7 1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 9 1.3 Tổ chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán 10 1.3.1 Chứng từ kế toán 10 1.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán 12 1.3.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán 12 iii 1.3.4 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 14 1.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán 15 1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán 16 1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 17 1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng 18 1.4 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 28 1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 28 1.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 29 1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 30 1.4.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp 34 1.4.5 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp 34 Tóm tắt chương 1 37 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 38 2.1 Tình hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Viên Thành 38 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 38 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 39 2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý 40 2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 41 2.1.5 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh 46 2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động 48 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 50 2.2.1 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 50 iv 2.2.2 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 62 Tóm tắt chương 2 80 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 81 3.1 Quan điểm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 81 3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 82 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 82 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 83 3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TNHH Viên Thành 84 3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị người dùng và bảo mật hệ thống thông tin 84 3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin kế toán 85 3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán 86 Tóm tắt chương 3 88 KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 92 3 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 8 Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở * Tổ chức công tác kế toán phân tán Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh, địa bàn phân tán Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: công ty, tổng công ty ), vừa tổ chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả kinh doanh Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kịp thời, khó nắm chắc tình hình cơ sở vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không được kịp thời * Tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác nhau Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận 11 - Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả - Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ - Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán có thể thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ * Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ - Về mặt quản lý: ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế trở nên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý, kịp thời Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Về kế toán: chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán - Về pháp lý: chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán 13 - Yếu tố bổ sung: là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt của chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…) Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn) - Ghi đủ các yếu tố của chứng từ -Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại - Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán - Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo một nội dung quy định cho chứng từ kế toán * Ký chứng từ kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng bút mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký ở các lần trước đó Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám Đốc, Giám Đốc hoặc người ủy nhiệm), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng 71 - Đối với báo cáo thuộc lĩnh vực quản lý hàng tồn kho: hệ thống phần mềm cung cấp tính năng dự báo số lượng hàng tồn kho cần mua; báo cáo nhập xuất tồn theo kho hoặc chi nhánh; báo cáo nhập xuất tồn theo lô hoặc hạn sử dụng; báo cáo hàng tồn kho bị trả lại và báo cáo kiểm kê hàng tồn kho Bảng 2.6: Báo cáo tình hình hàng tồn kho Dự báo số lượng hàng tồn kho cần mua? Báo cáo Báo cáo nhập nhập Báo cáo xuất tồn xuất tồn hàng bán theo theo bị trả lại? kho/chi lô/hạn sử nhánh? dụng? I Phần mềm trong nước SX 1 AccNet 2004 Không Có 2 Fasst 2006.f Không Có 3 Bravo 6.0 Có Có 4 DAS 4.0 Có Có 5 ASC 6.0 Có Có 6 Advan 3.0 Có Có 7 Effect Có Có 8 SSI Có Có 9 MISA Có Có 10 ViNET 1.0 Không Có II Phần mềm nước ngoài SX 1 ACCPAC a.Serries Không Có 2 JDEdward One Có Có 3 Solomon 6.0 Không Có 4 Navison Không Có 5 QuickBooks Pro Không Không III Phần mềm của công ty TNHH Viên Thành Có nhưng Microsoft Dynamic AX ko triển Có khai Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho? Không Có Không Có Không Không Không Không Không Không Không Không Có Không Có Có Có Có Có Không Có Có Có Không Có Có Có Có Có Không Không Có Không Không Không Có Có Có Có Có Không Không Không Không Không Có Có nhưng ko triển khai Có (Nguồn: tổng hợp từ tác giả) Tuy việc dự báo hàng tồn kho cần mua và báo cáo hàng bán bị trả lại là rất cần thiết cho nhà quản lý để dự báo tình hình kinh doanh, nhưng hiện nay hai tính năng này của phần mềm vẫn chưa được triển khai 72 - Về khả năng kiếm soát dữ liệu kế toán: hệ thống phần mềm cho phép người dùng có thể in các báo cáo khi chưa thực hiện kết toán bút chuyển, in các báo cáo tài chính khi đã khoá sổ kế toán Ngoài ra người dùng có thể điều chỉnh số liệu trực tiếp trên từng mô-đun của hệ thống phần mềm Bảng 2.7: Khả năng kiểm soát dữ liệu kế toán Có thể in Báo cáo tài chính khi chưa thực hiện các bút toán kết chuyển? I Phần mềm trong nước SX 1 AccNet 2004 Không 2 Fasst 2006.f Có 3 Bravo 6.0 Có 4 DAS 4.0 5 ASC 6.0 Có Có Có/cảnh 6 Advan 3.0 báo Có/cảnh 7 Effect báo Có/cảnh 8 SSI báo 9 MiSa-SME Có 10 ViNET 1.0 Có II Phần mềm nước ngoài SX Có thể tin Báo cáo tài chính khi đã khóa sổ kế toán? Có thể điều chỉnh số liệu trực tiếp trên từng môđun? Có Có Có Có Có Có Có Có Có/cảnh báo Có/cảnh báo Có/cảnh báo Có Có Có Có Không hỗ trợ Không hỗ trợ Crytal Report, BRIO, FRx, F9 Crytal Report, BRIO Không hỗ trợ Có Crytal Report Có Có phân hệ vấn tin Có Crytal Report Có Có Crytal Report Crytal Report 1 ACCPAC a Serries Có Có Có 2 JDEdward One Có Có Có Có/cảnh báo Có/cảnh báo Có Có/cảnh báo Có/cảnh báo Có 3 Solomon 6.0 4 Navison 5 QuickBooks Pro Các công cụ xử lý khác có thể thâm nhập vào cơ sở dữ liệu? Crytal Report, BRIO, FRx, F9, View Mix Crytal Report, BRIO, FRx, F9, View Mix Có Cry tal Report, FRx Có Crytal Report Có Không hỗ trợ 73 III Phần mềm của công ty TNHH Viên Thành Microsoft Dynamic AX Có Có Có SSRS, SSAS (Nguồn: tổng hợp từ tác giả) Hệ thống cung cấp hai công cụ hỗ trợ cho việc tương tác với cơ sở dữ liệu là SSRS và SSAS Chỉ có những tài khoản được cấp phép mới có thể sử dụng những công cụ này để làm việc trực tiếp với cơ sở dữ liệu - Về phương pháp kết chuyển dữ liệu: hệ thống phần mềm cung cấp khả năng cập nhật dữ liệu thời gian thực và theo lô Bảng 2.8: Phương pháp kết chuyển dữ liệu Phương pháp kết chuyển dữ liệu trong từng phân hệ (môđun) cơ bản Tên phần mềm Hàng Công nợ Công nợ Tiền Bán hàng tồn kho phải thu phải trả I Phần mềm trong nước SX 1 AccNet Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian thực Thời gian thực 2004 thực thực thực Thời gian Thời gian Thời gian 2 Fast 