Giáo trình Tổ chức công tác kế toán với mục tiêu giúp các bạn có thể trình bày được khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc cần phải đảm bải khi thực hiện công tác kế toán hành chính sự nghiệp; Hiểu được mô hình tổ chức bộ máy kế toán, chính sách kế toán cho đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo!
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGÀNH, NGHỀ: KẾ TỐN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định Số:…./QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày… tháng… năm2021của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm i LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức cơng tác kế tốn tổ chức việc thực chuẩn mực chế độ kế tốn để phản ánh tình hình tài kết hoạt độngtại đơn vị, tổ chức thực chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn, cung cấp thơng tin tài liệu kế toán nhiệm vụ khác kế tốn Nói cách khác, tổ chức cơng tác kế toán thiết lập quan hệ qua lại phương pháp kế toán, đối tượng kế tốn với người am hiểu nội dung cơng tác kế toán (người làm kế toán) biểu qua hình thức kế tốn thích hợp đơn vị hành nghiệp Đồng Tháp, ngày… tháng năm 2017 Chủ biên Nguyễn Thanh Tâm ii MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU ii CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 1 Khái niệm đơn vị kế toán HCSN Error! Bookmark not defined Khái niệm tổ chức công tác kế toán 3 Nội dung tổ chức công tác kế toán Ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn CHƢƠNG 2: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Tổ chức hạch toán ban đầu 2.1.Tổ chức hạch toán ban đầu 2.1 Hình thức tổ chức cơng tác kế toán tập trung 2.2 Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán 2.3 Hình thức tổ cơng tác kế tốn vừa tập chung vừa phân tán 2.4 Hình thức tổ chức sổ kế toán CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 17 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán 17 Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán đơn vị 21 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp 22 Hệ thống tài khoản kế toán HCSN 23 4.1.Tài khoản hệ thống tài khoản kế toán 23 4.2 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản 24 4.3 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản 24 CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN VÀ XÂY DỰNG QUI TRÌNH HẠCH TỐN iii 26 Xác định yêu cầu thông tin 26 Xây dựng danh mục đối tƣợng kế toán 27 Tổ chức mã hóa đối tƣợng quản lý sở liệu kế toán 29 CHƢƠNG 5: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỔ KẾ TOÁN 37 Hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị 37 Sự cần thiết tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 38 Yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin 39 Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin 39 CHƢƠNG 6: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ 42 Mục đích việc lập báo cáo tài 42 Trách nhiệm đơn vị việc, nộp báo cáo tài 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 iv GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Tổ chức cơng tác kế tốn Mã mơn học: TKT487 Thời gian thực môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 28 giờ; Kiểm tra giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Tổ chức cơng tác kế tốn mơn học tự chọn thuộc nhóm chun mơn chƣơng trình đào tạo nghề kế tốn đơn vị hành nghiệp Là mơn học đƣợc bố trí sau học xong môn sở song song với mơn kế tốn hành nghiệp - Tính chất: Thơng qua kiến thức chun mơn tổ chức cơng tác kế tốn, ngƣời học lựa chọn mơ hình tổ chức máy kế tốn, sách kế toán, vận dụng đƣợc chế độ kế toán, kiểm tra kế toán lƣu trữ tài liệu kế tốn cho đơn vị II Mục tiêu mơn học: - Về Kiến thức: + Trình bày đƣợc khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc cần phải đảm bải thực cơng tác kế tốn hành nghiệp + Hiểu đƣợc mơ hình tổ chức máy kế tốn, sách kế tốn cho đơn vị kế tốn hành nghiệp + Biết đƣợc phần mềm kế toán đơn vị kế tốn hành nghiệp - Kỹ năng: + Phân tích quy trình hạch tốn nghiệp vụ kế toán + Vận dụng đƣợc chế độ kế toán, kiểm tra kế toán, lƣu trữ tài liệu kế toán đơn vị kế toán hành nghiệp v + Ứng dụng tin học tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị hành nghiệp + Phát triển kỹ tự nghiên cứu, lắng nghe, giao tiếp, ứng xử, làm việc nhóm lĩnh vực chun mơn - Về lực tự chủ trách nhiệm: Nắm vững lý thuyết giảng lớp Kết hợp với nghiên cứu tài liệu tham khảo, tham gia thảo luận làm tập tình bắt buộc nhằm rèn luyện kỹ năng, phƣơng pháp Tuân thủ quy định nhà nƣớc, trung thực III Nội dung môn học: Nội dung tổng quát phân bổ thời gian: Thời gian (giờ) Thực hành, Tên chƣơng, mục Số TT Tổng số Lý thínghiệm, Kiểm thuyết thảo luận, tra tập Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 1.1 Khái niệm đơn vị kế toán HCSN 1.2 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn 1.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn 1.4 Ý nghĩa việc tổ chức cơng tác kế tốn 1.5 Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn vi 3 - - Chƣơng 2: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 2.1 Các hình thức tổ chức máy kế toán đơn vị HCSN - 9 - 2.2 Tổ chức máy kế toán ngƣời làm kế toán 2.3 Vai trị trách nhiệm kế tốn trƣởng Chƣơng 3: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TỐN 3.1 Chứng từ kế tốn 3.2 Tổ chức thực qui định pháp luật chứng từ kế tốn 3.3 Tổ chức thu nhận thơng tin chứng từ kế toán 3.4 Tổ chức kiểm tra xử lý chứng từ kế toán 3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán 3.6 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán Chƣơng 4: TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ XÂY DỰNG QUI TRÌNH HẠCH TỐN 4.1 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế tốn 4.2 Cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán vii 4.3 Xây dựng qui trình hạch tốn Chƣơng 5: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỔ KẾ TỐN 5.1 Sổ kế tốn 5.2 Tổ chức thực quy định pháp luật - 12 45 15 28 sổ kế tốn 5.3 Lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán hệ thống sổ kế toán áp dụng Chƣơng 6: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ 6.1 Báo cáo tài 6.2 Mục đích báo cáo tài 6.3 u cầu lập trình bày báo cáo tài 6.4 Nguyên tắc lập báo cáo tài 6.5 Tổ chức thực quy định pháp luật báo cáo tài 6.6 Tổ chức lập báo cáo tài Cộng viii CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN * Giới thiệu: Tổ chức cơng tác kế tốn tổ chức việc thực chuẩn mực chế độ kế tốn để phản ánh tình hình tài kết hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế tốn, cung cấp thơng tin tài liệu kế toán nhiệm vụ khác kế tốn Nói cách khác, tổ chức cơng tác kế toán thiết lập quan hệ qua lại phƣơng pháp kế toán, đối tƣợng kế tốn với ngƣời am hiểu nội dung cơng tác kế toán (ngƣời làm kế toán) biểu qua hình thức kế tốn thích hợp đơn vị * Mục tiêu: - Kiến thức: - Hiểu đƣợc nội dung kế tốn đơn vị hành nghiệp - Hiểu đƣợc nội dung tổ chức công tác kế tốn đơn vị hành nghiệp - Kỹ năng: - Trình bày đƣợc tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị hành nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Tuân thủ yêu cầu phẩm chất nghề kế toán trung thực, xác, khoa học + Tuân thủ chế độ kế tốn tài Nhà nƣớc ban hành * Nội dung Khái niệm đơn vị kế tốn HCSN Đơn vị hành nghiệp đơn vị, quan hoạt động nguồn kinh phí ngân sách Nhà nƣớc cấp cấp phát nguồn kinh phí khác nhƣ hội phí, học phí, viện phí, kinh phí đƣợc tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ, Đó đơn vị hành nghiệp trực thuộc Bộ, Tổng cục, quan Đoàn thủ tục kiểm tra trình nhập liệu bao gồm: Kiểm tra tính nhập liệu; kiểm tra vùng liệu; kiểm tra dấu (> hay < 0); kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra tính có thực nghiệp vụ; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; kiểm tra việc nhập trùng liệu; kiểm tra dung lƣợng vùng nhập liệu; số tổng kiểm soát; định dạng trƣớc nhập liệu; sử dụng giá trị mặc định tạo số tự động… Hai là, Kiểm sốt q trình xử lý liệu Kiểm sốt xử lý kiểm tra xác thơng tin kế tốn q trình xử lý số liệu, loại trừ yếu tố bất thƣờng trình xử lý số liệu, loại trừ yếu tố bất thƣờng trình xử lý đảm bảo cho hệ thống vận hành nhƣ thiết kế ban đầu Hệ thống xử lý yêu cầu mẫu tin tệp tin liệu nằm theo trình tự Kiểm sốt trình tự phát mẫu tin không nằm thứ tự Các mẫu tin hai tệp tin phải đƣợc xếp theo trình tự Nếu mẫu tin có trình tự xếp khác chƣơng trình cập nhật báo lỗi khơng chuyển thơng tin đến tệp tin Trong q trình thiết kế hệ thống, ngƣời lập trình lập trình thủ tục kiểm sốt xử lý kế tốn cung cấp để hệ thống tự động kiểm tra hoạt động xử lý Ba là, kiểm sốt thơng tin đầu Kiểm sốt thơng tin đầu bao gồm sách bƣớc thực nhằm đảm bảo xác việc xử lý số liệu Việc kiểm sốt thực thơng qua thủ tục sau: - Xem xét kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; - Đối chiếu kết xuất liệu nhập thơng qua số tổng kiểm sốt nhằm đảm bảo tính xác thơng tin; - Chuyển giao xác thơng tin đến ngƣời sử dụng thơng tin; - Đảm bảo an tồn cho kết xuất thông tin nhạy cảm doanh nghiệp; - Quy định ngƣời sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính xác, đầy đủ trung thực thông tin sau nhận thông tin, báo cáo; - Quy định hủy liệu, thơng tin bí mật sau tạo kết xuất in thử, nháp,… - Tăng cƣờng giải pháp an tồn hệ thống mạng trƣờng hợp chuyển giao thơng tin hệ thống mạng máy tính 33 Kiểm tra kế tốn nội đánh giá an tồn liệu xem xét hoạt động phận, phần hành kế toán máy kế toán đƣa đề nghị cho kế toán viên kế toán trƣởng Việc chỉnh sửa số liệu chức kế toán tổng hợp phải độc lập với việc chỉnh sửa số liệu phân hệ khác, kế tốn tổng hợp khơng đƣợc quyền chỉnh sửa số liệu kế toán chi tiết phân hệ, điều nằm đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu kế toán tổng hợp kế toán chi tiết d) Các phương pháp kiểm tra qua thử nghiệm kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát để xác định nhân viên có thực sách, bƣớc kiểm sốt cách đắn khơng Kế tốn gọi kiểm tra chứng minh Kiểm tra viên nội phải sử dụng kỹ thuật kiểm tra với giúp đỡ máy vi tính để xem xét Các phƣơng pháp kiểm tra thƣờng sử dụng: Kiểm tra liệu: Kiểm tra viên nội tạo tệp tin nghiệp vụ mô vạch nghiệp vụ đƣợc xử lý nhƣ hệ thống thông tin Tệp tin đƣợc vận hành với liệu mô kế tốn viên xem xét thơng tin đầu Mơ song song: Kiểm tra viên nội viết đặt hàng đơn vị cung cấp phần mềm độc lập với phần mềm kế toán doanh nghiệp ứng dụng chƣơng trình mơ thực chức chƣơng trình kế toán ứng dụng doanh nghiệp Phương tiện kiểm tra tích hợp hệ thống: Kiểm tra viên nội tạo trung tâm chi phí nghiệp vụ giả Bên cạnh họ lập bảng tính thủ cơng tay so sánh kết với kết xử lý theo chƣơng trình máy tính Những nghiệp vụ kiểm tra đƣợc xử lý với nghiệp vụ thật, kiểm tra viên phải ngăn chặn kết chuyển vào tệp tin hay phải làm bút tốn điều chỉnh để xóa nghiệp vụ giả a) Vận dụng xây dựng danh mục chứng từ kế toán Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa nguyên tắc lập phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế tốn; ghi sổ lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đƣợc quy định chế độ chứng từ kế toán chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc hệ thống chứng từ hƣớng dẫn 34 Căn vào hệ thống chứng từ xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp, yếu tố chứng từ phải đƣợc thể đầy đủ, sau chứng từ đƣợc phân loại, việc phân loại tốt chứng từ tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán Danh mục chứng từ thể Bảng 3.3 sau: Bảng 3.3: Bảng liệt kê chứng từ STT Tên chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng Lệnh bán hàng Bộ phận xử lý Trƣởng Cơ sở thực đơn đặt hàng Phận BH nghiệp vụ bán hàng, sở lập hố đơn, phiếu xuất kho BP tín dụng b) Tổ chức lập luân chuyển chứng từ kế toán Sau xây dựng danh mục chứng từ, cần lƣu ý chứng từ khơng có hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu hƣớng dẫn phƣơng pháp lập chứng từ Khi tổ chức lập luân chuyển chứng từ cần đƣa quy định văn mô tả quy trình, sau trình bày dƣới hình thức lƣu đồ chứng từ đính kèm tất mẫu biểu có liên quan Nguyên tắc thiết kế quy trình lập luân chuyển chứng từ đảm bảo tính hữu hiệu hiệu q trình xử lý, đáp ứng yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất liệu đƣợc ghi nhận đầy đủ, xác, kịp thời, tài sản đƣợc an tồn Quy trình lập ln chuyển chứng từ cần đƣợc xây dựng dựa chức trình xử lý, không nên gắn chặt với phận hay ngƣời cụ thể nhắm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán * Quy định thời gian luân chuyển chứng từ Thời gian luân chuyển chứng từ đƣợc tính số ngày làm việc, không bao gồm ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo luật định Xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng chuyển lệnh bán hàng phòng tài kế tốn chậm ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng 35 Phịng Kế tốn xét duyệt lệnh bán hàng chuyển trả phòng kinh doanh không ngày kể từ ngày nhận chứng từ Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng hoá đơn đƣợc chuyển phịng tài kế tốn sau nghiệp vụ đƣợc thực không ngày kể từ ngày lập chứng từ * Thời hạn hiệu lực Quy trình có hiệu lực sau ngày kể từ ngày ký Khi tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin, thay cho việc ghi sổ thủ công việc nhập liệu vào phần mềm kế toán Sau xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác định nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm thủ tục kiểm sốt q trình nhập liệu liên quan Bảng mô tả liệu nhập kiểm sốt q trình nhập liệu theo nội dung tiêu mẫu Bảng 3.4 Nghiệp vụ kinh tế; Bộ phận nhập liệu; Cơ sở nhập liệu; Chứng từ tham chiếu; Yêu cầu nhập liệu 36 Chƣơng 5:TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỔ KẾ TOÁN Hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị - Hệ thống thơng tin (information system) hệ thống mà mục tiêu tồn cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động ngƣời tổ chức - Hệ thống thơng tin hệ thống mà mối liên hệ thành phần nhƣ mối liên hệ với hệ thống khác trao đổi thông tin - Hệ thống thơng tin kế tốn phần giao thoa hai lĩnh vực: Kế tốn hệ thống thơng tin Dữ liệu kế toán (chứng từ, số liệu) Phần cứng MVT Phần mềm KT Thơng tin kế tốn (Báo cáo KTTC, Báo cáo KTQT) Con ngƣời Cơ sở liệu Xử lý liệu Các thủ tục Sơ đồ 1: Mơ tả cách thức nhìn nhận hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn việc thu thập liệu xử lý thông tin theo trình tự từ cung cấp thông tin cần thiết cho ngƣời sử dụng (Sơ đồ 3.1) Để hiểu rõ thuật ngữ cần xem xét khái niệm hệ thống thông tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn mơi trƣờng đại ngày phần giao thoa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trị cơng nghệ thơng tin chủ đạo với hệ thống kế toán Sự giao thoa hai lĩnh vực tạo nên đối tƣợng nghiên cứu mới: Hệ thống thơng tin kế tốn, xu tất yếu thời đại tồn cầu hóa Mơ hình hoạt động hệ thống thơng tin kế tốn đƣợc chia làm công đoạn: Thứ nhất, Nhập liệu đầu vào: Trong công đoạn ngƣời sử dụng phải tự phân loại chứng từ phát sinh q trình hoạt động kinh tế sau nhập 37 tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm phần mềm cụ thể Các chứng từ sau đƣợc nhập vào phần mềm đƣợc lƣu trữ vào máy tính dƣới dạng nhiều tệp liệu; Thứ hai, Xử lý: Công đoạn thực việc lƣu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn thơng tin tài kế tốn dựa thơng tin chứng từ nhập công đoạn để làm kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê công đoạn sau Trong công đoạn sau ngƣời sử dụng định ghi thông tin chứng từ nhập vào nhật ký (đƣa chứng từ vào hạch tốn), phần mềm tiến hành trích lọc thông tin cốt lõi chứng từ để ghi vào sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi bút toán hạch toán sổ tính tốn, lƣu giữ kết cân đối tài khoản; Thứ ba, Kết xuất liệu đầu ra: - Căn kết xử lý liệu kế tốn cơng đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v Từ đó, ngƣời sử dụng xem, lƣu trữ, in ấn, xuất liệu…để phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị, kết nối với hệ thống phần mềm khác Dữ liệu đầu vào Chứng từ kế toán: - Phiếu thu, chi - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn mua, bán hàng, - Hóa đơn GTGT, - v.v - Xử lý liệu Cơ sở liệu Nhật ký Kết xuất liệu đầu - Báo cáo tài - Báo cáo kế toán quản trị Sổ Cái Cân đối thử Sơ đồ 2: Mơ hình hoạt động phần mềm kế tốn Sự cần thiết tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin Để kế tốn đáp ứng đƣợc u cầu quản lý kinh tế thị trƣờng theo 38 định hƣớng xã hội chủ nghĩa, phải thiết lập đƣa vào vận hành hệ thống kế tốn doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế Việt Nam gia nhập WTO, thơng lệ quốc tế kế tốn phù hợp với Luật Kế toán Trong điều kiện nay, kinh tế thị trƣờng ngày phát triển, quy mô hoạt động doanh nghiệp ngày lớn, mối quan hệ kinh tế ngày mở rộng, tính chất hoạt động phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế hội nhập cao việc thu nhận, xử lý cung cấp thông tin ngày khó khăn phức tạp, u cầu kiểm sốt sử dụng thơng tin kế tốn đối tƣợng sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế tốn phân chia thành hệ thống thơng tin kế tốn tài hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam thời gian qua việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế toán tất yếu khách quan Vấn đề đặt ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức cơng tác kế tốn nhƣ cho hợp lý, khoa học hiệu công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý vĩ mô Nhà nƣớc Một là, Khi tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Kế toán, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với chế, sách yêu cầu quản lý điều kiện kinh tế thị trƣờng Việt Nam Hai là, Tổ chức công tác kế tốn gắn với ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải tạo sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thơng tin kế tốn hệ thống ngành nhƣ Bộ, ngành chủ quản…… Ba là, Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mơ phạm vi hoạt động đơn vị Bốn là, Tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải phù hợp với trình độ cán quản lý đặc biệt cán kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế Năm là, Tổ chức công tác kế tốn doanh nghiệp điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhƣng an tồn, bảo mật đảm bảo tính hiệu khả thi Yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ 39 thông tin Ứng dụng công nghệ thơng tin (CNTT) vào tổ chức cơng tác kế tốn thực chất việc áp dụng phần mềm kế toán máy tính vào tổ chức cơng tác kế tốn Phần mềm kế tốn tồn chƣơng trình dùng để xử lý cơng việc kế tốn cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán lập báo cáo Khi tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin cần phải đạt yêu cầu sau: Thứ nhất, Phải tuân thủ quy định chế độ kế tốn hành, nhƣng phải vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin máy vi tính, khả phần mềm kế tốn, từ đề xuất phƣơng án thay đổi cơng việc tổ chức kế tốn Thứ hai, tổ chức máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, số công việc kế tốn máy tính đảm nhận, số cán kết tốn kiêm nhiệm số phần hành Thứ ba, tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải đƣợc trọng, thực thƣờng xuyên, nghiêm túc khâu Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ - Các loại sổ kế toán báo cáo tài chính; báo cáo kế tốn quản trị máy tính in phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ - Thông tin sổ báo cáo đƣợc tổ chức theo hƣớng gọn nhẹ nhƣng phải chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết cho định quản lý Thứ năm, việc quản lý, bảo quản số liệu kế tốn ngồi việc tn thủ theo quy định lƣu trữ tài liệu kế tốn theo chế độ kế tốn hành, cịn phải đảm bảo tính an tồn, tính bảo mật trình sử dụng phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán cần thiết Các nhân tố tác động đến tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Một là, Nhân tố ứng dụng khoa học công nghệ cơng tác kế tốn doanh nghiệp: Việc thu nhận, xử lý cung cấp thông tin phụ thuộc nhiều vào trình độ khoa học kỹ thuật việc tổ chức ứng dụng trang bị khoa học kỹ thuật thông tin 40 Hai là, Nhân tố môi trường pháp lý: Các nhân tố hoạt động sản xuất kinh doanh mong muốn có mơi trƣờng pháp lý ổn định Ba là, Nhân tố tổ chức máy quản lý doanh nghiệp: Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhân tố quan trọng ảnh hƣởng đến tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp nhƣ: - Ảnh hƣởng đến lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác máy kế tốn: máy kế toán tập trung, hay phân tán vừa tập trung vừa phân tán; - Ảnh hƣởng tới việc tổ chức hạch toán nội doanh nghiệp nhƣ việc tổ chức phân công công việc cho nhân viên kế toán, nhân viên hạch toán ban đầu, nhƣ việc hạch toán ban đầu; - Ảnh hƣởng đến mối quan hệ phận, phòng ban doanh nghiệp, nhƣ Phịng Kế tốn, Phịng Kế hoạch, Phịng Tổ chức Cán bộ… Bốn là, Nhân tố tổ chức sản xuất kinh doanh doanh nghiệp: Ở doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động riêng, kinh doanh riêng, có tổ chức cơng tác kế tốn riêng, hình thức kế toán riêng, đặc điểm kế toán riêng… 41 Chƣơng 6: TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ Mục đích việc lập báo cáo tài - Báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách dùng để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận sử dụng kinh phí NSNN; tình hình thu, chi kết hoạt động đơn vị HCSN kỳ kế tốn, cung cấp thơng tin kinh tế, tài chủ yếu cho việc đánh giá tình hình thực trạng đơn vị, quan trọng giúp quan Nhà nƣớc, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động đơn vị - Báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải lập theo mẫu qui định, phản ảnh đầy đủ tiêu qui định, phải lập kỳ hạn đầy đủ báo cáo tới nơi nhận báo cáo - Hệ thống tiêu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải phù hợp thống với tiêu dự toán năm tài mục lục NSNN, đảm bảo so sánh đƣợc số thực với số dự toán kỳ kế toán với - Phƣơng pháp tổng họp số liệu lập tiêu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải thực thống