Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

Tài liệu tham khảo chuyên ngành tin học Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

Hiện nay, khi chúng ta đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới,đây vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp Vì vậy, mỗi doanhnghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển Doanhnghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trongnước và toàn thế giới.

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng là một công tyhoạt động trong lĩnh vực xây dựng với định hướng phát triển không ngừng, do

đó xây dựng một phần mềm quản lý hợp đồng là việc làm cần thiết đối với côngty

Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ

luận văn tốt nghiệp Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng giúp cho việc xử lýcác hợp đồng từ khách hàng một cách hiệu quả, giảm sai sót và cung cấp thôngtin cho các cấp lãnh đạo một cách kịp thời.

Kết cấu của luận văn gồm 3 phần chính như sau:

Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM)

Chương này nêu những nét khái quát về Công ty Cổ phần Thương mạiCông nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM)

Chương II: Cơ sở phương pháp luận trong xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Khái quát về hệ thống thông tin, các cơ sở phương pháp luận trong quátrình phân tích, thiết kế để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn thiện

Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

Phần này đưa ra những thiết kế về cơ sở dữ liệu, thuật toán, giao diện củachương trình nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng hoànthiện

Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Song Minh đã nhiệt tình giúp đỡ

để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này Nhưng do kiến thức còn hạnchế nên đề tài không tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ýkiến của cô để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện tốt hơn

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG

TRATECHCOM

1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng

1.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng

 Khái quát về công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀXÂY DỰNG

Tên giao dịch: TRATECHCOM

Địa chỉ: Số 35 Nguyễn Ngọc Vũ – Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội

Giấy Phép đăng ký kinh doanh số: 1251000254736 tại Ngân hàng đầu tư

và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Đông Đô

Điện thoại: 04.35572999

Fax: 04.35586616

Email: info@tratechcom.com

Web: www.tratechcom.com

 Năng lực của công ty

Công ty TRATECHCIOM từ ngày thành lập đã không ngừng phát triểntrở thành một công ty lớn mạnh Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán

bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục vụ

Với hơn 80 cán bộ công nhân viên chuyên trách về đủ các lĩnh vực: kinh

tế, thuỷ lợi, giao thông, điện, cấp thoát nước, kiến trúc….ở đủ các trình độ vàkinh nghiệm sẽ giúp cho công ty hoạt động với đủ các lĩnh vực xây dựng Hơnnữa, bên cạnh những nhân viên chính thức Tuỳ thuộc vào tính chất, quy mô và

yêu cầu của từng dự án, công ty có ký kết Hợp đồng lao động với một số cộngtác viên có kinh nghiệm và trình độ cao để đáp ứng tốt nhất cho công việc.

Năng lực về phương tiện thiết bị

còn lại

Nguồn gốc thiết bị

Nguồn gốc sở

I Thiết bị

1 Máy toàn đạc điện tử SET510 92% Nhật Bản Công ty

3 Máy kinh vĩ SOKIA,NIKONNE20S 95% Nhật Bản Công ty

4 Máy trắc đạc THEO 020A 80% Nhật Bản Công ty

II Thiết bị thiết kế

1 Phần mềm dự toán + kế toán 80% CT Hài Hoà Công ty

4 Phần mềm thiết kế + địa chính CT Hài Hoà Công ty

Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công tyTRATECHCOM có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, xâydựng… Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá trình thựchiện dự án Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn chuẩn bị đầu

tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực hiện đầu tư (thiết

kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và đến tư vấn nghiệmthu và đưa công trình đi vào sử dụng Điều này đã tạo nên nét khác biệt với cáccông ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng định vị trí của mình trên thịtrường

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng kể từ khi thành lậpdoanh nghiệp đến nay đã và đang ngày càng phát triển về cơ sở vật chất, trình độchuyên môn của cán bộ nhân viên và khoa kỹ thuật tiên tiến Đến nay, những sảnphẩm và dịch vụ do Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng cungcấp đều tạo sự tin tưởng đối với khách hàng Mặc dù thời gian thành lập doanhnghiệp chưa phải là dài nhưng với một số ngành nghề chính của Công ty có thểcoi là đã tạo được uy tín trên thị trường Với những mối quan hệ hợp tác sẵn có ởtrong và ngoài nước, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ của công ty, độingũ lãnh đạo năng động; Công ty Cổ phần Thương mại Công nghê và Xây dựngđảm bảo có thể cung cấp cho đối tác những yêu cầu được coi là khó khăn trên thịtrường hiện nay