2006 Thời gian thực Thời gian thực thực thực thực 3 Bravo 6.0 Theo lô Theo lô Theo lô Theo lô Theo lô 4 DAS 4.0 Theo lô Theo lô Theo lô Theo lô Theo lô Thời gian Thời gian Thời gian 5 ASC 6.0 Thời gian thực Thời gian thực thực thực thực Thời gian Thời gian Thời gian 6 Advan 3.0 Thời gian thực Thời gian thực thực thực thực Thời gian Thời gian Thời gian 7 Effect Thời gian thực Thời gian thực thực thực thực 8 SSI Thời gian Thời gian Thời gian thực thực thực Thời gian thực Thời gian thực 9 MiSa-SME 7.9 Thời gian Thời gian Thời gian thực thực thực Thời gian thực Thời gian thực Thời gian Thời gian Thời gian thực thực thực II Phần mềm nước ngoài SX Thời gian thực Thời gian thực 10 ViNET 1.0 1 ACCPAC Theo lô Có Người sử dụng tự định nghĩa Theo chi phí Đơn đặt hàng, thực tế kết định mức hợp ước tính; 74 2 JDEdward One 3 Solomon 6.0 4 Navision Theo lô Có Thời gian thực Có Theo lô Có 5 QuikBooks Theo lô Có Pro III Phần mềm của Viên Thành Microsoft Có Có Dynamic AX Người sử dụng Theo chi phí tự định nghĩa thực tế Hầu hết phương pháp Theo chi phí Đơn đặt hàng, thực tế định mức Không Người sử dụng Theo chi phí Đơn đặt hàng, tự định nghĩa thực tế định mức Không Không Đơn đặt hàng Có Có Có (Nguồn: tổng hợp từ tác giả) Việc hỗ trợ thời gian thực qua mạng giúp cho chi nhánh Hà Nội và văn phòng đại diện tại Đà Nẵng đồng bộ hoá được dữ liệu hỗ trợ cho công tác kinh doanh Bên cạnh đó, các người dùng tại các kho nằm rải rác khắp nơi có thể cập nhật thông tin chính xác nhất, kịp thời nhất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của toàn bộ hệ thống công ty Ngoài ra, việc hỗ trợ cập nhật dữ liệu theo lô giúp cho kế toán có thể kiểm tra dữ liệu lại trước khi cập nhật lên hệ thống, tránh được dữ liệu trên hệ thống sai sót phải chỉnh sửa * Về sao lưu, lưu trữ và bảo quản dữ liệu hệ thống phần mềm Hiện nay, hệ thống phần mềm của công ty thường xuyên được sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày ngoài giờ làm việc một cách tự động Việc sao lưu liên tục sẽ hạn chế được lượng dữ liệu bị mất khi gặp sự cố xảy ra Ngoài việc dữ liệu trên hệ thống được sao lưu sang máy khác, công ty còn tiến hành thực hiện việc sao chép dữ liệu định kỳ theo quý ra đĩa cứng, niêm phong và đem lưu trữ Việc niêm phong, lưu trữ dữ liệu được thực hiện do nhân viên có thẩm quyền của phòng phát triển phần mềm Quá trình đó được giám sát bởi Giám đốc hoặc Kế toán trưởng * Về khả năng đáp ứng của hệ thống phần mềm đối với người dùng Tác giả đã tiến hành khảo sát khả năng đáp ứng của hệ thống phần mềm đối với người dùng tại công ty Đối tượng khảo sát là nhân viên sử dụng phần mềm ở các 75 phòng ban về khả năng đáp ứng của hệ thống phần mềm và nhân viên kế toán về khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán - Đối với khảo sát về khả năng đáp ứng của hệ thống phần mềm ở tổ chức ứng dụng phần mềm: tác giả đã tiến hành khảo sát toàn bộ các nhân viên trong công ty tại các phòng ban sử dụng hệ thống phần mềm trực tiếp Bảng 2.9: khả năng đáp ứng ở tổ chức ứng dụng hệ thống phần mềm STT Có Không 1 Nội dung Phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng phù hợp với các quy định của pháp luật về kế toán? 15 0 2 Đáp ứng yêu cầu thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp 12 3 3 Tính linh hoạt của phần mềm (có thể nâng cấp hoặc thay đổi theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp) Có thể liên kết, giao tiếp với các ứng dụng khác như nhập và truy xuất dữ liệu từ Excel, Access… Độ tin cậy, chính xác của phần mềm Tính bảo mật Chế độ, dịch vụ bảo hành Phần mềm có yêu cầu hệ thống phần cứng Giá cả hợp lý? Phần mềm hoạt động ổn định, không phát sinh lỗi Cộng Tỷ lệ (%) 15 0 15 0 15 15 15 15 15 13 145 95.7 0 0 0 0 0 2 5 4.3 4 5 6 7 8 9 10 (Nguồn: khảo sát và tổng hợp từ tác giả) Kết quả khảo sát cho thấy tỷ lệ đáp ứng của hệ thống phần mềm đối với người dùng của tổ chức áp dụng hệ thống phần mềm là rất cao, chiếm hơn 95% trên tổng số người dùng Tỷ lệ không đáp ứng được là do hệ thống