Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM

Khái quát về hệ thống thông tin, các cơ sở phương pháp luận trong quá trình phân tích, thiết kế để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn thiện.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, khi khoa học phát triển mạnh mẽ, công nghệ thông tin đã len lỏi khắp ngõ ngách của đời sống xã hội. Người ta không thể phủ nhận vai trò của nó trong việc nâng cao chất lượng cuộc sống. Đặc biệt là trong doanh nghiệp, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin được xem là con đường ngắn nhất dẫn đến thành công. Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp đã áp dụng triệt để công nghệ thông tin trong tất cả các hoạt động của mình, trong đó lĩnh vực quản lý được quan tâm hơn cả. Tin học được ứng dụng để quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp như: quản lý bán hàng, quản lý nhân sự… trong đó, quản lý hợp đồng là một trong những ứng dụng được các nhà quản lý quan tâm. Hiện nay, khi chúng ta đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới, đây vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển. Doanh nghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trong nước và toàn thế giới. Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với định hướng phát triển không ngừng, do đó xây dựng một phần mềm quản lý hợp đồng là việc làm cần thiết đối với công ty. Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng, em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài báo cáo thực tập và phát triển lên làm Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 luận văn tốt nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng giúp cho việc xử lý các hợp đồng từ khách hàng một cách hiệu quả, giảm sai sót và cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo một cách kịp thời. Kết cấu của luận văn gồm 3 phần chính như sau: Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM) Chương này nêu những nét khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng (TRATECHCOM) Chương II: Cơ sở phương pháp luận trong xây dựng hệ thống thông tin quản lý Khái quát về hệ thống thông tin, các cơ sở phương pháp luận trong quá trình phân tích, thiết kế để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn thiện. Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM Phần này đưa ra những thiết kế về cơ sở dữ liệu, thuật toán, giao diện của chương trình nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Song Minh đã nhiệt tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Nhưng do kiến thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của cô để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện tốt hơn. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG TRATECHCOM 1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng 1.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng  Khái quát về công ty Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG Tên giao dịch: TRATECHCOM Địa chỉ: Số 35 Nguyễn Ngọc Vũ – Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội Giấy Phép đăng ký kinh doanh số: 1251000254736 tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Đông Đô Điện thoại: 04.35572999 Fax: 04.35586616 Email: info@tratechcom.com Web: www.tratechcom.com  Năng lực của công ty Công ty TRATECHCIOM từ ngày thành lập đã không ngừng phát triển trở thành một công ty lớn mạnh. Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công ty có một vị thế trên thị trường xây dựng. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Năng lực về cán bộ STT Trình độ chuyên môn Tổng cộng Kinh nghiệm (năm) <3 <5 <10 >10 1 Tiến sỹ 1 1 - - - 2 Thạc sỹ 2 1 1 - - 3 Kỹ sư thuỷ lợi 15 2 5 3 5 4 Kỹ sư giao thông 12 2 2 3 5 5 Kỹ sư điện 3 - 2 1 - 6 Kỹ sư cấp thoát nước 4 1 2 1 - 7 Kỹ sư trắc địa 3 1 1 1 - 8 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 1 2 1 - 9 Kiến trúc sư 8 1 2 3 2 10 Cử nhân kinh tế 8 3 2 2 1 11 Cử nhân luật 3 1 1 1 - 12 Cao đẳng trung cấp 6 3 3 - - 13 Kỹ sư xây dựng 12 3 5 2 2 Tổng cộng 80 21 31 18 15 Với hơn 80 cán bộ công nhân viên chuyên trách về đủ các lĩnh vực: kinh tế, thuỷ lợi, giao thông, điện, cấp thoát nước, kiến trúc….ở đủ các trình độ và kinh nghiệm sẽ giúp cho công ty hoạt động với đủ các lĩnh vực xây dựng. Hơn nữa, bên cạnh những nhân viên chính thức. Tuỳ thuộc vào tính chất, quy mô và Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 yêu cầu của từng dự án, công ty có ký kết Hợp đồng lao động với một số cộng tác viên có kinh nghiệm và trình độ cao để đáp ứng tốt nhất cho công việc. Năng lực về phương tiện thiết bị STT Loại thiết bị Giá trị còn lại Nguồn gốc thiết bị Nguồn gốc sở I Thiết bị 1 Máy toàn đạc điện tử SET510 92% Nhật Bản Công ty 2 Máy thuỷ chuẩn NIO 30 95% Đức Công ty 3 Máy kinh vĩ SOKIA,NIKONNE20S 95% Nhật Bản Công ty 4 Máy trắc đạc THEO 020A 80% Nhật Bản Công ty 5 Máy NICON AX – 15 100% Việt Nam Công ty 6 Thước dây INVA 100% Việt Nam Công ty II Thiết bị thiết kế 1 Phần mềm dự toán + kế toán 80% CT Hài Hoà Công ty 2 Máy in A3 + A4 80% Nhật Bản Công ty 3 Máy vi tính các loại 80% Hàn Quốc Công ty 4 Phần mềm thiết kế + địa chính CT Hài Hoà Công ty 5 Máy photocoppy 85% Nhật Bản Công ty 6 Máy ảnh 90% Nhật Bản Công ty 7 Bộ máy chiếu 95% Nhật Bản Công ty 8 Nhiều máy móc thiết bị khác Công ty Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công ty TRATECHCOM có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, xây dựng… Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá trình thực hiện dự án. Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn chuẩn bị đầu tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực hiện đầu tư (thiết kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và đến tư vấn nghiệm thu và đưa công trình đi vào sử dụng. Điều này đã tạo nên nét khác biệt với các công ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng định vị trí của mình trên thị trường. 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng kể từ khi thành lập doanh nghiệp đến nay đã và đang ngày càng phát triển về cơ sở vật chất, trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên và khoa kỹ thuật tiên tiến. Đến nay, những sản phẩm và dịch vụ do Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng cung cấp đều tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Mặc dù thời gian thành lập doanh nghiệp chưa phải là dài nhưng với một số ngành nghề chính của Công ty có thể coi là đã tạo được uy tín trên thị trường. Với những mối quan hệ hợp tác sẵn có ở trong và ngoài nước, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ của công ty, đội ngũ lãnh đạo năng động; Công ty Cổ phần Thương mại Công nghê và Xây dựng đảm bảo có thể cung cấp cho đối tác những yêu cầu được coi là khó khăn trên thị trường hiện nay. Với phương châm “ Đa dạng về ngành nghề, tiên tiến về công nghệ, năng động trong kinh doanh”, công ty đang tích cực đổi mới một cách sâu sắc, toàn diện hơn nữa, tiếp tục mở rộng thị trường và đa dạng hóa ngành nghề, trong đó Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 lấy việc đầu tư và xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, điện lạnh và điện tử làm trọng tâm. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, có trình độ được tiếp cận với nhiều công nghệ thi công tiên tiến, có kinh nghiệm nhiều năm công tác về thi công các dự án lớn trong nước và quốc tế. Công ty đặc biệt coi trọng việc đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật, kinh tế tài chính, cán bộ quản lý và đào tạo đội ngũ công nhân có kỹ năng tốt, tay nghề giỏi. Luôn trang bị cho cán bộ công nhân viên đầy đủ cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại để có thể đáp ứng kịp thời mọi lĩnh vực trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Công ty liên tục đầu tư, đổi mới trang thiết bị phù hợp với công nghệ tiên tiến góp phần làm cho các công trình mà công ty đã và đang thi công đạt chất lượng và hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm. Công ty có một hệ thống tài chính lành mạnh, ổn định luôn đảm bảo khả năng thanh toán cao. Cơ cấu vốn và tài sản được phân bổ hợp lý, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng với mục tiêu phấn đấu trở thành doanh nghiệp vững mạnh, đảm nhận hoàn toàn xây lắp nhiều công trình lớn, quan trọng đảm bảo tiến độ và chất lượng. Đặc biệt công ty đã tạo lập được một hệ thống quản lý điều hành, thiết bị, tài chính rất hiệu quả, đóng góp tích cực trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh giúp cho công ty có nền tài chính ổn định và lành mạnh. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty  Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng TRATECHCOM như sau: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Hình 1. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368  Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty + Giám đốc điều hành lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công ty. Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai các Hợp đồng bằng các Phiếu giao việc. Giám đốc có thể uỷ quyền cho Phó Giám đốc phụ trách về kỹ thuật ký Phiếu giao việc. + Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật là người giúp việc cho Giám đốc về các vấn đề kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan. + Phó Giám đốc hành chính giúp Giám đốc về vấn đề hành chính trong công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc liên quan. + Phòng thiết kế: Gồm 3 phòng là: Phòng thiết kế số 1, Phòng thiết kế số 2 và đội khảo sát. Phòng thiết kế có nhiệm vụ thiết kế các công trình mà công ty nhận được theo đúng yêu cầu của khách hàng. Đội khảo sát có nhiệm vụ khảo sát thực tế, chụp ảnh các công trình để thiết kế. Các phòng này chịu sự giám sát trực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật. + Phòng marketing: Cung cấp các thông tin của công ty tới khách hàng, nâng cao nhận thức của khách hàng về công ty, góp phần làm tăng thị phần của công ty trên thị trường. + Phòng thương mại và dịch vụ: cung cấp các dịch vụ cho khách hàng, thương thuyết với khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. + Phòng tài chính kế toán: chuyên trách về các vấn đề về kế toán, trả lương cho công nhân viên, …. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc hành chính Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng thiết kế Phòng marketing Phòng thương mại & dịch vụ Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổ chức Phòng thiết kế số 1 Phòng thiết kế số 2 Đội khảo sát [...]... thống thông tin quản lý Trước hết ta cần tìm hiểu một cách tổng quan về hệ thống thông tin quản lý là gì và hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc loại hệ thống thông quản lý gì? 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong... cán bộ trong tổ chức) Như vậy, nếu phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc hệ thống thông tin quản lý MIS Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng trợ giúp hoạt động quản lý hợp đồng, đồng thời trợ giúp việc lên báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì về việc thực hiện hợp đồng của công ty cũng như lên báo cáo doanh thu… Website: http://www.docs.vn... khách hàng - Hợp đồng Bộ phận khác - Các phân hệ quản lý có liên quan Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin 2.1.2  Phân loại hệ thống thông tin Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ thống thông tin được chia làm 5 loại: - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu... Marketing Hình 2.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ Với cách phân chia theo chức năng quản lý, hệ thống thông tin quản lý hợp đồng TRATECHCOM là hệ thống thông tin sản xuất và kinh doanh, hoạt động chủ yếu là cung cấp thông tin mang tính chất tác nghiệp Ở đây ta hiểu theo nghĩa kinh doanh tức là kinh doanh các bản thiết kế các công trình xây dựng Hệ thống đầu vào là các hợp đồng với khách hàng, thông. .. triển hệ thống thông tin Để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, ta cần tìm hiểu về nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin và các phương pháp để phát triển nó 2.2.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao... cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Như vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM xuất phát từ nhu cầu của nhà quản lý muốn quản lý hợp đồng nhanh hơn, chính xác hơn, quản lý công việc của nhân viên đơn giản, dễ... trị mỗi hợp đồng mà công ty ký kết tương đối là lớn (thường là vài trăm triệu đồng) , số lượng hợp đồng tuy không quá nhiều nhưng thời gian thực hiện các hợp đồng đó là tương đối dài Vì vậy, việc quản lý hợp đồng thực sự là vấn đề khó khăn Hiện nay, công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng chưa sử dụng một phần mềm quản lý hợp đồng nào, việc quản lý hợp đồng mới chỉ dừng lại ở việc quản lý thủ... Yêu cầu chức năng Phần mềm quản lý hợp đồng nhằm đạt được các yêu cầu sau: - Có khả năng phân quyền và theo dõi từng hợp đồng khác nhau - Tìm kiếm và cập nhật hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng và lấy các thông tin liên quan tới hợp đồng - Hệ thống báo cáo đa dạng, đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty - Có khả năng thêm và xóa người sử dụng trong hệ thống - Quản lý được lưu lượng khách... sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống trợ... (Storage) Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ xây dựng có những đặc thù riêng nhưng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định Mô hình hóa hệ thống thông tin quản lý hợp đồng này được thể hiện qua sơ đồ sau: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Hình 1 2 Mô hình hệ thống . thông tin quản lý là gì và hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc loại hệ thống thông quản lý gì? 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý trong. xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn thiện. Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM Phần