Với phương châm “ Đa dạng về ngành nghề, tiên tiến về công nghệ, năng động trong kinh doanh”, công ty đang tích cực đổi mới một cách sâu sắc, toàn

diện hơn nữa, tiếp tục mở rộng thị trường và đa dạng hóa ngành nghề, trong đó

lấy việc đầu tư và xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, điệnlạnh và điện tử làm trọng tâm.

Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, có trình độ được tiếpcận với nhiều công nghệ thi công tiên tiến, có kinh nghiệm nhiều năm công tác

về thi công các dự án lớn trong nước và quốc tế

Công ty đặc biệt coi trọng việc đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật, kinh tếtài chính, cán bộ quản lý và đào tạo đội ngũ công nhân có kỹ năng tốt, tay nghềgiỏi Luôn trang bị cho cán bộ công nhân viên đầy đủ cơ sở vật chất, các trangthiết bị hiện đại để có thể đáp ứng kịp thời mọi lĩnh vực trong hoạt động sảnxuất, kinh doanh

Công ty liên tục đầu tư, đổi mới trang thiết bị phù hợp với công nghệ tiêntiến góp phần làm cho các công trình mà công ty đã và đang thi công đạt chấtlượng và hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm

Công ty có một hệ thống tài chính lành mạnh, ổn định luôn đảm bảo khảnăng thanh toán cao Cơ cấu vốn và tài sản được phân bổ hợp lý, phù hợp vớiyêu cầu sản xuất kinh doanh

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng với mục tiêu phấnđấu trở thành doanh nghiệp vững mạnh, đảm nhận hoàn toàn xây lắp nhiều côngtrình lớn, quan trọng đảm bảo tiến độ và chất lượng Đặc biệt công ty đã tạo lậpđược một hệ thống quản lý điều hành, thiết bị, tài chính rất hiệu quả, đóng góptích cực trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh giúp cho công ty có nền tàichính ổn định và lành mạnh

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần thương mại công nghệ và xây dựngTRATECHCOM như sau:

Hình 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Hội đồng quản trị

Giám đốc điều

hành

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

+ Giám đốc điều hành lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công

ty Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai cácHợp đồng bằng các Phiếu giao việc Giám đốc có thể uỷ quyền cho Phó Giámđốc phụ trách về kỹ thuật ký Phiếu giao việc

+ Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật là người giúp việc cho Giám đốc

về các vấn đề kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan + Phó Giám đốc hành chính giúp Giám đốc về vấn đề hành chính trongcông ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan

+ Phòng thiết kế: Gồm 3 phòng là: Phòng thiết kế số 1, Phòng thiết kế số

2 và đội khảo sát Phòng thiết kế có nhiệm vụ thiết kế các công trình mà công tynhận được theo đúng yêu cầu của khách hàng Đội khảo sát có nhiệm vụ khảosát thực tế, chụp ảnh các công trình để thiết kế Các phòng này chịu sự giám sáttrực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật

+ Phòng marketing: Cung cấp các thông tin của công ty tới khách hàng,nâng cao nhận thức của khách hàng về công ty, góp phần làm tăng thị phần củacông ty trên thị trường

+ Phòng thương mại và dịch vụ: cung cấp các dịch vụ cho khách hàng,thương thuyết với khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty

+ Phòng tài chính kế toán: chuyên trách về các vấn đề về kế toán, trảlương cho công nhân viên, …

+ Phòng hành chính tổ chức: phụ trách các vấn đề về tổ chức, hành chính,lương, thưởng, các chế độ cho cán bộ công nhân viên….

