Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình

Tài liệu tham khảo chuyên ngành tin học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình

LỜI NÓI ĐẦU

Hệ thống thông tin tin học là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công nghệ thông tin vào tổ chức Ngày nay, không một tổ chức hay một đơn vị nào là không có nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin Không những nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin tăng lên mà quy mô và mức độ của chúng cũng tăng lên không ngừng Do đặc thù của các hệ thống thông tin là sản phẩm đơn chiếc (không giống bất kỳ một hệ thống nào trước đó), với quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng, lại là sản phẩm không nhìn thấy nên phân tích và thiết kế trở thành một yêu cầu bắt buộc để có một hệ thống tốt.

1 Sự cần thiết và lý do chọn đề tài

Cùng với một số ngành công nghệ cao khác, công nghệ thông tin đang là một trong các động lực quan trọng làm thay đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.

Tin học hoá quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý với tốc độ cao và

độ chính xác tối đa Thấy được tầm quan trọng đó, Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình đã xây dựng và đưa vào áp dụng rất nhiều các ứng dụng tin học mà Phòng Vật tư là một trong những đối tượng đã được áp dụng Qua tìm hiểu thực tế tại Phòng Vật tư Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình

và để đáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình”.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc phân tích thiết kế một hệ thống thôngtin cụ thể Hệ thống

thông tin của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình nói chung và quản lý vật tư nói riêng là đối tượng mà đề tài tập trung nghiên cứu.

Song hệ thống thông tin của Nhà máy cũng như của toàn Tổng công ty là thống nhất và gắn bó chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất khá lớn vì vậy đề tài chỉ giới hạn nghiên cứu trong phạm vi nhà máy và vị trí của hệ thống thông tin quản lý vật tư tại đơn vị.

3 Mục đích nghiên cứu

Với mục đích giúp cho cấp dưới là những người chịu trách nhiệm quản lý vật tư cho các phân xưởng có điều kiện quản lý chặt chẽ hơn hoặc dùng tham khảo cho các nhà máy nhỏ.

Chương trình được sử dụng để quản lý thông tin, tổng hợp, lập báo cáo về vật tư Với hệ thống thông tin mới sẽ đảm bảo:

- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt cho quá trình quản lý.

- Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

- Tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí vật tư, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho nhân viên trong công việc.

- Giảm thiểu sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban đơn vị, tối

ưu hoá hệ thống thông tin quản lý, dần nâng cao hiệu quả quản lý của đơn vị.

4 Cấu trúc của chuyên đề thực tập gồm 3 chương

Chương I: Tổng quan về Phòng vật tư Nhà máy thủy điện Hoà Bình và đề tài nghiên cứu

Trong chương này giới thiệu tổng quan về cơ sở thục tập và lý do lựa chọn đề tài.

Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Trong chương này trình bày các vấn đề phương pháp luận cơ bản làm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài.

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài như phân tích hệ thống thông tin, sơ đồ luồng chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu, sau đó là thiết kế chương trình, thiết kế giải thuật và thiết kế giao diện màn hình.

Cuối chuyên đề là phần kết luận, kết quả thu được và phụ lục chương trình.

Hà Nội, ngày 09 tháng 05 năm 2006

Sinh viên

Nguyễn Thị Thuý Hồng

MỤC LỤC

L I NÓI Ờ ĐẦ 1 U

M C L C Ụ Ụ 3

CH ƯƠ NG I 5

GI I THI U CHUNG Ớ Ệ 5

1 T NG QUAN V NHÀ MÁY THU I N HOÀ BÌNH Ổ Ề Ỷ Đ Ệ 6

2 GI I THI U V PHÒNG V T T NHÀ MÁY THU I N HOÀ BÌNH Ớ Ệ Ề Ậ Ư Ỷ Đ Ệ 14

2.1.Ch c năng c a phòng V t t ứ ủ ậ ư 14

2.2.Nhi m v c a phòng V t t ệ ụ ủ ậ ư 14

2.3 S đ t ch c phòng v t t g m 24 ng ơ ồ ổ ứ ậ ư ồ ườ 15 i CH ƯƠ NG II 21

C S LÝ LU N V PHÂN TÍCH THI T K H TH NG THÔNG TIN Ơ Ở Ậ Ề Ế Ế Ệ Ố 21 1 H TH NG THÔNG TIN PH C V QU N LÝ Ệ Ố Ụ Ụ Ả 21

1.1.Khái ni m ệ 21

b.Thông tin trong qu n lý ả 21

c M t s khái ni m v h th ng thông tin ộ ố ệ ề ệ ố 22

1.2.Thông tin và x lý thông tin trong t ch c ử ổ ứ 24

a Mô hình logic 25

b Mô hình v t lý ngoài ậ 25

c Mô hình v t lý trong ậ 26

1.3.T m quan tr ng c a h th ng thông tin ho t đ ng t t ầ ọ ủ ệ ố ạ ộ ố 26

2 CÁC MÔ HÌNH H TH NG THÔNG TIN Ệ Ố 27

2.1.S đ ch c năng nghi p v (BFD) ơ ồ ứ ệ ụ 27

2.2 S đ lu ng d li u (DFD) ơ ồ ồ ữ ệ 27

M t s các ký pháp th ộ ố ườ ng dùng: 28

2.3 Mô hình d li u ữ ệ 30

a M c ích c a vi c xây d ng mô hình d li u : ụ đ ủ ệ ự ữ ệ 30

b Các thành ph n c a mô hình d li u bao g m : ầ ủ ữ ệ ồ 30

c Các ki u liên k t: ể ế 31

d Các giai o n trong quá trình xây d ng mô hình d li u : đ ạ ự ữ ệ 31 e Quá trình chu n hoá mô hình d li u ẩ ữ ệ 32

2.4 Mô hình quan hệ 32

3 CÁC GIAI O N PHÁT TRI N H TH NG THÔNG TIN Đ Ạ Ể Ệ Ố 33

3.1 Giai đo n đánh giá yêu c u ạ ầ 34

3.2 Giai đo n phân tích chi ti t ạ ế 35

3.3 Giai đo n thi t k logic ạ ế ế 36

3.4 Đ xu t các ph ề ấ ươ ng án c a gi i pháp ủ ả 37

3.5 Thi t k v t lý ngoài ế ế ậ 38

3.6 Tri n khai k thu t h th ng ể ỹ ậ ệ ố 38

3.7 Cài đ t, b o trì và khai thác h th ng ặ ả ệ ố 39

4 CÔNG C TH C HI N Ụ Ự Ệ ĐỀ TÀI 40

4.1 C s d li u ơ ở ữ ệ 40

4.2 Các khái ni m liên quan đ n c s d li u ệ ế ơ ở ữ ệ 41

4.3 Nh ng ho t đ ng chính c a c s d li u ữ ạ ộ ủ ơ ở ữ ệ 41

a C p nh t d li u ậ ậ ữ ệ 41

b Truy v n d li u ấ ữ ệ 42

c L p báo cáo t c s d li u ậ ừ ơ ở ữ ệ 42

d C u trúc t p và mô hình d li u ấ ệ ữ ệ 42

e C s d li u và m ng ơ ở ữ ệ ạ 43

f C s d li u h ơ ở ữ ệ ướ ng đố i t ượ ng 44

4.4 Gi i thi u v ngôn ng l p trình Visual Foxpro ớ ệ ề ữ ậ 44

a Vi c s d ng Visual Foxpro ã áp d ng tri t ệ ử ụ đ ụ ệ để thành t u c a tin ự ủ h c hi n ọ ệ đạ 44 i b L p trình nh p d li u ậ ậ ữ ệ 45

c Báo cáo 45

d T o th c ạ ự đơ 45 n e Tri n khai ể 45

CH ƯƠ NG III 46

PHÂN TÍCH, THI T K H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ V T T Ế Ế Ệ Ố Ả Ậ Ư 46

1 PHÂN TÍCH H TH NG Ệ Ố 46

1.1.Mô t h th ng hi n t i ả ệ ố ệ ạ 46

1.2.Phân tích h th ng ệ ố 47

2 THI T K H TH NG THÔNG TIN Ế Ế Ệ Ố 51

2.1.S đ phân rã ch c năng c a h th ng ơ ồ ứ ủ ệ ố 51

2.2.S đ lu ng d li u c a h th ng ơ ồ ồ ữ ệ ủ ệ ố 52

2.3.Thi t k c s d li u cho h th ng ế ế ơ ở ữ ệ ệ ố 67

2.4 M t s thu t toán s d ng trong ch ộ ố ậ ử ụ ươ ng trình .73

2.5.M t s giao di n ch ộ ố ệ ươ ng trình 75

K T LU N Ế Ậ 82

83

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG

1 TỔNG QUAN VỀ NHÀ MÁY THUỶ ĐIỆN HOÀ BÌNH

-Tên gọi : Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

-Tên giao dịch quốc tế : HOABINH HYDROPOWER PLANT

-Website : http://www.hbinhpp.evn.com.vn

Chinh phục sông Đà đã trở thành niềm mơ ước của các thế hệ người Việt Nam Ngay từ cuối năm 1970, khi dân tộc ta đang tiến hành cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, con cháu của thời đại Hồ Chí Minh đã bắt tay vào công cuộc chinh phục sông Đà, chuẩn bị các tiền đề và điều kiện để xây dựng đất nước ta “đàng hoàng hơn, to đẹp hơn” như lời Bác

Hồ đã dậy

Ngay sau ngày hoà bình lập lại ở miền Bắc(1954) Đảng ta chủ trương đưa miền Bắc tiến thẳng lên CNXH, bỏ qua giai đoạn phát triển TBCN Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ III của Đảng(1960), đã xác định: cùng một lúc, cách mạng Việt Nam phải tiến hành song song hai nhiệm vụ chiến lược: giải phóng miền Nam thống nhất đất nước và xây dựng CNXH ở miền Bắc Trong hai nhiệm vụ đó “nhiệm vụ cách mạng CNXH ở miền Bắc là nhiệm vụ cách mạng đối với sự phát triển của toàn

bộ cách mạng nước ta” Đối với sự nghiệp xây dựng XHCN ở miền Bắc, Đảng ta chủ trương ưu tiên phát triển công nghiệp nặng một cách hợp lý

để thực hiện một bước công nghiệp hoá XHCN Trong định hướng phát triển công nghiệp nặng, một số ngành công nghiệp then chốt được chú trọng đầu tư là: điện, than, gang thép, phân đạm, cơ khí

