Hệ thống bơm chữa cháy chạy bằng điện
3.2.1.3.Xử lý chứng từ hải quan:
Bộ phận Logistics của công ty Grundfos Việt Nam sẽ đảm nhận khâu này. Sau khi bộ phận CSU đã đặt hàng bên nhà máy, trong thời gian chờ hàng sản xuất xong (nếu có) và gửi tới Việt Nam, bộ phận Logistics của công ty sẽ bắt đầu tiến hành công việc của mình.
➢ Các bước:
1. Grundfos Singapore gửi cho bộ phận Logistics bản scan invoice và packing list qua email .
2. GSI gởi cho bộ phận Logistics HB/L.
3. Bộ phận Logistics lập 1 file excel (Manifest) chứa các thông tin: o Số Sales Order, o Số Purchase Order, o Người đặt hàng o Tên SP, o P/N, o Số lượng, o Công suất (kW), o Đường kính (inlet).
4. Bộ phận Logistics gởi cho Toàn Nam Logistics nhờ lên tờ khai, bao gồm:
Bộ phận Logistics tìm thông tin đơn hàng dựa trên số P/O trong file mà phòng SCU cung cấp
Tìm trên web nội bộ của Grundfos dựa vào P/N
63
o Tất cả Invoice, Debit note (bản sao)
o Packing list (bản sao)
o BL/AWB (bản sao)
o Hợp đồng
o Hóa đơn tổng (nếu 2 invoice trở lên) o Giấy giới thiệu để nhận D/O
5. Bên Toàn Nam Logistics lên tờ khai (sử dụng VNACCS), khai thuế. (xem thêm ở mục 3.2.1.4)
6. Bộ phận Logistics kiểm tra mã số thuế, thuế suất, thông tin tờ khai rồi xác nhận cho Toàn Nam Logistics.
7. Toàn Nam Logistics đóng thuế, nộp tờ khai lấy D/O để lấy containter, hàng ra khỏi cảng.
Những chứng từ cần thiết để giao cho khách hàng: (mỗi loại 2 bản) • Packing List
• Certificate of Quality (CQ) • Bill of Lading (B/L)
• Tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan (thông quan) (Declaration) • Certificate of Origin (C/O) (phòng thương mại bên nước XK
approve, cấp)
o Riêng đối với trường hợp giao hàng cho Vingroup, ngoài những chứng từ như trên còn cần bổ sung (do yêu cầu riêng của Vingroup, sẽ thu thêm phí):
• Biên bản giao nhận hàng (bộ phận quản lý kho hàng)
• Thông báo giao hàng (SCU)
• C/O gốc (1 bản)
64
• Hóa đơn (SCU + Kế toán)
• Giấy đề nghị thanh toán (Kế toán)
Nếu đến ETD mà vẫn chưa có Notice of Arrival thì liên hệ LSP hỏi lý do trễ. Theo dõi lịch trình tàu trên web dựa trên ứng dụng tracking and tracing bằng cách nhập số vận đơn (B/L No.).
❖ Nhận xét:
o Ưu điểm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
▪ Ở bộ phận này, các bước công việc phần lớn theo quy trình chuẩn, không phát sinh thêm OAW nên thời gian thực hiện tương đối nhanh.
o Nhược điểm:
▪ Giấy tờ do bên Grundfos Singapore cần thiết cho thủ tục hải quan hoặc thêm theo yêu cầu của khách hàng đôi khi bị cấp sai thông tin. Từ đó hàng hóa không được thông quan hoặc khách hàng từ chối thanh toán hàng hóa. Việc yêu câu đính chính lại các giấy tờ này tốn từ 1 đến 2 ngày.
▪ Đơn hàng thường bị dồn vào cuối tháng vì khâu lập đơn hàng tăng tốc tìm kiếm đơn hàng để đạt chỉ tiêu tháng mà bộ phận xử lý chứng từ hải quản chỉ có 1 nhân viên nên cũng dẫn đến áp lực và dễ sai sót.
65
3.2.1.4. Lưu kho
Hình 3.7: Quy trình hoạt động trong kho hàng trên thực tế
Giải thích:
➢ Nhận hàng
− Lập lịch với nhà cung cấp: khi Toàn Nam Logistics hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên chứng từ của công ty sẽ liên hệ với quản lý kho của Grundfos Việt Nam để sắp xếp thời gian chuyển container tới kho Grundfos.
− Dỡ hàng từ phương tiện: quản lý kho sẽ đối chiếu số container và số seal với HB/L rồi tiến hành cắt seal, rút hàng ra khỏi container.
− Đối chiếu hàng với P/O: hàng khi sau khi được rút ra khỏi container, quản lý kho sẽ kiểm tra số kiện, mã P/N, xem hàng nguyên đai, nguyên kiện không.
− Cập nhật thông tin: Ở phần trước, khi CSU đặt hàng từ Singapore và được xác nhận, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin nhập thông tin quản lý kho đăng nhập vào hệ thống ERP. Nhập T-code là migo, nhập số P/O, màn hình sẽ hiện ra mô tả (description) và P/N của những mặt hàng trong đơn hàng đó. Sau đó thực hiện thao tác cập nhật thông tin là đã nhận hàng. (nguồn: tác giả) Nhận hàng Đem hàng đi lưu tạm Soạn hàng Lưu trữ Lấy hàng Giao hàng