Thực tế, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng mới thànhlập hơn 3 năm nên các phòng ban hoạt động còn chưa rõ ràng về mặt chức năngnhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết để công ty hoạt động tốt Vàthực tế đã chứng minh, sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã có được chỗ đứngtrên thị trường Hà Nội

1.1.4 Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty

Công ty hoạt động rất đa dạng về các ngành nghề trong xây dựng như:

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, san lấp mặt bằng

và cơ sở hạ tầng

- Xây dựng, lắp đặt hệ thống cấp thoát nước

- Xây dựng và lắp đặt thiết bị điện chiếu sáng, đường dây và trạm biến ápđến 35KV

- Kinh doanh địa ốc, bất động sản

- Kinh doanh nhà và cho thuê nhà ở

- Chế biến, mua bán, khai thác và thực hiện các hoạt động và thực hiện cáchoạt động hỗ trợ khai thác khoáng sản

- Kinh doanh lắp đặt, lắp ráp máy móc thiết bị thi công công trình, thiết bịđiện, điện tử, điện lạnh, tin học, văn phòng

- Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc nội - ngoại thất đối với công trìnhdân dụng, công nghiệp.

- Thiết kế hệ thống cung cấp điện cho các công trình: dân dụng, côngnghiệp, giao thông, thủy lợi và hạ tầng kỹ thuật

- Thiết kế san nền, đường bộ và hệ thống thoát nước khu đô thị

- Thiết kế hệ thống thông gió cấp nhiệt, điều hoà, không khí

- Thiết kế tổng mặt bằng, biện pháp kỹ thuất và tổ chức thi công các côngtrình cầu đường, thiết kế các công trình cầu đường đến loại III

- Thiết kế các công trình giao thông, thoát nước, đề kè cấp III, hồ chứa vàđập cấp IV

1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty

Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và xây dựng là một công ty mớihoạt động hơn 3 năm Hiện nay, công ty đang sử dụng 20 máy tính với 1 máychủ cài Window Server 2003, các máy trạm cài Window XP Máy chủ để quản

lý hoạt động của các máy trạm Phần lớn các máy trạm được sử dụng với mụcđích chuyên môn của công ty đó là thiết kế các công trình xây dựng dùng chocác phòng thiết kế số 1 và thiết kế số 2 Các máy đã được nối mạng Internet, và

hệ thống mạng nội bộ của công ty được bảo trì bởi công ty ngoài

Các máy trạm cài một số phần mềm ứng dụng như: Office 2003, Vietkey,phần mềm tra từ điển, Autocad,… Với phòng tài chính kế toán, thương mại vàdịch vụ, marketing, hành chính tổ chức thì chỉ sử dụng các phần mềm ứng dụng,

và phần lớn là xử lý dữ liệu trên Word và Excel

Hiện nay công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào, tất cả các báocáo được xử lý trên Excel Vì vậy có nhiều công việc phức tạp như quản lý tiềnlương, quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng… còn gặp khó khăn.

1.3 Tổng quan về đề tài luận văn tốt nghiệp

là tương đối dài Vì vậy, việc quản lý hợp đồng thực sự là vấn đề khó khăn

Hiện nay, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng chưa sửdụng một phần mềm quản lý hợp đồng nào, việc quản lý hợp đồng mới chỉ dừnglại ở việc quản lý thủ công Do đó, có nhiều khó khăn như: tốc độ xử lý giảm,việc tìm kiếm hợp đồng mất thời gian khi số lượng hợp đồng tăng, việc quản lýkhách hàng gặp nhiều khó khăn, phân công công việc cho nhân viên trong mỗihợp đồng còn mang nhiều tính chất thủ công dẫn đến hiệu quả công việc chưacao… Vì vậy, công ty cần có một phần mềm quản lý hợp đồng riêng để đáp ứngnhu cầu của công ty

Trước tình hình đó của công ty, em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng

hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài thực tập

và phát triển lên làm luận văn tốt nghiệp

Em hy vọng đề tài này sẽ góp phần trợ giúp công ty trong công tác quản lýhợp đồng của Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựngTRATECHCOM.