đơn vị HCSN, tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thực dự tốn ngân sách cấp quan quản lý NN - Số liệu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải xác, trung thực, khách quan phải đƣợc tổng hợp từ số liệu sổ kế toán Trách nhiệm đơn vị việc, nộp báo cáo tài 2.1 Trách nhiệm đơn vị kế toán Danh mục, mẫu phƣơng pháp lập báo cáo tài quý, năm đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kế toán cấp I quy định Các đơn vị kế tốn có trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài duyệt báo cáo tốn ngân sách nhƣ sau: - Các đơn vị kế toán cấp dƣới phải lập, nộp báo cáo tài quý, năm báo cáo toán cho đơn vị cấp trên, quan tài quan thống kê đồng cấp, kho bạc Nhà nƣớc - Các đơn vị kế toán cấp có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo toán cho đơn vị kế toán cấp dƣới lập báo cáo tài tổng hợp từ báo cáo tài 42 năm đơn vị kế toán cấp dƣới đơn vị kế toán trực thuộc (đơn vị kế toán dƣới đơn vị kế toán cấp III (nếu có) gọi đơn vị ké tốn trực thuộc) 2.2 Trách nhiệm quan tài chính, kho bạc nhà nƣớc, thuế: Cơ quan tài chính, kho bạc NN, thuế đơn vị khác có liên quan có trách nhiệm phối hợp cơng việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp khai thác số liệu kinh phí sử dụng kinh phí, quản lý sử dụng tài sản hoạt động khác có liên quan đến tình hình thu, chi ngân sách Nhà Nƣớc hoạt động nghiệp vụ chuyên môn đơn vị HCSN 2.3 Yêu cầu lập trình bày báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách: - Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách phải đảm bảo trung thực, khách quan, đầy đủ kịp thời, phản ảnh tình hình tài sản, thu, chi sử dụng nguồn kinh phí đơn vị - Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải vào số liệu sau khóa sổ kế tốn Báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải lập nội dung, phƣơng pháp trình bày quán kỳ báo cáo - Báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải đƣợc ngƣời lập, kế toán trƣởng thủ trƣởng đơn vị ký, đóng dấu trƣớc nộp cơng khai 2.4 Kỳ hạn báo cáo lập tài chính: - Báo cáo tài đơn vị HCSN, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nƣớc đƣợc lập vào cuối kỳ kế toán quý năm - Báo cáo tài đơn vị, tổ chức khơng sử dụng kinh phí ngân sách đƣợc lập vào cuối kỳ kế toán năm; - Các đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phỉa lập báo cáo tài thời điểm định chia, tách,sáp nhập, chấm dứt hoạt động 2.5 Kỳ hạn lập báo cáo toán ngân sách: Báo cáo toán ngân sách lập theo năm tài báo cáo tài kỳ kế tốn năm sau đƣợc chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung thời gian chỉnh lý toán theo quy định pháp luật 2.6 Thời hạn nộp báo cáo tài chính,báo cáo tốn ngân sách: 43 2.6.1 Thời hạn nộp báo cáo tài chính: 2.6.1.1 Thời hạn nộp báo cáo tài quý: - Đơn vị kế tốn trực thuộc (nếu có) nộp báo cáo tài q cho đơn vị kế tốn cấp III, thời hạn nộp báo cáo tài đơn vị kế toán cấp cấp III quy định - Đơn vị kế toán cấp III nộp báo cáo tài cho đơn vị kế tốn cấp II quan tài chính, kho bạc đồng cấp chậm 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý - Đơn vị kế toán cấp II nộp báo cáo tài cho đơn vị kế tốn cấp I cho quan tài chính, kho bạc đồng cấp chậm 20 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý - Đơn vị kế toán cấp I nộp báo cáo tài cho quan tài chính, kho bạc đồng cấp chậm 25 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý 2.6.1.2 Thời hạn nộp báo cáo tài năm: a Đối với đơn vị HCSN, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN: Báo cáo tài năm đơn vị HCSN, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN sau chỉnh lý, sửa đổi bổ sung số liệu thời gian chỉnh lý toán theo quy