Phân tích thiết kế hệ thống thông tin qunr lý vật tư tại nhà máy Thuỷ điện Hòa Bình

Tài liệu tham khảo Phân tích thiết kế hệ thống thông tin qunr lý vật tư tại nhà máy Thuỷ điện Hòa Bình

Lời nói đầu

Hệ thống thông tin tin học là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công nghệ thông tin vào tổ chức Ngày nay, không một tổ chức hay một đơn vị nào là không có nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin Không những nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin tăng lên mà quy mô và mức độ của chúng cũng tăng lên không ngừng Do đặc thù của các hệ thống thông tin là sản phẩm đơn chiếc (không giống bất

kỳ một hệ thống nào trớc đó), với quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng, lại là sản phẩm không nhìn thấy nên phân tích và thiết kế trở thành một yêu cầu bắt buộc để có một hệ thống tốt.

1 Sự cần thiết và lý do chọn đề tài

Cùng với một số ngành công nghệ cao khác, công nghệ thông tin

đang là một trong các động lực quan trọng làm thay đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.

Tin học hoá quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý với tốc độ cao và

độ chính xác tối đa Thấy đợc tầm quan trọng đó, Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình đã xây dựng và đa vào áp dụng rất nhiều các ứng dụng tin học

mà Phòng Vật t là một trong những đối tợng đã đợc áp dụng.

Qua tìm hiểu thực tế tại Phòng Vật t Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình

và để đáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật t tại Nhà máy Thuỷ

điện Hoà Bình”.

2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu

Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc phân tích thiết kế một hệ thống thôngtin cụ thể Hệ thống

thông tin của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình nói chung và quản lý vật t nói riêng là đối tợng mà đề tài tập trung nghiên cứu.

Song hệ thống thông tin của Nhà máy cũng nh của toàn Tổng công

ty là thống nhất và gắn bó chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất khá lớn vì vậy đề tài chỉ giới hạn nghiên cứu trong phạm vi nhà máy và vị trí của hệ thống thông tin quản lý vật t tại đơn vị.

3 Mục đích nghiên cứu

Với mục đích giúp cho cấp dới là những ngời chịu trách nhiệm quản lý vật t cho các phân xởng có điều kiện quản lý chặt chẽ hơn hoặc dùng tham khảo cho các nhà máy nhỏ.

Chơng trình đợc sử dụng để quản lý thông tin, tổng hợp, lập báo cáo về vật t Với hệ thống thông tin mới sẽ đảm bảo:

- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt cho quá trình quản lý.

- Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con ngời nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

- Tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí vật t, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho nhân viên trong công việc.

- Giảm thiểu sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban đơn vị, tối

u hoá hệ thống thông tin quản lý, dần nâng cao hiệu quả quản lý của đơn vị.

4 Cấu trúc của chuyên đề thực tập gồm 3 chơng

Chơng I: Tổng quan về Phòng vật t Nhà máy thủy điện Hoà Bình và

đề tài nghiên cứu

Trong chơng này giới thiệu tổng quan về cơ sở thục tập và lý do lựa chọn đề tài.

Chơng II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Trong chơng này trình bày các vấn đề phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài.

Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật t tại Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

Chơng này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài nh phân tích hệ thống thông tin, sơ đồ luồng chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu, sau đó là thiết kế chơng trình, thiết kế giải thuật và thiết kế giao diện màn hình.

Cuối chuyên đề là phần kết luận, kết quả thu đợc và phụ lục chơng trình.