phần mềm chưa có những tính năng trong lĩnh vực quản trị (kiểm tra thông tin người dùng cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu, thời gian thao tác phần mềm…), điều này là rất cần thiết đối với các nhà quản lý Riêng đối với trường hợp không đáp ứng được do phần mềm hoạt động không ổn định, tác giả tiến hành điều tra và nhận thấy rằng lỗi phát sinh không phải là do phần mềm, mà là do người dùng sử dụng quá nhiều phần mềm ứng dụng khác cùng lúc, làm cho tài nguyên bộ nhớ của máy tính giảm, bên cạnh đó băng thông kết nối tới máy chủ bị nghẽn do lưu lượng 76 truy cập vào internet là quá lớn Ngoài ra, một số máy tính thuộc thế hệ cũ và được nâng cấp nhiều lần - Đối với khảo sát về khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán: tác giả chỉ tập trung khảo sát 10 người dùng phần hành kế toán của hệ thống phần mềm kế toán tại các phòng ban và bộ phận liên quan trực tiếp đến các phần hành kế toán nói chung Bảng 2.10: khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán Có Không 10 0 2 3 Tiêu chí đánh giá Khả năng thích ứng với công tác kinh doanh của doanh nghiệp Tính trị giá hàng nhập kho/ xuất kho Khấu hao tài sản cố định 10 10 0 0 4 Khả năng sử dụng đơn vị tính/quy cách trong hàng tồn kho 10 0 5 Khả năng dự báo nhu cầu hàng tồn kho và thời gian đặt hàng 0 10 6 Khả năng quản lý nhiều địa điểm hàng tồn kho 10 0 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Khả năng tiếp nhận đơn đặt hàng Khả năng hạch toán chiết khấu Báo cáo phân tích doanh thu Báo cáo công nợ khách hàng Quản lý công nợ phải thu và phải trả Khả năng quản lý nhân sự và tiền lương Khả năng quản lý mối quan hệ với khách hàng Khả năng nhập liệu, in báo cáo Hạch toán đa tiền tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá Khả năng truy xuất nguồn gốc Khả năng lập báo cáo tài chính 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 18 Khả năng phân tích tài chính 7 3 19 Khả năng lập Báo cáo thuế GTGT 10 0 20 Khả năng lập Báo cáo thuế khác 10 187 93.5 0 13 6.5 STT 1 Cộng Tỷ lệ (%) (Nguồn: khảo sát và tổng hợp từ tác giả) 77 Qua khảo sát cho thấy tỷ lệ đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán cũng rất cao, chiếm hơn 93% tỷ lệ khảo sát Điều này chứng tỏ hệ thống phần mềm đã và đang sử dụng đáp ứng rất tốt nhu cầu sử dụng của các nhân viên thuộc các bộ phận, đồng thời cho thấy hệ thống phần mềm có thể cung cấp được các tính năng cần thiết hỗ trợ cho nhân viên trong việc xử lý nghiệp vụ của mình Tuy nhiên, khảo sát vẫn cho thấy hạn chế của phần mềm về khả năng phân tích tài chính và khả năng xử lý thông tin về hàng tồn kho Hạn chế này sẽ ảnh hưởng đến việc dự báo doanh thu, khả năng dự báo hàng tồn kho cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty * Ưu điểm của hệ thống phần mềm kế toán đối với thực trạng của công ty - Có khả năng đáp ứng những yêu cầu trong công tác quản lý, công tác tổ chức kế toán cũng như hoạch định phát triển kinh doanh của công ty không thua kém bất cứ phần mềm trong và ngoài nước nào - Tính năng hoạt động ổn định, không bị lỗi do phần mềm gây ra - Dịch vụ hỗ trợ từ phía nhà cung cấp phần mềm rất chuyên nghiệp, khả năng phát triển thêm các tính năng phần mềm cao do có chuyên gia phát triển phần mềm của Microsoft làm việc trực tiếp tại công ty - Đồng bộ hoá được dữ liệu từ chi nhánh Hà Nội và văn phòng đại diện tại Đà Nẵng * Nhược điểm của hệ thống phần mềm kế toán với thực trạng của công ty - Giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng hoàn toàn bằng tiếng Anh Điều này làm hạn chế khả năng tiếp cận của người dùng với phần mềm - Nhu cầu sử dụng của công ty đòi hỏi hệ thống phải làm việc ổn định, nhưng đa số các thiết bị đều được mua tại Việt Nam, nên độ ổn định không cao - Chi phí đầu tư cao (hệ thống phần cứng, chi phí nhân viên phát triển phần mềm của Microsoft) - Số lượng người dùng còn hạn chế do thời gian đào tạo lâu, không có chuyên viên phụ trách đào tạo, chủ yếu là giữa người dùng cũ với người dùng mới 78 - Cơ sở dữ liệu chưa được mã hoá do phần mềm có hệ thống cơ sở dữ liệu mở - Chưa có tính năng theo dõi, lưu vết các nghiệp vụ phát sinh (tạo mới, chỉnh sửa dữ liệu) trong lúc sử dụng phần mềm (nghiệp vụ phát sinh từ người dùng nào, thời gian phát sinh nghiệp vụ…) 2.2.2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành Thực tế thực trạng hệ thống thông tin tại công ty TNHH Viên Thành cho thấy rằng công ty đánh giá rất cao tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong tình hình hiện nay Việc công ty thành lập phòng phát triển phần mềm trong điều kiện doanh nghiệp quy mô nhỏ càng chứng tỏ vai trò của hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý, phát triển kinh doanh của công ty, là chiến lược mũi nhọn trong thời kỳ bùng nổ thông tin hiện nay Để mang lại hiệu quả cao nhất đòi hỏi công ty ngoài việc đầu tư cơ sở hạ tầng, phần mềm thì phải có chính sách phát triển nguồn nhân lực hợp lý phù hợp với tài nguyên của mình Tuy nhiên, nguồn nhân lực hiện nay của công ty chưa đáp ứng được hết những nhu cầu sử dụng phần mềm của công ty, chưa tận dụng được hết sức mạnh của hệ thống phần mềm hiện tại để mang lại nhiều lợi ích cho công ty hơn Nguyên nhân chủ yếu được xác định là: - Mỗi nhân viên kế toán trong công ty còn kiêm nhiệm nhiều việc, nên chỉ đảm bảo được hoàn thành công việc, chưa phát huy hết năng lực của mỗi người trong công việc chuyên môn đặc thù - Nhân sự của công ty vẫn biến động lớn hàng năm, chưa có sự ổn định vì công tác quản lý chưa tốt cũng như chính sách ưu đãi chưa thực sự hấp dẫn - Số lượng nhân viên được đào tạo về hệ thống phần mềm còn ít, thời gian đào tạo để nhân viên sử dụng được phần mềm mất nhiều thời gian, quy trình đào tạo chủ yếu là những hướng dẫn thao tác trực tiếp, chưa có tài hiệu hướng dẫn chi tiết thay thế 79 Những thực trạng trên đòi hỏi các nhà quản lý cần phải xem xét lại chiến lược phát triển công ty để có thể tận dụng tối đa sức mạnh của hệ thống công nghệ thông tin trong việc phát triển sản xuất kinh doanh của mình 87 tại bất kỳ thời điểm nào cần thiết mà không cần phải đợi đến báo cáo định kỳ hàng tồn kho như khi không có kế toán phụ trách hàng tồn kho - Dự báo nhu cầu tiền mặt phải trả: khi triển khai được dự báo số lượng hàng tồn kho cần mua, công ty sẽ triển khai được dự báo nhu cầu tiền mặt phải trả cho bộ phận kế toán tiền Tính năng này sẽ giúp cho kế toán tiền dự báo được dòng luân chuyển tiền mặt, giúp cho các nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược kinh doanh chủ động hơn trước - Báo cáo hàng mua phải trả lại: việc có kế toán phụ trách hàng tồn kho ngoài việc giúp công ty thống kê được số lượng hàng tồn kho còn giúp cho bộ phận kế toán vật tư thống kê được số lượng hàng mua cần phải trả lại do lỗi của nhà cung cấp hoặc chênh lệch số lượng giữa hợp đồng và chứng từ thực tế - Báo cáo chênh lệch mua hàng thực tế so với dự toán: với tính năng này, kế toán vật tư sẽ biết được chênh lệch giữa mua hàng thực tế so với dự toán nhu cầu cần thiết của công ty Dựa trên báo cáo này, các nhà quản lý sẽ đánh giá được tình hình thị trường hiện tại, nhu cầu của khách hàng biến động theo thị trường để có chính sách hợp lý hơn trong từng giai đoạn cụ thể - Báo cáo doanh thu thực tế so với dự toán theo mặt hàng: triển khai tính năng này sẽ cho phép các nhà quản lý đánh giá chính xác tình hình kinh doanh của công ty trong từng lĩnh vực cụ thể Điều này là rất cần thiết cho nhà quản lý hoạch định chiến lược kinh doanh trong từng thời điểm cụ thể phù hợp với từng lĩnh vực cụ thể Việc triển khai những tính năng trên hoàn toàn phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty hiện tại Hơn nữa, những tính năng này đều có sẵn trên hệ thống phần mềm kế toán, nên ngoài chi phí đào tạo, chi phí nhân lực thì công ty không phải tốn chi phí phát triển Những lợi ích khi thực hiện giải pháp này mang lại hiệu quả kinh doanh, hiệu quả kinh tế lớn hơn nhiều so với chi phí bỏ ra để triển khai, đồng thời khai thác được sức mạnh của hệ thống kế toán hiện tại 90 - Đề xuất các điều kiện để thực hiện giải pháp về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành Với những nội dung trên, bài nghiên cứu khoa học về cơ bản đã đáp ứng được được những mục tiêu đề ra ngay từ đầu Đặc biệt, với kết quả nghiên cứu và những đề xuất của mình, em đã được công ty TNHH Viên Thành đồng ý giữ lại làm việc chính thức ngay sau thời gian thực tập với chức danh Kế toán kho Đồng thời, công ty đã lên kế hoạch đào tạo cho em về hệ thống phần mềm trong thời gian sớm nhất để sớm triển khai những tính năng của hệ thống phần mềm kế toán như trong bài nghiên cứu khoa học của em đề xuất Trong thời gian thực tập cũng như thực hiện bài nghiên cứu khoa học của mình, được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Lý Thị Thu Hiền và sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị phòng Tài chính - Kế toán đã giúp em hoàn thành bài nghiên cứu của mình Tuy nhiên, do việc nghiên cứu đề tài trong phạm vi rộng trong khi đó thời gian thực tế còn hạn chế vì vậy bài nghiên cứu sẽ không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp, phê bình của Quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Quý thầy cô giáo cùng các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài này 93 Có □ Không □ Lý do: 6/ Tính bảo mật (ngăn cản người không có trách nhiệm vào phần mềm thay đổi dữ liệu hoặc xem những báo cáo quan trọng) Có □ Không □ Lý do: 7/ Chế độ, dịch vụ bảo hành (chế độ bảo hành càng lâu càng tốt, yêu cầu nhân viên phần mềm sửa chữa ngay khi hệ thống phần mềm gặp sự cố) Có □ Không □ Lý do: 8/ Phần mềm có yêu cầu hệ thống phần cứng Có □ Không □ Lý do: 9/ Giá cả hợp lý? Có □ Không □ Lý do: 10/ Phần mềm hoạt động ổn định, không phát sinh lỗi? Có □ Không □ Lý do: Xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của quý vị 94 Phụ lục 2: Phiếu khảo sát về khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán PHIẾU KHẢO SÁT Về khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán Bộ phận khảo sát: Tên nhân viên: Chức vụ: Quý vị vui lòng đánh chéo và trả lời vào các ô phía dưới 1/ Khả năng thích ứng với công tác kinh doanh của doanh nghiệp Có □ Không □ Lý do: 2/ Tính trị giá hàng nhập kho/ xuất kho Có □ Không □ Lý do: 3/ Khấu hao tài sản cố định Có □ Không □ Lý do: 4/ Khả năng sử dụng đơn vị tính/quy cách trong hàng tồn kho Có □ Không □ Lý do: 5/ Khả năng dự báo nhu cầu hàng tồn kho và thời gian đặt hàng Có □ Không □ Lý do: 6/ Khả năng quản lý nhiều địa điểm hàng tồn kho 95 Có □ Không □ Lý do: 7/ Khả năng tiếp nhận đơn đặt hàng Có □ Không □ Lý do: 8/ Khả năng hạch toán chiết khấu Có □ Không □ Lý do: 9/ Báo cáo phân tích doanh thu Có □ Không □ Lý do: 10/ Báo cáo công nợ khách hàng Có □ Không □ Lý do: 11/ Quản lý công nợ phải thu và phải trả Có □ Không □ Lý do: 12/ Khả năng quản lý nhân sự và tiền lương Có □ Không □ Lý do: 13/ Khả năng quản lý mối quan hệ với khách hàng Có □ Không □ Lý do: 14/ Khả năng nhập liệu, in báo cáo Có □ Không □ Lý do: 15/ Hạch toán đa tiền tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá 96 Có □ Không □ Lý do: 16/ Khả năng truy xuất nguồn gốc Có □ Không □ Lý do: 17/ Khả năng lập báo cáo tài chính Có □ Không □ Lý do: 18/ Khả năng phân tích tài chính Có □ Không □ Lý do: 19/ Khả năng lập Báo cáo thuế GTGT Có □ Không □ Lý do: 20/ Khả năng lập Báo cáo thuế khác Có □ Không □ Lý do: Xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của quý vị ... TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 81 3.1 Quan điểm hoàn thiện tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH. .. Thực trạng tở chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Viên Thành 50 iv 2.2.2 Đánh giá thực trạng tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin công ty TNHH Viên Thành 62 Tóm... thơng tin kế tốn doanh nghiệp 28 1.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp 29 1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc nội dung tở chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin