CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN
2.3.1. Những ưu điểm
Trong thời gian qua, tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên có một số ưu điểm như sau:
- về tổ chức bộ máy kế toán: bộ máy kế toán ở trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên được tổ chức theo mô hình tập trung là phù hợp, tạo nên sự nhất quán trong công tác quản lý, góp phần thực hiện tốt chức năng của đơn vị; đội ngũ kế toán tại các trường đều được đào tạo chuyên môn, thường xuyên được tham gia tập huấn kiến thức và nghiệp vụ để cập nhật, triển khai các quy định của nhà nước về quản lý tài chính, kế toán, tài sản.
- Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: các đơn vị đều sử dụng đa dạng các mẫu chứng từ phục vụ hoạt động theo đúng quy định; có thiết lập quy
trình lập, kiểm tra, bảo quản, lưu trữ chứng từ được thực hiện khá hợp lý. - về tổ chức tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản áp dụng tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên tập trung vào hệ thống tài khoản theo Thông tư số 107, đáp ứng đầy đủ nhu cầu hạch toán kế toán, đơn vị cũng đã linh hoạt mở tài khoản kế toán cấp 2, cấp 3 để hạch toán các khoản thu, khoản chi chi tiết phù hợp với điều kiện, đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình.
- về tổ chức hệ thống sổ kế toán: các trường thực hiện tương đối đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, các sổ đều có đủ các yếu tố theo quy định, đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán cho đơn vị.
- về báo cáo kế toán: Các đơn vị đã có ý thức lập và nộp các báo cáo kế toán kịp thời, theo đúng thời hạn được yêu cầu.
- Về công tác kiểm tra kế toán: thực hiện thường xuyên công tác tự kiểm tra kế toán và phối hợp tích cực với các cơ quan có chức năng liên quan trong việc kiểm tra kế toán tại đơn vị mình.
- Về áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán: các đơn vị đều đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua các phần mềm trên máy tính, góp phần nâng cao năng suất làm việc của nhân viên kế toán cũng như tính hiệu quả của công việc.
2.3.2. Những hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, tổ chức công tác kế toán ở các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên vẫn còn tồn tại những hạn chế cần phải khắc phục:
- Về cơ chế tài chính: việc thực hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2005/NĐ-CP tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên còn chậm do chưa có quy định cụ thể về tự chủ tài chính trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo làm căn cứ để đơn vị áp dụng.
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Do quy định về vị trí việc làm kế toán trong
trường THPT nên mỗi đơn vị chỉ được bố trí 1 nhân sự phụ trách kế toán, trong
khi khối lượng công việc lớn, đôi khi phải kiêm nhiệm thêm công tác văn phòng
(đơn vị thiếu biên chế văn phòng hoặc kế toán cũng là tổ trưởng hành chính). - về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: qua thanh tra tại các trường thì một số chứng từ còn thiếu ngày tháng; bảng kê chi hoặc thu tiền còn thiếu chữ ký và vẫn còn hiện tượng ký hộ (thường xảy ra ở các bảng thu, chi tiền cho học sinh); phần nội dung các nghiệp vụ kinh tế có khi quá dài dòng hoặc quá tóm tắt gây khó hiểu; lỗi sai chính tả...
Một số mẫu chứng từ cũ đã bị thay thế như giấy đi đường nhưng kế toán không thông báo kịp thời nên đôi khi bộ phận chuyên môn liên quan vẫn còn sử dụng dẫn đến bị sai mẫu và có thể phải thay lại gây mất thời gian và công sức.
Thiếu chứng từ trong một số nghiệp vụ kinh tế, trong quản lý tài sản thiếu phiếu nhập/xuất kho tài sản và biên bản bàn giao tài sản cho người sử dụng; trong việc tạm ứng kinh phí mới chỉ sử dụng giấy đề nghị tạm ứng mà chưa có giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.
Công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ tại một số trường cũng chưa thật bảo đảm, 21/26 trường không có kho kế toán riêng, diện tích phòng kế toán khá nhỏ nên các chứng từ đã cũ phải để ở phòng kho chung, gây khó khăn trong việc tìm kiếm tra cứu khi cần thiết và dễ bị ẩm mốc, mối mọt. Hầu hết chứng từ kế toán đều được lưu trữ vĩnh viễn, không thực hiện tiêu hủy chứng từ khi hết thời hạn lưu trữ do tâm lý ngại soạn chứng từ cũ gây nên tình trạng quá tải, đặc biệt tại các trường đã thành lập lâu năm như các trường THPT Hưng Yên, THPT Tiên Lữ, THPT Văn Lâm.
- về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: một số trường chưa quan tâm đến việc xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết hoặc việc mở các tài khoản kế toán chi tiết chưa nhất quán, thiếu đồng bộ, chưa bao quát hết các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong thực tế, cuối năm có 9/26 trường không thực hiện trích lập các quỹ.
- về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán: việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu thường thực hiện vào cuối năm, gây ảnh hưởng đến sự kịp thời và chính xác trong việc cung cấp thông tin kế toán tại đơn vị.
Việc quản lý tài sản của các trường thể hiện trên Sổ tài sản còn hạn chế. Giá trị tài sản đất không có căn cứ rõ ràng mà do kế toán tự tính, nhiều tài sản, công cụ lâu năm đã hết khấu hao không còn giá trị sử dụng vẫn ghi trên sổ, lưu trong kho gây khó kiểm soát.
- Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Kế toán các đơn vị chỉ quen làm báo cáo thông qua bảng biểu số liệu và in sẵn các báo cáo được tính toán tự động trên phần mềm kế toán, hầu hết không lập các báo cáo Thuyết minh. Tại một số đơn vị có lập Thuyết minh các báo cáo tài chính và quyết toán thì nội dung còn sơ sài, chất lượng còn thấp, chưa chỉ ra được những kết quả đạt được trong công tác kế toán của đơn vị cũng như chưa nêu ra được những khó khăn, vướng mắc của đơn vị trong quá trình điều hành, sử dụng kinh phí.
Bên cạnh đó các trường chưa quan tâm đúng mức đến việc lập các báo cáo kế toán phục vụ cho việc cung cấp thông tin quản trị nội bộ mà thường chỉ lập khi có yêu cầu đột xuất của lãnh đạo, nội dung không khái quát, thực hiện không thường xuyên, chỉ khi nào cần thì mới làm.
Việc thực hiện công tác công khai tài chính trong các đơn vị còn mang tính hình thức. Việc công khai thường chỉ thực hiện hai lần một năm, vào đầu năm đối với dự toán ngân sách và khoảng giữa năm với báo cáo quyết toán ngân sách năm trước. Phần điều chỉnh giảm hoặc bổ sung dự toán ngân sách trong năm và số liệu, thuyết minh tình hình thực hiện dự toán NSNN (theo quý, 6 tháng) chưa được thực hiện. 100% trường lồng ghép việc công khai tại hội nghị cán bộ viên chức và dán tại bảng tin nhà trường mà chưa có đơn vị
nào ban hành quyết định công bố công khai theo đúng mẫu quy định và thực hiện đăng tải thông tin công khai tài chính rộng rãi trên cổng thông tin điện tử của đơn vị.
- Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Do đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của truờng nên kế toán tự kiểm tra chứng từ, hạch toán kế toán, không có bộ phận kiểm tra kế toán riêng tại đơn vị. Công tác tự kiểm tra kế toán của các truờng phụ thuộc nhiều vào trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của kế toán.
Hoạt động giám sát của Ban thanh tra nhân dân tại các truờng học còn thiếu hiệu quả. Mặc dù ban thanh tra nhân dân truờng học nào cũng đuợc tập huấn, bồi duỡng về nghiệp vụ, xây dựng quy chế, hoạch động giám sát hằng năm khá bài bản, chỉn chu về báo cáo. Nhung khi làm việc, tính thực chất, hiệu quả của bộ phận này còn bộc lộ rất nhiều hạn chế, yếu kém. Phần lớn, ban thanh tra nhân dân tại các truờng chỉ tồn tại trên danh nghĩa, mang tính hình thức. Thực tế cho thấy, nhiều sai phạm của một số lãnh đạo nhà truờng đuợc phát hiện và xử lý trong thời gian qua, đều do thanh tra, kiểm toán cấp trên phát hiện hoặc thông qua đơn thu tố giác của công dân và phát hiện của báo chí.
Việc báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính không đuợc tự giác thực hiện theo đúng mẫu mà chỉ khi nào có yêu cầu của cơ quan cấp trên thì mới báo cáo.