Hà Nội, ngày 09 tháng 05 năm 2006

Sinh viên

Nguyễn Thị Thuý Hồng

mục lục

Lời nói đầu 1

mục lục 4

chơng I 6

giới thiệu chung 6

1 Tổng quan về Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình 6

2 Giới thiệu về phòng Vật t Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình 13

2.1.Chức năng của phòng Vật t 13

2.2.Nhiệm vụ của phòng Vật t 13

2.3 Sơ đồ tổ chức phòng vật t gồm 24 ngời 14

chơng II 18

Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 18

1 hệ thống thông tin phục vụ quản lý 18

1.1.Khái niệm 18

b.Thông tin trong quản lý 18

c Một số khái niệm về hệ thống thông tin 19

1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức 20

a Mô hình logic 21

b Mô hình vật lý ngoài 22

c Mô hình vật lý trong 22

1.3.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt 22

2 các mô hình hệ thống thông tin 23

2.1.Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) 23

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 24

Một số các ký pháp thờng dùng: 24

2.3 Mô hình dữ liệu 26

a Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : 26

b Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : 26

c Các kiểu liên kết: 27

d Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : 28

e Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu 28

2.4 Mô hình quan hệ 29

3 CáC GIAI ĐOạN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN 29

3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu 30

3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết 31

3.3 Giai đoạn thiết kế logic 32

3.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp 33

3.5 Thiết kế vật lý ngoài 34

3.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống 34

3.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống 35

4 Công cụ thực hiện đề tài 36

4.1 Cơ sở dữ liệu 36

4.2 Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu 37

4.3 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu 37

a Cập nhật dữ liệu 37

b Truy vấn dữ liệu 38

c Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu 38

d Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu 38

e Cơ sở dữ liệu và mạng 39

f Cơ sở dữ liệu hớng đối tợng 39

4.4 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 40

a Việc sử dụng Visual Foxpro đã áp dụng triệt để thành tựu của tin

học hiện đại 40

b Lập trình nhập dữ liệu 41

c Báo cáo 41

d Tạo thực đơn 41

e Triển khai 41

Chơng III 42

Phân tích, thiết kế Hệ THốNG THÔNG TIN quản lý vật t 42

1 Phân tích hệ thống 42

1.1.Mô tả hệ thống hiện tại 42

1.2.Phân tích hệ thống 43

2 thiết kế hệ thống thông tin 47

2.1.Sơ đồ phân r chức năng của hệ thống ã 47

2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống 48

2.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống 57

2.4 Một số thuật toán sử dụng trong chơng trình 61

2.5.Một số giao diện chơng trình 63

kết luận 69

71

chơng I giới thiệu chung

1 Tổng quan về Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

-Tên gọi : Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

-Tên giao dịch quốc tế : HOABINH HYDROPOWER PLANT

Chinh phục sông Đà đã trở thành niềm mơ ớc của các thế hệ ngời Việt Nam Ngay từ cuối năm 1970, khi dân tộc ta đang tiến hành cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, con cháu của thời đại Hồ Chí Minh đã bắt tay vào công cuộc chinh phục sông Đà, chuẩn bị các tiền đề và điều kiện

để xây dựng đất nớc ta “đàng hoàng hơn, to đẹp hơn” nh lời Bác Hồ đã dậy

Ngay sau ngày hoà bình lập lại ở miền Bắc(1954) Đảng ta chủ trơng

đa miền Bắc tiến thẳng lên CNXH, bỏ qua giai đoạn phát triển TBCN Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ III của Đảng(1960), đã xác định: cùng một lúc, cách mạng Việt Nam phải tiến hành song song hai nhiệm vụ chiến l-ợc: giải phóng miền Nam thống nhất đất nớc và xây dựng CNXH ở miền Bắc Trong hai nhiệm vụ đó “nhiệm vụ cách mạng CNXH ở miền Bắc là nhiệm vụ cách mạng đối với sự phát triển của toàn bộ cách mạng nớc ta”

Đối với sự nghiệp xây dựng XHCN ở miền Bắc, Đảng ta chủ trơng u tiên phát triển công nghiệp nặng một cách hợp lý để thực hiện một bớc công nghiệp hoá XHCN Trong định hớng phát triển công nghiệp nặng, một số ngành công nghiệp then chốt đợc chú trọng đầu t là: điện, than, gang thép, phân đạm, cơ khí

Là một đất nớc vừa trải qua cuộc chiến tranh khốc liệt nên các cơ sở vật chất kỹ thuật hầu nh không có, tiềm lực kinh tế yếu kém Trớc thực

trạng đó, Đảng và Nhà nớc ý thức muốn xây dựng CNXH thì “điện khí hoá” phải đi trớc một bớc Trong đó, muốn tận dụng điều kiện tự nhiên sẵn

có, hạn chế thấp nhất vốn đầu t và tranh thủ sự giúp đỡ về vốn đầu t, kinh nghiệm và khoa học- kỹ thuật của hệ thống của các nớc XHCN nhất là Liên Xô, thì xây dựng thuỷ điện là phơng án kinh tế và có tính khả thi nhất Chính vì lẽ đó, ngay từ đầu, công trình thuỷ điện Hoà Bình trên sông

Đà đã là mối quan tâm sâu sắc và đợc Đảng và Nhà nớc cử cán bộ đến

điều tra, khảo sát, lập luận chứng kinh tế - kỹ thuật làm tiền đề cho việc xây dựng công trình thuỷ điện lớn nhất Đông Nam á - công trình thế kỷ XX

Thuỷ điện Hoà Bình là công trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật lớn nhất ở nớc ta trong thế kỷ XX, có thể sang thế kỷ XXI chúng ta có đủ sức mạnh và trí tuệ xây dựng những công trình lớn hơn về quy mô công nghiệp, hiện đại hơn về mức độ tự động hoá, nhng với thuỷ điện Hoà Bình trên sông Đà nét đặc thù, sự độc đáo và tính lịch sử của nó khó có công trình nào sánh nổi trong một thời gian còn lâu dài Nó trở thành niềm tự hào sự ngỡng mộ của cả dân tộc khi đặt những bớc đi đầu tiên trên chặng

đờng công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc Giá trị to lớn của thuỷ điện Hoà Bình đậm nét nhất là vị trí đầu mối thuỷ điện quan trọng nhất trong hệ thống năng lợng toàn quốc cuối thế kỷ XX đầu thế kỷ XXI Với 8 tổ máy mỗi tổ 240MW, tổng công suất phát điện 1920MW, mỗi năm nhà máy thuỷ điện Hoà Bình cung cấp cho đất nớc nguồn năng lợng sạch và ổn định trên 8 tỷ KW/h điện

Từ khi phát điện hoà trên lới điện quốc gia, nguồn năng lợng đã làm thay đổi cục diện điện năng của Việt Nam mở ra thời kỳ của công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc Giá trị giao thông thuỷ lợi của thuỷ điện Hoà Bình cũng rất to lớn Nhờ có nó mà tuyến giao thông thuỷ Hà Nội – Việt Trì - Hoà Bình – Sơn La trên 300 km đợc cải thiện Tàu vài ngàn tấn trung chuyển hàng hoá qua đập sông Đà có thể nối liền mạch máu giao thông

thuỷ giữa đồng bằng sông Hồng với vùng đất bao la của Tây Bắc Nhờ có

tích phòng lũ 5,6 tỷ m3, dung tích hữu ích để khai thác năng lợng là 5,65 tỷ

chống hạn, chống lũ sông Đà đợc nâng lên Làm giảm bớt nỗi lo, giảm bớt sức tàn phá của thiên tai, tiết kiệm nhân tài vật lực đối phó với lũ ở hạ lu sông Đà

