Giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hàng

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA PHÂN PHỐI HÀNG HÓA 1.1.1 Khái niệm phân phối hàng hóa Phân phối hoạt động khác Công ty nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng mà Công ty muốn hướng đến Phân phối hàng hoá bao gồm nhiệm vụ liên quan đến việc xác lập kế hoạch thực kiểm sốt dịng lưu chuyển ngun vật liệu thành phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ đáp ứng hàng hoá dịch vụ với nhu cầu người tiêu dùng mức 1.1.2 Chức phân phối hàng hóa - Vận chuyển, bảo quản dự trữ hàng hóa làm cho hàng hóa ln ln đảm bảo chất lượng đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng - Hoàn thiện hàng hóa tức làm cho hàng hóa thỏa mãn nhu cầu người mua, nghĩa thực phần công việc nhà sản xuất - Chuyển giao hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng - Đảm bảo trình tái sản xuất diễn nhịp nhàng thông suốt 1.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI HÀNG HOÁ 1.2.1 Yếu tố luật pháp Các nhân tố phủ, luật pháp tình hình kinh tế trị ln nhân tố nhạy cảm tác động đến hoạt động kinh tế quốc dân có hệ thống phân phối Khi nói đến ảnh hưởng pháp luật đến hệ thống phân phối ta xét hai nội dung pháp luật nước pháp luật nước ngồi 1.2.2 Tình hình kinh tế xã hội Thực trạng kinh tế xu hướng tương lai có ánh hưởng khơng nhỏ đến hệ thống phân phối Các tiêu chủ yếu kinh tế như: tốc độ tăng trưởng kinh tế, lãi suất, tỷ giá hối đoái tỷ lệ lạm phát Thực vậy, tốc độ tăng trưởng khác kinh tế giai đoạn thịnh vượng, suy thoái, phục hồi ảnh hưởng đến chi tiêu tiêu dùng Mà chi tiêu tiêu dùng ảnh hưởng trực tiếp đến kết hệ thống phân phối Tuỳ thuộc vào thời kỳ tốc độ tăng trưởng hệ thống phân phối có điếu chỉnh cho phù hợp Khi mức tiêu dùng người dân giảm xuống phân phối thị trường phải giảm đi, điều chỉnh cung cho vưà cầu để khơng gây tình trạng thừa thãi, lãng phí Cịn tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng cao phải tăng dự trữ để cung cấp đầy đủ cho thị trường Hệ thống phân phối công cụ để cạnh tranh doanh nghiệp Khi kinh tế sa sút, suy thoái dẫn đến giảm chi phí cho tiêu dùng đồng thời làm tăng đối thủ cạnh tranh hệ thống phân phối phải không ngừng phát triển sáng tạo Lạm phát vấn đề chống lạm phát nhân tố cần phải xem xét phân tích Trên thực tế, lạm phát cao việc kiểm sốt giá sức mua người tiêu dùng khó khăn Vì giá yếu tố nhạy cảm người tiêu dùng Phân phối dàng thuận lợi hàng hoá tiêu dùng ổn định thường xuyên Tại Mỹ Tây Âu, phân tích nguyên nhân dẫn tới thất bại sản phẩm tung thị trường số thống kê ra: - 30% định vị thị trường sai - 30% không đáp ứng nhu cầu mong đợi người tiêu dùng - 30% khơng có đủ chương trình quảng cáo khuyến mại phù hợp - 10% phân phối yếu Khi nhìn số hẳn phần lớn nhầm tưởng hệ thống phân phối đóng vai trị nhỏ thành bại sổ sản phẩm, qua đó, cho công ty Tuy nhiên, thị trường người tiêu dùng Việt Nam hoàn toàn khác với nước phát triển, với hàng trăm nghìn cửa hiệu bán hàng phân bố từ thành thị đến nông thôn, đáp ứng nhu cầu ngày người tiêu dùng Khác hẳn với hành vi tiêu dùng nước phát triển, người tiêu dùng Vịêt Nam có thói quen mua hàng ngày, thay tới siêu thị vào ngày cuối tuần để mua hàng đủ dùng cho tuần Vì vậy, hệ thống cửa hàng gần nhà đóng tỷ trọng lớn tồn hệ thống phân phối thị trường Việt Nam Do vậy, hệ thống phân phối đóng vai trị đặc biệt quan trọng việc thành bại doanh nghiệp Việt Nam Do tập quán tiêu dùng khác nhiều so với nhiều nước phát triển nên hệ thống phân phối Việt Nam phân tán điều tránh khỏi 1.2.3 Đặc điểm địa lý Các nhà quản trị hệ thống phân phối khôn ngoan ln ln quan tâm đến mơi trường khí hậu, sinh thái địa hình Đe doạ thay đổi khơng dự báo khí hậu mối hiểm hoạ rình rập cho trình phân phối Hiện tượng ELINO cho nhiệt độ trung bình trái đất tăng lên, miền Bắc Việt Nam đợt rét kéo dài mùa đơng gần có giảm lại diễn khắc nghiệt Do làm cho nhà phân phối áo rét gặp nhiều khó khăn Vận chuyển q trình phân phối khâu khơng thể thiếu, định đến tốc độ quay vịng q trình phân phối Địa hình Việt Nam chủ yếu đồng trung