NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ Sự NGHIỆP CÔNG LẬP
Nguồn tài chính đầu tư
Để duy trì hoạt động bình thường và phát triển bền vững, các đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL) cần thực hiện các khoản chi tiêu cần thiết Hai nội dung chi chủ yếu trong hoạt động của ĐVSNCL bao gồm chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên.
Chi đầu tư phát triển của ĐVSNCL bao gồm nguồn kinh phí dành cho xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm và sửa chữa lớn máy móc thiết bị, cũng như phát triển sản xuất Đây là khoản chi lớn, không ổn định và mang tính tích lũy, đồng thời gắn liền với mục tiêu phát triển sự nghiệp của đơn vị qua từng giai đoạn.
ĐVSNCL sử dụng nguồn kinh phí để đảm bảo các hoạt động thường xuyên và ổn định của đơn vị, bao gồm chi phí cho nhân sự như lương, phụ cấp và thưởng Ngoài ra, còn có các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn như giáo dục, đào tạo, và nghiên cứu khoa học công nghệ theo đặc điểm của ngành Chi phí quản lý hành chính như điện, nước, xăng dầu, và vệ sinh cũng được bao gồm, cùng với các khoản mua sắm và sửa chữa thường xuyên khác của đơn vị.
Chi đầu tư phát triển tạo ra cơ sở vật chất - kỹ thuật cho sự phát triển lâu dài, trong khi chi thường xuyên chủ yếu phục vụ các nhiệm vụ hiện tại của ĐVSNCL Việc thực hiện chi tiêu cần tuân thủ căn cứ pháp lý, đúng mục đích và đối tượng, theo định mức cụ thể Để đáp ứng nhu cầu chi tiêu, các ĐVSNCL cần huy động đa dạng nguồn tài chính để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, trả lương cho nhân viên và thực hiện các hoạt động chuyên môn Quá trình huy động, quản lý và sử dụng nguồn tài chính đầu tư ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán của đơn vị.
Nguồn vốn ngân sách nhà nước (NSNN) đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tài chính bền vững cho các đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL) Đặc biệt, đối với những đơn vị không có nguồn thu hoặc có nguồn thu thấp, NSNN trở thành nguồn hỗ trợ quan trọng để duy trì hoạt động và phát triển.
NSNN cần đảm bảo gần như 100% cho hoạt động của các đơn vị Các đơn vị phải sử dụng nguồn vốn đúng mục đích và nội dung theo dự toán được cấp có thẩm quyền, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn và định mức quy định của Nhà nước.
Nguồn vốn ngoài ngân sách nhà nước (NSNN) là nguồn tài chính mà các đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL) tự huy động thông qua xã hội hóa, không cần nộp vào NSNN và được sử dụng cho các nhiệm vụ của mình Tuy nhiên, các ĐVSNCL phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về quản lý tài chính Hiện nay, các nguồn tài chính ngoài NSNN dành cho đầu tư vào ĐVSNCL bao gồm nhiều hình thức khác nhau.
Nguồn vốn từ thu phí và các khoản thu sự nghiệp khác đang chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong cơ cấu tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập Điều này yêu cầu các đơn vị phải lập kế hoạch hợp lý để khai thác và sử dụng các nguồn thu này một cách hiệu quả và hợp pháp, nhằm nâng cao khả năng tài chính của mình.
Nguồn vốn viện trợ và biếu tặng từ cá nhân, tổ chức xã hội trong và ngoài nước đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhiệm vụ của đơn vị Mặc dù các khoản thu này không thường xuyên và khó dự đoán, nhưng việc tích cực tranh thủ nguồn lực này sẽ giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho đơn vị.
Các nguồn vốn khác của đơn vị bao gồm vốn huy động từ cán bộ, nhân viên, vốn vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng, cũng như nguồn vốn liên doanh, liên kết với cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước theo quy định pháp luật Mặc dù hiện tại các nguồn này chưa nhiều và chưa ổn định, nhưng trong tương lai, chúng sẽ trở thành nguồn vốn quan trọng hỗ trợ hoạt động cho các đơn vị sự nghiệp công lập.