Thuỷ điện Hoà Bình đã làm thay đổi một phần cảnh quan môi trờng theo hớng có lợi cho đời sống con ngời ở trong vùng Nó làm tăng diện tích mặt nớc hồ chứa, điều hoà khí hậu, tặng độ ẩm kích thích thảm thực vật che phủ phát triển, tạo môi trờng tốt nuôi trồng đánh bắt thuỷ sản, làm thay đổi cơ cấu kinh tế theo hớng sản xuất hàng hoá, hình thành các vùng chuyên canh có lợi cho quốc kế dân sinh ở địa phơng

Là một tổ hợp công trình ngầm có thiết bị máy móc hiện đại với mức

độ tự động hoá cao ở thế hệ mới, sau 15 năm vận hành cả 8 tổ máy đều

đảm bảo công suất thiết kế cần thiết, không xảy ra sự cố giữ vững dòng

điện liên tục trong mọi tình huống bất lợi, nh những trận lũ lớn mang tính lịch sử hàng trăm năm

Đạt đợc kết quả đó là nhờ có hệ thống công trình thuỷ công vững chắc đợc vận hành hết sức thận trọng theo quy trình quy phạm Công trình

và đầu mối chính bao gồm:

- Đập đất đá khối lợng trên 24 triệu m3 dài 743mét, cao 128mét

hầm bằng đờng cáp đầu áp lực cao 220KV, sau đó đa lên trạm phân phối ngoài trời 220/110/35KV.

- Cửa nhận nớc và tuyến năng lợng: Cửa nhận nớc kiểu tháp cao 70m, trên có bố trí các lới chắn rác và các cửa van sửa chữa Nớc dẫn vào tua bin bằng 8 tuynen chịu áp lực, mỗi tuynen dài 210m, đờng kính 8m qua các tổ máy và thoát ra hạ lu ở máy 1 và máy 2 bằng 2 đờng tuynen độc lập, ở tổ máy 3 đến 8 đờng xả đợc ghép đôi “2 máy 1 tuynen”

- Trạm 550KV: có 2 máy biến áp 450MVA, tổng công suất là 900MVA nối với đờng dây tải điện 500KV Bắc – Nam

Nhờ có tổ hợp công trình ngầm quy mô lớn và thiết bị máy móc hiện

đại cùng với hệ thống công trình thuỷ công vững chắc và hoàn thiện cho nên thuỷ điện Hoà Bình đã đảm nhiệm đợc những chức năng tổng hợp: chống lũ, phát điện, tới tiêu và đảm bảo giao thông thủy nội địa

Trải qua 15 năm xây dựng gian khổ của 4 vạn cán bộ công nhân Việt nam, 3 ngàn chuyên gia Liên Xô tập trung chủ yếu ở các đơn vị Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà, Liên hiệp Công ty Lắp máy 10, S đoàn 565, Công ty Thi công Cơ giới 12, Công ty Khảo sát Thiết kế điện Ngày 13/12/1988 dòng điện sông Đà từ tổ máy 1 đã hoà vào lới điện quốc gia Năm 1994 toàn bộ công trình với 8 tổ máy đợc chính thức khánh thành Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật tài năng, lực lợng công nhân lành nghề, gần

850 cán bộ công nhân viên nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đã quản lý vận hành, khai thác 8 tổ máy ngày càng đạt hiệu quả cao

Chống lũ sông Đà, giảm lũ sông Hồng, bảo vệ công trình, bảo vệ thủ

đô Hà Nội và đồng bằng là nhiệm vụ mang tính tổng hợp cực kỳ quan trọng nhng cũng hết sức phức tạp, đòi hỏi phải thực hiện nghiêm ngặt theo quy trình vận hành điều tiết hồ chứa Hàng năm đón trớc mùa ma Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình phải triệt để sử dụng thể tích 5,6 tỷ m3 hữu ích để tham gia chống lũ Từ năm 1988 đến nay, sau 15 năm phát điện, việc điều tiết xả lũ vừa phải đảm bảo an toàn với chính bản thân công trình đồng thời

phải đáp ứng năng lực để sản xuất điện năng ở mức cần thiết theo đúng kế hoạch Hàng năm trung bình nhà máy phải cắt lũ từ 4 đến 6 trận lũ lớn, đặc

suất 0.5% lớn nhất 15 năm qua Nếu không có việc điều tiết của hồ Hoà Bình thì mực nớc hạ lu tại Hoà Bình, Hà Nội trong đỉnh lũ 18/08/1996 đã vợt quá khả năng bảo vệ của đê sông Đà và đê sông Hồng

Về hiệu quả sản xuất điện năng, trớc khi có thuỷ điện Hoà Bình nguồn năng lợng toàn quốc thiếu trầm trọng, phải cắt điện các phụ tải luân phiên Khi nhà máy thuỷ điện Hoà Bình phát điện thì tình trạng thiếu điện

đã giảm đi rất nhiều Hệ thống đờng dây tải điện 500KV Bắc-Nam ra đời, thuỷ điện Hoà Bình đã bổ sung kịp thời nguồn điện cho các tỉnh miền Trung và miền Nam Với thuỷ điện Hoà Bình đất nớc ta đã có nguồn điện năng đủ mạnh góp phần mở rộng các khu công nghiệp lớn, phát triển lới

điện nông thôn, tạo nguồn lực cho việc xây dựng tiếp các nhà máy thuỷ

điện loại vừa và nhỏ ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên

Từ khi vận hành đến nay, về mùa khô nhà máy điều tiết phát điện xả

đủ nớc phục vụ gieo cấy kịp thời Ngoài việc tăng lu lợng nớc về mùa kiệt cho hạ lu còn góp phần đẩy mặn ra xa các cửa sông, nên đã tăng cờng đợc diện tích trồng trọt ở khu vực này, mặt khác khi có công trình thuỷ điện Hoà Bình đã cải thiện đáng kể phía thợng lu với hơn 200 km chiều dài mặt nớc hồ để vận tải đờng thuỷ góp phần đem lại lợi ích rất lớn cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội của đồng bào các dân tộc vùng Tây Bắc Mùa kiệt đảm bảo đợc lu lợng theo quy định đã làm tăng mực nớc hạ lu từ 0,5 đến 1,5m tạo điều kiện cho các tàu thuyền đi lại phục vụ giao thông

Để thực hiện đợc các nhiệm vụ nêu trên, Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đã xây dựng một mô hình tổ chức khoa học và hợp lý

Ban giám đốc bao gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc

Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra toàn diện các mặt hoạt

động của nhà máy đảm bảo nhà máy hoạt động đúng với điều lệ tổ chức theo quyết định 08VN/HĐQT ngày 24/05/1995 do Chủ tịch HĐQT Tổng công ty điện lực Việt Nam ký

Một Phó Giám đốc kỹ thuật chỉ đạo đảm bảo thiết bị và công trình vận hành an toàn, thực hiện đúng phơng thức đợc giao đảm bảo chất lợng

điện

Một Phó Giám đốc vật t dự án chỉ đạo kế hoạch mua sắm vật t phụ tùng theo quy định của Nhà nớc và Tổng công ty, chỉ đạo và thẩm định luận chứng khảo sát thiết kế, dự toán hồ sơ mời thầu, xét thầu, các dự án sửa chữa cải tạo nâng cấp theo phân cấp.

2 Giới thiệu về phòng Vật t Nhà máy thuỷ điện

Hoà Bình

2.1.Chức năng của phòng Vật t

Cùng với sự thành lập và phát triển của Nhà máy thủy điện Hoà Bình Phòng Vật t trực thuộc sự quản lý của Giám đốc và Phó Giám đốc quản lý vật t Giúp việc cho Giám đốc và nhà máy về lĩnh vực cung cấp và quản lý vât t thiết bị và phụ tùng thay thế, đảm bảo cho nhà máy hoạt động an toàn, đại tu sửa chữa các tổ máy đúng tiến độ, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với các phân xởng và thực hiện tốt chức năng quản lý vật t, thiết bị ở đơn vị

Đồng thời báo cáo định kỳ với Giám đốc về quá trình quản lý và sử dụng vật t, báo cáo lên cấp Tổng Công ty định kỳ về kết quả quản lý vật t của nhà máy

2.2.Nhiệm vụ của phòng Vật t

Tổ chức quản lý và hạch toán vật t trên máy vi tính nối mạng, Tổ chức nghiên cứu học tập nghiên cứu chuyển giao cài đặt chơng trình và thực hiện Tiến hành cài đặt trên hệ thống máy tính có sẵn của các đơn vị

và vận hành thông suốt giữa các máy nối mạng cùng chia sẻ một tệp dữ liệu tại máy chủ của Nhà máy, phân quyền sử dụng cơ sở dữ liệu, thông tin thờng xuyên với quản trị mạng của Tổng công ty là

Trung tâm Khoa học Công nghệ Môi trờng và Máy tính để kịp thời xử

lý các tồn tại trong quá trình thực hiện

- Quản lý tiếp nhận hàng nhập khẩu

- Quyết toán vật t sửa chữa lớn và thu hồi, thanh lý vật t

- Quản lý vật t xăng- dầu, dầu nhờn.

- Trực tiếp ký duyệt các giấy tờ xin ứng và thanh toán mua vật t thiết

bị của các nhân viên tiếp liệu sau khi đi giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bán vật t

- Lập đơn hàng theo nhu cầu vật t cho sửa chữa lớn và thờng xuyên,

tổ chức mời thầu tổ chức chấm thầu, dự thảo các hợp đồng mua bán vật t

- Tổ chức kiểm tra đôn đốc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, lập báo cáo

kế hoạch hàng tháng hàng quý, tới từng tổ trong phòng đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân sau 6 tháng và một năm công tác

2.Phó phòng 01 ngời trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo vi tính

văn phòng

- Thay thế các chức năng của trởng phòng khi đi công tác vắng

- Trực tiếp quản lý các nhân viên nghiệp vụ trong phòng

- Quản lý các hồ sơ kế hoạch cung cấp vật t cho sửa chữa thờng xuyên, vật t sửa chữa lớn theo dự toán đã duyệt.

- Phân công mua sắm vật t cho từng nhân viên tiếp liệu theo kế hoạch hàng tuần theo văn bản, theo dõi và đôn đốc tiến độ nhập hàng để có kế hoạch cấp phát

- Duyệt cấp các yêu cầu vật t của các đơn vị sử dụng vật t phục vụ sản xuất và sửa chữa lớn trên cơ sở kế hoạch vật t hàng tháng

- Quản lý hớng dẫn vận hành và cài đặt phần mềm quản lý vật t của Tổng Công ty cho các máy tính sử dụng chơng trình và hạch toán vật t của phòng Vật t

3.Nhân viên tiếp liệu trình độ trung cấp 03 ngời

- Thay mặt phòng Vật t đi giao dịch tiếp nhận vật t đợc điều chuyển trong ngành, mua vật t tại các vơ sở bán buôn bán lẻ theo phơng thức chào hàng cạnh tranh và tham khảo giá cả trong tạp chí thị trờng phát triển

- Tham gia các cuộc hội nghị khách hàng và viết tham luận theo phân công của Trởng phòng

- Chịu trách nhiệm về chất lợng số lợng vât t từ khi nhập kho đến khi xuất cho đơn vị sử dụng đợc đơn vị sử dụng chấp nhận.

- Lập các báo cáo tổng hợp mua hàng theo yêu cầu của trởng phòng

đối chiếu công nợ kiểm tra và lập hoá đơn mua hàng

4 Nhân viên thống kê 03 ngời

- Đảm bảo số lợng cân đối, chủng loại vật t trên sổ sách và thực tế kho

- Lập các báo cáo, hồ sơ quyết toán vật t

- Thực hiện các công tác nghiệp vụ khác

5.Nhân viên thủ kho 04 ngời trình độ trung cấp kỹ thuật, công nhân

kỹ thuật, có thâm niên công tác 3 năm trở lên

- Thủ kho vật liệu điện và dụng cụ cơ khí

- Thủ kho thiết bị và phụ tùng dự phòng tua bin, máy phát điện, trạm phân phối

- Thủ kho vật t thu hồi & phụ tùng ô tô- máy thi công

- Thủ kho vật liệu xây dựng, sơn, xăng, dầu nhờn, dầu cách điện, kim khí

6.Tổ cấp vật t tại chân công trình, lao động kho, nạp ắc quy ôtô 12

Thc tế tình hình công nghệ thông tin tại phòng Vật t: Hiện tại Phòng

có 6 máy tính đều đã sử dụng chơng trình phần mềm quản lý vật t do Tổng Công ty cung cấp tích hợp quản lý vật t và tài chính

Đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay bản tin nhận

đợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tợng

Thông tin có thể tồn tại dới hình thức; Ví dụ nh: tiếng nói, hình ảnh, bảng biểu, chữ viết,…

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó Hệ thống này có thể

là trong tự nhiên, xã hội hay t duy Quá trình thu thập thông tin - truyền tin

- nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định

b.Thông tin trong quản lý

Quản lý đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định

Thông tin quản lý là thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hay có

ý định dùng vào mục đích quản lý của mình

Trong một mô hình quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý

và đối tợng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển

đợc mô tả trong mô hình sau:

- Thông tin vào: thông tin từ môi trờng.

- Thông tin ra: thông tin ra môi trờng

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định

- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

c Một số khái niệm về hệ thống thông tin

- Hệ thống thông tin là tập hợp những yếu tố bao gồm con ngời, các

thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thiết bị liên lạc thực hiện hoạt

động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

- Hệ thống thông tin đợc xác định nh tập hợp các thành phần đợc tổ chức để thu thập, xử lý, lu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức

- Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chơng trình phần mềm (các chơng trình tin học và các thủ tục) và con ngời (ngời sử dụng và các nhà tin học)

để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu

Nói tóm lại, mỗi khái niệm có một cách diễn đạt khác nhau nhng đều

có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lu trữ, xử lý và truyền thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin

đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển

đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage)

Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đa dữ liệu ra

1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ

chức

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp

Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đợc: làm cho chúng trở thành hiểu đợc, tổng hợp hơn, truyền đạt đợc, hoặc có dạng đồ hoạ,

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

- Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp

- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin

Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau:

tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.

Hình 6: Ba mô hình của một hệ thống thông tin

b Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch

vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử

lý dữ liệu khác nhau xảy ra

Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin nh sau:

Ngoài những tiêu chuẩn cơ bản trên đây thì tuỳ từng cơ quan, đơn vị

mà nó còn kèm theo một vài tiêu chuẩn khác nữa nh:

- Các thao tác phải luôn chuẩn xác và ổn định

- Luôn luôn cập nhật thông tin một cách liên tục và thờng xuyên, đảm bảo cho ra đợc các báo cáo tại mọi thời điểm

- Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hào, thân thiện

2 các mô hình hệ thống thông tin

2.1.Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

Mục đích của BFD: Tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích

hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

Một BFD đầy đủ gồm:

- Tên chức năng

- Mô tả có tính chất tờng thuật

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử

lý giống nhau nh một phần của cùng một cấu trúc

- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của ngời sử dụng

- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng án cho nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó nh tổ chức lại,

bổ sung tạo thông tin mới

Ví dụ:

Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tơng ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau

- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến

trình Nó đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một

đầu Mũi tên chỉ ra hớng của dòng thông tin

nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu

- Nguồn hoặc đích:

Hình 9: Ký hiệu tác nhân của HTTTNguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhng có quan hệ nhất định với hệ thống Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống

2.3 Mô hình dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ

sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức

và có thể truy cập từ bất kỳ chơng trình nào bởi nhiều ngời sử dụng khác nhau

a Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng

- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống

b Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :

Thực thể: đợc hiểu là tập hợp các đối tợng cùng loại dới góc độ quan

tâm của nhà quản lý

Có hai loại thực thể:

+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch

Ví dụ: DmHang (Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia)

Tên ngời/ bộ phận phát/ nhận tin

+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch.

Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan)

+ Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một

loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin

+ Thuộc tính: là đặc trng của thực thể Thuộc tính liên quan đến các

kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể Có 3 loại thuộc tính nh:

+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể

+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể

đều là thuộc tính mô tả Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng

Ví dụ:

Với thực thể DmHang(Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) thì:

- Thuộc tính Mahang là khoá

- Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả

+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác

Ví dụ nh quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó.

+ N@M Liên kết Nhiều - Nhiều

Mỗi lần xuất của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B và

ng-ợc lại, nhiều mỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B

d Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu :

Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn: Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu, những ngời sử dụng hệ thống hiện tại và xem xét các tài liệu sử dụng thờng xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu

+ Xác định kiểu thực thể: Để có đợc kiểu thực thể ngời phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích:

- Tối thiểu việc lặp lại

- Tránh d thừa thông tin

+ Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều

e Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.

Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu đợc lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn Cấu trúc dữ liệu đợc chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản

Một số quy tắc về chuẩn hoá:

+ Chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý

Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

+ Chuẩn hoá mức 3 (3.NF):

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau

Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ thì quá trình phát triển của nó cũng phải qua các công đoạn cụ thể nhất định Đó chính là các bớc các công việc phải làm trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Sản phẩm của công đoạn trớc chính là đầu vào của công đoạn sau, vì thế nếu

có sự cố xảy ra ở giai đoạn nào thì cũng làm ảnh hởng đến toàn bộ dự án

và nó làm chậm dự án

Phát triển một hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn:

- Đánh giá yêu cầu

3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo có đợc những thông tin đầy đủ chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án Khả thi ở đây ngoài tính khả thi về mặt kỹ thuật còn là tính khả thi về mặt tài chính Đối với một dự án phát triển hệ thống thông tin rất tốn kém về nhân lực, tiền bạc, thời gian và chất xám Vì thế giai đoạn đánh giá yêu cầu nó quyết định xem dự án có đợc tiếp tục hay là bị huỷ bỏ

Đánh giá đúng yêu cầu cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án Bất cứ một sự sai lầm nào dù lớn dù nhỏ thì cũng đều gây nên những tổn thất khôn lờng cho công ty Đánh giá yêu cầu đợc bắt đầu từ việc nêu ra các yêu cầu của khách hàng, từ đó xác định đợc quy mô của dự

án, xác định những thay đổi có thể có trong tơng lai, xác định xem dự án chịu tác động của những yếu tố nào Để từ đó có thể đa ra đợc những

thông tin hỗ trợ cho ngời ra quyết định Tuy vậy giai đoạn này phải tiến hành tơng đối nhanh, tránh gây tốn kém về nhân lực và tiền của.

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Nó bao gồm các công việc xác định xem giai đoạn này cần phải tìm hiểu những gì từ hệ thống, cần phải thực hiện những công việc gì, thời gian thực hiện

- Làm rõ yêu cầu: Phân tích viên phải xác định đợc chính xác yêu cầu của khách hàng, cũng nh yêu cầu của hệ thống, môi trờng của hệ thống những ràng buộc của hệ thống

- Đánh giá tính khả thi: Xác định những yếu tố gây trở ngại cho hệ thống, đánh giá tính khả thi của hệ thống về mặt kỹ thuật, tổ chức, tài chính, thời gian

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chuẩn

đoán chi tiết về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép

đạt đợc mục tiêu trên

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết: Ngời chịu trách nhiệm của giai

đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện

- Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại: Khi đa ra chuẩn đoán

về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có đợc sự hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trng hệ thống với các ràng buộc của môi trờng

- Nghiên cứu hệ thống hiện tại: Cho biết lý do tồn tại của hệ thống; các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức; những ngời sử

dụng; các bộ phận cấu thành; các phơng thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lợng dữ liệu mà nó xử lý; giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu

- Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải quyết vấn đề: Nhiệm vụ của công đoạn này là đa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống đợc sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt đợc và xác định các yếu tố của giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi: Đợc thực hiện bằng việc so sánh những thông tin mà thu thập đợc từ những công đoạn trớc với những ràng buộc về

tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã đợc xác định trớc đây

- Sửa đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

3.3 Giai đoạn thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã

đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết

Sản phẩm đa ra của giai đoạn thiết kế logic là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống

Các công đoạn chính của giai đoạn này bao gồm các bớc sau

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngời sử dụng

hệ thống, đây là công việc tơng đối phức tạp Phân tích viên ngoài việc gặp

gỡ những ngời sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm Tuy nhiên công việc hỏi nh vậy th-ờng gặp khó khăn Để công việc đợc diễn ra một cách thuận lợi thì phân tích viên buộc phải nghiên cứu kỹ lỡng cơ sở dữ liệu của hệ thống Tuỳ theo yêu cầu của công việc và từng tình huống cụ thể phân tích viên có những phơng pháp thu thập dữ liệu cho phù hợp Tuy nhiên, phân tích viên

có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

3.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

ở giai đoạn này, nhóm phân tích viên đã xác định về mặt logic những

đầu vào, những xử lý, những tệp CSDL và những đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tin hiện có và đạt đợc những mục tiêu đề ra của ngời sử dụng Tuy nhiên những khía cạnh nh: Ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu? Cách thức xử lý nào đợc sử dụng cho mỗi

xử lý? Phơng tiện xử lý nào đợc dùng? cha đợc làm sáng tỏ Chính vì vậy mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật

lý, đánh giá chi phí lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu cũng nh sự tác động của chúng và lĩnh vực tổ chức, nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phơng

án hứa hẹn nhất Các công đoạn chính của giai đoạn này là:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức

- Xây dựng các phơng án giải pháp

- Đánh giá các phơng án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Đánh giá phơng án của giải pháp là một công việc quan trọng nhất của giai đoạn này Thực chất của hoạt động này là phân tích chi phí lợi ích, phân tích đa tiêu chuẩn Ngoài ra phân tích viên còn có thể trình bày thêm

các phơng pháp phân tích khác nh phơng pháp chuyên gia, phơng pháp so sánh Đối với hệ thống thông tin của các doanh nghiệp cần đặc biệt nhấn mạnh hiệu quả kinh tế Sự thuyết phục về mặt tài chính và tính khả thi tài chính của dự án quyết định xem dự án có tiếp tục đợc đi tiếp không hay là

sẽ đợc thay đổi theo phơng pháp khác

3.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này ngoài mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã đợc chọn ở giai đoạn trớc Đây là giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hởng và tác động trực tiếp tới công việc thờng ngày của ngời sử dụng, mỗi lỗi của thiết kế vật lý nh biểu khó đọc, một hội thoại không dứt khoát sẽ là nguyên nhân gây nên một trong những thất bại của hệ thống Sản phẩm của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá Các công đoạn chính của giai đoạn này:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế các cách thức giao tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

3.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Nhiệm vụ của giai đoạn này đa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý CSDL, cách thức truy nhập tới bản ghi của các tệp và những chơng trình khác cấu thành nên hệ thống Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng hệ thống hoạt động tốt Kết quả của giai đoạn này là phần mềm tin học hoá, hoàn thành tài liệu

hệ thống và tài liệu hớng dẫn ngời sử dụng Những công đoạn chính của giai đoạn này:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm kiểm tra

- Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

- Đào tạo ngời sử dụng

Trong giai đoạn này có một số khái niệm cơ sở:

Sự kiện (Evenement): Là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc

thực hiện một hay nhiều xử lý nào đó Có những sự kiện nằm ngay trong cơ chế của tổ chức, có những sự kiện từ ngoài và chỉ thể hiện trên sơ đồ xử

lý những sự kiện ngoài này

Công việc (Operation): Là một dãy xử lý có chung sự kiện khởi sinh Tiến trình (Process): Là một dãy các công việc mà các xử lý bên

trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ Nếu tiến trình quá lớn thì nên chia cắt thành những lĩnh vực nhỏ hơn

Nhiệm vụ: Là một xử lý đợc xác định thêm các yếu tố về tổ chức: Ai?

ở đâu? Khi nào thì thực hiện nó?

Pha xử lý: Là một tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ

chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu

Mô đun xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một

pha và thao tác với số lợng tơng đối ít dữ liệu Đây là cách chia nhỏ các xử

lý, yêu cầu xử lý ít số liệu chỉ mang tính tơng đối và nó tuỳ thuộc vào một

số tiêu chuẩn khác

Trong giai đoạn này thì công đoạn lập trình là quan trọng nhất, đây là quá trình chuyển đổi các thiết kế vật lý của nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận

3.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống

Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống đợc phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất, đồng thời đáp ứng đợc những thay đổi có thể xẩy ra trong suốt quá trình sử dụng Công việc của giai đoạn này là chuyển đổi về mặt kỹ thuật, chuyển đổi về mặt con ngời

Các công đoạn của giai đoạn này:

động của hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức

4 Công cụ thực hiện đề tài

4.1 Cơ sở dữ liệu

Một hệ thống thông tin chỉ có thể tồn tại đợc khi nó đợc cung cấp dữ liệu Một trong những công việc của quản lý hệ thống thông tin chính là quản lý dữ liệu, xử lý dữ liệu Hoạt động quản lý dữ liệu là một hoạt động quyết định đến tính sống còn của hệ thống cũng nh của tổ chức Dữ liệu là một vấn dề vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức vì mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ đa vào trong máy tính những thông tin dữ liệu cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân tổ chức

đó Từ các thông tin dữ liệu đó tạo ra hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong

những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có

thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này

đ-ợc đặt trên những phơng tiện nhớ của máy tính điện tử (MTĐT) và đđ-ợc bảo

(NHDL) hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu NHDL là một hệ thống dùng MTĐT để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau

4.2 Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu

Thực thể: Là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ với các

đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Nó chính là các đối tợng cùng loại

Thuộc tính: Là đặc điểm và tính chất của thực thể Mỗi thuộc tính là

một yếu tố dữ liệu tách biệt, thờng không chia nhỏ đợc Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể là những dữ liệu về thực thể mà muốn lu trữ