1.3.2 Hiệu quả kinh tế của đề tài

 Đối với toàn bộ công ty:

Phần mềm quản lý hợp đồng giúp việc quản lý hợp đồng được đơn giản,

dễ dàng hơn Quản lý chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên trong công tycùng các kết quả mà họ làm được Từ đó mà công ty có thể theo dõi quá trìnhthực hiện hợp đồng một cách cụ thể, rõ ràng, quản lý tốt tiến độ thực hiện củanhân viên trong mỗi hợp đồng, tình hình tài chính được hiển thị rõ ràng qua từnggiai đoạn khi thực hiện hợp đồng

Làm giảm nhẹ công tác quản lý hợp đồng, giúp việc quản lý nhanhchóng, chính xác và không nhàm chán

 Đối với nhà quản lý:

Quản lý hợp đồng cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực,giúp nhà quản lý nhanh chóng thống kê, phân tích, đánh giá tình hình và nănglực của từng nhân viên của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai,đồng thời có cái nhìn toàn diện đối với mỗi hợp đồng, mỗi khách hàng để rút ranhững lợi thế cũng như hạn chế của công ty mình đối với mỗi loại hình kinhdoanh Phần mềm cũng giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn tiến độ thực hiệncông trình của khách hàng theo hợp đồng

Nhà quản lý có thể tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn các thông tin vềkhách hàng để có kế hoạch, chiến lược đấu thầu với các công trình tiếp theo, gópphần làm tăng thị phần cho công ty.

Việc quản lý hợp đồng đã gián tiếp góp phần vào việc quản lý nhân viêntrong công ty, đem lại lợi ích lớn cho công ty và góp phần vào việc tính lương,thưởng, phạt cho mỗi thành viên trong công ty

 Đối với nhân viên:

Quản lý hợp đồng cho phép nhân viên quản lý một cách hiệu quả thời gian

và công việc của mình Đồng thời, biết được năng lực của mình so với đồngnghiệp để có những kế hoạch phấn đấu trong tương lai

1.3.3 Yêu cầu chức năng

Phần mềm quản lý hợp đồng nhằm đạt được các yêu cầu sau:

- Có khả năng phân quyền và theo dõi từng hợp đồng khác nhau

- Tìm kiếm và cập nhật hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng vàlấy các thông tin liên quan tới hợp đồng

- Hệ thống báo cáo đa dạng, đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty

- Có khả năng thêm và xóa người sử dụng trong hệ thống

- Quản lý được lưu lượng khách hàng

- Hỗ trợ việc tính nhân công, lợi nhuận, tổng giá trị hợp đồng

- Hỗ trợ lập sơ đồ mạng công việc, thông báo tiến độ thực hiện

- Hỗ trợ quản lý nhân viên.

1.3.4 Yêu cầu phi chức năng

Ngoài các chức năng cần thiết đối với một hệ thống quản lý hợp đồng nhưtrên, hệ thống còn cần một số yêu cầu phi chức năng khác như:

- Giao diện đẹp, chuyên nghiệp, thân thiện người dùng: giao diện của hêthống là nơi nhân viên tiếp xúc trực tiếp hàng ngày, một giao diện đẹp, dễdùng giúp cho người sử dụng hứng thú với công việc hơn và tiếp cận sửdụng phần mềm dễ dàng hơn Phần mềm sử dụng tiếng Việt nên khôngđòi hỏi nhân viên cần phải có trình độ ngoại ngữ mới có thể dùng được

- Dữ liệu được tự động sao lưu dự phòng nhằm đề phòng tình huống xấunhất, tránh trường hợp bị mất dữ liệu gây tổn hại về công sức, tiền của chocông ty

- Tính bảo mật: mỗi người dùng sẽ được cấp mật mã riêng, thuận tiện choviệc quản lý và bảo mật của từng người

- Các hợp đồng sẽ được lưu trữ an toàn cho kể cả khi hợp đồng đã hủy giúpcho nhân viên trong công ty cũng như lãnh đạo có thể xem xét, theo dõihợp đồng và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty

CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

Trước hết ta cần tìm hiểu một cách tổng quan về hệ thống thông tin quản

lý là gì và hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc loại hệ thống thông quản lýgì?

