TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CÔNG LẬP TỈNH HƯNG YÊN
Để đánh giá tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên, tác giả đã thực hiện điều tra qua Phiếu khảo sát các nhân viên phụ trách kế toán tại 26 trường THPT công lập trên địa bàn tỉnh Hưng Yên gồm 20 câu hỏi (Phụ lục số 04), tổng số phiếu phát ra là 26 phiếu, tổng số phiếu thu lại là 26 phiếu, đạt tỷ lệ là 100%. Thông qua việc xử lý kết quả trả lời tại các phiếu khảo sát, tác giả tổng hợp được các nội dung về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập trên địa bàn tỉnh Hưng Yên như sau:
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Các trường THPT công lập trên địa bàn tỉnh Hưng Yên đều là các ĐVSN công có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ, không có đơn vị trực thuộc nên 100% các trường tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Bộ phận kế toán tại đơn vị có chức năng, nhiệm vụ như sau:
* Chức năng: Giúp Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý toàn bộ tài chính, tài sản của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về đảm bảo an toàn, tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính, tài sản được giao.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại đơn vị;
- Lập dự toán thu, chi hàng năm; chủ trì phối hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng kế hoạch tài chính, NSNN hàng năm, ngắn hạn và dài hạn của đơn vị;
- Thực hiện chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ và qui định của nhà nước, chủ động đề xuất điều chỉnh, bổ sung các định mức, tiêu chuẩn trong
quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với điều kiện thực tế và nguồn thu tài chính hàng năm;
- Phối hợp, quản lý theo dõi toàn bộ tài sản cơ sở vật chất của đơn vị nhu hồ sơ tài ản, công tác mua sắm, sử dụng, kiểm kê, thanh lý tài sản;
- Thực hiện lập, gửi các báo cáo tài chính và công khai tài chính theo quy định.
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời số liệu, tài liệu và các thông tin liên quan đến quản lý tài chính của đơn vị theo yêu cầu của Ban Giám hiệu, Sở GD&ĐT và các cơ quan có thẩm quyền khác.
- Luu giữ, bảo quản tài liệu kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán.
Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ nhu trên, các truờng THPT công lập tỉnh Hung Yên đã tổ chức một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các cán bộ, nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị, thuờng là 3 nguời một đơn vị, trực thuộc tổ hành chính (văn phòng). Nhân viên phụ trách kế toán chính là đầu mối thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán, tất cả các chứng từ đều đuợc tập hợp tại đây để tổng hợp, xử lý và ghi chép. Nhân viên thủ quỹ có trách nhiệm quản lý tiền mặt tại đơn vị, thực hiện thu chi quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán về quỹ tiền mặt, kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ. Nhân viên thiết bị quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy - học trong nhà truờng, trực tiếp theo dõi và phối hợp với kế toán trong việc mua sắm, sử dụng, kiểm kê tài sản định kỳ.
Các cán bộ kế toán hầu hết đã đuợc đào tạo cơ bản về nghiệp vụ tài chính, kế toán và hầu hết có trình độ chuyên môn từ đại học ngành kế toán - tài chính, đuợc tuyển dụng trong biên chế của đơn vị không phải thuê ngoài.
công của Đảng và Nhà nước nên nhân sự cho bộ phận kế toán tại các trường hiện nay đều được tổ chức gọn nhẹ, nên nhân viên kế toán tại các trường cũng thường xuyên phải thực hiện các nhiệm vụ kiêm nhiệm công tác văn phòng như làm thống kê, báo cáo, ...
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại các trường THPT công lập trên địa bàn tỉnh Hưng Yên hiện nay chủ yếu theo các mẫu chứng từ bắt buộc và mẫu hướng dẫn tại Thông tư 107, gồm 04 mẫu chứng từ bắt buộc, không được sửa đổi biểu mẫu trong quá trình sử dụng là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền.
Đối với các mẫu chứng từ hướng dẫn tại Thông tư 107, số lượng mẫu chứng từ được sử dụng tại các trường là khoảng 32-35 mẫu. Trong quá trình sử dụng, kế toán các trường có điều chỉnh một số chi tiết cho phù hợp với tình hình đơn vị và thuận tiện cho việc tính toán và theo dõi của mình như: danh sách thanh toán lương, giấy báo tăng giảm quỹ tiền lương, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền dạy thêm giờ, bảng kê chi tiền,... Sự điều chỉnh này chủ yếu do kế hoạch các môn học trong trường học được xác định theo số tiết học trên một học kỳ nên việc phân công giảng dạy cho giáo viên cũng phải theo tiết chứ không phải theo ngày (ví dụ bản quyết toán tiền thừa giờ cho giáo viên tại Phụ lục 02).
