chính của đơn vị. Do vậy cần thiết phải hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán để giúp cho việc phản ánh kế toán được rõ ràng và hợp pháp. Cụ thể:
- Kế toán cần tổ chức tập huấn hoặc thông báo bằng văn bản cho toàn thể cán bộ viên chức nhà trường về quy trình thanh toán, trong đó nêu rõ các căn cứ pháp luật, các mẫu giấy tờ bảng biểu cần thiết, quy trình thực hiện và các yêu cầu trình bày chứng từ kế toán (về dấu, chữ ký, ngày tháng...) khi thực hiện thanh toán, giúp việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ của các bộ phận liên quan được thuận tiện và giảm thời gian kiểm soát chứng từ của kế toán. Bên cạnh đó, khi quy định pháp luật thay đổi thì kế toán cũng cần nhanh chóng thông báo cập nhật sự thay đổi một cách rộng rãi để tránh trường hợp áp dụng mẫu chứng từ đã cũ hoặc sai quy trình thanh toán.
- Sử dụng chứng từ “Phiếu nhập kho” khi mua hay nhận công cụ dụng cụ, tài sản cố định và khi đưa cho cá nhân hoặc bộ phận sử dụng phải có “phiếu xuất kho” ghi rõ người nhận, số lượng, chủng loại và hạch toán ngay vào sổ tài sản để quy định ngay trách nhiệm của người quản lý sử dụng tài sản được giao để tránh trường hợp nhầm lẫn, thất lạc.
- Việc mua sắm văn phòng phẩm, tài sản cần có “Giấy đề nghị cơ sở vật chất” làm căn cứ thực hiện mua sắm và khi có công cụ dụng cụ bị hỏng không sử dụng được hoặc đã hết giá trị sử dụng thì dùng chứng từ “Giấy báo hỏng mất công cụ dụng cụ”.
- Đối với việc tạm ứng kinh phí: sau khi các cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường hoàn thành nhiệm vụ được giao cần lập chứng từ “giấy đề nghị thanh toán tạm ứng”, trong đó ghi rõ số tiền nhận tạm ứng, số tiền đã chi và số tạm ứng không chi hết hoặc chi quá số tạm ứng.
- Áp dụng mẫu chứng từ “chấm công thừa giờ cho giáo viên” chấm chi tiết theo từng ngày trong tháng, không làm chung chung cho cả kỳ (Phụ lục 04).
- Thực hiện quy định về lưu trữ chứng từ tại Luật Kế toán 2015, các đơn vị cần bố trí kho kế toán riêng, sắp xếp lưu trữ chứng từ khoa học, cẩn thận, thuận tiện tra cứu và thanh tra, kiểm toán. Đồng thời phải xử lý tiêu hủy các chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ, tránh để lưu cữu gây ẩm mốc, quá tải trong kho.