Là một đất nước vừa trải qua cuộc chiến tranh khốc liệt nên các cơ

sở vật chất kỹ thuật hầu như không có, tiềm lực kinh tế yếu kém Trước thực trạng đó, Đảng và Nhà nước ý thức muốn xây dựng CNXH thì “điện khí hoá” phải đi trước một bước Trong đó, muốn tận dụng điều kiện tự nhiên sẵn có, hạn chế thấp nhất vốn đầu tư và tranh thủ sự giúp đỡ về

vốn đầu tư, kinh nghiệm và khoa học- kỹ thuật của hệ thống của các nước XHCN nhất là Liên Xô, thì xây dựng thuỷ điện là phương án kinh

tế và có tính khả thi nhất Chính vì lẽ đó, ngay từ đầu, công trình thuỷ điện Hoà Bình trên sông Đà đã là mối quan tâm sâu sắc và được Đảng và Nhà nước cử cán bộ đến điều tra, khảo sát, lập luận chứng kinh tế - kỹ thuật làm tiền đề cho việc xây dựng công trình thuỷ điện lớn nhất Đông Nam Á - công trình thế kỷ XX

Thuỷ điện Hoà Bình là công trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật lớn nhất ở nước ta trong thế kỷ XX, có thể sang thế kỷ XXI chúng ta có

đủ sức mạnh và trí tuệ xây dựng những công trình lớn hơn về quy mô công nghiệp, hiện đại hơn về mức độ tự động hoá, nhưng với thuỷ điện Hoà Bình trên sông Đà nét đặc thù, sự độc đáo và tính lịch sử của nó khó

có công trình nào sánh nổi trong một thời gian còn lâu dài Nó trở thành niềm tự hào sự ngưỡng mộ của cả dân tộc khi đặt những bước đi đầu tiên trên chặng đường công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước Giá trị to lớn của thuỷ điện Hoà Bình đậm nét nhất là vị trí đầu mối thuỷ điện quan trọng nhất trong hệ thống năng lượng toàn quốc cuối thế kỷ XX đầu thế

kỷ XXI Với 8 tổ máy mỗi tổ 240MW, tổng công suất phát điện 1920MW, mỗi năm nhà máy thuỷ điện Hoà Bình cung cấp cho đất nước nguồn năng lượng sạch và ổn định trên 8 tỷ KW/h điện

Từ khi phát điện hoà trên lưới điện quốc gia, nguồn năng lượng đã làm thay đổi cục diện điện năng của Việt Nam mở ra thời kỳ của công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Giá trị giao thông thuỷ lợi của thuỷ điện Hoà Bình cũng rất to lớn Nhờ có nó mà tuyến giao thông thuỷ Hà Nội – Việt Trì - Hoà Bình – Sơn La trên 300 km được cải thiện Tàu vài ngàn tấn trung chuyển hàng hoá qua đập sông Đà có thể nối liền mạch máu giao thông thuỷ giữa đồng bằng sông Hồng với vùng đất bao la của Tây Bắc Nhờ có thuỷ điện Hoà Bình với hồ chứa nước có dung tích

9,5tỷ m3, trong đó dung tích phòng lũ 5,6 tỷ m3, dung tích hữu ích để khai thác năng lượng là 5,65 tỷ m3, mức nước dâng bình thường là 117m

Vì vậy mà khả năng điều tiết nước chống hạn, chống lũ sông Đà được nâng lên Làm giảm bớt nỗi lo, giảm bớt sức tàn phá của thiên tai, tiết kiệm nhân tài vật lực đối phó với lũ ở hạ lưu sông Đà

Thuỷ điện Hoà Bình đã làm thay đổi một phần cảnh quan môi trường theo hướng có lợi cho đời sống con người ở trong vùng Nó làm tăng diện tích mặt nước hồ chứa, điều hoà khí hậu, tặng độ ẩm kích thích thảm thực vật che phủ phát triển, tạo môi trường tốt nuôi trồng đánh bắt thuỷ sản, làm thay đổi cơ cấu kinh tế theo hướng sản xuất hàng hoá, hình thành các vùng chuyên canh có lợi cho quốc kế dân sinh ở địa phương

Là một tổ hợp công trình ngầm có thiết bị máy móc hiện đại với mức độ tự động hoá cao ở thế hệ mới, sau 15 năm vận hành cả 8 tổ máy đều đảm bảo công suất thiết kế cần thiết, không xảy ra sự cố giữ vững dòng điện liên tục trong mọi tình huống bất lợi, như những trận lũ lớn mang tính lịch sử hàng trăm năm

Đạt được kết quả đó là nhờ có hệ thống công trình thuỷ công vững chắc được vận hành hết sức thận trọng theo quy trình quy phạm Công trình và đầu mối chính bao gồm:

- Đập đất đá khối lượng trên 24 triệu m3 dài 743mét, cao 128mét

- Công trình xả nước vận hành: là đập bê tông cao 70m, rộng 106m

có 2 tầng, tầng dưới là 12 cửa xả đáy, kích thước 6x10m, tầng trên là 6 cửa xả mặt, kích thước 15x15m, khả năng xả được 35.400m3/s

- Gian máy: Được xây dựng ngầm trong núi đá có chiều cao 50,5m, rộng 19,5m, dài 260m Tại đây lắp đặt thiết bị của tổ máy Song song với gian máy là gian biến thế gồm 24 máy biến áp một pha, công suất 105MVA, nâng điện áp từ 15,75 lên 220KV Điện năng được dẫn ra

ngoài hầm bằng đường cáp đầu áp lực cao 220KV, sau đó đưa lên trạm phân phối ngoài trời 220/110/35KV.