Trờng: Một cột gọi là một trờng dữ liệu nó là nơi lu trữ một thuộc

tính của một thực thể

Bản ghi: Mỗi dòng là một bản ghi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá

thể tức là biểu hiện riêng biệt của thực thể

Bảng: Toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin của một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng

Cơ sở dữ liệu: Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan

b Truy vấn dữ liệu

Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Để thực hiện nhịêm vụ này phải có một cách thức nào đó giao diện với cơ sở dữ liệu Thông thờng thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn:

- Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất đợc dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều kỹ năng và thời gian nhất là những truy vấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn

- Truy vấn bằng QBE: Nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách thức

đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào quan niệm QBE Vì nó tạo cho ngời dùng sử dụng một lới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu mà họ muốn tìm kiếm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại sử dụng giao diện hiện đại và kỹ thuật rê chuột để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng

c Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu

Thờng thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in ấn Tuy nhiên báo cáo cũng

có thể hiện trên màn hình

d Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu

Dữ liệu cần phải đợc tổ chức theo một cách nào đó để không d thừa

và dễ dàng tìm kiếm, phân tích hiểu đợc chúng Vì vậy cơ sở dữ liệu đợc tổ chức cần phải cấu trúc lại Đối với thực thể việc xác định tên gọi, độ rộng các trờng, loại của từng trờng Tất cả những thứ đó đều đợc gọi là cấu trúc một thực thể

Để lu trữ dữ liệu cần một cơ chế để gắn kết một thực thể mà chúng có mối liên hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia

- Mô hình phân cấp thể hiện mối quan hệ Cha _Con Một thực thể cha

có thể có nhiều thực thể con, nhng mỗi thực thể con thì có một thực thể cha Quan hệ này đợc gọi là quan hệ Một _Nhiều

- Mô hình mạng lới tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình phân cấp Theo mô hình này một thực thể cha có nhiều thực thể con và ngợc lại Quan hệ này đuợc gọi là quan hệ Nhiều _Nhiều Mô hình này mềm dẻo nhng cũng có nhiều yếu điểm của nó Kích thớc của sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cơ sở dữ liệu trở lên lớn và cồng kềnh và rất dễ nhầm lẫn

- Mô hình quan hệ là mô hình đợc sử dụng nhiều nhất hiện nay Theo mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thực hiện các thực thể

nh là bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trờng là các cột Có một cột đóng vai trò trờng khoá hay còn gọi là trờng định danh Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất Bảng có thể chứa các trờng liên kết, chúng không phải là những trờng mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với nhiều và một bản ghi của một bảng khác Cấu trúc nh vậy có nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng

e Cơ sở dữ liệu và mạng

Những ứng dụng cơ sở trong một tổ chức ngày càng lớn và ngày càng phức tạp và nó phục vụ cho nhiều mục đích, cho nhiều ngời vì vậy khó có thể thực hiện chúng một cách có hiệu quả trên một máy vi tính Kiến trúc Client/Server đợc thiết kế để giải quyết vấn đề đó Trong kiến trúc Client/Server các ứng dụng đợc chia làm hai phần: Cơ sở dữ liệu đợc nằm trong một máy tính mạnh đợc gọi là máy chủ cơ sở dữ liệu, những chơng trình xử lý dữ liệu nằm ở các máy tính trên bàn của ngời sử dụng gọi là máy khách Nói cách khác ngời sử dụng có thể tìm dữ liệu trên máy chủ bằng cách chạy chơng trình ứng dụng trên máy tính tại bàn của họ

f Cơ sở dữ liệu hớng đối tợng

Một số cơ sở dữ liệu đã bắt đầu bao chứa những kỹ thuật thiết kế ớng đối tợng đợc dùng trong kỹ thuật lập trình Đối tợng là tập hợp gồm dữ liệu và những thao tác thực hiện trên các dữ liệu đó, cơ sở dữ liệu hớng đối tợng xử lý các bảng các truy vấn và các đối tợng Khả năng module hoá và việc sử dụng lại nhanh và dễ dàng các đối tợng xuất hiện trong tổ chức làm giảm chi phí về thời gian và tiền bạc cho cơ sở dữ liệu đó.

h-4.4 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Bằng việc sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro - một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú đã giảm bớt đợc khối lợng lập trình nặng nhọc mà bạn phải thực hiện khi xây dựng ứng dụng đồng thời nó lại là những phơng thức tổ chức, xử lý, mang tính hiện đại tơng tự nh Microsoft Access

a Việc sử dụng Visual Foxpro đã áp dụng triệt để thành tựu của tin học hiện đại

- Visual Foxpro có thể tạo ra các ứng dụng làm cho việc liên lạc giữa các phòng chức năng trở nên dễ dàng và đáp ứng đợc nhu cầu thực tế về việc giao dịch trực tiếp với khách hàng

- Visual Foxpro là một ngôn ngữ có thể sử dụng rất nhiều dạng cơ

sở dữ liệu nên ta có thể dùng các dữ liệu của Access để giao tiếp giữa các phân hệ chơng trình đồng thời có thể sử dụng dữ liệu của chính nó hay của các chơng trình phần mềm khác

- Visual Foxpro cung cấp nhiều công cụ đợc sử dụng để thiết kế những ứng dụng có giao diện đồ hoạ rất đẹp, tạo cảm giác thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng cho ngời dùng

- Visual Foxpro là ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng nên dễ viết, dễ bảo trì và dễ phát triển trong tơng lai