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ, xử lý và phânphối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theoquy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin

học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và

được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu dã được lưu trữ từ

trước Kết quả xử lý(Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).

Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại công ty Cổ phần Thương mại vàCông nghệ xây dựng có những đặc thù riêng nhưng vẫn tuân theo một quy tắcnhất định Mô hình hóa hệ thống thông tin quản lý hợp đồng này được thể hiệnqua sơ đồ sau:

Hình 1 2 Mô hình hệ thống thông tin

Hình 2 1 Mô hình hệ thống thông tin

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin

 Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin đượcchia làm 5 loại:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Kho Dữ liệu

Phân phát thông tin Lãnh đạo

Bộ phận khác

Tự động Thủ công

Các báo cáo

Các báo cáo

- Các phân hệ quản

lý có liên quan

nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiệnnhững giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các

dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạtđộng mức tác nghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trảlương, lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng…

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạtđộng này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kếhoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các

hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung,chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một các định kỳ hoặc theo yêu cầu.Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tạivới một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các

dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữliệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớndựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin

mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ

xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõinăng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệthống thông tin quản lý

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thôngtin cho phép người ta quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần

phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp

và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năngtiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình đểbiểu diễn và đánh giá tình hình

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyêngia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tínhchuyên gia hoặc như là một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao độngtrí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật củatrí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các

sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Nóđược thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể làmột khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùngngành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu

là cán bộ trong tổ chức)

Như vậy, nếu phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệthống thông tin quản lý hợp đồng thuộc hệ thống thông tin quản lý MIS Hệ

thời trợ giúp việc lên báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì về việc thựchiện hợp đồng của công ty cũng như lên báo cáo doanh thu…

 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ mà nó phục vụ

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trongmỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Ta có

sơ đồ phân loại như sau:

Hình 2 2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực nghiệp vụ

Chiến lược

Chiến thuật Tác nghiệp

Hình 2.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ

Với cách phân chia theo chức năng quản lý, hệ thống thông tin quản lýhợp đồng TRATECHCOM là hệ thống thông tin sản xuất và kinh doanh, hoạtđộng chủ yếu là cung cấp thông tin mang tính chất tác nghiệp Ở đây ta hiểu theonghĩa kinh doanh tức là kinh doanh các bản thiết kế các công trình xây dựng Hệthống đầu vào là các hợp đồng với khách hàng, thông qua quá trình xử lý nócung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng, thanhtoán hợp đồng và lên báo cáo doanh thu, từ đó giúp cán bộ công ty có nhữngquyết định chính xác đáp ứng nhu cầu và tình hình của khách hàng

2.2 Các phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, ta cần tìm hiểu về nguyênnhân phát triển hệ thống thông tin và các phương pháp để phát triển nó

2.2.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết

kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gìbắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Để trả lời chocác thông tin đó ta nghiên cứu một số nguyên nhân như sau:

1 Những vấn đề về quản lý

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

3 Sự thay đổi của công nghệ

4 Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một

dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mớiban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá cáchoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hànhđộng mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơbuộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chứcphải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các

hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thôngtin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng nhữngcông nghệ mới này

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua

Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.Như vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tạiTRATECHCOM xuất phát từ nhu cầu của nhà quản lý muốn quản lý hợp đồngnhanh hơn, chính xác hơn, quản lý công việc của nhân viên đơn giản, dễ dànghơn để tiết kiệm thời gian, cạnh tranh trên thị trường