Cuối mỗi kỳ kế toán, các đơn vị cần thực hiện thủ tục khóa sổ và thanh quyết toán tình hình sử dụng nguồn vốn Việc này phải được thực hiện với cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính và cơ quan chủ trì các chương trình, dự án (nếu có) theo đúng quy định hiện hành.
Nội dung công tác quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp công lập
Công tác quản lý tài chính ở các ĐVSNCL gồm ba khâu như sau:
Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích và đánh giá nhu cầu tài chính, nhằm xây dựng chỉ tiêu thu, chi hàng năm một cách khoa học và thực tiễn Đơn vị có thể điều chỉnh dự toán dựa trên xu hướng phát triển và tỷ lệ lạm phát dự kiến, hoặc xác định chỉ tiêu dựa vào mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong năm kế hoạch mà không cần dựa vào kết quả hoạt động của năm trước.
Chấp hành dự toán ngân sách là nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị, yêu cầu tổ chức triển khai thực hiện dự toán đã được lập, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu - chi Việc sử dụng kinh phí cần phải đúng mục đích, theo chế độ, hiệu quả và tiết kiệm Để theo dõi tiến trình này, các đơn vị cần thiết lập hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán phù hợp, nhằm quản lý chi tiết từng nguồn thu, khoản chi, quỹ lương, các quỹ và tài sản của đơn vị.
Quyết toán thu - chi ngân sách là quá trình phân tích và đánh giá kết quả thực hiện dự toán trong kỳ, thông qua việc kiểm tra và tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán Điều này giúp rút ra bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo Để hoàn tất quyết toán, các đơn vị cần thực hiện báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách theo biểu mẫu và quy định của pháp luật.
Ba khâu công việc trong quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL) đều quan trọng và liên quan chặt chẽ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ Nhu cầu dự toán kết hợp các nguồn lực để đạt mục tiêu, trong khi quyết toán là thước đo hiệu quả của công tác lập dự toán Do đó, các đơn vị cần chủ động và linh hoạt trong hoạt động, đồng thời sử dụng hiệu quả nguồn lực Điều này phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ được giao, và đặc biệt là cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, phương thức hoạt động, cũng như cách thức tổ chức công tác kế toán.
N ỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 19 1 Tổ chức bộ máy kế toán 19 2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 24 3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 26 4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 27
Theo Luật Kế toán 2015, tổ chức công tác kế toán bao gồm việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán nhằm phản ánh chính xác tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, tổ chức này còn phải thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, lưu trữ tài liệu kế toán và cung cấp thông tin liên quan đến kế toán, cùng với các nhiệm vụ khác trong lĩnh vực kế toán.
Trước đây, các đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL) thực hiện kế toán hành chính, sự nghiệp theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2018, chế độ kế toán mới theo Thông tư 107/2017/TT-BTC đã có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi so với Quyết định 19 Nội dung về tổ chức công tác kế toán sẽ được trình bày theo hướng thay đổi này.
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Để tổ chức bộ máy kế toán trong các ĐVSNCL cần thực hiện các công việc: xác định số lượng nhân viên cần có và trình độ chuyên môn đảm bảo cho công việc; phân công các nhân viên thực hiện các phần hành kế toán cụ thể; quy định cách thức liên hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau cũng nhu giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan; xây dựng kế hoạch công tác, kiểm tra và tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch
Dựa vào đặc điểm tổ chức bộ máy, quy mô hoạt động và tình hình phân cấp quản lý, các đơn vị có thể lựa chọn một trong ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính mà họ tham gia, cũng như yêu cầu và trình độ của cán bộ quản lý và nhân viên kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là phương thức mà trong đó chỉ có một bộ phận kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công việc kế toán, bao gồm xử lý chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo kế toán Các đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên thực hiện thu nhận, kiểm tra chứng từ và hạch toán ban đầu, sau đó định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm Chính vì vậy, mô hình này còn được gọi là mô hình một cấp.
Công tác kế toán tập trung mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc đảm bảo sự điều hành thống nhất từ nhà quản lý trong việc quản lý và sử dụng kinh phí của đơn vị Điều này không chỉ thuận tiện cho việc tin học hóa quy trình kế toán mà còn giúp đơn giản hóa bộ máy kế toán của đơn vị.
Việc kiểm tra giám sát đối với các đơn vị phụ thuộc gặp nhiều hạn chế, dẫn đến thông tin kế toán phục vụ quản lý không được cập nhật kịp thời Phương pháp này chỉ phù hợp với các đơn vị có địa bàn hoạt động nhỏ, nơi các đơn vị phụ thuộc tập trung gần đơn vị trung tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và làm việc trực tiếp.
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán là một cấu trúc kế toán bao gồm đầy đủ các bộ phận tại cả trung tâm và các đơn vị trực thuộc, thường được gọi là mô hình hai cấp Mô hình này giúp tăng cường hiệu quả quản lý tài chính và cải thiện khả năng kiểm soát trong toàn bộ tổ chức.
Việc tăng cường tính chủ động tại các đơn vị kế toán trực thuộc mang lại nhiều ưu điểm, giúp giám sát và chỉ đạo các hoạt động kinh tế diễn ra nhanh chóng và kịp thời.
Tổ chức bộ máy kế toán hiện tại gặp nhược điểm lớn với cấu trúc cồng kềnh và phức tạp Việc tổng hợp số liệu và kiểm tra trở nên khó khăn, đồng thời công tác chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng không được thực hiện một cách tập trung.
Mô hình này thích hợp cho các đơn vị có quy mô lớn và hoạt động rộng rãi, với các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.
Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, hay còn gọi là mô hình hỗn hợp, kết hợp những ưu điểm của cả hai mô hình tập trung và phân tán, phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị Tại đơn vị kế toán cấp trên, phòng kế toán trung tâm được thành lập, trong khi các đơn vị trực thuộc có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu quản lý Kế toán trung tâm thực hiện các công việc phát sinh, tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc, hướng dẫn và giám sát công tác kế toán, lập báo cáo tổng hợp và xây dựng kế hoạch tài chính cho toàn bộ đơn vị Các đơn vị phụ thuộc thực hiện công tác kế toán và tài chính của mình theo phân cấp và định kỳ gửi báo cáo về phòng kế toán trung tâm.
Mô hình này khắc phục những nhược điểm của hai mô hình trước, mang lại sự linh hoạt trong việc phân công công tác kế toán cho từng đơn vị trực thuộc Nó phù hợp với các tổ chức có nhiều đơn vị trực thuộc với quy mô và đặc điểm hoạt động khác nhau, bao gồm cả những nơi có địa bàn hoạt động vừa tập trung vừa phân tán và trình độ quản lý đa dạng.
+ Nhược điểm: Bộ máy kế toán khá cồng kềnh.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong ĐVSNCL có thể được xây dựng theo ba mô hình khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị Sau khi xác định mô hình phù hợp, nhà quản lý cần phân cấp quản lý và phân công công việc rõ ràng cho từng cá nhân và bộ phận Việc nắm vững đặc điểm của bộ máy kế toán sẽ giúp nhà quản lý thiết lập một hệ thống kế toán khoa học, hiệu quả, và tối ưu hóa nguồn lực tài chính cũng như nhân sự của đơn vị.
1.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng ghi lại các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, là minh chứng pháp lý cho các hoạt động tài chính của đơn vị Việc ghi nhận các nghiệp vụ này thông qua chứng từ kế toán là bắt buộc, và mọi số liệu được ghi vào sổ kế toán phải được xác thực bằng các chứng từ hợp pháp và hợp lệ.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN
T ỔNG QUAN VỀ CÁC TRƯỜNG T RUNG HỌC PHỔ THÔNG CÔNG LẬP TỈNH H ƯNG
2.1.1 Hệ thống các trường Trung học phổ thông công lập tỉnh Hưng Yên
Hưng Yên là một tỉnh nằm ở trung tâm đồng bằng sông Hồng, giáp ranh với Hà Nội và các tỉnh Hà Nam, Hải Dương, Thái Bình, Bắc Ninh Tỉnh có 01 thành phố, 09 huyện và 161 xã, phường, thị trấn, với tổng diện tích tự nhiên là 923,09 km² Dân số Hưng Yên khoảng 1.188.923 người, tương đương mật độ dân số 1.288 người/km².
Hưng Yên, nằm trong vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ và tam giác kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh, đóng vai trò là cửa ngõ phía Đông của Hà Nội, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hoá Vị trí địa lý và hệ thống giao thông quan trọng giúp tỉnh tận dụng cơ hội phát triển về khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến và thu hút vốn đầu tư Sự quan tâm từ Bộ GD&ĐT, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh cùng sự phối hợp của các sở, ban, ngành và sự ủng hộ của nhân dân đã khẳng định giáo dục và đào tạo là một trong những trọng tâm trong kế hoạch phát triển kinh tế của Hưng Yên.
Trong những năm qua, giáo dục và đào tạo (GD&ĐT) tại tỉnh Hưng Yên đã có những bước phát triển mạnh mẽ, đạt được nhiều mục tiêu quan trọng Quy mô trường lớp được duy trì ổn định, cơ sở vật chất và trang thiết bị dạy học được cải thiện, đáp ứng đủ nhu cầu tối thiểu cho việc dạy và học Đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhân viên không chỉ đảm bảo số lượng mà còn không ngừng nâng cao chất lượng Chất lượng giáo dục toàn diện và chất lượng mũi nhọn ngày càng được nâng cao, góp phần vào sự phát triển của xã hội tỉnh Hưng Yên.
Ngày 04/10/2016, Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh Hưng Yên đã ban hành Nghị quyết số 09-NQ/TU về chương trình phát triển giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025 Đến nay, nhiều chỉ tiêu của chương trình đã được đạt và vượt kế hoạch, bao gồm tỷ lệ học sinh hoàn thành chương trình tiểu học vào lớp 6, tỷ lệ học sinh tốt nghiệp THPT trúng tuyển vào các trường đại học, tỷ lệ giáo viên đạt chuẩn ở các cấp học, và tỷ lệ trường THPT đạt chuẩn quốc gia, cũng như việc đạt chuẩn phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ.
Từ năm 5 tuổi, trẻ em đã đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 3, phổ cập giáo dục THCS mức độ 2 và xóa mù chữ mức độ 2 Nhận thức và trách nhiệm của các cấp uỷ đảng, chính quyền và nhân dân về giáo dục được nâng cao Quy mô và mạng lưới giáo dục duy trì ổn định, với chất lượng giáo dục toàn diện và chất lượng giáo dục mũi nhọn được giữ vững Điểm bình quân các môn thi và tỷ lệ học sinh trúng tuyển đại học của tỉnh nằm trong nhóm cao nhất cả nước Đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục đủ về số lượng và nâng cao về trình độ, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục Cơ sở vật chất và trang thiết bị dạy học được đầu tư tăng cường theo hướng chuẩn hóa và hiện đại hóa.
Hiện nay, toàn tỉnh Hung Yên có 26 truờng THPT công lập, phân bố từ
Huyện Khoái Châu, huyện lớn nhất tỉnh, có 4 trường THPT công lập với tổng cộng 721 lớp và 27.823 học sinh Tổng số cán bộ viên chức tại các trường là 1.772 người, trong đó có 88 cán bộ quản lý, 1.567 giáo viên và 117 nhân viên.
Các trường THPT công lập tại tỉnh Hưng Yên là những cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, được thành lập và quản lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền Những trường này có tư cách pháp nhân và sử dụng con dấu riêng Nguồn đầu tư cho cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động hàng năm chủ yếu được đảm bảo từ ngân sách nhà nước.
Các trường THPT, đặc biệt là các trường công lập tại tỉnh Hưng Yên, hoạt động theo quy định của Luật Giáo dục số 38/2005/QH11 và Luật Giáo dục sửa đổi số 44/2009/QH12 Điều lệ trường học được quy định tại Thông tư số 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28/3/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng hướng dẫn hoạt động của các trường này Theo Điều 3, các trường THPT có nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng để đảm bảo chất lượng giáo dục.
Tổ chức giảng dạy và học tập theo chương trình giáo dục phổ thông cho cấp THCS và THPT do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, đồng thời công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo dục, nguồn lực tài chính và kết quả đánh giá chất lượng giáo dục.
2 Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật.
3 Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
4 Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công.
5 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục. Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục.
6 Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định của Nhà nước.
7 Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội.
8 Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục.
9 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.”
2.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên bao gồm các bộ phận chính: Ban giám hiệu, tổ hành chính (văn phòng), các tổ chuyên môn, cùng với các hội, ban, đoàn thể khác Sơ đồ tổ chức này giúp minh họa rõ ràng các thành phần cấu thành của trường học.
(Hiệu trưởng và các Phó hiệu trưởng)
To vãn phòng: gồm kế toán, ỵăn thư, thù quỳ, y tế, thư viện, thiêt bị, bảo vệ
Các tổ chuyên môn: toán - tin, ngữ văn, tiêng anh, sử - địa — giáo dục công dân, lý - hóa - sinh, the dục — giáo dục quốc phòng
Hội, ban, đoàn thể: công đoàn, đoàn thanh niên, ban nữ công
Sơ đồ 2.1 mô tả cơ cấu tổ chức của trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên, trong đó Hiệu trưởng đóng vai trò là người đứng đầu và quản lý mọi hoạt động của đơn vị Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Sở GD&ĐT và pháp luật về các hoạt động của trường Để hỗ trợ Hiệu trưởng, có tối đa 03 Phó hiệu trưởng, mỗi người sẽ phụ trách một hoặc một số nhiệm vụ được phân công bởi Hiệu trưởng.
Bộ máy tổ chức của trường bao gồm một tổ văn phòng phụ trách các công việc hành chính và quản trị chung, cùng với các tổ chuyên môn đảm nhiệm công tác giảng dạy Số lượng tổ chuyên môn sẽ được xác định dựa trên quy mô của trường.
Mỗi môn học sẽ được tổ chức thành các tổ hoặc nhóm từ 2 đến 3 môn theo phân ban tự nhiên hoặc xã hội Mỗi tổ sẽ có một tổ trưởng và một tổ phó đứng đầu để quản lý và điều phối hoạt động.
2.1.4 Công tác quản lý tài chính tại các trường Trung học phổ thông công lập tỉnh Hưng Yên
2.1.4.1 Cơ chế tài chính tại các trường Trung học phổ thông công lập tỉnh Hưng Yên
Hiện nay, các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên đang áp dụng cơ chế tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP Tuy nhiên, Chính phủ vẫn chưa ban hành Nghị định quy định cơ chế tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, dẫn đến việc các đơn vị vẫn phải hoạt động theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP.
T HỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG T RUNG HỌC PHỔ THÔNG CÔNG LẬP TỈNH H ƯNG Y ÊN
Để đánh giá hiệu quả tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên, tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua Phiếu khảo sát đối với nhân viên phụ trách kế toán tại 26 trường THPT công lập trong khu vực.
Tổng số phiếu khảo sát phát ra là 26, trong đó toàn bộ 26 phiếu đã được thu lại, đạt tỷ lệ 100% Qua việc phân tích kết quả từ các phiếu khảo sát, tác giả đã tổng hợp được các thông tin về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập ở tỉnh Hưng Yên.
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Các trường THPT công lập tại tỉnh Hưng Yên đều là đơn vị sự nghiệp công lập quy mô nhỏ, với cơ cấu tổ chức đơn giản và không có đơn vị trực thuộc Do đó, 100% các trường áp dụng mô hình kế toán tập trung Bộ phận kế toán tại các trường có các chức năng và nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoạt động tài chính hiệu quả.
Chức năng của Hiệu trưởng là quản lý toàn bộ tài chính và tài sản của đơn vị theo đúng quy định pháp luật Hiệu trưởng có trách nhiệm đảm bảo an toàn, tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn tài chính, tài sản được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động này.
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại đơn vị;
Lập dự toán thu chi hàng năm và phối hợp với các bộ phận liên quan để xây dựng kế hoạch tài chính và ngân sách nhà nước cho đơn vị, bao gồm cả kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
Để đảm bảo việc chi tiêu hiệu quả, cần thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định của nhà nước Đồng thời, chủ động đề xuất điều chỉnh và bổ sung các định mức, tiêu chuẩn trong quy chế chi tiêu nội bộ nhằm phù hợp với điều kiện thực tế và nguồn thu tài chính hàng năm.
Quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản cơ sở vật chất của đơn vị là rất quan trọng, bao gồm hồ sơ tài sản, quy trình mua sắm, sử dụng, kiểm kê và thanh lý tài sản Việc phối hợp hiệu quả trong các công tác này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản.
- Thực hiện lập, gửi các báo cáo tài chính và công khai tài chính theo quy định.
Cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, số liệu và tài liệu liên quan đến quản lý tài chính của đơn vị theo yêu cầu từ Ban Giám hiệu, Sở GD&ĐT và các cơ quan có thẩm quyền khác.
- Luu giữ, bảo quản tài liệu kế toán theo đúng quy định của Luật
Các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên đã xây dựng một bộ máy kế toán đồng bộ với đội ngũ cán bộ, nhân viên gồm 3 người mỗi đơn vị, thuộc tổ hành chính Nhân viên kế toán chính chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán, tập hợp và xử lý chứng từ Nhân viên thủ quỹ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi và đối chiếu quỹ với kế toán, đồng thời tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ Nhân viên thiết bị quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị dạy học, phối hợp với kế toán trong việc mua sắm và kiểm kê tài sản định kỳ.
Các cán bộ kế toán thường được đào tạo bài bản về nghiệp vụ tài chính và kế toán, với đa số có trình độ chuyên môn từ đại học chuyên ngành kế toán - tài chính Họ được tuyển dụng vào biên chế của đơn vị, không phải thuê ngoài.
Theo định hướng tinh giản bộ máy hành chính của Đảng và Nhà nước, bộ phận kế toán tại các trường hiện nay được tổ chức gọn nhẹ Do đó, nhân viên kế toán thường xuyên kiêm nhiệm các công việc văn phòng như thống kê và báo cáo.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên hiện nay chủ yếu dựa vào các mẫu chứng từ bắt buộc theo Thông tư 107, bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và biên lai thu tiền, với tổng số mẫu khoảng 32-35 Mặc dù không được sửa đổi các biểu mẫu bắt buộc, kế toán các trường vẫn điều chỉnh một số chi tiết để phù hợp với tình hình thực tế và thuận tiện cho việc theo dõi, như danh sách thanh toán lương, giấy báo tăng giảm quỹ tiền lương, và bảng chấm công làm thêm giờ Việc điều chỉnh này cần thiết do kế hoạch giảng dạy được xác định theo số tiết học trong học kỳ, ảnh hưởng đến phân công giảng dạy cho giáo viên.
Các trường hiện đang áp dụng một số mẫu chứng từ theo quy định của pháp luật, bao gồm ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản, giấy nộp trả kinh phí chuyển khoản, đăng ký khoán công tác phí, giấy báo tăng giảm lao động, cam kết chi, giấy đề nghị cơ sở vật chất, bảng kê chi tiền miễn giảm học phí và hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh thuộc diện chính sách, cùng với giấy báo tăng giảm quỹ tiền lương hàng tháng (Phụ lục 03).
Sau khi xác định danh mục chứng từ cần thiết cho hạch toán kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ sẽ được thực hiện qua các bước cụ thể như trong sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ ở các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên
- Lập và kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên đều được lập chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước Các chứng từ này được tập trung tại phòng kế toán của đơn vị và có thể được lập bởi bộ phận chuyên môn hoặc do kế toán thực hiện.
Đ ÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG T RUNG HỌC PHỔ THÔNG CÔNG LẬP TỈNH H ƯNG Y ÊN
Trong thời gian qua, tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên có một số ưu điểm như sau:
Bộ máy kế toán tại trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên được tổ chức theo mô hình tập trung, đảm bảo sự nhất quán trong quản lý và nâng cao hiệu quả chức năng của đơn vị Đội ngũ kế toán được đào tạo chuyên môn bài bản và thường xuyên tham gia các khóa tập huấn để cập nhật kiến thức, triển khai các quy định của nhà nước về quản lý tài chính, kế toán và tài sản.
Các đơn vị tổ chức hệ thống chứng từ kế toán một cách đa dạng và tuân thủ quy định hiện hành Họ đã thiết lập quy trình rõ ràng cho việc lập, kiểm tra, bảo quản và lưu trữ chứng từ, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả trong hoạt động kế toán.
Tổ chức tài khoản kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên tuân thủ hệ thống tài khoản theo Thông tư số 107, đáp ứng đầy đủ nhu cầu hạch toán kế toán Để phù hợp với điều kiện, đặc điểm và yêu cầu quản lý, các đơn vị đã linh hoạt mở thêm tài khoản kế toán cấp 2 và cấp 3 nhằm hạch toán chi tiết các khoản thu và chi.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại đơn vị được thực hiện một cách đầy đủ, bao gồm cả sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Các sổ này đều đáp ứng các yếu tố theo quy định và cung cấp thông tin kế toán cần thiết cho đơn vị.