định pháp luật thời hạn nộp cho quan có thẩm quyền theo quy định b Đối với đơn vị tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN: Thời hạn nộp báo cáo tài năm cho quan cấp quan tài chính, thống kê đồng cấp chậm 45 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm 2.6.2 Thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm: - Thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm đơn vị dự toán cấp I ngân sách trung ƣơng nộp cho quan cấp trên, quan tài quan thống kê đồng cấp chậm vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau; thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm đơn vị dự toán cấp II, cấp III đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể - Thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm đơn vị dự toán cấp I ngân sách địa phƣơng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quy định cụ thể; thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm đơn vị dự toán cấp II, cấp III đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể 44 Danh mục báo cáo tài tổng hợp báo cáo tổng hợp toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I cấp II Nơi nhận Kỳ hạn STT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo lập báo cáo Cơ quan Tài (1) I Cơ quan Cơ quan cấp Thuế (1) (2) Mẫu báo cáo tài đầy đủ B01/BCTC Báo cáo tình hình tài Năm x x x B02/BCTC Báo cáo kết hoạt động Năm x x x B03a/BCTC Năm x x x B03b/BCTC Năm x x x B04/BCTC Năm x x x Năm x x x II Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp gián tiếp) Thuyết minh báo cáo tài Mẫu báo cáo tài đơn giản B05/BCTC Báo cáo tài (1) Đơn vị hành chính, nghiệp địa phương quản lý, khơng có đơn vị cấp nộp báo cáo cho quan Tài cấp KBNN nơi giao dịch Đơn vị hành chính, nghiệp trung ương quản lý, khơng có đơn vị cấp nộp báo cáo cho quan Tài cấp KBNN (Cục kế toán nhà nước) (2) Các đơn vị nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải nộp thuế theo quy định pháp luật thuế phải nộp báo cáo tài cho quan Thuế * Danh mục nơi nhận báo cáo toán Nơi nhận Kỳ hạn STT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo Cơ quan Tài Cơ quan cấp (1) (2) Năm x x lập báo cáo B01/BCQT Báo cáo tốn kinh phí hoạt động 45 F01-01/BCQT F01-02/BCQT B02/BCQT B03/BCQT Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN nguồn phí khấu trừ, để lại Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án Báo cáo thực xử lý kiến nghị kiểm tốn, tra, tài Thuyết minh báo cáo toán 46 Năm x x Năm x x Năm x x Năm x x TÀI LIỆU THAM KHẢO - Thơng tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Bộ tài chính, hƣớng dẫn chế độ kế toán HCSN áp dụng kể từ ngày 01/01/2018 - Hà Thị Ngọc Hà (2014), Hƣớng dẫn thực hành Chế độ kế tốn hành nghiệp tập lập báo cáo tài chính, Nhà xuất thống kê - Nguyễn Hữu Đại (2017), Nghiệp vụ kế tốn đơn vị hành nghiệp Luật kế toán văn hƣớng dẫn ban hành, Nhà xuất tài - Tƣờng Vi (2017), Chế độ kế tốn đơn vị hành nghiệp, Nhà xuất kinh tế TP Hồ Chí Minh 47 ... cơng tác kế tốn vi 3 - - Chƣơng 2: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 2.1 Các hình thức tổ chức máy kế toán đơn vị HCSN - 9 - 2.2 Tổ chức máy kế toán ngƣời làm kế toán. .. cụ thể Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn - Tổ chức vận dụng thực chế độ chứng từ kế toán - Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán - Tổ chức áp dụng hệ thống sổ kế toán - Tổ chức lựa chọn vận... VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN 1.1 Khái niệm đơn vị kế tốn HCSN 1.2 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn 1.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn 1.4 Ý nghĩa việc tổ chức cơng tác kế tốn 1.5 Ngun tắc tổ chức