- Cửa nhận nước và tuyến năng lượng: Cửa nhận nước kiểu tháp cao 70m, trên có bố trí các lưới chắn rác và các cửa van sửa chữa Nước dẫn vào tua bin bằng 8 tuynen chịu áp lực, mỗi tuynen dài 210m, đường kính 8m qua các tổ máy và thoát ra hạ lưu ở máy 1 và máy 2 bằng 2 đường tuynen độc lập, ở tổ máy 3 đến 8 đường xả được ghép đôi “2 máy

đã quản lý vận hành, khai thác 8 tổ máy ngày càng đạt hiệu quả cao.Chống lũ sông Đà, giảm lũ sông Hồng, bảo vệ công trình, bảo vệ thủ đô Hà Nội và đồng bằng là nhiệm vụ mang tính tổng hợp cực kỳ quan trọng nhưng cũng hết sức phức tạp, đòi hỏi phải thực hiện nghiêm ngặt theo quy trình vận hành điều tiết hồ chứa Hàng năm đón trước mùa mưa Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình phải triệt để sử dụng thể tích 5,6

tỷ m3 hữu ích để tham gia chống lũ Từ năm 1988 đến nay, sau 15 năm phát điện, việc điều tiết xả lũ vừa phải đảm bảo an toàn với chính bản thân công trình đồng thời phải đáp ứng năng lực để sản xuất điện năng ở mức cần thiết theo đúng kế hoạch Hàng năm trung bình nhà máy phải cắt lũ từ 4 đến 6 trận lũ lớn, đặc biệt ngày 18/08/1996 đã cắt trận lũ lớn

có đỉnh là 22.651 m3/s ứng với tần suất 0.5% lớn nhất 15 năm qua Nếu không có việc điều tiết của hồ Hoà Bình thì mực nước hạ lưu tại Hoà Bình, Hà Nội trong đỉnh lũ 18/08/1996 đã vượt quá khả năng bảo vệ của

đê sông Đà và đê sông Hồng

Về hiệu quả sản xuất điện năng, trước khi có thuỷ điện Hoà Bình nguồn năng lượng toàn quốc thiếu trầm trọng, phải cắt điện các phụ tải luân phiên Khi nhà máy thuỷ điện Hoà Bình phát điện thì tình trạng thiếu điện đã giảm đi rất nhiều Hệ thống đường dây tải điện 500KV Bắc-Nam ra đời, thuỷ điện Hoà Bình đã bổ sung kịp thời nguồn điện cho các tỉnh miền Trung và miền Nam Với thuỷ điện Hoà Bình đất nước ta

đã có nguồn điện năng đủ mạnh góp phần mở rộng các khu công nghiệp lớn, phát triển lưới điện nông thôn, tạo nguồn lực cho việc xây dựng tiếp các nhà máy thuỷ điện loại vừa và nhỏ ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên

Từ khi vận hành đến nay, về mùa khô nhà máy điều tiết phát điện

xả lũ xuống hạ lưu lượng nước luôn luôn lớn hơn 680m3/s vào thời kỳ

đổ ải cho nông nghiệp lên tới gần 1000m3/s đảm bảo cho các trạm bơm làm việc cấp đủ nước phục vụ gieo cấy kịp thời Ngoài việc tăng lưu lượng nước về mùa kiệt cho hạ lưu còn góp phần đẩy mặn ra xa các cửa sông, nên đã tăng cường được diện tích trồng trọt ở khu vực này, mặt khác khi có công trình thuỷ điện Hoà Bình đã cải thiện đáng kể phía thượng lưu với hơn 200 km chiều dài mặt nước hồ để vận tải đường thuỷ góp phần đem lại lợi ích rất lớn cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội

của đồng bào các dân tộc vùng Tây Bắc Mùa kiệt đảm bảo được lưu lượng theo quy định đã làm tăng mực nước hạ lưu từ 0,5 đến 1,5m tạo điều kiện cho các tàu thuyền đi lại phục vụ giao thông.

Để thực hiện được các nhiệm vụ nêu trên, Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đã xây dựng một mô hình tổ chức khoa học và hợp lý

Ban giám đốc bao gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc

Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra toàn diện các mặt hoạt động của nhà máy đảm bảo nhà máy hoạt động đúng với điều lệ tổ chức theo quyết định 08VN/HĐQT ngày 24/05/1995 do Chủ tịch HĐQT Tổng công ty điện lực Việt Nam ký

Một Phó Giám đốc kỹ thuật chỉ đạo đảm bảo thiết bị và công trình vận hành an toàn, thực hiện đúng phương thức được giao đảm bảo chất lượng điện

Một Phó Giám đốc vật tư dự án chỉ đạo kế hoạch mua sắm vật tư phụ tùng theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty, chỉ đạo và thẩm định luận chứng khảo sát thiết kế, dự toán hồ sơ mời thầu, xét thầu, các

dự án sửa chữa cải tạo nâng cấp theo phân cấp

2 GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG VẬT TƯ NHÀ MÁY THUỶ ĐIỆN

HOÀ BÌNH

2.1.Chức năng của phòng Vật tư

Cùng với sự thành lập và phát triển của Nhà máy thủy điện Hoà Bình Phòng Vật tư trực thuộc sự quản lý của Giám đốc và Phó Giám đốc quản lý vật tư Giúp việc cho Giám đốc và nhà máy về lĩnh vực cung cấp và quản lý vât tư thiết bị và phụ tùng thay thế, đảm bảo cho nhà máy hoạt động an toàn, đại tu sửa chữa các tổ máy đúng tiến độ, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với các phân xưởng và thực hiện tốt chức năng quản lý vật

tư, thiết bị ở đơn vị Đồng thời báo cáo định kỳ với Giám đốc về quá trình quản lý và sử dụng vật tư, báo cáo lên cấp Tổng Công ty định kỳ về kết quả quản lý vật tư của nhà máy

2.2.Nhiệm vụ của phòng Vật tư

Tổ chức quản lý và hạch toán vật tư trên máy vi tính nối mạng, Tổ chức nghiên cứu học tập nghiên cứu chuyển giao cài đặt chương trình và thực hiện Tiến hành cài đặt trên hệ thống máy tính có sẵn của các đơn vị

và vận hành thông suốt giữa các máy nối mạng cùng chia sẻ một tệp dữ liệu tại máy chủ của Nhà máy, phân quyền sử dụng cơ sở dữ liệu, thông tin thường xuyên với quản trị mạng của Tổng công ty là

Trung tâm Khoa học Công nghệ Môi trường và Máy tính để kịp thời

xử lý các tồn tại trong quá trình thực hiện

- Quản lý tiếp nhận hàng nhập khẩu

- Quyết toán vật tư sửa chữa lớn và thu hồi, thanh lý vật tư

- Quản lý bảo quản vật tư trong các kho.

- Quản lý vật tư xăng- dầu, dầu nhờn

- Công tác nghiệp vụ

+Quản lý sổ sách

+Công tác báo cáo

+ Luân chuyển chứng từ

2.3 Sơ đồ tổ chức phòng vật tư gồm 24 người

1.Trưởng phòng 01 người trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo

máy vi tính văn phòng

- Trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng bằng văn bản và thoả thuận nhiệm vụ cụ thể thông qua hợp đồng lao động trước khi trình Giám đốc ký theo các điều khoản của luật lao động

- Trực tiếp ký duyệt các giấy tờ xin ứng và thanh toán mua vật tư thiết bị của các nhân viên tiếp liệu sau khi đi giao dịch với tổ chức hoặc

cá nhân bán vật tư

- Lập đơn hàng theo nhu cầu vật tư cho sửa chữa lớn và thường xuyên, tổ chức mời thầu tổ chức chấm thầu, dự thảo các hợp đồng mua bán vật tư và tổ chức thực hiện hợp đồng

- Lập kế hoạch sửa chữa kho tàng mua sắm thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản, quản lý vật tư dự phòng ngắn hạn và dài hạn

- Tổ chức công tác dự phòng chống cháy nổ, cải thiện môi trường làm việc tại kho vật tư, trang bị đầy đủ các trang thiết bị an toàn chống cháy nổ

- Tổ chức kiểm tra đôn đốc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, lập báo cáo kế hoạch hàng tháng hàng quý, tới từng tổ trong phòng đánh giá mức

độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân sau 6 tháng và một năm công tác.

2.Phó phòng 01 người trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo vi tính

văn phòng

- Thay thế các chức năng của trưởng phòng khi đi công tác vắng

- Trực tiếp quản lý các nhân viên nghiệp vụ trong phòng

- Quản lý các hồ sơ kế hoạch cung cấp vật tư cho sửa chữa thường xuyên, vật tư sửa chữa lớn theo dự toán đã duyệt

- Phân công mua sắm vật tư cho từng nhân viên tiếp liệu theo kế hoạch hàng tuần theo văn bản, theo dõi và đôn đốc tiến độ nhập hàng để

có kế hoạch cấp phát

- Duyệt cấp các yêu cầu vật tư của các đơn vị sử dụng vật tư phục

vụ sản xuất và sửa chữa lớn trên cơ sở kế hoạch vật tư hàng tháng

- Quản lý hướng dẫn vận hành và cài đặt phần mềm quản lý vật tư của Tổng Công ty cho các máy tính sử dụng chương trình và hạch toán vật tư của phòng Vật tư

3.Nhân viên tiếp liệu trình độ trung cấp 03 người

- Thay mặt phòng Vật tư đi giao dịch tiếp nhận vật tư được điều chuyển trong ngành, mua vật tư tại các vơ sở bán buôn bán lẻ theo phương thức chào hàng cạnh tranh và tham khảo giá cả trong tạp chí thị trường phát triển

- Tham gia các cuộc hội nghị khách hàng và viết tham luận theo phân công của Trưởng phòng

- Chịu trách nhiệm về chất lượng số lượng vât tư từ khi nhập kho đến khi xuất cho đơn vị sử dụng được đơn vị sử dụng chấp nhận.