du nên vận chuyển đường chiếm đa số.Nhưng bất cập giao thơng, địa hình lại khó khăn khiến cho q trình vận chuyển gặp nhiều bất chắc.Thành phố Hồ Chí Minh thủ Hà Nội la hai đầu mối kinh tế quan trọng nước ta Nhưng khoảng cách địa lý hai thành phố lại xa bất cập.Tình trạng giao thơng yếu đường cao tốc nối hai nơi không bảo đảm chất lượng Do đặc điểm giao thông địa lý phưc tạp làm cho q trình phân phối khơng thơng suốt hiệu Hơn khí hậu nước ta nhiệt đới ẩm gió mùa vấn đề đáng lưu ý trình bảo quản dự trữ hàng hố Với thời gian lưu trữ q dài làm biến đổi chất lượng sản phẩm 1.2.4 Chủng loại sản phẩm Có nói, khơng có quảng cáo tơi khơng bán hàng hố Vậy điều hay không? Quảng cáo khâu q trình phân phối hàng hố, Sẽ khó khăn khơng co quảng cáo Tuy nhiên, tuỳ chầt chủng loại hàng hoá mà có nhứng hình thức phân phối cho phù hợp Chúng ta biểt rằng, khoảng 35%- 75% người tiêu dùng định lựa chọn chủng loại thương hiệu quầy hàng Khi tuỳ loại mặt hàng mà có cách trưng bày sản phẩm cho phù hợp thu hút khách hàng Không nên phô trương lộ liễu đối mặt hàng thuộc lĩnh vực nghệ thuật.Khi dễ tạo cho khách hàng tâm lý phản cảm mà khách hàng tự cảm nhận Trong số ngành hàng đặc thù, yêu cầu kỹ thuật cao (thiết bị bưu viễn thông, thiết bị khoa học kỹ thuật ) hay địi hỏi nhiều cơng nợ (cơng trình xây dựng) nhà phân phối có tiếng nói định cung cấp loại hàng hệ thống phân phối phải đồng chun nghiệp Có nhiều cơng ty Việt Nam biết mình, biết người, với lực tài có hạn chọn phương án tập trung phát triển kênh phân phối phù hợp với loại mặt hàng mà họ kinh doanh.Với đội ngũ nhân viên bán hàng cần cù chăm chỉ, với sách bán hàng chiết khấu hợp lý thực kích thích nhà phân phối người kinh doanh trở thành đồng minh Đối với chủng loại sản phẩm mà thời gian lưu trữ hạn sử dụng nhanh phải địi hỏi phân phối nhanh chóng, kịp thời 1.2.5 Yếu tố tồn cầu Khu vực hố, tồn cầu hoá hướng tất yếu mà doanh nghiệp ngành, phủ phải tính đến Ngày nay, họ gọi điều với tên giới “ngôi nhà chung’’ Trong bối cảnh mơi trường giới mơi trường bên ngồi doanh nghiệp tác động đến hệ thống phân phối vô phức tạp Khi Việt Nam thức thành viên tổ chức thương mại giới WTO phải tuân thủ theo tiêu chuẩn khắt khe thể giới Khi doanh nghiệp nước tự gia nhập thị trường Việt Nam với nguồn vốn lớn, đội ngũ nhân viên chun nghiệp lực đe doạ cho hệ thống phân phối ta nay.Vì Việt Nam cần xốc lại hệ thống phân phối để đủ sức cạnh tranh.Tập đồn phân phối nước ngồi có lợi hẳn hoạt động Việt Nam hàng chục năm Họ có q trình tích luỹ vốn, tích luỹ kinh nghiệm, mạnh hệ thống tồn cầu với nhiều phương thức loại hình kinh doanh có thương hiệu mạnh Nhưng ngược lại Việt Nam lại có lợi hoạt động sân nhà với khán giả nhà Điều giúp cho doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ thị hiếu xu hướng tập quán tiêu dùng người tiêu dùng Để cạnh tranh hiệu khơng bị thua sân nhà doanh nghiệp Việt Nam phải liên kết với nhau, tăng tốc đầu tư 1.3 KÊNH PHÂN PHỐI HÀNG HÓA 1.3.1 Khái niệm kênh phân phối : Kênh phân phối công ty kinh doanh tập cấu trúc lựa chọn có chủ đích doanh nghiệp với nhà cung ứng, trung gian phân phối khác người tiêu dùng để tổ chức phân phối vận động hàng hoá hợp lý cho tập khách hàng trọng điểm doanh nghiệp 1.3.2 Mục tiêu việc tổ chức kênh phân phối hàng hoá Việc hoạch định kênh hiệu bắt đầu định rõ cần vươn tới thị trường trọng điểm với mục tiêu Những mục tiêu mức phục vụ khách hàng trọng điểm bao phủ thị trường mục tiêu tới đâu thành viên phải hoạt động Tiếp theo mục tiêu ưu đãi thương mại giao hàng đặc quyền toán hỗ trợ Phân phối Các mục tiêu tài phi tài chính, tỷ lệ chiết khấu, chuyển vốn, lợi nhuận, uy tín, hình ảnh cơng ty thị trường, vai trị cơng ty kênh phân phối, nói chung mục tiêu phân phối hàng hố cơng ty kinh doanh là: - Chuyển quyền sở hữu hàng hoá phân phối vận động vật lý chúng từ đầu nhà sản xuất (nhà cung ứng) đến người tiêu dùng cuối cách nhanh - Một kênh phân phối hợp lý làm cho trình kinh doanh an toàn hơn, tăng khả liên kết hoạt động, tạo mối quan hệ giao dịch khiến cho lưu thơng hàng hố nhanh dễ dàng - Cung cấp cho khách hàng dùng sản phẩm, nơi thời gian số lượng mà khách hàng yêu cầu - Mục tiêu công ty kinh doanh tìm kiếm xâm nhập thị trường ứng với chủng loại sản phẩm mà nhà cung cấp muốn cung cấp Vì kênh phân phối phải đem lại nhiều thơng tin nhanh chóng xác cho nhà quản trị 1.3.3 Chức kênh phân phối hàng hoá Hệ thống kênh Phân phối hiệu cần thiết để nối người sản xuất với người tiêu dùng, có nghĩa phân phối hàng hố dịch vụ đáp ứng nhu cầu mong muốn khách hàng Cung cấp hàng hoá cho họ thời gian, địa điểm mức giá họ trả Đây công việc dễ dàng, đặc biệt điều kiện hàng hoá dịch vụ sản xuất đa dạng nhu cầu khách hàng phong phú Cách thức tổ chức trình phân phối tiêu thụ sản phẩm để giải mâu thuẫn cố hữu kinh tế không gian, thời gian, sở hữu trung tâm lý thuyết kênh Phân phối Các chức hệ thống kênh Phân phối giúp làm điều Các chức kênh Phân phối : mua, bán, vận chuyển, lưu kho, tiêu chuẩn hố phân loại, tài chịu rủi ro, thơng tin thị trường Các thành viên tham gia vào kênh Phân phối phải thực làm khác quốc gia hệ thống kinh tế, chúng cần thực hệ thống kênh Phân phối kinh tế Hoạt động trao đổi bao gồm chức mua bán, chức mua có nghĩa tìm kiếm đánh giá giá trị hàng hoá dịch vụ Chức bán liên quan đến tiêu thụ sản phẩm Nó bao gồm việc sử dụng bán hàng cá nhân, quảng cáo phương pháp Marketing khác Tiêu chuẩn hoá phân loại liên quan đến xếp hàng hoá theo chủng loại số lượng mà khách hàng mong muốn Chức tạo điều kiện cho mua bán dễ dàng giảm nhu cầu kiểm tra lựa chọn Chức vận tải nghĩa hàng hoá qua kênh Marketing chuyển từ địa điểm đến địa điểm khác Nhờ giải mâu thuẫn không gian sản xuất tiêu dùng Chức lưu kho liên quan đến dự trữ hàng hoá kho nhà kinh doanh người tiêu dùng cần, nhằm đảm bảo ăn khớp sản xuất tiêu dùng thoả mãn nhu cầu khách hàng thời gian Chức tài cung cấp tiền mặt tín dụng cần thiết cho sản xuất, vận tải, lưu kho, xúc tiến, bán mua sản phẩm Chức chia sẻ rủi ro giải không chắn trình phân phối sản phẩm thị trường Một công ty đảm bảo chắn có khách hàng muốn mua sản phẩm Các sản phẩm bị hư hỏng, cắp hạn dùng Chức thông tin thị trường liên quan đến thu thập, phân tích phân phối tất thông tin cần thiết cho lập kế hoạch, thực kiểm tra hoạt động phân phối Chức thương lượng để phân chia trách nhiệm quyền lợi thành viên kênh giá điều kiện mua bán Ngồi chức kênh Phân phối cịn số chức hồn thiện hàng hố theo u cầu người mua nghĩa thực phần công việc nhà sản xuất, tạo dựng trì mối liên hệ với người mua tiềm Từ quan điểm kênh Phân phối vĩ mô, tất chức kênh Phân phối đồng nghĩa với giai đoạn q trình lưu thơng tiêu thụ tất hàng hoá dịch vụ kinh tế khơng chức bỏ qua Trong kinh tế thị trường, chức kênh Phân phối thực nhà sản xuất, trung gian thương mại, người tiêu dùng nhiều chuyên gia Phân phối Các chức kênh Phân phối phải thực có hiệu không hoạt động hệ thống thị trường bị trục trặc Vấn đề đặt phân chia hợp lý chức kênh cho thành viên Đây nhân tố định đến hình thức tổ chức quản lý kênh thích hợp doanh nghiệp ngành hàng 1.3.4 Các thành viên kênh phân phối: Trung gian phân phối có vai trị vơ quan trọng kinh tế phần lớn nhà sản xuất cung cấp hàng hố cho thị trường thông qua người trung gian Trung gian không tổ chức lưu thơng hàng hố thơng qua hoạt động mua bán mà thực việc giảm bớt đầu mối, quan hệ thị trường Các trung gian có quan hệ chằng chịt, phức tạp với thị trường Họ vừa cạnh tranh với vừa dựa vào Việc sử dụng trung gian giúp cho nhà cung cấp (nhà sản xuất xuất) biết khách hàng muốn gì, lúc cần đâu đồng thời giúp cho việc thực chức đàm phán nhà bán buôn, nhà bán lẻ, người đại lý người môi giới 1.3.4.1 Người bán buôn : Sự phát triển sản xuất hàng hố phân cơng lao động xã hội định tồn tất yếu người bán buôn Người bán bn cơng ty có liên quan từ ban đầu việc mua, sở hữu hàng hoá, dự trữ, quản lý vật phẩm với số lượng tương đối lớn người sản xuất ( người nhập khẩu) bán lại sản phẩm với số lượng nhỏ cho nhà bán lẻ, nhà sản xuất công nghiệp, thương mại cho nhà bán buôn khác Người bán buôn có vai trị quan trọng thị trường kênh phân phối Mức độ tâp trung ( qui mơ ) người bán bn lớn Họ có phương tiện kinh doanh nhiều đại, họ có khả chi phối quan hệ thị trường lớn Do nhà bán bn có sức đẩy hàng hoá thị trường lớn nên họ chi phối nhà bán lẻ, dễ hình thành nhà độc quyền Trong quan hệ kinh doanh người bán bn tiếp cận với khách hàng cuối cùng, động hay độc quyền Tuy người sản xuất lại có khả khai thác mạnh người bán buôn nhiều so với người bán lẻ 1.3.4.2 Người bán lẻ: Người bán lẻ bao gồm doanh nghiệp cá nhân bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng cá nhân hộ gia đình Vai trò người bán lẻ kênh Phân phối phát nhu cầu khách hàng, tìm hiểu bán hàng hoá mà khách hàng mong muốn, thời gian, địa điểm theo cách thức định Người bán lẻ hình thành tập hợp hàng hố phù hợp với người tiêu dùng, sẵn có thời gian cho người tiêu dùng, chức chủ yếu người bán lẻ : - Tiếp xúc với khách hàng, phát nhu cầu tiêu dùng, thu thập thông tin thị trường chuyển thông tin trở lại người sản xuất - Phân chia xếp hàng hoá thành khối lượng phù hợp với người mua - Dự trữ hàng hóa sẵn sàng cung cấp cho người tiêu dùng - Cung cấp dịch vụ khách hàng 1.3.4.3 Đại lý: Các đại lý bao gồm đại lý bán buôn, đại lý bán lẻ Do đại lý tồn khách quan kênh phân phối Họ trung gian độc lập đảm nhiệm tất phần lớn công việc kinh doanh họ Trong kênh phân phối có vùng thị trường mà người bán buôn người bán lẻ hoạt động khơng có hiệu hiệu khơng cao khơng có khả đáp ứng thị trường lúc đại lý đời để giải mâu thuẫn Qui mơ kinh doanh đại lý lớn hay nhỏ tuỳ thuộc vào hoạt động kinh doanh họ Họ thường nhận thu nhập hình thức tiền hoa hồng 10 ➢ Lấy hàng: − Tiếp nhận thông tin từ khách hàng: thông thường, mặt hàng nhập vào kho theo dạng Sales Order, tức có đơn hàng, lịch giao hàng cụ thể nên bước gần không diễn Nhưng có vài trường hợp hàng khách hàng yêu cầu lưu kho Grundfos, lấy có nhu cầu Hình thức tiếp nhận thơng tin thường thông qua e-mail − Kiểm tra để tránh nhầm lẫn: quản lý kho xem lại số kiện, P/N kiện hàng, sản phẩm mà giao cho khách hàng Trong lúc này, quản lý kho đo kích thước, khối lượng, tính thể tích để ước lượng số container, loại container cần để giao cho khách hàng ➢ Giao hàng: − Lập lịch với nhà vận chuyển: Đa phần nhà vận chuyển công ty dịch vụ vận chuyển nêu chương 1, đơi đội xe khách hàng tới lấy Quản lý kho yêu cầu cần xe gì, số lượng container để vừa đủ giao hết hàng − Cập nhật thông tin: quay lại phần, khách hàng toán tiền hàng đầy đủ cho phịng kế tốn, trưởng phịng kế tốn mở khóa (release) đơn hàng hệ thống ERP, lúc quản lý kho phép xuất kho đơn hàng in delivery note − Xếp hàng lên phương tiện: hàng đưa lên phương tiện xe nâng, với hỗ trợ cẩu xe − Hàng chuyển ❖ Hoạt động giá trị gia tăng: Hàng hóa chuyển cho khách hàng 60% hàng standard, tức hàng hóa có mẫu sẵn, việc đặt hàng hub Singapore chuyển sang cho 67 khách hàng 40% lại hàng Non-standard hay gọi hàng Customized, khách hàng có yêu cầu riêng tính chất, phận thành phẩm Quay trở lại với sơ đồ BOM mục 3.1.4 thông tin mục 2.2.2., hàng standard đa phần máy bơm 100% có phận từ cơng ty Grundfos khơng đủ tính chống rung thiết bị đo đạc điện tử Khách hàng chuộng sản phẩm Customized chúng đáp ứng yêu cầu khách hàng chất lượng, tính chất giá sản phẩm Grundfos Việt Nam sử dụng phận hãng khác với giá thành tiết kiệm hơn, có đầu bơm 100% sử dụng Grundfos Ngoài ra, hoạt động bao gồm cơng việc bảo hành, bảo dưỡng Hàng hóa thu hồi thông qua đơn vị vận chuyển Nếu hàng hóa cịn thời hạn bảo hành, chi phí công ty hỗ trợ ❖ Nhận xét hoạt động kho: o Ưu điểm: ▪ Diện tích kho hợp lý, kho thường xuyên tận dụng điện tích mà bị hết chỗ lưu kho ▪ Quy trình sát với quy trình chuẩn, bước công việc thực trơn tru Thực tế cơng ty xảy tình trạng ngược quy trình (ví dụ: lấy hàng chuẩn bị giao cho khách hàng soạn hàng gây thời gian) ▪ Nhân viên Logistics thủ kho làm việc văn phòng nên thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ o Nhược điểm: ▪ Việc quản lý kho đơn giản, sử dụng giấy tờ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm quản lý kho 68 ▪ Cả kho có quản lý kho kiêm ln việc giao, nhận hàng hóa khỏi kho, xếp dỡ, gần hết việc kho, ngoại trừ dịch vụ giá trị gia tăng nên công việc lúc căng thẳng Nếu quản lý kho nghỉ đột xuất việc kho gần bị đình trệ ▪ Cách thức lưu, đánh dấu vị trí hàng hóa kho chủ yếu dựa vào trí nhớ quản lý kho Khơng có vị trí hàng hóa cụ thể lưu ERP giấy tờ nên chuyển giao công việc, quản lý kho gặp khó khăn nhiều việc tìm kiếm hàng hóa cũ kho 3.2.1.5 Quy trình tốn Mua hàng trực tiếp công ty Grundfos Việt Nam phải khách hàng lớn, đại lý cơng ty, có hợp đồng mua bán thức, làm ăn lâu dài nên khách hàng công ty thường tốn theo hình thức trả sau thơng qua chuyển khoản ngân hàng Mỗi khách hàng phép thiếu khoảng tiền (credit) định tùy thuộc vào uy tính, mức độ hợp tác làm ăn đối tác Số credit thường lớn 500 triệu Việt Nam đồng Khi hệ thống ERP đánh giá khách hàng nợ cơng ty mức credit, hàng hóa giao cho khách hàng Ngược lại phận kế tốn chưa thơng báo vào hệ thống ERP khách hàng tốn lượng cơng nợ khách hàng lớn credit quy trình khóa hàng cơng ty thực (xem hình 3.6) Điều kiện để hàng hóa xuất khỏi kho Grundfos Việt Nam phải có phiếu xuất kho in hệ thống ERP Để có phiếu này, cần có “mở hàng” (theo cách nói cơng ty) từ phận Kế tốn CSU Việc khóa đơn hàng hoàn toàn tự động hệ thống ERP Đơn hàng mở phận kế toán xác nhận khách hàng trả tiền 69 phận CSU kiểm tra thông tin địa chỉ, thơng tin người nhận hàng Lúc phiếu xuất kho in ra, hệ thống tự động cập nhật lượng hàng hóa lưu kho ❖ Nhận xét: o Ưu điểm: ▪ Hình thức tốn giúp cho khách hàng linh hoạt việc tốn, giúp đại lý có tiềm lực tài yếu làm trung gian phân phối hàng cho cơng ty ▪ Việc tốn liên kết với việc giao hàng cho khách hàng thông qua hệ thống ERP giúp kiểm sốt chặt chẽ khơng bị sai sót việc tốn giao hàng o Nhược điểm: ▪ Công ty không quy định chặt chẽ thời gian phải tốn hồn tất cơng nợ với số lượng đại lý khách hàng nhiều nên vốn cơng ty bị tồn đọng hình thức tốn khơng nhỏ ▪ Việc giao hàng cho khách hàng, bị đình trệ phận kế tốn chưa cập nhật thơng tin lên hệ thống làm cho đơn hàng tự động bị khóa lại, khơng thể giao tiến độ cho khách hàng 3.2.2 Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức hoạt động phân phối công ty Grundfos Việt Nam Như giới thiệu phần 3.1.2., Singapore hub phân phối khu vực Đông Nam Á đảm nhận việc phân phối cho Grundfos Việt Nam Theo chuỗi cung ứng thiết kế Tập đoàn Grundfos quốc tế đề Grundfos Việt Nam hoạt động nhà trung gian, kết nối khách hàng hub phân phối khu vực (nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển đơn hàng cho Grundfos 70 Singapore) Hàng bơm đóng gói, dán nhãn đầy đủ Singapore chuyển thẳng tới cho khách hàng, không thông qua lưu kho Grundfos Việt Nam Nhưng việc thực kế hoạch vấp phải trở ngại: • Khách hàng thiếu nợ nên khơng thể giao hàng • Khách hàng khơng nhận hàng (một số khách hàng Vingroup đặt hàng cho dự án xây dựng, tiến độ dự án chưa cần tới lắp bơm vào cơng trình nên khơng muốn nhận hàng ngay) Từ đó, Grundfos Việt Nam phải kiêm thêm việc thuê, lưu kho bãi, khách hàng lại thường xuyên nhận hàng trễ viện cớ chưa có tiền, chưa tốn, cơng ty chưa có biện pháp để phạt tạo thói quen không tốt khách hàng ❖ Điểm mạnh: - Cơng ty có lực lượng nhân làm việc lâu năm chuyên môn - Hệ thống thông tin tồn cầu, đồng xác thơng qua ERP SAP - Liên tục đứng đầu bảng top thương hiệu bơm uy tín - Nắm nhiều sáng chế loại bơm mới, tiên tiến, cạnh tranh cao - Chu kỳ sống sản phẩm lâu - Vị trí kho cơng ty đặt gần cảng, thuận lợi cho việc lưu kho bãi ❖ Điểm yếu: - Lực lượng nhân vừa đủ đáp ứng cơng việc, khơng có vị trí dự phịng cho tình cần thiết - Hệ thống phân phối cơng ty cịn bị ngắt qng, khơng liền mạch, tồn kho cao, gây phát sinh nhiều chi phí tồn kho 71 ❖ Cơ hội: - Việt Nam q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa, tình hình bất động sản xây dựng có dấu hiệu phục hồi Nhu cầu sản phẩm bơm dành cho xây dựng công ty ngày tăng - Dù thành lập công ty Việt Nam nhờ uy tín thương hiệu tập đoàn Grundfos giới từ trước nên việc tạo dựng lòng tin khách hàng nước thực nhanh chóng - Khách hàng cơng ty tập đồn đầu tư bất động sản lớn Việt Nam - Tại Việt Nam, cịn nhiều nơi cịn chưa có nước sạch, nhờ sản phẩm bơm dân dụng Grundfos với tuổi thọ hiệu suất cao với nhiều chương trình sách phục vụ cộng đồng công ty mà người dân nhiều nơi phải dùng nước ao hồ dùng nước Uy tín cơng ty từ ngày tăng ❖ Thách thức: - Công ty Grundfos Việt Nam thành lập chưa đến năm nên vấp phải canh tranh cao khốc liệt từ công ty kinh doanh bơm lâu đời Việt Nam Ebara, Saer, Rovatti, v.v… - Khí hậu nhiệt đới gió mùa tập qn trồng trọt, chăn ni địi hỏi Grundfos phải nghiên cứu cho sản phẩm phù hợp với riêng thị trường Việt Nam 72 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY TNHH GRUNDFOS VIỆT NAM 4.1 Cơ sở đưa giải pháp 4.1.1 Mục tiêu phát triển công Grundfos Việt Nam giai đoạn 20152018 Sau năm hình thành, Grundfos Việt Nam tạo nhiều ấn tượng tốt lòng khách hàng nước với hiệu tuổi thọ sản phẩm vượt trội so với đối thủ khác Từ đó, số lượng đơn vị đăng ký xin làm đại lý công ty ngày tăng, lực quản lý tài khơng đảm bảo u cầu chất lượng dịch vụ yêu cầu việc tốn cơng nợ cho cơng ty Theo kế hoạch, mục tiêu Grundfos giữ vững vị trí hàng đầu việc cung ứng bơm lĩnh vực thơng qua việc ngày giảm chi phí giá thành sản phẩm Trong đó, chi phí chuỗi cung ứng cịn cao Sau thời gian tìm hiểu thực tế, nhận thấy điểm yếu chuỗi cung ứng công ty Grundfos Việt Nam, nghiên cứu thảo luận giải pháp khắc phục anh Lê Ngọc Việt – trưởng phịng Vận hành – em có số hướng để hoàn thiện chuỗi cung ứng cơng ty lộ trình để áp dụng giải pháp vào thực tế 4.1.2 Xu hướng phát triển chuỗi cung ứng giới Chỉ vài năm trước đây, chuỗi cung ứng thành công đánh giá khả sản xuất chuỗi sản phẩm mở rộng chưa thấy với chi phí thấp nhất, phân phối thơng qua hệ thống kênh phân phối phức tạp gia tăng doanh số lợi nhuận 73 Ngày hôm nay, Mạng lưới chuỗi cung ứng hàng đầu phải vượt trội không chỗ quản lý chuỗi cung ứng kỹ thuật lean thích nghi mà cịn khơng ngừng gia tăng giá trị cho khách hàng Kết nối khách hàng quản lý chuỗi cung ứng cốt lõi quản lý chuỗi cung ứng mật thiết Chuỗi cung ứng mật thiết lấy khách hàng làm trung tâm chủ động cung cấp giá trị giải pháp sản phẩm/dịch vụ thời điểm đồng nghĩa với tất phải mức chi phí thấp Điều quan trọng việc “lấy khàch hàng làm trung tâm” “thúc đẩy nhu cầu” không đồng nghĩa với Một mạng lưới cung cấp thúc đẩy nhu cầu chất kết hợp nguyên tắc chuỗi cung ứng lean thích nghi Một mạng lưới cung cấp thúc đẫy bỡi nhu cầu cố gắng xác định cách mà sản phẩm/dịch vụ nhanh chóng đưa tới nơi, vào thời điểm, chí phí thấp Muốn khách hàng trở thành trung tâm nghĩa kênh phân phối phải tổ chức xung quanh khách hàng thay xoay quanh sản phẩm/dịch vụ Chuỗi cung ứng hiểu nhu cầu hành vi khách hàng tốt hiệu việc xây dựng giá trị cao Nhưng trước khỉ trở thành chuỗi cung ứng mật thiết, nhà quản lý cần hiểu nhu cầu khách hàng ngày 4.1.3 Dựa vào điểm mạnh, điểm yếu chuỗi cung ứng Căn vào điểm mạnh, điểm yếu chuỗi cung ứng phân tích cuối chương để xây dựng mơ hình chuỗi cung ứng thích hợp Mơ hình phát huy điểm mạnh, tận dụng hội hạn chế điểm yếu, rủi ro nguy chuỗi cung ứng tại, từ mối quan hệ cơng ty Grundfos khách hàng gắn kết với chặt chẽ hơn, bền vững quy định hợp đồng pháp lý có chứng nhận quản lý quan nhà nước vấn đề hợp tác mua bán bơm linh kiện, giúp công ty Grundfos 74 quản lý việc đặt giao hàng cách xác nhất, giảm chi phí tồn kho 4.2 Mục tiêu giải pháp ❖ Giảm tồn kho thời gian vận chuyển Tại công ty, Leadtime đặt hàng khoảng từ tới tuần Nhưng nhiều nguyên nhân liên quan đến công nợ, dự án chậm tiến độ nên việc giao hàng kéo dài có lúc tới tháng Cùng với giá trị hàng hóa cơng ty cao, từ vốn tồn đọng cơng ty thường có lên tới tỷ ❖ Tăng chất lượng dịch vụ khách hàng Hiện tại, chất lương dịch vụ khách hàng công ty tốt với leadtime ổn định, giao hàng chậm trễ Tuy nhiên leadtime cịn giảm xuống tăng hiệu quản lý kho hàng 4.3 Các giải pháp để hồn thiện chuỗi cung ứng cơng ty 4.3.1 Khắc phục vấn đề công nợ Hiện công ty có 30 đại lý nước tập trung thành phố Hồ Chí Minh Hà Nội Các đại lý đa phần hoạt động theo hình thức người trung gian, khơng có đủ tiềm lực tài để trả tiền cho sản phẩm mua Họ thường nhận đơn hàng từ công ty, sau gửi đơn hàng đến cho Grundfos Việt Nam Khi khách hàng cuối nhận hàng trả tiền đầy đủ đại lý có tiền để trả lại Grundfos Việt Nam Theo quy định Grundfos quốc tế thiết lập mặc định hệ thống ERP công ty, đại lý, khách hàng có khoảng cơng nợ cho phép (credit) định nói mục 3.2.2 Khi lượng công nợ lớn credit, Grundfos Việt Nam ngưng việc giao hàng cho đại lý, khách hàng dù hàng đặt kho công ty khu công nghiệp Cát Lái II Tuy nhiên, thông thường, công ty cho phép đại lý đặt hàng lại khơng có hệ thống sách thưởng phạt khoản toán chậm trễ, 75 gây phát sinh chi phí cho Grundfos Việt Nam tạo thói quen xấu, ỷ lại, khơng buộc phải lấy hàng sớm phía đại lý 4.3.1.1 Thay đổi thói quen đại lý: - Ngưng nhận đơn hàng công nợ lớn credit cho phép Hiện tại, đại lý chậm trễ tốn lấy hàng mà lo lắng việc không đặt hàng Nếu quy đinh đổi chiều lại, tức cho phép đại lý lấy hàng không cho phép đặt hàng tạo áp lực lớn cho họ, không đặt hàng, yêu cầu khách hàng đại lý khơng đáp ứng kịp, uy tín đại lý, đồng thời giảm việc tồn kho công ty - Việc thực đổi áp dụng dần Để cho khách hàng đại lý thích nghi kịp với hình thức mới, Grundfos khơng thể áp dụng hình thức cách vội vàng - Cho phép khách hàng lấy hàng trễ khoảng thời gian định Để thuận tiện cho việc tiến hành áp dụng chuỗi cung ứng thiết kế, tức việc lưu kho bãi diễn cảng kho đơn vị Logistics ta lấy thời gian tốt ngày – thời gian miễn phí DEM/ DET trung bình cảng Việt Nam 4.3.1.2 Thực sách thưởng phạt - Nếu đại lý không nhận hàng, Grundfos Việt Nam buộc họ phải toán khoản phát sinh phí DEM/DET cảng, phí lưu kho cơng ty công ty Logistics - Ngược lại, đại lý, khách hàng thực tốt việc toán, lấy hàng hạn gia tăng chiết khấu nhận nhiều ưu đãi, hỗ trợ việc đặt hàng 76 4.3.2 Khắc phục vấn đề khách hàng không nhận hàng Nguyên nhân vấn đề tính chất khách hàng cơng ty đơn vị xây dựng lớn, hàng bán theo dự án Vậy nên dự án bị trì hỗn, khách hàng không muốn nhận hàng để lưu kho họ 4.3.2.1 Yêu cầu khách hàng thông báo trước: - Trong hợp đồng mua bán ký kết với khách hàng có khoản quy định việc đặt hàng, nêu rõ trường hợp dự án bị chậm trễ, trì hỗn hủy doanh nghiệp phải thông báo cho Grundfos Việt Nam trễ ngày trước ngày dự kiến hàng giao tới tay doanh nghiệp ngày thời gian trung bình để xử lý đơn hàng gửi hàng từ Hub Singapore Việt Nam - Nếu khách hàng thông báo trễ thời gian không thông báo khách hàng phải nhận hàng tự chịu chi phí lưu kho lưu bãi phát sinh thêm 4.3.2.2 Thực sách thưởng phạt - Vì hợp đồng nêu rõ nên khách hàng công ty vi phạm, Grundfos Việt Nam buộc họ phải tốn khoản phát sinh phí DEM/DET cảng, phí lưu kho cơng ty công ty Logistics - Ngược lại, đại lý, khách hàng thực tốt việc toán, lấy hàng hạn gia tăng chiết khấu nhận nhiều ưu đãi, hỗ trợ việc đặt hàng đặc biệt tăng hỗ trợ, tư vấn, customize sản phẩm cho dự án cử người xem xét, đánh giá cơng trình, chọn loại bơm phù hợp, cân nhắc phương án lựa chọn với dự án, khách hàng lớn, cơng ty u cầu Grundfos quốc tế xem xét thiết kế bơm riêng cho khách hàng 77 4.3.3 Bố trí lại nguồn nhân lực Như nhận xét mục 3.2.1., phận CSU, Logistics quản lý kho lực lượng nhân cịn khiêm tốn Phương án bố trị lại nguồn nhân lực mà tác giả kiến nghị với công ty là: - Bộ phận CSU: bổ sung nhân viên hỗ trợ việc đặt hàng với hub Singapore chuyên giấy tờ thủ tục in xác nhận hóa đơn đường với phịng kế tốn, “mở hàng”, kiểm tra thơng tin hàng hóa - Bộ phận kho hàng: bổ sung nhân viên, gồm nhân viên thực việc lái xe nâng, xếp hàng hóa kho, nhân viên đóng gói, dán nhãn, kiểm tra hàng hóa xuất nhập Quản lý kho giám sát công việc nhân viên thực công việc nhập liệu nhập xuất kho vào hệ thống ERP 4.3.4 Ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hàng Công ty nên thay phiếu excel nhập kho, phiếu excel xuất kho, sổ theo dõi mã lô nguyên liệu việc sử dụng công nghệ thẻ RFID để ghi nhận thông tin sản phẩm Thẻ RFID dạng thẻ nhớ đọc/ghi sóng vơ tuyến (RFID) loại vật mang thơng tin đại sử dụng ngày rộng rãi giới Thẻ RFID có nhiều ưu điểm dung lượng lớn (tới hàng mêgabyte), ghi/đọc thông tin nhanh, dễ kết nối với thiết bị thu nhận (các đầu dò nhiệt độ, máy đo độ ẩm, cân, v.v ) ghi/đọc thông tin tự động giúp giảm sai sót thao tác thủ cơng, dễ kết nối với hệ thống máy tính tự động hố Cùng lúc, máy tính kết nối với hàng trăm thẻ RFID nên suất làm việc cao Hơn nữa, người đọc thông tin thẻ nhớ mắt thường, thơng tin bảo mật Thẻ RFID gồm chip nhớ kích thước nhỏ dùng để ghi lưu trữ thông tin Chip gắn với ăng ten để tiếp nhận phát sóng vơ tuyến Thẻ 78 RFID thụ động khơng trang bị nguồn điện riêng, bình thường khơng hoạt động Thẻ hoạt động đầu đọc/ghi cung cấp lượng cho dạng sóng điện từ Phạm vi tiếp nhận tín hiệu thường nhỏ, từ cỡ centimét đến mét để tránh nhiễu Vì khơng cần nguồn điện nên loại thẻ thụ động rẻ tiền có tuổi thọ dài, đến hàng trăm năm Ngồi ra, thẻ RFID có độ bền vật lý hố học cao, sử dụng ổn định mơi trường sản xuất chế biến thuỷ sản tái sử dụng lại để giảm chi phí Đầu tư thiết bị phần cứng phù hợp với công nghệ thẻ RFID cân điện tử tự động, đầu ghi/đọc thẻ nhớ thích hợp; xây dựng hệ thống mạng diện rộng, sở liệu thiết kế môđun phần mềm trung gian để hệ thống RFID giao tiếp với phần mềm quản lý tích hợp sở liệu Đào tạo nhân lực vận hành, bảo trì phát triển hệ thống thơng tin, cơng nghệ đại, phù hợp với xu phát triển giới Hoạt động chuỗi cung ứng liên tục bao gồm mắt xích liên quan với nhau, trình độ nhân viên khơng đủ để áp dụng kết qủa cơng việc họ ảnh hưởng tới hoạt động chuỗi cung ứng Hơn nữa, thông qua việc đầu tư, đổi công nghệ theo hướng áp dụng thẻ RFID vào quản lý kho hàng kết hợp với hệ thống ERP, leadtime dành riêng cho quản lý lô hàng kho cơng ty từ ngày, giảm xuống vài tiếng 4.4 Đánh giá giải pháp: ❖ Giải pháp khắc phục vấn đề công nợ: Cách làm loại bớt số đại lý yếu quản lý tài chỉnh, giữ lại đại lý có lực cao hơn, từ làm cho chuỗi cung ứng ngày trơi chảy hơn, không bị ngắt quãng đại lý yếu có thói quen xấu 79 Tuy nhiên việc thực nhiều thời gian mang tính sàn lọc cao, dẫn đến nhiều đại lý yếu khách hàng quen công ty phải ngưng hợp đồng với cơng ty Tính khả thi: 7/10 Hiệu quả: 9/10 ❖ Giải pháp khắc phục vấn đề khách hàng khơng nhận hàng: Giải pháp mang tính khả thi cao khách hàng cơng ty đa phần tập đoàn lớn, làm ăn uy tín có tính chun nghiệp Vấn đề trước diễn chưa có quy định rõ ràng hợp đồng, nên Grundfos Việt Nam triển khai giải pháp tập đồn lớn Vingroup ủng hộ ưu đãi dịch vụ khách hàng giá Tính khả thi: 8/10 Hiệu quả: 9/10 ❖ Bố trí lại nguồn nhân lực: Grundfos Việt Nam cơng ty tập đồn Grundfos quốc tế nên việc xin phép bổ sung nhân sự, thay đổi kết cấu nhân công ty phải thông qua tập đoàn, cụ thể giám đốc nhân khu vực Asean Theo đánh giá thân tác giả, tập đoàn đa phần tập trung vào hiệu kinh doanh với chi phí thấp, cắt giảm nhân mà hiệu kinh doanh không bị ảnh hưởng ảnh hưởng họ sẵn sàng làm Cụ thể vào năm 2014, công ty có đợt cắt giảm biên chế, giảm đưa số nhân viên cơng ty từ 40 xuống cịn 30 nhân viên Nhưng thực hiện, phương án giúp giảm sai sót, tăng hiệu cho cơng việc cơng ty Các sai sót chứng từ, liệu bớt, từ hiêu chuỗi cung ứng tăng cao Tính khả thi: 5/10 Hiệu quả: 7/10 80 ❖ Giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hàng: Đây giải pháp hiệu tiên tiến, nhiên việc áp dụng kho công ty Grundfos Việt Nam mang lại hiệu không cao lượng hàng hóa vào kho khơng nhiều Việc áp dụng chí cịn gây lãng phí Tuy nhiên cơng ty có ý định mở rộng thêm thị trường, quy mơ kinh doanh giải pháp hướng hay cần áp dụng tương lai Tính khả thi: 7/10 Hiệu quả: 8/10 81 ... đầu tư o Áp dụng kịp thời giải pháp: áp dụng giải pháp chưa hoàn hảo, lúc, tốt áp dụng giải pháp hồn thiện bị muộn o Lưu kho tài sãn dự trữ, mà lãng phí, cần phải cắt giảm đến mức hợp lý o Luôn... quản lý, kiểm tra đánh giá việc xuất, nhập hàng kho − Theo dõi đơn hàng − Liên hệ với đại lý, thơng báo tình hình đơn hàng − Hỗ trợ thực hợp đồng mua bán − Quản lý cung cấp cho khách hàng chứng... bơm 39 Hình 2.6: Sơ đồ kho Grundfos Việt Nam (nguồn: tác giả) Chú thích: Nơi để hàng nhập kho Nơi để hàng xuất kho Lối lại Giá đỡ hàng (đơn) Giá đỡ hàng (đơi) Văn phịng kho Khu vực lắp ráp, kiểm