- về báo cáo kế toán: Các đơn vị đã có ý thức lập và nộp các báo cáo kế toán kịp thời, theo đúng thời hạn được yêu cầu.
Công tác kiểm tra kế toán được thực hiện thường xuyên thông qua việc tự kiểm tra và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng liên quan, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán của đơn vị.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán đã trở thành xu hướng tất yếu tại các đơn vị, nhờ vào việc sử dụng các phần mềm kế toán trên máy tính Điều này không chỉ nâng cao năng suất làm việc của nhân viên kế toán mà còn cải thiện tính hiệu quả trong công việc.
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên vẫn gặp phải một số hạn chế cần được khắc phục.
Cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2005/NĐ-CP tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên đang tiến triển chậm do thiếu quy định cụ thể về tự chủ tài chính trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, điều này gây khó khăn cho các đơn vị trong việc áp dụng.
Tổ chức bộ máy kế toán trong các trường THPT quy định mỗi đơn vị chỉ được bố trí một nhân sự phụ trách kế toán, mặc dù khối lượng công việc lớn và đôi khi phải kiêm nhiệm thêm công tác văn phòng.
(đơn vị thiếu biên chế văn phòng hoặc kế toán cũng là tổ trưởng hành chính).
Trong quá trình thanh tra tại các trường, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán đã bộc lộ một số vấn đề, như thiếu ngày tháng trên một số chứng từ và bảng kê chi hoặc thu tiền không có chữ ký Hiện tượng ký hộ vẫn còn xảy ra, đặc biệt trong các bảng thu, chi tiền cho học sinh Ngoài ra, nội dung mô tả các nghiệp vụ kinh tế thường quá dài dòng hoặc quá tóm tắt, gây khó hiểu, và còn tồn tại lỗi sai chính tả.
Một số mẫu chứng từ cũ như giấy đi đường đã bị thay thế, nhưng kế toán chưa thông báo kịp thời Điều này khiến các bộ phận chuyên môn vẫn sử dụng mẫu cũ, dẫn đến sai sót và phải thay đổi, gây lãng phí thời gian và công sức.
Trong quản lý tài sản, việc thiếu chứng từ cho một số nghiệp vụ kinh tế như phiếu nhập/xuất kho và biên bản bàn giao tài sản cho người sử dụng là một vấn đề đáng lưu ý Bên cạnh đó, trong quy trình tạm ứng kinh phí, hiện tại chỉ có giấy đề nghị tạm ứng mà chưa có giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, điều này có thể gây khó khăn trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
Công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ tại nhiều trường học hiện nay chưa đảm bảo, với 21/26 trường không có kho kế toán riêng Diện tích phòng kế toán hạn chế khiến chứng từ cũ phải lưu trữ trong kho chung, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và dễ bị ẩm mốc, mối mọt Hầu hết chứng từ kế toán được lưu trữ vĩnh viễn mà không thực hiện tiêu hủy khi hết thời hạn, do tâm lý ngại soạn chứng từ cũ, dẫn đến tình trạng quá tải, đặc biệt tại các trường THPT lâu năm như Hưng Yên, Tiên Lữ và Văn Lâm.
Nhiều trường chưa chú trọng vào việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, dẫn đến việc xây dựng các tài khoản chi tiết không nhất quán và thiếu đồng bộ Điều này khiến cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đầy đủ Đặc biệt, trong năm vừa qua, có tới 9/26 trường không thực hiện trích lập các quỹ, cho thấy sự cần thiết phải cải thiện quy trình kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán tại đơn vị rất quan trọng, đặc biệt là trong quá trình ghi sổ, kiểm tra và đối chiếu Những hoạt động này thường được thực hiện vào cuối năm, điều này có thể ảnh hưởng đến tính kịp thời và độ chính xác của thông tin kế toán được cung cấp Do đó, cần chú trọng cải thiện quy trình này để đảm bảo thông tin kế toán luôn đầy đủ và chính xác.
