Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM để nâng cao hiệu quả quản lý

Các phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Những luật mới của chính phủ mới ban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Như vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM xuất phát từ nhu cầu của nhà quản lý muốn quản lý hợp đồng nhanh hơn, chính xác hơn, quản lý công việc của nhân viên đơn giản, dễ dàng hơn để tiết kiệm thời gian, cạnh tranh trên thị trường. - Phương pháp phát triển nguyên mẫu: Theo phương pháp này việc phát triển hệ thống thông tin là việc sử dụng phương pháp thử sai để xác định xem hệ thống đang tồn tại hoạt động như thế nào?.

Khảo sát hệ thống (Systems Investigation): Bao gồm việc xác địn sự tồn tại của vấn đề hay cơ hội, thực hiện nghiên cứu khả thi để xem liệu hệ thống thông tin mới có phải là giải pháp khả khi hay không?.

Qui trình phát triển hệ thống thông tin

Những mục đớch chớnh của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này rất quan trọng vì các thiết kế ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng, đồng thời có ảnh hưởng tới kết quả hoạt động khi hệ thống đi vào hoạt động. Thực thể (Entity): Thực thể có thể là một vật thể hữu hình (hợp đồng, khách hàng..), một sự kiện (lập hợp đồng, ghi hoá đơn thu tiền hợp đồng..) hay đơn giản chỉ là một khái niệm về thứ mà chúng ta muốn lưu trữ thông tin.

Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.

Công cụ xây dựng hệ thống thông tin

Nó có thể sử dụng các chức năng sẵn có của Windows mà không mất công thiết kế lại như sử dụng các hộp thoại chung với Windows. + Các chương trình được tạo bởi Visual Basic có thể đứng một cách độc lập như một phần mềm thực sự chạy trong môi trường Windows. + Có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Foxpro, Database, và đặc biệt hơn là các chương trình xử lý mẹ giống như Access.

Vì vậy, em quyết định chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để lập trình và Microsoft Access để tổ chức cơ sở dữ liệu cho chương trình “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM ”.

Phân tích chi tiết

5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng. Dựa vào bản hợp đồng, phòng thiết kế sẽ phân tích công việc, đưa ra các công việc cần thực hiện mà tới phòng thiết kế 1 và 2. Các phòng thiết kế này lại có bản mô tả công việc chi tiết cần thực hiện tới các nhân viên trong phòng mình để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Phòng kế toán có yêu cầu thanh toán, thanh lý hợp đồng, hệ thống sẽ kiểm tra hợp đồng đã đến hạn thanh toán chưa và gửi yêu cầu thanh toán tới khách hàng. Cuối kì, hệ thống lên báo cáo cho phòng kế toán, hỗ trợ việc lên báo cáo kinh doanh. Ban giám đốc đưa ra yêu cầu báo cáo, hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu và tổng hợp nó đưa ra bản báo cáo mà ban giám đốc cần.

Sau khi xây dựng mô hình quan hệ thực thể của hệ thống, ta tiến hành chuẩn hoá cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Từ mẫu hợp đồng, ta xác định được các thông tin đầu ra như sau: mã hợp đồng, tên hợp đồng, ngày kí, ngày hiệu lực, ngày đáo hạn, giá trị hợp đồng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại, tài khoản khách hàng, hình thức thanh toán, điều khoản, tên nhân viên, địa chỉ nhân viên, chức vụ, phòng ban. Từ phiếu giao việc cho mỗi hợp đồng, ta có các thông tin như sau: mã phiếu, tên nhân viên, nội dung, chức vụ, phòng ban, ngày bắt đầu, ngày kết thúc.

Từ mẫu hoá đơn thu tiền, ta xác định các thông tin đầu ra sau: mã hợp đồng, ngày thu, hình thức thu, số tiền, nhân viên thu tiền. - Ngày hiệu lực - Ngày đáo hạn - Giá trị hợp đồng - Hình thức TT Bảng nhân viên.

Bảng User

Tần xuất sử dụng Được sử dụng mỗi khi người dùng muốn xem, sửa hay xoá danh sách nhân viên và các thông tin liên. Tần xuất sử dụng Được sử dụng mỗi khi người dùng muốn xem danh sách khách hàng và các thông tin liên quan đến khách hàng. Kết cấu giao diện Giao diện gồm 9 trường để nhập thông tin về khách hàng và một datagrid để hiển thị các thông tin đó.

Tần xuất sử dụng Được sử dụng mỗi khi người dùng muốn cập nhật thông tin hợp đồng hay tra cứu thông tin về hợp đồng đang thực hiện, đồng thời có thể thông qua đó cập nhật thu tiền hợp đồng mỗi khi đến kì hạn, và huỷ hợp đồng mỗi khi có yêu cầu. Kết cấu giao diện Giao diện gồm 3 tap, trong đó 1 tap lưu trữ thông tin chi tiết về hợp đồng, 1 tap cập nhật điều khoản hợp đồng đó và 1 tap để phân công giao việc cho cán bộ để thực hiện hợp đồng đó. Kết cấu giao diện Giao diện gồm 3 tap, trong đó 1 tap lưu trữ thông tin chi tiết về hợp đồng, 1 tap cập nhật điều khoản hợp đồng đó và 1 tap để phân công giao việc cho cán bộ để thực hiện hợp đồng đó.

Tần xuất sử dụng Được sử dụng mỗi khi người dùng muốn cập nhật thông tin thu tiền của khách hàng mỗi khi đến hạn thanh toán. Kết cấu giao diện Giao diện gồm 2 datagrid, trong đó 1 datagrid hiện thông tin chi tiết về hợp đồng thu phí, 1 datagrid cập nhật thông tin thu tiền về hợp đồng đó. Giá trị sử dụng Hỗ trợ ban giám đốc có kế hoạch hợp lý để thực hiện hợp đồng, mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.

Đối tượng sử dụng Ban giám đốc hoặc phòng hành chính muốn tìm hiểu có những hợp đồng nào đã thực hiện, tra cứu nó, đồng thời hỗ trợ phòng hành chính lên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Để sử dụng phần mềm hệ thống họ sẽ được đào tạo trong hai ngày với chức năng chính và một số các phần khác và trong quá trình đào tạo có thể sửa đổi, bổ sung thêm một số mục để thuận tiện và phù hợp với người sử dụng.