- Lập các báo cáo tổng hợp mua hàng theo yêu cầu của trưởng phòng đối chiếu công nợ kiểm tra và lập hoá đơn mua hàng

4 Nhân viên thống kê 03 người

- Đảm bảo số lượng cân đối, chủng loại vật tư trên sổ sách và thực

tế kho

- Lập các báo cáo, hồ sơ quyết toán vật tư

- Thực hiện các công tác nghiệp vụ khác

5.Nhân viên thủ kho 04 người trình độ trung cấp kỹ thuật, công

nhân kỹ thuật, có thâm niên công tác 3 năm trở lên

- Thủ kho vật liệu điện và dụng cụ cơ khí

- Thủ kho thiết bị và phụ tùng dự phòng tua bin, máy phát điện, trạm phân phối

- Thủ kho vật tư thu hồi & phụ tùng ô tô- máy thi công

- Thủ kho vật liệu xây dựng, sơn, xăng, dầu nhờn, dầu cách điện, kim khí

6.Tổ cấp vật tư tại chân công trình, lao động kho, nạp ắc quy ôtô 12

người

Nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động trong 4 kho trên địa bàn, giữa các kho và mặt bằng Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình tổ chức hoạt động như một tổ sản xuất trực tiếp

Một tuần một 2 lần vào thứ 3 và thứ 5 nhận vật tư theo hoá đơn do thống kê lập theo nhu cầu của các đơn vị sản xuất

Thưc tế tình hình công nghệ thông tin tại phòng Vật tư: Hiện tại Phòng có 6 máy tính đều đã sử dụng chương trình phần mềm quản lý vật

tư do Tổng Công ty cung cấp tích hợp quản lý vật tư và tài chính

Thông tin có thể tồn tại dưới hình thức; Ví dụ như: tiếng nói, hình ảnh, bảng biểu, chữ viết,…

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định

b.Thông tin trong quản lý

Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định

Thông tin quản lý là thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hay

có ý định dùng vào mục đích quản lý của mình

Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản

lý và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau:

- Thông tin vào: thông tin từ môi trường

- Thông tin ra: thông tin ra môi trường

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định

- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

c Một số khái niệm về hệ thống thông tin

- Hệ thống thông tin là tập hợp những yếu tố bao gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thiết bị liên lạc thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường

- Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức

- Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin.

Nói tóm lại, mỗi khái niệm có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng

nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra

1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp

Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp

- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin

Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau:

- Hệ quyết định

- Hệ thông tin

Hình 6: Ba mô hình của một hệ thống thông tin

b Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của

hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống,

những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử

lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử

lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm

mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra

c Mô hình vật lý trong

Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị,

tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình

Ngoài những tiêu chuẩn cơ bản trên đây thì tuỳ từng cơ quan, đơn

vị mà nó còn kèm theo một vài tiêu chuẩn khác nữa như:

- Các thao tác phải luôn chuẩn xác và ổn định

- Luôn luôn cập nhật thông tin một cách liên tục và thường xuyên, đảm bảo cho ra được các báo cáo tại mọi thời điểm

- Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hào, thân thiện

2 CÁC MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1.Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

Một BFD đầy đủ gồm:

- Tên chức năng

- Mô tả có tính chất tường thuật

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý giống nhau như một phần của cùng một cấu trúc

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích

- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng

- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu

- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương

án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

Một số các ký pháp thường dùng:

- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình Tên

của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ

Tiến trình là một dãy các thao tác, nó làm biến đổi trạng thái của

hệ thống chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác xuất phát từ một trạng thái ban đầu nào đó Mỗi tiến trình trong DFD được bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin Nghĩa

là có chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ

chức lại, bổ sung tạo thông tin mới

Ví dụ:

Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau

- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến

trình Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin

Tên dữ liệu

Hình 8:Ký hiệu dòng dữ liệu

Ví dụ: Hóa đơn bán hàng

- Kho dữ liệu: Kho dữ liệu được ký hiệu:

Bên trong là tên kho

Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD là nơi lưu trữ thông tin trong 1 khoảng thời gian nào đó Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu

- Nguồn hoặc đích:

Hình 9: Ký hiệu tác nhân của HTTTNguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin

2.3 Mô hình dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin

cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau

a Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng

- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống

b Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :

Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ

quan tâm của nhà quản lý

Có hai loại thực thể:

+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch

Ví dụ: DmHang (Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia)

+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch

Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan)

+ Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả

một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin

+ Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể Thuộc tính liên quan đến

các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể Có 3 loại thuộc tính như:

+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể

+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng.

Ví dụ:

Với thực thể DmHang(Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) thì:

- Thuộc tính Mahang là khoá

- Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả

+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác

Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể

A liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất của B chỉ liên kết với một lần xuất của A

Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó

+ N@M Liên kết Nhiều - Nhiều

Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B

d Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu :

Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn: Tri thức của bản thân

về công việc đang nghiên cứu, những người sử dụng hệ thống hiện tại và xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu

+ Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích:

- Tối thiểu việc lặp lại

- Tránh dư thừa thông tin

+ Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều

e Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.

Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản

Một số quy tắc về chuẩn hoá:

+ Chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý

+ Chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

+ Chuẩn hoá mức 3 (3.NF):

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau

Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu.

Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng

Các bước xây dựng mô hình quan hệ:

- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng

- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa

Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai

3 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ thì quá trình phát triển của

nó cũng phải qua các công đoạn cụ thể nhất định Đó chính là các bước các công việc phải làm trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Sản phẩm của công đoạn trước chính là đầu vào của công đoạn sau, vì thế nếu có sự cố xảy ra ở giai đoạn nào thì cũng làm ảnh hưởng đến toàn

bộ dự án và nó làm chậm dự án

Phát triển một hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn:

- Đánh giá yêu cầu

- Phân tích chi tiết

- Thiết kế logic

- Đề xuất các phương án của giải pháp

- Thiết kế vật lý ngoài

- Triển khai kỹ thuật hệ thống

- Cài đặt và khai thác

3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu.

Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo có được những thông tin đầy đủ chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án Khả thi ở đây ngoài tính khả thi về mặt kỹ thuật còn là tính khả thi về mặt tài chính Đối với một dự án phát triển hệ thống thông tin rất tốn kém về nhân lực, tiền bạc, thời gian và chất xám

Vì thế giai đoạn đánh giá yêu cầu nó quyết định xem dự án có được tiếp tục hay là bị huỷ bỏ

Đánh giá đúng yêu cầu cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án Bất cứ một sự sai lầm nào dù lớn dù nhỏ thì cũng đều gây nên những tổn thất khôn lường cho công ty Đánh giá yêu cầu được bắt đầu từ việc nêu ra các yêu cầu của khách hàng, từ đó xác định được quy mô của dự án, xác định những thay đổi có thể có trong tương lai, xác định xem dự án chịu tác động của những yếu tố nào Để từ đó có thể đưa

ra được những thông tin hỗ trợ cho người ra quyết định Tuy vậy giai đoạn này phải tiến hành tương đối nhanh, tránh gây tốn kém về nhân lực

và tiền của

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Nó bao gồm các công việc xác định xem giai đoạn này cần phải tìm hiểu những gì từ hệ thống, cần phải thực hiện những công việc gì, thời gian thực hiện

- Làm rõ yêu cầu: Phân tích viên phải xác định được chính xác yêu cầu của khách hàng, cũng như yêu cầu của hệ thống, môi trường của hệ thống những ràng buộc của hệ thống

- Đánh giá tính khả thi: Xác định những yếu tố gây trở ngại cho hệ thống, đánh giá tính khả thi của hệ thống về mặt kỹ thuật, tổ chức, tài chính, thời gian.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán chi tiết về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề ra được các yếu

tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết: Người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện

- Nghiên cứu môi trường hệ thống đang tồn tại: Khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường

- Nghiên cứu hệ thống hiện tại: Cho biết lý do tồn tại của hệ thống; các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức; những người

sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lượng dữ liệu mà nó xử lý; giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử

lý dữ liệu

- Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải quyết vấn đề: Nhiệm vụ của công đoạn này là đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xác định các yếu

tố của giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi: Được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin mà thu thập được từ những công đoạn trước với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã được xác định trước đây.

- Sửa đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

3.3 Giai đoạn thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu

đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết

Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống

Các công đoạn chính của giai đoạn này bao gồm các bước sau

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống, đây là công việc tương đối phức tạp Phân tích viên ngoài việc gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần

để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm Tuy nhiên công việc hỏi như vậy thường gặp khó khăn Để công việc được diễn ra một cách thuận lợi thì phân tích viên buộc phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ sở dữ liệu của hệ thống Tuỳ theo yêu cầu của công việc và từng tình huống cụ thể

phân tích viên có những phương pháp thu thập dữ liệu cho phù hợp Tuy nhiên, phân tích viên có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

3.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Ở giai đoạn này, nhóm phân tích viên đã xác định về mặt logic những đầu vào, những xử lý, những tệp CSDL và những đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tin hiện có và đạt được những mục tiêu đề ra của người sử dụng Tuy nhiên những khía cạnh như: Ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu? Cách thức xử lý nào được

sử dụng cho mỗi xử lý? Phương tiện xử lý nào được dùng? chưa được làm sáng tỏ Chính vì vậy mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu cũng như sự tác động của chúng và lĩnh vực tổ chức, nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất Các công đoạn chính của giai đoạn này là:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức

- Xây dựng các phương án giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Đánh giá phương án của giải pháp là một công việc quan trọng nhất của giai đoạn này Thực chất của hoạt động này là phân tích chi phí lợi ích, phân tích đa tiêu chuẩn Ngoài ra phân tích viên còn có thể trình bày thêm các phương pháp phân tích khác như phương pháp chuyên gia, phương pháp so sánh Đối với hệ thống thông tin của các doanh nghiệp cần đặc biệt nhấn mạnh hiệu quả kinh tế Sự thuyết phục về mặt tài chính

và tính khả thi tài chính của dự án quyết định xem dự án có tiếp tục được

đi tiếp không hay là sẽ được thay đổi theo phương pháp khác

3.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này ngoài mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước Đây là giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử dụng, mỗi lỗi của thiết kế vật lý như biểu khó đọc, một hội thoại không dứt khoát sẽ là nguyên nhân gây nên một trong những thất bại của hệ thống Sản phẩm của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và

cả những giao diện với những phần tin học hoá Các công đoạn chính của giai đoạn này:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế các cách thức giao tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

3.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Nhiệm vụ của giai đoạn này đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý CSDL, cách thức truy nhập tới bản ghi của các tệp và những chương trình khác cấu thành nên hệ thống Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng hệ thống hoạt động tốt Kết quả của giai đoạn này là phần mềm tin học hoá, hoàn thành tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn người sử dụng Những công đoạn chính của giai đoạn này:

- Thiết kế vật lý trong.

- Lập trình

- Thử nghiệm kiểm tra

- Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

- Đào tạo người sử dụng

Trong giai đoạn này có một số khái niệm cơ sở:

Sự kiện (Evenement): Là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh

việc thực hiện một hay nhiều xử lý nào đó Có những sự kiện nằm ngay trong cơ chế của tổ chức, có những sự kiện từ ngoài và chỉ thể hiện trên

sơ đồ xử lý những sự kiện ngoài này

Công việc (Operation): Là một dãy xử lý có chung sự kiện khởi

sinh

Tiến trình (Process): Là một dãy các công việc mà các xử lý bên

trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ Nếu tiến trình quá lớn thì nên chia cắt thành những lĩnh vực nhỏ hơn

Nhiệm vụ: Là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức:

Ai? ở đâu? Khi nào thì thực hiện nó?

Pha xử lý: Là một tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ

chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác

mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu

Mô đun xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một

pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu Đây là cách chia nhỏ các xử lý, yêu cầu xử lý ít số liệu chỉ mang tính tương đối và nó tuỳ thuộc vào một số tiêu chuẩn khác

Trong giai đoạn này thì công đoạn lập trình là quan trọng nhất, đây

là quá trình chuyển đổi các thiết kế vật lý của nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận

3.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống

Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất, đồng thời đáp ứng được những thay đổi có thể xẩy ra trong suốt quá trình sử dụng Công việc của giai đoạn này là chuyển đổi về mặt kỹ thuật, chuyển đổi về mặt con người

Các công đoạn của giai đoạn này:

mô hình hoạt động của hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức

4 CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 4.1 Cơ sở dữ liệu

Một hệ thống thông tin chỉ có thể tồn tại được khi nó được cung cấp

dữ liệu Một trong những công việc của quản lý hệ thống thông tin chính

là quản lý dữ liệu, xử lý dữ liệu Hoạt động quản lý dữ liệu là một hoạt động quyết định đến tính sống còn của hệ thống cũng như của tổ chức

Dữ liệu là một vấn dề vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức vì mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ đưa vào trong máy tính những thông tin dữ liệu cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân tổ chức đó Từ các thông tin dữ liệu đó tạo ra hệ quản trị cơ

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong

những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho

có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được đặt trên những phương tiện nhớ của máy tính điện tử (MTĐT)

và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là

ngân hàng dữ liệu (NHDL) hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu NHDL là một

hệ thống dùng MTĐT để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau

4.2 Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu

Thực thể: Là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ

với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Nó chính là các đối tượng cùng loại

Thuộc tính: Là đặc điểm và tính chất của thực thể Mỗi thuộc tính là

một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể là những dữ liệu về thực thể mà muốn lưu trữ

Trường: Một cột gọi là một trường dữ liệu nó là nơi lưu trữ một

thuộc tính của một thực thể

Bản ghi: Mỗi dòng là một bản ghi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá

thể tức là biểu hiện riêng biệt của thực thể

Bảng: Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin của một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường

Cơ sở dữ liệu: Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan

khác do các quản trị viên cơ sở dữ liệu hoặc lập trình viên có năng lực thực hiện Xu thế của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm dễ dàng việc tạo

và nhập dữ liệu, quản trị những ứng dụng cơ sở dữ liệu cho những người

- Truy vấn bằng QBE: Nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào quan niệm QBE Vì

nó tạo cho người dùng sử dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu mà họ muốn tìm kiếm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại sử dụng giao diện hiện đại và kỹ thuật rê chuột để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng

c Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu

Thường thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ

sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn Tuy nhiên báo cáo cũng có thể hiện trên màn hình

d Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu

Dữ liệu cần phải được tổ chức theo một cách nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích hiểu được chúng Vì vậy cơ sở dữ liệu được tổ chức cần phải cấu trúc lại Đối với thực thể việc xác định

tên gọi, độ rộng các trường, loại của từng trường Tất cả những thứ đó đều được gọi là cấu trúc một thực thể

Để lưu trữ dữ liệu cần một cơ chế để gắn kết một thực thể mà chúng

có mối liên hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia

- Mô hình phân cấp thể hiện mối quan hệ Cha _Con Một thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con thì có một thực thể cha Quan hệ này được gọi là quan hệ Một _Nhiều

- Mô hình mạng lưới tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình phân cấp Theo mô hình này một thực thể cha có nhiều thực thể con và ngược lại Quan hệ này đuợc gọi là quan hệ Nhiều _Nhiều Mô hình này mềm dẻo nhưng cũng có nhiều yếu điểm của nó Kích thước của sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cơ sở dữ liệu trở lên lớn và cồng kềnh và rất

dễ nhầm lẫn

- Mô hình quan hệ là mô hình được sử dụng nhiều nhất hiện nay Theo mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thực hiện các thực thể như là bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột Có một cột đóng vai trò trường khoá hay còn gọi là trường định danh Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất Bảng có thể chứa các trường liên kết, chúng không phải là những trường mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với nhiều và một bản ghi của một bảng khác Cấu trúc như vậy có nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng

e Cơ sở dữ liệu và mạng

Những ứng dụng cơ sở trong một tổ chức ngày càng lớn và ngày càng phức tạp và nó phục vụ cho nhiều mục đích, cho nhiều người vì vậy khó có thể thực hiện chúng một cách có hiệu quả trên một máy vi tính Kiến trúc Client/Server được thiết kế để giải quyết vấn đề đó Trong kiến trúc Client/Server các ứng dụng được chia làm hai phần: Cơ sở dữ liệu