Các trường hiện cũng đang sử dụng một số mẫu chứng từ được quy định tại các văn bản pháp luật khác như: ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách bằng chuyển khoản, giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản, đăng ký khoán công tác phí, giấy báo tăng giảm lao động, cam kết chi, giấy đề nghị cơ sở vật chất, bảng kê chi tiền miễn giảm học phí và hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh thuộc diện chính sách, giấy báo tăng giảm quỹ tiền lương hàng tháng (Phụ lục 03).
Sau khi đã xác định được danh mục các loại chứng từ cần thiết phục vụ cho việc hạch toán kế toán tại đơn vị, quy trình luân chuyển chứng từ thực hiện qua các bước như sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ ở các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên
- Lập và kiểm tra chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến mọi hoạt động của các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên đều được lập chứng từ kế toán và về cơ bảnlcác chứng từ này đã theo đúng quy định của Nhà nước và được tập trung ở phòng kế toán của đơn vị. Chứng từ kế toán có thể được bộ phận chuyên môn lập hoặc do chính kế toán lập.
Sau khi lập, chứng từ được kế toán kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu trên mẫu chứng từ; căn cứ định mức chi tiêu theo quy định hiện hành để đối chiếu tính chính xác của thông tin ghi trên chứng từ. Trong trường hợp phát hiện chứng từ không hợp lệ, không đúng theo chính sách, quy định, nếu chỉ là lỗi nhỏ thì trả lại chứng từ cho bộ phận chuyên môn để hoàn thiện, nếu có vi phạm lớn thì từ chối không thanh toán và báo cáo ngay với thủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán có ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, thủ trưởng đơn vị, đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để thực hiện các phần hành kế toán tiếp theo.
Các loại chứng từ thường sử dụng tại đơn vị đều có sẵn trên phần mềm kế toán hoặc thực hiện các mẫu chứng từ trên Excel, nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung thêm thông tin cần thiết vào chứng từ mẫu. Tuy nhiên, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ đôi khi được ghi quá tóm tắt nên chưa phản ánh hết nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, gây khó hiểu cho quá trình ghi sổ kế toán cũng như kế toán phải giải thích thêm bên ngoài khi được thanh kiểm tra.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ và định khoản, ghi sổ kế toán
Sau khi bộ chứng từ cho một nghiệp vụ đã được kiểm tra đã đúng với quy định, kế toán ký và trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau đó, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo thời gian và theo nguồn kinh phí. Đối với một số nguồn thu hay kinh phí không thường xuyên như việc cấp bù học phí và hỗ trợ chi phí học tập, các cuộc thi, mua sắm sửa chữa cơ sở vật chất tại các trường chỉ thực hiện một số lần trong năm kế toán sẽ sắp xếp chứng từ theo quý. Đối với kinh phí thường xuyên của đơn vị thường được xếp theo tháng do số lượng nhiều. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý và dự vào thông tin trên các chứng từ, kế toán thực hiện định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính được đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về nội dung nghiệp vụ, thời gian, số hiệu. Chứng từ kế toán trong năm và của năm trước đó thường được lưu giữ tại tủ phòng
kế toán để thuận tiện việc tra cứu, báo cáo hoặc phục vụ thanh tra, kiểm toán. Sau khi hoàn thành việc thẩm tra quyết toán kinh phí, các hồ sơ chứng từ đuợc đóng hòm theo từng năm để luu trữ.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Các truờng THPT công lập tỉnh Hung Yên căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đuợc quy định tại Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp ban hành theo Thông tu số 107 để sử dụng trong việc hạch toán kế toán tại đơn vị.
Qua khảo sát cho thấy, hệ thống tài khoản kế toán đuợc áp dụng đã góp phần ghi nhận, phản ánh thuờng xuyên liên tục về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau, góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu - chi và sử dụng đúng mục đích. Do các truờng có cùng loại hình, lĩnh vực hoạt động nên hệ thống tài khoản tại các đơn vị này cũng khá tuơng đồng. Cụ thể nhu sau:
- Tài khoản tiền và vật tu: sử dụng TK 111 - Tiền mặt để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ và TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc. Các tài khoản này đuợc chi tiết theo từng loại quỹ, loại tiền gửi ngân hàng, kho bạc. TK 153 - Công cụ, dụng cụ dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của công cụ, dụng cụ,
tuy nhiên các truờng hiện chua chú trọng phản ánh tài khoản này do có nhiều loại đồ dùng dụng cụ dạy học với giá trị nhỏ và số luợng lẻ tẻ.
- Tài khoản tài sản cố định: sử dụng TK 211 - tài sản cố định hữu hình, TK 213 - tài sản cố định vô hình, TK 214 - Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định, để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm các loại tài sản cố định hữu hình, vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn. Kế toán phản ánh khá đầy đủ chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn của tài sản cố định.
THPT công lập tỉnh Hưng Yên đó là các trường mới chỉ nhận bàn giao từ tỉnh diện tích đất mà chưa có giá trị đất cụ thể, số liệu về giá trị tài sản đất của các trường do kế toán tự tính toán, không có căn cứ rõ ràng, gây khó khăn trong việc hạch toán và quản lý tài sản. Bên cạnh đó, tại một số trường khi được nhận một số tài sản cố định từ cấp trên hay nhận tài trợ từ tổ chức cá nhân đã không ghi nhận tăng tài sản cố định mà đưa vào sử dụng ngay.
- Tài khoản thanh toán: sử dụng TK 331 - phải trả cho người bán để hạch toán các khoản thu chi hộ, như tiền bảo hiểm, tiền sách, tài liệu khi phát sinh các hoạt động mua sắm, TK 337 - Tạm thu trong trường hợp tạm ứng kinh phí hoạt động từ ngân sách.
- Tài khoản nguồn kinh phí và các quỹ: dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm và quyết toán các nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, sử dụng TK 431 - Các quỹ để trích lập các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ bổ sung thu nhập và quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, TK 421 - Thặng dư (thâm hụt) lũy kế, TK 468 - Nguồn cải cách tiền lương. Tuy nhiên việc trích lập các quỹ từ nguồn kinh phí chưa sử dụng hết của đơn vị vẫn còn ít, thường xin chuyển nguồn sang năm sau sử dụng tiếp.
- Tài khoản các khoản thu: sử dụng TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp để phản ánh các khoản thu theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước phát sinh tại đơn vị,- mở chi tiết các tài khoản cấp 3 để theo dõi khoản thu, như thu học phí, thu khác như điện, nước, học thêm...
- Tài khoản các khoản chi: các khoản chi hoạt động từ nguồn ngân sách phản ánh trên TK 611 - Chi phí hoạt động, tài khoản này được chi tiết theo từng nguồn kinh phí NSNN cấp (chi thường xuyên và chi không thường xuyên), và từng nghiệp vụ như chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên; chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng; chi phí hao mòn tài sản cố định; chi phí hoạt động khác.
- Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: sử dụng TK 008 - Dự toán chi hoạt động, để phản ánh số dự toán kinh phí hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán kinh phí hoạt động ra sử dụng, chi tiết theo năm trước và năm nay (không có năm sau).
Nhìn chung hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại các trường hiện nay cơ bản đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ NSNN, vốn, quỹ công, đồng thời góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích. Do năm 2018 là năm đầu tiên thực hiện chế độ kế toán mới với rất nhiều sự thay đổi nên việc thực hiện tại các đơn vị còn khó khăn, lúng túng, các đơn vị chủ yếu sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được hướng dẫn tại Thông tư 107 mà chưa quan tâm xây dựng thêm các tài khoản kế toán riêng phục vụ nhu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị.
Trên cơ sở khái quát việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trên, việc thu và sử dụng học phí tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên là một nhiệm vụ đặc thù, có sự thay đổi về bản chất khi chuyển sang hạch toán theo Thông tư 107. Học phí trước khi Thông tư 107 được ban hành được coi là một khoản thu sự nghiệp. Tuy nhiên, sự ra đời của Nghị định 16/2015/NĐ-CP và Luật phí và lệ phí số 97/2015/QH13 đã chuyển khoản thu