1 Theo nghiên cứu của Gartner và Panorama
2.4.4. Quản trị dự án ERP
Khả năng quản trị dự án ERP tại PNJ được đánh giá tương đối đạt yêu cầu nhờ sự hỗ trợ tối đa của Ban lãnh đạo doanh nghiệp để giải quyết những tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai ERP; mục tiêu và phạm vi được xác định rõ ràng; có bộ phận điều hành và giám sát chất lượng; có kênh liên lạc thông tin thường xuyên của ban dự án; …
Tuy nhiên, yếu tố mục tiêu phù hợp với nguồn lực của PNJ phần nào chưa đáp ứng được. Cụ thể, do yêu cầu quản lý rất nhiều và chi tiết, trong khi nguồn lực của doanh nghiệp là có giới hạn, chưa đủ khả năng đáp ứng theo yêu cầu quản lý mới. Do nguồn lực là không dễ dàng sắp xếp và bổ sung trong một thời gian ngắn nên yếu tố này ảnh hưởng lớn đến khả năng ứng dụng thành công hệ thống ERP.
Bên cạnh đó, quy trình quản lý rủi ro và quy trình quản trị sự thay đổi là hai khái niệm tương đối mới trong lĩnh vực quản trị chất lượng tại Việt Nam nhưng lại cần thiết trong quá trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP, nhưng tại PNJ vấn đề này chưa được chú trọng. Do đó, trong quá trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP Ban dự án cũng đã tập trung nhiều cho vấn đề này.
2.4.5. Quy trình tổ chức thực hiện dự án
Xây dựng một quy trình triển khai ứng dụng ERP tốt cũng đã góp phần cho PNJ cải thiện và củng cố nhiều yếu tố để triển khai ERP thành công. Cụ thể, nội dung “quản trị sự thay đổi” được xúc tiến trước các bước tiến hành triển khai ERP trong quy trình chuẩn trong quá trình ứng dụng ERP tại PNJ. Bên cạnh đó, PNJ cũng đã phải chuẩn bị và lập kế hoạch kỹ lưỡng cho việc chuyển đổi số liệu cực kỳ lớn và không chuẩn hiện tại vào hệ thống ERP bằng cách đưa thêm vào quy trình chuẩn triển khai ERP bước “chuyển đổi dữ liệu”.
Quy trình triển khai ứng dụng ERP tại PNJ
• Quá trình phân tích
Quy trình hoạt động của PNJ được đánh giá ở mức tương đối ổn do hệ thống quản trị chất lượng tại công ty đã được triển khai và áp dụng từ rất sớm, từ phiên bản ISO
9001:2000 (năm 2001 – năm 2008) và chuyển đổi thành công sang phiên bản ISO 9001:2008 (năm 2009).
Tất cả quy trình hoạt động chính của PNJ đều có quy trình, thủ tục, hướng dẫn cụ thể. Nhân viên tác nghiệp tuân thủ quy trình và chịu sự kiểm soát theo đúng quy định.
Như vậy, với quy trình hoạt động hiện tại, PNJ được xem là đủ điều kiện để tiến hành khai thác ứng dụng ERP.
Tuy nhiên, quy trình hiện tại này vẫn cần điều chỉnh và tái cấu trúc một số điểm cho phù hợp với hệ thống ERP.
Bên cạnh đó, do quy trình hiện tại còn mang nặng tính thủ công xuất phát từ quá trình phát triển của doanh nghiệp tử nhỏ lên lớn và chưa phù hợp với việc tin học hóa nói chung.
Hơn nữa, do đặc thù ngành nghề kinh doanh, sản phẩm nữ trang mang tính đa dạng về chủng loại và chất lượng nên ảnh hưởng nhiều đến tính linh động trong quá trình sản xuất, sự thay đổi một đặc tính kỹ thuật nào cũng sẽ có thể dẫn đến việc thay đổi quy trình sản xuất, giá cả sản phẩm, … Điều này đã gây khó khăn lớn cho việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp thành công.
Với những khó khăn về quy trình hoạt động, Ban dự án ERP đã tiến hành tập trung
phân tích những vấn đề gặp khó khăn khi chuyển đổi từ quy trình quản lý hiện tại sang quy trình quản lý trên hệ thống ERP. Từ đó, tiến hành lập kế hoạch chuyển đổi quy trình cụ thể và giám sát chặt chẽ trong quá trình thực hiện thay đổi. Đồng thời, chú ý bố trí và bổ sung nguồn nhân lực đầy đủ để đảm bảo tính khả thi của dự án.
• Cơ sở hạ tầng
Cơ sở hạ tầng hiện tại của PNJ được đánh giá khá cao bởi PNJ đã phát triển và ứng dụng phần mềm tin học vào quản lý từ rất sớm. Doanh nghiệp đã trang bị liên tục hệ thống máy chủ, máy trạm và hạ tầng mạng đồng thời với việc cải tiến cho phù hợp với khối lượng giao dịch ngày càng tăng mạnh của PNJ.
Bên cạnh đó, PNJ còn có đội ngũ IT chuyên trách quản trị hệ thống máy chủ và mạng. Những nhân viên này được đào tạo thường xuyên và có điều kiện thực hành ngay trên hệ thống được trang bị.
Do chi phí đầu tư cho hệ thống máy chủ mạnh theo yêu cầu của hệ thống ERP ngày càng giảm, đây không phải là một vấn đề lớn về ngân sách của doanh nghiệp như trước đây. Và vì vậy, PNJ cũng đã trang bị một hệ thống máy chủ mạnh để vận hành những phần mềm hiện tại và cũng đã chuẩn bị ngân sách đầu tư thêm cơ sở hạ tầng cho hệ thống ERP.
• Xác định tùy chỉnh của phần mềm
Do PNJ hoạt động trong lĩnh vực nữ trang và có một số quy trình mang tính đặc thù riêng biệt nên việc yêu cầu hiệu chỉnh phần mềm ERP cho phù hợp cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công khi ứng dụng hệ thống ERP tại PNJ.
Với việc xác định rõ những quy trình mang tính đặc thù ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chiến lược kinh doanh và yêu cầu quản lý đặc thù của ngành, Ban dự án cũng đã đưa ra những đòi hỏi thích hợp đối với phần mềm nhưng cũng đã hạn chế tối đa những yêu cầu này vì hầu hết những quy trình chuẩn trên hệ thống ERP là thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và khi yêu cầu phần mềm điều chỉnh quá nhiều sẽ có khả năng làm hệ thống hoạt động bất ổn.
• Chuyển đổi cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu của PNJ tại thời điểm trước ứng dụng ERP được đánh giá là thấp, dữ liệu phân tán, hệ thống mã sản phẩm không chuẩn và thiếu sự nhận dạng thống nhất trên toàn hệ thống.
Nhằm chuẩn bị cho việc khiển khai ứng dụng hệ thống ERP, PNJ đã tiến hành rà soát và mã hóa tất cả danh mục dữ liệu đang sử dụng: nữ trang, đá quý/ bán quý, nguyên vật liệu, khách hàng, nhà cung cấp, … Cấu trúc mã mới này được áp dụng trên toàn hệ thống và tiến hành điều chỉnh lại dữ liệu trên toàn công ty, loại bỏ những dữ liệu rác, trùng lăp ra khỏi hệ thống.
Ban dự án ERP đã soạn thảo và ban hành quy trình xây dựng mã và phân công trách nhiệm cho từng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý danh mục. Lựa chọn những nhân viên chuyên trách quản lý hệ thống danh mục là những người am hiểu về cấu tạo sản phẩm và nguồn gốc phát sinh của sản phẩm.
Bên cạnh đó, ban dự án cũng đã tiến hành chuyển đổi dữ liệu nhập - xuất - tồn tại các đơn vị nhằm đảm bảo số liệu được nhận dạng thống nhất và đồng bộ với danh mục mới, loại bỏ những dữ liệu rác đang tồn tại trên các phần mềm cũ.
CHƯƠNG 3