2.2.2 Một số phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản

lý hơn Ở đây ta đề cập đến 2 phương pháp cơ bản hay dùng là phương phápphát triển nguyên mẫu và phương pháp phát triển SDLC

xem hệ thống đang tồn tại hoạt động như thế nào? Có những yếu điểm gì cầnphải khắc phục? Những biện pháp dùng cho hệ thống thông tin mới có đảm bảođược cho hệ thống thông tin mới hoạt động tốt không? Thực chất khi nhân viênphát triển hệ thống có những điều chỉnh cho hệ thống mới, họ phải trao đổi vớingười sử dụng và đối chiếu với hệ thống đang tồn tại Nếu người sử dụng chấpnhận hệ thống thông tin mới thì công việc phát triển hệ thống thông tin hoànthành Nếu không nhân viên phát triển hệ thống phải tiếp tục điều chỉnh hệ thống

cũ và phải trao đổi với người dùng đến khi họ chấp nhận hệ thống mới Nhânviên phát triển hệ thống phải thường xuyên làm việc với người sử dụng cuốicùng trong quá trình thử sai để xem người sử dụng có chấp nhận hệ thống thôngtin mới không? Hay việc phát triển hệ thống thông tin này có phù hợp với yêucầu của người sử dụng không?

- Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống SDLC (System Development Life Cycle): Đây là mô hình vòng đời phát triển phần mềm phổ

biến và kinh điển nhất Mô hình này mô tả quá trình phát triển phần theo dạngluồng tuần tự tuyến tính Nó rất là đơn giản và dễ sử dụng Trong mô hình nàymỗi giai đoạn phải được thực hiện hoàn thiện đầy đủ trước khi giai đoạn tiếptheo có thể bắt đầu Tại mỗi giai đoạn, cần phải rà soát lại để xác định xem dự án

có đi đúng hướng hay không để tiếp tục hoặc hủy dự án

Mô hình SDLC định nghĩa ra quá trình phát triển phần mềm trong 5 giaiđoạn Đó là:

1 Khảo sát hệ thống (Systems Investigation): Bao gồm việc xác địn sự tồntại của vấn đề hay cơ hội, thực hiện nghiên cứu khả thi để xem liệu hệthống thông tin mới có phải là giải pháp khả khi hay không?

2 Phân tích hệ thống (Systems Analysis): Bao gồm việc thực hiện nghiêncứu chi tiết các yêu cầu của khách hàng và bắt gặp tại hệ thống được đềxuất cần được xây dựng

3 Thiết kế hệ thống (Systems Design): Bao gồm việc xây dựng các đặc tảcho phần cứng, phần mềm, nhân lực, nguồn dữ liệu và sản phẩm thông tinsao cho chúng thoả mãn các yêu cầu chức năng của hệ thống đề xuất

4 Cài đặt hệ thống (Systems Implemetation): : Bao gồm đưa hệ thống mới

đi vào hoạt động Việc này bao gồm việc cài đặt hệ thống phần mềm vàđào tạo nhân viên vận hành trước khi hệ thống mới đi vào hoạt động

5 Bảo trì hệ thống (Systems Maintenance): Sử dụng quy trình xem lại saucài đặt để giám sát, đánh giá và sửa đổi hệ thống cho nó hoạt động đúngvới yêu cầu

- Mô hình phát triển nhanh (RAD - Rapid Application Development):

chính là mô hình tăng dần với chu kỳ phát triển cực ngắn Để đạt được mục tiêunày, RAD dựa trên phương pháp phát triển trên cơ sở thành phần hóa hệ thốngcùng với việc tái sử dụng các thành phần thích hợp RAD thích hợp cho những

hệ thống quản lý thông tin

2.3 Qui trình phát triển hệ thống thông tin

Do tính chất và quy mô của bài toán quản lý hợp đồng tạiTRATECHCOM mà ta có thể chia làm bốn giai đoạn phát triển hệ thống thôngtin như sau:

Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiệntương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn

đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xácđịnh mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báocáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệthống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các côngđoạn sau đây:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Giai đoạn này nhằm cụ thể hóa các yêu cầu của hệ thống, tạo ra sản phẩmthỏa mãn các yêu cầu đó Trên cơ sở báo cáo phân tích chi tiết, giai đoạn thiết kế

hệ thống sẽ đưa ra các bản thiết kế chi tiết về hệ thống mới Giai đoạn này rấtquan trọng vì các thiết kế ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việcthường ngày của những người sử dụng, đồng thời có ảnh hưởng tới kết quả hoạtđộng khi hệ thống đi vào hoạt động Thiết kế hệ thống bao gồm các hoạt độngchính sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

Giai đoạn 4: Cài đặt và bảo trì hệ thống

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những vachạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồmcác công đoạn:

4.1 Lập kế hoạch cài đặt

4.2 Chuyển đổi về mặt kỹ thuật và về mặt tổ chức

4.3 Khai thác và bảo trì

4.4 Đánh giá

2.4 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin

2.4.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thứcđộng, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thếgiới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin (ví dụ)

Hình 2 3 Các kí pháp sơ đồ luồng thông tin

2.4.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD

Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chínhcủa hệ thống thông tin Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệthống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào Việc phâncấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến

cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây

Thủ công

T

Lập hợp đồng

Lên báo cáo

Giao tác người - máy

Dòng thông tin

T

Tài liệu Hợp đồng

- Điều khiển T

ví dụ

T

Hình 2.3 Các ký pháp sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hìnhchữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nênphân rã biểu đồ quá sáu mức Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trêncùng một hàng, cùng một dạng Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chứcnăng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện vàngười sử dụng quen dùng nó.

2.4.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ

đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm Cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quantâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệuchỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Hợp đồng

CSDL

Khách hàng

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin

Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhận ra nộidung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ

Để mô tả chi tiết người ta sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ sồngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1

2.4.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.4.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá giúp ta tiếp cận hệ thống theo hướng dữ liệu, hay nói cách khác là nó giúp ta xác định cấu trúc logictổng của dữ liệu một cách trực quan

Các khái niệm liên quan:

Thực thể (Entity): Thực thể có thể là một vật thể hữu hình (hợp đồng,khách hàng ), một sự kiện (lập hợp đồng, ghi hoá đơn thu tiền hợp đồng ) hayđơn giản chỉ là một khái niệm về thứ mà chúng ta muốn lưu trữ thông tin Haynói cách khác thực thể được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừutượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng

Ví dụ như thực thể

Khách hàng

Hình 2 4 Các kí pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Thuộc tính (attribute): Thuộc tính là các đặc điểm, đặc tính của thực thể

Một số loại thuộc tính cần lưu ý:

 Thuộc tính đơn trị (single-valued attribute): là thuộc tính chỉ có một giátrị Ví dụ: tên khách hàng, mã hợp đồng

 Thuộc tính đa trị (multivalued attribute): là thuộc tính chứa nhiều giátrị Ví dụ: loại khách hàng

 Thuộc tính khóa (key attribute): là thuộc tính dùng để xác định duy nhấtmột kiểu thực thể Ví dụ thực thể hợp đồng có thể dùng mã hợp đồnglàm thuộc tính khóa, dùng để xác định duy nhất một khách hàng

 Thuộc tính thứ sinh (derived attribute): là thuộc tính có thể tính toánđược, hoặc suy ra được từ các thuộc tính khác Ví dụ như còn nợ củakhách hàng = giá trị hợp đồng - số tiền thanh toán mỗi lần

Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thểkhác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau Cũng có thể gọi là cóquan hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trìnhbày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

Số mức độ liên kết

Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn cần phảibiết có bao nhiêu lần xuất thực thể A tương tác với mooix lần xuất thực thể B vàngược lại Hay nói cách khác số mức độ liên kết thể hiện số lượng kiểu thực thểtham gia vào liên kết Có ba mức độ liên kết:

Liên kết một - một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉmột lần xuất thực thể B và ngược lại

Ví dụ:

Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kếtvới một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉliên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A

Ví dụ:

Liên kết nhiều – nhiều (N@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liênkết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại

Ví dụ:

2.4.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Phương pháp này gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết sẽ cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từngđầu ra.

 Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

Đánh dấu các thuộc tính lặp – là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu.Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra

từ các thuộc tính khác Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra Loại

bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở Xem xétloại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Các quy tắc chuẩn hóa:

Chuẩn hóa mức 3 (3NF)

Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa cácthuộc tính Nếu có phải tách riêng chúng