- về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán: Gặp phải sự trùng chéo khi sử dụng nhiều phần mềm cho cùng một nhiệm vụ, ví dụ điển hình là hiện nay tất cả các truờng THPT công lập tỉnh Hung Yên đều sử dụng cùng lúc tới 03 phần mềm với chức năng quản lý tài sản tuơng tự nhau, một là Phần mềm quản lý tài sản DAS đi kèm cùng với phần mềm kế toán hành
phần mềm Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công đuợc áp dụng thống nhất trong cả nuớc và ba là phần mềm quản lý thiết bị bắt buộc đối với tất cả các cơ sở giáo dục công lập toàn tỉnh. Kế toán phải khai báo tài sản trên cả ba phần mềm mà không tự cập nhật đuợc, phần mềm vẫn còn chua thực sự ổn định gây mất dữ liệu.
Một số vấn đề bất cập khác nhu phần mềm máy tính chậm cập nhật, chua theo kịp sự thay đổi của quy định chính sách; hệ thống máy vi tính và hệ thống mạng quá cũ, không đồng bộ, dẫn tới việc triển khai các phần mềm quản lý đơn vị khó khăn hơn. Trong kỳ báo cáo tài chính năm 2018 vừa qua, do gặp lỗi phần mềm kế toán, số liệu các khoản thu không cân giữa các sổ kế toán nên nhiều đơn vị không in và nộp báo cáo tài chính đuợc đúng hạn.
2.3.3. Những nguyên nhân
Những tồn tại, hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại các truờng THPT công lập tỉnh Hung Yên đuợc nêu ở trên chủ yếu do một số nguyên nhân chính sau:
- Đội ngũ cán bộ quản lý của nhà truờng (đặc biệt là hiệu truởng) có xuất phát là các giáo viên dạy văn hóa, nên khi đứng ở vị trí là chủ tài khoản, dù họ đuợc tập huấn nghiệp vụ quản lý tài chính nhung phần lớn trình độ quản lý tài chính có hạn, chua nhận thức đầy đủ về tự chủ tài chính, công tác quản lý tài chính trong truờng học. Hiệu truởng triển khai công việc đôi lúc không đồng nhất và kịp thời nên công việc kế toán có thể bị chậm hay trì hoãn.
- Quan niệm của lãnh đạo và chính nhân viên kế toán của nhiều đơn vị đối với vai trò của kế toán nói chung và bộ máy kế toán nói riêng còn chậm đổi mới. Trong khi cơ chế và các quy định của nhà nuớc về kế toán - tài chính đã có nhiều thay đổi thì bộ phận kế toán ở phần lớn các đơn vị chỉ xác định chức năng, nhiệm vụ theo quan điểm truyền thống là tổ chức ghi nhận các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ lập báo cáo mang tính hành chính theo quy định. Vai trò của kế toán còn hạn chế, khả năng tham mưu cho lãnh đạo về lập kế hoạch còn thiếu cơ sở khoa học và thực tiễn.
- Cán bộ quản lý và kế toán các trường chưa được trang bị kiến thức về kế toán quản trị, do vậy chưa có ý thức về việc xây dựng hệ thống báo cáo phục vụ nội bộ đơn vị; việc phản ánh, đánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động chỉ dựa trên các báo cáo sơ kết, tổng kết, các báo cáo số liệu tài chính theo yêu cầu của cấp trên.
- Các cán bộ kế toán nhìn chung có chuyên môn và kinh nghiệm nhưng một số người do có tuổi tác cao nên ngại học hỏi và ngại thay đổi cái mới.
- Một số kế toán chưa cập nhật đầy đủ, kịp thời các quy định, chế độ chính sách mới về tài chính, kế toán, dẫn đến chi sai, chi thiếu.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Tổ chức công tác kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tài chính của mọi đơn vị cũng như các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên. Trong Chương 2, tác giả đã trình bày thực tế tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên bao gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán, tổ chức thực hiện báo cáo kế toán, tổ chức công tác kiểm tra kế toán, và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán. Luận văn cũng đã chỉ ra được những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị này. Qua đó, tác giả định hướng cho những kiến nghị về đổi mới, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường THPT công lập tỉnh Hưng Yên trong Chương 3 tiếp theo.
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CÔNG
LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN